Реферат: Классификатор ТЭСИ
Южно-Уральский государственный университет
Факультет экономики и права
Кафедра социальных коммуникаций и информационногоменеджмента
Курсовая работа по информационному обеспечению
управления (внемашинное информационное обеспечение)
Выполнила:Андреева О.В. Гр. ЭиП-445
Проверила:Ваганова Е.В.
Челябинск-2002
Содержание
1. Методы классификации и кодирования (ТЭСИ).1.1.Использование классификаторов ТЭСИ в текущей работе Отдела труда и заработнойплаты управления «Челябэнерго».2. Чтопредставляет собой Общероссийский классификатор управленческой документации
(ОКУД).
3. Табель унифицированных форм документов.
4. Что представляет собой Общероссийский классификаторспециальностей по образованию (ОКСО).5. Общероссийскогоклассификатора профессий рабочих, должностей служащих и та-
рифныхразрядов.
6. Общероссийский классификатор стран мира.7. Приложения1. Методы классификации и кодирование(ТЭСИ).
Проблема создания единогоинформационного пространства приобрела особое значение в нашей стране уже вначале 70-х годов в связи с разработкой Общегосударственной автоматизированнойсистемы сбора и обработки информации для целей планирования и управлениянародным хозяйством (ОГАС). Создание этой системы потребовало решения целогоряда важных вопросов. Среди них не последнее значение имел вопрос о разработкеединых методических принципов построения информационного обеспечения ОГАС.Необходимо было установить единые требования к носителям информации,разработать единый язык формализованного описания данных, закрепить общиеметодические принципы организации технологического процесса обработки данных.
Одним из направлений решения этой важной задачи стала разработка Единой системыклассификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ). Координация всех работ по созданию ЕСКК ТЭСИ и разработкаосновополагающих нормативно-технических и организационно-методическихдокументов была возложена на Госстандарт СССР и Всесоюзныйнаучно-исследовательский институт технической информации, классификации икодирования (ВНИИКИ). Особенно активно работа по созданию ЕСКК ТЭСИ сталапроводиться после принятия в 1971 году специального постановления СоветаМинистров СССР, в котором были определены учреждения и организации,ответственные за разработку классификаторов.
Основной целью, которая ставилась перед ЕСКК ТЭСИ, являлась стандартизацияинформационного обеспечения процессов управления хозяйством страны на основеприменения средств вычислительной техники и новых информационных технологийпутем создания единого языка формализованного описания данных1.
Изменения, происходящие в стране с начала 90-х годов, не только не сняли сповестки дня потребность в едином стандартном языке формализованного описанияданных, но наглядно показали, что без этого языка невозможно создание единогоинформационного пространства не только России, но тем более обеспечение вхожденияРоссии в мировое информационное пространство.
Руководствуясь этими соображениями, в стране была принята Государственнаяпрограмма перехода РФ на принятую в международной практике систему учета истатистики2,
________________________________________________________________________
1 ГОСТ 6.01.1-87 Единая системаклассификации и кодирования технико-экономической информации. Основныеположения.
2 Ведомости съезда народных депутатов Российской Федерации иВерховного Совета Российской Федерации, 1992, № 46.
(ЕСКК) в систему сбора и обработки информации органовместного самоуправления. — М.: ИПК. Изд. стандартов, 1996.
в составе которой былразработан специальный раздел «Развитие и применение Единой системыклассификации и кодирования информации». Реализация Государственнойпрограммы была намечена на 1993 – 1995 годы. В этот период был проведенпересмотр ряда общесоюзных классификаторов и придание им статуса общероссийскихклассификаторов, велась разработка новых общероссийских классификаторов и основополагающихнормативно-методических документов по ЕСКК РФ3.
Понимая значение классификаторов ТЭСИ как стандартного языка формализованногоописания данных, Правительство РФ приняло 1 ноября 1999 года специальноепостановление “О развитии единой системы классификации и кодированиятехнико-экономической и социальной информации”, в котором определеныорганизации, ответственные за дальнейшее развитие ЕСКК ТЭСИ, и закреплены общиепринципы функционирования единой системы классификации и кодированиятехнико-экономической и социальной информации:
– учет социально-экономических изменений в стране;
– открытость и общедоступность системы кодирования для пользователей в тойчасти, которая не содержит сведений, составляющих государственную тайну;
– автоматизация процесса обработки технико-экономической и социальнойинформации;
– обеспечение методического и организационного единства системы кодирования;
– комплексность системы кодирования, предусматривающая наиболее полный охваттехнико-экономической и социальной информации, используемой при межотраслевомобмене;
– постоянная актуализация ТЭСИ;
– обязательность применения системы кодирования при формированиигосударственных информационных систем и ресурсов;
– совместимость системы кодирования и других государственных информационныхсистем и ресурсов и их взаимодействие в едином информационном пространствеРоссийской Федерации на основе использования системы кодирования;
– гармонизация системы кодирования с международными и региональнымиклассификациями и стандартами.
Основными задачами ЕСКК РФ являются:
– классификация и кодирование технико-экономической и социальной информации;
– упорядочение и унификация технико-экономических и социальных показателей;
– обеспечение однозначности и сопоставимости данных, используемых при описании
__________________________________________________________________________
3 ПР 50-733-93 Основные положенияЕдиной системы классификации и кодирования технико-экономической и социальнойинформации и унифицированных систем документации Российской Федерации. — М.:ИПК. Изд. стандартов, 1995; ПР 50-734-93 Порядок разработки общероссийскихклассификаторов технико-экономической и социальной информации. — М., 1995; ПР50-735-93 Положение о ведении общероссийских классификаторовна базе информационно-вычислительной сети Госкомстата России. — М., 1995; Р50.1.008-96 Методические положения по внедрению Единой системы классификации и кодирования технико-экономической исоциальной информации
объектов ТЭСИ;
– создание условий для автоматизации процессов обработки информации, включаясоздание автоматизированных банков данных;
– создание распределенного автоматизированного банка общероссийскихклассификаторов;
– создание комплекса взаимоувязанных общероссийских классификаторов иобщероссийских форм документов и обеспечение их ведения;
– использование в отечественной практике международного и национальногозарубежного опыта работ по классификации и кодированию информации.
ЕСКК ТЭСИ состоит из совокупности общероссийских классификаторовтехнико-экономической и социальной информации, средств их вeдeние, нормативныхи методических документов по их разработке, ведению и применению. Объектамиклассификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ РФ являются технико-экономические исоциальные объекты и их свойства, используемые в различных областяххозяйственной деятельности. Классификатор ТЭСИ представляет собойсистематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и(или) объектов классификации5. Общероссийский классификатор (ОК) –классификатор, принятый Госстандартом РФ, входящий в состав ЕСКК ТЭСИ РФ иобязательный для применения на территории всей страны в определенных сферахдеятельности, установленных разработчиком по согласованию с заинтересованнымиминистерствами и ведомствами.
Общероссийские классификаторы ТЭСИ относятся к нормативным документам и посвоему статусу соответствуют государственным стандартам РФ. Порядок разработкиобщероссийских классификаторов должен соответствовать требованиям ПР 50-733-93.
Общероссийские классификаторы разрабатываются в тех случаях, когда они:
– обеспечивают сопоставимость данных в различных областях и уровняххозяйственной деятельности;
– обеспечивают гармонизацию с международными классификаторами;
– информационно связаны с действующими общероссийскими классификаторами;
– используются в общероссийских унифицированных формах документов.
Во всех других случаях разрабатываются отраслевые классификаторы ТЭСИ иликлассификаторы ТЭСИ предприятий.
Отраслевой классификатор ТЭСИ – классификатор, принятый министерством,ведомством РФ и обязательный для применения всеми предприятиями данногоминистерства, ведомства, государственными корпорациями и объединениями, накоторые возложены функции осуществления научно-технической политики в отрасли.
5 ПР 50-733-93 Правила постандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодированиятехнико-экономической и социальной информации иунифицированных систем документации Российской Федерации.
Отраслевые классификаторы разрабатываются в тех случаях, когда онивключают информацию, содержащуюся в унифицированных отраслевых формахдокументов и отсутствующую в общероссийских классификаторах, или представляютсобой выборки из общероссийских классификаторов, в которых допускаетсяперекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в нихобъектами и признаками классификации. Статус этой категории классификаторовсоответствует отраслевым стандартам.
Классификатор ТЭСИ предприятия – классификатор, принятый предприятием илиобъединением предприятий и применяемый только этими хозяйствующими субъектами.Классификаторы предприятий разрабатываются в тех случаях, когда они включаютинформацию, содержащуюся в унифицированных формах документов предприятия иотсутствующую в общероссийских и отраслевых классификаторах. Они могут быть ивыборками из общероссийских или отраслевых классификаторов, в которыхдопускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими вних объектами классификации и признаками классификации. Статус классификаторовпредприятий соответствует стандартам предприятий.
Структура классификатора, как правило, должна иметь три блока: блокидентификации, включающий коды объектов классификации и классификационныхгруппировок, блок наименований объектов и классификационных группировок наестественном языке и блок дополнительных признаков объектов, включающийнаименования и коды дополнительных признаков объектов классификации.
Кроме трехблочной структуры классификаторы могут иметь и двухблочную структуру,когда выделяются только блоки идентификации и наименований. В структуреклассификаторов могут выделяться и другие виды блоков, а также разделы. Выборструктуры построения классификаторов определяется характером объектовклассификации, типом задач, для решения которых предназначен классификатор, ииспользуемыми методами классификации и кодирования. В классификаторахтехнико-экономической и социальной информации используются иерархический ифасетный методы классификации. Эти методы классификации должны отвечатьследующим основным требованиям:
– обладать достаточной емкостью;
– иметь достаточную и экономически оправданную глубину;
– обладать определенной гибкостью и избыточностью для возможности расширениямножества классифицируемых объектов, группировок и признаков и внесения необходимыхизменений без нарушения структуры классификации;
– учитывать необходимость сопряжения с другими классификациями однородныхобъектов;
– обеспечивать наибольшую эффективность обработки информации средствамивычислительной техники при решении комплекса конкретных задач АСУ как внутриданной системы, так и при обмене информацией с взаимодействующими системами;
– предоставлять возможность ведения создаваемого классификатора как в ручном,так и автоматизированном варианте организации процессов ведения.
Под иерархическим методом классификации понимается такой метод, при которомзаданное множество объектов последовательно делится на подчиненныеподмножества. При построении классификаторов иерархическим методомклассификации необходимо соблюдать следующие правила:
– деление каждой классификационной группировки должно производиться только поодному основанию;
– получаемые в результате деления группировки не должны пересекаться, то естьсодержать аналогичной информации, и должны относиться только к одной вышестоящейгруппировке;
– деление исходного множества на подмножества должно быть последовательным, безпропусков и без добавления промежуточного уровня классификации;
– классифицирование должно производиться таким образом, чтобы сумма подмножествделения составляла делимое множество.
Иерархический метод классификации характеризуется глубиной классификации иемкостью. Количество ступеней определяет глубину классификации, котораяустанавливается в зависимости от степени конкретизации группировок и числапризнаков, необходимых для решения конкретных задач. От глубины и количествагруппировок, образуемых на каждой ступени классификации, зависит емкостьсистемы. Как правило, наибольшее количество последующих группировокустанавливается постоянным, либо для всей классификации, либо для даннойступени. Для систем классификации технико-экономической информации это числовсегда равно десяти или кратному десяти.
При иерархическом методе классификации практически не ограничивается глубинаклассификации информации, что дает возможность более детально анализироватьпредметы, явления или документы. Большая информационная емкость иерархическогометода классификации позволяет использовать его для кодирования больших объемовтехнико-экономической информации. Несмотря на вышеперечисленные преимущества,этот метод имеет ряд существенных недостатков. Во-первых, это недостаточнаягибкость структуры, обусловленная фиксированностью признаков классификации изаранее установленным порядком их следования, не допускающим включения новыхобъектов и классификационных группировок. Вследствие этого, изменение любогопризнака ведет к перераспределению классификационных группировок инеобходимости переработки классификатора. Поэтому в классификаторах,построенных на основе иерархического метода, должны предусматриватьсязначительные резервные емкости. Во-вторых, этот метод классификации непозволяет осуществлять информационный поиск по любому произвольному сочетаниюпризнаков.
Под фасетным методом классификации понимается такой метод, при которомклассифицируемое множество делится на группировки независимо, по различнымпризнакам классификации. Он не имеет жесткой классификационной структуры изаранее построенных конечных группировок. Классификационные группировки прифасетном методе классификации образуются путем комбинаций значений признаков,взятых из соответствующих фасетов (списков признаков, характеризующих объектыклассификации). Последовательность использования фасетов при образованииклассификационной группировки задается фасетной формулой. В каждом конкретномслучае фасетная формула устанавливается в зависимости от характера решаемыхзадач и алгоритма обработки информации.
Емкость классификатора, построенного на основе фасетного метода классификации,зависит от числа фасетов и от количества признаков в фасетах.
При построении классификаторов на основе фасетного метода необходимо соблюдатьследующие правила:
– значения признаков из различных фасетов не должны пересекаться;
– из всевозможных фасетов, характеризующих классифицируемое множество объектов,отбираются только существенные, то есть фасеты, обеспечивающие решениеконкретных технико-экономических задач;
– фасеты должны занимать в классификаторе строго определенное место и иметьопределенные идентификационные коды.
Основные преимущества фасетного метода классификации обусловлены его гибкостью.Изменения в любом из фасетов не оказывают влияния на остальные. Большаягибкость обуславливает приспосабливаемость метода классификации к меняющемусяхарактеру решаемых задач, для которых он создается. Фасетный методклассификации позволяет не только образовывать новые классификационныегруппировки из имеющихся фасетов, но и включать новые и исключать старыефасеты. Гибкость системы дает возможность осуществлять информационный поиск полюбому сочетанию признаков.
Это определяет хорошую приспосабливаемость метода к машинной обработкеинформации.
Методы кодирования технико-экономической и социальной информации тесновзаимосвязаны с методами классификации. Каждому методу классификациисоответствует один или несколько методов кодирования.
В процессе кодирования объектам классификации и их группировкам по определеннымправилам присваиваются цифровые, буквенные и буквенно-цифровые коды. Кодхарактеризуется алфавитом, то есть знаками, используемыми для его образования,основанием кода – числом знаков в алфавите кода и длиной кода.
В классификаторах ТЭСИ используются четыре метода кодирования информации.Порядковый метод кодирования – это такой метод, при котором кодами служат числанатурального ряда. В этом случае кодом каждого из объектов классифицируемогомножества является его порядковый номер.
Данный метод кодирования обеспечивает довольно большую долговечностьклассификатора при незначительной избыточности кода. Этот метод обладаетнаибольшей простотой, использует наиболее короткие коды и лучше обеспечиваетоднозначность определения каждого объекта классификации. Кроме того, онобеспечивает наиболее простое присвоение кодов новым объектам, появляющимся впроцессе ведения классификатора. Каждому новому объекту присваивается следующийпо порядку номер.
Существенным недостатком порядкового метода кодирования является отсутствие вкоде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта, а также сложностьмашинной обработки информации при получении итогов по группе объектовклассификации с одинаковыми признаками. Этот метод кодирования не обеспечиваетвозможности размещения вновь появившихся объектов классификации в необходимомместе классификатора, так как резервные коды располагаются в конце ряда. По этимпричинам порядковый метод кодирования чаще всего применяется в сочетании сдругими методами кодирования.
Серийно-порядковый метод кодирования – это такой метод, при котором кодамислужат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих чисел заобъектами классификации с одинаковыми признаками. Серийно-порядковый методкодирования целесообразно применять для объектов, имеющих два соподчиненныхпризнака. В каждой серии, кроме кодов имеющихся объектов классификации,предусматривается определенное количество кодов для резерва. Резерв кодоврасполагается в середине или в конце серии. Это является большим преимуществомданного метода по сравнению с порядковым методом кодирования. Данный методкодирования обладает всеми преимуществами и недостатками порядкового методакодирования.
Последовательный метод кодирования – это такой метод, при котором код объектаклассификации и (или) классификационной группировки образуется с использованиемкодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных прииерархическом методе классификации. В этом случае код нижестоящей группировкиобразуется путем добавления соответствующего количества разрядов к кодувышестоящей группировки. Последовательный метод кодирования чаще всегоиспользуется при иерархическом методе классификации.
Преимуществами последовательного метода кодирования являются логичностьпостроения кода и большая емкость. Вместе с тем он обладает всеми недостатками,присущими иерархическому методу классификации, а также ограниченными возможностямиидентификации объектов. Использование последовательного метода кодированиясвязано с определенными трудностями, обусловленными тем, что в результатезависимости значений последующих разрядов кода от предыдущих применять этот кодпо частям нельзя, группировать объекты по различным сочетаниям имеющихсяпризнаков сложно, практически невозможно вносить новые признаки и производитьизменения в коде без коренной перестройки классификатора. Поэтому применятьпоследовательный метод кодирования целесообразно в тех случаях, когда наборпризнаков классификации и их последовательность стабильны в течение длительноговремени.
Параллельный метод кодирования – это метод, при котором код объектаклассификации и (или) классификационной группировки образуется с использованиемкодов независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации.
Параллельный метод кодирования имеет ряд преимуществ. К достоинствамрассматриваемого метода кодирования относится гибкость структуры кода,обусловленная блочностью его построения. Метод позволяет использовать прирешении конкретных технико-экономических и социальных задач коды только техпризнаков объектов, которые необходимы, что дает возможность работать в каждомотдельном случае с кодами небольшой длины. При этом методе кодирования можноосуществлять группировку объектов по любому сочетанию признаков. Параллельныйметод кодирования хорошо приспособлен для машинной обработки информации. Поконкретной кодовой комбинации легко указать, набором каких характеристик описываетсярассматриваемый объект. Набор признаков при необходимости может легкопополняться присоединением кода нового признака. Это свойство параллельногометода кодирования особенно важно при решении технико-экономических задач,состав которых меняется со временем. В утвержденном Госстандартом РФ в декабре1995 года Общероссийском классификаторе информации об общероссийскихклассификаторах (ОКОК) все общероссийские классификаторы были распределены навосемь групп в зависимости от вида информации, на которую они разработаны:
1 – социальная информация;
2 – информация по описанию организации экономики;
3 – информация о продукции, видах экономической деятельности и оказываемыхуслугах;
4 – информация о природных и трудовых ресурсах;
5 – информация о финансово-кредитной сфере;
6 – информация об управленческой документации, показателях и единицахизмерения;
7 – информация о стандартах и технологических процессах;
8 – прочие виды технико-экономической и социальной информации.
Общероссийские классификаторы ТЭСИ, кроме основной функции стандартного языкаформализованного описания данных в информационном обеспечении управления, могутвыполнять следующие функции:
– быть самостоятельными массивами справочной информации по основным объектамнародного хозяйства;
– служить системой идентификаторов для обозначения объектов народногохозяйства;
– быть основой построения структур различного рода информационно-поисковыхсистем, баз и банков данных;
– являться средством унификации управленческой документации итехнико-экономических и социальных показателей;
– служить инструментом стандартизации информационного обеспечения управления.
Как было сказано выше, основной функцией общероссийских классификаторов ТЭСИ,входящих в состав ЕСКК РФ, является функция стандартного языка формализованногоописания данных. Классификаторы позволяют преобразовать данные на естественномязыке в язык кодов, лучше приспособленный для обработки информации с помощьюсредств вычислительной техники.
1.1. Использование классификаторов ТЭСИ в текущей работе отдела труда изар.платы управления «Челябэнерго».
Отдел труда и зар.платы в текущей работе пользуютсяотраслевым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочихэлектроэнергетики. Он включает характеристики профессий рабочих, занятыхпреимущественно на предприятиях электро-энергетической отрасли. НастоящийТарифно-квалификационный справочник разработан АО «ЦОТэнерго» по заданиюМинистерства топлива и энергетики Российской Федерации и Российскогоакционерного общества энергетики и электрификации «ЕЭС России», согласован сВсероссийским комитетом «электропрофсоюз», и утвержден Министерством труда исоциального развития РФ (постановление Минтруда России от 12.03.99 №5,приложение 8 ). ТКС содержит два раздела: «Эксплуатация оборудования электростанцийи сетей, обслуживание потребителей энергии» и «Ремонт оборудованияэлектростанций и сетей», разработанные в целях улучшения организации,нормирования и стимулирования труда. В ТКС уточнены тарифно-квалификационныехарактеристики профессий рабочих в связи с изменением содержания труда,связанного с научно- техническим прогрессом, возросшими требованиями ккачеству продукции, квалификации рабочих, их общеобразовательной и специальнойподготовке (Приложение 9).
2.Что представляет собой Общероссийский классификаторуправленческой документации (ОКУД).
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) являетсясоставной частью Единой системы классификации и кодированиятехнико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированныесистемы документации и формы документов, разрешенных к применению в народномхозяйстве. Общероссийский классификатор управленческой документации разработанвзамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) натерритории Российской Федерации. ОКУД предназначен для решения следующихзадач:
регистрации форм документов; упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм документов;Объектами классификации в ОКУД являютсяобщероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формыдокументов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации — разработчиками унифицированных систем документации (УСД).
Кодунифицированной формы документов состоит из семи цифровых десятичных знаков иконтрольного числа (КЧ). В ОКУД принята иерархическая классификация с тремяступенями.
Каждаяпозиция классификатора состоит из двух блоков:
блока идентификации; блока наименований объекта классификации.Идентификацияунифицированной формы проводится через классификацию.
Структуракодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:
XX XX XXX X
Класс форм |
Подкласс форм |
Регистрационный номер | |
Контрольное число |
Примеркодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:
09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд
09 01 004 6
Унифицированная система документации
Пенсионного фонда |
Документация по учету и распределению
средств |
Расчетная ведомость по страховым
взносам в Пенсионный фонд |
Контрольное число |
Вкодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признакиклассификации:первый и второй знаки (класс форм) — принадлежность унифицированной формыдокумента к соответствующей унифицированной системе документации; третий ичетвертый знаки (подкласс форм) — общность содержания множества форм документови направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмойзнак — контрольное число.
Блокнаименований объекта классификации представляет собой запись наименованияконкретной унифицированной формы документа.
Вунифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимокодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименованияформы содержатся также «индекс» и «периодичность»представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений,сложившихся в органах государственной статистики.
КодыОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.
Классыс 60 по 79 включительно, не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированныхсистем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрациюунифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штабВооруженных Сил Российской Федерации в установленном им порядке.
Вновьразработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежатрегистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.
Системаведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России сорганизациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных заразработку и утверждение УСД.
3. Табельунифицированных форм документов
В число функций, выполняемых службой ДОУ, входитсовершенствование форм и методов работы с документами, и в рамках этой функциислужба ДОУ занимается совершенствованием форм документов, применяемых вдеятельности учреждений как по составу, и по форме. Реализуется эта функцияразработкой Табеля унифицированных форм документов, применяемых в деятельностиучреждения.
Положения о необходимости разработки Табеля формдокументов содержится в проекте новой Государственной системы документационногообеспечения управления. Разработка табеля позволяет решить одновременнонесколько задач, это:
- оптимизациясостава применямых в организации форм документов и их закрепление в единомнормативном документе;
- классификацияприменяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачамуправленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
- унификациисостава и форм управленческих документов, сокращение применяемых формдокументов исключение из форм документов дублирующих показателей;
- унификация инормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важныхэтапов) управленческих документов в организации;
- упорядочение вцелом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективностииспользования компьютерных информационных технологий и оптимизациидокументооборота организации.
Опыт показывает, что табель являетсяпрекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документовучреждения именно в условиях автоматизированной подготовки и обработкидокументов.
Наряду с оптимизациейсостава документов Табель форм документов одновременно позволяет зафиксироватьосновные этапы прохождения документа в организации, тем самым он позволяетоптимизировать и документооборот учреждения.
В текущей деятельностиорганизации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего вупорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельностиорганизации, и позволяющего оставлять оперативный поиск необходимых формдокументов, а также позволяет осуществлять контроль за деятельностьюисполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.В табель включаются документы всех структурных подразделений учреждения, онявляется нормативным документом и утверждается руководителем учреждения. Всвоей работе я представила Табель унифицированных форм документов, которыеприменяются в отделе кадров управления «Челябэнерго» (см.приложение 1).
Как правило, наряду сразработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбомаунифицированных форм документов, включенных в табель, эта работа являетсялогическим продолжением табеля и связана с ним на содержательном уровне.
Разработка и последующееведение табеля и альбома, то есть внесение в них изменений, контроль за ихприменением осуществляется службой ДОУ, которая отвечает за поддержание табеляв актуальном состоянии. Процедура разработки табеля и альбома форм – этодостаточно трудоемкие процессы, требующие специальных знаний и навыков. Поэтомумногие учреждения привлекают для этого на договорных началахспециализированные организации, занимающиеся совершенствованием ДОУ.
В процессе ведения табельи альбом форм включаются вновь утвержденные и введенные в действие формыдокументов, а также формы документов, включение которых основывается напрактической целесообразности. Формы документов включаются в табель и альбомтолько с разрешения руководителя учреждения.
Каждое структурноеподразделение учреждения должно иметь экземпляр Инструкции по делопроизводству,Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Для повседневногоиспользования этих документов наиболее целесообразной является их электроннаяформа, обеспечивающая быстрый доступ к этим документам на любом рабочем месте,оснащенным персональным компьютером.
4. Что представляет собой Общероссийский классификатор специальностейпо образованию (ОКСО).Общероссийскийклассификатор специальностей по образованию (далее — ОКСО) является составнойчастью Единой системы классификации и кодирования информации (ЕСКК) РоссийскойФедерации и подготовлен в рамках выполнения Постановления СоветаМинистров-Правительства Российской Федерации от 12 февраля 1993 г. N 121«О мерах по реализации Государственной программы перехода РоссийскойФедерации на принятую в международной практике систему учета и статистики всоответствии с требованиями развития рыночной экономики» с учетомизменений, происшедших в системе высшего и среднего профессиональногообразования России. ОКСО базируется на положениях Закона Российской Федерации«Об образовании» и нормативных документах Государственного комитетаРоссийской Федерации по высшему образованию (Госкомвуза России).
Общероссийскийклассификатор специальностей по образованию разработан для использования вместоОбщесоюзного классификатора специальностей по образованию
(189 094) на территории Российской Федерации (Приложение 6). ОКСО создан длярегламентации принятых в Российской Федерации специальностей по образованию ипредназначен для использования в процессе автоматизированной обработки и обменаинформацией на всех уровнях управления народным хозяйством Российской Федерациис охватом как государственной, так и негосударственной систем высшего исреднего профессионального образования при решении следующих задач:
· - регулированияприема и выпуска специалистов;
· - статистическогоучета приема, выпуска и трудоустройства специалистов;
· - интеграциисистемы высшего и среднего профессионального образования Российской Федерации вмеждународные образовательные структуры;
· - сопоставимостиобразовательной статистики России и других стран.
Объектамиклассификации в ОКСО являются группы специальностей, области знаний (наук),специальности среднего профессионального и высшего образования, направленияподготовки (в высшем образовании), а также специализации. Группа специальностейпредставляет собой совокупность специальностей, относящихся к какой-либо широкойпредметной области, указанной в наименовании группы. Область знаний (наук)отражает принятую дифференциацию наук на естественные, гуманитарные,технические, сельскохозяйственные, образовательные науки (используется дляклассификации объектов только в высшем образовании).
Подспециальностью или направлением подготовки понимается совокупность знаний,умений и навыков, приобретенных в результате образования и обеспечивающихпостановку и решение определенных классов профессиональных задач.
Специализация- это конкретизированная совокупность знаний, умений и навыков, ориентированныхна применение в локализованной области профессиональной деятельности человека врамках указанной специальности. В качестве характеристики объектовклассификации используют признак уровня подготовки. Каждый подраздел ОКСОсодержит уровневую классификацию объектов. В подразделе «Специальностисреднего профессионального образования» выделяют следующие уровниклассификации:
· - группаспециальностей;
· - специальность;
· - специализация.
Вцелом ОКСО представляет собой свод кодовых обозначений объектов классификации,наименований этих объектов и фасетов классификационных признаков объектов.
Структурно описаниеобъекта классификации включает:
· - блокидентификации объекта;
· - блок наименованияобъекта;
· - блок фасетовклассификационных признаков объекта.
Блок идентификации ОКСОстроится с использованием иерархического метода классификации,серийно-порядкового, последовательного и параллельного методов кодирования.Длина кодового обозначения составляет семь цифровых десятичных знаков иконтрольное число (КЧ).
Формула структурыкодового обозначения в блоке идентификации ОКСО для специальностей среднегопрофессионального образования имеет вид:
ХХ + ХХ + ХХ + 1 + КЧ.
Признаки идентификационногокода распределяют следующим образом: для специальностей среднегопрофессионального образования
1, 2-й знаки — группа специальностей;
3, 4-й знаки — специальность;
5, 6-й знаки — специализация;
При идентификацииспециальностей и направлений подготовки как основных объектов классификациидопускается использование сокращенного 4-значного кода (первых 4 знаков блокаидентификации).
Контрольное числорассчитано в соответствии с действующей методикой расчета и примененияконтрольных чисел для защиты кодов классификаторов.
Блок наименования ОКСОсодержит наименование группы специальностей, области знаний (наук),специальности, направления подготовки или специализации.
Блок фасетовклассификационных признаков для специальностей, направлений подготовки испециализаций содержит фасет, характеризующий соответствие данного объектаопределенной позиции Международной стандартной классификации образования (МСКО)ЮНЕСКО. Этот фасет указывает на группу образовательных программ по МСКО ивключает 5 знаков.
Формула структурыкодового обозначения фасета имеет вид:
Х + ХХ + ХХ.
Признаки распределяютследующим образом:
· - 1-й знак — ступень образования;
· - 2, 3-й знаки — изучаемая область в рамках ступени;
· - 4, 5-й знаки — группа образовательных программ в пределах изучаемой области.
Специальности инаправления подготовки определяются Госкомвузом России. Специализации,необходимые для целей статистического учета на федеральном уровне(филологические, лингвистические), определяются Госкомстатом России винструктивных материалах для заполнения унифицированных формотчетно-статистической документации. Остальные специализации определяютсяучебными заведениями в порядке, устанавливаемом Госкомвузом России, и в ОКСО неотражаются.
Примеры кодирования объектовклассификации для различных разделов и подразделов ОКСО представлены ниже.
Пример кодированияобъектов классификации «Среднее профессиональное образование».
Код 0101 00 1 означает:
01 — естественно-научные специальности — группа специальностей;
0101 — гидрология — специальность;
0101 00 1 — специальность среднего профессионального образования — уровеньподготовки.
Системаведения Общероссийского классификатора специальностей по образованиюпредусматривает взаимодействие Госкомвуза России с Госстандартом России.
5. Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих итарифных разрядов
Общероссийскогоклассификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядовпредназначено для специалистов органов по труду и включает дополнительнуюинформацию о диапазонах тарифных разрядов в разделе «Профессиирабочих». Разработан на основе законодательных и нормативных актов посостоянию на 8 августа 1995 года.
Общероссийский классификаторпрофессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), являющийсясоставной частью Единой системы классификации и кодирования информации (ЕСКК)Российской Федерации, подготовлен в рамках выполнения Государственной программыперехода Российской Федерации на принятую в международной практике системуучета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики.
ОКПДТР разработан взаменОбщесоюзного классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифныхразрядов (ОКПДТР) 1 86 016.
Классификатор предназначен длярешения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетомсостава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации,степени механизации и условиям труда, вопросами обеспечения занятости,организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определениядополнительной потребности в кадрах и другими на всех уровнях управлениянародным хозяйством в условиях автоматизированной обработки информации.
Объектами классификации в ОКПДТРявляются профессии рабочих и должности служащих.
ОКПДТР состоит из двух разделов:
профессии рабочих; должности служащих.Первый раздел — профессии рабочих- включает профессии рабочих в соответствии с Единым тарифно-квалификационнымсправочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), а также профессии рабочих, праваи обязанности которых предусмотрены в уставах, специальных положениях исоответствующих постановлениях, регламентирующих состав профессий в отрасляхэкономики.
Второй раздел — должностислужащих — разработан на основе Единой номенклатуры должностей служащих,Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов ислужащих, действующих постановлений и других нормативных документов по вопросамоплаты труда с учетом наименований должностей, применяемых в экономике.Наименования должностей государственных служащих приведены в соответствии сУказами Президента Российской Федерации «О государственных должностяхРоссийской Федерации» N 32 и «О реестре государственных должностейфедеральных государственных служащих» N 33 от 11 января 1995 года.
Каждая позиция классификаторасостоит из трех блоков:
блока идентификации; блока наименования объекта классификации; информационного блока.Блок идентификации построен сиспользованием серийно-порядковой системы кодирования объектов классификации.Идентификационный блок объекта классификации включает пять цифровых десятичныхзнаков и контрольное число.
Контрольное число рассчитано всоответствии с действующей Методикой расчета и применения контрольных чисел.
Структура кодового обозначенияпрофессии рабочего (должности служащего) в классификаторе:
Х ХХХХ Х
| | | контрольное число (КЧ)
| | серийно-порядковый номер объекта классификации
| профессия (1)
должность (2)
Блок наименования объектаклассификации представляет собой унифицированную запись наименования конкретнойпрофессии рабочего или должности служащего.
В каждом разделе наименованияобъектов классификации расположены в алфавитном порядке.
Информационный блок профессийрабочих включает фасетные коды, характеризующие соответствие профессии рабочегономеру выпуска ЕТКС (два знака) и определенным позициям Общероссийскогоклассификатора занятий (ОКЗ) ОК 010-93*. Последний фасет указываетна базовую группу занятий по ОКЗ и включает четыре знака.
Кроме того, в информационный блокОКПДТР входят семь фасетов, характеризующих профессии рабочих по следующимпризнакам:
виды производств и работ в соответствии с выпусками ЕТКС — два знака, фасет 01; тарифные разряды — один знак, фасет 02; классы (категории) квалификации — один знак, фасет 03; формы и системы оплаты труда — два знака, фасет 04; условия труда — один знак, фасет 05; степень механизации труда — один знак, фасет 06; производные профессии — один знак, фасет 07.Пример кодирования по ОКПДТРпрофессии токаря:
19149 6 02 7223 5 12 1 2,
где: 1 — профессия;
9149 — токарь;
6 — контрольное число;
02 — 2-й выпуск ЕТКС;
7223 — базовая группа по ОКЗ (Станочники на металлообрабатывающих станках, наладчики станков и оборудования);
5 — 5-й тарифный разряд;
12 — сдельно-премиальная системы оплаты труда;
1 — нормальные условия труда;
2 — рабочий, выполняющий работу при помощи машин и механизмов.
Фасет 07, характеризующий степеньквалификации рабочих (старший, помощник), применяют для различных профессий всоответствии с действующими нормативными документами.
Информационный блок должностейслужащих включает фасетные коды, соответствующие категории должности (одинзнак) и также определенным позициям ОКЗ (четыре знака). Три фасетахарактеризуют должности по следующим признакам:
категории должностей — один знак, фасет 10; производные должности — два знака, фасет 11; категории (классы) квалификации — один знак, фасет 12.Особенностью фасетов 11 и 12является альтернативность их применения для различных должностей, так как впроизводных должностях не предусмотрены категории квалификации. Таким образом,в зависимости от должности выбирают фасет 11 или 12.
Пример кодирования по ОКПДТРдолжности заместителя начальника финансово-экономического отдела:
24695 1 1 1231 03,
где:
2 — должность;
4695 — начальник отдела (финансово-экономического и административного);
1 — контрольное число;
1 — категория руководителей;
1231 — базовая группа по ОКЗ (Руководители
финансово-экономических и административных подразделений и служб);
03 — производная должность — заместитель.
Между объектами классификацииОКПДТР и ОКЗ установлены связи, позволяющие относить каждый объект ОКПДТР ксоответствующей группировке ОКЗ. В общем случае каждая профессия рабочего илидолжность служащего может быть однозначно отнесена к определенной группезанятий. Однако в связи с тем, что понятия «занятие»,«профессия», «должность» различны, в отдельных случаях,чтобы установить однозначную связь ОКПДТР с ОКЗ, необходимо использоватьпояснения к группировкам ОКЗ. Указанные пояснения следует также использоватьпри кодировании производных профессий рабочих должностей служащих
Состав и последовательностьрасположения фасетов информационного блока определяются спецификой конкретныхзадач, решаемых с помощью классификатора.
В информационном блоке в качестведополнительных признаков могут быть использованы также коды и наименованиядругих общероссийских классификаторов технико-экономической информации(Приложение 6).
При разработке унифицированныхформ документов, в которых используются коды классификатора, должна бытьпредусмотрена обязательная ссылка на ОКПДТР.
Система ведения классификаторапредусматривает взаимодействие НИИ труда и ЦБНТ Минтруда России с ВНИИКИГосстандарта России.
6. Общероссийский классификатор стран мира.
Регистрационныйномер: ОК 025-95 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтомклассификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ)Госстандарта России и Объединением «ИнформВЭС» МВЭС России. ВнесенНаучно-техническим управлением Госстандарта России.
принят и введен в действиеПостановлением Госстандарта России от 27 декабря 1995г. N 641.
Дата введения 1996-01-07 .
Общероссийскийклассификатор стран мира (ОКСМ) является составной частью Единой системыклассификации и кодирования технико-экономической и социальной информации(ЕСКК) Российской Федерации (см. приложение 4).
Общероссийский классификатор странмира разработан взамен Общесоюзного классификатора «Страны мира» (189 092) на территории Российской Федерации.
ОКСМ предназначен для идентификациистран и может использоваться в процессе обмена информацией при решении задачмеждународных экономических, научных, культурных, спортивных связей.
В основу ОКСМположен международный стандарт ИСО 3166-93 «Коды для представленияназваний стран», разработанный Международной организацией постандартизации (ИСО).
Объектами классификации ОКСМявляются суверенные государства или любые другие территории, имеющиеполитические, экономические, географические или исторические особенности ипредставляющие интерес с точки зрения внешнеторговых операций, транспортныхперевозок и т.д.
Структурноклассификатор состоит из блоков:
цифровой идентификации;
наименования стран;
буквенной идентификации (кодальфа-2, код альфа-3).
Блок цифровой идентификациипостроен с использованием порядкового метода кодирования с применением трехцифровых десятичных знаков.
Блок наименования состоит изкраткого и полного официального наименования страны (территории). Отсутствие впозиции классификатора полного наименования страны означает его совпадение скратким наименованием. Написание названий государств — бывших республик СССРприводится в соответствии с требованием Правительства Российской Федерации от29 июня 1995 г. (ВЧ-П9--19156).
Блок буквеннойидентификации стран представляет собой двухзначный (альфа-2) и трехзначный(альфа-3) коды, знаками которых являются буквы латинского алфавита.
Основным принципом, которыйиспользовался при создании буквенных кодов, является принцип визуальнойассоциации кодов с названиями стран на английском, французском или другихязыках.
Двухбуквенныекоды рекомендуются ИСО для международных обменов, они позволяют создаватьвизуальную ассоциацию с общепринятым наименованием страны без какой-либо ссылкина ее географическое положение или статус.
Трехбуквенные коды применяются вособых случаях, определяемых компетентными организациями. Цифровой код имеетпреимущество перед буквенным кодом, заключающееся в том, что на него не влияютизменения в наименованиях стран, которые могут повлечь за собой изменения кодаальфа-2 и альфа-3.
Для удобства пользованияклассификатором имеется несколько приложений. Приложение А включает краткие иполные наименования стран (территорий), расположенные в алфавитном порядкекратких наименований, а также их буквенные и цифровые коды.
Приложения Б и В содержат перечнибуквенных кодов альфа-2 и альфа-3, расположенные в порядке латинского алфавитаи соответствующие им краткие наименования стран.
В целях сохранения преемственностиполучения информации для таможенной статистики в ОКСМ приведено приложение Г (Вработе приложений Б, В, Г нет, я взяла только часть классификатора, котораяприведена в приложении 4).
Система веденияОКСМ предусматривает взаимодействие Всероссийского научно-исследовательскогоинститута классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству(ВНИИКИ) Госстандарта России с Объединением «ИнформВЭС» МВЭС России.