Практическая работа: Проектирование организационных структур государственного управления
--PAGE_BREAK--1.3 Типичные недостатки действующих структур управленияБюрократические структуры управления показали свою эффективность, особенно в крупных и сверхкрупных организациях, в которых необходимо обеспечивать слаженную четкую работу больших коллективов людей, работающих на достижение единой цели.[35] Эти структуры позволяют мобилизовать человеческую энергию и кооперировать труд людей при решении сложных проектов, в массовом и крупносерийном производстве. Однако им присущи недостатки, особенно заметные в контексте современных условий и задач экономического развития.
В исходном определении органического типа структуры подчеркивались такие ее принципиальные отличия от традиционной бюрократической иерархии, как более высокая гибкость, меньшая связанность правилами и нормами, использование в качестве базы групповой (бригадной) организации труда.[36]
Дальнейшие разработки позволили существенно дополнить перечень свойств, характеризующих органический тип структуры управления. Речь идет о следующих чертах. Во-первых, решения принимаются на основе обсуждения, а не базируются на авторитете, правилах или традициях. Во-вторых, обстоятельствами, которые принимаются во внимание при обсуждении проблем, являются доверие, а не власть, убеждение, а не команда, работа на единую цель, а не ради исполнения должностной инструкции. В-третьих, главные интегрирующие факторы – миссия и стратегия развития организации. В-четвертых, творческий подход к работе и кооперация базируются на связи между деятельностью каждого индивида и миссией. В-пятых, правила работы формулируются в виде принципов, а не установок. В-шестых, распределение работы между сотрудниками обусловливается не их должностями, а характером решаемых проблем. В-седьмых, имеет место постоянная готовность к проведению в организации прогрессивных изменений.
Среди недостатков линейной структуры отмечается жесткость, негибкость, неприспособленность к дальнейшему росту и развитию предприятия, перегрузка управленцев верхнего уровня, повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.[37] Линейная структура ориентирована на большой объем информации, передаваемой от одного уровня управления к другому, ограничение инициативы у работников низших уровней управления.
Таким образом, в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества.
Серьезные недостатки линейной структуры в определенной мере могут быть устранены функциональной структурой.
Специализация функциональных отделов нередко является препятствием для успешной деятельности предприятия, поскольку затрудняет координацию управленческих воздействий.[38] Функциональные отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей всей организации, что увеличивает конфликтность между отделами. Кроме того, на крупном предприятии цепь команд от руководителя до исполнителя становиться слишком длинной.
Также к числу недостатков можно отнести:
- трудности поддержания постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами;
- длительную процедуру принятия решений и иерархию в структуре взаимоотношений;
- снижение ответственности исполнителей за работу в результате обезличивания в выполнении ими своих обязанностей, т.к. каждый исполнитель получает указания от нескольких руководителей;
- дублирование и несогласованность указаний и распоряжений, получаемым работниками и нарушение принципов единоначалия и единства распорядительства.
Недостатками линейно-функциональной структуры являются нарушение принципа единоначалия, трудности в принятии и реализации согласованных управленческих решений.[39] Жесткое разделение труда способствует усилению заинтересованности каждого органа управления в выполнении только «своей» функции, что характерно для функциональных подразделений. Поэтому при появлении новых, нестандартных, сложных, межфункциональных задачвозникает необходимость в частых согласованиях проектов решений на высшем уровне управления.
К недостаткам линейно — штабной структуры можно отнести недостаточно четкое распределение ответственности, т. к. лица, готовящие решение, не участвуют в его выполнении; тенденции к чрезмерной централизации управления, недостатки, аналогичные линейной структуре, частично — в ослабленном виде.[40]
Таким образом, линейно — штабная структура может являться хорошей промежуточной ступенью при переходе от линейной структуры к более эффективным. Структура позволяет, правда в ограниченных пределах, воплощать идеи современной философии качества.
Недостатками девизиональной структуры является то, что структуры привели к иерархичности – вертикали управления.[41] Они потребовали формирования промежуточных уровней управления для координации работы отделений, групп и т.п. Дублирование функций управления на разных уровнях в конечном свете привело к росту затрат на содержание управленческого аппарата.
Таким образом, при данной структуре, возможно, воплотить большую часть идей современной философии качества.
К недостаткам проектной структуры управления относится следующее:[42]
¾ при наличии нескольких организационных проектов или программ проектные структуры приводят к дроблению ресурсов и заметно усложняют поддержание и развитие производственного и научно-технического потенциала компании как единого целого;
¾ от руководителя проекта требуется не только управление всеми стадиями жизненного цикла проекта, но и учет места проекта в сети проектов данной компании;
¾ формирование проектных групп, не являющихся устойчивыми образованиями, лишает работников осознания своего места в компании;
¾ при использовании проектной структуры возникают трудности с перспективным использованием специалистов в данной компании;
¾ наблюдается частичное дублирование функций.
Таким образом, возможности воплощения принципов современной философии качества определяются формой управления проектами.
Недостатками матричной структуры является следующее:[43]
¾ сложность матричной структуры для практической реализации, для ее внедрения необходима длительная подготовка работников и соответствующая организационная культура;
¾ структура сложна, громоздка и дорога не только во внедрении, но и в эксплуатации;
¾ она является трудной и порой непонятной формой организации;
¾ в связи с системой двойного подчинения подрывается принцип единоначалия, что часто приводит к конфликтам; в рамках этой структуры порождается двусмысленность роли исполнителя и его руководителей, что создает напряжение в отношениях между членами трудового коллектива компании;
¾ в рамках матричной структуры наблюдается тенденция к анархии, в условиях ее действия нечетко распределены права и ответственность между ее элементами;
¾ для этой структуры характерна борьба за власть, т. к. в ее рамках четко не определены властные полномочия;
¾ для данной структуры характерны чрезмерные накладные расходы в связи с тем, что требуется больше средств для содержания большего количества руководителей, а также порой на разрешение конфликтных ситуаций;
¾ мешает достижению высококачественных результатов двусмысленность и потеря ответственности;
¾ при использовании матричной структуры возникают трудности с перспективным использованием специалистов в данной компании;
¾ наблюдается частичное дублирование функций;
¾ несвоевременно принимаются управленческие решения; как правило, характерно групповое принятие решений;
¾ отмечается конформизм в принятии групповых решений;
¾ нарушается традиционная система взаимосвязей между подразделениями;
¾ в условиях матричной структуры затрудняется и практически отсутствует полноценный контроль по уровням управления;
¾ структура считается абсолютно неэффективной в кризисные периоды.
Несмотря на все эти сложности, матричная организация используется во многих отраслях промышленности, а также в некоторых отраслях непроизводственной сферы, где необходимо единое руководство различными отделами и службами, разрабатывающими проект.
Таким образом, внедрение матричной структуры дает хороший эффект в организациях с достаточно высоким уровнем корпоративной культуры и квалификации сотрудников, в противном случае возможна дезорганизация управления.
К недостаткам бригадной структуры относится: усложнение взаимодействия (в особенности для кросс-функциональной структуры); сложность в координации работ отдельных бригад; высокая квалификация и ответственность персонала; высокие требования к коммуникациям.[44]
Таким образом, бюрократический тип структуры не способствует росту потенциала людей, каждый из которых использует только ту часть своих способностей, которая непосредственно требуется по характеру выполняемой работы. Также вопросы стратегии и тактики развития организации решаются лишь на высшем уровне, а все остальные уровни заняты исключительно исполнением решений, теряется общий управленческий интеллект (который рассматривается сегодня как важнейший фактор эффективного управления).
Еще один недостаток структур бюрократического типа – невозможность с их помощью управлять процессом изменений, направленных на совершенствование работы. Функциональная специализация элементов структуры приводит к тому, что их развитие характеризуется неравномерностью и различной скоростью. В результате возникают противоречия между отдельными частями структуры, несогласованностью в их действиях и интересах, что замедляет прогресс в организации.
Необходимо отметить, что органический тип структуры управления находится лишь в начальной фазе своего развития, и в «чистом» виде его используют пока немногие организации. Но элементы этого подхода к структуре управления получили довольно широкое распространение, особенно в тех компаниях, которые стремятся приспособиться к динамично меняющейся среде.
Глава
II
. Методический аспект проектирования организационных структур
2.1 Показатели оценки действующих структур управления
Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.
Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учётом двух направлений оценки её функционирования:
· по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации;
· по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.
Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на её функционирование.
В методологии организационного механизма особое место занимают методы оценки и анализа эффективности управленческой системы. Под эффективностью управления следует понимать создание благоприятных условий для достижения коллективом предприятия высоких результатов в обусловленные сроки с наименьшими затратами.
Принципиальное значение для оценки эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определения уровня эффективности, который принимается за нормативный. Один из подходов дифференцирования сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта систем управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных. Может применятся также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.
Часто вместо методов используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой системой, а также отдельных её подсистем и принимаемых проектных и плановых решений, или комплексная оценка системы управления, основанная на использовании количественно — качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов.
Показатели, используемые при оценках эффективности аппарата управления и его организационной структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы.
1. Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления, выражающихся через конечные результаты деятельности организации, и затраты на управления. При оценках эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления.
2. Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления.
При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности без изменения (ухудшения) остальных. К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надёжность.
· Производительность аппарата управления может определяться, как объёмы выработанной в процессе управления информации.
· Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные затраты на его функционирование. Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как удельный вес затрат на содержание аппарата управления, удельный вес управленческих работников в численности промышленно-производственного персонала, стоимость выполнения единицы объёма отдельных видов работ.
· Адаптивность системы управления определяется её способностью эффективно выполнять задачные функции в определённом диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.
· Гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свои роли в процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упорядоченности отношений.
· Оперативность принятия управленческих решений характеризует современность выявления управленческих проблем и такую скорость их решения, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.
· Надёжность аппарата управления в целом характеризует его безотказным функционированием. Если считать качество определения целей и постановки проблем достаточным, т.е. способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов. Для оценки исполнительности аппарата управления и его подсистем может использоваться уровень выполнения плановых заданий и соблюдение утверждённых нормативов, отсутствие отклонений при исполнении указаний.
3. Группа показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и её организационной уровень. К структурам относится звенность системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности.
Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и её организационной структуры объекту управления. Это находит выражение в сбалансированности состава функций и целей управления, соответствии численности состава работников объёму и сложности работ, полноте обеспечения требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учётом их номенклатуры.
Важными требованиями, являются, способность адекватного отражения динамичности управляемых процессов, сбалансированность и непротиворечивость показателей. При оценке эффективности отдельных мероприятий по совершенствованию системы управления допускается использование основных требований к их выбору – максимальное соответствие каждого показателя целевой ориентации проводимого мероприятия и полнота отражения достигаемого эффекта.
Эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким-либо одним показателем. С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько структура обеспечивает достижения организацией результатов, соответствующих поставленным перед ней производственно-хозяйственным целям, с другой – насколько её внутреннее построение и процессы функционирования адекватны объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам.
Признаками оптимальной структуры управления являются:
· Небольшое количество подразделений с высококвалифицированным персоналом.
· Небольшое количество уровней управления.
· Наличие в структуре управления групп специалистов.
· Ориентация графика работ на потребителя.
· Быстрота реакции на изменения.
· Высокая производительность и низкие затраты.
Конечным критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей. Однако довести этот критерий до практически применимых простых показателей, как правило, чрезвычайно трудно. Поэтому целесообразно использовать набор нормативных характеристик аппарата управления: его производительность при переработке информации; оперативность принятия управленческих решений; надёжность аппарата управления; адаптивность и гибкость. При возникновении проблем необходимо формулировать численность персонала как критерий экономической эффективности, в соответствии с которым должна быть обеспечена максимизация результатов по отношению к затратам на управление. Численность аппарата управление, должна быть объективно обоснованной для того, чтобы во всей полноте обеспечить решение задач, вытекающих из целей организационной системы.
Эффективная организационная структура дает возможность как согласованного взаимодействия всех отделов, служб и должностных лиц в соответствии с принятыми планами, так и возможность самореализации всех работников, которые обеспечивают развитие, прогресс организации.
В целом рациональная организационная структура управления предприятием должна отвечать следующим требованиям:
· обладать функциональной пригодностью, гарантировать надежность и обеспечивать управление на всех уровнях;
· иметь минимальное количество уровней управления и рациональные связи между органами управления;
· быть экономичной, минимизировать затраты на выполнение управленческих функций.
Количественные критерии (характеризуют экономический эффект):
- трудовые показатели (экономия живого труда в сфере управления — численность аппарата управления, трудозатраты на управление и др.);
- финансовые показатели деятельности системы управления (сокращение расходов на управление и др.);
- показатели экономии времени путем внедрения прогрессивных управленческих технологий.
Качественные критерии (характеризуют социальную эффективность)
- уровень квалификации менеджмента;
- обоснованность принимаемых решений;
- организационная культура;
- управляемость организации;
- удовлетворенность трудом;
- морально-психологический климат;
- сплоченность трудового коллектива;
- авторитет менеджмента организации;
- другие.
продолжение
--PAGE_BREAK--2.2
Механизм проектирования структуры управления
Необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.
Без развития методов проектирования структур управления затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:
Во-первых; в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;
Во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.
В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;
В-четвёртых, проектирование сложнейшего механизма — механизма управления – должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем.
При разработке принципов и методики проектирование структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Оно, прежде всего, включает систему целей и их распределение между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определённых связях и отношениях между собой; распределение ответственности. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Организационная структура — это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.
Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов – либо формальных, либо неформальных. Поэтому необходимо сочетание научных методов и принципов формирование структур (системного подхода) с большой экспертно – аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено сначала – цели, а затем – механизм их достижения.
Системность самого подхода к формированию структуры проявляется в следующем:
· не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной;
· выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функции, прав и ответственности по вертикали управления – от генерального директора предприятия до мастера участка;
· исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;
· обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления.
Исследование влияния внешней среды на проектирования организации
I. Этап — выявление и описание элементов внешней среды (вход, выход, технологии, знания)
II. Этап — выявление основных взаимосвязей между элементами внешней среды, включая элементы прямого воздействия.
III. Этап — определение степени разнообразия элементов внешней среды (изменения, определённость, обратная связь )
IV. Этап — проектирование каждого элемента организационной структуры с учётом внешней среды, в которой данный элемент будет функционировать.
V. Этап — формирование механизма управления с учётом специфики элементов организационной структуры и её внешней среды.
До последнего времени методы построения управления, характеризовались чрезмерно нормативным характером, недостаточным разнообразием, что приводило к механическому переносу применявшихся в прошлом организационных форм в новые условия. Нередко аппарат управления на самых разных уровнях повторял одни и те же схемы. С научной точки зрения слишком узкую трактовку получали сами исходные факторы формирования структур: численность персонала вместо целей организаций; постоянный набор органов вместо изменения их состава и комбинации в разных условиях.
Одним из главных недостатков применявшихся методик являлась их функциональная ориентация, строгая регламентация процессов управления, а не их результатов. Поэтому цели и взаимосвязи различных звеньев системы управления приобретают более важное значение, чем строгое установление их функциональной специализации. Это особенно отчётливо проявляется при решении проблем, связанных с созданием корпораций, акционерных обществ, финансово-промышленных групп.
Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функции управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций. То есть он предполагает исходное определение системы целей организации, которые обусловливают структуру задач и содержание функций аппарата управления.
В единой системе должны рассматриваться и различные методы формирования организационных структур управления. Эти методы имеют различную природу, каждый из них в отдельности не позволяет решить все практически важные проблемы и должен применяться в органическом сочетании с другими.
Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.
Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям[45]:
· Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углублённое проектирование как организационной структуры, так и др. важнейших аспектов системы (способность переработки информации).
· Разработка состава основных подразделений и связей между ними – заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно – целевым блокам, но и вплоть до самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются самостоятельные структурные единицы (отделы, бюро, управления, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно – целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.
· Регламентация организационной структуры – предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделений; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях; расчёты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры.
Когда требуется взаимодействие многих звеньев и уровней управления, разрабатываются специфические документы – органиграммы.
Органиграммама представляет собой графическую интерпретацию процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в них работ, описывающую распределение организационных процедур разработки и принятия решения между подразделениями, их внутренними структурными органами и отдельными работниками. Построение органиграммамы, позволяет увязать процесс рационализации технологических маршрутов и информационных потоков с упорядочением взаимосвязей между структурными элементами систем управления, возникающими при организации согласованного выполнения её задач и функций. Они фиксируют лишь организацию управленческого процесса в виде распределения полномочий и ответственности за обеспечение, разработку и принятие управленческих решений.
Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления состоит в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной структуры по чётко сформулированному, однозначному, математически выраженному критерию оптимальности. Это – количественно-качественная, многокритериальная проблема, решаемая на основе сочетания научных, в том числе формализованных, методов анализа, оценки, моделирования организационных систем с субъективной деятельностью ответственных руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных решений.
Процесс организационного проектирования состоит в последовательности приближения к модели рациональной структуры управления, в котором методы проектирования играют вспомогательную роль при рассмотрении, оценки и принятия к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений.
Существуют взаимодополняющие методы:
· Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления организаций и определение границ и условий их применения.
Использование метода аналогий основано на двух взаимодополняющих подходах. Первый из них заключается в выявлении для каждого типа и для различных отраслей значений и тенденций изменения главных организационных характеристик и соответствующих им организационных форм и механизмов управления. Второй подход представляет типизацию наиболее общих принципиальных решений о характере и взаимоотношений звеньев аппарата управления и отдельных должностей в чётко определённых условиях работы организаций данного типа в конкретных отраслях, а также разработку отдельных нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций.
Типизация решений является средством повышения общего уровня организации управления. Типовые организационные решения должны быть, во-первых, вариантными, а не однозначными, во-вторых, пересматриваемыми и корректируемыми с регулярной периодичностью и, допускающими отклонения в случаях, когда условия работы организации отливаются от чётко сформулированных условий, для которых рекомендуется соответствующая типовая форма организационной структуры управления.
· Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением её руководителей и других работников для того, чтобы выявить специфические особенности, проблемы в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке, исходя из количественных оценок эффективности оргструктуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщение и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления. Сюда относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами.
К экспертным методам следует отнести также разработку и применения научных принципов формирования организационных структур управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации). Примеры формирования организационных структур управления: построение организационной структуры исходя из системы целей, отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления, сочетание функционального и программно-целевого управления и целый ряд других.
Особое место среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации. Этому предшествует разработка вариантов организационных решений, направленных на устранение выявленных организационных проблем, отвечающих научным принципам и передовому опыту организации управления, а также требуемому уровню количественно-качественных критериев оценки эффективности организационных структур.
· Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:
1. Разработка системы (дерева) целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов;
2. Экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя из взаимосвязей их целей и т.п.;
3. Составление карт прав и ответственности за достижение целей для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности; конкретные результаты, за достижения которых устанавливается ответственность; права, которыми наделяется для достижения результатов (согласовать, подтверждать, контролировать).
· Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:
- математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств;
- графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Они дают возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в однородные подразделения, “проигрывать” варианты распределение прав и ответственности между разными уровнями руководства и т.п. Примерами могут служить “метасхемные” описания материальных, информационных, денежных потоков совместно с управленческими действиями.
- натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях. К ним относятся организационные эксперименты – заранее спланированные и контролируемые перестройки структур и процессов в реальных организациях; лабораторные эксперименты – искусственно созданные ситуации принятия решений и организационного поведения; управленческие игры – действия практических работников;
- математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур. Они построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях.
Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов.
2.3 Тенденции проектирования структур управления
Рассмотрение принципиальных положений по формированию организационных структур управления показывает возможность и объективную необходимость моделирования и выбора тех структур, которые по основным характеристикам в большей степени соответствуют тенденциям развития рыночной экономики и менеджмента.[46] Такие качества, как гибкость управленческих структур, профессионализм менеджеров, способных действовать в условиях конкуренции, прогрессивность методов взаимодействия с внешними и внутренними партнерами, должны быть свойственны структурам управления нового типа.
При формировании новых организационных структур управления следует использовать зарубежный опыт в данной области менеджмента, адаптировав его к российской экономической ситуации переходного периода.[47]
Разумно созданная структура системы управления в значительной мере определяет ее эффективность, так как обеспечивает устойчивость связей между множеством составляющих компонентов объекта управления и обеспечивает целостность системы. Она связывает отдельные элементы системы в единое целое, существенно влияет на формы и организацию планирования, оперативного управления, способы организации работ и их координацию, дает возможность измерить и сравнить результаты деятельности каждого звена системы. Структура влияет и на технологию управления, ставит задачи оптимального распределения информации, использования управленческой техники при подборе и расстановке кадров.
Существует много типов структур управления, и почти в каждой новой монографии об управлении говорится о изобретениях нового типа организационной структуры или их комбинаций (патриархальная, линейная, функциональная, штабная, матричная, дивизионная и продуктовая структуры и т.д.). Но дело, естественно, не в названии, а в том, как действующая структура управления выполняет свои функции, т.е. в ее оптимальности для данных условий.
Постоянно меняющаяся рыночная ситуация, необходимость внедрения новых технологий, весьма слабая доля вероятности результатов прогнозирования заставляют многих специалистов скептически относиться к организационным схемам и настойчиво требовать их постоянной корректировки. Есть и такие бескомпромиссные суждения: «Все организационные схемы имеют весьма ограниченную ценность, а некоторые попросту лживы», — говорит крупный специалист в области менеджмента Дон Фуллер.[48] Однако управление без четко продуманной структуры практически невозможно, да и потребность в периодической корректировке структурных схем очевидна.
Опыт консультирования Вершигора, отечественных и зарубежных фирм показывает, что основной причиной снижения эффективности деятельности предприятия чаще всего бывает несоответствие действующей структуры управления изменившимся условиям и попытки сосредоточить, централизовать управление на высших иерархических уровнях.[49]
Оптимальная организационная структура, соответствующая динамичным изменениям внешней среды, способна решить следующие задачи: координацию работы всех функциональных служб предприятия, четкое определение прав и обязанностей, полномочий и ответственности всех участников управленческого процесса. Своевременная корректировка структуры способствует повышению эффективности деятельности предприятия, а обоснованный выбор организационной структуры в значительной мере определяет стиль управления и качество трудовых процессов.
Проблема выбора типа структуры управления предприятием стала весьма актуальной для предприятий и фирм современной России.[50] Подавляющее большинство неудач в управлении объясняется в первую очередь несовершенством организационной структуры управления. Самыми распространенными были «плоские» структуры, когда руководитель работал с подчиненными напрямую, без посредников. Но, как в следствии стало явно, что при увеличении численности персонала единоличное управление становится невозможным и возникает необходимость ввода в действие вертикальных структур. Простейшая двухуровневая «плоская» вертикальная структура, как наиболее гибкая, адекватно реагирующая на изменения ситуации, и до настоящего времени остается весьма распространенной среди российских управленческих структур. В таких системах информация менее подвержена искажениям, так как информационные каналы короче и ее трансформация при переходе с одного уровня управления на другой минимальна.
Дальнейшее развитие требует принятия новых структурных решений, осуществляется переход от функциональной структуры, например к дивизионной, представляющей собой объединение нескольких функциональных структур.[51] Предприятия с дивизионной структурой управления принимают стратегические решения на общеорганизационном уровне, но их функциональные подразделения обладают достаточной самостоятельностью, осуществляют свое планирование, кадровую политику. Но при этом неизбежно растет численность управленческого персонала, чаще всего до 25-30% от числа работающих, и соответственно растут расходы на его содержание. Далеко не всегда совпадают цели и задачи «верха» многоуровневой иерархии и дочерних подразделений.
В международных компаниях широкое распространение получила матричная система управления, сочетающая преимущества крупных компаний с развитой функциональной структурой и небольших фирм с их оперативными, подвижными структурами управления. При матричной системе компания имеет двойное подчинение — по функциональному и территориальному признаку при существенной оперативной самостоятельности.
И все-таки, пожалуй, наибольшее распространение получила трехуровневая структура управления.[52] Чем выше иерархический уровень, тем более сложные, ответственные задачи выполняют сотрудники. Очевидно, что сотрудники высшего уровня управления решают в основном стратегические задачи, второго — тактические, а низшего — оперативные. Анализ и совершенствование действующих организационных структур выполняются различными методами, среди которых наиболее простыми, доступными являются метод аналогий (изучаются структуры управления предприятий, работающих в сходных условиях), экспертных оценок (совершенствование структуры управления предприятия выполняется на основе анализа возникших структурных проблем опытными консультантами и изучения передовых систем управления на родственных или близких по задачам компаниях, включая и зарубежные) и метод структуризации целей, когда структура управления разрабатывается с ориентиром на стратегические задачи предприятия. Более профессионален, но непрост в реализации метод организационного экономико-математического моделирования. Он основан на разработке алгоритмов основных функций предприятия в условиях действия критериев оптимальности управления и существующей системы ограничений. Этот метод широко использует способы математической формализации, что позволяет легко перейти к компьютерному программированию и анализу вариантов организационных структур с помощью средств вычислительной техники.
Организационная структура управления системой определяет функциональные взаимоотношения между ее элементами, формализует разделение обязанностей, иерархию подчиненности и ответственности, необходимую специализацию. Чем меньше в структуре компании иерархических уровней, тем легче оно приспосабливается к изменениям внешней и внутренней среды, но существенно возрастает ответственность его руководителей и выше должен быть уровень подготовки исполнителей.
Классификация по каким-либо существенным признакам всегда бывает условной, она основывается на понятии типа как определенного, кардинального признака установления общности изучаемой управленческой структуры.
Но можно определить ряд требований, которым должна соответствовать оптимальная (на какой-то определенный отрезок времени) организационная структура: [53]
1. структура управления должна обеспечивать эффективное достижение основных организационных целей;
2. обеспечивать взаимодействие всех элементов структуры, научно-технического, линейного и управленческого персонала;
3. адекватно реагировать на изменения внешней среды.
Следует учитывать, что помимо формальной структуры на каждом предприятии действует и межличностная неформальная структурная связь между подразделениями, особенно на горизонтальном уровне.[54] Сотрудники более охотно вступают в контакты с равными себе по служебному положению, чем со старшими или младшими по должности. Потоки информации, циркулирующие на горизонтальных уровнях иерархической структуры, имеют свои особенности. Они меньше подвержены искажениям, носят в основном координационный, а не приказной характер, более оперативны, но не всегда достоверны, так как не содержат механизмов проверки сообщений. С помощью горизонтальных связей легче и быстрее решаются сложные производственные вопросы, но также широко распространяются слухи и домыслы.
Психологи выдвигают немало аргументов в пользу горизонтальных структур: пирамидальные структуры, состоящие из малочисленных блоков, не могут полностью удовлетворить глубоко укоренившуюся потребность в общении.[55] Большие однородные по составу коллективы, характерные для горизонтальных структур, помогают людям избежать ощущения одиночества, иногда и страха, стимулируют обмен мыслями, эмоциями, позволяют сравнивать свои жизненные позиции со взглядами своих коллег. В небольших коллективах велика также угроза трансформации целей, когда упускается из виду основная, стратегическая цель организации и подменяется частными мелкими задачами.
Обоснованный выбор типа организационных структур зависит от взвешенного анализа многих факторов: возможность использования компьютерной техники для анализа структур, стратегии развития предприятия на исследуемый период, объемы выполняемых работ и, наконец, опыт управленческого персонала. Простейший и часто применяемый метод выбора организационной структуры — изучение структур успешно развивающихся родственных предприятий. Другой метод — разработка новой структуры осуществляется на основе рекомендаций профессиональных консультантов и экспертов. Реже применяются методы структуризации целей и организационного моделирования.
Любая, даже самая совершенная структура управления обречена на изменения и дальнейшее совершенствование.
Чем раньше органы управления определят необходимость этих перемен, тем эффективнее будет процесс управления, тем меньше будет угроза стагнации, регресса системы.
Причина неизбежности новых организационных отношений и соответствующих структур управления кроется в постоянном развитии и перераспределении функций между элементами системы управления, моральном старении структуры и в таком мощном катализаторе социальных, экономических и управленческих изменений, как научно-технический прогресс (замена оборудования, освоение новых изделий и технологий). Однако большинство структурных преобразований встречает сопротивление со стороны персонала, и эти преобразования будут иметь высокие шансы на успех, если самое активное участие в них будут принимать высшие руководители организации. Важно, чтобы необходимость структурных преобразований была ясна всем и каждое нововведение было бы должным образом аргументировано. Руководители должны быть морально готовы к возможным сбоям в работе, к нарушениям привычных ритмов деятельности.
Опыт передовых компаний России и успешно работающих, зарубежных фирм показывает, что наметилась стойкая тенденция замены чисто инженерного, узкофункционального труда более творческим, разнообразным, требующим самостоятельных управленческих решений.[56] Все шире вовлекаются в процесс управления низовые структурные звенья, более высокие иерархические уровни концентрируются на решении наиболее сложных, стратегических задач. Эти изменения в содержании управленческого труда требуют упрощения сложных иерархических структур.
Большинство фирм непрерывно совершенствует свои организационные структуры.
Основными направлениями совершенствования организационных структур управления, форм и методов руководства являются:[57]
- децентрализация организационных операций;
- нововведенческая экспансия;
- переход от узкой специализации к интеграции в содержании и характере самой управленческой деятельности, в стиле управления;
- отказ от использования административных рычагов координации и контроля.
В заключении важно подчеркнуть, что экспериментирование с разработкой и введением новых структур управления стало характерной чертой последнего десятилетия XXв.
В ходе этих экспериментов нередко используются самые разнообразные комбинации известных видов и типов структур, приспосабливаемых организациями к конкретным условиям их функционирования. Но все же главная тенденция состоит в том, что каждая последующая структура становится более простой и гибкой по сравнению с ранее действовавшими.
Т.о. успешное существование компании в значительной степени зависит от уровня организации управления. Подбор новых людей идет с учетом их профессиональных и деловых качеств. Подбор и расстановка кадров проводится с целью достижения наиболее целесообразного использования трудовых качеств работника, который обладает необходимыми знаниями и навыками для выполнения порученной работы. Контроль исполнения на предприятии позволяет контролировать процесс, своевременно реагировать на происходящие изменения. Важно, чтобы на руководящей работе были активные, творчески мыслящие люди, волевые, с положительными чертами характера.
продолжение
--PAGE_BREAK--Глава
III
. Проектирование организационной структуры управления Департамента образования и науки Ханты — Мансийского автономного округа – Югры
3.1 Анализ действующей структуры управления Департамента образования и науки Ханты — Мансийского автономного округа – Югры
Департамент образования и науки Ханты — Мансийского автономного округа — Югры (далее — Департамент) является исполнительным органом государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – автономный округ), обеспечивающим проведение единой государственной политики в области образования и науки, а также координирующим деятельность в этой сфере иных исполнительных органов государственной власти автономного округа в случаях и порядке, установленных законодательством автономного округа.
Департамент подчинен Правительству автономного округа, непосредственно курируется заместителем Председателя Правительства автономного округа по вопросам образования, науки и внешним связям.
Основными задачами Департамента являются:
— обеспечение проведения единой государственной политики в области образования и науки в автономном округе;
— нормативно-правовое регулирование в сфере образования и науки в автономном округе;
— осуществление отдельных полномочий в сфере образования и науки, переданных Департаменту Правительством автономного округа;
— осуществление общего руководства в сфере образования и науки автономного округа, контроля над рациональным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов; определение приоритетных направлений развития образования и науки в автономном округе и их реализацией;
— координация деятельности органов исполнительной власти автономного округа, субъектов государственной, муниципальной и частной систем образования и науки, иных хозяйствующих субъектов в сфере образования и науки автономного округа.
Департамент в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие полномочия и функции:
— участие в реализации на территории автономного округа федеральных целевых программ и приоритетного национального проекта «Образование» в пределах своей компетенции;
— разработка проектов законов и иных нормативных правовых актов автономного округа в сфере образования и науки, организация их исполнения;
— определение содержания контроля качества образования для проведения процедур государственной итоговой аттестации выпускников общеобразовательных учреждений, в том числе в форме ЕГЭ;
— обеспечение сохранения языков и культур всех народов Российской Федерации;
— обеспечение сохранения и развития значимости русского языка как одного из объединяющих факторов многонационального Российского государства;
— разработка и осуществления мер по работе с одаренными детьми, в том числе координация деятельности образовательных учреждений в работе с одаренными детьми;
— содействие развитию международного сотрудничества образовательных учреждений автономного округа и осуществление мероприятий по международному сотрудничеству в сфере образования и науки в соответствии с международными договорами Российской федерации и автономного округа, в том числе разработка основных направлений международного сотрудничества подведомственных образовательных учреждений, организация обмена опытом их международной деятельности, реализации международных программ и проектов по направлениям развития образования и науки;
— участие в организации летнего отдыха, оздоровления и занятости детей, подростков и учащейся молодежи;
— организация и проведение в пределах компетенции Департамента олимпиад, смотров, конкурсов, выставок, ярмарок, фестивалей, семинаров и других мероприятий в сфере образования и науки автономного округа;
— осуществление координации деятельности учреждений, подведомственных Департаменту и многие другие.
Для достижения главной цели деятельности Департамента реализована система тактических задач:
1. повышение доступности качественных образовательных услуг;
2. повышение эффективности управления в сфере образования;
3. совершенствование экономических механизмов в сфере образования;
4. совершенствование содержания и технологий образования;
5. создание региональной системы оценки качества образования, направленной на адекватную и гласную оценку результатов работы образовательных учреждений;
6. приведение профессионально-квалификационной структуры подготовки кадров на разных уровнях профессионального образования в соответствие с потребностями рынка труда и перспективами развития экономики;
7. модернизация системы мер адресной социальной поддержки и стипендиального обеспечения, обучающихся в образовательных учреждениях;
8. приоритетное развитие фундаментальной науки, сохранение и поддержка ведущих научных школ, содействие воспроизводству и повышению качества ее кадрового потенциала, включая подготовку кадров высшей квалификации;
9. информационная и социологическая поддержка образовательной политики.
Таким образом, деятельность Департамента образования и науки направлена на предоставление населению Югры качественных образовательных услуг, отвечающих современным требованиям и условиям социально-экономического развития региона в части обеспечения установленных действующим законодательством полномочий органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа — Югры в сфере образования.
Структура Департамента образования и науки Ханты-Мансийского автономного округа – Югры представлена в приложении 1.
Рассмотрим организационные основы деятельности каждого отдела Департамента.
1. Управление по обеспечению прав детей на образование состоит из трех отделов:
— отдел комплексного обеспечения соблюдения законодательства по обеспечению права на образование;
— отдел общего специального и дошкольного образования;
— отдел координации систем сопровождения и обеспечения безопасности детей;
— отдел организации деятельности по опеке и попечительству и охране прав детей.
Все отделы данного управления находятся под подчинением начальника управления, который, в свою очередь, подчиняется первому заместителю директора Департамента.
Основными функциями управления является обеспечение соблюдения законодательства по обеспечению прав детей на получение общего, специального и дошкольного образования, осуществление комплексных проверок образовательных учреждений, а также обеспечение безопасности детей.
2. Управление профессионального образования и науки состоит из двух отделов:
— отдел высшего профессионального образования и науки осуществляет контроль проверку и регулирование нормального функционирования высших учебных заведений;
— отдел начального и среднего профессионального образования, функцией которого является обеспечение работы и контроль за учебными заведениями начального и среднего профессионального образования.
За деятельностью данного управления следит заместитель директора Департамента – начальник управления.
3. Управление перспективного развития и координации программ обучения состоит из четырех отделов:
— отдел воспитательной работы и дополнительного образования, к нему относятся различные секции, кружки, школы искусств;
— отдел развития образования и реализации комплексных проектов;
— отдел информационно-аналитического обеспечения;
— отдел информатизации образования.
Все вышеперечисленные отделы находятся под управлением заместителя директора по перспективному развитию и координации программ обучения.
4. Управление финансово-экономического обеспечения включает в себя два отдела:
— отдел информирования и финансово-экономического обеспечения;
— отдел финансово-экономического мониторинга целевых программ и госзаказа.
Во главе – заместитель директора – начальник управления.
5. Управление бюджетного учета, отчетности и финансового контроля состоит из двух отделов:
— отдел бюджетного учета и отчетности;
— отдел финансового контроля.
Существует еще три невзаимосвязанных отдела, которые подчиняются помощнику директора Департамента, это:
— отдел государственной гражданской службы и кадров (занимается подбором персонала, учетом рабочего времени, отпусками, больничными, военной службой, увольнениями и т.д.)
— общий отдел;
— отдел государственно-правовых и договорных отношений.
Рассматриваемая организационная структура является линейно – функциональной ступенчато-иерархической структурой организации управления. При таком виде организации линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные подразделения. Структура в значительной степени отражает штатное расписание организации.
Преимуществом данной структуры управления является возможность получить высокую степень профессиональной специализации сотрудников; точно определить места и необходимые ресурсы (особенно кадров); способствует стандартизации, формализации и программированию процесса; а так же простота и привычность, четкость распределения функций управления между руководящим персоналом.
Таким образом, проанализировав действующую организационную структуру Департамента образования и науки Ханты — Мансийского автономного округа — Югры, можно выделить ряд недостатков:
1. данная структура не способствует росту потенциала людей, каждый из которых использует только ту часть своих способностей, которая непосредственно требуется по характеру выполняемой работы;
2. невозможность управлять процессом изменений, направленных на совершенствование работы;
3. дублирование функций управления в разных отделах, что приводит к росту затрат на содержание управленческого аппарата.
Для устранения выявленных недостатков структуры департамента образования и науки Ханты-Мансийского автономного округа — Югры необходимо спроектировать новую организационную структуру. Об этом подробно будет написано в следующей главе.
3.2 Проектирование новой структуры управления Департамента образования и науки Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
В современных условиях процесс реструктуризации организации становится объективной необходимостью, обеспечивающий конкурентоспособность предприятия и его выживание. За последнее десятилетие практически ни одна ведущая корпорация в мире не смогла избежать рискованной и болезненной процедуры радикального реструктурирования. Промедление и попытка обойтись без серьезных изменений привели к исчезновению каждой четвертой компании из списка 500 ведущих корпораций мира.
При проектировании организационной структуры управления необходимо обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям. При этом требовалось выполнить следующие условия:
· решение одних и тех же вопросов не должно находиться в ведении разных подразделений;
· все функции управления должны входить в обязанности управляющих подразделений;
· на данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые эффективнее решать в другом подразделении.
Согласно классической теории организации, структура предприятия должна разрабатываться сверху вниз. Последовательность разработки организационной структуры схожа с последовательностью элементов процесса планирования.
Процесс формированияорганизационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.
Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям[58]:
1. Формирование общей структурной схемыво всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углублённое проектирование как организационной структуры, так и др. важнейших аспектов системы.
2. Разработка состава основных подразделений и связей между ними– заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно – целевым блокам, но и вплоть до самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются самостоятельные структурные единицы (отделы, бюро, управления, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.
3. Регламентация организационной структуры– предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделений; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях; расчёты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры.
На основе вышесказанного предлагается новая структура Департамента образования и науки Ханты – Мансийского автономного округа – Югры, которая представлена в приложении 2.
Рассмотрим подробно преобразования, которые были проведены относительно старой организационной структуры Департамента.
1. Управление по обеспечению прав детей на образование было переименовано в управление реализации государственной политики в сфере общего образования.
Был ликвидирован отдел организации деятельности по опеке и поручительству и охране прав детей в связи с наделениями данными полномочиями департамента труда и социальной защиты населения.
Отдел комплексного обеспечения соблюдения законодательства по обеспечению права на образование был совмещен с отделом координации систем сопровождения и обеспечения безопасности детей, был назван отделом обеспечения безопасности жизнедеятельности и перенесен в управление ресурсного обеспечения.
В общем, в управлении реализации государственной политики в сфере общего образования осталось два отдела:
— отдел общего образования, который раньше назывался отделом общего, специального и дошкольного образования;
— отдел дополнительного образования и технологий воспитания, который раньше входил в состав управления перспективного развития и координации программ образования. В его функции входит контроль и регулирования нормального функционирования разного рода кружков, секций, школ искусств.
Все отделы данного управления раньше подчинялись начальнику управления, должность которого была сокращена, таким образом управление реализации государственной политики в сфере общего образования осталось в непосредственном подчинении заместителя директора.
2. Управление профессионального образования и науки практически не изменился, сменились только названия отделов:
— отдел высшего профессионального образования и науки был переименован в отдел высшего образования и научного обеспечения регионального развития;
— отдел начального и среднего профессионального образования стал отделом довузовского профессионального образования.
Должность начальника управления была сокращена, управление передали в подчинение заместителю директора по профессиональному образованию и науке.
3. Большим изменениям было подвергнуто управление перспективного развития и координации и программ образования.
Отдел воспитательной работы и дополнительного образования был переименован в отдел дополнительного образования и технологий воспитания и перенесен в управление реализации государственной политики в сфере общего образования.
Отдел развития образования и реализации комплексных проектов был совмещен с отделом информационно-аналитического обеспечения, который в новой структуре управления стал называться отделом стратегического анализа и критериального планирования.
Отдел информатизации образования был переименован в отдел информационного обеспечения управления развитием.
4. В структуре управления финансово-экономического обеспечения появился дополнительный третий отдел – отдел координации деятельности государственных образовательных учреждений.
Название отдела финансово – экономического мониторинга целевых программ и госзаказа было упрощено в отдел экономического обеспечения программной деятельности.
Должность начальника управления была ликвидирована, управление осталось под непосредственным подчинением заместителя директора Департамента. В его же подчинение ввели управление бюджетного учета, отчетности и финансового контроля. Состав его остался прежний:
— отдел бюджетного учета и отчетности;
— отдел финансового контроля.
5. Было создано управление ресурсного обеспечения, в состав которого вошли:
— отдел организационно-правового обеспечения;
— отдел кадрового обеспечения системы образования;
— отдел обеспечения безопасности жизнедеятельности;
— хозяйственная группа.
Отдел организационно-правового обеспечения был образован в результате слияния общего отдела с отделом государственно-правовых и договорных отношений.
В состав отдела кадрового обеспечения системы образования вошел бывший отдел государственной, гражданской службы и кадров и помощник директора.
Хозяйственная группа была выделена из общего отдела. В ее состав входит несколько человек: завхоз и водители.
Таким образом, спроектировав и проанализировав новую структуру управления Департамента образования и науки Ханты – Мансийского автономного округа – Югры, можно сделать следующие выводы:
1. новая структура является более гибкой;
2. отсутствует нагруженность и большое количество отделов и подразделений во всей организационной структуре;
3. каждый отдел занимается строго работой, касающейся только его ведения;
4. не происходит дублирование обязанностей в различных отделах.
О целесообразности проектирования новой структуры управления будет описано в следующем параграфе.
3.3 Обоснование целесообразности проектирования структуры управления Департамента образования и науки Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
Для обоснования целесообразности проектирования новой организационной структуры, необходимо дать понятие целесообразности.
Целесообразность — соответствие явления или процесса определённому (относительно завершённому) состоянию, материальная или идеальная модель которого представляется в качестве цели. Целесообразность рассматривается, с одной стороны, как имманентная (внутренняя) взаимосвязь объекта самого по себе, а с другой — как некоторое отношение в сфере взаимодействия объекта и субъекта. Отношение целесообразности, характерное для человеческой деятельности, вместе с тем может выступать в качестве научного принципа исследования структуры и функций саморегулируемых и эквифинальных систем.
Таким образом, в нашем случае целесообразность – это эффективность новой структуры управления Департамента.
Обоснование целесообразности необходимо провести по четырем разновидностям:
— экономическая;
— организационная;
— социальная;
— интегральная.
1. Экономическая целесообразность заключается в экономическом эффекте от внедрения новой структуры управления.
В нашем случае проектирование новой системы является экономически выгодным проектом по следующим параметрам:
— уменьшение количества отделов приводит соответственно к снижению численности работников, в связи с этим значительно снижаются затраты на заработную плату рабочим;
— сокращение ставок начальник управления во многих подразделениях Департамента также положительно сказывается на экономии средств на заработную плату работникам;
— устранение такого факта, как дублирование обязанностей также экономит средства Департамента на премиальный фонд заработной платы работников. При ранее действующей структуре управления из-за того, что несколько отделов могли выполнять одни и те же обязательства, руководство было вынуждено платить за одну и ту же работу сотрудникам разных подразделений, а соответственно больше в несколько раз.
Таким образом, делаем вывод, что с экономической точки зрения, проектирование новой структуры управления Департамента является эффективным.
2. Обычно экономические показатели указываются в натуральных (абсолютных или относительных) единицах. Однако экономичность новой структуры управления не может быть оценена только экономическими показателями, так как они не дают полной характеристики сравнительной эффективности вариантов, не отражают затрат общественного труда и не позволяют поэтому рассчитать общий эффект.
Организационная целесообразность создания гибкой структуры управления заключается в организации такого метода управления, при котором все поставленные задачи будут выполняться качественно и в наименьший срок. Проводится анализ рациональности проектных структур комплекса, устанавливаются преимущества и недостатки с позиций подготовки работников, сокращения длительности рабочего времени, повышение степени гибкости, уровня электронизации и интеграции и их соответствие друг другу.
В данной работе организационную целесообразность можно рассмотреть с разных позиций:
— положительная заключается в том, что при уменьшении количества отделов и уменьшении общего числа сотрудников улучшилось возможность непосредственного контакта каждого сотрудника с руководством подразделений, что эффективно сказывается на качестве выполнения определенных обязанностей сотрудников. Также данная структура способствует росту потенциала людей;
— отрицательная заключается в том, что из-за уменьшения количества общего числа сотрудников, увеличивается объем работы, приходящийся на одного работника конкретного подразделения.
Таким образом, положительная и отрицательная стороны организационной целесообразности компенсируют друг друга, и не представляется возможным конкретно определить обоснование по данному параметру эффективности проектирования новой структуры управления Департамента.
3. Социальная целесообразность определяется показателями социальной эффективности. Это показатели повышения уровня автоматизации и механизации труда, повышения интеллектуальности и содержания труда, изменения в профессиональном составе кадров, снижения заболеваемости и травматизма рабочих, повышения комфортабельности и эстетичности труда. Также к социальной целесообразности следует отнести взаимодействие данной структуры управления с внешними факторами.
В нашем случае проект является социально значимым, так как при проектировании новой структуры управления, упрощается связь общественного населения с Департаментом. Любой житель Ханты – Мансийского автономного округа – Югры, при возникновении у него определенного вопроса, связанного с образованием, может легко сориентироваться в какой именно отдел Департамента ему следует обратиться при определенной проблеме.
4. Интегрированная целесообразность заключает в себе все вышеперечисленные пункты.
Можно сделать вывод о том, что проектирование новой структуры управления является целесообразным по всем параметрам.
Заключение
Организационное проектирование системой управления персоналом как процесс — это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.
Предметом организационного проектирования системы управления персоналом на предприятии, в учреждении является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности.
Целью организационного проектирования является разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом — комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.
В данной работе было проведено исследование особенностей проектирования структуры управления Департамента образования и науки Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
Выполнены следующие задачи:
1. Раскрыто понятие и содержание организационных структур управления.
2. Рассмотрена классификация структур управления и выявлены типичные недостатки действующих структур.
3. Рассмотрены показатели оценки действующих структур управления, проведен анализ механизма проектирования структуры управления.
4. Проведен подробный анализ действующей структуры управления Департамента образования и науки Ханты — Мансийского автономного округа — Югры
5. Спроектирована новая структура управления Департамента образования и науки Ханты – Мансийского автономного округа – Югры, дан ее полный анализ.
6. Проведено обоснование целесообразности проектирования новой структуры управления.
По результатам анализа управления Департамента, можно сделать вывод, что на данном этапе организационная структура представляет линейно-функциональную структуру управления. Управление централизовано. Кадровый состав управления укомплектован достаточно сильно. Но существует ряд недостатков, которые были устранены в результате проектирования новой структуры управления.
Список использованных источников и литературы
1. Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы: Учебно-методическое пособие. – М.: Финансы и статистика, 2009. – 115 с.
2. Алиева В.Г. «Теория организации: учебник», 3-е изд., Экономика, 2007.
3. Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория анализа хозяйственной деятельности. Учебник. — М.: Финансы и статистика, 2008. — 405 с.
4. Балабанов И.Т. Основы финансового менеджмента. – М.: Финансы и статистика, 2008. – 382 с.
5. Беляев В.К. Новое в управлении экономикой предприятия: Справ.-метод. пособие. – Иркутск.: Изд-во Иркут. ун-та, 2005. – 219с.
6. Бобыкин В.И. Новый менеджмент. Управление предприятиями на уровне высших стандартов. – М.: Экономика, 2007. – 366с.
7. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. – М., 2006
8. Гибсон Дж. Л., Иванцевич Д.Л., Доннелли Д.Х.-мл. Организации: поведение, структуры, процессы: Учебник для вузов. — М.: ИНФРА-М. — 2009.
9. Гольдштейн Г.Я.- стратегический менеджмент и предпринимательство: возможности процветания.
10. Журнал «Управление персоналом» № 1, 2007г.
11. Журнал «Управление персоналом» № 5, 2007 г.
12. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. «Теория организации», Питер, 2008 г.
13. Крейнина М.Н. Финансовое состояние предприятия: Методы оценки. – М.: ИКЦ «ДИС», 2007. – 224с.
14. Любушин Н.П., Лещева В.В., Дьякова В.Г. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: Учебник для вузов / Под ред. Н.Л. Любушина. – М.: ЮНИТИ-Дана, 2009. – 471 с.
15. Менеджмент организации. Учебное пособие. Румянцева З.П., Саломатин Н.А. и др. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 415 с.
16. Мильнер Б. З. Теория организаций.- М.: Инфра-М. — 2006
17. Орлова А., Хухрин А. Стратегия управления: теория и реальность. // АПК: экономика, управление. –2009. -№12. -с. 24-29.
18. Панков Д.А. Современные методы анализа финансового положения. – Минс.: ООО «Профит», 2006. – 413с.
19. Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Организация и управление. – М.: Изд-во МГУ коммерции, 20088.
20. Селезнева Н.Н., Ионова А.Ф. Финансовый анализ: Учеб. пособие. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 479 с.
21. Совершенствование организационных структур управления предприятий и производственных объединений. Межотраслевые рекомендации. – Москва Экономика. 2008 – 108 с.
22. Управление организацией: Учебник / Под ред. А. Г. Поршнева, З. П. Румянцевой, Н. А. Саломатина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009.
--PAGE_BREAK--
еще рефераты
Еще работы по менеджменту
Реферат по менеджменту
Стратегический подход к организационному развитию фирмы
2 Сентября 2013
Реферат по менеджменту
Целевое управление организацией
22 Июня 2015
Реферат по менеджменту
Антикризисное управление кредитной организацией
22 Июня 2015
Реферат по менеджменту
Стратегическое управление организацией в условиях рынка
2 Сентября 2013