Лекция: Тема 6.2 Электронный офис

Электронный офис (ЭО) –это программно – аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями ЭО является:

— автоматизация рутинных работ с документами;

— организация электронного документооборота.

В состав ЭО входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:

Программные средства ЭО – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства ЭО делятся на три группы:

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов:

— текстовые процессоры;

— настольные издательские системы;

— табличные процессоры;

— графические редакторы;

— системы управления базами данных;

— пакеты программ мультимедиа;

— программы перевода с одного иностранного языка на другой и др.

2. Организаторы работ – это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:

— программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.

— программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

· формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;

· ведения электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;

· обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;

· автоматический набор телефонных номеров и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;

· работа с электронной почтой и факсом и др.

3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

· обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

· поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

· оптимизации бизнес – процессов и автоматизации механизма их выполнения и контроля;

· исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

· исключения необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Аппаратные средства ЭО,обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных, подразделяются на основные и дополнительные.

Основными техническими средствами являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих набор периферийных устройств, таких как принтеры, сканеры и др.

Дополнительные средства служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.