Доклад: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

ФОРМИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ

СИСТЕМ

СОДЕРЖАНИЕ И ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ИНФОРМАЦИИ И ИНФОРМАТИЗАЦИИ

Понятие «информация» (от лат. information — осведомлять) имеет много определений, поэтому за основу можно принять оп­ределение, приведенное в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 г. В соответ­ствии с этим законом под информацией понимают сведения о ли­цах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах неза­висимо от формы их представления; под информатизацией — организационный социально-экономический и научно-техни­ческий процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местно­го самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов [9].

Информация должна быть зафиксирована на материальном но­сителе и храниться в течение определенного периода времени, или «цикла жизни». В связи с этим можно выделить следующие стадии состояния информации:

хранение. Информация создается в результате наблюдения и ре­гистрации определенного явления. Прежде чем информация мо­жет быть обработана или использована, ее хранят на каком-либо материальном носителе;

преобразование информации. Хранящаяся информация может быть преобразована в некоторую более удобную форму для хране­ния, передачи, обработки, восприятия;

передача. Информация непрерывно передается от источника к запоминающему устройству, на обработку или пользователю для принятия решения;

сортировка, синтез, обработка. Обычно информация поступает в случайном порядке. Для уменьшения времени поиска требуемой информации и ее обработки требуется предварительная сортиров­ка данных по заданным признакам, а также объединение (агреги­рование) ряда отдельных информационных элементов для получе­ния полного значения;

использование. После преобразования информации в удобную для использования форму она воспроизводится в виде, необходи­мом для принятия решений;

оценка. Значение информации зависит от потребности в ней, достоверности, надежности и своевременности. Массивы инфор­мации должны систематически пересматриваться с целью устра­нения устаревших или ненужных данных;

уничтожение. После многократного использования информа­ции либо при отнесении ее к устаревшей она может быть уничто­жена, что является концом цикла ее жизни.

Рассмотрим некоторые наиболее важные характеристики ин­формации.

Целевое назначение.Информация имеет определенную цель использования, но одна и та же информация может иметь и мно­гоцелевое назначение. Создание новых концепций, выявление и решение проблем, принятие решений, планирование, оператив­ное управление, контроль, поиск — основные цели применения информации в человеко-машинных системах.

Способ и формат.Основные способы выдачи информации в че­ловеко-машинных системах — визуальный и звуковой. Формат также является общей характеристикой для человека и машины. Люди получают значительную часть информации в виде докумен­тов определенной формы, под которыми понимают семантичес­кую информацию, зафиксированную на любом носителе (кроме памяти человека и ЭВМ) и на любом языке с целью использова­ния в системе управления. Носитель информации — это любая стабильная материальная среда, на которой фиксируется инфор­мация. Документ может подвергаться записи, преобразованию, передаче, хранению, сбору, поиску, чтению, использованию. В су­ществующих системах управления в основном используют бумаж­ные документы.

Избыточность.Избыточность информации приводит к увеличе­нию объема сообщения (без увеличения его информативности), времени доставки и, следовательно, к удорожанию информации.

Быстродействие.Скорость передачи и приема информации оп­ределяется временем, необходимым для принятия управленческо­го решения. Скорость работы технического устройства системы может измеряться числом данных, обрабатываемых или передава­емых в единицу времени.

Периодичность.Периодичность (или частота передачи инфор­мации) связана с необходимостью принятия управленческих ре­шений. На различных уровнях управления информация поступает с определенной периодичностью, соответствующей происходя­щим реальным событиям.

Стоимость.Информация характеризуется затратами на ее полу­чение, которые, как правило, значительные и определяются затра­тами на операции сбора, хранения, обработки и поиска.

Ценность.Под ценностью информации понимают эффект от ее использования. Ценность информации определяется характером объекта и истинностью сообщений и зависит от способа и скорос­ти ее передачи, периодичности, детерминистического и стохасти­ческого характера, достоверности, надежности, старения и прочих характеристик.

Надежность и достоверность.Достоверность информации ха­рактеризуется степенью отражения характеристик анализируемо­го объекта. Надежность характеризует технические возможности средств передачи и обработки информации. Так, информация может быть надежно передана и обработана, но исходно недосто­верна.

Статичность и динамичность.Информацию, которая не меняет­ся во времени, называют статичной. Пример статичной информа­ции — постоянные данные типа таблиц физических констант, справочников, расписаний и пр. Информацией с динамическими характеристиками являются изменяющиеся во времени данные, например оперативные данные о ходе производственного процес­са, динамике земельного фонда.

Информация, необходимая для эффективного управления, должна удовлетворять ряду требований, основные из которых сле­дующие: информация должна быть целевой, необходимой и дос­таточной, надежной и достоверной, своевременной, представлен­ной в виде, удобном для дальнейшего использования.

На эффективность передачи, усвоения и использования ин­формации влияют различные факторы, в частности языковые, географические, исторические, социально-политические, гносео­логические, ведомственные, экономические, терминологические, технические и др.

Деятельность объекта управления, его реакция на изменение внешних и внутренних обстоятельств основываются на анализе и обработке информации об изменениях внешних и внутренних ус­ловий. Информация может быть классифицирована по источни­кам поступления следующим образом:

1. Существующее законодательство, включая постановления Правительства РФ, указы Президента РФ, приказы, распоряже­ния и инструкции органов управления любого уровня. Эта инфор­мация имеет особо важное значение при разработке стратегичес­ких и тактических планов развития и функционирования террито­рий и общества.

2. Демографические и социальные тенденции развития обще­ства. Эта информация особенно существенна при планировании оборота земельных участков и иных объектов недвижимости, ко­торые в значительной степени зависят от общей численности, структуры, размещения и покупательной способности населе­ния.

3. Экономические тенденции развития административно-тер­риториальных образований, к которым относятся деловая актив­ность, включая объемы инвестиций, уровень и тенденции роста валового национального (регионального) дохода, степень заня­тости населения, производительность труда по отраслям, цены на товары, котировка ценных бумаг и другие экономические по­казатели.

4. Уровень развития техники по отраслям и тенденции ее раз­вития. Эта информация может существенно влиять на планирова­ние производства новых видов продукции, формирование техно­логических процессов.

5. Факторы производства. Эта информация характеризует ис­точники, затраты, размещение, наличие, доступность и произво­дительность основных элементов производства (финансовые, зе­мельные и трудовые ресурсы, размер основных производственных фондов, включая оборудование, сооружения и т. д.) и др.

6. Состояние и характеристика использования ресурсов, в том числе земельных.

Информация земельного кадастра является основой для фор­мирования банка данных о фактическом состоянии земельных ре­сурсов, прогнозирования их изменения. По степени обработки (обобщения) земельно-кадастровую информацию можно сгруппи­ровать следующим образом:

первичная статистическая информация (данные первичного учета) — учетные, экономические, экологические и иные сведе­ния, собранные в обследованных объектах (земельных участках, территориальных зонах);

статистическая информация, подвергшаяся сортировке, объе­динению в динамические ряды (обработанная для последующего анализа обрабатываемой информации);

информация, характеризующая текущее состояние исследуемо­го объекта, позволяющая прогнозировать его вероятное развитие (например, на основе анкетирования объектов земельных отноше­ний, муниципальных образований, субъектов Российской Феде­рации).

Главные требования системы земельного кадастра к информа­ции — объективность и достоверность, своевременность ее предо­ставления, точное потребительское назначение информации, оп­тимальная степень генерализации.

Информационные ресурсы — совокупность ин­формационных материалов (информационных документов, мас­сивов информации), имеющих социальную значимость и исполь­зуемых в общественной практике. В формальном (юридическом) смысле информационными ресурсами являются отдельные доку­менты и отдельные массивы (совокупность) документов, докумен­ты и их массивы в информационных системах. Как элемент имущества информационные ресурсы могут находиться в собственно­сти граждан, органов государственной власти, местного самоуп­равления, организаций, предприятий и обществ.

Информационные ресурсы — объекты отношений физических, юридических лиц, государства; они составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурса­ми. Правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:

право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

категорию информации по уровню доступа к ней;

условия правовой защиты информации, включая ее использо­вание.

При этом документирование информации — обязательное ус­ловие включения информации в информационные ресурсы.

Органы государственной власти и организации, ответственные за формирование и использование информационных ресурсов, обеспечивают условия для оперативного и полного предоставле­ния пользователю документированной информации в соответ­ствии с обязанностями, установленными уставами (положениями) этих органов и организаций.

Государственные информационные ресурсы РФ формируются в соответствии со следующими сферами ведения:

федеральные информационные ресурсы;

информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении РФ и субъектов РФ (далее информационные ресурсы совместного ведения);

информационные ресурсы субъектов РФ.

По непосредственному назначению информационные ресурсы можно разделить на государственные, специальные и общедоступ­ные (массовые).

Информационные ресурсы государственного характера вклю­чают данные из различных баз данных и кадастров. Их подразде­ляют на управленческую, социальную, статистическую, финансо­вую и коммерческую составляющие, используемые для решения государственных задач и задач стратегического развития отраслей хозяйственного комплекса. Специальные информационные ре­сурсы содержат экономическую, научно-техническую, производ­ственную, технологическую, маркетинговую информацию, пред­назначенную для специалистов отдельных отраслей хозяйственно­го комплекса. Информационные ресурсы массового характера — это правовая, политическая, учебная, справочная, архивная информация, а также информация об обороте земли и иной не­движимости.

Информационные ресурсы формируются на основе следующих требований:

достоверность и актуальность;

полнота и обеспечение запросов потребителей информации;

подразделение по степени конфиденциальности;

доступность к открытой информации;

сопоставимость информационных ресурсов различных адми­нистративно-территориальных уровней и ведомств в целях фор­мирования единого информационного пространства.

Сбор, обработка и анализ информации определяют поведение системы в целом. Поэтому важно определить компоненты управ­ления информационными ресурсами и их взаимосвязь на различ­ных административно-территориальных уровнях.

Эффективное использование любого информационного ресур­са возможно лишь при условии, когда потребители имеют сведе­ния о его существовании, составе и порядке доступа к нему. По­этому важное значение имеет организация информационных мас­сивов.

Информационный массив — совокупность зафик­сированной информации (статистических данных, публикаций, научных и иных отчетов, электронных записей), предназначенная для хранения и использования. От структуры и организации ин­формационного массива зависят эффективность работы информа­ционной системы (выполнение функций сбора, обработки, систе­матизации, поиска и выдачи информации).

Формирование структуры информационного массива опреде­ляется конкретными задачами, которые решает та или иная ин­формационная система. На самостоятельные массивы информа­цию делят:

по функциональному признаку (в отдельные массивы объеди­няют документы или фактические данные, в той или иной форме отражающие деятельность управленческой структуры, характерис­тики кадрового состава);

виду документа или групп документов;

более сложным признакам, не всегда связанным с предметной систематизацией.

Важным требованием к информационному массиву (независи­мо от состава и структуры информации, тематики, вида матери­альных носителей информации) является возможность быстрого и точного информационного поиска, извлечения из массива полез­ной информации. Наряду с полнотой информации способность информационного массива удовлетворить это требование опреде­ляет качество информационного массива.

Накапливают и хранят документы в информационном массиве в следующем виде:

натуральном (бумажном), основные характеристики которо­го — отсутствие компактности в хранении, невозможность быст­рого поиска, копирования и выдачи информации потребителю;­

микрокопий (микрофиш) — большая компактность хранения ин­формации, неудобство выборочного копирования и выдачи ин­формации потребителю, обязательное наличие специального обо­рудования для чтения микрофиш;

электронном (базы и банки данных) — максимальная компакт­ность информации, эффективное сочетание функций накопле­ния, хранения, поиска и распространения информации.

Информационная система — это совокупность процессов манипулирования с исходными данными в целях полу­чения информации, пригодной для принятия решений. Для вы­полнения своего предназначения информационная система долж­на иметь полный набор функциональных возможностей, в том числе наблюдения, измерения, описания, интерпретации, прогно­за, принятия решений.

Расширение содержания и усложнение функций информаци­онных массивов, возрастание их значения в процессах управления требуют строгого учета и защиты информации. Поэтому Феде­ральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» предусмотрено включение информационных ресур­сов в состав имущества организаций, являющихся их собственнос­тью.

Главная задача информатизации — удовлетворение информа­ционных потребностей и обеспечение прав граждан, органов госу­дарственной власти, органов местного самоуправления, организа­ций, общественных объединений, создание необходимой инфра­структуры, без которой невозможно эффективное функциониро­вание экономических систем любого уровня, а также управление ими.

Принято выделять три составляющие, которые оказывают оп­ределенное влияние на процесс информатизации:

программно-аппаратные средства вычислительной техники и техники связи;

информационные технологии;

пользовательские и информационные системы.

Для первой составляющей характерно формирование технике — технологического комплекса (компьютеры, модемы, серверы и т. д.). Вторая составляющая включает компьютерные программы (в том числе электронные учебники, тестовые системы и пр.); ин­теллектуальные экспертные системы; распределение баз данных, электронные библиотеки, издательские системы; средства комму­никации (в том числе электронная почта, конференции, сети об­мена данными); технологии информационной безопасности. Это наиболее динамично развивающаяся составляющая. Так, объем мирового рынка информационных технологий ежегодно возраста­ет на 6...7 %. Третья составляющая — набор программ по исполь­зованию средств вычислительной техники. Развитие рынка ин­формационных продуктов и услуг, способных максимально удовлетворить разнообразные информационные потребности, позво­лило вовлечь информацию (сведения, знания, данные) в товарно-денежные отношения в качестве равноправного товара. В услови­ях рынка превращение информации в товар обусловило интенсив­ное развитие автоматизированных информационных ресурсов (различных баз и банков данных), а также средств удаленного дос­тупа к ним (телекоммуникационных систем).

Информационная деятельность — процессы и процедуры, осуществляемые при сборе, обработке, хранении, по­иске и распространении информации, а также при формировании информационного ресурса и организации доступа к нему [30].

Структурно информационная деятельность по ведению земель­ного кадастра включает функционирование соподчиненных тер­риториальных органов Федерального агентства кадастра недвижи­мого имущества, а также других организационных структур (цент­ров, институтов, депозитариев, библиотек, подразделений), спе­циализирующихся по видам накапливаемой и распространяемой информации, ее тематике, технологиям сбора и по обслуживаемо­му региону.

В целом информационная деятельность государства призва­на обеспечить доступ граждан и организаций к необходимой им информации; производить и распространять информацию; рас­ширять возможности органов управления, юридических и фи­зических лиц по участию в процессе управления земельными ресурсами.

Необходимое условие успешного решения этих задач — госу­дарственная информационная политика, направленная на по­ощрение добросовестной информационной деятельности, борь­бу с монополизмом, контроль за чрезмерной концентрацией информационной собственности в организациях, выработку и реализацию действенных механизмов защиты интеллектуаль­ной собственности; формирование и развитие информацион­ной инфраструктуры; развитие информационной культуры об­щества.

Понятие информационное обеспечение имеет не­сколько значений. Из наиболее распространенных можно выде­лить следующие: 1 — сведения, знания, предоставляемые потре­бителю по удовлетворению его информационных потребностей; 2 — информация, обработанная соответствующим образом (ото­бранная, систематизированная и оформленная); 3 — одна из со­ставляющих современных автоматизированных информационных систем; 4 — процесс предоставления информации отдельным ли­цам или группам — пользователям информационных систем в соответствии с их информационными потребностями.

Информационное обеспечение в простейших формах в течение многих лет осуществляли библиотеки, а одним из важнейших ин­струментов его служила библиография. Важное значение также имели книгоиздание и выпуск периодики. С усилением влияния науки на производство и экономику в целом, усложнением управ­ления ими возрастали и становились все более разнообразными требования к информационному обеспечению. Так, к середине XX в. функции информационного обеспечения стали выделяться в структуре научно-технических, проектно-конструкторских, тех­нологических работ. Эта тенденция в разделении труда вылилась в формирование специальных информационных служб в рамках НИИ, КБ, крупных промышленных предприятий, органов управ­ления, финансовых институтов. Такая тенденция привела также к созданию специализированных организаций, предназначение ко­торых — производство необходимых информационных продук­тов и услуг (Всероссийский институт научной и технической информации, Всероссийский научно-технический информацион­ный центр, отраслевые институты информации, аналитические центры властных структур и др.).

Возможности информационного обеспечения существенно расширились с внедрением в практику новых информационных технологий, основанных на использовании компьютерной техни­ки и телекоммуникаций.

Под информационным обеспечением зе­мельного кадастра следует понимать процесс сбора и предоставления обработанной соответствующим образом инфор­мации о земельных участках и объектах недвижимости, располо­женных на них, о территориальных зонах, об обременениях в ис­пользовании земли в целях фиксации в документах Государствен­ного земельного кадастра (ГЗК), а также обмен информацией между заинтересованными пользователями в соответствии с их информационными потребностями.

Задачи информационного обеспечения системы земельного ка­дастра следующие:

правовое обеспечение функционирования системы ГЗК;

наполнение, ведение и обновление банка данных ГЗК, доку­ментирование сведений о земельных участках;

предоставление необходимой информации (пакета докумен­тов) заинтересованным органам;

анализ эффективности системы земельного кадастра, исполь­зования земель;

прогноз развития земельного рынка;

прогноз развития информационного рынка;

прогноз землепользования;

защита информации.

Информационное сопровождение — разновидность информационного обеспечения, применяемого при формирова­нии и реализации различных программ, выполнении комплекс­ных научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР), крупных проектов. Информационное сопровождение осуществляют с учетом возникающих при этом специфических требований, изменений информационных потребностей, связан­ных с особенностями того или иного этапа мероприятий по управ­лению земельными и иными ресурсами.

Сущность процессов информационного сопровождения заклю­чается в том, что при его правильном проведении каждому потре­бителю предоставляют специфическую информацию, содержание, форма и сроки доставки которой соответствуют требованиям по­требителя на всех этапах работы — от выбора ее направления, по­строения дерева целей, определения путей и методов решения поставленных задач до оценки вероятного (прогнозируемого) эф­фекта — экономического, социального, экологического, техничес­кого.

Так, при выполнении различных крупных проектов информа­ционное сопровождение ориентируется на стадии жизненного цикла изделия (сооружения) — от подготовки технического зада­ния (технических требований) и оценки вариантов до его эксплуа­тации в реальных условиях. Пример таких крупных проектов — перераспределение земель, находящихся в собственности Россий­ской Федерации, субъектов РФ и муниципальных образований, создание автоматизированной информационной системы Госу­дарственного земельного кадастра (АИС ГЗК) и др.

Правильно организованное информационное сопровождение имеет решающее значение в выполнении задач, связанных с про­ведением экспертизы работ, осуществляемых в рамках проектов и программ, а также с так называемым информационным оппонированием (главным образом это относится к научно-исследова­тельским работам, проводимым на ранних стадиях проектов и программ).

Информационная поддержка — разновидность про­цесса информационного обеспечения, ориентированного на по­требителей информации, занятых управлением сложными объек­тами.

Информационная поддержка необходима при подготовке и ре­ализации любых управленческих решений. Особенность управле­ния сложными организационными системами — принятие важ­ных решений при дефиците времени и информации (в условиях информационной неопределенности). Поэтому главной целью информационной поддержки управления следует считать макси­мально возможное снижение влияния нехватки времени на подго­товку решения и неполноты информации, характеризующей уп­равляемый объект. С учетом этой цели в информационной под­держке первостепенное значение приобретает аналитическая и прогнозная информация, концентрированно отражающая целесо­образность предлагаемого решения и последствия его принятия. Подготовка такой информации сложна и нуждается в надежных базах и банках данных. При формировании этих баз учитывают не столько количественные, сколько качественные изменения, свой­ственные современному развитию экономики в целом и любого из еесекторов. Качественные изменения сводятся к постепенному переходу от предметной (тематической) структуры управления экономикой к структуре проблемной.

Таким образом, процессы управления по своей внутренней сущности являются информационными процессами, так как еди­ные для всех систем свойства управления основаны на наиболее общих законах получения, хранения, преобразования и передачи информации.