Когда все решает подход
Успех внедрения корпоративной информационной системы (КИС) во многом определяется подходом к проектированию автоматизированного комплекса, то есть правильностью постановки производственных задач, которые должны быть решены с помощью КИС.
Довольно часто у нас используется структурный подход к проектированию, основанный на четком разграничении функций подразделений предприятия. Однако более целесообразно при проектировании КИС руководствоваться не структурой предприятия, а анализом производственных бизнес-процессов. Как это осуществить на практике, мы рассмотрим на примере проектирования информационной системы деревообрабатывающего комбината.
Можно выделить два основных подхода к проектированию современных информационных систем – структурный и процессный. Первый основан на использовании организационной структуры предприятия, когда проектирование информационной системы идет по подразделениям. Технологии деятельности всего предприятия в этом случае описываются через технологии работы его подразделений. Главным недостатком структурного подхода является привязка к организационной структуре, которая довольно часто меняется, поэтому в проект информационной системы постоянно приходится вносить изменения.
Несколько по-иному обстоит дело при процессном подходе. Этот подход ориентирован не на организационную структуру, а на бизнес-процессы. При процессном подходе предприятие рассматривается как совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых бизнес-процессов. В отличие от организационной структуры они меняются достаточно редко. Основных бизнес-процессов на предприятии немного, обычно не более десяти. А вот число обеспечивающих бизнес-процессов может достигать нескольких десятков.
Процессный подход подводит к необходимости перехода на так называемое тонкое производство, или тонкую ресурсосберегающую структуру (Lean production).
Основными чертами такой реорганизации являются:
• широкое делегирование полномочий и ответственности исполнителям;
• сокращение количества уровней принятия решений;
• сочетание принципа целевого управления с групповой организацией труда;
• повышенное внимание к вопросам обеспечения качества продукции или услуг.
Процессный подход к анализу и моделированию бизнес-процессов и последующей разработке требований к информационным системам позволяет оперативно изменять и дорабатывать технологии, безболезненно (без остановки производства) модернизировать информационную систему предприятия.
Анализ организационной структуры и финансово-хозяйственной деятельности деревообрабатывающего комбината позволяет выделить два вида бизнес-процессов: основные, в результате выполнения которых осуществляется покрытие затрат и формируется прибыль, и обеспечивающие.
В число основных бизнеспроцессов входят: производство фанеры, производство товаров народного потребления (ТНП) и изделий из отходов производства, реализация продукции и осуществление бартерных сделок.
К обеспечивающим бизнес-процессам относятся: финансовое, информационное, юридическое и хозяйственное обеспечение, оперативное планирование, транспортировка, управление персоналом, бухгалтерский учет и отчетность, обеспечение качества, строительство, делопроизводство и др.
Для всех бизнес-процессов должны быть разработаны соответствующие функционально-информационные модели, которые могут быть использованы для:
• определения трудоемкости бизнес-процессов и трудозатрат их участников, а также разработки рекомендаций по реорганизации производства;
• функционально-стоимостного анализа эффективности выполнения бизнес-процессов структурными подразделениями комбината;
• оценки себестоимости производства;
• разработки системы планирования (бюджетирования) по структурным подразделениям комбината;
• осуществления текущего контроля над процессом выполнения бюджетов;
• разработки системы документооборота комбината;
• разработки проекта корпоративной информационной системы, регламентирующего состав и структуру автоматизированных рабочих мест, их функции и техническое оснащение подразделений. Обычно бизнес-процессы представляют в широко известной нотации функционального моделирования IDEFO, реализованной в ряде программных продуктов (например, Bpwin и Design/IDEF). Данное представление наилучшим образом подходит для анализа на концептуальном уровне с целью формирования требований к информационной системе. Однако для всестороннего анализа бизнес-процессов с использованием различных методологий целесообразно применять интегрированное программное обеспечение, например ARIS Toolset.
Архитектура ARIS (Architecture of Integrated Information System) – это совокупность технологий, которые обеспечивают проектирование и создание интегрированных информационных систем на основе анализа производственных бизнес-процессов. Использование ARIS-технологий имеет ряд преимуществ для создания системы управления качеством как составной части системы управления предприятием.
Рассмотрим порядок проведения анализа и разработки предложений на примере обеспечивающего бизнес-процесса «Снабжение лесосырьем и ТМЦ». Допустим, в результате анализа существующей технологии выполнения этого бизнес-процесса выявлены его следующие функции:
• отслеживание складских остатков;
• формирование обобщенных заявок подразделений;
• организация закупок лесосырья;
• организация закупок ТМЦ;
• организация доставки лесосырья;
• отслеживание поставок;
• обобщение информации и формирование отчетных документов.
При обследовании технологии работы основных участников бизнес-процесса – отдела леса и отдела материально-технического снабжения (ОМТС) выявляются значения временных затрат по каждому виду работ. Полученные параметры временных затрат вводятся в блоки функционально-информационной модели бизнес-процесса «Снабжение лесосырьем и ТМЦ», в результате чего формируется функционально-стоимостная модель данного бизнес-процесса.
Обработав полученную с помощью этой модели информацию, можно оценить трудоемкость выполнения отдельных функций бизнес-процесса «Снабжение лесосырьем и ТМЦ» и трудозатраты участников этого бизнес-процесса (в данном случае – отдела леса, ОМТС и автотранспортного цеха).
Предположим, что наиболее затратными действиями является организация доставки лесосырья и ТМЦ, что обусловлено нерациональной схемой использования автотранспорта.
При рассмотрении диаграммы 1 показательна загрузка автотранспортного цеха по доставке лесосырья и ТМЦ.
Увеличение доли доставки лесосырья силами поставщиков, в частности железнодорожным транспортом, приводит к ликвидации перегрузки автотранспортного цеха.
Ликвидация функций приводит к уменьшению трудозатрат по доставке лесосырья в среднем на 30% для отдела леса (диаграмма 2) и на 70% для автотранспортного цеха. С одной стороны, освободившиеся трудовые резервы отдела леса можно использовать для отслеживания складских остатков, осуществления более эффективных схем работы с поставщиками, контроля поставок, обобщения информации и формирования отчетных документов.
Еще одним важным результатом, который можно получить, используя функционально-информационные модели бизнес-процессов, является проект информационной системы комбината.
В состав этого проекта входят:
• состав и структура автоматизированных рабочих мест (АРМ);
• рекомендации по совершенствованию состава технических и программных средств АРМ;
• состав и структура прикладных задач;
• функционально-информационные спецификации АРМ.
Подробно функции и документы, входящие в состав отдельных прикладных задач, обычно описываются в спецификациях АРМ в одном из разделов системного проекта.
Практика ведения консалтинговых проектов показывает, что процессный подход к проектированию, анализу и оценке бизнес-процессов позволяет сопровождать, оперативно изменять и корректировать технологии производства, а также безболезненно модернизировать информационную систему предприятия.
Кроме того, использование специализированных инструментальных CASE-средств (например, серии ARIS) позволяет эффективно применять процессный подход для разработки и совершенствования процессно-ориентированной системы управления предприятием, соответствующей международным стандартам (например, серии ISO 9000).
По материалам журнала «Автоматизация бухгалтерского учета»
