Реферат: Автоматизация управленческого учёта
МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
КУРСОВАЯ РАБОТА<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">студентки___________
<span Book Antiqua",«serif»">третьего<span Book Antiqua",«serif»">______________курса<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">__________
<span Book Antiqua",«serif»">Экономического<span Book Antiqua",«serif»">_______<span Book Antiqua",«serif»">факультета<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">__________________
<span Book Antiqua",«serif»">КархалёвойПолины Николаевны<span Book Antiqua",«serif»">_________________<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">ТЕМА:_____Автоматизация управленческого учёта_______
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»;font-weight:normal;mso-bidi-font-weight: bold">Руководитель-консультант<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">________
<span Book Antiqua",«serif»">Суржик СталинаВладимировна<span Book Antiqua",«serif»">______<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
Защищена Оценка<span Book Antiqua",«serif»"><span Book Antiqua",«serif»">«_______»______________200__г. «_________________________»
Белорецк 2004<span Book Antiqua",«serif»"><span Book Antiqua",«serif»;font-style:normal">ПЛАН<span Book Antiqua",«serif»">Введение
<span Book Antiqua",«serif»">Глава І.Теоретические основы автоматизации бухгалтерского учёта
<span Book Antiqua",«serif»"> § 1. Предприятие как центр обработкиинформации
<span Book Antiqua",«serif»"> § 2. Характеристика процессаавтоматизации
<span Book Antiqua",«serif»">бухгалтерскогоучёта
<span Book Antiqua",«serif»">Глава ІІ. Технология эффективной автоматизациибухучета.
<span Book Antiqua",«serif»"> § 1. Постановка целей и задач технологии
<span Book Antiqua",«serif»; mso-bidi-font-weight:bold">
<span Book Antiqua",«serif»">§ 2. Этапы автоматизации, иххарактеристика автоматизированной обработки данных<span Book Antiqua",«serif»"> § 3. Процесс автоматизациивнедрения программы автоматизации бухгалтерского учёта
<span Book Antiqua",«serif»">Заключение
<span Book Antiqua",«serif»">Список используемой литературы
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
ВВЕДЕНИЕОсновнымипредпосылками и факторами, определяющими развитие потребительской кооперации, в2004 году является современное состояние экономики, уровня развития рыночнойинфраструктуры, и потенциальныхвозможностей для стабилизации народного хозяйства России. Углубление экономическихреформ внесло определенный вклад в развитие системы Потребкооперации. В связи среформированием системы потребительской кооперации, возникла необходимостьсоздания современного и мощного инструмента для контроля рационального,эффективного и целевого использования финансовых средств. Это было решающимшагом на пути создания автоматизированной системы бухгалтерского учета, котораяпозволит обеспечивать необходимый контроль работы кооперативных объединений состороны контрольно-ревизионных органов. В настоящее время ведение бухгалтерскогоучета малоэффективно без компьютерной обработки данных. Сейчас на рынкесуществует множество бухгалтерских программ, удовлетворяющие самые разныетребования к ним. Особенно сложным является правильно выбрать программу длясвоего предприятия. Механизация бухгалтерского учета способствует уменьшениютрудоёмкости учета, но не позволяет в полной мере сделать его оперативным,сократить сроки на остальные отчетности. Наиболее полно эти вопросы решаются вусловиях автоматизации всего комплекса учетных работ. Особое значение придаетсяразработке пакетов прикладных программ, реализующих автоматизированное решениевсех типовых задач бухгалтерского учета. Разработаны типовые проектыкомплексной автоматизации бухгалтерского учета с применением различных типовЭВМ для промышленности, сельского хозяйства, централизованных бухгалтерий,учреждений, находящихся на государственном бюджете, и других организаций. Внастоящее время автоматизация бухгалтерского учета с помощью персональногокомпьютера не является сложной задачей ни для разработчика, ни для пользователябухгалтерских программ. Сегодняшняя простота решения компьютеризациибухгалтерского учета достигнута сложным путем: от компьютеризации отдельныхучастков учетной работы до установления связанных баз данных для сведениябаланса предприятия. Освоение бухгалтерами компьютеров на уровне не толькопользователя, но и программирования (а сегодня это уже квалификационноетребование) позволило кардинально пересмотреть стратегию бухгалтерскихпрограмм. Как оказалось, эффективнее иметь единую структуру базы данных длявсех участков бухгалтерского учета. Таким образом, в реальном масштабе временипопутно решается проблема составления баланса предприятия на каждый момент.Оформления первичных документов – внесения содержания и суммы хозяйственнойоперации в единую базу данных предприятия. Сетевые версии бухгалтерского учетарешили проблему зависимости работы участков от времени доступа к единой базе.
<span Book Antiqua",«serif»">Актуальностью темызаключается в том, что доступность современных компьютерных языков и возросшийуровень компьютерной грамотности специалистов в области экономики ибухгалтерского учета позволяют создавать в короткое время программныеприложения высокого качества с требуемым набором функций. Для пользователяможет быть интересен набор функций, реализованных в тех или иных программах.
<span Book Antiqua",«serif»">Предметомисследования: является исследование общих принципов автоматизации бухгалтерскогоучета и подготовки разного рода отчетностей на основе компьютерных технологий.
<span Book Antiqua",«serif»">Методами исследованияявляются: сравнительный анализ бухгалтерских программ в Российской Федерации,их анализ по использованию и ценообразованию и выбору наилучшей для примененияв данной организации, также статистико-экономический, и графический, сравненияи группировки.
<span Book Antiqua",«serif»">Информацией дляисследования служит учебно-методическая литература, периодические издания,средства Интернета (сайты)- приведенные на них исследования и опросы продавцови покупателей.
<span Book Antiqua",«serif»">Практическое значениеданной работы заключается в том, что рекомендации по автоматизациибухгалтерского учета могут быть внедрены в деятельность хозяйствующихсубъектов.
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
Глава I. Теоретическиеосновы автоматизации бухучета<span Book Antiqua",«serif»">§ 1. Предприятие как центр обработкиинформации.
Современная экономика немыслима без эффективногоуправления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятияинтегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы итенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных решений –система обработки информации предприятия. Одна из основных целей системобработки данных заключается в повышении эффективности работы компании,учреждения или организации. Система обработки данных должна: обеспечиватьполучение общих или детализированных данных по итогам работы. Позволять легкоопределять тенденции изменения важнейших показателей. Обеспечивать получениеинформации, критической по времени, без существенной задержки. Выполнять точныйи полный анализ данных. Подход к обработке информации как к производственномупроцессу широко принят специалистами по автоматизации систем организационногоуправления. Считается, что рационализация информационного процесса сраспространением на него элементов производственной деятельности (нормирование,технология) должна повысить эффективность управленческого труда. Одним изосновных показателей эффективности работы предприятия является егопродуктивность: качество, количество и скорость обработки информации.Противники такого подхода полагают, что имеется принципиальное различие междупроизводственным и управленческим трудом, что делает невозможным нормирование.Они исходят из того, что вся управленческая деятельность носит творческийхарактер, разработка норм и нормативов времени на управленческие работы –задача довольно сложная, а нередко и неразрешимая. Однако анализ учрежденческойдеятельности показывает, что соотношение рутинной (поддающейся формализации) итворческой составляющей труда служащих явно не в пользу последней. В тоже времяпередача (обмен) информацией в учрежденческой технологии носит большей частьюциклический и стабильный характер, что имеет принципиальное значение прираспространении на учрежденческую деятельность всех атрибутов производительногопроцесса. Любая организация обрабатывает информацию для выработки двух видов«продукции»: информации (данных, документов, речевой информации) и решений(оперативных и стратегических). Организация получает начальную (входящую)информацию в различных видах: документы, доставляющие информацию в виде слов ицифр; речевая информация по телефону; данные от ЭВМ, часто в электронной форме.Конечная (исходящая) информация вырабатывается в таких же видах.Производственный цикл организации может включать перекомпоновку информации,объединение данной информации с дугой, накопление информации. Анализ деятельностипредприятий позволяет классифицировать задачи, решаемые предприятием. Наиболеепростые задачи образуют класс полностью формализованных (или хорошоструктурированных) процедур, выполнение которых, кроме затрат времени,трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи легко стандартизируютсяи программируются. К таким задачам относятся: учет и контроль, оформлениедокументов, их тиражирование и рассылка и т.п. Второй (промежуточный) классзадач составляют слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные илинеизменяемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для этих задачхарактерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразованийданных. Постановки задач базируются на принятии решения в условиях неполнойинформации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этойтеории удается построить формальные схемы решения. Третий класс задач содержитнеформализуемые процедуры, базирующиеся на неструктурированной информации,которая определяется высокой степенью неопределенности. К таким задачамотносится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования ит.п. Основой решения этого класса задач остаются творческий потенциал человекаи различные атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант,интуиция и т.п.). Можно выделить три группы работников организаций. Перваягруппа – руководители, решающие, как правило, задачи третьего класса и вменьшей степени задачи второго класса. Творческий элемент деятельностимаксимален, а рутинное содержание должно быть минимизировано. Эти работникиобладают наибольшей ответственностью за принятие решений и являются одними изосновных потребителей агрегированных (обобщенных) информационных ресурсоворганизации. Вторую группу составляют специалисты – работники учреждения,которые решают задачи второго класса и формируют интеллектуальный базисорганизации. Эффективность функционирования организации в основном определяетсяпродуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новойинформации. Творческий аспект в работе специалистов высокий и варьируется вдостаточно широких пределах в зависимости от конкретного содержания текущихзадач. Специалисты обеспечивают практически всю информационную подготовку дляпринятия решения руководителем. Они являются основными исполнителямидокументов, определяют их качество. Доля рутинной работы должна быть оченьнезначительной (хотя на практике обычно это не происходит). Третья группа –технические работники (обслуживающий персонал), которые выполняют всю рутиннуюработу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты работа,которых регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. Кэтой группе относятся также работники, обладающие чисто производственныминавыками (машинистки, стенографистки, телефонистки и т.п.), ведущиерегламентированную работу, не требующие полного понимания обрабатываемойинформации. Основной критерий продуктивности их работы – оперативность исвоевременность информационной обработки, а также поддержание высокойпропускной способности организации с минимальным количеством сбоев и ошибок.Таким образом, у организации имеются производственные задачи и исполнители этихзадач. Остается определить требуемые организации технологические процессыавтоматизации. Также нужно отметить важный фактор после перехода от плановойэкономики, к рыночным отношениям и для повышения конкурентоспособностипродукции работ и услуг собственного производства принимать решения. В условияхнеопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролемразличные аспекты финансово — хозяйственной деятельности. Эта деятельностьотражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию.Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степенигарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствиедостоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, какследствие, к серьезным убыткам. Если не брать во внимание умышленныепротивоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо понебрежности (например, арифметические ошибки), либо из — за незнанияособенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практическинеизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальныхверсий программных комплексов. Зачем нужна бухгалтерская программа? В настоящеевремя мало кто представляет себе ведение бухучета путем ручного заполненияогромного количества необходимых бухгалтерских документов, бланков отчетности ипервичных форм. Рано или поздно перед каждым бухгалтером встает вопрос овведении автоматизации бухучета на его предприятии. Как же выбрать тубухгалтерскую программу, которая бы отвечала специфике и всем требованиямпредприятия и, в то же время, была бы настоящим помощником бухгалтера, а неставила бы его в тупик своей сложностью? Что необходимо помнить при выборебухгалтерской программы? Прежде всего, нужно определить для чего Вы собираетесьприобретать бухгалтерскую программу: для ведения простого бухгалтерского учета,распечатки первички и необходимых отчетов или для настройки программы натехнологию ведения бухучета на Вашем предприятии, ведь бухгалтерская программа- только часть новой технологии учета. И внедрение бухгалтерской программы несводится к простой установке ее на компьютер. За установкой следует настройкапрограммы на особенности Вашего учета. Автоматизация вызовет изменение ролей вВашей бухгалтерии. Если раньше каждый из бухгалтеров вел отдельную часть учета(в крупных бухгалтериях, например, бывают бухгалтеры, которые занимаются толькоНДС) и тратил время на рутинные расчеты, то теперь все рутинные операции будетделать компьютер. Еще раз подчеркнем, что главное при выборе программы — точноопределить свои цели. Не какую программу купить, а чего добитьсяавтоматизацией. Для подбора решения, подходящего именно для Вас, необходимыпрофессиональные знания существующих бухгалтерских программ, предметаавтоматизации, опыт. Бухучет на малых предприятиях и у ПБОЮЛ характеренведением бухучета на одном компьютере, но может встречаться и сетевой вариантна 2-4 мест. Для таких предприятий существует широкий спектр бухгалтерскихтиражных программ, таких как: ИнфоБухгалтер, Инфин-Бухгалтерия, БЭСТ-Офис,Турбо Бухгалтер, ПАРУС-бухгалтерия, 1С: Бухгалтерия, СБИС, ИНОТЕК, Контур, ИП:Бухгалтерия и другие.
<span Book Antiqua",«serif»">Для большинства среднихпредприятий типично наличие сетевой программы автоматизации бухгалтерии на 5-10мест, работающих в режимах файл-север или клиент-сервер. На таких предприятияхбухгалтерский учет часто ведется по участкам бухучета. Бухгалтерам такихпредприятий можно порекомендовать следующие бухгалтерские программы: БЭСТ-4,ФинЭко, ABACUS, Парус-4, Компас+SQL, 1С: Предприятие, ТурбоБухгалтер, ПКСуперменеджер и другие.
<span Book Antiqua",«serif»">Организацию бухучета накрупных предприятиях отличает использование таких платформ (СУБД) как SQL,ORACLE, ATLANTIS и других. Необходимости вести бухгалтерский учет несколькихпредприятий в составе холдинга. А также возможностью настройки бухгалтерскойсистемы на специфику конкретного предприятия. Среди таких систем можновыделить: БЭСТ-ПРО, Компас + Oracle, ЛокОФФИС, ТБ.
<span Book Antiqua",«serif»">Корпоративнаяинформационная система (КИС) — это масштабируемая интегрированная. Онапредназначена для бухгалтерского и оперативного учета, контроля, анализа иоптимизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий и должна иметьгибко настраиваемую бизнес-логику, что позволяет настраивать систему на работув самых различных областях предприятия. К таким системам относятся разработкифирм: Галактика, Парус, Бизнес-Консоль, АйТи, Алеф Консалтинг энд Софт,Информконтакт, Инфософт и другие.
<span Book Antiqua",«serif»">Основными возможностямиавтоматизированной обработки данных являются:
<span Book Antiqua",«serif»">- отражение хозяйственной деятельностиорганизации в виде бухгалтерских проводок с возможностью ведения аналитическогоучета;
<span Book Antiqua",«serif»">- ведение учета от первичных документов свозможностью использования типовых операций;
<span Book Antiqua",«serif»">- аналитический и синтетическийбухгалтерский учет движения денежных средств и материальных ценностей по любымсчетам;
<span Book Antiqua",«serif»">- консолидированный и раздельный баланс понескольким подразделениям;
<span Book Antiqua",«serif»">- учет и переоценка основных средств,нематериальных активов, товаров, материалов, расчет амортизации ОС и НМА;
<span Book Antiqua",«serif»">- ведение взаиморасчетов с подотчетными лицами;
<span Book Antiqua",«serif»">- финансовый анализ и моделированиебаланса;
<span Book Antiqua",«serif»">- ведение суммового иколичественно-суммового учета, балансовых и забалансовых счетов;
<span Book Antiqua",«serif»">- параллельное ведение нескольких касс ирасчетных счетов в рублях и валюте, расчет курсовой и суммовой разницы;
<span Book Antiqua",«serif»">- учет кассовых операций, ведение кассовойкниги, автоматический экспорт данных в Главную книгу;
<span Book Antiqua",«serif»">- возможность просмотра реестра проводокдокументов-оснований;
<span Book Antiqua",«serif»">- автоматическое формирование Книги покупоки Книги продаж на основе первичных документов;
<span Book Antiqua",«serif»">- автоматический пересчет Главной книги иостатков с оборотами по счетам;
<span Book Antiqua",«serif»">- возможность ввода, корректировкидокументов и проводок за любой отчетный период;
<span Book Antiqua",«serif»">- гибкая настройка полномочий (до отдельныхполей) и внешнего вида списков объектов модуля;
<span Book Antiqua",«serif»">- формирование основных бухгалтерскихотчетов;
<span Book Antiqua",«serif»">- формирование отчетности в налоговыеорганы и во внебюджетные фонды.
<span Book Antiqua",«serif»">- дополнительные возможности автоматизациибухгалтерского учета:
<span Book Antiqua",«serif»">- экспорт данных и формируемых отчетов вформаты Word и Excel, получение информации в графическом виде.
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">§ 2. Характеристика процесса автоматизациибухгалтерского учета.
<span Book Antiqua",«serif»">База данных обеспечиваетсопоставимость информации и передачу из одного файла в другой. Комплекспрограммных средств позволяет автоматический подсчет итоговых сумм, составлениемемориальных ордеров, изменение и корректировку информации непосредственно вбазе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритмаработы программы, составление книги “Журнал-главная”, составление баланса исводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных операций,учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с подотчетными лицами идр. задачи. Производители программного обеспечения постоянно проводят работу покорректировке автоматизированной системы в соответствии с изменениями взаконодательстве. Например: была оперативно проведена работа по изменениюколичества знаков расчетного счета и введению в реквизиты юридических лицидентификационного налогового номера (ИНН). Если в работе программы былиотмечены, какие либо ошибки и недостатки, то они быстро устранялись. В базеданных автоматизированной системы обеспечивается сохранность данных в течениедлительного периода. Это позволяет хранить данные по операциям, как текущегоотчетного периода, так и предыдущих лет. В случае необходимости возможен поискинформации и проведение корректировки.
<span Book Antiqua",«serif»">В неавтоматизированнойсистеме ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операцияхлегко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителеинформации — распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами,например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы частоиспользуются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуюттолько в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерскиекниги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собойфайлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.
<span Book Antiqua",«serif»">Компьютерная системавключает в себя следующие элементы.
<span Book Antiqua",«serif»">1.Аппаратные средства.
<span Book Antiqua",«serif»">Это устройства, из которыхсостоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройствочтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.
<span Book Antiqua",«serif»">2.Программные средства.
<span Book Antiqua",«serif»">а) Системные программы. Кэтим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционныесистемы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы длямаксимально эффективного использования, системы управления базами данных(СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, исервисные программы, которые выполняют в компьютере служебные операции,например, проверку и настройку отдельных узлов аппаратно-программноговзаимодействия. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратныхсредств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, имодифицируют с учетом индивидуальных требований.
<span Book Antiqua",«serif»">б) Прикладные(пользовательские) программы — это наборы машинных команд для решенияпользовательских задач, которые организация-пользователь разрабатываетсамостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.
<span Book Antiqua",«serif»">3.Документация — описаниесистемы и структуры управления (ввод, обработка и вывод данных, обработкасообщений, управляющие команды).
<span Book Antiqua",«serif»">4.Персонал — работники,которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируюти контролируют систему обработки данных.
<span Book Antiqua",«serif»">5.Данные — необходимаяинформация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе (например, сведенияо хозяйственных операциях).
<span Book Antiqua",«serif»">6.Процедуры контроля — вразрезе учета это процедуры, обеспечивающие корректную запись операций,предупреждающие или регистрирующие ошибки. Способ обработки хозяйственныхопераций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние наорганизационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннегоконтроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которыеследует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведеныотличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной. Единообразноевыполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних итех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, чтопрактически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручнойобработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки ваппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всехидентичных операций при одинаковых условиях. Разделение функций. Компьютернаясистема может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые внеавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуацияоставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательствав другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введениядополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который внеавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. Кподобным мерам может, относится система паролей, которые предотвращаютдействия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации обактивах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме. Потенциальныевозможности появления ошибок и неточностей. По сравнению снеавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы болееоткрыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль.Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенногополучения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машиннуюобработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей.Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могутоставаться незамеченными на протяжении длительного периода. Потенциальныевозможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системыдают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющихоценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительногоинструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и,таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычногосопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а такжесверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютернойобработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливаютстатистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать вцелях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">
<span Book Antiqua",«serif»">ГлаваII Технология эффективной автоматизациибухучета.
<span Book Antiqua",«serif»">§ 1. Постановка целей и задач технологии
<span Book Antiqua",«serif»">Сегодня пользователиделовых компьютерных программ исчисляются, наверное, сотнями тысяч. Как бы нибыли хороши компьютеры и программы, среди такого количества людей всегданайдутся недовольные результатами автоматизации. Для рынка в целом процент неудачныхпроектов не столь велик. Но для каждого конкретного потребителя неудача поройоборачивается большими проблемами. Отметим, что и для поставщика программнеудачные проекты несут дополнительные хлопоты и подрывают репутацию. Проблемыи конфликты в ходе автоматизации никому не нужны. Так почему же они возникают?Анализ критических ситуаций показывает, что почти всегда виноваты не программыили компьютеры, а люди. Намного легче исправить программу, чем изменить точкузрения человека. К моменту конфликта в проект уже вложена уйма денег. Закрытьпроект — значит, выбросить затраченные средства и силы на ветер. Но и дальшетак продолжаться не может. К нам нередко обращаются по поводу экспертизыпрограммы или проекта. Чаще всего с помощью экспертного заключения людинадеются доказать вину противоположной стороны. Но на самом деле, поисквиновных не разрешает проблему. Лучше всего, чтобы проблемы не возникало вовсе.Для этого очень важно уметь взглянуть на проект глазами другой стороны.Попробуем это сделать вместе. Сразу оговоримся, что случай действительно слабыхи недоделанных программ мы здесь не рассматриваем. Многие потенциальныепроблемы закладываются еще на этапе выбора программы или фирмы-разработчика.Приведем типичный пример. Тиражные недорогие бухгалтерские или торговыепрограммы, имеющие наибольшую известность, рассчитаны, как правило, нанебольшие и в отдельных случаях на средние предприятия. Их распространениемзанимаются дилеры. Такие программы всегда дешевые, иначе они не были бымассовыми. Доход от простой продажи таких программ невелик. Поэтому дилерыстараются заработать на услугах по внедрению и настройке, для чего онизаключают контракт на комплексную автоматизацию. Сумма контракта обычнопропорциональна величине предприятия, и некоторые дилеры стараются заполучитьклиента покрупнее — завод или даже холдинг. Но, как мы помним, программа-торассчитана совсем на другой размер предприятия. В результате закладывается миназамедленного действия. Проблемы возникнут не сразу, а по мере ввода в эксплуатациювсе новых и новых рабочих мест. Система начнет работать с непозволительнымизадержками. Возникнут проблемы с получением сводных результатов, сразграничением полномочий, со спецификой учета на отдельных участках и т.д. Какни странно, но претензии заказчика могут возникнуть не к дилеру, а кразработчику и к его «плохой» программе. Но разработчик честнопредупреждал в рекламе, в документации и даже в надписи на коробке, чтопрограмма ориентирована на такой-то размер и такой-то профиль деятельности предприятия.С точки зрения разработчика, виноват дилер и сам клиент. В нашей практикевстречались случаи, когда корпорация ломала голову, что лучше выбрать системуR/3 или купить много программ «1С: Бухгалтерия». В первом случаепроект обойдется в миллион долларов. Во втором — затраты уменьшатся нанесколько порядков, а программы фирмы «1С» известны своим высокимкачеством. Мы не утверждаем, что крупному предприятию всякий раз нужно покупатьR/3 или «Галактику». Но выделяемые средства и рассматриваемые программыдолжны быть сопоставимы с масштабом поставленных задач. К числу ошибок клиентаможно отнести также неуместную экономию на внедрении, настройке, обучении.Дорогостоящие программы внедряются собственными силами на протяжении долгихмесяцев и в результате работают лишь на 5-10% своих возможностей. Зачастуюподводит желание быть полностью независимым от разработчика. Для этогоприобретаются самые гибкие программы, чтобы можно было самостоятельнонастроиться на любые изменения в законодательстве. Но ирония состоит в том, чтодля такой настройки привлекаются случайные программисты, зависимость от которыхеще хуже, чем от разработчика или официального дилера. Предположим, что выборсделан. Выбрана и установлена достойная программа. При этом контракт предусматриваетобучение, но к началу опытной эксплуатации персонал заказчика понятия не имеет,как работать с системой. Директор и главный бухгалтер сами программу невыбирали, но они были в курсе, что на проект затрачены немалые деньги. Онипочти поверили в то, что автоматизация — это не модное веяние, а приносящеерезультат дело. Вдруг оказывается, что компьютеры и программы стоят сами посебе, а персонал работает по старинке. С точки зрения этих руководителей, вовсем виноваты разработчики. Им заплачены деньги, а результата нет. По мнениюразработчиков, виноват заказчик, который не только не смог организовать процессобучения, но и вообще не желал прилагать никаких организационных усилий.Переход на компьютерный учет для крупного и даже среднего предприятия — это оченьнепростой процесс, требующий пересмотра буквально всех привычных операций,проведения ревизии всех документов, сверхурочной работы персонала, двойнойнагрузки от параллельного ведения ручного и компьютерного учета. Без железнойволи руководства такой процесс не может быть проведен в сжатые сроки. Арастягивание этого процесса во времени может отбить желание к автоматизации улюбого сотрудника. Каждое достаточно крупное предприятие по-своему уникально.Начиная от способа распределения учетных функций между персоналом и заканчиваятем, как территориально расположены рабочие места с компьютерами и какимобразом они соединены в сеть. Автоматизация зачастую ведется поэтапно и в целяхэкономии предварительное полномасштабное обследование не проводится. Поэтомучерез год — другой после начала работ вдруг выясняется, что производительностьуже выбранной системы недостаточна. Прикладная разработка вполне хороша с точкизрения набора функций, но инструментальная платформа слабовата. Разработчикутверждает, что необходимо переходить на Oracle и докупить несколько болеемощных компьютеров. Но заказчик не согласен нести дополнительные расходы. Такимобразом, вновь возникает патовая ситуация. Предположим, что проект доведен дологического конца. Система установлена, доработана, персонал обучен. Нонакануне сдачи проекта выясняется, что, по мнению заказчика, ряд задач решен нетак. Исполнитель в свою очередь утверждает, что по результатам опытнойэксплуатации эти задачи были признаны полностью соответствующими требованиямтехнического задания. В чем же дело? Просто само задание было составлено давнои его авторы уволились. Отдельные элементы комплекса вполне удовлетворяютотдельных пользователей. Но кто-то должен принять все в целом. Для этогозаказчик срочно назначает нового ответственного, который совсем не в курсе дел.Ответственный в целях подстраховки начинает придумывать новые требования, чтобыоттянуть момент подписания акта приемки. Еще чаще нам приходилось сталкиватьсяс проблемами, возникающими по причине смены руководства. В этом случае почтивсегда меняются цели, стратегия, а иногда даже и направление деятельности.Разработчики в это время заканчивают последний этап автоматизации и неожиданнообнаруживают, что результат их труда безнадежно устарел. Надо сказать, что чащевсего новое руководство в таких случаях не имеет претензий к разработчикам, нои доводить до конца проект тоже не соглашается. Нередко оно настаивает наустановке иной программы, более знакомой им по месту предыдущей ра