Реферат: Документационное обеспечение управления

--PAGE_BREAK--3.4 Общие требования к оформлению документов Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями департамента в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе и в IV разделе Инструкции.
Порядок подготовки проектов распорядительных документов Губернатора, Правительства, членов Правительства изложен в Регламенте Правительства Нижегородской области; правила оформления проектов распорядительных документов Губернатора, Правительства, членов Правительства, приказов министерства изложены в IV разделе Инструкции.
Служебные документы, как правило, оформляются на бланках утвержденного образца (кроме «внутренней» переписки) и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения.
Служебные документы рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора «Word для Windows» (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа. Текст должен быть выровнен по левой и правой границам текстового поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
20 — левое;
10 — правое;
20 — верхнее;
20 — нижнее.
3. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм).
1. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации.
2. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный.
3. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
Бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право надписи.
5. Общий бланк, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18.
6. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
7. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

4. Документооборот организации 4.1 Организация документооборота Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот министерства.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях министерства, должностными регламентами гражданских служащих министерства.
4.2 Организация доставки документов Доставка документов в министерство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также в соответствии с графиком курьерских маршрутов.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
4.3 Регистрация документов Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое оно повторно, как правило, не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы министерства по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственной деятельности, служебная переписка, обращения граждан и т.п.
Регистрация входящих документов, адресованных директору министерства, заместителям директора министерства и исходящих документов, подготовленных за подписями директора министерства, заместителями директора министерства осуществляется в общем отделе министерства.
Регистрация служебной корреспонденции осуществляется в автоматизированной базе данных «Служебная корреспонденция». Регистрация обращений граждан осуществляется с помощью журнала регистрации обращения граждан.
Моментом регистрации документа (в том числе и обращения граждан) считается момент фиксации факта поступления документа путем записи регистрационных данных о документе в автоматизированной системе и проставления на документе даты и регистрационного номера.
Регистрационный номер документа в министерстве состоит из индекса министерства по классификатору органов исполнительной власти, индекса структурного подразделения министерства, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера.
Исходя из информационных потребностей регистрационный номер может дополняться кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой и знаком дефиса. Например: 404-01-52/134.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направление его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.4 Прием, обработка и распределение поступающих документов Документы, поступающие в министерство, проходят:
первичную обработку,
предварительное рассмотрение,
регистрацию,
рассмотрение руководством и передаются исполнителям.
документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (приложению). Перечень документов, не подлежащих регистрации в структурных подразделениях министерства, утверждается начальником структурного подразделения по согласованию с общим отделом.
Все конверты с поступившими в министерство документами вскрываются. Сотрудниками общего отдела проверяется:
правильность адресования;
целостность конвертов и другой упаковки;
наличие документов и указанных в них приложений;
наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, оттиска печати и др.).
В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата в день получения.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения.
Проверенные вложения — документы, отправленные из-за рубежа или на иностранном языке, а также с пометкой «Лично» передаются соответствующим адресатам во вновь заклеенном конверте.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях:
если адрес отправителя указан только на конверте;
если дата документа и дата его отправки, согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения во времени;
если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.
На всех входящих документах на правом нижнем свободном от текста поле первой страницы поступившего документа проставляется штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.
Документы, адресованные руководству министерства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в общем отделе, затем направляются руководству или в структурное подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, и направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в министерстве распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в общий отдел, где содержание резолюции вносится в систему «Служебная корреспонденция», а документ под расписку передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается; руководителю, которому она адресована.
Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
4.5 Организация обработки и передачи отправляемых документов Отправка документов из министерства осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также в соответствии с графиком курьерских маршрутов.
Отправка документов производится после регистрации исходящего документа, а также после занесения резолюций, наложенных директором министерства, заместителями директора министерства в систему «Служебная корреспонденция» с входящего документа.
При отправке корреспонденции общим отделом проверяется наличие:
Адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные организации);
даты регистрации и исходящего номера;
указанных в тексте приложений;
подписи на документе;
фамилии исполнителя с указанием номера его телефона.
Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются в общем отделе министерства к отправке:
в случае направления документа в один адрес — в трех экземплярах,
в случае направления документа несколькими адресатам — в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс два экземпляра или два экземпляра документа и список рассылки.
Экземпляр исходящего документа или его копия, остающийся в деле, должен быть завизирован.
Исходящие документы должны передаться исполнителями структурных подразделений министерства в общий отдел для отправки полностью оформленными:
с указанием почтового адреса или списка рассылки,
с подписями должностных лиц министерства,
со всеми имеющимися приложениями,
в необходимом количестве экземпляров.
Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются руководителю структурного подразделения. При этом ответственность за нарушение сроков исполнения документов будет возложена на исполнителей документов.
Документы, требующие размножения, и переданные сотрудниками министерства в общий отдел со списком рассылки, направляются согласно разрешению на копирование в копировально-множительное бюро министерства.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется общим отделом министерства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725.
Обработка исходящей корреспонденции общим отделом министерства включает в себя:
сортировку корреспонденции;
адресование корреспонденции (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса);
вложение документов в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт);
заклеивание конвертов;
запись реквизитов документа в реестр;
взвешивание документов;
маркирование конвертов;
составление списка на заказную корреспонденцию;
сдачу в отделение связи;
подготовку контрольного пакета документов (при направлении документов во все муниципальные образования, муниципальные органы управления образованием, органы по делам молодежи, образовательные учреждения).
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Формирование пакетов документов для отправки в муниципальные образования, муниципальные органы управления образованием, органы по делам молодежи образовательные учреждения, осуществляющие в соответствии с графиком:
понедельник — образовательные учреждения, реализующие программы высшего профессионального образования (ВУЗы);
вторник — образовательные учреждения, реализующие программы среднего профессионального образования (СУЗы);
среда — муниципальные органы управления образованием (МОУО);
четверг — образовательные учреждения, реализующие программы начального и среднего профессионального образования (УНиСПО);
пятница — муниципальные образования, органы по делам молодежи.
структурные подразделения министерства должны передавать документы для отправки в названные организации в общий отдел не позднее 17.00 указанного дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ или начальника общего отдела.
Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные, исполнительских документы и организационно-распорядительные документы.
    продолжение
--PAGE_BREAK--