Отчет по практике: Составление деловых документов

--PAGE_BREAK--Задание 6.Виды приказов. Особенности оформления приказа
Ответ:

Приказ — правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.

Приказы издаются:

-по основной деятельности (организация работы предприятия, финансирование, планирование, снабжение и др.);

-по личному составу (увольнение, перевод работников и др.).

Приказы разрабатываются по поручению руководителя учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений.

Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

• Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или герб муниципального образования (в зависимости от характера приказа и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством доставлено право на изображение герба);

• эмблему (товарный знак или знак обслуживания);

• наименование организации;

• название вида документа (приказ);

• дату и номер документа;

• место издания;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись;

• визы.

Подготовка приказа включает следующие стадии:

• изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

• подготовку проекта приказа;

• согласование проекта;

• подписание руководителем.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?», например:

О проведении аттестации персонала организации

Об увеличении уставного капитала общества

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:

• констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный правовой акт — внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;

• распорядительной, в которой содержатся поручения. Каждое поручение выделяется в самостоятельный пункт, включающий следующее: наименование должности, фамилию, инициалы исполнителя (или исполнителей); содержание поручения; срок выполнения поручения. Эта часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами, без разрядки, с абзаца.

Работник службы делопроизводства должен организовать ознакомление сотрудников предприятия с содержанием приказов, как издаваемых на предприятии, так и тех, которые прямо или косвенно касаются его деятельности. Как правило, один экземпляр вывешивается на стенде объявлений, а на другом экземпляре работники, ответственные за его исполнение, должны поставить свои подписи.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются в виде пронумерованного приложения к нему, а в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка «прилагается». На последнем листе каждого приложения ставит визу готовивший его руководитель подразделения или вышестоящий руководитель. Приложение должно иметь соответствующее название («Список...», «Перечень...», «План...», «График...» и т. п.). В его правом верхнем углу печатается слово «Приложение», номер (в том случае, если приложений несколько), а также номер и дата приказа, к которому оно относится.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, инструкция), то в соответствующем пункте распорядительной части должно быть указание на это. В правом верхнем углу приложения размещается гриф утверждения документа, содержащий слово «Утверждаю», номер и дату приказа.

Если регламентированные приказом действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа, то срок исполнения обычно не указывают и количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивают.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указана конкретная дата.

Сроки хранения приказов по основной деятельности:

• по работе предприятия в целом — от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования госархива, — постоянно);

• по административно-хозяйственным вопросам — пять лет.

Приказы по личному составу

Приказ о приеме на работу

Издание приказа о приеме на работу представляет собой завершающий этап документирования заключение трудового договора как юридического факта и происходит в трехдневный срок. В государственных управленческих структурах, учреждениях и организациях приказ о приеме на работу может иметь текстовую форму содержательной части и включать следующие основные положения: обозначение распорядительного действия; фамилию, имя, отчество; профессию или должность; наименование структурного подразделения; дату начала трудового договора или его срок; условия оплаты труда; испытательный срок. Если приказ о приеме составляется на несколько сотрудников, то каждый пункт должен касаться отдельного работника.

Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, применяют две унифицированные формы приказа (распоряжения) о приеме на работу: форму № Т-1 составляет лицо, ответственное за прием, на одного работника, № Т-1а — на группу работников. В них указывают коды организации и формы приказа; наименование структурного подразделения; должность (специальность, профессию); фамилию, имя, отчество работника; срок действия трудового договора; табельный номер; срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу; условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником (работниками) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строку (графу) «по» не заполняют.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работник кадровой службы вносит запись в трудовую книжку о приеме на работу и заполняет соответствующие сведения в личной карточке, а в бухгалтерии открывают лицевой счет работника.

Основным преимуществом унифицированных форм приказа (распоряжения) о приеме на работу является их сравнительная простота, гораздо меньшая формализованность по сравнению с текстовой формой, во многом произвольной. В унифицированных формах не надо делать отметки о согласии работника с условиями труда, о прохождении им необходимого инструктажа, медицинского осмотра и т. д. Однако это влечет за собой необходимость составления листков согласования, медицинского осмотра, листа прохождения инструктажа и т. д.

В случае неявки работника без уважительной причины на работу в установленный день приказ может быть признан недействительным.

Приказ о переводе на другую работу. Перевод на другую работу на том же предприятии, в учреждении, организации, а также перевод на другое предприятие, в учреждение, организацию либо в другую местность, хотя бы вместе с предприятием, учреждением, организацией, допускается только с согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ст. 72 и 74 Трудового кодекса РФ.

Перевод на другую работу оформляется индивидуальным приказом по форме № Т-5 или № Т-5а, включающим следующую информацию:

Ø  причину перевода;

Ø  условия труда на прежнем и новом месте работы (участок работы, профессия, должность, размер ставки, оклада и т.д.)

Поскольку унифицированная форма не содержит отражающих процедуру перевода реквизитов, она требует составления дополнительных документов: листка прохождения инструктажа, листка медицинского осмотра, справки о несданных материальных ценностях, и т.д.

Приказ подписывает руководитель организации (учреждения, предприятия) и визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового мест работы. Обязательное требование — подпись работника, подтверждающая его согласие с переводом.

Приказ о направлении в командировку. Приказ о направлении в командировку по форме № Т-9 или № Т-9а составляет работник кадровой службы на основании служебного задания, подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

В приказе должны быть указаны: фамилия, имя, отчество, должность командируемого; структурное подразделение; цель, время и место командировки. При необходимости могут быть указаны также источники оплаты командировочных расходов или другие условия направления в командировку. Кроме того, заполняются журналы учета командированных работников.

Приказ о предоставлении отпуска. Приказ о предоставлении отпуска по форме № Т-6 или Т-6а составляется работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом, объявляется работнику под расписку. На его основании делают отметки в личной карточке и лицевом счете, а также производят расчет заработной платы за отпуск.

Приказ о прекращении трудового договора. Согласно ст. 77 Трудового кодекса РФ основаниями прекращения трудового договора являются:

1) соглашение сторон;

2) истечение срока трудового договора, за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

3) расторжение трудового договора по инициативе работника;

4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя;

5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией;

7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора;

8) отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением;

9) отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность;

10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон;

11) нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.

Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.

Процедуру увольнения отражают два основных документа:

1) инициативный документ (при увольнении по собственной инициативе — заявление работника, которое оформляется в качестве самостоятельного документа; при увольнении по окончании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя — приказ (распоряжение) администрации предприятия (учреждения, организации);

2) приказ о прекращении действия трудового договора (в традиционной форме или по форме № Т-8 при прекращении действия трудового договора (контракта) с одним работником или № Т-8а при увольнении нескольких работников). Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) содержит следующее:

·  обозначение распорядительного действия (прекратить действие трудового договора, уволить);

·  фамилию, имя, отчество, должность работника;

·  место работы;

·  основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) причем запись производится в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью; делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера;

·  дату увольнения.

При увольнении материально ответственного лица к приказу прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику, а при расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации, — мотивированное мнение (в письменной форме) выборного профсоюзного органа.

На основании этого приказа делают запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производят расчет с работником.

Приказ составляется работником отдела кадров на всех сотрудников (за исключением тех, кого увольняет вышестоящий орган), визируется начальником структурного подразделения, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, а затем объявляется работнику под расписку. Срок хранения такого приказа — 75 лет.

документ реквизит текст конфиденциальный

Задание 7.Особенности оформления договора (контракта)
Ответ:

Договоры

Общие положения

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Форма договора — внешнее выражение взаимного волеизъявления сторон. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Облечение договора в надлежащую форму имеет важнейшее юридическое значение. Несоблюдение требуемой законом формы может повлечь за собой недействительность договора. Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.

Закон обычно дает лишь общие указания на то, в каких случаях сделки подлежат заключению в устной, письменной (в том числе нотариальной) форме или в форме конклюдентных действий (т. е. действий, которые и без произнесенных слов свидетельствуют о волеизъявлении заключить договор).

Пункт 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ перечисляет возможности заключения договоров в письменной форме, однако законодательными актами различных уровней выбор сторонами вариантов письменной формы договора может быть ограничен. На современном этапе данное ограничение может быть выражено путем предписания при заключении договора в письменной форме избирать бумажный носитель.

Для определенных видов договоров предписывается только письменная форма их совершения. Так, согласно ст. 362 Гражданского кодекса РФ договор поручительства должен быть совершен в письменной форме. Несоблюдение письменной формы влечет недействительность данного договора. То же правило действует, в частности, в отношении кредитного договора.

Письменные договоры заключаются путем:

а) составления единого документа, подписываемого обеими сторонами;

б) обмена несколькими письменными документами (письмами, телеграммами и др.), исходящими от сторон и выражающими их взаимосогласованную волю;

в) принятия к исполнению заказа контрагента.

Составление единого документа — основной, наиболее применяемый способ оформления договорных отношений. Сущность его заключается в том, что стороны подписывают документ, который содержит их взаимное волеизъявление.

В соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ при совершении сделок допустимо использование факсимильного воспроизведения подписи, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законодательными актами или соглашением сторон. Таким образом, договоры, совершаемые и подписываемые электронным способом, в настоящее время приобрели реальную юридическую силу и соответствуют формальным требованиям к сделкам, заключаемым в простой письменной форме. Использование электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10 января <metricconverter productid=«1992 г» w:st=«on»>2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Существуют разнообразные формы договоров, которые отражают сложившуюся правовую ситуацию между различными организациями, предприятиями; между администрацией предприятия и работником; между сотрудниками и т.д.

Договор аренды

По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. В аренду могут быть переданы земельные участки и другие обособленные природные объекты, предприятия и другие имущественные комплексы, здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другие вещи, которые не теряют своих натуральных свойств в процессе их использования (непотребляемые вещи). В договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным.

Договор поручения

Договор поручения — гражданско-правовой договор, в соответствии с которым одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя. Договор поручения может быть заключен с указанием срока, в течение которого поверенный вправе действовать от имени доверителя, или без такого указания.

Договор поставки

Договор поставки — гражданско-правовой договор, в соответствии с которым поставщик, т. е. продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. Это наиболее распространенный из используемых в предпринимательской деятельности видов договора купли-продажи. Все его условия должны быть конкретными, не допускающими двойственного толкования.

Типовой договор о полной материальной ответственности

Согласно ст. 244 Трудового кодекса РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, т. е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, заключается с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31 декабря <metricconverter productid=«1992 г» w:st=«on»>2002 г. № 85 утверждены Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества и Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, а также соответствующие типовые формы договоров.




Трудовой договор

Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. В силу этого запрещено требовать от работника выполнения не перечисленных в договоре функций, кроме тех, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ и соответствующими федеральными законами. Положения договора могут быть изменены только по соглашению сторон. Трудовой договор вступает в силу со дня подписания, если не предусмотрено иное.

Согласно ст. 57 ТК РФ трудовой договор должен содержать следующие основные положения:

• фамилию, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших трудовой договор;

• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;

• ИНН налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями;

• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

• место и дату заключения трудового договора.

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

• место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

• трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ;

• дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;

• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

• режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

• компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

• условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

• условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;

• другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Кроме того, по обоюдному желанию работника и работодателя могут быть конкретизированы положения об источниках формирования дохода работника, т. е. указаны различные надбавки, премии, иного рода доплаты, размер которых также может оговариваться.

В трудовом договоре не устанавливаются основания увольнения работника, введение полной материальной ответственности работника, дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством.

Трудовой договор составляется в письменной форме в двух подлинных экземплярах, один из которых передается работнику, а второй остается у руководителя. Заверяется договор подписью руководителя и гербовой печатью.

Трудовой договор может быть:

1)  срочным, т. е. заключенным на определенный срок (не более пяти лет) если иной срок не установлен ТК РФ, иными федеральными законами;

2)  заключенным на неопределенный срок.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка и страховое свидетельство.

Существует много разновидностей трудовых договоров, особенности которых определяются спецификой различных должностей.

Трудовые договоры включаются в состав личных дел либо формируются в отдельное дело, в котором располагаются в алфавитном порядке (по фамилиям работников).

    продолжение
--PAGE_BREAK--