Реферат: Автоматизация бухгалтерского учета Автоматизированная форма

Содержание

ЗАДАНИЕ 1. АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.1. Понятие формы бухгалтерского учета

1.2. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

1.3. Отличительные принципы создания и функционирования автоматизированной формы бухгалтерского учета

ЗАДАНИЕ 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ И СОЗДАНИЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА

2.1. Форма документа

2.2. Описание технологии создания и применяемых инструментов

ЗАДАНИЕ 3. ОБРАБОТКА УЧЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ С ПОМОЩЬЮ ЭЛЕКТРОННОГО ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА EXCEL. РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И ЕСН

3.1. Расчетно-платежная ведомость и таблица расчета ЕСН

3.2. Таблицы для расчета заработной платы и ЕСН с формулами в ячейках

3.3. Журнал учета хозяйственных операций за январь 2004

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

Задание 1. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

1.1. Понятие формы бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета – это совокупность учетных регистров для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей. Основными признаками, определяющими ту или иную форму, являются: виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними; последовательность и способы записи в них; применение средств вычислительной техники Учетные регистры служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Они ведутся в различных формах: книг, журналов, ведомостей, карточек, машинограмм и др. Синтетический учет ведется в так называемых синтетических регистрах, а аналитический учет – в аналитических регистрах. Записи в регистрах ведутся как вручную, так и с использованием программных средств. Записи по синтетическим счетам, как правило, ведутся в журналах-ордерах и Главной книге или заменяющих их машинограммах-ведомостях, а по аналитическим счетам – в книгах, машинограммах-ведомостях или на карточках.Наиболее распространенной в нашей стране являются мемориально-ордерная, журнально-ордерная, упрощенная и автоматизированная формы бухгалтерского учета.

1.2. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Автоматизированная форма бухгалтерского учета — форма, которая предусматривает использование электронно-вычислительных машин1.

С помощью специальных программ данные первичных документов группируются и обобщаются непосредственно на компьютере, в результате чего пользователь получает информацию, эквивалентную по содержанию регистрам синтетического и аналитического учета. Использование электронно-вычислительных машин позволяет автоматизировать процесс измерения и регистрации хозяйственных операций.

Возникнув и развившись на основе ручных форм учёта, автоматизированная форма бухгалтерского учёта постепенно становится преобладающей и оказывает решающее воздействие на развитие первых.

Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает:

— механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса;

— высокую точность учетных данных; оперативность данных учета;

— повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности;

— увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.

1.3. Отличительные принципы создания и функционирования автоматизированной формы бухгалтерского учета

Автоматизированная форма учета основана на следующих принципах: метод двойной записи; организация программно-последовательной взаимосвязи бухгалтерских счетов в соответствии с кодами стандартных ежемесячно повторяющихся операций; разукрупнения объектов учета; обеспечение автоматического ввода различных данных хозяйственных операций (исходной информации) из других пакетов программ; обработка первичной информации, хозяйственных операций по различным программам с учетом решения задач в зависимости от требований пользователей; дифференциация объемов учетной информации по объектам управления и обеспечения ее совместимости и взаимосвязи.

Технологический процесс обработки учетных данных при автоматизированной форме учета можно подразделить на несколько этапов:

сбор, регистрация и передача первичной учетной информации для автоматизированной обработки;

формирование массивов учетных данных на ЭВМ: ввод классификаторов хозяйственных операций, вступительных сальдо и операций за отчетный период по счетам;

обработка и контроль введенной информации;

формирование итоговых результатов за отчетный период, подготовка баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

Бесспорно, преимуществами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются: скорость обработки информации; возможность оперативного получения информации в различных разрезах аналитики; оперативность контроля, выявления и исправления ошибок.

Полная автоматизация всех участков учетной работы позволяет исключить ручную обработку данных, преодолеть временной разрыв между моментом совершения хозяйственной операции и моментом ее отражения в бухгалтерском учете.

В настоящее время разработаны десятки программ, позволяющих автоматизировать бухгалтерский учет на предприятиях с помощью персональных компьютеров. Все программы предлагают стандартный набор инструментов, позволяющих облегчить и автоматизировать работу бухгалтера. Большинство программ универсальны и дают возможность автоматизировать бухгалтерский учет любого вида сложности. К наиболее популярным программам ведения автоматизированного бухгалтерского учета относятся: 1C: Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер, Парус и т.д.

Основной источник информации в программах автоматизации бухгалтерского учета — журнал хозяйственных операций. Данные вводятся в журнал в виде первичных документов, проводок или типовых операций, перечень которых можно изменить и дополнить. Обрабатывая этот журнал, программы делают разноску операций по счетам, определяют обороты и сальдо, составляют оборотную ведомость, готовят итоговый баланс и другие отчеты. Программы позволяют вести различные виды учета: синтетический и аналитический, суммовой и количественный, валютный учет, проводить расчет заработной платы и действующих налогов. В комплект поставки программ входит стандартный набор бланков первичных документов и отчетности, а также других документов, соответствующих текущему законодательству. В программах имеется возможность оперативно корректировать план счетов, ставки налогов, добавлять новые отчетные формы в соответствии с любыми изменениями в законодательстве.

К специфическим методам бухгалтерского учёта в условиях электронной обработки учётной информации можно отнести механизмы настройки, сервисные средства и средства программирования2. Эти элементы метода не существуют сами по себе обособленно, а являются инструментами, позволяющими адаптировать традиционные методы к использованию информационных ресурсов современного предприятия посредством электронной вычислительной техники. Без них организация автоматизированного учёта так же невозможна, как в принципе невозможна организация бухгалтерского учёта без двойной записи.

Настройка на конкретные особенности учёта отдельного предприятия — исходный этап работы с любой бухгалтерской системой, от которой во многом зависит эффективность её эксплуатации. Как правило, вначале заполняются только основные каталоги, справочники, задаются глобальные параметры работы, а потом они пополняются и при необходимости изменяются — уже в процессе работы. Каждая система имеет свои инструменты, режимы и последовательность настройки. Однако общим является то, что благодаря её механизму увязываются другие элементы метода бухгалтерского учёта, а это позволяет пользователю приступить к непосредственной эксплуатации системы. В общем, сам этот механизм можно рассматривать как самостоятельный элемент, присущий только автоматизированной форме учёта.

Сервисные средства реализуют вспомогательные операции и функции, позволяя пользователю настроиться на наиболее благоприятный режим работы с программой. Этому способствуют, прежде всего, меню, содержащее сведения о действиях, которые доступны в текущем режиме, и позволяющее выбрать любое из них, и панель инструментов (в современных системах), обеспечивающая быстрый доступ к некоторым командам с помощью мыши.

Другой неотъемлемый атрибут — контекстная помощь (во многих современных системах она реализована в виде гипертекста), которая присутствует во всех без исключения программах и предназначена для описания возможных действий пользователя и доступных функций на каждом шаге работы с программой. Ещё одним наиболее простым и характерным для всех программных продуктов сервисным средством является встроенный калькулятор, модель реализации которого в каждом пакете своя. Наиболее сложные калькуляторы позволяют не только производить арифметические расчёты, но и работать с макроязыком программы.

К другим наиболее часто встречающимся сервисным средствам можно отнести встроенный календарь, автоматический контроль допустимой (корректной) корреспонденции счетов.

Таким образом, обработка учётно-аналитической информации в условиях использования вычислительной техники имеет свои особенности и специфику, которая должна найти отражение в развитии методологии автоматизированной формы учёта. Представляется, что современный подход к определению формы учёта, и в частности автоматизированной, выходит за рамки традиционного представления о форме, сложившегося исторически. Определение формы следует дополнить новыми элементами, такими как механизмы настройки, сервисные средства и средства программирования, что соответствует специфике организации бухгалтерского учёта в условиях электронной обработки учётно-аналитической информации.

Задание 2. Проектирование и создание формы документа

2.1. Форма документа

Код

--PAGE_BREAK--

Форма по ОКУД

0335001

ООО «Склад», Хабаровск, ул.Летняя, 35, т/ф 911-153

По ОКПО

(организация-хранитель, адрес, телефон, факс)

Склад строительных материалов

(структурное подразделение)Вид деятельности по ОКДП

ООО «Стройка-ремонт», Хабаровск, ул.Лесная, 7, т/ф 123- 456

По ОКПО

(поклажедатель (наименование, адрес, телефон, факс,

Петров Антон Иванович

Фамилия, имя, отчество)) Договор

Номер

22/09-2005-35

Дата

22.09.2005

Вид операции

Номер документа

Дата составления

А К Т

35/7

30.09.2005

О приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение

Акт составлен о том, что приняты на хранение

Контейнер № 345

15 (пятнадцать)

дней

(наименование, номер места хранения)

(срок хранения)

следующие товарно-материальные ценности:

Номер по порядку

Товарно-материальные ценности

Характеристика

Единица измерения

Количество (масса)

Оценка

наименование, вид упаковки

код

наименование

код по ОКЕИ

цена, руб.коп.

стоимость, руб. коп.

Цемент в мешках по 50 кг

М-400

Шт.

796

500-00

25000-00

Шпатлевка в мешках по 10 кг

Для работ по дереву

Шт.

796

100-00

5000-00

Строительная смесь в мешках по 30 кг

Геркулес

Шт.

796

500-00

10000-00

Итого

120

40000-00

Всего по акту

120

40000-00

Условия хранения

Отапливаемый склад

Особые отметки

Товарно-материальные ценности на хранение

Сдал

Экспедитор

А.И.Петров

М.П.

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Принял

Кладовщик

О.К.Ветров

М.П.

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

2.2. Описание технологии создания и применяемых инструментов

Форму Акта о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение создаем с использованием таблиц3. Для этого должна быть включена панель инструментов «Таблицы и границы».

Для вставки таблицы в документ пользуемся кнопкой «Добавить таблицу». Так как ячейки в таблице должны иметь разный размер, то, выделяя ячейку и устанавливая курсор в виде двунаправленной стрелки на её границу, изменяем ширину ячейки.

Для выравнивания текста внутри ячейки щелкаем правой кнопки мыши по ячейке. В контекстном меню перемещаем указатель мыши на строку «Выравнивание в ячейке», но не нажимаем клавишу мыши. В дополнительном меню щелкаем по квадратику с подходящим вариантом выравнивания.

Для разбиения или объединения ячеек таблицы также пользуемся кнопками панели инструментов. Добавить необходимое количество строк можно нажатием клавиши Tabкогда курсор стоит в последней ячейке последней строки таблицы.

Чтобы при печати на бумаге не появились лишние границы ячеек, сначала выделяем необходимые ячейки. На панели инструментов есть кнопка «Границы», а справа от нее – небольшая черная стрелочка, направленная вниз. Щелкнув указателем мыши на границе, убираем ненужные.

Толщина линий границ ячеек изменяется с помощью панели инструментов «Рисование»: кнопки «Толщина линий» — выбираем необходимую и кнопки «Нарисовать таблицу» — курсором в виде карандаша обводим нужные границы.

продолжение
--PAGE_BREAK--

Задание 3. Обработка учетной информации с помощью электронного табличного процессора Excel. Расчет заработной платы и ЕСН

3.1. Расчетно-платежная ведомость и таблица расчета ЕСН4

Код

Форма по ОКУД

0301009

ООО «Силуэт»

по ОКПО

(наименование организации)

(структурное подразделение)

В кассу для оплаты в срок с

«08» февраля 2004 г.

по

«10» февраля 2004 г.

Сумма

Двадцать восемь тысяч девятьсот девяносто два руб. 80 коп.

(28992 руб. 80 коп.)

Директор

П.В.Майоров

Номер документа

Дата составления

Отчетный период

27.01.04

по

Главный бухгалтер

Г.С.Новоселова

15.01.04

31.01.04

«10» февраля 2004 г.

РАСЧЕТНО-ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Номер по порядку

Табельный номер

Профессия (должность)

Оклад, тарифная ставка (часовая), руб. коп.

Отработано дней (часов)

Начислено за текущий месяц (по видам оплат)

Удержано и зачтено

Сумма, руб.

Деньги получил

рабочих

выходных и праздничных

Оклад (по тарифу)

ДВ надбавка

районный коэффициент

оплата времен-ной нетрудоспособно-сти

Стоимость рас-пределенных со-циальных и ма-териальных благ

Всего

налог на доходы

алименты

Задолжен-ности

к выплате

Фамилия, инициалы

подпись

продолжение
--PAGE_BREAK----PAGE_BREAK----PAGE_BREAK--

Ефимов С.М

1958

4394,00

615,16

12%

527,28

87,88

175,76

8,79

149,40

Наделяева Е.В.

1977

1372,80

192,19

109,82

82,37

54,91

2,75

46,68

Толстых М.Т.

1973

1933,36

270,67

154,67

116,00

77,33

3,87

65,73

Репкина М.Б.

1966

715,00

100,10

12%

85,80

14,30

28,60

1,43

24,31

Кравцова И.Д.

1971

1960,40

274,46

156,83

117,62

78,42

3,92

66,65

Кирсанова Л.С.

1961

2548,52

356,79

12%

305,82

50,97

101,94

5,10

86,65

Виноградова О.А.

1968

2092,90

293,01

167,43

125,57

83,72

4,19

71,16

Соловьева О.Д.

1953

2109,12

295,28

14%

295,28

0,00

84,36

4,22

71,71

Итого

4312,93

3653,32

659,61

1232,27

61,61

1047,43

8625,86

1232,27

1109,04

ВСЕГО

10967,17

Главный бухгалтер

Г.С.Новоселова

27.01.04

3.2. Таблицы для расчета заработной платы и ЕСН с формулами в ячейках

продолжение
--PAGE_BREAK--

РАСЧЕТНО-ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Номер по порядку

Табельный номер

Профессия (должность)

Оклад, тарифная ставка (часовая), руб. коп.

Отработано дней (часов)

Начислено за текущий месяц (по видам оплат)

Удержано и зачтено

Сумма, руб.

Деньги получил

рабочих

выходных и праздничных

Оклад (по тарифу)

ДВ надбавка

районный коэффициент

оплата временной нетрудоспособно-сти

стоимость распределенных социальных и материальных благ

Всего

налог на доходы

Алименты

задолженности

к выплате

Фамилия, инициалы

Под-пись

за орга-низацией

за работ-ником

директор

9500

13 (104)

=D18*13/20

=G18*30%

=(G18+H18)*30%

=G18+H18+I18+J18

=(L18-(400+300))*13%

=L18-M18

Майоров П.В.

главный бухгалтер

5200

8 (64)

=D19*8/20

=G19*20%

=(G19+H19)*30%

=(G19+H19+I19)*5/8

=G19+H19+I19+J19

=(L19-(400+300))*13%

=L19-M19

Новоселова Г.В.

специалист по маркетингу

4000

13 (104)

=D20*13/20

=G20*30%

=(G20+H20)*30%

=G20+H20+I20+J20

=(L20-400)*13%

=L20-M20

Ефимов С.М.

гладильщица

11 (88)

=D21*11*8

=G21*20%

=(G21+H21)*30%

=G21+H21+I21+J21

=(L21-(400+300))*13%

=L21-M21

Наделяева Е.В.

наладчик 6 разр.

13 (104)

=13*13*8

=G22*10%

=(G22+H22)*30%

=G22+H22+I22+J22

=(L22-(400+2*300))*13%

=L22*25%

=L22-M22-N22

Толстых М.Т.

уборщица

1000

10 (80)

=D23*10/20

=G23*10%

=(G23+H23)*30%

=G23+H23+I23+J23

=(L23-(400+300))*13%

=L23-M23

Репкина Б.М.

вязальщица-модельер 6 разряда

продолжение
--PAGE_BREAK----PAGE_BREAK----PAGE_BREAK--

— налог на доходы физических лиц

3358,50

— алименты

483,34

27.

27.01

Выписка банка

Погашена с расчетного счета задолженность по исполнительному листу Толстых М.Т.

483,34

28.

27.01

Расчет

Произведены отчисления от заработной платы:

а) административно-управленческого аппарата

— ЕСН ФСС

722,98

— ЕСН ПФ ФБ

2530,44

— страховая часть

2377,67

— накопительная часть

152,78

— ЕСН ФФОМС

36,15

— ЕСН ТФОМС

614,54

— в резерв на оплату отпусков

1807,46

б) цехового персонала

— ЕСН ФСС

160,84

— ЕСН ПФ ФБ

562,96

— страховая часть

350,29

— накопительная часть

212,67

— ЕСН ФФОМС

8,04

— ЕСН ТФОМС

136,72

— в резерв на оплату отпусков

402,11

в) вязальщиц экспериментального производства:

— ЕСН ФСС

180,36

— ЕСН ПФ ФБ

631,25

— страховая часть

462,65

— накопительная часть

168,59

— ЕСН ФФОМС

9,02

— ЕСН ТФОМС

153,30

— в резерв на оплату отпусков

450,89

г) вязальщиц трикотажного ателье

— ЕСН ФСС

168,08

— ЕСН ПФ ФБ

588,28

— страховая часть

462,71

— накопительная часть

125,57

— ЕСН ФФОМС

8,40

— ЕСН ТФОМС

142,87

— в резерв на оплату отпусков

420,20

Список литературы

1. Налоговый кодекс РФ (часть вторая) (в ред. от 08.12.2003 с изм. от 23.12.2003).

2. Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ (ред. от 23.12.2003). Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации.

3. Постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

4. Постановление Госкомстата России от 09.08.1999 № 66. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.

5. Королев Ю. Меньше рутины! Развитие автоматизированной формы учета // Бухгалтер и компьютер, 2004, № 3, март (www.buhcomp.ru/htm/ new_namb/arhive_2004/03/statyi/statya_1.shtml).

6. Основы бухгалтерского учета (конспект лекций). – М.: Издательство ПРИОР, 2002.

7. Соломенчук В.Г., Романович А.С. Практическая бухгалтерия на Excel для малого бизнеса. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005.

Приложение 1

продолжение
--PAGE_BREAK--

Код

Форма по ОКУД

0335001

По ОКПО

(организация-хранитель, адрес, телефон, факс)

(структурное подразделение)Вид деятельности по ОКДП

По ОКПО

(поклажедатель (наименование, адрес, телефон, факс,