Лекция: ВОПРОС 37.Технология выполнения отдельных операций в текстовом редакторе
Текстовые редакторы – это программы для создания и редактирования текстовых документов. Это письма, статьи, справки, повести или романы и прочая информация, именуемая текстовый документ, текстовый файл или просто текст.
Что такое редактирование текста? Это то, что мы привыкли понимать в обиходном значении этого слова – весь комплекс операций по внутренней (смысловой) и внешней (оформительской) работе над текстом. Каждый текст можно «кроить», т.е. вырезать из него куски, «склеивать» их, вставлять в рабочий материал части из других текстов, менять их местами и пр. Можно изменять расположение текста на странице, формат строк и абзацев, вставлять в текст иллюстрации (рисунки, графики, схемы и пр.).
При описании текстовых процессоров следует выделить две группы программных продуктов этого типа. Первая группа ориентирована на создание документов разной степени сложности с мощными средствами форматирования и включения графики. Типичным представителем этой группы является WinWord. Вторая группа текстовых процессоров (их часто называют текстовыми редакторами) ориентирована для работы с чисто текстовыми файлами, среди которых могут быть тексты программ, написанные на различных языках, конфигурационные файлы, файлы настройки и др. Ярким представителем таких программных продуктов является MultiEdit версий, начиная 5.0. Этот текстовый процессор имеет мощную систему контекстной замены, встроенный язык макрокоманд на уровне Visual Basic, средства поддержки внутренней среды, средства помощи при наборе ключевых слов.
Возможности обычного текстового редактора:
. Набор текста.
. Корректирование набранного текста обычным способом, т.е. изменение букв, слов и т.д.
. Вырезание кусков текста, запоминание их в течении текущего сеанса работы, а также в виде отдельных файлов.
. Вставка кусков в нужное место текста.
. Нахождение в тексте нужных слов или предложений.
. Замена слов одно на другое частично или полностью по всему тексту.
. Форматирование текста, т.е. придание ему определенного вида по следующим параметрам: ширина текстовой колонки, абзац, поля с обеих сторон, верхнее и нижнее поле, расстояние между строками, выравнивание края строк.
. Автоматическая разбивка текста на страницы с заданным числом строк.
. Автоматическая нумерация страниц.
. Автоматический ввод подзаголовков в нижней или верхней части страницы.
. Выделение части текста жирным, наклонным или подчеркнутым шрифтом.
. Переключение программы для работы с другим алфавитом.
. Табуляция строк, т.е. создание постоянных интервалов для представления текста в виде колонок.
Распечатка текста или отдельных его кусков.
Дополнительные возможности мощных редакторов
. Возможность увидеть на экране текст в готовом виде, т.е. таким, каким он будет распечатан принтером.
. Широкий выбор шрифтов.
СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА
Шаблоны
Самый простой способ создания нового документа, это использование шаблонов. Шаблоны представляют собой стандартные заготовки документов определенного типа и используются для облегчения подготовки документов. Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов различного типа: писем, служебных записок, доверенностей, платежных поручений. Составной частью шаблонов являются стили, определяющие внешний вид символов и абзацев. Начиная составлять определенный документ, вы сначала вызываете шаблон этого типа документов, а уже затем заполняете его. Составление документа при этом сводится к заполнению его определенных полей текстом. Один раз сделанный на основе стандартов шаблон может в дальнейшем многократно использоваться для создания документов определенного вида.
Некоторые текстовые процессоры (например, WinWord) хранят в шаблонах не только информацию, нужную для создания нового документа, но также и некоторые элементы Среды: состав панелей инструментов и меню, набор макросов, коэффициент масштабирования при отображении документа и т.п. Любопытно, что документ, созданный в WinWord, может быть собственным шаблоном. В развитых текстовых процессорах существует целый ряд инструментов, способствующих автоматизации создания шаблонов. Среди них важнейшими являются поля подстановки и макросы. Использование полей подстановки дает возможность вставлять в шаблон документа новые поля, предназначенные для дальнейшего их заполнения пользователем.
Открытие документа
Для того чтобы отредактировать уже существующий документ, которого пока нет на экране, надо сначала открыть его, т.е. вызвать с диска. При этом открываемый документ не исчезает с диска, просто его копия переносится в память компьютера. Как только документ открыт, его можно редактировать, распечатывать или просто читать.
Режим вставки и замены символов
Текстовый процессор всегда находится в одном из двух режимов — вставка или замена. Для их переключения обычно используется клавиша. В режиме вставки вводимый с клавиатуры текст отодвигает направо текст документа» стоящий правее курсора, не разрушая его. В режиме замены вместо символа, стоящего над курсором (или правее его), вводится новый символ с клавиатуры. Режим вставки разрушает существующий текст документа.
Когда текст вводится впервые, удобнее пользоваться режимом вставки, а также при редактировании текста, когда добавляется в текст символ, слово или предложение. Если же вы хотите заменить один символ другим, то используйте режим замены.
Режим вставки — метод добавления текста в документ, при котором существующий текст сдвигается вправо, освобождая место вводимому тексту.
Режим замены — метод добавления текста в документ, при котором символ, стоящий над курсором, заменяется вводимым с клавиатуры.
Копирование, перемещение и удаление текста
Удаление текста
В современных текстовых процессорах возможно удалить символ, слово, строку, фрагмент текста (строчный или блочный).
При этом удаление последнего введенного символа (т.е. символа, стоящего левее курсора) осуществляется при помощи клавиши, а символа, следующего за курсором, — при помощи клавиши .
Удалению слова, строки, предложения или любого другого фрагмента текста предшествует предварительное выделение соответствующего элемента текста, а затем применение либо клавиши, либо операции удаления. Место, занимаемое удаленным элементом текста, автоматически заполняется размещенным после него текстом.
Удаленный фрагмент текста помещается в буфер промежуточного хранения, так же как в операции перемещения. При необходимости его можно восстановить, если туда не произведена новая запись очередной операции копирования, перемещения, удаления. Новый фрагмент текста заменяет предыдущий.
Операция откатки
Во многих программных средствах, в том числе и в текстовом процессоре, предусмотрена операция откатки. Для реализации этой операции текстовый процессор фиксирует последовательность действий по изменению текста в виде последовательных шагов. Специальной командой откатки (Undo) пользователь может вернуть документ к состоянию, которое было несколько шагов назад, т.е. «откатиться». Глубина возможной откатки зависит от Среды. мощности используемого компьютера и других причин. Наряду с командой откатки существует команда отмены откатки (Redo).
РЕДАКТИРОВАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА
Суть форматирования
Суть форматирования заключается в способности текстового процессора изменять оформление документа на странице, а именно:
. изменять границы рабочего поля, определяя поля сверху, снизу, слева, справа;
. устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове;
. выравнивать текст — центрировать, прижимать к левой или правой границе
. равномерно распределять слова в строке;
. использовать разные шрифты и т. п.
Форматирование текста
При редактировании документа изменяется его содержимое, а, форматируя документ, изменяется его внешний вид. В текстовых редакторах различают форматирование символов и форматирование абзацев.
ВОПРОС 38. Электронные таблицы Microsoft Excel. Общие сведения об электронных таблицах (интерфейс, возможности, назначение, средства для автоматизации обработки информации).
Первая программа электронных таблиц была создана в 1979 году с целью ускорения «скучных» вычислений экономического характера, которые проводились с помощью бухгалтерской книги. Программа быстро стала популярной и востребованной, так как много людей занималось этой или подобной ей работой. Известно достаточно много программ такого типа (VisiCalc, SuperCalc, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, OpenOffice.org Calc и др.). Наиболее востребованной и популярной в настоящее время является Microsoft Office Excel. Считается, что среди офисных программ она занимает второе место по применению (естественно, после Office Word), а в последнее время не менее 90% пользователей ПК работают или выполняют какие-либо задания в Excel.
Программы электронных таблиц с каждым годом получали все новые возможности и средства работы, а также способы анализа данных, вследствие чего их стали называть табличными процессорами. Особенностью табличных процессоров (в том числе и программы Excel) является то, что данные, с которыми в них работают, представляются в том виде, который привычен и удобен для обычного человека, пользователя персонального компьютера.
Применение этих программ оправдано, когда:
данные (в виде текста, чисел, дат и времени, процентов, валюты и др.), удобно располагать в виде таблиц (см. рис. выше), то есть в строках и столбцах;
данные связаны логически или с помощью формул;
требуется использовать математическую обработку данных или вычисления на их основе;
данные могут периодически обновляться или дополняться
на основе данных или результатов вычислений предполагается подготовка однотипных печатных документов;
данные следует анализировать, например, путем, вычисления итоговых значений, подбора параметров, построения сводных таблиц или каким-либо иным способом.
В круг задач, которые решаются с помощью табличных процессоров, можно причислить подготовку ведомостей, накладных, платежных поручений, отчетов, проектов и др. Эти программы можно использовать для научных расчетов, создания и ведения небольших баз данных, изготовления компьютерных игр и др. С помощью программы электронных таблиц удобно строить графики и диаграммы (см. рис. справа).
Документом программы Excel является файл с расширением XLS (XLSX для версии 2007), который по умолчанию называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов (непосредственно электронных таблиц), которые организованы в виде вкладок. Ярлыки вкладок, с помощью которых производится их «переключение», находятся снизу. На каждом этапе работы Excel предосталяет пользователю удобные средства (которыми грех не воспользоваться!). Ниже рассмотрены основные из них.
ВОПРОС 39. Использование электронных таблиц Microsoft Excel для обработки экономической информации. Технология выполнения отдельных операций (сортировка, построение сводных таблиц, фильтрация, вычисление промежуточных итогов, создание формул, использование встроенных функций).
Использование формул, функций и диаграмм в Ехсеl
Формулы
Формулы — это выражение, начинающееся со знака равенства и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам арифметических операций, которые используются в Ехсеl относятся: сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.
Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:
· возведение в степень и выражения в скобках;
· умножение и деление;
· сложение и вычитание.
Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.
Для внесения изменений в формулу щелкните мышью на строке формул или клавишу F2. Затем внесите изменения и нажмите кнопку Ввода в строке формул или клавишу Еntеr. Если вы хотите внести изменения в формулу непосредственно в ячейке, где она записана, то дважды щелкните мышью на ячейке с этой формулой. Для отмены изменений нажмите кнопку Отмена в строке формул или клавишу Еsс.
Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.
Функции Ехсеl
Функции Ехсеl — это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы.
Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет, например, СУММ.
Аргументы функции Ехсеl — задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(А2; А9)», СУММ — это имя функции, а А2 и А9 — ее аргументы.
Эта формула суммирует числа в ячейках А2, и А9. Даже если функция не имеет аргументов, она все равно должна содержать круглые скобки, например функция ПИ(). При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. В функции можно использовать до 30 аргументов.
Представление данных на диаграмме
Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.
Значения оси. Ехсеl создает значения оси на основе указанных данных. В данном случае значения оси изменяются от 0 до 70, что соответствует значениям ячеек диапазона на листе.
Имена категорий. В качестве имен оси категорий Ехсеl использует заголовки столбцов или строк данных. В приведенном примере в качестве имен оси категорий отображаются заголовки строк, соответствующие первому кварталу, второму кварталу и т.д.
Имена рядов данных диаграммы. Ехсеl также использует заголовки столбцов или строк данных в качестве имен рядов данных. Имена рядов отображаются в легенде диаграммы. В приведенном примере в качестве имен рядов выступают заголовки рядов планируемых и фактических значений.
Маркеры данных. Маркеры данных одного цвета представляют один ряд данных. Каждый маркер соответствует одному значению данных листа. В приведенном примере самый правый маркер данных соответствует фактическому значению за четвертый квартал, равному 60.
Подсказки. При остановке указателя над каким-либо элементом диаграммы появляется подсказка с названием элемента. Например, при остановке указателя над легендой появляется подсказка «Легенда».
Создание диаграммы
Чтобы создать диаграмму, необходимо, прежде всего, ввести данные для диаграммы на лист. Затем выделите любые ячейки, которые содержат исходные данные диаграммы. Далее в меню Вставка выберите команду Диаграмма или нажмите кнопку Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. В любом случае Ехсеl выведет на экран первое окно мастера диаграмм. С помощью четырех окон диалога мастер диаграмм соберет всю информацию, необходимую Ехсеl для построения диаграммы.
Кроме того, можно создать диаграмму за один шаг без использования мастера диаграмм. При создании таким способом диаграммы используются стандартные тип и параметры форматирования, которые позже можно изменить.
Основные понятия и требования к спискам
Список представляет собой электронную таблицу с большим объемом взаимосвязанной информации (список товаров на складах или список номеров телефонов и адресов абонентов). Список — это набор строк электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата. Другими словами список — это плоская база данных, а строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных.
При создании списка необходимо выполнить определенные требования:
· Чтобы редактор автоматически распознавал список как базу данных и обрабатывал данные при выполнении команд обработки необходимо на рабочем листе располагать один список;
· Формат шрифта заголовков (подписей) столбцов или имен полей в списках должен отличаться от формата шрифта записей. Обычно шрифту заголовкам столбцов назначается полужирный шрифт, а ячейкам для заголовков присваивается текстовый формат;
· Ячейки под заголовками столбцов необходимо отформатировать в соответствии с данными, которые будут вводиться в эти ячейки (например, установить денежный формат, выбрать выравнивание и т.д.);
· Для обеспечения автоматического форматирования введенных данных в список целесообразно активизировать команду «Расширение форматов и формул». Для этого необходимо установить флажок «Расширять форматы и формулы в диапазонах данных» в окне диалога «Параметры» на вкладке «Правка», которое открывается командой «Параметры» в меню Сервис;
· В списке не должно быть пустых записей (строк) и полей (столбцов), даже для отделения имен полей от записей следует использовать границы ячеек, а не пустые строки.
После выполнения подготовительных работ по созданию списка можно переходить к введению данных в список.
Экономико — математические приложения Ехсеl
К типичным экономико-математическим приложениям Ехсеl относятся:
· структуризация и первичная логическая обработка данных;
· статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование;
· проведение финансово-экономических расчетов;
· решение уравнений и оптимизационных задач.
Структуризация и первичная логическая обработка данных
Списки в Ехсеl являются примером формализованной структуры у исходной информации. Список — это содержащая в рабочем листе Ехсеl таблица, данные в строках которой имеют однородную структуру или данные одного типа. К традиционным задачам первичной или предварительной логической обработки данных относятся сортировка и выборка (фильтрация) по заданному критерию. Статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование
Функции, реализующие статистические методы обработки и анализа данных, в Ехсеl реализованы в виде специальных программных средств — надстройки Пакета анализа, которая входит в поставку Miсrоsоft Оffiсе и может устанавливаться по желанию пользователей. Установка надстройки Пакет анализа осуществляется так же, как и установка других надстроек с помощью команды Сервис/Надстройка. Далее необходимо установить флажок перед пунктом Пакет анализа и нажать ОК.
Одной из важнейших сфер приложения Ехсеl — это осуществление финансовых рачетов. Финансовые вычисления включают в себя всю совокупность методов и расчетов, используемых при принятии управленческих решений (от элементарных арифметических операций до сложных алгоритмов построения многокритериальных моделей, позволяющих получить оптимальные характеристики коммерческих сделок и т.д.).
В Ехсеl реализованы встроенные и дополнительные финансовые функции. Для применения дополнительных функций необходимо установить надстройку Пакет анализа.
По типу решаемых задач все финансовые функции Ехсеl можно разделить на условные группы:
· функции для анализа инвестиционных проектов;
· функции для анализа ценных бумаг;
· функции для расчета амортизационных платежей;
· вспомогательные функции.
Применение функций для финансовых расчетов осуществляется с помощью мастера функций (Вставка/Функция, выбрать категорию Финансовые).