Презентация: Библиотека колледжа

Содержание

1. Введение

Для принятияобоснованныхи эффективныхрешений впроизводственнойдеятельности, в управленииэкономикойи в политикесовременныйспециалистдолжен уметьс помощью компьютерови средств связиполучать, накапливать, хранить иобрабатыватьданные, представляярезультат ввиде наглядныхдокументов.В современномобществеинформационныетехнологииразвиваютсяочень стремительно, они проникаютво все сферычеловеческойдеятельности.

В даннойкурсовой работемы представимвам электронныйвариант, наглядноепособие книжнойбиблиотеки, в которой несоблюденыточные названияразделов литературы, авторов и ихизданий. Разработкапроекта проводиласьна приложенииMicrosoft Access, предназначенномдля управления, проектированияи разработкибаз данных.База предназначенадля храненияданных о приобретенныхбиблиотекойизданиях(справочниках, сборниках ит.п.), сведенийо читателях.

Для началахотелось быознакомитьвас с основнымипонятиями обазах данныхи о системахуправлениябазами данных(СУБД).

2. Основныепонятия базданных2.1 Базыданных и системыуправлениябазами данных

База данных– это организованнаяструктура, предназначеннаядля храненияинформации.В современныхбазах данныххранятся нетолько данные, но и информация.

Это утверждениелегко пояснить, если, например, рассмотретьбазу данныхбиблиотеки.В ней есть всенеобходимыесведения обавторах, книгах, читателях ит.д. Доступ кэтой базе могутиметь как работникибиблиотеки, так и читатели, которым необходимонайти какое-либоиздание. Носреди них врядли найдетсятакое лицо, которое имеетдоступ ко всейбазе полностьюи при этом способноединоличновносить в неепроизвольныеизменения.Кроме данных, база содержитметоды и средства, позволяющиекаждому изсотрудниковоперироватьтолько с темиданными, которыевходят в егокомпетенцию.В результатевзаимодействияданных, содержащихсяв базе, с методами, доступнымиконкретнымсотрудникам, образуетсяинформация, которую онипотребляюти на основаниикоторой в пределахсобственнойкомпетенциипроизводятввод и редактированиеданных.

С понятиембазы данныхтесно связанопонятие системыуправлениябазой данных.Это комплекспрограммныхсредств, предназначенныхдля созданияструктуры новойбазы, наполнениеее содержимым, редактированиесодержимогои визуализацииинформации.Под визуализациейинформациибазы понимаетсяотбор отображаемыхданных в соответствиис заданнымкритерием, ихупорядочение, оформлениеи последующаявыдача на устройствавывода илипередачи поканалам связи.

В мире существуетмножествосистем управлениябазами данных.Несмотря нато что они могутпо-разномуработать сразными объектамии предоставляютпользователюразличныефункции и средства, большинствоСУБД опираютсяна единый устоявшийсякомплекс основныхпонятий. Этодает нам возможностьрассмотретьодну системуи обобщить еепонятия, приемыи методы навесь классСУБД. В качестветакого учебногообъекта мывыберем СУБДMicrosoft Access, входящуюв пакет Microsoft Office.

2.2 Структурапростейшейбазы данных

Сразу поясним, что если в базенет никакихданных (пустаябаза), то этовсе равно полноценнаябаза данных.Этот факт имеетметодическоезначение. Хотяданных в базеи нет, но информацияв ней все-такиесть – это структурабазы. Она определяетметоды занесенияданных и храненияих в базе. Простейший«некомпьютерный»вариант базыданных – деловойежедневник, в котором каждомукалендарномудню выделенопо странице.Даже если в немне записанони строки, онне перестаетбыть ежедневником, поскольку имеетструктуру, четко отличающуюего от записныхкнижек, рабочихтетрадей ипрочей писчебумажнойпродукции.

Базы данныхмогут содержатьразличныеобъекты. Основнымиобъектами любойбазы данныхявляются еетаблицы. Простейшаябаза данныхимеет хотя быодну таблицу.Соответственно, структурапростейшейбазы данныхтождественноравна структуреее таблицы.

Структурудвумернойтаблицы образуютстолбцы и строки.Их аналогамив простейшейбазе данныхявляются поляи записи.Если записейв таблице поканет, значит, ееструктураобразованатолько наборомполей. Изменивсостав полейбазовой таблицы(или их свойства), мы изменяемструктуру базыданных и, соответственно, получаем новуюбазу данных.

2.3 Свойстваполей базыданных

Поля базыданных не простоопределяютструктуру базы– они еще определяютгрупповыесвойства данных, записываемыхв ячейки, принадлежащиекаждому изполей. Нижеперечисленыосновные свойстваполей таблицбаз данных напримере СУБДMicrosoft Access.

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Посколькув разных поляхмогут содержатьсяданные разноготипа, то и свойствау полей могутразличатьсяв зависимостиот типа данных.Так, например, список вышеуказанныхсвойств полейотносится восновном кполям текстовоготипа. Поля другихтипов могутиметь или неиметь эти свойства, но могут добавлятьк ним и свои.Например, дляданных, представляющихдействительныечисла, важнымсвойствомявляется количествознаков последесятичнойзапятой. С другойстороны, дляполей, используемыхдля хранениярисунков, звукозаписей, видео клипови других объектовOLE, большинствовышеуказанныхсвойств неимеют смысла.

2.4 Типыданных

Таблицы базданных, какправило, допускаютработу с гораздобольшим количествомразных типовданных. Так, например, базыданных Microsoft Access работаютсо следующимитипами данных.

Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный — тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

Логический — тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

2.5 Безопасностьбаз данных

Базы данных– это тоже файлы, но работа сними отличаетсяот работы сфайлами другихтипов, создаваемыхпрочими приложениями.Выше мы видели, что всю работупо обслуживаниюфайловой структурыберет на себяоперационнаясистема. Длябазы данныхпредъявляютсяособые требованияс точки зрениябезопасности, поэтому в нихреализовандругой подходк сохранениюданных.

Базы данных– это особыеструктуры.Информация, которая в нихсодержится, очень частоимеет общественнуюценность. Нередкос одной и тойже базой работаюттысячи людейпо всей стране.От информации, которая содержитсяв некоторыхбазах, можетзависеть благополучиемножествалюдей. Поэтомуцелостностьсодержимогобазы не можети не должназависеть ниот конкретныхдействий некоегопользователя, забывшегосохранить файлыперед выключениемкомпьютера, ни от перебоевв электросети.

Проблемабезопасностибаз данныхрешается тем, что в СУБД длясохраненияинформациииспользуетсядвойной подход.В части операций, как обычно, участвуетоперационнаясистема компьютера, но некоторыеоперации сохраненияпроисходятв обход операционнойсистемы.

3. Разработкабазы данных

Методическиправильноначинать работус карандашоми листом бумагив руках, не используякомпьютер. Наданном этапеон просто ненужен. Неоптимальныерешения и прямыеошибки, заложенныена этапе проектирования, впоследствииочень трудноустраняются, поэтому этотэтап являетсяосновополагающим.

3.1 Разработкатехническогозадания

Техническоезадание напроектированиебазы данныхдолжен предоставитьзаказчик. Однакодля этого ондолжен владетьсоответствующейтерминологиейи знать, хотябы в общих чертах, техническиевозможностиосновных СУБД.К сожалению, на практикетакое положениевстречаетсяне всегда.

3.2 Разработкаструктуры базыданных

Выяснивосновную частьданных можноприступатьк созданиюструктуры базы, то есть структурыее основныхтаблиц.

Работа начинается с составления основного списка полей – он может насчитывать десятки и даже сотни позиций.

В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.

Далее распределяют поля основного списка по базовым таблицам. На первом этапе распределение производят по функциональному признаку. Цель – обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился, по возможности на одном рабочем месте.

В каждой из таблиц задается ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Например, для таблицы данных о книгах таким полем может служить инвентарный номер книги. Для таблицы, в которой содержаться авторы, такого поля можно и не найти, но его можно создать искусственным комбинированием полей. Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использовать как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

С помощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами. Такой чертеж называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.

Разработкой схемы данных заканчивается «бумажный» этап работы над техническим предложением, после чего приступать к непосредственному созданию базы данных.

Следуетпомнить, чтопо ходу разработкипроекта заказчикунепременнобудут приходитьв голову новыеидеи. На всехэтапах проектированияон стремитсяохватить единойсистемой всеновые и новыеподразделенияи службы предприятия.Возможностьгибкого использованияего пожеланийво многомопределяетсяквалификациейразработчикабазы данных.Если схемаданных составленаправильно, подключатьк базе новыетаблицы нетрудно.Если структурабазы нерациональна, разработчикможет испытатьсерьезныетрудности ивойти в противоречиес заказчиком.Противоречияисполнителяс заказчикомвсегда свидетельствуюто недостаточнойквалификацииисполнителя.Именно по этомуэтап предварительногопроектированиябазы данныхследует считатьосновным. Отего успехазависит, насколькобаза данныхстанет удобной, и будут ли сней работатьпользователи.Если отмечается, что пользователибазы «саботируют»ее эксплуатациюи предпочитаютработатьтрадиционнымиметодами, этоговорит не онизкой квалификациипользователей, а о недостаточнойквалификацииразработчикабазы.

На этом этапезавершаетсяразработкабазы данных, и на следующемэтапе начинаетсяее основноепроектирование.С этого моментаследует начатьработу с СУБД.

4. Проектированиебаз данных4.1 Режимыработы с базамиданных

Обычно сбазами данныхработают двекатегориипользователей.Первая категория– проектировщики.Их задача состоитв разработкеструктурытаблиц базыданных и согласованиеее с заказчиком.Кроме таблицпроектировщикиразрабатываюти другие объектыбазы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизацииработы с базой, а с другой стороны– для ограниченияфункциональныхвозможностейработы с базой(если это необходимоиз соображенийбезопасности).Проектировщикине наполняютбазу конкретнымиданными, (заказчикможет считатьих конфиденциальнымии не предоставлятьпостороннимлицам). Исключениесоставляетэкспериментальноенаполнениемодельнымиданными наэтапе отладкиобъектов базы.

Вторая категорияисполнителей, работающихс базами данных,- пользователив данном случаеими являютсябиблиотекарии читатели, приходящиев библиотеку.Они получаютисходную базуданных отпроектировщикови занимаютсяее наполнениеми обслуживанием.В общем случаепользователине имеют средствдоступа к управлениюструктуройбазы – толькок данным, да ито не ко всем, а к тем, работас которымипредусмотренана конкретномрабочем месте.

СоответственноСУБД имеет дварежима работы:проектировочныйи пользовательский.Первый режимпредназначендля созданияили измененияструктуры базыи создание ееобъектов. Вовтором режимепроисходитиспользованиеранее подготовленныхобъектов длянаполнениябазы или полученияданных из нее.

4.2 Объектыбазы данных4.2.1 Таблицы

Таблицы –это основныеобъекты любойбазы данных.Во-первых, втаблицах хранятсявсе данные, имеющиеся вбазе, а во-вторых, таблицы храняти структурубазы (поля, ихтипы и свойства).В примере нашейбазы можнопоказать списоктаблиц:

/>

Таблица«Авторы»состоит изследующихполей:

Код автора

Имя автора

Эта сущностьотводится дляхранения сведенийоб основныхлюдях, принимавшихучастие в подготовкерукописи издания(авторах, составителях, титульныхредакторах, переводчикахи художниках).Такое объединениедопустимо, таккак данные оразных создателяхвыбираютсяиз одного домена(фамилия и имена)и исключаетдублированиеданных Так какфамилия и имена(инициалы) создателямогут бытьдостаточногромоздкими(М.Е. Салтыков-Щедрин, Франсуа Ренеде Шатобриан, Остен ЖюльЖан-БатистИпполит и т.п.)и будут многократновстречатьсяв разных изданиях, то их целесообразнонумероватьи ссылатьсяна эти номера.Для этого вводитсяцелочисленныйатрибут «Код_автора»– это ключевоеполе, котороебудет автоматическинаращиватьсяна единицу привводе в базуданных новогоавтора. Поле«Имя автора»является текстовымтипом данных.

Таблица«Выдача»состоит изследующихполей:

Код формуляра

Дата выдачи (книги)

Срок

Дата возврата

Инвентарный номер (который индивидуален для каждой книги)

Поле «кодформуляра»предназначенодля присвоениякаждому формуляруиндивидуальногономера, оноимеет тип данных«счетчик».

В поле «датавыдачи» указываетсядата выдачиопределенногоэкземпляра.Тип данных –«дата/время».

В поле «Срок»указываетсясрок на которыйвыдается книга.В случае задержкикниги, налагаетсяштраф, которыйопределяетсябиблиотекой.Тип данных –«числовой».

В поле «Датавозврата»ставится датавозвращенияэкземпляра.Если поле незаполнено, значит книгане возвращенат.е. на руках.Тип данных –«дата/время».

Поле «Инвентарныйномер» необходимодля присвоениякаждой книгеиндивидуальногономера. Этополе являетсяключевым, типданных – «числовой».

Таблица«Заглавие»состоит изследующихполей:

Код заглавия

Заглавие

Поле «Кодзаглавия» — ключевое полес типом данных«счетчик». Онопозволяетсократить объемданных и снизитьвероятностьвозникновенияпротиворечивости(исключаетсянеобходимостьввода длинныхтекстовыхназваний дляразличных томовсобраний сочинений, повторныхизданий, учебникови т.п.).

В поле «Заглавие»пишутся заглавиякниг, тип данныхполя – «текстовый».

Таблица«Книги» состоитиз следующихполей:

Инвентарный номер

Код заглавия

Код раздела

Код автора

Данная таблицаявляется главной.С ее помощьювсе основныетаблицы связаныдруг с другом.В случае добавлениев базу данныхновых таблиц(например оцене книг) нетнеобходимостиизменять всюструктуру.Нужно всеголишь добавитьключевое поленовой таблицыв таблицу «Книги»и установитьмежду нимисвязь.

Таблица«Разделы»состоит изследующихполей:

Код раздела

Название раздела

В даннойтаблице содержатсячетыре раздела, названия которыхне соответствуютобщепринятомустандарту.

Таблица«Читатели»состоит изследующихполей:

Код формуляра

Фио (инициалы читателя)

Эта таблицасодержит сведенияо читателях, записанныхв данной библиотеке.

4.2.2 Запросы

Эти объектыслужат дляизвлеченияданных из таблици предоставленияих пользователюв удобном виде.С помощью запросоввыполняют такиеоперации какотбор данных, их сортировкуи фильтрацию.С помощью запросовможно выполнятьпреобразованияданных по заданномуалгоритму, создавать новыетаблицы, выполнятьавтоматическоенаполнениятаблиц данными, импортированнымииз других источников, выполнятьпростейшиевычисленияв таблицах имногое другое.В нашей таблицепредставленытри запроса:

/>

Для запроса«Авторы запрос»были использованытаблицы:

Авторы (поле «Имя автора»)

Книги (использовалось для связки таблиц)

Заглавие (поле «Заглавие»)

Этот запроснеобходим длятого, чтобыпользовательмог узнать естьли необходимыйему автор вбазе библиотеки.Поиск осуществляетсяпо введенномуимени автора.В итоге запросавыводитсязапрашиваемыйавтор, книгинаписанныеим и количествоэкземпляров.

Запрос «Заглавиезапрос» состоитиз таблиц:

Заглавие (поле «Заглавие»)

Книги (использовалась для связки таблиц)

Авторы (поле «Имя автора»)

Запрос предназначендля поисканеобходимойкниги по ееназванию. Врезультатезапроса наэкран выводитсяформа содержащаязапрашиваемуюкнигу (еслитаковая имеется), автора этойкниги и количествоэкземпляров.

Для запроса«Выдача книг»были использованытаблицы:

Заглавие (поле «Заглавие»)

Книги (для связки таблиц)

Выдача (поля: «Дата выдачи», «Срок», «Дата возврата»)

Читатели (поле «Фио»)

Запрос показываетсписок читателей, у которых находятсякниги из библиотеки.Также в немпредставленысведения о томкакие книгии когда быливзяты, на какойсрок и дата ихвозврата.

4.2.3 Формы

Если запросы– это специальныесредства дляотбора и анализаданных, то формы– это средствадля ввода данных.Смысл их тотже – предоставитьпользователюсредства длязаполнениятолько техполей, которыеему заполнятьположено.Одновременнос этим в формеможно разместитьспециальныеэлементы управления(счетчики, раскрывающиесясписки, переключатели, флажки и прочее)для автоматизацииввода. Преимуществаформ раскрываютсяособенно наглядно, когда происходитввод данныхс заполненныхбланков. В этомслучае формуделают графическимисредствамитак, чтобы онаповторялаоформлениебланка – этозаметно упрощаетработу наборщика, снижает егоутомление ипредотвращаетпоявлениепечатных ошибок.

Для базыданных библиотекибыли созданывосемь форм:

Авторы

Выдача книг1

Заглавия книг

Запрос авторов

Запрос книг

Книги

Кнопочная форма (Главная кнопочная форма)

Разделы

Форма «Авторы»создана изтаблицы «Авторы».Она выдает весьсписок авторовимеющихся вбазе. По своейсути она являетсяаналогом алфавитногокаталога«неэлектроннойбиблиотеки».

Форма «Выдачакниг1» основанана запросе«Выдача книг», она необходимадля учета книг, которые находятсяна руках у читателей.Форма имеетследующие поля:

Заглавие

Дата выдачи

Срок

Дата возврата

Фио

В поле «заглавие»указываетсяназвание книги, которая находитсяна руках.

Поле «Датавыдачи» показываеткогда былавзята книга.

В поле «Срок»указываетсясрок на которыйвыдается экземпляр.

Поле «Датавозврата»показываеткогда книгабыла возвращена.Если поле пустое, то это значит, что книгу ещене вернули.

В поле «Фио»указываютсяинициалы читателя.

Форма «Заглавиякниг» содержитсписок названийвсех книг, находящихсяв базе библиотеки.

Следующиедве формы –«Запрос авторов»и «Запрос книг»основаны назапросах «Авторызапрос» и «Заглавиезапрос».

Форма «Книги»создана наоснове таблицы«Книги», еефункции полностьюидентичны этойтаблице.

Форма «Разделы»содержит списоквсех разделовбиблиотеки.

«/>
Главнаякнопочнаяформа» (в нашейбазе просто«кнопочнаяформа») предназначенадля удобстваработы с базой.

В ней собранывсе необходимыезапросы, формыи таблицы. Именнос ней пользователь(читатель, библиотекарь)работает, когданеобходимовыполнитьзапрос, посмотретьсписок авторови т.п.

5. Заключение

Использованиебаз данных иинформационныхсистем становитсянеотъемлемойсоставляющейделовой деятельностисовременногочеловека ифункционированияпреуспевающихорганизаций.В связи с этимбольшую актуальностьприобретаетосвоение принципапостроенияи эффективногоприменениясоответствующихтехнологийи программныхпродуктов.

В настоящеевремя базыданных проникаютво многие сферычеловеческойдеятельности, в том числе ив библиотеки.С помощью электронныхбаз данныхработа библиотекарязначительнооблегчается.

В результатенашей работыбыла созданабаза данныхбиблиотекиколледжа, припомощи которойможно легконайти необходимуюкнигу, учестьпоступлениеновых книг исписание старых, а также осуществлятьконтроль завыдачей и возвратомкниг имеющихсяв фонде библиотеки.

6. Списокиспользованнойлитературы

Информатика. Базовый курс /Симонович С.В. и др. — СПб: Издательство «Питер», 2000. – 640с.

Информатика. Учебное пособие /Под ред. В.Г. Кирия. – Иркутск: ИрГТУ,1998 часть 2. – 382с.

Информатика. Учебное пособие /Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. – Иркутск: ИрГТУ, 1999. – 116с.