Лекция: Делопроизводственная документация 19 века.
В связи с созданием министерств меняется документация. Делопроизводство стало громоздким и запутанным. Основным материалом для делопроизводственной документации остается бумага.
Разновидности делопроизводственной документации:
1. Протокольная документация. Наиболее распространенным видом был журнал, который велся в виде протоколов заседаний. В журнале указывалось, какому учреждению он принадлежит, проставлялся номер, дата заседания, присутствовавшие. Далее излагалось содержание рассматриваемого вопроса и мнения присутствующих. Однако обсуждение обычно записывалось безлично: указывалась точка зрения большинства и меньшинства или только резолюция по вопросу. Показательны журналы многочисленных комиссий и комитетов, занимавшихся разработкой и проведением крестьянской реформы 1681 года. Например, из журналов Главного комитета об устройстве сельского состояния можно узнать только содержание обсуждавшихся документов и заключение по ним. Более подробной записью заседания, отчета о нем является стенограмма – дословное изложение хода заседания (судебные процессы, заседание 1-й государственной Думы).
2. Отчетная документация. Она включает такие виды документов, как отчет (отчет о деятельности центральных и высших государственных учреждений, отчеты о деятельности местных учреждений, годовые отчеты, отчеты, представлявшиеся царю как «всеподданейшие»), доклад (в отличие от отчета, доклад посвящался конкретному вопросу, проблеме или событию), докладная записка. Различные доклады, справки, докладные записки прилагались, например, к журналам заседаний коллегиальных органов.
3. Нормативная документация. Это внутренняя документация, на основе которой работает учреждение (положения, уставы, кадровый состав и т. д.)
4. Распорядительная документация.Распространенным документом являлсяциркуляр. Циркуляры обычно разъясняют законодательные акты или административные распоряжения. Большая группа подобных документов была секретной. Наряду с циркулярами к распорядительной документации относят указы, повеления, постановления, предписания.
5. Деловая переписка.Переписка государственных учреждений делится на три основные группы: переписка вышестоящих органов с подчиненными им учреждениями; переписка равных учреждений или не находящихся в подчинении друг у друга; переписка нижестоящих учреждений с вышестоящими. Все эти документы существовали в двух экземплярах. Подлинник отправлялся адресату, а копия (отпуск- список документа без печати) оставалась в учреждении-отправителе. Наличие отпуска часто помогает восстановить потерянные документы.
6. Учетная документация. Важным направлением деятельности в развитом делопроизводстве является учет и систематизация документов. В государственных учреждениях России учет осуществлялся в виде журналов или реестров входящих и исходящих бумаг. Такие журналы и реестры служат важным справочным документом и помогают в розыске материалов. Систематизация и хранение документов осуществлялась в форме «досье». «Досье» или «дела» формировались по хронологическому порядку или тематическому порядку.