Реферат: Автоматизация бухгалтерского учета

Содержание

Введение

1. Особенностиавтоматизации бухгалтерского учета

2. Информационныетехнологии в бухгалтерском учете

2.1  Прикладные программы

2.2  «1С: Бухгалтерия»

3. Возможности1С «Бухгалтерии»

Заключение

Список использованнойлитературы


Введение

В настоящеевремя наблюдается повсеместное внедрение автоматизированных информационныхсистем (АИС) в сферу управления предприятием. Это вполне понятно, так какавтоматизация управления приносит наиболее ощутимый эффект.

Сейчасимеется определенный практический опыт успешного внедрения и эксплуатации АИС вуправлении предприятиям различного класса и назначения. Для автоматизацииуправления предприятием на рынке программных продуктов имеется набор известныхпрограммных комплексов – как отечественных, так и зарубежных. Одним из наиболееперспективных из них является Система «1С: Предприятие».

Более чемдесятилетний опыт работы российской фирмы «1С» позволяет положительно оцениватьее программный комплекс для автоматизации управления предприятием-«1С: Предприятие».

Задачибухгалтерского учета специально рассматриваются в рамках программного комплекса«1С: Бухгалтерия».


1.  Особенности автоматизациибухгалтерского учета

Едва ли непервыми объектами автоматизации в управлении предприятиями стали задачибухгалтерского учета. В подразделениях бухгалтерского учета документооборотболее формализован и унифицирован по процедурам и методикам обработки исоставления документов по сравнению с другими службами аппарата управления.Поэтому ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее времястало нормой работы на многих предприятиях. Использование в работебухгалтерской профаммы дает широкие возможности для автоматического отражениялюбых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредствомбухгалтерских проводок, а также исключения арифметических ошибок. На компьютерелегко формируются все первичные и отчетные документы.

Вместе с темпостроение АИС по бухгалтерскому учету все же представляет собой довольносложную исследовательскую и проектную работу. Бухгалтерский сектор имеетопределенную специфику. В содержательном плане бухгалтерская информацияотображает большую часть процессов материального и финансового учета любогопредприятия. Она фактически отражает хозяйственное состояние предприятия.Бухгалтерская информация характеризуется широкой номенклатурой документов ипоказателей. Эти документы и показатели имеют довольно сложный уровеньлогической и арифметической взаимосвязи как по вертикали, так и по горизонтали.Поскольку к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования подостоверности, то при проектировании и эксплуатации АИС необходимо учитыватьмногочисленные схемы логико-арифметической увязки показателей. Это необходимодля того, чтобы обеспечить целостность БД, а также необходимый уровеньдостоверности и полноты показателей в выходных документах.

Сравнительнобольшой объем документов обусловливает необходимость привлечения техническихсредств обработки и передачи данных с расширенным объемом памяти и хорошейпропускной способностью. Каждому бухгалтеру приходится делать выбор при поискенаиболее подходящей именно для его предприятия программы автоматизациибухгалтерского учета. Кажущаяся простота выбора часто оборачивается долгимипоисками наиболее оптимальной и недорогой программы. Вместе с тем, с учетомтехнологической нагрузки на сотрудников бухгалтерии информационные технологии вбухгалтерском учете должны быть просты в освоении, эксплуатации, иметьинтерфейс с высоким уровнем адаптивности. Информационная технология должнасущественно облегчить работу бухгалтера, не создавать ему дополнительныхтрудностей, а, наоборот, снижать их.


2.  Информационные технологиив бухгалтерском учете

 

2.1  Прикладные программы

ПостроениеАИС бухгалтерского класса базируется на сравнительно широком наборебухгалтерских программ. В настоящее время на российском рынке программныхпродуктов сегмент бухгалтерских программ наиболее объемный и составляет около500 различных программ. Этот рынок непрерывно расширяется. На проходившей в2004 г. XI выставке-конференции «Бухгалтерский учет и аудит-2004» былопредставлено 135 участников, 27 из которых — это фирмы, впервые представившиесвои программные продукты на выставке. На рынке бухгалтерских программ работаетзначительный состав фирм-разработчиков, предлагающих услуги по разработке,внедрению и сопровождению ППП. Эти пакеты ориентированы на различные классыпредприятий. Пакеты бухгалтерских программ в разной мере охватывают комплексзадач бухгалтерского учета. Вместе с тем, наибольшим спросом пользуются такиепрограммы, которые могут быть базой для создания информационных технологий длясравнительно широкого класса предприятий и состава решаемых функциональныхзадач бухгалтерии. Один из таких программных пакетов — «1С: Бухгалтерия»,который разработан фирмой «1С».

ППП«1С: Бухгалтерия» предназначен для учета наличия и движения средств предприятия.Он может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентамисистемы «1С: Предприятие». ППП «1С: Бухгалтерия» позволяет автоматизироватьвыполнение практически полного состава задач бухгалтерского учета:

• операции побанку и кассе;

• основныесредства и нематериальные активы;

• материалы;

• товары иуслуги, выполнение работ;

• учетпроизводства продукции;

• учетвалютных операций;

•взаиморасчеты с организациями;

• расчеты сподотчетными лицами;

• расчеты позарплате;

• расчеты сбюджетом;

• другиеразделы учета.

Охват полногосостава задач сочетается с возможностями гибкого учета:

•использование нескольких планов счетов одновременно;

•многоуровневые планы счетов;

• многомерныйаналитический учет;

•многоуровневый аналитический учет;

•количественный учет;

•многовалютный учет по неограниченному числу валют;

• ведение наодном компьютере учета для нескольких предприятий;

• ведениеконсолидированного учета.

ППП способенвыполнять ввод, обработку, хранение и печать любых первичных документов:

• платежныхпоручений;

• счетов наоплату и счетов-фактур;

• приходных ирасходных кассовых ордеров;

• актов,накладных, требований, доверенностей.

Натехнологическом уровне средства работы с документами позволяют организоватьввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любогодокумента по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.


2.2  «1С: Бухгалтерия»

«1С: Бухгалтерия» включаетнабор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольныйпериод, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации:

• отчеты посинтетическому учету;

• отчеты поаналитическому учету;

 • отчеты поразделам учета.

Присоставлении отчетности программа выполняет следующие функции:

• ввод,заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности;

• в «Ручномрежиме» заполнения отчетов бухгалтер вводит основные показатели, а программарассчитывает все итоговые и производные показатели;

• в«Автоматическом режиме» программа заполняет отчеты на основании введенных запериод хозяйственных операций;

• передформированием отчетов специальный режим позволяет проверить состояние учета ивыявить ошибки бухгалтера, не дающие правильно составить отчетность;

• режимрасшифровки позволяет получить обоснование заполненных автоматическипоказателей вплоть до каждого первичного документа и хозяйственной операции;

• формыотчетности ежеквартально обновляются фирмой «1С» и бесплатно предоставляютсязарегистрированным пользователям.

В комплектпоставки программы кроме основной «Типовой конфигурации» входит также«Упрощенная конфигурация». Ее применение целесообразно, если:

• напредприятии ведется достаточно простой учет и не требуется высокий уровеньавтоматизации ведения учета;

• предполагаетсясущественно перестраивать структуру учета по отношению к методологии,заложенной в «Типовой конфигурации»;

• программаиспользуется в целях освоения, а также для организации учебного процесса пообучению бухгалтерскому учету и работе с пакетом «1С: Бухгалтерия».

Гибкость инастраиваемость «1С: Бухгалтерия» проявляется в том, что это готовое решение,позволяющее вести учет без дополнительных доработок и настроек. Кроме того,пакет может быть адаптирован к любым особенностям учета на конкретном предприятии.В состав системы входит инструментальное средство разработки и модификациипрограмм «Конфигуратор».

Средние икрупные предприятия очень часто имеют территориально распределенную структуру —филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения,не связанные локальной сетью. В подобных условиях очень важно иметь средстваработы с распределенными информационными базами, построенных с учетом принципаорганизации единой системы автоматизированного учета на предприятии. В этом планеППП обеспечивает:

• ведениенеограниченного количества автономно работающих информационных баз;

• полную иливыборочную синхронизацию данных;

• настройкусостава синхронизируемых данных;

•произвольный порядок и способ передачи изменений.

Использованиесредств управления распределенными информационными базами не ограничиваетдействия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживаетавтоматически и передает их в соответствии с описанными правиламисинхронизации.


3.  Возможности «1С: Бухгалтерии»

С цельюулучшения качества, адаптивности и технологичности «1С: Бухгалтерия»предусматривает набор сервисных возможностей:

• контролькорректности вводимых проводок;

• таблосчетов (оперативный просмотр итогов по счетам);

• проверкавозможности удаления неиспользуемых бухгалтерских счетов, объектов аналитики,документов;

• вызовкомпьютерного обучающего видеокурса;

• вызовправовой системы с диска ИТС или «1С: Гарант. Правовая поддержка».

Следуетотметить пользовательский интерфейс ППП, обеспечивающий системе хорошиеэксплуатационные характеристики. Строка меню рабочего окна содержит следующиеблоки команд: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». При работев некоторых режимах имеется еще группа команд «Действия». Она перечисляет возможныедействия пользователя относительно текущего режима. Под строкой менюрасполагается строка пиктограмм. Посредством этих пиктофамм можноактивизировать наиболее часто применяемые профаммы, например печать, вставку,копирование и др.

Существенныйкомфорт пользователя обеспечивает сервисные средства. Так, например,«Путеводитель по конфигурации» предназначен для быстрого освоения профаммыбухгалтером. Режим «Советы дня» подсказывают пользователю эффективные приемыработы и функциональные возможности системы. Настраиваемые панели инструментовпозволят быстро получать доступ к часто используемым функциям программы.

Подробнаяконтекстная помощь позволяет бухгалтеру использовать все допустимые и возможныедействия во всех режимах работы программы. В решении задач комплекснойавтоматизации предприятия очень важно обеспечить взаимосвязь и взаимодействиеразличных программ, реализующих решение тех или иных задач в системеуправления. ППП «1С: Бухгалтерия» включает готовые режимы для обменабухгалтерской информацией с другими программами системы. Кроме того«1С: Бухгал-терия» поддерживает современные средства интеграции приложений ОLЕ,ОLЕ Automation и DDЕ. Использование этих средств позволяет:

• управлятьработой других программ, используя встроенный язык, например формировать отчетыи графики в Мicrosoft Ехсеl;

• получатьдоступ к данным «1C: Бухгалтерия» из других программ;

• вставлять вдокументы и отчеты «1С: Бухгалтерия» объекты, созданные другими программами,например помещать в первичные документы логотип фирмы;

• размещать вдокументах и отчетах рисунки и графики. Развитые средства администрирования«1С: Бухгалтерия» позволяют администратору системы:

• вестисписок пользователей системы;

• назначатьпользователям пароли на вход в систему;

• назначатьпользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой;

• формироватьиндивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панелиинструментов;

•просматривать список работающих пользователей;

• получатьисторию работы пользователей.

Дляпредприятий с различным составом задач и объемом совершаемых хозяйственныхопераций фирма «1С» предлагает разные версии программы «1С: Бухгалтерия»:однопользовательская версия; сетевая версия; версия для SQL («клиент —сервер»).

Технологическийпроцесс создания АИС на базе ППП «1С: Бухгалте-рия» состоит изподготовительного, начального и основного этапов.

На подготовительномэтапе в режиме «Константы» осуществляется ввод реквизитов предприятия,данных о руководстве, главном бухгалтере и др. Проводится заполнение и корректировкаБД. Ведется просмотр плана счетов, просматриваются типовые проводки,самостоятельно формируются дополнительные проводки. Режим «Типовые проводки»предназначен для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. Привводе и создании проводок суммы этих проводок вычисляются автоматически.Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты»обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются тесчета, по которым будет проводиться аналитический учет, например «Материалы»,«Основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблицесоставляется список субконто с указанием цены по каждой позиции.

Далееосуществляется ввод начальных остатков по каждому счету. Для этого необходимовойти в режим «Сервис» (функция «Параметры») и установить рабочий период идату, предшествующие текущим, а затем войти в режим «Операции» (функция«Интервал операций»). Предварительно в верхней части экрана проверяетсяправильность рабочего периода и даты. Проводки состоят из номера счета, егокорреспонденции «00» и суммы. При этом если счет активный, в дебетезаписывается номер счета, а в кредите — «00», и наоборот. Контроль правильностиввода остатков осуществляется функциями «Расчет итогов» и «Оборотно-сальдовая ведомость».Если остатки введены верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми, асуммы дебетовых и кредитовых оборотов равны. После ввода и проверки вводаостатков необходимо выполнить режим «Закрытие периода». При этом машинаавтоматически установит новый расчетный период, что необходимо проверитьрежимами «Установка параметров» и «Интервалы операции».

Начальныйэтап выполняетсяпериодически, по мере ведения отчетного периода и заключается во вводе в машинуразличных бухгалтерских первичных документов. Он реализуется функцией «Журналхозяйственных операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты:дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номерасчета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма»исчисляется автоматически на основе цены, введенной в список субконто «Цены».Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные и гибкиесредства для ввода документов и проведения бухгалтерских расчетов. С помощьюэтого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документеили расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются позаданным формулам.

Основной этапбазируется на режиме «Отчетность», который реализует следующиерасчетно-технологические функции:

• «Расчетитогов» — выполняется перед формированием всех выходных документов,перечисленных ниже, на основании данных журнала операций, расчет итоговпроизводится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц;

• «Сводныепроводки» — ведет переброску свободных сумм с дебета одного счета в кредитдругого;

• «Шахматка»— табличное представление оборотов сумм с одного счета на другой (сводныхпроводок) и оборотов по счетам;

•«Оборотно-сальдовая ведомость» — формирует по каждому счету (субсчету) остатокна начало периода, обороты и остаток на конец периода, остатки на началоквартала формируются при закрытии предыдущего периода; в нижней строкеоборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам;

•«Оборотно-сальдовая ведомость по счету» — создает оборотно-сальдовую ведомостьпо каждому счету;

• «Оборотысчета» (Главная книга) — формирует сальдо и обороты по дебету и кредиту счета иобороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал;

• «Журнал-ордери ведомость по счету» — выводит те же данные, что и «Обороты счета», но вдетализации по датам и по отдельным проводкам;

• «Карточкасчета» — содержит все проводки с указанием конкретного счета, позволяетполучить Кассовую книгу, выписки из банка и т.д.;

• «Анализсчета по субконто» — для каждого субконто выводится остаток на начало периода,обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указаниемдебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности;

• «Анализсчета по датам» — по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало,обороты и остаток на конец периода с указанием корреспондирующих счетов;

• «Анализсубконто» — предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдо-вую ведомость по субконто;

• «Карточкасубконто» — содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета зауказанный период, включает остатки на начало и конец периода, обороты за периоди остатки после каждой операции, данные выводятся в натуральном и стоимостномвыражении; документ получается из списка субконто;

• «Оборотымежду субконто» — формируются обороты между субконто одного вида и одним илинесколькими субконто другого вида;

• «Отчеты поЖурналу операций»— производится выборка проводок из Журнала операций поопределенным счетам, корреспонденци-ям и другим признакам;

•«Произвольные отчеты» предоставляет широкие возможности по созданию отчетовнужной формы, при необходимости бухгалтер сам может изменить форму любогоотчета, а также формулы расчета, создать формат нового отчета (в комплектпоставки входит набор отчетов для налоговой инспекции);

• «Закрытиепериода» — обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду.


Заключение

Ведениебухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормойработы на многих предприятиях. Использование в работе бухгалтерской программыдает широкие возможности для автоматического отражения любых документов ихозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерскихпроводок, а также исключения арифметических ошибок. На компьютере легкоформируются все первичные и отчетные документы.

ППП«1С: Бухгалтерия» предназначен для учета наличия и движения средств предприятия.Он может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентамисистемы «1С: Предприятие». ППП «1С: Бухгалтерия» позволяет автоматизироватьвыполнение практически полного состава задач бухгалтерского учета. Гибкость инастраиваемость «1С: Бухгалтерия» проявляется в том, что это готовое решение,позволяющее вести учет без дополнительных доработок и настроек. Кроме того,пакет может быть адаптирован к любым особенностям учета на конкретномпредприятии.

Дляпредприятий с различным составом задач и объемом совершаемых хозяйственныхопераций фирма «1С» предлагает разные версии программы «1С: Бухгалтерия»:однопользовательская версия; сетевая версия; версия для SQL («клиент —сервер»).


Списокиспользованной литературы

 

1. ИсаевГ.Н. Информационные системы в экономике: учебное пособие – Омега-Л, 2006.

2. ТиторенкоГ.А. Информационные технологии в управлении: Учеб. пособие для ВУЗов/под ред.Проф. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.

еще рефераты
Еще работы по бухгалтерскому учету и аудиту