Лекция: Формы использования архивных документов
архив документ
Формы использования архивных документов — это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.
Использование информации, содержащейся в документах Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственном архиве Минской области, в целях удовлетворения нужд общества архивные учреждения осуществляют путем:
— информирования государственных органов о документах Национального архивного фонда Республики Беларусь, которые могут быть использованы при решении хозяйственных, политических, научных, культурных и иных задач. Информирование может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.
— исполнения запросов социально-правового характера.
Запрос — это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.[1]
Исполнение запроса — поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.
Существуют следующие виды запросов:
— Тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);
— Персональные, в том числе биографические и генеалогические;
— Социально-правовые.
Исполнение запросов осуществляется в три этапа:
1. Прием запроса и работа с заявителем.
2. Поиск запрашиваемой информации.
3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.
Если запрос относится к категории платных, следует известить об этом заявителя.
Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях.
При поиске запрашиваемой информации следует помнить о сроках исполнения.
При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:
— архивная справка;[4]
— архивная копия;[5]
— архивная выписка;[6]
— информационное письмо;[7]
— тематическая подборка;[8]
— тематический обзор документов.[9]
— использование документов в средствах массовой информации. Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов Учреждения «Государственный архив Минской области», предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.
Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр.
Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке.
Документальный очерк представляет собой статью, на основании архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей.[13]
Архивные документы широко используются при создании документальных и научно-популярных, и учебных фильмов
— организация информационных мероприятий.Информационные мероприятия в государственной архиве включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.
Дни открытых дверей служат популяризации состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственного архива: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив.
Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями. Тематические экскурсии сопровождаются информацией о функциях архива, его истории, составе документов.
Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя.
— предоставление документов пользователям в читальный зал. В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создан читальный зал, оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.
В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.
Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок. После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги.
При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются:
— все письма-направления и заявления пользователя;
— анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;
— заказы на выдачу описей и дел;
— заказы на копирование документов.
Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.
— выдача подлинных документов и дел во временное пользование.Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.
Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.
Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.
Дела выдаются на срок не более трех месяцев.
При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.
Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела.
Физические лица имеют право доступа к архивным документам государственного архива Минской области для получения полной и объективной информации и несут ответственность при пользовании ими за их сохранность в соответствии с законодательством.
Ограничение доступа к архивным документам устанавливается настоящим Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь.
Использование архивных документов запрещается или ограничивается, если имеются основания считать, что это:
1) нанесет вред интересам Республики Беларусь;
2) может нанести вред сохранности архивных документов (в этом случае выдается вместо оригинала копия);
3) нанесет вред личным интересам граждан;
4) повлечет иное нарушение законодательства Республики Беларусь.
Ограничения в пользовании документами Национального архивного фонда Республики Беларусь, содержащими государственную тайну, устанавливаются, как правило, на срок до 30 лет, а содержащими служебную тайну — до 10 лет с момента отнесения их к государственной или служебной тайне.
— публикация документов.Публикация архивных документов – совокупность работ по подготовке документов к изданию.
Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов.
Типы публикаций:
— научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);
— научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);
— учебный (предназначен для освоения учебных программ).
Таким образом, основными формами использования в архиве являются:
— информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);
— исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;
— инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;
— предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы; — выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
— публикация документов.