Курсовая работа: Excel и Access

ВВЕДЕНИЕ

ВпервыеWindowsбыла выпущенав свет в 1985 годуфирмой Microsoft.В течение 1987-1989гг. появилосьбольшое количествомощных и удобныхпрограмм, работающихв среде Windows, например, MicrosoftWordдля Windows,Excel,AldusPageMakerи т.д., что обусловиловсе растущуюпопулярностьWindowsу пользователей.А начиная сверсии 3.0, созданнойв 1990 г. и предоставившейдополнительныеудобствапользователям,Windowsначала своепобедоносноешествие, ставфактическистандартомдля IBMPC- совместимыхкомпьютеров.

Windows — этографическаяоболочка, котораяоткрывает новыевозможностив использованииперсональногокомпьютера.Windowsпредставляетсобой интегрированнуюсреду, котораяпозволяетсоздать удобноеокружение длязапуска программ, обеспечив приэтом одновременнуюработу сразунесколькимприложениям.

Каждаяпрограмма вWindowsимеет хотя быодно окно, котороепредназначенодля связипользователяс данной программой.Экран мониторапредставляетсяв Windowsкак рабочийстол, на которомрасполагаютсяокна работающихв данный моментпрограмм. Программатакже можетбыть представленав виде небольшогоизображения- иконки. Соответственно, любое окно(программа)может бытьсжато до иконкии восстановленов нормальныхразмерах. Этосущественноповышаетинформационнуюемкость экранапри работе сWindows.Все это объединяетсяудобным управлением, рассчитанным, в основном, наприменениемыши.

Помимобольшого наборапрограмм, характерныхдля интегрированнойсреды, текстовогои графическогоредактора, базыданных и т.п.,- Windowsподдерживаетобширный программныйинтерфейс, чтопозволяетсоздавать своисобственныепрограммы дляработы в средеWindows.Изучение этогопрограммногоинтерфейсаважно уже ипотому, чтоэтот интерфейсстал

стандартоми поддерживаетсямногими производителямивычислительнойтехники ипрограммногообеспечения.

Ниже мырассмотримодин из наиболеераспространенныхи популярныхсреди пользователейперсональныхкомпьютеровпрограммныйпакет MicrosoftOfficeи покажем некоторыевозможностиодной из его программ управленияданными Access, предназначеннуюглавным образомдля программистови поставляемуютолько в составепрофессиональногоиздания пакетаOffice.

1. MicrosoftOffice

Большинствообычных пользователейкомпьютеровсталкиваютсяс различнымипроблемами.Например, выиспользуететекстовыйредактор однойфирмы, программудля работы сэлектроннымитаблицами — другой, программуделовой графики- третьей, апроизводительностьвашего электронногопомощника витоге оказываетсяневысокой. Вчем дело? Да просто этипрограммы непредназначеныдля совместнойработы.

К счастью, решение у этойпроблемы есть: пакет MicrosoftOffice, который содержитбольшую частьнеобходимогопрограммногообеспечения.

Элементыинтерфейсавходящих в негопрограмм оформленыодинаково и“общаются“ друг с другомна одном и томже языке.

ПакетOffice- это нечто большее, чем простонабор программв одной коробке.Уже его названиеподсказывает, что он долженсодержатьмощные прикладныепрограммы длякоммерческогоприменения, которые легкои непринужденноработают стекстами, числамии изображениями.

Но самоепривлекательноев пакете Officeто, что связываетэти приложениявоедино, — всеэти программыимеют общееменю и наборыкнопок, которыевыглядят оченьпохоже. Научившисьработать содним из приложений, вы тем самымв значительнойстепени продвинетесьв изученииостальных. Ктому же в пакетеимеется простойв использованииуправляющийцентр — ДиспетчерMicrosoftOffice, позволяющийзапускатьотдельныепрограммы ивыходить изних, либо получатьподробныеуказания иоперативнуюпомощь простымщелчком кнопкимыши.

В составпакета Officeвходят:

1.1.Большие прикладныепрограммы

WORD — мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру.

Это ужеобщепризнанно- редактор Wordфирмы Microsoftявляется сегоднясамой популярнойв мире программой.Wordначинен “быстрыми“командами исамыми современнымисредствамитакими, каквстроеннаяпрограммапроверки правописанияи словарь синонимов, которые помогаютграмотно составлятьдокументы, иготовыми шаблонами, позволяющимисводить воединозаметки, письма, счета и брошюрыбез большихусилий.

EXCEL — производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Программу Excel используют для составления бюджетов и финансовых отчетов, для превращения цифр в наглядные диаграммы и графики, для проведения анализа типа «А что будет, если?», а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды.

С помощьюэлектронныхтаблиц Excelможно впечатыватьчисла строкуза строкой истолбец застолбцом, будучивполне увереннымв том, что Excelправильносложит, вычтет, умножит, разделити вообще обойдетсяс ними как следует.

PowerPoint — позволит профессионально подготовить презентацию, выгодно отличающуюся броской графикой и эффектно оформленными тезисами. Но что самое замечательное, можно превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши. Если работа состоит в том, чтобы рекламировать изделия, идеи или проекты, то PowerPoint будет просто необходим.

ACCESS — представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.

1.2. Программы- помощники:

Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график.

Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы.

Программа Equation Editor кажется довольно сложной, если нет базового образования по математике.

Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков.

Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или презентации.

1.3. Системаоперативнойпомощи:

Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.

Талантливые Мастера (Wizards) проведут шаг за шагом к решению сложных задач.

Карточки — шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые

постояннобудут передглазами вовремя работы.

Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют выполнение сложных задач.

1.4.ДиспетчерMicrosoft Office (MOM):

МОМ позволяетзапустить любуюпрограммупакета Office.Его можно дажеиспользоватьдля управлениявсей работыПК.

2.MicrosoftAccess

2.1. Основныесведения

ПриложениеMicrosoftAccess97/2000 (далее Access)является мощнойи высокопроизводительной32-разряднойсистемой управленияреляционнойбазой данных(далее СУБД).

Базаданных– это совокупностьструктурированныхи взаимосвязанныхданных и методов, обеспечивающихдобавлениевыборку и отображениеданных.

Реляционнаябаза данных.Практическивсе СУБД позволяютдобавлять новые данныев таблицы. Сэтой точкизрения СУБДне отличаются от программэлектронныхтаблиц (Excel), которые могутэмулироватьнекоторыефункции базданных.

Существуеттри принципиальныхотличия междуСУБД и программамиэлектронныхтаблиц:

СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.

СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.

СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access –мощное приложениеWindows.При этом производительностьСУБД органичносочетаютсясо всеми удобствамии преимуществамиWindows.

Как реляционнаяСУБД Accessобеспечиваетдоступ ко всемтипам данныхи позволяетодновременноиспользоватьнесколькотаблиц базыданных. Можно использоватьтаблицы, созданныев среде Paradoxили dBase.

Работаяв среде MicrosoftOffice, пользовательполучает в своёраспоряжениеполностьюсовместимыес Accessтекстовыедокументы(Word), электронныетаблицы (Excel), презентации(PowerPoint).С помощью новыхрасширенийдля Internetможно напрямуювзаимодействоватьс данными изWorldWideWebи транслироватьпредставлениеданных на языкеHTML, обеспечиваяработу с такимиприложениямикак InternetExplorerи NetscapeNavigator.

Access специальноспроектировандля создания многопользовательских приложений, где файлы базыданных являютсяразделяемымиресурсами всети. В Accessреализовананадёжная системазащиты отнесанкционированногодоступа к файлам.

База данныххраниться водном файле, но профессиональныепользователипредпочитаютразделять базуданных на двафайла: в одномхранятся объектыданных (таблицы, запросы), в другомобъекты приложения(формы, отчёты, макросы, модули).

В последнихверсиях Accessпредставленновый форматфайла (MDE)–библиотеки, с помощью которогоможно создаватьприложения, не включаяVBA-код.

Несмотряна то, что Accessявляется мощнойи сложной системой, его использованиене сложно длянепрофессиональныхпользователей.

2.2. Системныетребования

80486DX33 или мощнее

Windows 95/98/2000 или Windows NT (версия не ниже 3.51)

Не мене 12 Мб оперативной памяти (для совместной работы с другими приложениями не менее 24 Мб)

Около 100 Мб дискового пространства (только для Access и новых баз данных).

2.3. Основныефункции

Организация данных. Создание таблиц и управление ими.

Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.

Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представленных данных, отличных от табличных (формы).

Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.

Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.

Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.

Защита базы данных. Эти средства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.

Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

Access также позволяетсоздаватьдистрибутивныедиски дляраспространенияготового приложения(с помощью OfficeDeveloper Edition Tools). Распространениеподразумеваетпоставку всехнеобходимыхфайлов на каком-либоносителе.

ПакетODEToolsвключает мастерустановки, автоматизирующийсоздание средствраспространенияи программыустановки. Онтак же позволяетвыполнениеприложенияна компьютерах, на которых неустановленAccess.

2.4. Элементыбазы данных

Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.

Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.

Формы. Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

Отчёты. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.

Макросы (см. выше)

Модули. Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность

выбораобъектов базыданных длявыполнениятого или иногодействия иповышаютэффективностьработы.

База данныхможет содержатьдо 32768 объектов.

В составAccess входит множествомастеров, построителейи надстроек, которые позволяютупроститьпроцесс созданияобъектов базыданных.

2.5. Таблицы

Создание таблицы в режиме Мастера таблиц

Процесссоздания объектабазы данныхпри помощимастера делитсяна несколькошагов, на каждомиз которыхможно установитьтребуемыеха­рактеристикисоздаваемогообъекта. Мастертаблиц позволяетсоздать но­вуютаблицу наоснове 33 образцовтаблиц деловогопримененияи 20 об­разцовтаблиц личногоприменения(для английскойверсии Access со­ответственно77 и 44). Многие таблицыбазы данныхБорей созданына основе образцовМастера таблиц.

ИспользованиеМастера таблицслужит отличнымпримером, позволяю­щимпонять общуюпроцедуруработы с мастерамиAccess.Создание таблицна основе образцовМастера таблицимеет ограниченныевозмож­ностив настоящихприложениях.В большинствеслучаев длясоздания таблицис­пользуетсяимпорт илисвязываниеданных с другимибазами данныхили электроннымитаблицами.

Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц

Если импортироватьили связатьданные нельзя, то чаще всеготаблицы создаютсяв режиме конструктора, который позволяетопределитьтребуемуюструк­турутаблицы. В режимеконструкторатаблиц можноувидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторыедополнительныесвойства полейтаблицы. То, что появляетсяв верхней частиокна таблицы, открытой врежиме конструктора, называетсябланком структурытаблицы илипросто бланкомтаблицы. В нижнейчасти ок­натаблицы, открытойв режиме конструктора, выводятсясвойства полейтаблицы, а такжекраткое описаниеактивногосвойства таблицы.

Создание таблицы непосредственно в режиме таблицы

Access дает возможностьсоздания таблицнепосредственнов режиме таблицы.При этом Accessсоздает пустуютаблицу наоснове таблицы, используемойпо умолчанию, со структурой, имеющей 20 полейи 30 пустых записей.После этогоможно вводитьданные прямов таблицу. Приее сохраненииAc­cess анализируетданные и выбираеттот тип длякаждого поля, который большевсего соответствуетвведеннымданным. Созданиетаблиц в режиметаблицы имеетограниченноеприменение.Поля таблицыне имеют содержательныхимен, так что почти всегданужно будетредактироватьструктуру, чтобы переименоватьполя.

Крометого, из примераAccessне всегда можетправильноопределитьтип данных.Таблицы, которыесозданы в режиметаблицы, немогут включатьобъекты OLEи мемо-поля.Если есть желаниеиметь такиеполя, вам нужноизменить структурутаблицы. Присоздании таблицыв режиме таблицыне происходитэкономии временипо сравнениюс традиционнымспособом оп­ределенияполей и установкиих свойств вструктурепустой таблицы.

При разработкеструктурытаблицы необходимоуказать, какуюинформа­циюона должнасодержать.После того какопределенаинформация, которая должнабыть включенав таблицу, ееследует разбитьпо полям. Этотпроцесс включаетв себя выборимени поля, которое в таблицедолжно бытьуникальным.Необходимовключать в имяполя как можнобольше информациио его содержимом, но в то же времястаратьсяизбегать длинныхимен. Обычнопри разработкебаз данных вразличныхтаблицах моглисодержатьсяполя с одинаковымиименами (чащевсего таблицысвязывалисьпо этим полям).Access также позволяетиспользоватьодинаковыеимена полейв различныхтаблицах, нопо причинетого, что Access используетимена полейпри определенииусловий целостно­стиданных, лучшене допускатьповторенияимен полей.

Перед началомзаполнениятаблицы нужноопределитьсвязи этойтаблицы с другимитаб­лицамибазы данных, определитьключевое полеи соз­датьиндексы.

Связь междутаблицамиустанавливаетотношения междусовпадающимизначениямив ключевыхполях — обычномежду полямиразных таблиц.В большинствеслучаев связываютключевоеполе однойтаблицы ссоответ­ствующимему полем (частоимеющим то жеимя), котороеназывают по­лемвнешнегоключа вовторой таблице.Таблица, содержащаяключевое по­ле, называетсяглавной,а таблица, содержащаявнешний ключ— связанной. Существуетчетыре видаотношений:

Один к одному. При использовании отношения «один к одному» за­пись в таблице «А» (главной таблице) может иметь не более одной связанной записи в таблице «В» (связанной таблице) и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один к одному» используют для разделения очень широких таблиц или для отделения части таблицы по соображениям защиты. В таблицах свя­занных отношением «один к одному» ключевые поля должны быть уникальными.

Один ко многим. Связь с отношением «один ко многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице «А» могут соответствовать не­сколько записей в таблице «В», а запись в таблице «В» не может иметь более одной

--PAGE_BREAK--

соответствующей ей записи в таблице «А». В таб­лице «А» ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отноше­нием «один ко многим» таблиц «А» и «В» можно рассматривать как связь с отношением «многие к одному» таблиц «В» и «А».

Многие к одному. При использовании отношения «многие к одному» одной записи в таблице «А» может соответствовать одна запись в таблице “B”, а запись в таблице «В» может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице «А». В таб­лице «А» ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отноше­нием «один ко многим» таблиц «А» и «В» можно рассматривать как связь с отношением «многие к одному» таблиц «В» и «А».

Многие ко многим. При использовании отношения «многие ко мно­гим» одной записи в таблице «А» могут соответствовать несколько записей в таблице «В», а одной записи в таблице «В» несколько запи­сей в таблице «А». В этом случае не требуется уникальности ключе­вых полей таблиц «А» и «В». Этот вид отношения используется для связывания таблиц, имеющих только внешние ключи.

Связанныеполя не обязательнодолжны иметьодинаковыеимена, однако, они должныиметь одинаковыетипы данных.Кроме того, связываемыеполя типа «Числовой»должны иметьодинаковыезначения свойства«Размер поля».Исключениямииз этого правилаявляются полясчетчика споследовательнойнумерацией, которые могутсвязыватьсяс числовымиполями размера«Длинное целое». Существуетвозможностьсоздать связьмежду текстовымиполями разнойдлины, но этоможет вызватьсложности присоздании запросов.

Автоматическоеобеспечениессылочнойцелостностиданных являетсяважной особенностьюAccess.Если на связьмежду таблицаминаложены условияссылочнойцелостно­сти, то Access не позволяетдобавлять всвязаннуютаблицу записи, для которыхнет соответствующихзаписей в главнойтаблице, и изменятьза­писи в главнойтаблице такимобразом, чтопосле этогов связаннойтаб­лице появятсязаписи, не имеющиеглавных записей; а также удалятьза­писи в главнойтаблице, длякоторых имеютсяподчиненныезаписи в свя­заннойтаблице. Условияцелостностиданных определяютсистему правил, используемыхв Access для поддержаниясвязей междузаписями всвязанныхтаблицах. Этиправила делаютневозможнымслучайноеудаление илиизменениесвя­занныхданных. Посленаложенияусловий целостностиданных на опера­циисо связаннымитаблицаминакладываютсяограничения.Невозможноввести в полевнешнего ключасвязаннойтаблицы значение, не содержа­щеесяв ключевом полеглавной таблицы.

Необходимотак же определитьпервичный ключ.Если таблицаникогда небудет использоватьсяв качествеглавной, тоключ для нееопределятьне

нужно.В главных таблицахобычно содержитсяин­формацияо реальныхобъектах, причемс каждым объектомассоциируетсятолько одназапись. Определениеключа таблицыявляется простейшимспособомпредотвра­щенияпоявления втаблице одинаковыхзаписей. В главнойтаблице связидолжен бытьопределенпервичный ключ.Ac­cess считаеттаблицы, у которыхтакой ключ неопределен, подозри­тельными.При открытиитаких таблицв режиме конструкторапоявляетсядиалоговоеокно, сообщающеео том, что ключтаблицы неопределен. Ключможно определитьи в связанныхтаблицах, чтопоможет избежатьпоявленияповторяющихсяданных. Ключтаблицы можнозадать по значениюнесколькихполей. Access автоматическииндексируеттаблицу позначению ключа, но может потребоватьсясоздать дополнительныеиндексы позначениямдругих полей.Индексы позволяютускорить поискданных в техполях таб­лицы, по которым онапроиндексирована.Каждая таблицаAccess может иметьдо 32 индексов,5 из которыхмогут бытьсоставными(в составнойиндекс можетвходить неболее 10 полей).Тем не менее, не стоит увлекатьсясозданиеминдексов длякаждого полятаблицы и всехих комбинаций, поскольку этоможет существеннозамедлитьпроцесс заполнениятаблицы (приизменении илидобавлениизаписи автоматическиобновляютсявсе индексы).

Одним изосновных принциповразработкиреляционныхбаз данныхявля­ется то, что все данные, содержащиесяв поле таблицы, должны иметьодин и тот жетип. Для каждогополя таблицынеобходимозадать типдан­ных. Поумолчаниюиспользуетсятип данных«Текстовый».При заданиитипа дан­ныхполя можнотакже указатьразмер, формати другие параметры, влияющие наотображениезначения поляи точностьчисловых данных.

Основныетипы данных:

Текстовый.Текст или числа, нетребующие проведения расчётов.

МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.

2.6.Запросы

Запросыявляются важныминструментомв любых системахуправлениябазами данных.Они используютсядля выделения, обновленияи добавле­нияновых записейв таблицы. Чащевсего запросыиспользуютсядля вы­деленияспецифическихгрупп записей, чтобы удовлетворитьопределен­номукритерию. Крометого, их можноиспользоватьдля получениядан­ных изразличныхтаблиц, обеспечиваяединое представлениесвязанныхэлементовданных.

ВAccessсуществуетчетыре типазапросов дляразличных целей

Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.

Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.

Запросы на изменениеиспользуются для создания но­вых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в дан­ные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.

Запросы с параметрами— это такие запросы, свой­ства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске за­проса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.

2.7. Формы

ФормыAccess позволяютсоздаватьпользовательскийинтерфейс длятаблиц базыданных. Хотядля выполнениятех же самыхфункций можноиспользоватьрежим таблицы, формы предоставляютпреимуществадля представленияданных в упорядоченноми привлекательномвиде. Формыпозволяют такжесоздаватьсписки значенийдля полей, вкоторых дляпредставлениямножествадопустимыхзначений используютсякоды. Правильноразработаннаяформа ускоряетпроцесс вводаданных и минимизируетошибки.

Формысоздаются изнабора отдельныхэлементовуправления: текстовые полядля ввода иредактированияданных, кнопки, флажки, переключатели, списки, меткиполей, а такжерамкиобъектовдля отображенияграфики и

объектовOLE.Форма состоитиз окна, в которомразмещаютсядва типа элементовуправления: динамические(отображающиеданные из таблиц), и статиче­ские(отображающиестатическиеданные, такие, как метки илоготипы).

ФормыAccess являютсямногофункциональными; они позволяютвыпол­нятьзадания, которыенельзя выполнитьв режиме таблицы.Формы позво­ляютпроизводитьпроверку корректностиданных, содержащихсяв таблице. Access позволяетсоздаватьформы, вклю­чающиедругие формы(форма внутриформы называетсяподчиненной).Формы позволяютвычислятьзначения ивыводить наэкран результат.

Приложениядля работы сбазами данныхможно разделитьна три основныхкатегории:

Управление транзакциями. Эти формы, работают непо­средственно с таблицами, при условии, что активна только одна таблица. Если для добавления и редактирования информации в более чем одной таб­лице используется единственная форма, то можно создать запрос на обнов­ление, включающий все нужные поля, а затем создать форму на основе этого запроса. Главная форма также может использовать единственную таблицу в качестве источника данных, но, кроме того, вклю­чать подчиненные формы, в качестве источника данных которых используются другие таблицы. Подчиненная форма, которая появляется ниже текстовых полей главной формы, используется для просмотра и добав­ления данных в таблицу, связанную с подчиненной формой.

Доступ к данным.Такие формы предназначены только для просмотра информации. Формы, предназначенные только для доступа к данным, можно разрабаты­вать как с целью перспективного планирования действий, так и для приня­тия экстренного решения. Экстренное решение приводит к единственному действию, такому, например, как предоставление большого кредита клиен­ту, или посылка представителя по продажам для определения причины от­каза клиента от товара. Приложения Access позволяют использовать три уровня вложенности форм: главная, подчиненная и подчиненная форма, включенная в предыдущую подчиненную форму. Формы, предназначенные только для доступа к данным, в качестве источ­ника данных часто используют запросы, которые суммируют данные по временным промежуткам.

Администрирование баз данных. Приложения этой категории выпол­няют административные функции такие, как создание баз данных или таблиц, разграничение прав доступа пользователей к объектам баз данных, обеспечение безопасности с помощью шифрования, пе­риодическое уплотнение базы данных, а также операции резервного копирования.

Приложениядля администрированиябаз данныхтре­буют наличияполного доступако всем объектам, содержащимсяв базе данных.

Простейшийпуть созданияосновной иподчиненнойформ — использова­ниеМастера форм, который позволяетсоздавать формы(с подчиненнымиили без), содержащиеполя из однойили более таблицили запросов.Мастер формсоздает базовыйвнешний видфор­мы и добавляеттекстовые полядля отображенияи редактированиязначений полейтаблиц. Независимоот того, являетесьли вы профессиональ­нымразработчикомприложенийили начинающимпользователем, исполь­зованиеМастера формзаметно упрощаети ускоряетпро­цесс созданияпростых форм, которые затемможно усовершенствоватьв режиме конструктора.

2.8.Отчёты

Конечнымпродуктомбольшинстваприложенийбаз данныхявляется от­чет.В Access отчет представляетсобой специальныйтип непрерывныхформ, предназначенныхдля печати. Длясоздания отчета, который можнораспечататьи распределитьмежду потребителями,Accessкомбинируетданные в таблицах, запросах и дажеформах. Распечатаннаяверсия формыможет служитьотчетом.

СоздаваемыеAccessотчеты делятсяна шесть основныхтипов:

Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчет по­зволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели ин­струментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку исполь­зуются редко, поскольку такой формат представления данных приво­дит к лишней трате бумаги.

В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выде­ляется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем на­чинается печать следующей группы записей.

Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок «газетного» типа или колонок «змейкой», как это делается в настольных издательских системах и текстовых про­цессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоко­лоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соот­ветствует ожиданиям пользователя.

В основномотчёты прощевсего построитьпри помощиМастера отчётов.Мастер отчетовстараетсясоздать оптимальныйвариант окончательногоотчета с первойпопытки. Обычномастер в достаточнойстепени приближаетсяк

законченномуварианту, такчто тратитьсяна­много меньшевремени наредактированиебазового отчетамастера, чемушло бы на созданиеотчета изнезаполненногошаблона.

2.9.Макросы

При работес базой данныхчасто приходитсяснова и сновавыполнять однии те же задачи.Чтобы не повторятьодни и те жедействия, можноиспользо­ватьмакросы. Базаданных неуклонноразрастаетсяпо мере того, как туда вносятсяновые записив формы, создаютсязапросы ираспечатываютсяновые отчеты.При этом разрабатываютсяи сохраняютсядля последующегоиспользованияновые объекты.Приходитсярегулярновыполнятьнекоторыезадачи. Длявыполнениятаких регулярныхзадач удобноиспользоватьмакросы Access.После созданияэтих небольшихпрограмм можнозапускать ихавтоматиче­скипри определенныхдействияхпользователя(например, прищелчке на кнопкеили при открытииопределеннойформы). Дляавтоматическогозапуска макросовв Accessиспользуютсятак называемыесобытия. МакросыAccessпозволяютавтоматическиповторятьразличныедействия и темсамым избавляютот написаниясложных программи подпрограмм.Выполнениеприкладнойзадачи можнопредставитькак результатпоследовательноговыполнениядействий, каждоеиз которыхможет бытьзаписаносоответствующейкомандой наязыках VisualBasicи VBA.Кроме того, спомощью макросаможно имитироватьвыбор командыменю или перемещениемыши. МакросыAccessобычно не дублируютотдельныхнажатий клавишили пере­мещениймыши, выполняяособые, заданныепользователемзадачи, напримерот­крытие формыили запускотчета. Используямакросы длявыполнениярутинных операций, в существенноэкономит времяи силы. Крометого, по­сколькувсякий раз призапуске макросабудет осуществлятьсяодна и та жепоследовательностьдействий, макроссделает работус базой данныхболее эффективнойи аккуратной.

Назначатьмакросы, зависящиеот событий, можно с помощьюокна свойствформ и отчетов.Что касаетсятаблиц и запросов, они свойствамисобытий необладают. Крометого, при работес формами можнозапускатьмакросы с помощьюимеющихся вAccessпанелей инструментов, командныхкнопок и меню.Использованиеэтих особенностейпозволяет оченьлегко и эффективноиспользоватьмакро­сы, связанныес событиями.

Макросы можнозапускать ина уровне отдельныхэлементовуправления, используя дляэтого соответствующиесобытия. Напри­мер, можно проверитьправильностьввода сложныхданных непосредственнона уровне поля(а не после выходаэтой записи), используя дляэтого свойстводанного поля, а не свойствана уровне всейформы.

Любоймакрос можетсостоять изодной или несколькихмакрокоманд.Можно ввестипоследовательностьвыполняемыхмакрокомандв столбец

Макрокоманда, а напротивкаждой командыв столбце Примечаниедать описаниесоответствующейкоманды. Примечанияне оказываютвлияния навыполнениемакроса. В нижнейчасти окнанаходитсяобласть Аргументымакрокоманды.В этой областиможно задатьне­обходимыеаргументы(свойства, параметры)для соответствующихмакрокоманд.Многие макрокомандытребуют введе­ниядополнительнойинформации, например о том, над каким объектомследует выполнятьуказанноедействие.

Послесоздания макросовможно объединитьнескольковзаимосвязанныхмакросов водин.

2.10. Панелии меню

До сихпор приходилосьиметь дело сотдельнымиобъектамиAccess.И с каждым изних нужно работатьв интерактивномрежиме, открываяв окне базыданных вкладкутребуе­могообъекта.

Номожно связатьобъекты в единоеприложение.При этом вамне потребуетсяумение создаватьсложные программы.Благодаряиспользованиюкнопочных форм, диалоговыхокон и менюработу с приложениемможно автоматизироватьи упростить, скрывая отпользователяненужные втеку­щий моментобъекты Access.

Кнопочнаяформа представляетсобой созданнуюпользователемформу с кнопками.С их помощьюможно, например, запускатьмакросы открытияформ и печатиотчетов. С помощьюкнопочной формывыполнитьнесколькодействий можно, щелкнув наодной кнопке.Используякнопочную формуи другие объекты можно объединятьсозданные ранееобъекты базыданных в одномприложении(при этом приложениеможет иметьвид, отличныйот внешнеговида Access).В основномкнопочная формаиспользуетсяв качествеглавного менюприло­жения.Посколькукнопочная формавыполняеттолько рольменю приложения, в ней следуетиспользоватьминимальноечисло элементовуправления.Поэтому обычнов кнопочнуюформу включаюттолько кнопки, надписи, рамкиобъектов, линиии пря­моугольники.Другие типыэлементовуправления, такие как текстовыеполя (связанныес полями базыданных), списки, поля со списком, диаграммы иподчиненныеформы, обычнов этой формене используются.Создавая кнопочнуюформу, в нейследует разместитьнадписи, а такжелинии, прямоугольникиили рисунки, чтобы сделатьее эстетическиболее привлекательной.Кнопка являетсяпростейшимэлементомуправленияформы и используетсядля запускамакроса. В Accessблагодарямакросам, запускаемымс помощью кнопок, можно выполнятьсамые различныезадачи.

Помимокнопочной формы Accessпозволяетсоздать специальноеменю, с помощьюкоторого можнорасширитьвоз­можностиразрабатываемойсистемы. В этоменю можнодобавить частоиспользуемыекоманды, а также

    продолжение
--PAGE_BREAK--

команды, кото­рые ужезаданы длякнопок формы.Созданное менюзаменит стандартноеменю Access.Специальноеменю связанос формой. Можносоздать одноменю и использоватьего в несколькихформах.

В Accessможно создатьтри типа меню:

Menu Bar. Обычное меню, которое может располагаться вверху формы и иметь выпадающие подменю.

Tool Bars. Группы пиктограмм, обычно располагающиеся под меню.

Shortcut Bar. Меню, всплывающие после щелчка правой кнопки мыши.

2.11. Visual Basic for Application

В Accessпользовательможет управлятьвыполнениемприложении, например, изменитьинформациюв таблице илищелкнуть накоманднойкнопке. Используяв приложениимакросы и процедуры, можно реализоватьреакцию пользовате­ляна эти действия.Для этого вAccessпредусмотреныхарактеристикисобытий длякаждого элементауправления, кото­рый помещаетсяв форму. Подключаямакрос илипроцедуру копределенномусобытию элементауправления, можно не заботитьсяо последовательностидействий, выполняемыхпользователемв форме. Обработкасобытий представляетсобой программныйкод, выполняемыйпри возникновенииэтого события.Код не­посредственноприсоединяетсяк форме илиотчету, содержащемуобрабатываемоесобытие.

В предыдущихверсиях Accessимела собственныйязык Basic, называемыйAccessBasic.В последнихверсиях Access он замененязы­ком VisualBasicforApplications(VBA)компании Microsoft.Несмотря нанекоторуюсхожесть, междуэтими языкамиесть существенныеразличия. VBAстановитсяобщим языкомдля всех приложенийMicrosoftOffice.VBAявляется современнымязыком структурногопрограммирования.Находясь в окнемодулей, можносоздавать иредактироватькод VBAи процедуры.VisualBasicдля приложенийиграет важнуюроль при разработкебаз данных Access.С помощью VBAможно настроитьформы и отчеты, запус­титьмакросы, а такжеотобразитьобъект Accessв других приложенияхили извлечьданные. ИспользуяVisualBasicдля приложений, можно вывестиформы и отчеты, выполнитьметоды объектов, а также создатьи изменитьэлементы. Крометого, имеетсявозможностьработать синформациейнепосредственно: мож­но создатьнаборы данных, задать их параметрыи изменитьинформациюв них.

2.12Чтотакое фильтр?

 Нанаш взгляд, приизучении БДцентральнымпонятием долженбыть запрос(точнее, запросна выборку).Ведь основноеназначениеБД – отвечатьна запросы.Однако запрос– довольносложное понятие.К счастью, естьпонятие близкоек запросу, ноболее простое.Это – фильтр.По сути делафильтр – этозапрос дляодной таблицы.Поэтому прежде, чем приступатьк изучениюзапрос, уместнорассмотретьфильтр.

Чтоже говоритсяо фильтре в“пользовательских”учебниках, рассматривающихAccess? В пособии С.Симоновичаи др. [10] фильтр, к сожалению, не рассматривается.В учебнике подредакцией проф.Н. Макаровойо фильтре говоритсяследующее. “Всозданной базеданных можногруппироватьзаписи разнымиспособами, т.е.отбирать записипо условию. Дляэтого необходимонажать кнопкуИзменить фильтр, в появившемсяокне указатьв выбранныхполях условияотбора, послечего после чегонажать кнопкуПрименитьфильтр (рис.…). После примененияфильтра в окнебазы данныхмы увидим толькоте записи, которыеудовлетворяютусловию отбора(рис. …). Кстати, условие отбораможет вводитьсякак для одного, так и для несколькихполей.”([7], стр. 240) Кромеэтого текста, в учебникепроф. Н. Макаровойк фильтру относятсяеще две иллюстрации.

Нанаш взгляд, этот текстобладает однимсущественнымизъяном. Авторыобъясняют, какие кнопкии в какойпоследовательностинажимать, а вотдля чего этоделать, чтополучится врезультате– не ясно. Чтоозначают слова“группировать…, т.е. отбиратьзаписи по условию”? Что, группировкаи отбор – этосинонимы? Изатем, по какомуусловию отбирать? Сначала говорится, что в фильтрезадается несколькоусловийотбора, а потом- что в результатеотбираютсязаписи, которыеудовлетворяютодномуусловию.Что это за условия, как из несколькихусловий получаетсяодно, авторыне разъясняют.

Конечно, если школьникпришел на урокинформатики, чтобы поигратьна компьютере, или посмотреть“прикольные”картинки, если“болтовню”учителя онпривык пропускатьмимо ушей, тоему и так сойдет.Ну, а если онзадумаетсянад словамиучителя? Чтоон поймет изтакого объяснения?

Ю.Шафринопределяетфильтр так.“Совокупностьусловий (логическоевыражение)которую указываетпользовательдля выделениянекоторогоподмножествастрок таблицыв реляционнойбазе данных.Частный случайзапроса”(стр. 671).

Какмы видим, и здесьнаблюдаетсянекая коллизияединственногои множественногочисла. С однойстороны – многоусловий, а сдругой – однологическоевыражение.Опять неясно, как из многихусловий получаетсяодно логическоевыражение.

Обратимсяк “фирменным”источникам.Надо сказать, что фирма Microsoftочень не любитразрешатьпользователямкопаться в“подводнойчасти айсберга”.Она пространнообъясняет, какс данным понятиемработать, нонеохотно икрайне невнятнообъясняет, чтоже это понятиеозначает.

Helpопределяетфильтр так.“Наборусловий, применяемыхдля отбораподмножествазаписей илидля сортировкизаписей. В MicrosoftAccessсуществуютфильтры четырехтипов: фильтрпо выделенномуфрагменту, обычный фильтр, расширенныйфильтр и фильтрпо вводу.”В свою очередь, условие отбораопределяетсякак “наборограничительныхусловий, например,= «Россия» (означающее, что требуетсястроковоезначение «Россия»)или > 30000, используемыхдля выводаопределенногонабора записейпри созданиизапроса илифильтра.”

Итак, фильтр — этонабор (или даженабор наборов)условий вида= «Россия» или> 30000. И что этотакое? Ну, искушенныйчитатель (илипользователь)может догадаться, что на самомделе речь идетоб условияхвида Х= «Россия»или У> 30000, где Хи У — это, скореевсего, атрибуты.Но что значит“набор”? Простосовокупностьтаких условий? Нет, скажетвдумчивыйученик, тутчто-то не так.Это все равно, что сказать, что дом — этосовокупностькирпичей. Новедь все делов том, как этикирпичи (илиусловия) связаны! Скажем, Х= «Россия»ANDУ> 30000 — это одно, а Х= «Россия»ORУ> 30000 – совсемдругое.

Примернона таком жеуровне определяетсяфильтр и во“взрослой”литературе.

Всправочнике[2] на стр. 191 говорится:“Фильтр– это наборусловий, которыеможно применитьк данным. Применениедругого фильтрак результатупредыдущегодополнительноурезает результирующийнабор данных.”В том же справочникена стр. 395 фильтропределяетсятак. “Режим, позволяющийотображатьтолько некоторыезаписи таблицы.В программеAccessс помощью фильтраможно такжеотсортироватьинформацию.В отличии отзапросов, фильтрыне являютсяобъектами, ине появляютсяв окне базыданных.”

Такчто же такоефильтр: режимили набор условий? Ни то, ни другое.Оказываетсяэто – нечто!

“Фильтр– нечто, отсеивающееопределенныеэлементы, — одноили несколькоусловий, которымдолжна удовлетворятьзапись, чтобыпопасть наэкран.”([8], стр. 72)

Насамом делефильтр –это простологическоевыражение.Фильтрациятаблицы– это отбор техкортежей, длякоторых соответствующеевыражениеистинно.

Здесьмы согласныс Ю.Шафриным, определяющимфильтр каклогическоевыражение.Нужно толькопояснить, каконо строитсяиз пресловутых“условий”. Нопрежде нампридется вспомнить, что такоеарифметическоевыражение.

Арифметическиеи логическиевыражения

Helpопределяетвыражениетак.“Любая комбинацияоператоров, констант, значенийтекстовыхконстант, функций, имен полей, элементовуправленияили свойств, результатомкоторой являетсяконкретноезначение.”

Настакое определениене устраивает.Оно не конструктивно.Мы хотели бы, чтобы по видутекста можнобыло бы узнать, является лионо выражением.А как узнать, является лирезультатомданной комбинации“конкретноезначение”?

Попробуемнайти болееконструктивноеопределение.Чтобы не загромождатьизложениенепринципиальнымидеталями, мыограничимсяслучаем, когдав таблице всеатрибуты –числовые (т.е.в клетках таблицымогут стоятьтолько числа).

Какарифметические, так и логическиевыражениястроятся изнеких “кирпичей”с помощьюопределенногонабора операций.В случае арифметическихвыражений“кирпичами”служат числаи атрибуты(других “кирпичей”мы для простотыне рассматриваем), а соединяютих обычныеарифметическиеоперации. Формальноарифметическиевыраженияопределяютсятак.

Всякое число или атрибут есть арифметическое выражение.

Если А и В — арифметические выражения, то выражения (А+В), (А-В), (А*В), (А/В) и (А**В) тоже являются арифметическими.

Символы+, -, *, / и ** интерпретируются, соответственно, как операциисложения, вычитания, умножения, деления и возведенияв степень.

Вотпримеры арифметическихвыражений: 7, х, 2+2, 2*(х+3).

Имеяформальноеопределение, мы можем доказать, что, скажем, выражение2*(х+3) являетсяарифметическим.Действительно, согласно правилу1, выражения хи 3 являютсяарифметическими.Отсюда, по правилу2, следует, чтовыражение (х+3)тоже являетсяарифметическим.По правилу 1, выражение 2 –арифметическое.Значит, по правилу2, и выражение2*(х+3) — арифметическое.В этом смыслеприведенноеопределениеконструктивно.

Переходимк определениюлогическихвыражений.Мы будем считать, что “кирпичи”логическихвыражений имеютвид хТ, где х – атрибут, Т – арифметическоевыражение, а- один из символовсравнения: =(равно), (неравно), (больше).Соединяютсяони при помощилогическихопераций AND,ORи NOT.

Каки для арифметическихвыражений, мыхотим датьформальноеопределение.Сначала определимпростейшиелогическиевыражения, илиатомы.

Определение1. Пустьх – атрибут, Т– арифметическоевыражение.Тогда выражениях=Т, хТ, хТ являютсяатомами.

Теперьможно формальноопределитьлогическиевыражения. Мыбудем обозначатьих большимилатинскимибуквами.

Определение2.

Всякий атом есть логическое выражение.

Если Х и У — логические выражения, то выражения (Х AND У), (Х OR У) и (NOT Х) тоже являются логическими.

Вотпримеры арифметическихвыражений: (NOTх = 7), (х = 2+2, ANDу > 2*(х+3)).

Замечание1.На практикепри записиформул можново многих случаяхопускать скобки, что мы и будемделать безособых оговорок.

Теперьпереходим кзначениямвыражений.Значениямиарифметическихвыраженийявляются числа, а значениямилогическихвыражений –Истина и Ложь.

Еслимы знаем значениявсех атрибутов, входящих ввыражение, томы можем вычислитьи значениесамого выражения.Скажем, еслизначение х иу есть, соответственно,7 и 8, то значениемвыражения(х+2*у) есть 23. Значениематома х=(х+2*у) будетЛожь, потомучто на самомделе 7 не равно23.

Ну, а как вычислятьзначений логическихвыражений, неявляющихсяатомами?

Дляэтого служаттак называемыетаблицы истинности.Они позволяютвычислитьзначение логическоговыражения, еслиизвестны значенияего подвыражений.Вот напримертаблица истинностидля операцииAND.

Х

У

Х AND У

Истина

Истина

Истина

Истина

Ложь

Ложь

Ложь

Истина

Ложь

Ложь

Ложь

Ложь

Онапоказывает, как, зная значениявыражений Хи У, вычислитьзначение выражения(Х ANDУ).

Авот таблицыистинностидля ORи NOT:

Х

У

Х OR У

Истина

Истина

Истина

Истина

Ложь

Истина

Ложь

Истина

Истина

Ложь

Ложь

Ложь

Х

NOT Х

Истина

Ложь

Ложь

Истина

Знаязначения атомов, вы можете спомощью этихтаблиц вычислитьзначение любоговыражения, построив длянего свою таблицуистинности.В качествепримера построимтакую таблицудля выраженияNOT(Х ORУ)

Х

У

Х OR У

NOT(Х OR У)

Истина

Истина

Истина

Ложь

Истина

Ложь

Истина

Ложь

Ложь

Истина

Истина

Ложь

Ложь

Ложь

Ложь

Истина

Замечание2. Сподобнымиконструкциямимы встречаемсяв естественныхязыках, напримерв русском. Таманалогамилогическихвыраженийявляютсяповествовательныепредложения, аналогамиатомов – простыеповествовательныепредложения, а аналогамилогическихопераций –слова И, ИЛИ, НЕТ и др. Конечно, аналогия здесьдалеко не полная, но все же онапозволяетпонять основныеидеи алгебрылогики.

Всамом деле, когда истиннопредложение“На улице потемнелоИЛИ у меня усталиглаза”? Когдаистинно хотябы одно изпредложений“На улице потемнело”или “у меняустали глаза”.Таким образом, в данном случаеИЛИ действуетаналогичнооперации OR(правда, в другихфразах ИЛИможет употреблятьсяв другом смысле).Точно так жесоюз И можносчитать аналогомоперации AND.Например, фраза“Вдруг заиграламузыка И в залвошла она”истинна еслии только истинныобе ее составныечасти: “вдругзаиграла музыка”и “в зал вошлаона”. НЕ илиНЕТ часто выступаетаналогом операцииNOT.Скажем предложение“я НЕ знаю этогочеловека”истинно в точностив тех случаях, когда ложнафраза “я знаюэтого человека”.Вообще, языкалгебры логикиможно рассматриватькак попыткуформализоватьестественныйязык.

Замечание3.Выше мы говорилио классической, двузначнойлогике, когдаимеется всегодва значенияистинностиДА и НЕТ (употребляютсяеще и другиеобозначения, скажем ИСТИНАи ЛОЖЬ или TRUEи FALSE).Кроме двузначнойлогики в принципеможно рассматриватьи другие логики, например трехзначную, в которой кромеДА и НЕТ естьеще и третьезначение –НЕИЗВЕСТНО(в Accessоно обозначаетсякак Null).На самом делев Accessреализовананекая мешанинаиз двузначнойи трехзначнойлогики. Оговоримсясразу, что мыне рекомендуемучителю выходитьза рамки классическойлогики. Тем неменее, для полногопониманияработы Accessнам придетсякоснуться итрехзначнойлогики.

Наличиев Accessтрехзначнойлогики связанос тем, что в таблицахAccessдопускаютсяпустые клетки(так называемыеNull-значения).Например, таблицаЗНАКОМЫЕ можетвыглядеть так:

Фамилия

Имя

Отчество

Иванов

Петр

(ОтчествоИванова мы незнаем.)

Спрашивается, как должнатакая БД отвечатьна запрос “Верноли, что у ПетраИванова отчество– Сергеевич?”Ясно, что ниДА, ни НЕТ тутне подходит.Необходимоввести третьезначение.

Надосказать, чтопопытки ввестив БД Null-значенияи трехзначнуюлогику многимавторам представляютсянеуместными.Вот что говоритпо этому поводуизвестныйспециалиств области БДК.Дейт в своейпоследнеймонографии.“Авторданной книгиразделяетмнение многихдругих авторово том, что null-значенияи трехзначнаялогика являютсяошибочнымипонятиями иим нет местав число формальныхсистемах, подобныхреляционноймодели.”([4], стр. 544).

Нанаш взгляд, забивать школьникуголову трехзначнойлогикой иNull-значениямипри изученииAccessне стоит. ДайБог ему разобратьсяс обычной, двузначнойлогикой.

Мырекомендуемограничитьсяслучаем, когдатаблицы неимеют пустыхклеток. Можнодаже установитьзначение ДАпараметраСвойстваполя/Обязательноеполе. В этомслучае Accessбудет сам следить, чтобы все клеткибыли заполнены.Тогда пользовательгарантированото всех неприятностей, связанных сNull-значениями.

Замечание4.Обычно логикуопределяюткак науку оправильныхрассуждениях([1, 3, 5, 9]). На наш взгляд, это не совсемверно. В вычислительнойнауке и, в особенности, в теории базданных на первыйплан выходитдругой аспект.Здесь логикаиспользуетсякак формальнаямодель естественногоязыка. На это, конечно, можно возразить, что язык и мышлениетесно связаны.Но ведь мышлениеотнюдь не сводитсяк дедуктивным(т.е. основаннымна доказательствах)методам.

Пустьлогическоевыражение Хне содержитатрибутов, кроме х1, х2, …, хк. Придав этиматрибутамнекоторыезначения, мы, тем самым, придаемчисловые значениявсем арифметическимвыражениям, входящим в Х.Выполнивсоответствующиесравнения, мыузнаем значениявсех атомов, входящих в Х.Далее, с помощьютаблиц истинности, мы можем вычислитьи значениевыражения Х.

Теперьпусть у насесть кортежК с атрибутамих1, х2, …, хк. Онсопоставляеткаждому из этихатрибутовнекотороечисло. Следовательно, он обращаетвыражение Хлибо в ИСТИНУ, либо в ЛОЖЬ.

Итак, мы доказалиследующееутверждение.

Теорема1.Пусть Х логическоевыражение, несодержащееатрибутов, кроме х1, х2, …, хк, а К — кортеж сатрибутамих1, х2, …, хк. Тогдавыражение Хлибо истинно, либо ложно.

Впервом случаемы говорим, чтовыражение ХИСТИННО накортеже К, а вовтором – чтооно ЛОЖНО.

Такимобразом, логическоевыражение можнотрактоватькак функцию, перерабатывающуюкортеж в одноиз двух значенийИСТИНА илиЛОЖЬ.

Т/>
еорема1 позволяетиспользоватьлогическиевыражения вкачестве фильтров.Каждое такоевыражение будетвыбирать изтаблицы текортежи, накоторых оноистинно.

Т> (меньше)или >    продолжение
--PAGE_BREAK--

Какзадать фильтр?

Теперьпереходим кпроцедурнойчасти. Чтобыпосмотретьфильтр (еслион есть), нужнооткрыть соответствующуютаблицу в режимеконструктораи выполнитькоманду “Свойства”меню Вид иликонтекстногоменю. Откроетсяокно “Свойстватаблицы”, вкотором естьстрока “Фильтр”.

/>

Установивкурсор в полеФильтр, вы можетераспахнутьего с помощьюкомбинацииShift+F2.

Е/>
слифильтра ещенет, то вы можетесоздать егопрямо в этомокне. Там жеможно и корректироватьего.

 Однако, это не единственныйспособ заданияфильтра. Выможете воспользоватьсятакже специальнымокном “Фильтр”, вызываемымкомандой ЗаписиФильтрРасширенныйфильтр.

/>

/>

Вокне “Фильтр”находится бланкQBE.

/>

Окнофильтра состоитиз двух частей.В верхней частинаходится схемаотношения(прямоугольник, содержащийимя таблицыи переченьатрибутов). Внижней частинаходится бланкзапроса QBE.Он содержитстроку ПОЛЕ, в которой указываютсяатрибуты, покоторым идетфильтрация, либосортировка.Ниже располагаетсястрока СОРТИРОВКА, в которой длянекоторыхатрибутовуказываетсяпорядок сортировки(по убыванию, или по возрастанию).Еще ниже располагаетсястрока УСЛОВИЕОТБОРА и строкиИЛИ (из них обычновидна толькоодна).

Нанаш взгляд, сортировкустоит объяснятьотдельно, и мыпока не будемее рассматривать.Отметим также, что сортировканескольковыходит зарамки классическойреляционноймодели, посколькутам отношениемыслится какмножество (т.е.неупорядоченныйнабор) кортежей.Впрочем, тот, кто прилежноизучал информатику, знает, что любаяхорошая модельпроще, чемсоответствующаяреальность.

Этотбланк удобноприменять, еслифильтр имеетнекоторыйспециальныйвид, о котороммы сейчас поговорим.Это так называемаядизъюнктивнаянормальнаяформа (сокращенно– ДНФ). Она заслуживаетвнимание нетолько в связис изучениемAccess, и поэтом мыуделим ей особоевнимание.

Вотпримеры выраженийв ДНФ (мы будемдля краткостиназывать ихДНФ-выражениями).

(Вес= 2 ANDNOT(Высота >3) ANDШирина 5 ANDNOT(Ширина 4 ANDВысота >6 ANDШирина

(Возраст>80 ANDNOT(Зарплата 80) ANDЗарплата

Авот примерывыражений нев ДНФ.

NOT((Возраст >80 ANDNOT(Зарплата 80) ANDЗарплата

(Возраст>80 ORNOT(Зарплата 80) ANDЗарплата

ФормальноДНФ- выраженияопределяютсятак.

Определение3. AND-выражениемназовем всякоелогическоевыражение вида(Х1 ANDХ2 AND… ANDХк), где Х1, Х2, …, Хк – либо атомы, либо их отрицания.ДНФ-выражениемназовем всякуюдизъюнкциюAND-выражений.

Напомним, что у нас всеатомы имеютвид хТ, где где х –атрибут, Т –арифметическоевыражение, а- один из символовсравнения.Поэтому всякоеДНФ-выражениеимеет вид

(11 х1 11 Т11 AND12 х2 12 Т12 AND…) OR

(21 х1 21 Т21 AND 22 х2 22 Т22 AND …) OR…

гдегде хi– атрибуты, Тij– арифметическиевыражения, аij- символы сравнения.

Набланке QBEэтот фильтрбудет выглядетьтак.

Поле

х1

х2

…

Условие отбора

 11  11 Т11

 12  12 Т12

…

Или

 21  21 Т21

 22  22 Т22

…
… … …

Например, фильтр

(Вес= 2 AND NOT (Высота >3) ANDШирина 5 AND NOT(Ширина 4 AND Высота >6 AND Ширина

набланке QBEбудет выглядетьтак.

Поле

Вес

Высота

Ширина

Условие отбора

= 2

NOT >3

Или

= 3

>5

NOT

>4

>6

Кстати, отметим, чтознак равенствана бланке QBEможно опускать.

Конечно, приведенноевыше описаниезаписи фильтрана бланке QBEнесколькогромоздко, и, возможно, будетпонятно некаждому школьнику.Но все же, мысчитаем, чтоего надо привести.Мы считаем, чтокаждый школьник(а тем более –учитель) имеетправо знатьточное определение, поэтому онодолжно присутствоватьв учебнике.

Длясравнения можнопривести изложениетого же материалав учебникеШафрина. Говоряо запросах, онтак поясняетбланк QBE.“Условныевыражения, набранные вразных столбцахстроки Условиеотбора…по умолчаниюсоединяютсямежду собойзнаком AND.Например, еслисоседние столбцыимеют именаБалл и Код, ивы набираетев них =5 и 18, то тем самымвы сформулировалилогическоевыражение Балл=5 ANDКод18.

Условныевыражения, набранные всоседних строкаходного и тогоже столбца, соединяютсямежду собойзнаком OR.Например, еслистолбец имеетимя Балл и набралив строке Условиеотбора: =8, а в строке Или:=12, то тем самымвы сформулировалилогическоевыражение Балл=5 ORБалл=12.” (Ш, стр. 614).

Это, конечно, верно.Но отсюда нельзяпонять, какзаписать набланке, скажем, выражение Балл=5ORКод18. Мы считаем, что примерыдолжны не заменятьточных определений, а дополнятьих. (Правда, ещераз подчеркнем, что мы не претендуемна формализациюAccessвполномобъеме. Мы предлагаемформальноописать лишьнекоторый егофрагмент).

Итак, бланк QBEориентированна записьДНФ-выражений.Но ведь фильтрымогут задаватьсялюбыми логическимивыражениями, в том числе ине являющимисяДНФ-выражениями! И тут у любознательногоученика можетвозникнутьвопрос: а почемутак сделано? Как быть, еслифильтр не являетсяДНФ-выражением? Это что, недосмотрразработчиков, или тут естькакой-то резон?

Ксожалению,“пользовательская”информатика(видимо вследза разработчикамипрограммногопродукта), оченьне любит отвечатьна подобныевопросы. А зря.Мы считаем, чтошкольная информатикадолжна не толькоотвечать наэти вопросы, но и стимулироватьих появлениеу учащихся.

Оказывается, резон есть.Дело в том, чтовсякое логическоевыражениеэквивалентнонекоторомуДНФ-выражению.И мы это сейчасдокажем. А заоднодадим и алгоритмсведенияпроизвольногологическоговыражения кДНФ-выраженнию.

Сведениепроизвольногологическоговыражения кДНФ-выраженнию.

Определение4.Пусть Х и У –логическиевыражения содинаковыминаборами атомов.Скажем, что Хи У равносильны, если они принимаютодинаковыезначения длялюбого наборазначений входящихв них атомов.

Символическиэквивалентностьвыражений Хи У обозначаетсякак ХУ.

Лемма1.Пусть Х и У –произвольныелогическиевыражения.ТогдаNOT(ХOR У)(NOT Х)AND (NOT У)

Доказательство.Мы только чтопостроилитаблицу истинностидля NOT(ХORУ). Постройтетакую же таблицудля (NOTХ) AND(NOTУ) и сравнитеобе таблицы.

Лемма2.Пусть Х и У –произвольныелогическиевыражения.ТогдаNOT(Х AND У) (NOT Х) OR (NOT У).

Доказательство: аналогичнодоказательствулеммы1.

Лемма3.Пусть Х, У и Z–произвольныелогическиевыражения.Тогда Х AND(У ORZ)(Х ANDУ) OR(Х ANDZ).

Доказательство: постройтетаблицы истинностидля обоих выражений.

Теорема2. ВсякоелогическоевыражениеэквивалентнонекоторомуДНФ-выражению.

Эскиздоказательства.Идея доказательстваочень проста.Сначала мы спомощью лемм1 и 2 загоняемвсе NOTвнутрь ANDи OR, а потом, с помощьюлеммы 3 – всеANDвнутрь OR.Формальноеописание этойпроцедурыдовольно громоздко, и поэтому мыограничимсяпримером. ПустьХ, У и Z–произвольныеатомы. ТогдаХ AND NOT(У AND Z) Х AND (NOT У OR NOT Z) (Х AND NOT У) OR (Х AND NOT Z).

Заключение.

Итак, мы убедились, что фильтр –это простологическоевыражение, афильтрование– выбор кортежей, на которых этовыражениеистинно. Фильтрзаписываетсяна бланке QBE.Этот бланкприспособлендля записиДНФ-выражений.Такой выборне случаен: любое логическоевыражениеэквивалентнонекоторомуДНФ-выражению.Таковы, на нашвзгляд, основныеидеи, лежащиев основе реализациифильтра в Access.

Отметим, кстати, что вAccessсуществуютеще и другиеконструкции, идейно оченьблизкие к фильтру, но оформленные, порою, совершеннопо-другому. Вчастности, этоЗАПРОСЫ НАУДАЛЕНИЕ (см.[6]), а также УСЛОВИЯНА ЗНАЧЕНИЕ, задаваемыелибо в СВОЙСТВАХТАБЛИЦЫ, либов СВОЙСТВАХПОЛЯ. Соотношениефильтра, условияна значениеи ЗАПРОСА НАУДАЛЕНИЯ можнопояснить так.Каждое из нихзадается логическимвыражением, которое мыбудем называть“законом”.ФИЛЬТР позволяетскрыть все“незаконные”кортежи, УСЛОВИЯНА ЗНАЧЕНИЕ– не допуститьпоявления втаблице “незаконных”кортежей, аЗАПРОС НА УДАЛЕНИЯ– удалить все“незаконные”кортежиизтаблицы.

.Общие сведения

Microsoft Excel — табличныйпроцессор, программа длясоздания иобработкиэлектронныхтаблиц (Электроннаятаблица — таблица, используемаядля размещенияв ячейках данныхдля последующейобработки спомощью формул, описывающихзависимостимежду значениямиэтих ячеек).

Microsoft Excelпозволяетработать стаблицами вдвух режимах:
— обычный — наиболее удобныйдля выполнениябольшинстваопераций.
— разметкастраниц — удобен дляокончательногоформатированиятаблицы передраспечаткой.Границы междустраницамив этом режимеотображаютсясиними пунктирнымилиниями. Границытаблицы — сплошнойсиней линией, перетягиваякоторую, можноизменять размерытаблицы.
Дляперехода междурежимами Обычныйи Разметкастранициспользуютсясоответствующиепункты менюВид.

Рабочаякнига, ячейки

ФайлMicrosoftExcelназываетсярабочейкнигой. Рабочаякнигасостоит израбочихлистов,имена которых(Лист1,Лист2,…) выведены наярлыках в нижнейчасти окнарабочей книги(рис.2). Щелкаяпо ярлыкам, можно переходитьот листа к листувнутри рабочейкниги. Дляпрокручиванияярлыков используютсякнопки слеваот горизонтальнойкоординатнойлинейки:

Рабочийлист представляетсобой таблицу, состоящую из256 столбцов и65536 строк. Столбцыименуютсялатинскимибуквами, а строки– цифрами.

Каждаяячейка (Ячейка— минимальныйэлемент электроннойтаблицы, надкоторым можновыполнять теили иные операции.) таблицыимеет адрес, который состоитиз имени строкии имени столбца.Например, еслиячейка находитсяв столбце Fи строке 7, то она имеетадрес F7.Диапазонячеек — две или болееячеек листа.Ячейки диапазонамогут быть каксмежными, таки несмежными.

Форматированиестрок, столбцови ячеекДляизмененияширины столбцаперемещайтеправую границузаголовкастолбца до техпор, пока егоширина не достигнетнеобходимогоразмера. Отображаемаяширина столбцаговорит о среднемчисле символов0-9 стандартногошрифта, помещающихсяв ячейке.
Чтобыизменить ширинустолбца вручную, выделите столбец, выберите командуСтолбецв меню Формат, затем — командуШиринаи введите необходимуюширину.
Чтобыстолбцы имелиодинаковуюширину, выделитеячейку в одномиз столбцов, нажмите кнопкуКопироватьна панелиинструментовСтандартнаяи затем выделитестолбец, ширинакоторого изменяется.В меню Правкавыберите командуСпециальнаявставкаи затем выберитеШириныстолбцов.Д/>
/>
ляизменениявысоты строкиперемещайтес помощью мышинижнюю границузаголовкастроки до техпор, пока высотастроки не достигнетнеобходимогоразмера.
Чтобыподобратьвысоту строкив соответствиис содержимым, поместитеуказатель нанижнюю границузаголовка идважды нажмитекнопку мыши.
Чтобыизменить высотунесколькихстрок, выделитестроки, которыенеобходимоизменить, азатем переместитенижнюю границузаголовкастроки. Чтобыизменить высотувсех строк налисте, нажмитекнопку Выделитьвсе, а затем переместитенижнюю границузаголовка любойстроки./>
Управлениеотображениемстрок и столбцов

Дляскрытия строкиили столбцапроделайтеследующиедействия:

выберите строки или столбцы, которые нужно скрыть;

в меню Формат установите указатель на пункт Строка или Столбец и выберите команду Скрыть.

Дляотображенияскрытых строквыделите ячейкив строках нади под скрытымистроками. Чтобывывести наэкран скрытыестолбцы, выделитеячейки в столбцахслева и справаот скрытыхстолбцов. Вменю Форматустановитеуказатель напункт Строкаили Столбеци выберитекоманду Показать.
Если перваястрока илистолбец листаявляются скрытыми, выберите командуПерейтив меню Правка.В поле Ссылкавведите A1и нажмите кнопкуOK.Установитеуказатель напункт Строкаили Столбецв меню Формати выберитекоманду Показать.

Форматыячеек

Чтобыизменить форматячейки илидиапазона ячееквыделите их, затем нажмитеправую кнопкумыши, в открывшемсяменю выберитепункт “Форматячеек”. Существуетмножествоформатов ячеек, также можносоздавать свои, используявстроенныйв Excelязык форматовячеек.

Длякопированияформатов однихячеек на другиепроделайтеследующиедействия:

выделите ячейку или диапазон ячеек, формат которых необходимо скопировать;

на панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Формат по образцу;

выделите ячейку или диапазон ячеек, в который необходимо скопировать формат.

Форматированиеячеек

Дляотображениянесколькихстрок текставнутри ячейкипроделайтеследующиедействия:

выделите ячейки, формат которых необходимо изменить;

в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем откройте вкладку Выравнивание;

в поле Отображение установите флажок переносить по словам.

Дляначала новойстроки текстас определенногоместа на панелиформул (рис1)(или в ячейке, если редактированиепроизводитсяв ячейке) выберитеместо, где строкадолжна прерваться, а затем нажмитеклавиши ALT+ENTER.

Дляиспользованиярамок в ячейкахпроделайтеследующиедействия:

выделите ячейки, в которые необходимо добавить рамку;

чтобы использовать последний выбранный цвет, нажмите кнопку Границы на панели инструментов Форматирование;

для использования другого типа рамки нажмите стрелку рядом с кнопкой Границы и выберите требуемый тип рамки.

Длязатенения фонаячеек цветомпроделайтеследующиедействия:

выделите ячейки, которые необходимо затенить;

чтобы использовать последний выбранный цвет, выберите мышью элемент Цвет заливки на панели инструментов Форматирование;

для использования другого цвета нажмите стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки, а затем выберите необходимый цвет.

Длязатенения ячеекузором проделайтеследующиедействия:

выделите ячейки, которые необходимо затенить;

в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Вид;

для использования цвета фона с узором выберите необходимый цвет в поле Заливка ячеек;

нажмите стрелку рядом с полем Узор, а затем выберите необходимый узор и цвет.

Дляудаления границпроделайтеследующиедействия:

выделите ячейки, границы которых требуется удалить;

на панели инструментов Форматирование щелкните стрелку рядом с кнопкой Границы и нажмите на открывшейся панели кнопку./>

Дляудаления затененияпроделайтеследующиедействия:

выделите ячейки, для которых необходимо удалить затенение;

на панели инструментов Форматирование, щелкните стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки, и выберите Нет заливки.

Объединениеячеек

Вобъединеннуюячейку MicrosoftExcel помещаеттолько данныеверхнего левогоугла из выделенногодиапазона. Длявключения вобъединеннуюячейку всехданных диапазонаскопируйтевсе данные вверхнюю левуюячейку внутридиапазона.
Проделайтеследующиедействия:

выделите ячейки, которые необходимо объединить;

для объединения ячеек и выравнивания по центру содержимого ячеек нажмите кнопку Объединить и поместить в центре />на панели инструментов Форматирование;

чтобы объединить все выделенные ячейки в строке или столбце, в меню Формат выберите команду Ячейки, затем перейдите к вкладке Выравнивание и установите флажок объединение ячеек.

Дляразбивки объединеннойячейки на несколькоячеек проделайтеслеующие действия:

выберите объединенную ячейку;

в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем откройте вкладку Выравнивание;

cнимите флажок объединение ячеек.

Вячейках, в которыхпо умолчаниюустановленобщий формат, текст выровненпо левому краю, а числа, даты, время — по правому.При изменениивыравниваниятип данных неменяется. Дляцентрированияданных иливыравниванияпо левому илиправому краюпроделайтеследующиедействия:

выделите ячейки, формат которых необходимо изменить;

нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов Форматирование (По левому краю, По центру, По правому краю ).

Дляцентрированиятекста, занимающегонесколькостолбцов, например, названия столбцов, в строке выделенныеячейки можнообъединить, и центрироватьтекст в полученнойобъеденнойячейке.
Длявосстановлениявыравнивания, установленногопо умолчанию, выделите ячейки, в меню Форматвыберите командуЯчейки, а затем перейдитек вкладкеВыравнивание.В поле Горизонтальноеустановитефлажок Обычное.

Длясдвига текстаот левого краяячейки проделайтеследующиедействия:

выделите ячейки, содержащие текст, который необходимо сдвинуть;

на панели инструментов Форматирование выберите кнопку Увеличить отступ;

для уменьшения сдвига или его отмены нажмите кнопку Уменьшить отступ.

Длявращения текстав ячейке проделайтеследующиедействия:

выделите ячейки, внутри которых необходимо перевернуть текст;

в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Выравнивание;

в поле Ориентация выберите градус поворота либо переместите индикатор на необходимый угол;

для отображения текста вертикально сверху вниз в поле Ориентация выберите поле с вертикальным Текстом.

Длявыравниванияданных наверху, в центре и внизуячейкипроделайтеследующиедействия:

выделите ячейки, формат которых необходимо изменить;

в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Выравнивание;

в поле Вертикальное выберите необходимый параметр.

Вобъединеннойячейке текстможно выровнятьпри помощикнопок Полевому краю, Поцентруили Поправому краюна панелиинструментовФорматирование.Для внесениядругих измененийв форматированиетекста, включаявыравниваниепо вертикали, используйтепараметрывкладки Выравнивание(команда Ячейкив меню Формат)./>
Выделениеэлементовтаблицы

Однаиз ячеек таблицывсегда являетсяактивной.Активная ячейкавыделяетсярамкой. Чтобысделать ячейкуактивной, необходимоклавишамиуправлениякурсором подвестирамку к этойячейке илищелкнуть в неймышью.

Длявыделениянесколькихсмежных ячеекнеобходимоустановитьуказатель мышив одну из ячеек, нажать левуюкнопку мышии, не отпускаяее, растянутьвыделение навсю область.Для выделениянесколькихнесмежных группячеек следуетвыделить однугруппу, нажатьклавишу Ctrlи, не отпускаяее, выделитьдругие ячейки.

Чтобывыделить целыйстолбец илистроку таблицы, необходимощелкнуть мышьюна его имени.Для выделениянесколькихстолбцов илистрок следуетщелкнуть наимени первогостолбца илистроки и растянутьвыделение навсю область.

Длявыделениянесколькихлистов необходимонажать клавишуCtrlи, не отпускаяее, щелкать наярлыках листов.

/>

Рис.1

Заполнениеячеек

Дляввода данныхв ячейку необходимосделать ееактивной иввести данныес клавиатуры.Данные появятсяв ячейке и встроке редактирования(рис.8). Для завершенияввода следуетнажать Enterили одну изклавиш управлениякурсором. Процессввода данныхзакончитсяи активнойстанет соседняяячейка.

Чтобыотредактироватьданные в ячейке, необходимо:

сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть в ячейке мышью;

в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором;

отредактировать данные;

выйти из режима редактирования клавишей Enter.

Передвыполнениемлюбой командыMicrosoftExcelследует завершитьработу с ячейкой, т. е. выйти изрежима вводаили редактирования.

Формулыв Excel, формат ячеек.

Возможностьиспользованияформул (Формула— cовокупностьзначений, ссылокна другие ячейки, именованныхобъектов, функцийи операторов, позволяющаяполучить новоезначение. Формулыв Excel всегда начинаютсясо знака равенства(=).) ифункций являетсяодним из важнейшихсвойств программыобработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяетпроводитьстатистическийанализ числовыхзначений втаблице.

Текстформулы, котораявводится вячейку таблицы, должен начинатьсясо знака равенства(=), чтобы программаExcel могла отличить формулу от текста. Послезнака равенствав ячейку записываетсяматематическоевыражение, содержащее аргументы, арифметическиеоперации ифункции.

Вкачества аргументовв формуле обычноиспользуютсячисла и адресаячеек. Дляобозначенияарифметическихопераций могутиспользоватьсяследующиесимволы: + (сложение);- (вычитание);* (умножение);/ (деление).

Формуламожет содержать ссылки на ячейки, которыерасположенына другом рабочемлисте или дажев таблице другогофайла. Однаждывведеннаяформула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогаетпользователюнайти ошибкуили неправильную ссылку в большойтаблице.

Кромеэтого, программа Excel позволяет работать сосложными формулами, содержащими несколько операций. Длянаглядностиможно включитьтекстовый режим, тогда программаExcel будет выводитьв ячейку нерезультатвычисленияформулы, а собственноформулу.

Вводформул.

ПрограммаExcel интерпретируетвводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовоезначение(выравниваетсяпо правомукраю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическоевыражение, которому долженпредшествоватьзнак равенства(=).

Предположим, что в ячейкеА1 таблицы находитсячисло 100, а в ячейкеВ1 — число 20. Чтобы разделить первое число на второе ирезультатпоместить вячейку С1, в ячейкуС1 следует ввестисоответствующуюформулу (=А1/В1)и нажать [Enter].

Вводформул можно существенно упростить, используямаленький трюк. После вводазнака равенства следует простощелкнуть мышьюпо первой ячейке, затем ввестиоперацию деленияи щелкнуть повторой ячейке.

Сложныеформулы.

Сложнаяформула – этота, котораясодержит 2 иболее действий(см примерПрайс1.xls.)

Редактированиеформул.

Чтобыначать редактировать содержимое ячейки, нужносначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режимредактирования, нажав клавишу[F2] или выполнивдвойной щелчокмышью. В режимередактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографическогоменю) активизируетсянаборная строка, в которой виднасама формула, а не результатее вычисления.

Операторы

Всематематическиефункции описываются в программах с помощьюспециальныхсимволов, называемых операторами.Полный списокоператоровдан в таблице.

Оператор Функция Пример

Арифметическиеоператоры

— 10 -

+ сложение =A1+1

— вычитание =4-С4

* умножение =A3*X123

/ деление =D3/Q6

% процент =10%

Операторысвязи

: диапазон =СУММ(A1:C10)

; объединение =СУММ(A1;A2;A6)

Текстовыйоператор соединения

& соединениетекстов

Текстовыйоператор соединенияпреднозначендля того, чтобы при созданииобразца документане вносить, например, каждыйраз вручную, даты — программасама будетобращатьсяк ячейке, в которойпроставилидату.

Абсолютнаяи относительнаяадресация

Каждаяячейка имеетуникальноеимя (идентификатор), которое составляетсяиз номеровстолбца и строки, на пересечениикоторых располагаетсяячейка. Нумерациястолбцов обычноосуществляетсяс помощью латинскихбукв (посколькуих всего 26, астолбцов значительнобольше, то далееидёт такаянумерация —AA,AB,..., AZ,BA,BB,BC,...), а строк — с помощьюдесятичныхчисел, начинаяс единицы. Такимобразом, возможныимена (или адреса)ячеек B2,C265,AD11и т.д.

Вформулах приобращении кячейкам используетсядва способаадресации–абсолютная(Абсолютнаяссылка — часть формулы, являющаясяадресом ячейки, и ссылающаясяна данную ячейкунезависимо от местоположенияячейки с формулой.Примерамиабсолютныхссылок на ячейкиявляются: $A$1,$B$1.Возможны исмешанныессылки на ячейки.Абсолютныессылки на строкизадаются какA$1,B$1.Абсолютныессылки на столбцызадаются как$A1,$B1.В отличие ототносительныхссылок абсолютныессылки не обновляютсяавтоматическипри копированииформул в другиестроки и столбцы.) и относительнаяадресации.
Прииспользованииотносительнойадресации(Относительнаяссылка — cсылкана ячейку вформуле, напримерA1, которая обновляетсяавтоматическипри копированииформулы в другуюячейку илидиапазон ячеек.После копированияи вставки формулывзаимное расположениессылаемойячейки и формулысохраняетсяпрежним. Например, если в ячейкеA3записана формула«=A1+A2», после копированияее в ячейку B3, эта формулапримет вид«=B1+B2».)копирование, перемещениеформулы, вставка илиудаление строки(столбца) сизменениемместоположенияформулыприводят кперестраиваниюформулы относительноеё новогоместоположения.В силу этогосохраняетсяправильностьрасчётов прилюбых указанныхвыше действияминад ячейкамисформулами.
Внекоторых жеслучаях необходимо, чтобы при измененииместоположенияформулы адресячейки(или ячеек), используемойв формуле, не изменялся.В таких случаяхиспользуетсяабсолютнаяадресация.

Примеры

Примеротносительнойадресации: еслив ячейке I3записана формула«=СУММ(H3;H4;I4)», после копированияее в ячейку N4, эта формулапримет вид«=СУММ(M4;M5;N5)».

Примерыабсолютнойадресации(в MicrosoftExcel):$A$10;$B$5:$D$12;$M10;K$12(в предпоследнемпримере фиксировантолько столбец, а строка можетизменяться, в последнем— фиксированастрока, столбецможет изменяться).

Применениеформул, работус ячейками, использованиеразных форматовячеек на практике, также продемонстрируемна примере.

Примерна дискете:примерПрайс 1.xls

Встолбце Сприведеннойтаблицы указановремя (в часах), затраченноена выполнениеработы, в столбце D — стоимостьодного часа работы, а в столбце Е — промежуточнаясумма, которуюнадо заплатитьза эту работу.

Умножьтевремя/ч на ценуза час, чтобыполучитьпромежуточныесуммы за

1)Настройкуклавиатуры.

2)Обслуживаниемашин.

3)Настройкуформуляров.

Поместите их в ячейки

1)E2:C2*D2(формат ячейкиD2– денежный, C2– собственный#«ч „)

2)E3:C3*D3(формат ячейкиD3– денежный, C3- собственный#“ч „)

3)E4:C4*D4(формат ячейкиD4– денежный, C4- собственный#“ч „)

соответственно.

В ячейке Е8 (форматячейки – денежный) нужно вычислить общую стоимость всех работ, не учитываяНДС. Для этоготуда надо записатьследующую формулу: =Е2+Е3+Е4. Полученную сумму умножьтена НДС (ячейкаD9, формат ячейки- процентный), чтобы вычислитьналог на добавленнуюстоимость, азатем прибавьтек полученномупроизведениюобщую суммубез НДС, чтобывычислить суммус НДС, поместитерезультат вячейку E9:D9*E8+E8.Строки, столбцы, ячейки отформатированыв соответствиис главой –Форматированиестрок, столбцови ячеек. СтолбецFи строка 10 – скрыты.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современнуюжизнь представитьбез современнойтехники простоневозможно.

Ни одна фирмане обходитсябез помощикомпьютеров.Хранение данных, написаниедокументов, составлениеграфиков, таблиц, расписаний, создание презентацийво всем в этомнам помогаеткомпьютер, ипомогает успешно.

Мы вкратцерассмотрелипрограммныйпакет MicrosoftOffice, с помощью которогоможно достичьвсего вышеперечисленного, в частностиодни из егопрограмм: Excelи Access.

От того, насколькопрофессиональнобудет выполненаваша работа, будет зависетьуспех вашейфирмы.

7))>4)>100))AND(NOT(Возраст>100))OR(NOT(Возраст>100))OR(NOT(Возраст>7))>4)>