Лекция: Впровадження графічної інформації

Подання інформації у вигляді таблиці, діаграми, рисунка або фотознімка дає змогу значно спростити її сприйняття та аналіз. Тому в Power Point подібні елементи застосовують досить часто.

Використовуються таблиці трьох видів:

— таблиці Word — для текстових і числових вихідних даних;

— таблиці Ехсеl — для вихідних даних і даних розрахунків, а також у тих випадках, коли за даними будують діаграми;

— таблиці Ассess — коли дані вибирають із кількох взаємо­пов'язаних таблиць.

Перші два види таблиць копіюють у Power Point: із відповідних додатків через буфер обміну. Перед впровадженням інформації з Ассеss (таблиць, форм, запитів, звітів) необхідно звернути увагу на те,

що за замовчуванням у Ассеss установлено системний шрифт МS Sans Serif, який не «підтримує» кирилицю. Тому перед копіюванням інфор­мації потрібно в Ассе85 установити шрифт, що має символи кирилиці, наприклад, Times New Roman, Аrіаl тощо.

Для зображення ієрархічної залежності між окремими еле­ментами системи, наприклад, структури управління підприємством, у презентаціях використовуються організаційні діаграми. Організаційні діаграми будують із допомогою Місго$оґі Ог§апігаІіоп Спаї. Струк­тура вікна додатка Microsoft Organization Chat аналогічна структурі стандартного вікна Windows.

Кожний елемент ієрархії має вигляд прямокутника, який називаєтьсярамка. Усі рамки мають чотири текстових поля, вміст кожного з яких замінюють потрібною інформацією. Якщо поля Комментарий 1і Коммєнтарий 2 не змінювалися, то в режимі перегляду вони не виводяться.

Основні засоби редагування та форматування організаційних діаграм такі самі, як і в текстовому редакторі Word.

Рисунки в бізнес-презентаціях використовують у двох ви­падках:

• для демонстрації зовнішнього вигляду об'єкта чи його складових частин;

• для надання емоційного забарвлення самій презентації (щоб привернути увагу, зняти напругу і т. д.).

У першому випадку застосовують рисунки, креслення, ескізи, фотознімки, що підготовлені фахівцями з конкретної предметної га­лузі та зберігаються в графічних файлах фірми.

У другому — рисунки, що входять до стандартних засобів постачання додатків Microsoft Clip Gallery, Corel Draw тощо або збе­рігаються на різних Web-сторінках в Internet,

До комплекту Power Point входить стандартний набір рисунків у вигляді колекції. Ця колекція включає безліч картинок, виконаних на професійному рівні та дасть можливість зробити презентацію яскравішою. Вибір рисунків найширший: карти, зображення людей, будівель, пейзажів тощо.

Power Point розпізнає всі основні формати рисунків. Оскільки всі додатки Microsoft Office використовують одні й ті самі графічні фільтри, то в Power Point можна використати фільтр, установлений. наприклад, разом із додатком Word.

Існує два види рисунків: растровіта рисунки типу метафайл,які можна розгруповувати, тобто перетворювати в об'єкти Power Point, а потім редагувати із допомогою стандартних інструментів рисування. Більшість картинок належить формату метафайл. Щоб розгрупувати картинку і перетворити її на об'єкт Power Point, слід виділити її та вибрати в меню Действияпанелі інструментів Рисование команду Разгруппировать.Після цього картинку можна змі­нювати, як будь-який інший нарисований об'єкт. Наприклад, можна вставити зображення людини, розгрупувати його, змінити колір одягу і потім включити змінене зображення в іншу картинку. Можна також створювати власні рисунки, використовуючи інструменти рисування

Для вибору рисунка слід клацнути кнопку Добавить картинкуна панелі інструментів Рисованиеабо скористатися меню Вставкаі командою Рисунок—>Картинки.Після цього відкривається галерея кліпів Microsoft ClipArt, де можна вибрати потрібний рисунок.

Якщо потрібно вставити рисунок із зовнішнього файлу, то слід виконати команду Рисунок—>Из файламеню Вставка.

Для покращання естетичного вигляду презентації можна за­стосувати єдиний фон для всього слайда або різний фон для окремих частин слайда: заголовків, елементів списків і т, д.

Якщо єдиний фон застосовується для одного або кількох слай­дів, то їх потрібно вибрати, а якщо для всіх слайдів презентації, то їх можна не вибирати. Для вибору одного слайда потрібно перейти в режим сортувальника слайдів та клацнути лівою кнопкою миші на цьому слайді, а для вибору кількох слайдів, — утримуючи натиснутою клавішу Shift,клацати по всіх потрібних слайдах.

Щоб установити потрібний фон для всіх або вибраних слайдів, слід виконати такі дії:

• вибрати меню Форматі команду Фон;

• у вікні діалогу Фон в розділі Заливка фонавідкрити список із переліком кольорів і способів заливки.

У цьому списку можна:

• у розділі Автовстановити фон, який постачається разом із шаблоном дизайну;

• вибрати потрібний колір із набору і клацнути на ньому лівою кнопкою миші;

• вибрати опцію Другие цветаі відкрити додаткові кольори: на вкладинці Обычные — стандартні кольори Windows; на вкладниці Спектр — будь-який довільний колір;

• вибрати опцію Способы заливки.Після вибору цієї опції на екрані з'являється діалогове вікно Заливкаіз чотирма вкла­дниками: Градиентная, Текстура, УзоріРисунок,використовуючи які можна встановити колір і візерунок фону, а також "імпортувати" фоновий рисунок;

• щоб установити єдиний колір фону для всіх слайдів пре­зентації, слід клацнути кнопку Применить ко всем;щоб установити колір фону лише для вибраних слайдів — кнопку Применить.

Крім рисунків, можна також працювати зі звуковими та відео­файлами. Звуковий супровід належить не до якоїсь конкретної час­тини, а до всього файлу. Power Point також дає змогу самостійно запи­сати мовний супровід файлу.

Щоб вставити відеокліп або звуковий файл, слід скористатися меню Вставкаі командою Фильмы й звук.Відкриється додаткове підменю, яке надасть можливість вибрати потрібний відеокліп або звуковий файл.