Лекция: Правила подготовки современных документов

— это вопросы делопроизводства (начиная с полей страницы документа), шаблоны документов (бланки, письма ...), виды оформления (стиль, шрифт, размер, форматирование), приемы работы с текстом (замены, сноски, списки, орфография, тезаурус), использование колонтитулов (верхний и нижний, нумерация страниц, подписи) и макрокоманд (их создание, хранение и применение).

Для большинства пользователей подготовка текстов и документов начинается с вопроса «Как правильно их готовить?». При этом начальные правила звучаттак:

· Не перегружайте страницу документа.

· Проявляйте последовательность в использовании шрифтов и не используйте более трех шрифтов в одном тексте.

· Не увеличивайте без необходимости интервал между строками.

· Уменьшайте интервал между строками в заголовке, если там все буквы заглавные.

· Не переносите слова в заголовке.

· Не выравнивайте ширину строки в заголовках (или в строках, набранных крупным шрифтом).

· При выводе на лазерный принтер не печатайте текст на темном фоне либо поверх иллюстраций.

· Используйте спецэффекты только в подходящих для этого случаях.

· Нажимайте на клавишу Enterтолько тогда, когда Вы хотите создать или начать новый абзац в тексте или когда нужно вставить пустую строку. Не нужно использовать эту клавишу в конце каждой строки (Word сам переносит слова на новую строку при достижении границы области печати).

· Используйте для форматирования текста и придания документу хорошего внешнего вида мощное средство — характеристики и свойства абзаца.

· Не делайте в документе более одного пробела подряд. Вместо этого используйте табулятор. Для установки разных характеристик бумаги в одном документе создавайте разделы документа через механизм «разрывов» и т.д.