Реферат: Ревизия расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

--PAGE_BREAK--
1.3. Общая характеристика системы внутреннего контроля организации

Целями системы внутреннего контроля на предприятии являются упорядочение и эффективное выполнение текущих хозяйственных дел предприятия; выполнение требований финансово-хозяйствен­ной политики руководства; сохранение активов предприятия и обес­печение приемлемого уровня полноты и точности документов и, соответственно, информации.

При определении эффективности систем внутреннего контроля в ОАО «Контакт» автором исследованы многие факторы, а именно:

— стиль и основные принципы управления;

— организационная структура;

— распределение ответственности и полномочий;

— кадровая политика;

— порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;

— порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей;

— соответствие хозяйственной деятельности экономического субъекта в целом требованиям действующего законодательства;

— наличие технических средств контроля.

Руково­дство предприятия должно разработать такую сис­тему внутреннего контроля, которая могла бы обес­печить пусть не полную, но хотя бы достаточную уве­ренность в том, что бухгалтерская отчетность представлена объективно. Систему внутреннего контроля руководство разрабатывает с учетом потенциальных затрат и выгод от использования контроля. Руково­дство предприятия зачастую не хочет прибегать к идеальной модели системы внутреннего контроля, так как ее стоимость может оказаться слишком высо­кой.

Анализ структуры управления ОАО «Контакт» показывает, что она соответствует современным требованиям, т.е. четко распределяет обязанности и ответственность специалистов управления, обозначена схема группирования подразделений и принципы руководства ими. Важным элементом является то, что исключено дублирование в процессе управления.

В связи с небольшой численностью организации (среднесписочная численность на 1.07.07 – 180 человек), руководство ОАО «Контакт» считает нецелесообразным образование отдельной службы внутреннего контроля. Внутренний контроль осуществляется посредством проведения руководством предприятия контрольных мероприятий по проверке  работы всех подразделений, выполнения должностных и функциональных обязанностей всеми работниками на каждом рабочем месте.

Вопросами планирования и анализа результатов финансово-хозяйственной деятельности занимаются сотрудники планово-экономического отдела во главе с главным экономистом. Наличие данного структурного подразделения повышает эффективность системы внутреннего контроля в организации. Зачастую на предприятиях функции планирования, прогнозирования и анализа возлагаются на работников бухгалтерии, что не может не сказаться негативно на выполнении ими непосредственно учетных функций.

Отдел управленческого учета в ОАО «Контакт» отсутствует, отчетность для внутренних целей представляют работники бухгалтерии и планово-экономического отдела по мере необходимости.

Материальная ответственность за сохранность товаров на складах возложена на кладовщиков, в офисе – на специалиста отдела снабжения. С этими лицами подписаны договоры о полной материальной ответственности. Принятие, перевод, перемещение и увольнение работников, с которыми заключаются письменные договора о полной материальной ответственности, произ­водится по согласованию с главным бухгалтером.

В процессе осуществления контроля за правильностью отражения бухгалтерских записей в учете используются средства автоматизации. Арифметическая проверка осуществляется при помощи программы Excel, кроме того, надежность вычислений и расчетов несколько повышается за счет использования автоматизации некоторых наиболее трудоемких участков учета. Однако существенным недостатком, с точки зрения системы внутреннего контроля, является отсутствие комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Ежегодно при составлении бухгалтерского баланса бухгалтерией проводится полная сверка взаиморасчетов со всеми дебиторами и кредиторами путем подписания актов сверки. С дебиторами и кредиторами, с которыми заключены долгосрочные договоры на поставку товаров и производятся постоянные взаиморасчеты, акты сверки составляются один раз в квартал.

Контроль за документооборотом и осуществляют ответственные работники в пределах своих должностных обязанностей. Итоговые контрольные  проверки оформления первичных документов, представляемых в бухгалтерию, осуществляет заместитель главного бухгалтера. Документы в бухгалтерию поступают от сотрудников предприятия в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное и качественное оформление первичных документов, своевременную передачу их в бухгалтерию и достоверность содержания несут подписавшие их лица.

Договора со сторонними организациями подписываются руководителем, главным бухгалтером и юристконсультом.

Регулярно, не реже одного раза в квартал в ОАО «Контакт» проводится инвентаризация наличных денег и иных ценностей, находящихся в кассе. Инвентаризация проводится комиссией, состав которой с течением времени изменяется (с целью избежания формального подхода к проведению инвентаризации). Состав инвентаризационной комиссии и периодичность ее проведения установлены в приказе руководителя предприятия.

Инвентаризацию всех статей баланса организация проводит  в течение отчетного года в сроки согласно утвержденному Плану проведения инвентаризаций. Кроме того, ревизионным отделом периодически проводится внезапные инвентаризации товарно-материальных ценностей. 

Таким образом, система внутреннего контроля в ОАО «Контакт» оценивается на среднем уровне, поскольку имеет как достоинства (наличие в штате планового отдела, юридической службы, четкое разграничение обязанностей, регулярное проведение инвентаризаций, наличие графика документооборота), так и недостатки (отсутствие в штате внутреннего аудитора (ревизора), сосредоточение контрольных функций у исполнителей, отсутствие комплексной автоматизации бухгалтерского учета).



--PAGE_BREAK--
2.5. Проверка правильности документального оформления расчетов с поставщи­ками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

В ходе проверки правильности документального оформления расчетов с поставщи­ками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками ревизор контролирует заполнение документов, которыми оформляются расчеты(счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты, акты о выполнении работ и услуг и др.).

Все реквизиты указанных документов должны быть заполнены четко в соответствии с законодательством, также в наличии должны быть подписи и печати (при их необходимости). Неоговоренные исправления в указанных документах не допускаются, все исправления должны быть завизированы лицом, их осуществившим, и заверены печатью. При этом неверные записи должны быть зачеркнуты таким образом, чтобы была возможность прочесть и исправленную и верную запись.

Далее ревизору необходимо осуществить проверку документов по существу, а именно соответствие стоимости (а в случае с товарно-материальными ценностями — количества и качества) поставленных товаров (работ, услуг) в договорах, счетах, накладных (актах), документах на оплату. В частности, чтобы установить правильность документального оформления  в ОАО «Контакт» расчетов с поставщиками по поступившим материальным ценностям, следует сопоставить данные об их количестве и стоимости по договорам (приложение 5), платежным документам – платежным поручениям (приложение 4) с данными документов на их оприходование – товарно-транспортными накладными (приложение 9). При этом ревизор оформляет ведомость проверки полноты оприходования материальных ценностей, получаемых от поставщиков (приложение 10).

Проверкой документального оформления расчетов с поставщи­ками на исследуемом предприятии ОАО «Контакт»  установлено, что при оформлении в документах все реквизиты заполнены надлежащим образом, неоговоренные исправления не допускаются, данные о количестве поступивших материальных ценностей и  их стоимости по договорам, спецификациям, платежным поручениям и требования совпадают с данными товарно-транспортных накладных.

При проверке документального оформления расчетов с покупателями и заказчиками ревизор, помимо проверки реквизитов и соответствия отпускаемых товаров договорным условиям, должен проверить правильность формирования отпускной цены.

Следует помнить, что субъект хозяйствования, закупивший товар за пределами Республики Беларусь, формирует отпускную цену на внутреннем рынке исходя из контрактной цены, пересчитанной в рубли по курсу Национального банка, таможенной пошлины, расходов по растаможиванию груза, НДС при ввозе, акциза и надбавки к сумме перечисленных расходов. Если у покупателя будут документально подтвержденные расходы по страховке и транспортировке груза до своего склада, то он имеет право дополнительно включить их в отпускную цену.

Субъект хозяйствования, купивший товар у импортера при реализации товара оптом потребителю (предприятию, которое не будет перепродавать), при формировании отпускной цены может применить оптовую надбавку (снабженческо-сбытовую наценку) в размере до 20 % к цене импортера (первого продавца) [10].

При продаже или перепродаже продукции и товаров на территории Беларуси в сопроводительных документах продавцы обязаны указывать отпускные цены предприятий-изготовителей или цены, сформированные оптовиком-импортером, размер взимаемой надбавки (наценки) и другие данные.

По импортируемым товарам в ОАО «Контакт» оформлены экономические обоснования цен; сформированные цены внесены в прейскуранты. При документальной проверке расчетов с покупателями цены в товарных (товарно-транспортных) накладных на отпуск импортируемых товаров сверены с ценами, помещенными в прейскуранты. Расхождения не обнаружены. В том случае, если ОАО «Контакт» продает товары с оптовой наценкой (т.е. не является первым импортером), в накладных и протоколах согласования цен указывается наценка, не превышающая допустимые 20% (приложение 11).

Далее необходимо проконтролировать документальное оформление инвентаризации с поставщиками и покупателями. При этом необходимо проверить со всеми ли дебиторами и кредиторами сверены взаиморасчеты, ознакомиться с  результатами инвентаризации, а в необходимых случаях провести встречную сверку расчетов с дебиторами и кредиторами. Такую проверку ревизор должен оформить промежуточным актом сверки.

Инвентаризация расчетов с иногородними покупателями производится высылкой копии карточки аналитического учета расчетов. Здесь должно соблюдаться правило: выписки высылают организации-кредиторы организациям-дебиторам. Данную выписку после проверки и внесения необходимых исправлений, подписи и заверения печатью предприятие-дебитор возвращает предприятию-кредитору в течение 10 дней со дня получения. Если покупатели не являются иногородними, при проведении инвентаризации расчетов составляется акт сверки расчетов.

В тех случаях, когда по отдельным покупателям проверка выявила устойчивую задолженность, то ее обоснованность устанавливается по данным первичных документов (счетов, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных), отражающих ее возникновение, и актом взаимной сверки расчетов выясняются причины, препятствующие своевременному проведению расчетов покупателя с ревизуемым предприятием, устанавливаются виновные лица.

ОАО «Контакт» проводит ежегодную инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами на дату составления годового баланса. Суммы дебиторской и кредиторской задолженности подтверждаются актами сверки взаиморасчетов с поставщиками и покупателями (приложение 12).
2.6. Проверка правильности, полноты к своевременности записей в регистры син­тетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями изаказчиками
Следующим этапом проверки необходимо установить, правильно ли отражены в регистрах синтетического и аналитического учета  соответствующие остатки задолженности. Для этого сличают остатки по каждому виду расчетов на одну и ту же дату по данным аналитического учета с остатками по синтетическим счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»,  Главной книге и бухгалтерскому балансу.

ОАО «Контакт» осуществляет учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками преимущественно неавтоматизированным способом.  В связи с этим ревизору необходимо произвести сверку сальдо на определенную дату (например, на 1.01.2007 г.)  по данным регистров синтетического и аналитического учета (журналов-ордеров по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (приложения 13 и 14), 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (приложения 15 и 16),  Главной книги по этим же счетам (приложения 17, 18, 19, 20), и регистрами синтетического учета – журналами-ордерами по субконто по счетам 60 и 62 (приложение 21). При проверке установлено, что в ОАО «Контакт» данные синтетического и аналитического учета совпадают.

При наличии расхождений на предприятиях, осуществляющих учет по журнально-ордерной системе между данными синтетического и аналитического учета следует проверить реальность и документальную обоснованность задолженности по каждому поставщику и подрядчику (покупателю и заказчику). Такие расхождения могут быть следствием запущенности учета расчетных операций либо результатом злоупотреблений. Результаты проверки рекомендуется отражать в рабочей ведомости проверки достоверности задолженности по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (приложение 22).

В организациях, использующих автоматизированную форму расчетов, сверку данных синтетического и аналитического учета производить не обязательно, т.к. при автоматизированной форме учета они не могут быть неидентичными.

При проверке данных аналитического учета в организациях, осуществляющих учет выручки по мере оплаты за отгруженные товары (работы, услуги) существует определенная специфика. Дело в том, что в организациях, учет реализации в которых организован по мере отгрузки товаров, задолженность отражается по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции с кредитом 90 «Реализация» в момент фактической отгрузки.  Таким образом, данные счета 62 отражают реальную задолженность покупателей.

В случае учета реализации товаров (работ, услуг) по мере их оплаты на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» задолженность в момент отгрузки не отражается, если товар (работы, услуги) не оплачен. Таким образом, у организации возникает необходимость в ведении дополнительного учетного регистра (ведомости по расчетам с покупателями), в которой отражаются суммы отгрузки, оплаты и сальдо взаиморасчетов на начало и конец периода.

Как было отмечено выше, в ОАО «Контакт» учет выручки производится по мере отгрузки товаров (работ, услуг), в связи с чем реальная задолженность покупателей может быть прослежена по учетным регистрам.

Далее ревизору необходимо осуществить проверку правильности и полноты записей в регистры син­тетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями изаказчиками. Данная проверка может быть проведена параллельно с проверкой документального оформления расчетов, описанной в предыдущем параграфе. При проверке соответствия стоимости поставленных товаров (работ, услуг) в накладных (актах) и документах на оплату целесообразно одновременно контролировать каким образом данные операции отражены в бухгалтерском учете (в реестрах операций по расчетам с поставщиками, соответствующих машинограммах), книгах (карточках) складского учета, отчетах движения товарно-материальных ценностей). При этом ревизор продолжает записи во  вспомогательные ведомости (приложение 10).

В заключение контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками проверяется соблюдение действующей корреспонденции счетов бухгалтерского учета, что позволяет не только выявить ошибки в учетном отражении расчетных операций, но и вскрыть факты умышленного искажения учетных данных с целью сокрытия допущенных злоупотреблений.

В ОАО «Контакт» учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками производится в соответствии с Типовым планом счетов бухгалтерского учета. Данные о состоянии расчетов в полной мере отражены в синтетическом и аналитическом учете.

2.7. Проверка достоверности и взаимоувязки показателей бухгалтерской и стати­стической отчетности по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с покупате­лями и заказчиками
Информация о состоянии задолженнос­тям по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с покупате­лями и заказчиками по состоянию на начало года и ко­нец отчетного периода содержится в балансе организации формы № 1 (приложение 23).

ОАО «Контакт» представляет срочную месячную отчет­ность по форме № 6-Ф «Отчет о состоянии расчетов» (приложение 24), которая состоит из трех разделов. В пер­вом разделе показывается состояние расчетов в организации в разрезе следующих показателей: дебиторская задолженность; кредиторская задолженность; задолженность по кредитам бан­ков; денежные средства. Указанные задолженности отражают­ся общей суммой с выделением просроченной — всего, и в том числе просроченная свыше 3 месяцев, 6 месяцев, 1 года, свыше 3 лет. В отдельной графе показываются отсроченные (пролонги­рованные) платежи.

Второй раздел посвящен состоянию расчетов по странам ближнего зарубежья и внутри республики с указанием в от­дельной графе объема отгруженной продукции, выполненных работ, оказанных услуг в отпускных ценах за отчетный период. В третьем разделе, заполняемом на квартальные даты, отра­жается просроченная задолженность по республике и странам ближнего зарубежья.

В квартальной отчетности формы № 2-ф «Отчет о составе средств организации (учреждения) и источниках их образова­ния» наравне с другими показателями отражаются наличие задолженностей по расчетам и кредитам на начало года и конец отчетного периода.

В месячной отчетности формы 5-ф «Отчет о финансовых результатах» (приложение 25) отражаются расчеты, произведенные как в денежной форме, так и неденежными средствами, в том числе зачетами взаимных требований по договорам купли-продажи, подряда, выполнения работ, оказания услуг.

Помимо того, в приложении к бухгалтерскому балансу фор­мы № 5 в разделах 1—2 и справках к разделу 2 даются более подробные данные о наличии и движении дебиторской и кредиторской задол­женности.

В результате проверки  дебиторской и кредиторской задолженности, отраженной в бухгалтерской и статистической отчетности ОАО «Контакт» по состоянию на 1.01.2007 г. расхождения не выявлены.


--PAGE_BREAK--