Книга: Звіти довільної форми
Розділ 9. Звіти довільної форми
9.1. Основні можливості
Крім звітів і відомостей, описаних в розділі 8, програма дозволяє отримувати звіти довільної форми. Кожний звіт задається з допомогою текстового файла, що містить форму звіту і формули для розрахунку кожного показника. Ви можете змінювати існуючі звіти і створювати нові. Правила складання звітів і задання формул в них — практично такі ж, як для складання форм первинних документів, які друкуються при вводі типових проводок (див. розд.5).
В комплект поставки входить набір звітів, який містить практично всі документи, що вимагаються податковою інспекцією, пенсійним фондом і службою статистики: баланс, додатки до нього, розрахунки податків і т.п. При необхідності Ви можете змінити ці звіти або створити нові. Зауважимо, що при зміні плану рахунків Вам обов'язково потрібно буде внести зміни в звіти, що поставляються разом з програмою, щоб настроїти їх на інший план рахунків.
Використання звітів включає в себе кілька аспектів:
· використання готових звітів, воно обговорюється в п.9.2;
· створення і редагування звітів, воно розглядається в п.9.3;
· підключення нових готових звітів, ця тема розглядається в п.9.4.
9.2. Використання готових звітів
Для формування звіту слід вибрати пункт «Звіти» з групи «Звітність» головного меню.
Контроль правильності підсумків . Якщо встановлено режим автоматичного розрахунку підсумків або проводки після останнього розрахунку підсумків не змінювалися, то програма відразу виведе на екран запит зі списком звітів, що є в програмі.
Якщо Ви не встановили режим автоматичного перерахунку підсумків, а для вибраного періоду розрахунок підсумків не проводився або вихідні дані були після останнього розрахунку підсумків змінені, то програма виведе повідомлення:
Дані змінювалися! Перерахувати — Enter! Ні — Esc!
При натисненні Enter на екран виводиться запит розрахунку підсумків (мал. 8.1), а при натисненні Esc — на екран буде без перерахунку підсумків виведено список звітів (мал. 9.1). Однак, слід мати на увазі, що сформовані після відмови від перерахунку підсумків звіти можуть бути не у всьому правильними, поскільки вони будуть складені по застарілих підсумках.
Список звітів . Для вибору формованого звіту, задання режимів формування звітів і редагування форм звітів програма виводить на екран список звітів. Список включає дві графи: «Назва» і «Вихідний файл»:
· в графі «назва» наводиться назва звіту. Ви можете вибирати її на свій розсуд, вона використовується тільки для зручності пошуку;
· в графі «Вихідний файл» знаходиться ім'я файла з формою звіту.
Список впорядковано по першій графі (назвах звітів).
Зауваження.
В поставочний комплект включено ряд звітів. Ці форми звітів є зразками. Ви можете змінювати їх у відповідності з Вашою системою обліку.
Період формування звіту (тобто період, за який підраховуються підсумки і обороти по рахунках) відображається вверху списка звітів. Звіти можуть формуватися за рік і за біжучий квартал. Для зміни періоду використовуйте клавішу F5 .
Зауваження.
В тексті форми звіту період, за який підраховуються підсумки і обороти по рахунках, можна змінити при допомозі відповідних команд.
Задання параметрів програми або констант . Перед формуванням звітів Ви можете:
· натиснувши Alt F10 , виправити параметри програми;
· натиснувши F3 , задати значення констант (див. п. 3.7).
Вибір звіту . Для вибору формованого звіту слід встановити курсор на стрічку з назвою потрібного звіту і натиснути Enter . Програма почне формування звіту, відображаючи цей процес горизонтальною полоскою-індикатором. Якщо файл форми звіту складено некоректно, то на екран і в файл виводиться протокол помилок.
Перегляд і друк звіту . Сформований звіт поміщається в тимчасовий файл і виводиться для перегляду. Ви можете переглядати його, як це описано в п. 2.9. Закінчивши перегляд, натисніть Esc . На екран буде виведено запит про друк звіту:
Друк одного екземпляра — Enter, Відмова — Esc, кількість екземплярів -
Щоб роздрукувати звіт, приведіть принтер в стан готовності і натисніть Enter . Для відміни друку натисніть Esc . Для друку кількох екземплярів, натисніть клавішу, що відповідає потрібній кількості.
Зауваження по продуктивності . При формуванні звітів програма не звертається до журналу операцій, а бере всю інформацію з підсумків. Тому час формування звіту не залежить від кількості проводок в журналі операцій.
9.3. Коректування звітів і створення нових звітів
Коректування списку звітів . Для вводу нової стрічки в список звітів натисніть клавішу Ins і задайте значення граф «Назва» і «Вихідний файл» для нового звіту. Після задання граф нової операції Ви зможете створити або редагувати файл форми звіту, натиснувши F4 (див. нижче).
Для коректування назви звіту або імені файла з формою звіту встановіть курсор на потрібну графу і натисніть клавішу *. При коректуванні Ви можете використовувати клавіши редагування (див. п. 2.12).
Для знищення стрічки зі списку звітів встановіть на неї курсор і натисніть Del . Програма виведе запит на підтвердження необхідності знищення даної стрічки. Для знищення натисніть Enter , для відміни — Esc .
Задання форми звіту . Якщо в стрічці списку звітів заповнена графа «Вихідний файл», то, встановивши курсор на цю стрічку і натиснувши клавішу F4 , Ви зможете переглядати і редагувати форму звіту. Правила задання форм звітів дані в Додатку 1. Порядок редагування з допомогою вбудованого редактора викладено в п.2.10.
9.4. Підключення нових звітів
Для підключення нових готових звітів (наприклад, нових форм звітності, розроблених фірмою «1С», її ділерами або іншими користувачами), слід виконати слідуючі дії.
1. Перепишіть нові звіти в директорію, звідки Ви викликаєте «1С: Бухгалтерію-Проф.», тобто даєте команду 1SВ.
2. Запам'ятайте або запишіть, в якому файлі розміщений кожний звіт.
3. Запустіть «1С: Бухгалтерію-Проф.» (введіть команду 1SВ).
4. Виберіть в розділі «Звітність» головного меню пункт «Звіти».
5. Для кожного звіту, що підключається:
· натисніть клавішу Ins ;
· в пустій стрічці, яка з'явиться, вкажіть коротку назву звіту (графа «Назва») та ім'я файла, який містить даний звіт (графа «Вихідний файл»);
· натисніть клавішу Enter .
9.5. Приклади використання звітів
Приклад 1.
Звіт про склад затрат . Для створення звіту про склад затрат на підприємстві можна використовувати слідуючу форму звіту.
* Розрахунок складу затрат за квартал
! К
* Основні засоби і нематеріальні активи
! П01=ОБ20,02+ОБ20,04
* Матеріали
! П02=ОБ20,05
* Заробітна плата
! П03=ОБ20,70+ОБ20,69.01+ОБ20,69.02+ОБ20,68.12
* Податки
! П04=ОБ20,68-ОБ20,68.11
* Загальногосподарські
! П05=ОБ20,26
* Інші
! П06=ДО20-П01-П02-П03-П04-П05
* Всього
! П07=ДО20
* Середня зарплата по співробітниках: К17 — кількість співробітників
! П08=П03/К17
СКЛАД ЗАТРАТ ПО
[ К 1 ]
МАТЕРІАЛИ [П01 ]
АМОРТИЗАЦІЯ [П02 ]
ЗАРПЛАТА [ П03 ]
ПОДАТКИ [ П04 ]
ЗАГАЛЬНОГОСПОДАРСЬКІ [ П05 ]
ІНШІ [ П06 ]
ВСЬОГО [ П07 ]
СЕРЕДНІ ЗАТРАТИ НА
ЗАРПЛАТУ ПО СПІВРОБІТНИКАХ [ П08 ]
Зауваження.
Щоб вести облік затрат по підрозділах підприємства, можна ввести субрахунки 20 рахунка і виконати всі розрахунки по кожному субрахунку.
Приклад 2.
Нарахування амортизації . Звіти можна використовувати не тільки для підготовки вихідних документів, але і для автоматичної генерації проводок. Для цього слід створити звіт в форматі файлу переносу операцій /BMPTRANS.TXT/, і рахувати цей файл з допомогою режиму «Перенесення проводок» групи «Операції» головного меню (див.п.10.2). Розглянемо як приклад використання звіту для розрахунку амортизації по всіх основних засобах.
Будемо вважати, що:
1. В список видів субконто включено вид «Основні засоби».
2. Для рахунків 01 і 02 вказано ведення аналітичного обліку з видом субконто «Основні засоби».
3. Для всіх об'єктів вида субконто «Основні засоби» в параметрі з номером 1 вказаний строк амортизації в місяцях.
Тоді для генерації потрібних проводок можна скористатися слідуючим звітом:
! М11
! ВЫБРАТЬ СУБКОНТО ВИД 1 ВСЕ
! П01=?(СН > 0 \ СН &1 \ 0)
! П02=СНД01 :&- СНК02 :&
! П01=?(П02 < П 01 \ П02 \ П01)
! ЕСЛИ СН &.1>0 И П01 >0
3,30.11.93,20,,02,,[ П01 ], Знос :[ СН & ],,[ СВК & ]
! КОНЕЦ ЕСЛИ
! СЛЕДУЮЩИЙ СУБКОНТО
Приведемо пояснення по кожній стрічці окремо.
! М11 — спочатку встановлюється місяць, за який нараховується амортизація. Тут це робиться за листопад 1993р.
! ВИБРАТЬ СУБКОНТО ВИД 1 — на екран буде виведено список субконто виду «Основні засоби», у відповідь на запит слід натиснути Enter або F8 . Якщо номер виду субконто не дорівнює одиниці, потрібно після слова ВИД вказати потрібний номер.
! П01=?(СН > 0 \ СН &1 \ 0) — якщо для вибраного субконто задана норма амортизації, то показник П01 розраховується як дебетовий залишок по вибраному субконто на початок місяця, поділений на термін амортизації в місяцях (значення першого параметра субконто). Якщо норма амортизації не задана, П01 присвоюється нульове значення.
! П02=СНД01 :&- СНК02 :& — показник П02 дорівнює залишковій вартості вибраного основного засобу.
! П01=?(П02 < П 01 \ П02 \ П01) — показник П01 розраховується як мінімум з показників П01 і П02 (амортизація не може бути більшою залишкової вартості).
! ЕСЛИ СН &.1>0 И П01 >0 — виконується перевірка: якщо для субконто не встановлена норма амортизації або нарахований знос дорівнює нулю, проводка не формується.
3,30.11.93,20,,02,,[ П01 ], Знос :[ СН & ],,[ СВК & ] — дана стрічка включається в формований текст звіту, і являє собою проводку в форматі файла переносу операцій. Стрічка містить:
· 3 — номер робочого місця, яким «помічаються» згенеровані проводки.
· 30.11.93 — дата формованої проводки /остання дата місяця, за який нараховується амортизація/.
· 20,,02,, — кореспонденція рахунків в проводці /субрахунки пропускаються/.
· [П01 ] — сума проводки.
· Знос:[СН& ] — текст проводки.
· ,, — субконто дебета проводки пропускається.
· [СВК& ] — номер виду субконто і номер субконто.
! КОНЕЦЕСЛИ — кінець умовного оператора.
! СЛЕДУЮЩЕЕ СУБКОНТО — перехід до обробки слідуючого субконто. Всі дії після команди ! ВЫБРАТЬ СУБКОНТО повторюються до закінчення списка субконто даного виду.
Тоді для розрахунку амортизації слід буде створити новий звіт з вказаним вище змістом, як це описано в п.9.3. Застосовувати його треба буде наступним чином.
1. Перед виконанням звіту слід, при необхідності, виправити його текст, вказавши в першій стрічці номер місяця, за який нараховується амортизація, а в сьомій — дату створюваних проводок.
2. Виконайте звіт. При цьому проводки в текстовому вигляді потрапляють в файл OUT.TXT.
3. Ввійдіть в режим «Зберегти в архіві» групи «Сервіс» головного меню, добавте в список стрічку з описом «Нарахування амортизації» і іменем файла BMPTRANS.TXT, якщо такої стрічки ще немає. Після цього встановіть курсор на дану стрічку і натисніть Enter . При цьому файл OUT.TXT переписується в файл BMPTRANS.TXT.
4. Ввійдіть в режим «Перенесення операцій» групи «Операції» головного меню, очистіть в виведеному на екран запиті поле з вказанням диска і директорії /щоб при завантаженні використовувалася біжуча директорія/, встановіть режим завантаження з текстового файла (TXT) і виконайте пункт меню «Завантажити». Згенеровані проводки будуть поміщені в журнал операцій.
Якщо список субконто «Основні засоби» має більше одного рівня, перед виконанням звіту слід встановити параметр «Включати підпорядковані субконто» в режимі «Параметри». На момент виконання звіту повинен бути виконаний основний розрахунок за квартал, в який входить місяць, по якому нараховується знос.
Зауваження.
Більш зручно при нарахуванні амортизації і в інших ситуаціях, коли потрібна автоматична генерація проводок, використовувати режим «Документи і розрахунки» (див.розд.6).