Лекция: Табличный процессор EXCEL. Формульные выражения, их назначение, правила записи и способы ввода. Ссылки, их виды и использование.

Формула — это краткая запись некоторой последовательности действий, приводящих к конкретному результату. Формула может содержать не более 1024 символов. Структуру и порядок элементов в формуле определяет ее синтаксис.

Все формулы в Excel должны начинаться со знака равенства. Без этого знака все введенные символы рассматриваются как текст или число, если они образуют правильное числовое значение.

Формулы содержат вычисляемые элементы и операторы.

По умолчанию вычисление по.формуле осуществляется слева направо, начиная с символа «=». Для изменения порядка вычисления в формуле используются скобки.

В Excel включено 4 вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения, адресные операторы.

Арифметические операторы используются для выполнения основных математических вычислений над числами. Результатом вычисления формул, содержащих арифметические операторы, всегда является число. К арифметическим операторам относятся: +, -, *, /, %, ^.

Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом вычисления формул, содержащих операторы сравнения, являются логические значения Истина или Ложь. К операторам сравнения относятся: =, >, <, >=, <=, <>.

Текстовый оператор & осуществляет объединение последовательностей символов в единую последовательность.

Адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений. К адресным операторам относятся:

• •: — оператор диапазона, который ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно;
• , — оператор объединения, который ссылается на объединение ячеек диапазона. Например, СУММ(В5: В15, С15: С25);
• " " — оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазона. Например, в формуле СУММ(В4: С6 B4:D4) ячейки В4 и С4 являются общими для двух диапазонов. Результатом вычисления формулы будет сумма этих ячеек.

Приоритет выполнения операций:

• операторы ссылок (адресные) «:», «,», « »;
• знаковый минус «-»;
• вычисление процента %;
• арифметические ^, *, /, +, -;
• текстовый оператор &;
• операторы сравнений =, <, >, <=, >=, <>.

Ссылка является идентификатором ячейки или группы ячеек в книге. При создании формул, содержащих ссылки на ячейки, формула связывается с ячейками книги. Значение формулы зависит от содержимого ячеек, на которые указывают ссылки, и оно изменяется при изменении содержимого этих ячеек. С помощью ссылок в формулах можно использовать данные, находящиеся в различных местах листа, или использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги, или в другой книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними. Ссылки на данные других приложений называются удаленными.

В Excel существуют три типа ссылок: относительные, абсолютные, смешанные.

Относительная ссылка указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула, например «на две строки выше». При перемещении формулы относительная ссылка изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула. Например, если в клетке С1 записана формула

=А1+В1, то при копировании ее в клетку С2 формула будет иметь следующие относительные ссылки =А2+В2; при копировании в D1 — =В1+С1.

Абсолютными являются ссылки на ячейки, имеющие фиксированное расположение на листе. Эти ссылки не изменяются при копировании формул. Абсолютная ссылка содержит знак $ перед именем столбца и именем строки.

Смешанные ссылки — это ссылки, являющиеся комбинацией относительных и абсолютных ссылок. Например, фиксированный столбец и относительная строка: $D7.

Ссылки на ячейки других листов книги имеют следующий формат:

<имя раб.листа>! ссылка на ячейку, например,
Лист2! А1: А10.

Если имя рабочего листа содержит пробелы, то оно заключается в одинарные кавычки, например,

'лицевой счет'! А1: А10.

Excel позволяет ссылаться на диапазон ячеек нескольких рабочих листов. Такая ссылка называется объемной. Например, Лист1: Лист5!$А$1:$D$3.

Ссылки на ячейки других книг имеют следующий формат:

[имя книги]<имя листа>! ссылка на ячейку, например:
[книга2]ЛистЗ! Е5: Е15.

25. Табличный процессор EXCEL. Математические и логические функ­ции. Функции поиска и ссылки. Функции для работы с датой.

Функция — это специальная, заранее подготовленная формула, которая выполняет операции над заданными значениями и возвращает результат. Значения, над которыми функция выполняет операции, называются аргументами. В качестве аргументов могут выступать числа, текст, логические значения, ссылки. Аргументы могут быть представлены константами или формулами. Формулы в свою очередь могут содержать другие функции, т. е. аргументы могут быть представлены функциями. Функция, которая используется в качестве аргумента, является вложенной функцией. Excel допускает до семи уровней вложения функций в одной формуле.

В общем виде любая функция может быть записана в виде:

=<имя_функции>(аргументы)

Существуют следующие правила ввода функций:

1. Имя функции всегда вводится после знака «=».
2. Аргументы заключаются в круглые скобки, указывающие на начало и конец списка аргументов.
3. Между именем функции и знаком « ( » пробел не ставится.
4. Вводить функции рекомендуется строчными буквами. Если ввод функции осуществлен правильно, Excel сам преобразует строчные буквы в прописные.

Для ввода функций можно использовать Мастер функций, вызываемый нажатием кнопки Вставка функции на панели инструментов. Мастер функций позволяет выбрать нужную функцию из списка и выводит для нее панель формул. На панели формул отображаются имя и описание функции, количество и тип аргументов, поле ввода для формирования списка аргументов, возвращаемое значение.

Excel содержит широкий набор функций, позволяющих выполнять стандартные вычисления. Виды функций перечислены ниже.

1. Арифметические и тригонометрические.
2. Инженерные, предназначенные для выполнения инженерного анализа (функции для работы с комплексными переменными; преобразования чисел из одной системы счисления в другую; преобразование величин из одной системы мер в другую).
3. Информационные, предназначенные для определения типа данных, хранимых в ячейках.
4. Логические, предназначенные для проверки выполнения условия или нескольких условий (ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ).
5. Статистические, предназначенные для выполнения статистического анализа данных.
6. Финансовые,
7. Функции баз данных,
8. Текстовые функции,
9. Функции работы с датой и временем.
10. Нестандартные функции.

Командная кнопка Автосумма на панели инструментов предназначена для автосуммирования, т. е. для получения итоговых данных для любых указанных диапазонов данных с помощью функции СУММ.

При выделении ячеек в области автовычислений строки состояния обычно выводится сумма выделенных ячеек. Щелкнув правой кнопкой мыши в этой области, можно выбрать другую итоговую функцию для выделяемых ячеек, значение которой будет выводиться в строке состояния: среднее, число значений, максимальное или минимальное значение.

Если при наборе формулы были допущены ошибки, то в ячейку будет выведено значение ошибки

Циклическая ссылка — это формула, которая зависит от своего собственного значения. При обнаружении циклической ссылки Excel выдает сообщение об ошибке. Многие циклические ссылки могут быть разрешены.

ДАТА Возвращает заданную дату в числовом формате Microsoft Excel.

ДЕНЬ Преобразует дату в числовом формате в день месяца.

ЧАС Преобразует дату в числовом формате в часы.