Реферат: Автоматизация управленческого учёта
Курсовая работа студентки третьего курса Экономическогофакультета Кархалёвой Полины Николаевны
Международный институт экономики и права
Белорецк 2004
Введение
Основнымипредпосылками и факторами, определяющими развитие потребительской кооперации, в2004 году является современное состояние экономики, уровня развития рыночнойинфраструктуры, и потенциальных возможностей для стабилизации народногохозяйства России. Углубление экономических реформ внесло определенный вклад вразвитие системы Потребкооперации. В связи с реформированием системыпотребительской кооперации, возникла необходимость создания современного имощного инструмента для контроля рационального, эффективного и целевогоиспользования финансовых средств. Это было решающим шагом на пути созданияавтоматизированной системы бухгалтерского учета, которая позволит обеспечиватьнеобходимый контроль работы кооперативных объединений со стороныконтрольно-ревизионных органов. В настоящее время ведение бухгалтерского учетамалоэффективно без компьютерной обработки данных. Сейчас на рынке существуетмножество бухгалтерских программ, удовлетворяющие самые разные требования кним. Особенно сложным является правильно выбрать программу для своегопредприятия. Механизация бухгалтерского учета способствует уменьшениютрудоёмкости учета, но не позволяет в полной мере сделать его оперативным,сократить сроки на остальные отчетности. Наиболее полно эти вопросы решаются вусловиях автоматизации всего комплекса учетных работ. Особое значение придаетсяразработке пакетов прикладных программ, реализующих автоматизированное решениевсех типовых задач бухгалтерского учета. Разработаны типовые проектыкомплексной автоматизации бухгалтерского учета с применением различных типовЭВМ для промышленности, сельского хозяйства, централизованных бухгалтерий,учреждений, находящихся на государственном бюджете, и других организаций. Внастоящее время автоматизация бухгалтерского учета с помощью персонального компьютеране является сложной задачей ни для разработчика, ни для пользователябухгалтерских программ. Сегодняшняя простота решения компьютеризациибухгалтерского учета достигнута сложным путем: от компьютеризации отдельныхучастков учетной работы до установления связанных баз данных для сведениябаланса предприятия. Освоение бухгалтерами компьютеров на уровне не толькопользователя, но и программирования (а сегодня это уже квалификационноетребование) позволило кардинально пересмотреть стратегию бухгалтерскихпрограмм. Как оказалось, эффективнее иметь единую структуру базы данных длявсех участков бухгалтерского учета. Таким образом, в реальном масштабе временипопутно решается проблема составления баланса предприятия на каждый момент.Оформления первичных документов – внесения содержания и суммы хозяйственнойоперации в единую базу данных предприятия. Сетевые версии бухгалтерского учетарешили проблему зависимости работы участков от времени доступа к единой базе.
Актуальностьютемы заключается в том, что доступность современных компьютерных языков ивозросший уровень компьютерной грамотности специалистов в области экономики ибухгалтерского учета позволяют создавать в короткое время программныеприложения высокого качества с требуемым набором функций. Для пользователяможет быть интересен набор функций, реализованных в тех или иных программах.
Предметомисследования: является исследование общих принципов автоматизациибухгалтерского учета и подготовки разного рода отчетностей на основекомпьютерных технологий.
Методамиисследования являются: сравнительный анализ бухгалтерских программ в РоссийскойФедерации, их анализ по использованию и ценообразованию и выбору наилучшей дляприменения в данной организации, также статистико-экономический, и графический,сравнения и группировки.
Информациейдля исследования служит учебно-методическая литература, периодические издания,средства Интернета (сайты)- приведенные на них исследования и опросы продавцови покупателей.
Практическоезначение данной работы заключается в том, что рекомендации по автоматизациибухгалтерского учета могут быть внедрены в деятельность хозяйствующихсубъектов.
Глава I. Теоретические основы автоматизации бухучета
§ 1. Предприятие как центр обработки информации.
Современнаяэкономика немыслима без эффективного управления. Успех управления во многомопределяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитываютсамые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категорияинтегрированных решений – система обработки информации предприятия. Одна изосновных целей систем обработки данных заключается в повышении эффективностиработы компании, учреждения или организации. Система обработки данных должна:обеспечивать получение общих или детализированных данных по итогам работы.Позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей.Обеспечивать получение информации, критической по времени, без существеннойзадержки. Выполнять точный и полный анализ данных. Подход к обработкеинформации как к производственному процессу широко принят специалистами поавтоматизации систем организационного управления. Считается, что рационализацияинформационного процесса с распространением на него элементов производственнойдеятельности (нормирование, технология) должна повысить эффективностьуправленческого труда. Одним из основных показателей эффективности работыпредприятия является его продуктивность: качество, количество и скоростьобработки информации. Противники такого подхода полагают, что имеетсяпринципиальное различие между производственным и управленческим трудом, чтоделает невозможным нормирование. Они исходят из того, что вся управленческаядеятельность носит творческий характер, разработка норм и нормативов времени науправленческие работы – задача довольно сложная, а нередко и неразрешимая.Однако анализ учрежденческой деятельности показывает, что соотношение рутинной(поддающейся формализации) и творческой составляющей труда служащих явно не впользу последней. В тоже время передача (обмен) информацией в учрежденческойтехнологии носит большей частью циклический и стабильный характер, что имеетпринципиальное значение при распространении на учрежденческую деятельность всехатрибутов производительного процесса. Любая организация обрабатывает информациюдля выработки двух видов «продукции»: информации (данных, документов, речевойинформации) и решений (оперативных и стратегических). Организация получаетначальную (входящую) информацию в различных видах: документы, доставляющиеинформацию в виде слов и цифр; речевая информация по телефону; данные от ЭВМ,часто в электронной форме. Конечная (исходящая) информация вырабатывается втаких же видах. Производственный цикл организации может включать перекомпоновкуинформации, объединение данной информации с дугой, накопление информации.Анализ деятельности предприятий позволяет классифицировать задачи, решаемыепредприятием. Наиболее простые задачи образуют класс полностью формализованных(или хорошо структурированных) процедур, выполнение которых, кроме затратвремени, трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи легкостандартизируются и программируются. К таким задачам относятся: учет иконтроль, оформление документов, их тиражирование и рассылка и т.п. Второй(промежуточный) класс задач составляют слабоструктурированные задачи,содержащие неизвестные или неизменяемые компоненты (количественно неоцениваемые). Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основенепосредственных преобразований данных. Постановки задач базируются на принятиирешения в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теориинечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемырешения. Третий класс задач содержит неформализуемые процедуры, базирующиеся нанеструктурированной информации, которая определяется высокой степеньюнеопределенности. К таким задачам относится большинство проблемпрогнозирования, перспективного планирования и т.п. Основой решения этогокласса задач остаются творческий потенциал человека и различные атрибуты егодеятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция и т.п.). Можновыделить три группы работников организаций. Первая группа – руководители,решающие, как правило, задачи третьего класса и в меньшей степени задачивторого класса. Творческий элемент деятельности максимален, а рутинноесодержание должно быть минимизировано. Эти работники обладают наибольшейответственностью за принятие решений и являются одними из основных потребителейагрегированных (обобщенных) информационных ресурсов организации. Вторую группусоставляют специалисты – работники учреждения, которые решают задачи второгокласса и формируют интеллектуальный базис организации. Эффективностьфункционирования организации в основном определяется продуктивностьюдеятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации.Творческий аспект в работе специалистов высокий и варьируется в достаточношироких пределах в зависимости от конкретного содержания текущих задач.Специалисты обеспечивают практически всю информационную подготовку для принятиярешения руководителем. Они являются основными исполнителями документов,определяют их качество. Доля рутинной работы должна быть очень незначительной(хотя на практике обычно это не происходит). Третья группа – техническиеработники (обслуживающий персонал), которые выполняют всю рутинную работу(задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты работа,которых регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. Кэтой группе относятся также работники, обладающие чисто производственныминавыками (машинистки, стенографистки, телефонистки и т.п.), ведущиерегламентированную работу, не требующие полного понимания обрабатываемойинформации. Основной критерий продуктивности их работы – оперативность исвоевременность информационной обработки, а также поддержание высокойпропускной способности организации с минимальным количеством сбоев и ошибок.Таким образом, у организации имеются производственные задачи и исполнители этихзадач. Остается определить требуемые организации технологические процессыавтоматизации. Также нужно отметить важный фактор после перехода от плановойэкономики, к рыночным отношениям и для повышения конкурентоспособностипродукции работ и услуг собственного производства принимать решения. В условияхнеопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролемразличные аспекты финансово — хозяйственной деятельности. Эта деятельностьотражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию.Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степенигарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствиедостоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, какследствие, к серьезным убыткам. Если не брать во внимание умышленныепротивоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо понебрежности (например, арифметические ошибки), либо из — за незнанияособенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практическинеизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальныхверсий программных комплексов. Зачем нужна бухгалтерская программа? В настоящеевремя мало кто представляет себе ведение бухучета путем ручного заполненияогромного количества необходимых бухгалтерских документов, бланков отчетности ипервичных форм. Рано или поздно перед каждым бухгалтером встает вопрос овведении автоматизации бухучета на его предприятии. Как же выбрать тубухгалтерскую программу, которая бы отвечала специфике и всем требованиямпредприятия и, в то же время, была бы настоящим помощником бухгалтера, а неставила бы его в тупик своей сложностью? Что необходимо помнить при выборебухгалтерской программы? Прежде всего, нужно определить для чего Вы собираетесьприобретать бухгалтерскую программу: для ведения простого бухгалтерского учета,распечатки первички и необходимых отчетов или для настройки программы натехнологию ведения бухучета на Вашем предприятии, ведь бухгалтерская программа- только часть новой технологии учета. И внедрение бухгалтерской программы несводится к простой установке ее на компьютер. За установкой следует настройкапрограммы на особенности Вашего учета. Автоматизация вызовет изменение ролей вВашей бухгалтерии. Если раньше каждый из бухгалтеров вел отдельную часть учета(в крупных бухгалтериях, например, бывают бухгалтеры, которые занимаются толькоНДС) и тратил время на рутинные расчеты, то теперь все рутинные операции будетделать компьютер. Еще раз подчеркнем, что главное при выборе программы — точноопределить свои цели. Не какую программу купить, а чего добитьсяавтоматизацией. Для подбора решения, подходящего именно для Вас, необходимыпрофессиональные знания существующих бухгалтерских программ, предметаавтоматизации, опыт. Бухучет на малых предприятиях и у ПБОЮЛ характеренведением бухучета на одном компьютере, но может встречаться и сетевой вариантна 2-4 мест. Для таких предприятий существует широкий спектр бухгалтерскихтиражных программ, таких как: ИнфоБухгалтер, Инфин-Бухгалтерия, БЭСТ-Офис,Турбо Бухгалтер, ПАРУС-бухгалтерия, 1С: Бухгалтерия, СБИС, ИНОТЕК, Контур, ИП:Бухгалтерия и другие.
Длябольшинства средних предприятий типично наличие сетевой программы автоматизациибухгалтерии на 5-10 мест, работающих в режимах файл-север или клиент-сервер. Натаких предприятиях бухгалтерский учет часто ведется по участкам бухучета.Бухгалтерам таких предприятий можно порекомендовать следующие бухгалтерскиепрограммы: БЭСТ-4, ФинЭко, ABACUS, Парус-4, Компас+SQL, 1С: Предприятие,ТурбоБухгалтер, ПК Суперменеджер и другие.
Организациюбухучета на крупных предприятиях отличает использование таких платформ (СУБД)как SQL, ORACLE, ATLANTIS и других. Необходимости вести бухгалтерский учетнескольких предприятий в составе холдинга. А также возможностью настройкибухгалтерской системы на специфику конкретного предприятия. Среди таких системможно выделить: БЭСТ-ПРО, Компас + Oracle, ЛокОФФИС, ТБ.
Корпоративнаяинформационная система (КИС) — это масштабируемая интегрированная. Онапредназначена для бухгалтерского и оперативного учета, контроля, анализа иоптимизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий и должна иметьгибко настраиваемую бизнес-логику, что позволяет настраивать систему на работув самых различных областях предприятия. К таким системам относятся разработки фирм:Галактика, Парус, Бизнес-Консоль, АйТи, Алеф Консалтинг энд Софт,Информконтакт, Инфософт и другие.
Основнымивозможностями автоматизированной обработки данных являются:
— отражение хозяйственной деятельности организации в виде бухгалтерских проводокс возможностью ведения аналитического учета;
— ведение учета от первичных документов с возможностью использования типовыхопераций;
— аналитический и синтетический бухгалтерский учет движения денежных средств иматериальных ценностей по любым счетам;
— консолидированный и раздельный баланс по нескольким подразделениям;
— учет и переоценка основных средств, нематериальных активов, товаров,материалов, расчет амортизации ОС и НМА;
— ведение взаиморасчетов с подотчетными лицами;
— финансовый анализ и моделирование баланса;
— ведение суммового и количественно-суммового учета, балансовых и забалансовыхсчетов;
— параллельное ведение нескольких касс и расчетных счетов в рублях и валюте,расчет курсовой и суммовой разницы;
— учет кассовых операций, ведение кассовой книги, автоматический экспорт данных вГлавную книгу;
— возможность просмотра реестра проводок документов-оснований;
— автоматическое формирование Книги покупок и Книги продаж на основе первичныхдокументов;
— автоматический пересчет Главной книги и остатков с оборотами по счетам;
— возможность ввода, корректировки документов и проводок за любой отчетныйпериод;
— гибкая настройка полномочий (до отдельных полей) и внешнего вида списковобъектов модуля;
— формирование основных бухгалтерских отчетов;
— формирование отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды.
— дополнительные возможности автоматизации бухгалтерского учета:
— экспорт данных и формируемых отчетов в форматы Word и Excel, получениеинформации в графическом виде.
§ 2. Характеристика процесса автоматизации бухгалтерскогоучета.
Базаданных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла вдругой. Комплекс программных средств позволяет автоматический подсчет итоговыхсумм, составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информациинепосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структурыи алгоритма работы программы, составление книги “Журнал-главная”, составлениебаланса и сводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетныхопераций, учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов сподотчетными лицами и др. задачи. Производители программного обеспеченияпостоянно проводят работу по корректировке автоматизированной системы всоответствии с изменениями в законодательстве. Например: была оперативнопроведена работа по изменению количества знаков расчетного счета и введению вреквизиты юридических лиц идентификационного налогового номера (ИНН). Если вработе программы были отмечены, какие либо ошибки и недостатки, то они быстроустранялись. В базе данных автоматизированной системы обеспечиваетсясохранность данных в течение длительного периода. Это позволяет хранить данныепо операциям, как текущего отчетного периода, так и предыдущих лет. В случаенеобходимости возможен поиск информации и проведение корректировки.
Внеавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных охозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождаетсядокументами на бумажном носителе информации — распоряжениями, поручениями,счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ.Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многихслучаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетныедокументы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерскогоучета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые безкомпьютера не возможно.
Компьютернаясистема включает в себя следующие элементы.
1.Аппаратные средства.
Этоустройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор,жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.
2.Программные средства.
а)Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относятоперационные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяютих ресурсы для максимально эффективного использования, системы управлениябазами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций пообработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютереслужебные операции, например, проверку и настройку отдельных узловаппаратно-программного взаимодействия. Системные программы обычно разрабатываютпоставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в областипрограммного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.
б)Прикладные (пользовательские) программы — это наборы машинных команд длярешения пользовательских задач, которые организация-пользователь разрабатываетсамостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.
3.Документация — описание системы и структуры управления (ввод, обработка и выводданных, обработка сообщений, управляющие команды).
4.Персонал — работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжаютпрограммами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.
5.Данные — необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают всистеме (например, сведения о хозяйственных операциях).
6.Процедуры контроля — в разрезе учета это процедуры, обеспечивающие корректнуюзапись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки. Способ обработкихозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенноевлияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методывнутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядомособенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля.Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагаетиспользование одних и тех же команд при выполнении идентичных операцийбухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок,обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другиесистематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят кнеправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедурвнутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разныеспециалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ ккомпьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерныесистемы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроляна необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигаетсяпростым разделением функций. К подобным мерам может, относится система паролей,которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступк информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговомрежиме. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнениюс неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системыболее открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющихконтроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого иликосвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается вмашинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок инеточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладныхпрограмм, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерныесистемы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств,позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличиедополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннегоконтроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так,результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек сплановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно прикомпьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программынакапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можноиспользовать в целях контроля фактического хода обработки операцийбухгалтерского учета.
Глава II Технология эффективной автоматизации бухучета.
§ 1. Постановка целей и задач технологии
Сегодняпользователи деловых компьютерных программ исчисляются, наверное, сотнямитысяч. Как бы ни были хороши компьютеры и программы, среди такого количествалюдей всегда найдутся недовольные результатами автоматизации. Для рынка в целомпроцент неудачных проектов не столь велик. Но для каждого конкретногопотребителя неудача порой оборачивается большими проблемами. Отметим, что и дляпоставщика программ неудачные проекты несут дополнительные хлопоты и подрываютрепутацию. Проблемы и конфликты в ходе автоматизации никому не нужны. Такпочему же они возникают? Анализ критических ситуаций показывает, что почтивсегда виноваты не программы или компьютеры, а люди. Намного легче исправитьпрограмму, чем изменить точку зрения человека. К моменту конфликта в проект ужевложена уйма денег. Закрыть проект — значит, выбросить затраченные средства исилы на ветер. Но и дальше так продолжаться не может. К нам нередко обращаютсяпо поводу экспертизы программы или проекта. Чаще всего с помощью экспертногозаключения люди надеются доказать вину противоположной стороны. Но на самомделе, поиск виновных не разрешает проблему. Лучше всего, чтобы проблемы невозникало вовсе. Для этого очень важно уметь взглянуть на проект глазами другойстороны. Попробуем это сделать вместе. Сразу оговоримся, что случайдействительно слабых и недоделанных программ мы здесь не рассматриваем. Многиепотенциальные проблемы закладываются еще на этапе выбора программы илифирмы-разработчика. Приведем типичный пример. Тиражные недорогие бухгалтерскиеили торговые программы, имеющие наибольшую известность, рассчитаны, какправило, на небольшие и в отдельных случаях на средние предприятия. Ихраспространением занимаются дилеры. Такие программы всегда дешевые, иначе онине были бы массовыми. Доход от простой продажи таких программ невелик. Поэтомудилеры стараются заработать на услугах по внедрению и настройке, для чего онизаключают контракт на комплексную автоматизацию. Сумма контракта обычнопропорциональна величине предприятия, и некоторые дилеры стараются заполучитьклиента покрупнее — завод или даже холдинг. Но, как мы помним, программа-торассчитана совсем на другой размер предприятия. В результате закладывается миназамедленного действия. Проблемы возникнут не сразу, а по мере ввода вэксплуатацию все новых и новых рабочих мест. Система начнет работать снепозволительными задержками. Возникнут проблемы с получением сводныхрезультатов, с разграничением полномочий, со спецификой учета на отдельныхучастках и т.д. Как ни странно, но претензии заказчика могут возникнуть не кдилеру, а к разработчику и к его «плохой» программе. Но разработчикчестно предупреждал в рекламе, в документации и даже в надписи на коробке, чтопрограмма ориентирована на такой-то размер и такой-то профиль деятельностипредприятия. С точки зрения разработчика, виноват дилер и сам клиент. В нашейпрактике встречались случаи, когда корпорация ломала голову, что лучше выбратьсистему R/3 или купить много программ «1С: Бухгалтерия». В первомслучае проект обойдется в миллион долларов. Во втором — затраты уменьшатся нанесколько порядков, а программы фирмы «1С» известны своим высокимкачеством. Мы не утверждаем, что крупному предприятию всякий раз нужно покупатьR/3 или «Галактику». Но выделяемые средства и рассматриваемыепрограммы должны быть сопоставимы с масштабом поставленных задач. К числуошибок клиента можно отнести также неуместную экономию на внедрении, настройке,обучении. Дорогостоящие программы внедряются собственными силами на протяжениидолгих месяцев и в результате работают лишь на 5-10% своих возможностей.Зачастую подводит желание быть полностью независимым от разработчика. Для этогоприобретаются самые гибкие программы, чтобы можно было самостоятельнонастроиться на любые изменения в законодательстве. Но ирония состоит в том, чтодля такой настройки привлекаются случайные программисты, зависимость от которыхеще хуже, чем от разработчика или официального дилера. Предположим, что выборсделан. Выбрана и установлена достойная программа. При этом контракт предусматриваетобучение, но к началу опытной эксплуатации персонал заказчика понятия не имеет,как работать с системой. Директор и главный бухгалтер сами программу невыбирали, но они были в курсе, что на проект затрачены немалые деньги. Онипочти поверили в то, что автоматизация — это не модное веяние, а приносящеерезультат дело. Вдруг оказывается, что компьютеры и программы стоят сами посебе, а персонал работает по старинке. С точки зрения этих руководителей, вовсем виноваты разработчики. Им заплачены деньги, а результата нет. По мнениюразработчиков, виноват заказчик, который не только не смог организовать процессобучения, но и вообще не желал прилагать никаких организационных усилий.Переход на компьютерный учет для крупного и даже среднего предприятия — этоочень непростой процесс, требующий пересмотра буквально всех привычныхопераций, проведения ревизии всех документов, сверхурочной работы персонала,двойной нагрузки от параллельного ведения ручного и компьютерного учета. Безжелезной воли руководства такой процесс не может быть проведен в сжатые сроки.А растягивание этого процесса во времени может отбить желание к автоматизации улюбого сотрудника. Каждое достаточно крупное предприятие по-своему уникально.Начиная от способа распределения учетных функций между персоналом и заканчиваятем, как территориально расположены рабочие места с компьютерами и какимобразом они соединены в сеть. Автоматизация зачастую ведется поэтапно и в целяхэкономии предварительное полномасштабное обследование не проводится. Поэтомучерез год — другой после начала работ вдруг выясняется, что производительностьуже выбранной системы недостаточна. Прикладная разработка вполне хороша с точкизрения набора функций, но инструментальная платформа слабовата. Разработчикутверждает, что необходимо переходить на Oracle и докупить несколько болеемощных компьютеров. Но заказчик не согласен нести дополнительные расходы. Такимобразом, вновь возникает патовая ситуация. Предположим, что проект доведен дологического конца. Система установлена, доработана, персонал обучен. Нонакануне сдачи проекта выясняется, что, по мнению заказчика, ряд задач решен нетак. Исполнитель в свою очередь утверждает, что по результатам опытнойэксплуатации эти задачи были признаны полностью соответствующими требованиямтехнического задания. В чем же дело? Просто само задание было составлено давнои его авторы уволились. Отдельные элементы комплекса вполне удовлетворяютотдельных пользователей. Но кто-то должен принять все в целом. Для этогозаказчик срочно назначает нового ответственного, который совсем не в курсе дел.Ответственный в целях подстраховки начинает придумывать новые требования, чтобыоттянуть момент подписания акта приемки. Еще чаще нам приходилось сталкиватьсяс проблемами, возникающими по причине смены руководства. В этом случае почтивсегда меняются цели, стратегия, а иногда даже и направление деятельности.Разработчики в это время заканчивают последний этап автоматизации и неожиданнообнаруживают, что результат их труда безнадежно устарел. Надо сказать, что чащевсего новое руководство в таких случаях не имеет претензий к разработчикам, нои доводить до конца проект тоже не соглашается. Нередко оно настаивает наустановке иной программы, более знакомой им по месту предыдущей работы.Персонал предприятия, потративший полгода на освоение и запуск одной программы,естественно, не хочет еще полгода осваивать другую. Кстати, чем комплекснымбывает внедрение программ, тем труднее ее заменить. На одном крупном пивномзаводе долгое время внедряли отечественную разработку. Разработчики вместе саудиторами выступали при этом еще и в роли консультантов по постановке учета ифинансового планирования. Проект был удачно завершен. Но через полтора годазавод был перекуплен иностранцами, которые настояли на покупке западнойпрограммы вместо российской. А еще через 10 месяцев тщетных усилий по еевнедрению вновь вернулись к отечественной разработке. Как объяснили намаудиторы, весь учет и едва ли не все управленческие технологии на заводе былипостроены под ту первую российскую программу. Сменить программу было невозможнобез смены всей технологии учета и управления. А западную программу невыбросили. Раз или два в году с ее помощью печатали некие справки дляиностранных совладельцев. Мы привели лишь несколько примеров, обозначив вкаждом случае причину возникновения проблемы и мнение каждой стороны.Разобравшись с причиной любой конфликт можно преодолеть. При одном условии — для этого должна быть добрая воля обеих сторон. Но в жизни, в отличие отстатьи, каждый чаще видит только свою правоту. На прошедшем недавно собранииведущих российских разработчиков деловых программ затрагивалась, в том числе иэта проблема. Мы рассказали о наших шагах по защите интересов потребителя инейтрализации конфликтов. Фирмы со своей стороны изъявили готовностьпредпринять ряд мер по предотвращению потенциальных конфликтов. Например, однаиз таких мер — обмен информацией о недобросовестных дилерах. Была затронута ироль прессы в просвещении потенциальных потребителей, в знакомстве их с существующимивидами программных продуктов, в объяснении важности более серьезного иответственного подхода к автоматизации.
Длятого чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошопредставлять себе, что же такое автоматизированный бухучет. На первый взглядвсе просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потомучто автоматизированный бухучет — это просто когда бухучет ведется накомпьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачныхпопыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программыэффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышениеэффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии. Это можетвыражаться в: упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии дляполучения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов посубсчету счета №№№60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере — нажал клавишу и выборка распечаталась. Увеличение количества информации,получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету тольков каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере — в нескольких. Снижениечисла бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величинуштрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, какправило, являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.Повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете,бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки сопозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, тосейчас это прекратилось. В повышении экономичности бухгалтерского учета. Нашапрактика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятииплан и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие«подвластные» бухгалтерии параметры можно без использованиярискованных различных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайнеймере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей. Другие факторы,зависящие от специфики каждого конкретного предприятия. Если таких улучшений непроизошло, то автоматизация бессмысленна — она не принесла конечногорезультата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров нанажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такуюситуацию следует скорее называть «псевдоавтоматизацией». К сожалению,псевдоавтоматизация встречается часто, происходит это потому, что люди думают: «Автоматизировать- значит просто перевести на компьютер и все тут», а процесс внедренияпрограммы в их понимании состоит в том, чтобы как-то начать заводить операции вкомпьютер. Последствия псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, котораяраньше была перегружена текущей работой, сейчас, «при компьютерах»,тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше — надо же вначалесделать все или отдельные разделы бухучета на бумаге, а потом, непонятно длячего, завести в компьютер. Руководство тоже не понимает для чего потраченынемалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда в бухгалтерии какбыл «завал», так и остался. Таким образом, можно сказать, чтоавтоматизация бухучета — это процесс, при котором в результате переводабухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведениябухучета на предприятии. Значит, перед тем как принимать решение обавтоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна вбухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации. Распространеннымстереотипом является то, что автоматизация бухучета приводит к сокращениюбухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногдаи к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично — частьработы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей,стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых вбухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемыхбухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек ипр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизированбухучет или нет, оно зависит от объема хозопераций в организации. Такимобразом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтериибухгалтеров. Еще одним распространенным заблуждением является то, чтоавтоматизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит«введение данных в программу».
§ 2. Этапы автоматизации, их характеристикаавтоматизированной обработки данных.
Длятого чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, окотором говорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки,которую условно можно разбить на пять этапов. Этап I. Оптимизация бухучета. Какуже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшаетв бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можноулучшить. Дело в том, что все хорошие современные программы по автоматизациибухучета — очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретногопредприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетностив налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системыбухучета, а именно:
1.Применяемый план счетов и использование конкретных счетов.
2.Применяемая аналитики по различным счетам.
3.Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозопераций.
4.Формы и содержание первичной документации.
5.Формы учетных регистров.
Анализпроизводится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерскогоучета (см. предыдущий раздел). Вот конкретный пример. Если организацияоказывает услуги и реализацию учитывает по оплате, то при получении нарасчетный счет реализации можно сразу же автоматически начислять не только НДС,но и налоги на пользователей автодорог и содержание ЖКХ. В результате в любоймомент можно будет посмотреть кредитовый остаток по счету 67 «Расчеты поналогу на пользователей автодорог» и увидеть какая сумма уже«набежала» для уплаты по следующему сроку платежа. Информативностьбухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуетсявысококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету иналогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главбух. Многиефирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасноразбираются в самих программах, а вот в бухучете-то не очень, и автоматизируютони бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности дляулучшения и даже оставляя старые ошибки. Этап II. Выбор масштабовавтоматизации. Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в какомобъеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведенына компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнееавтоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучетведет Один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надоавтоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ поавтоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупнымпредприятием, любого профиля деятельности и формы собственности, таким какбольшая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительнаяорганизация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и покаждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками,производства и пр.) имеется с одной стороны большой документооборот и с другойстороны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинатьавтоматизировать все сразу, то процесс «завязнет» и результатов небудет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следуетрешить:
1.Какие разделы автоматизировать, а какие — нет. Например, если в отделе сбытаесть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, тоделать то же самое в рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия можетограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаровотгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том,что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет,значит, какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге.
2.В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показывает, что при большомобъеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел,осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и такдалее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядокавтоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то разделавтоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы онсовмещался с другими, на что уйдет дополнительное время и деньги. Очевидно, чтопочти в большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журналахозопераций, расчета налогов и составления отчетности — то есть работы главногобухгалтера. При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоитв том, что информация, получаемая, из бухучета требуется и в других структурныхподразделениях предприятия, например в отделе сбыта — информация о состояниирасчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения — информацияоб остатках на складах и их номенклатуре (аналитике), прогрессивно мыслящееруководство хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности(также в аналитике по должникам и кредиторам), объемах реализации и ееструктуре, о структуре затрат и о многом другом. Хорошо автоматизированныйбухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфическихтребований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый длявнутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так,чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание сзаинтересованными службами предприятия и руководством и определяется, чтоконкретно и в каком виде им требуется. Если, например, отдел сбыта ведет свойучет, а руководству не до анализов реализации и затрат, то информация для нихне нужна. Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, чтопрограмма по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколькобухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранеераспределить, какой бухгалтер, что будет вести, т.е. провести четкоераспределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый насвоем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.
ЭтапIII. Постановка задачи. Когда определено, что будет изменяться в бухучете (ЭтапI) и какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следуетчетко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. Навыходе бухучет дает:
1.Первичные документы.
2.Учетные регистры для бухгалтерии.
3.Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап).
4.Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.
Постановказадачи состоит в том, что в письменном виде фиксируется конкретный переченьвсех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые долженвыдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация,содержащаяся в учетных регистрах, и первичке, автоматизированность заполненияпервички и отчетов и пр. с учетом особенностей хоздеятельности. Например, внакладных на отпуск товаров в одной фирме требуется наличие долларовогоэквивалента цене, в другой фирме — величина торговой наценки, а в третьей то идругое (или ни того, ни другого). Отделу сбыта может потребоваться ведомостьотгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки.Постановка задачи очень важна, поскольку без ясного перечня того, что надосделать и каким условиям это должно удовлетворять практически невозможнополучить результат от автоматизации. Кроме того, если не сделать заранее четкуюпостановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена такимобразом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться небудут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, котораяустанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всейпрограммы придется заново переделывать.
ЭтапIV. Выбор программного средства. Только тогда когда спланирована оптимизациябухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановказадачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится,что купленная заранее или по принципу «подешевле» программа просто неимеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия ипридется покупать новую. Для того чтобы в множестве программных продуктов, ихверсий и производителей найти путеводную нить к оптимальному для предприятияварианту следует понимать самое главное: просто плохих и просто хорошихпрограмм нет, значит, нет и лучшей программы на все случаи жизни. Все тепрограммные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчасв России — хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают ииспользуют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаютсяони друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (сучетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие — для других,третьи — для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбратьоптимальной подходящий для именно Вашего предприятия программный продукт. Какже это сделать? Пройдя вышеизложенные этапы подготовки к автоматизации, мы ужеясно представляем себе, что нам нужно от программы, поэтому выбрать ее будетлегче. Начинать нужно с принятия трех решений:1. Малую или большую программупокупать? Все множество программ четко делится на программы для автоматизациималой бухгалтерии, где работают 1-3 человека и крупной, 4 и более человека (обэтом уже говорилось в Этапе II при выборе масштаба автоматизации). Программыдля автоматизации малой бухгалтерии сравнительно проще в внедрении, однако они,как правило, не содержат автоматических функций позволяющий вести бухгалтерию сучетом всех нюансов, таких как особенный учет реализации, расчет отпускных ипр. На небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить ивручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручнойввод займет так много времени, что часть бухучета придется вести вручную иавтоматизация будет неэффективной. К таким малым программам относятся,например, «Инфо-бухгалтер», «1С», программа «Skat»производства СКБ «Контур». Программы для автоматизации крупнойбухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяютавтоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценкиосновных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитального строительства,однако такие программы значительно сложнее и внедрение их более трудоемко.Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, анабор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иномуразделу бухучета. Примерами таких программ являются «Бэст»,«Парус», «RS-balance», программы СКБ «Контур» и«Бонус», систем «Галактика». 2. Под какой операционнойсистемой будет работать программа? Не вдаваясь в технические подробности,скажем, что варианта всего два — под DOS и под Windows. Подавляющее большинствошироко продающихся программ имеют версии для той и для другой операционнойсистемы. Однозначно можно сказать, что если оптимально подходящая программаимеет обе версии, следует выбирать Windows, поскольку это современнаяоперационная система и, с учетом развития программного обеспечения, DOS оченьбыстро устаревает, поскольку не дает тех возможностей, которые дает Windows.Однако если оптимальная программа не имеет версии для Windows, а менееподходящая имеет, покупайте оптимальную, пусть даже под DOS, поскольку качествоавтоматизации бухучета дороже, чем современная операционная система. Версиипрограмм, предназначенные для Windows всегда несколько дороже, чем для DOS, ноих преимущества сторицей покрывают наценку. Кроме того, для работы под Windowsнеобходимы более мощные компьютеры (об этом речь ниже) и если Windows у Вас неустановлен, его придется. 3. Сетевая будет программа или нет? Это тоже простоерешение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколькоработников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны бытьобъединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами попадали в одинобщий журнал хозопераций, и программа должна быть тоже сетевой, т.е. иметьвозможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Всераспространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немногодороже несетевых, работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообщенемыслима в несетевом режиме. После того, как приняты эти три решения, кругпрограмм, из которых надо выбирать, значительно сужается, и поступать можнодвумя способами: 1. Выбирать программу самим, для этого необходимо посетитьрегиональных дилеров различных программных продуктов, они есть по каждому продуктуи практически везде, и, имея на руках постановку задачи и остальные требованияк автоматизации, заранее выработанные Вами, попросить продемонстрировать Вамможет ли та или иная программа делать именно то, что Вам требуется. Совершивнесколько визитов, (или приглашений дилеров к себе на предприятие) Выопределитесь с оптимальной программой. 2. Обратиться к специалистам повнедрению программ, которые помогут выбрать лучший вариант.[1]
ЭтапV. Вопросы техники. Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят вбухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово«компьютер» ничего о компьютере не говорит. Важна мощность(производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменныхпараметров, называемых вместе «конфигурация компьютера». То, какойкомпьютер Вам необходим, зависит от двух факторов: 1. Программы, которые у Васустановлены. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другиебольше, если Вы работаете под Windows, компьютер должен быть еще мощнее, еслипрограмма сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.
2.Количества операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тембольше ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работыкакой-либо программы нужен более мощный компьютер, чем для работы той жепрограммы на маленьком предприятии. На практике можно столкнуться с тем, что наэтапе настройки программы, когда проводок не вводится вообще, она работаетбыстро, но через 2-3 месяца работы бухгалтерии, когда введено уже многопроводок, скорость работы того же компьютера становится неудовлетворительной.При автоматизации бухучета важно, чтобы компьютеры, на которых установленыпрограммы, были достаточно мощны, чтобы программа работала быстро, в противномслучае бухгалтер будет периодически ожидать пока, компьютер«переварит» введенную в него информацию, а то и просто сталкиваться сошибками и неполадками, происходящими оттого, что компьютер слишком маломощендля той программы, которая на нем установлена и того количества операций,которые в него введены. В условиях каждодневной напряженной бухгалтерскойработы это может свести на нет эффект от автоматизации. Для того чтобыопределить какой компьютер необходим, следует обратиться к тем, у когопрограмма куплена и они, с учетом версии программы и предполагаемого объемахозопераций дадут рекомендацию. Когда покупается новый компьютер, то его простопокупают в нужной конфигурации и все, а вот что делать, если компьютер-то есть,но только, но недостаточно мощен для устанавливаемой программы. Такое положениевещей встречается часто, поскольку компьютеры покупают практически везде ипокупают уже давно, а современные программные средства требуют современныхпроизводительных компьютеров. Легко столкнуться с ситуацией, когда в этомслучае бухгалтерия страдает, продолжая работать на медленном компьютере из-затого, что на покупку нового компьютера не было денег. Дело в том, что медленныйкомпьютер очень легко улучшить до требуемого уровня, заменив его комплектующие,для чего можно обратиться в фирму, выполняющую такие услуги, называемыеулучшение. Если хороший компьютер стоит порядка 500-1000 долларов, то улучшениеобходится на порядок дешевле. Еще один технический вопрос — это вопросустановки компьютерных сетей, который встает, если внедряется сетеваяпрограмма. Существует большое количество различных типов сетей, сильноотличающихся по стоимости дополнительных аппаратных и программных средств дляфункционирования сети. Однако следует отметить, что если в сеть объединено немного(до 4-5 компьютеров), то сеть, требуемая для них будет стоить недорого, иустанавливается достаточно легко, более же крупные сети требуют серьезныхдополнительных затрат. Установкой сетей занимаются те же самые фирмы, которыепродают компьютеры и делают «апгрэйд»[2]
§ 3.Процес автоматизациивнедрения программы автоматизации бухгалтерского учёта
Толькотогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделанапостановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решенытехнические вопросы можно приступать к собственно работе с программой.Качественное внедрение программы (не «псевдоавтоматизация») — процессочень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышаютзатраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат навнедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количественюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансыи особенности. Внедрение можно производить своими силами, можно заказатьсторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиватьсяс трудностями: 1)отсутствие опыта автоматизации; 2)отсутствие времени навнедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая,как правило, и съедает весь рабочий день. 3)Причем, чем крупнее организация, и,соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности. Напрактике попытки внедрить программу своими силами на предприятиях, где числобухгалтеров превышает 4 практически всегда приводят к«псевдоавтоматизации». Если принято решение заказывать автоматизациюу специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительнымденежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтисьдешево так как она занимает достаточно много времени и требуетквалифицированных и опытных специалистов.
Собственнопроцесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этапобучения.
Этапнастройки. Все широко распространенные программы автоматизации бухучета имеютаналогичные набор изменяющихся составных частей, для правильного процессанастройки любой программы выполнения, расписать на следующие этапы: 1.Настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов всоответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета ипостановкой задачи. 2. Настройка (доработка стандартных поставляемых спрограммой) типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия,проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. В случае внедрениябольших комплексных программ настройку каждого раздела бухучета в своемотдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфическихособенностей. Например, в блоке по учету зарплаты придется настраивать алгоритмырасчета различных начислений и удержаний. 3. Настройка (доработка стандартныхпоставляемых с программой) форм первичных документов в соответствии сособенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкойзадачи. 4. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) формбухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с особенностямипредприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. Прикачественной автоматизации бухучета вся ежеквартальная отчетность должнаобязательно составляться автоматически, то, что бухгалтер, ведя учет накомпьютере, ежеквартально По-старинке составляет отчет на бумаге и тратит наэто дополнительно большое количество времени, является верным признаком«псевдоавтоматизации». Настройка форм отчетности и налоговых расчетовна реально используемый план счетов и типовые хозоперации — процесс сложный итрудоемкий, при его проведении следует ввести некоторое количество стандартныхна предприятии хозопераций в программу для того, чтоб потом проверятьправильность настройки, сверяя составленные автоматические расчеты с ручными натаком условном примере. Этап обучения. По окончании настройки программыначинается этап обучения персонала работе с ней (в случае, если программавнедрялась собственным силами, обучения, разумеется, не требуется). Изначальнонеобходимо, чтобы бухгалтер умел просто работать на компьютере, то естьвыполнять элементарные операции по запуску программ, копированию файлов ипроч., психологический барьер «боязни компьютера» должен бытьпреодолен. Если бухгалтер не умеет работать на компьютере вообще, то его можнолибо послать на курсы компьютерной грамотности, которых сейчас очень много, онинедорогие и за неделю-другую дают результат, либо пригласить в бухгалтерию знакомого,владеющего компьютером, который в порядке частного общения поможет бухгалтеруосвоиться за несколько дней. Дальнейшее обучение делится на две ступени: 1.Обучение первого уровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе спрограммой: ведению хозопераций, распечатке первичных документов, составлениюучетных регистров и отчетности — словом всей ежедневной роботе. Работать напрограмме должен уметь каждый бухгалтер, рабочее место которогоавтоматизировано и работать на программе должен именно он сам, а не некийоператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредник междубухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация, прикоторой бухгалтера работают на компьютерах «в режиме реальноговремени», то есть если, например, требуется оформить расходный кассовыйордер, то бухгалтер-кассир вводит в программу его номер и сумму, а также кодтиповой хозоперации (пусть это будет выдача денег в подотчет) и программа тутже автоматически распечатывает нужный расходный ордер и вводит в журналхозопераций проводку дебет 71 — кредит 50, получатель денег расписывается вордере, и бухгалтер-кассир сразу выдает ему деньги; все это происходит нарабочем месте кассира, на котором и установлен его компьютер с блоком кассовыхопераций. Именно автоматизированная работа бухгалтерии «в режиме реальноговремени» и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этойцели добиться нелегко из-за двух обстоятельств: Плохая обучаемость бухгалтерии.Разные люди воспринимают новые знания по-разному: одни легко и быстро, другие«со скрипом», третьи вообще практически не воспринимают. Длябухгалтера переход на автоматизированный бухучет — это масса новой информации,с которой раньше не приходилось иметь дело, значит, скорость, и эффективностьэтапа обучения сильно зависит от возраста, образования, опыта работы,прогрессивности мышления и других характеристик работников бухгалтерии.Загруженность бухгалтерии текущей работой. На период автоматизации и,конкретно, этапа обучения жизнь на предприятии не замирает, хозоперациипродолжаются и, соответственно объем текущей бухгалтерской работы остаетсяпрежним. В этих условиях времени на обучение у бухгалтера может просто неостаться. Если с предыдущим фактором, замедляющим процесс обучения, какговорится, ничего не поделаешь, то загруженность текучкой можно регулировать,например, передавая часть работы обучаемого сейчас бухгалтера другому, которыйбудет обучаться потом и, в свою очередь передаст свои объемы работ первому.Вообще говоря, вопрос выделения рабочего времени бухгалтеров стоит не только вмомент их обучения, но и на этапах подготовки к автоматизации и настройкипрограмм, которые, даже если автоматизация заказана сторонней организации,немыслимо проводить без тесного контакта с бухгалтерией предприятия.Нерешенность этого вопроса на практике может привести к так называемому«скрытому саботажу», суть которого состоит в том, что никто избухгалтерии открыто, не выступает против перехода на компьютеры, напротив, вседвумя руками за, но ни у кого нет, ни минутки свободного времени, чтобы на делезаняться текущим этапом автоматизации, в результате время идет, процессавтоматизации стоит, и так могут пройти многие месяцы. Решения по ограничениюдля бухгалтеров текущей работы на период автоматизации должны приниматься науровне руководства предприятия, чтобы потом бухгалтер не оказался между двухогней: с одной стороны, нужно время на автоматизацию, с другой стороны,начальство требует расшифровок, выборок, сверок и т.п. 2. Обучение второго уровня.Когда программа настроена и сотрудники обучены можно начинать работать, новажно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет одиниз двух фактов (или оба вместе): Изменится характер хоздеятельности предприятияи придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации илиавтоматические проводки по типовым хозоперациям. Изменятся формы бухгалтерскойотчетности и расчетов по налогам и нужно будет производить донастройку этихформ, создаваемых программой. Следует, однако, отметить, что большинствофирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристальноследит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователямсвоих программ уже новые готовые формы, но, тем не менее, работа остается, поскольку,во-первых, даже готовую новую форму на практике приходится донастраивать сучетом специфики плана счетов и типовых проводок на своем предприятии, простоэто займет меньше времени, чем полная переделка формы; во-вторых, могутизмениться формы по расчетам местных налогов, которые московские разработчикипрограмм по понятным причинам рассылать не могут. В такой ситуации требуютсяболее глубокие знания программы, позволяющие не только выполнять на ней текущуюработу, но и производить донастройку программы на изменения, обучение этому иесть обучение второго уровня. Конечно, донастройку можно заказать и стороннейорганизации, но это всегда влечет за собой то, что, с одной стороны, снижаетсяоперативность изменений, Вы становитесь «привязаны» сторонним донастройщикам,без которых — ни шагу, с другой стороны, за каждую донастройку необходимоплатить деньги. С учетом того, что средства донастройки в бухгалтерскихпрограммах предельно просты, рассчитаны на бухгалтера, а не на программиста, кним имеются подробные инструкции и обучиться им несложно, практически во всехслучаях предпочтительнее пройти обучение второго уровня и потом уже ни от когоне зависеть. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня ворганизациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо проходитьне всем, а, как правило, лишь главбуху — ведь только он принимает решения обизменениях в системе ведения бухучета и производит эти изменения. Бываютслучаи, когда организации, которые в свое время заключили договор на внедрениепрограммы по автоматизации бухучета, с какой-либо оказывающей такие услугифирмой и были разочарованы качеством работы — вместо автоматизации им за их жеденьги сделали «псевдоавтоматизацию». Как же избежать подобныхситуаций? Можно действовать двумя способами. Первый состоит в том, чтобызаказать у сторонней организации не просто настройку программы и обучение, авсю автоматизацию, включающую в себя и этапы оптимизации бухучета, определениемасштабов и порядка автоматизации и постановки задачи. В этом случаенекомпетентность и неквалифицированность автоматизаторов станет хорошо виднаеще вначале, на этапах подготовки к автоматизации, и Вы сможете своевременноотказаться от их дальнейших услуг. Если Вы выберете второй способ и подготовкук автоматизации сможете провести своими силами, а на стороне закажете лишьнастройку программы и обучение, от автоматизаторов следует требовать (записатьв договор на автоматизацию бухучета) две составляющие удачной автоматизации: 1.Качество. После этапов подготовки к автоматизации и Вас на руках естьпостановка задачи, в которой перечислены все требующиеся именно Вам первичныдокументы, регистры формы отчетности, которые должна делать программа итребования к ним. Так вот только при наличии всего этого работа может считатьсявыполненной. Сроки. Все работы по настройке и обучению должны быть записаны вчеткий полдневный календарный план — документ, подписанный обеими сторонами подоговору на автоматизацию, выполнение которого должно регулярно (например, разв неделю или ежедневно) контролироваться. За срыв календарного планаавтоматизаторы должны нести ответственность в виде, например, пени за каждыйдень отставания от плана. Такая жесткая временная привязка очень важна,поскольку при ее отсутствии на практике часто происходит то, чтоавтоматизация-то как бы идет, вот только когда она кончится сказать невозможно,в результате бухгалтерия продолжает работать на бумаге, проходит один отчетныйпериод за другим, а переход на программу все откладывается, несмотря на то, чтопрошедший отчет уже планировалось составлять на компьютере и сейчас придетсявводить в программу дополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчетнарастающим итогом за год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем состоитболезненность срыва сроков автоматизации.
Расценкии порядок определения стоимости услуг по автоматизации бухгалтерского иуправленческого учета. Порядок определения стоимости услуг по автоматизациистроится на двух принципах:
1.Объем работ по автоматизации того или иного клиента сильно зависит от множестваусловий, присущих данному конкретному предприятию, таких, как объемхозопераций, виды деятельности, количество бухгалтеров, ведущих учет, наличиеразличного рода нюансов и тонкостей в бухучете и других. Поэтому не может бытьнекой одинаковой для всех цены на услуги по автоматизации, она своя для каждогоклиента. 2. Услуги по хорошей автоматизация не может быть дешевыми из-за ихтрудоемкости и высокой квалификации, которую они требуют. В нормальной ситуацииони всегда стоят больше, чем собственно компьютеры и программы. На рынкепредлагается много услуг по автоматизации, которые стоят дешево, однако напрактике такая автоматизация не приносит клиенту желаемой отдачи и, какправило, заканчивается «псевдоавтоматизацией» (см. страницу 4).Хорошие услуги рассчитаны на тех, кто «не настолько богат, чтобы покупатьдешевые вещи». Расценки на услуги, скорее всего, должны быть полдневные,то есть клиент платит определенную сумму за 8-часовой рабочий день аудитора.Следует отметить, что эта полдневная ставка должна быть фиксирована и одинаковадля всех клиентов, которых не делят на богатых и бедных. Величина полдневнойставки изредка меняется с инфляцией или колебаниями конъюнктуры рынка. Итоговаясумма за автоматизацию, таким образом, зависит от количества рабочих дней,которые необходимо на нее потратить, и определяется умножением количества днейна вышеназванную полдневную ставку. Количество же дней зависит от каждогоконкретного клиента. Для того чтобы клиент заранее знал конечную сумму, которуюбудут стоить услуги и мог принять решение о том, будет он их заказывать илинет, следует провести две процедуры: Бесплатный выезд на определение объемаработ. Он заключается в том, что специалист фирмы по автоматизации бесплатновыезжает непосредственно к клиенту и в течение 1-2 часов знакомится сбухгалтерским учетом на предприятии (для этого необходимо присутствие главногобухгалтера и наличие первичных документов и учетных регистров) и совместно склиентом конкретизирует цели планируемой автоматизации. После проведения такойпроцедуры можно сообщить конечный срок выполнения работы и, соответственно,сумму за услуги. Оплачиваемый «стартовый» день работы. В случае еслиимеет место одно из тех обстоятельств: предприятие достаточно большое(численность превышает 200-300 человек или количество бухгалтеров, ведущихучет, превышает 10 человек); имеются осложняющие обстоятельства, такие как,например, нечеткое представление о том, что же хочет клиент от автоматизацииили уже имеющаяся на предприятии какая-то бухгалтерская программа, которая неотвечает предъявляемым к ней требованиям и которую надо «менять»;клиент хочет, помимо конечной стоимости наших услуг, увидеть календарный графикработ, можно предложить оплатить один день работы специалиста и в течение этогодня тот, помимо определения конечного срока выполнения работ (цены),разработает и предложит варианты решения имеющихся проблем и к концу днясоставит календарный график выполнения работ, в котором указано, что будетиметься «на выходе» автоматизации и какое количество времени будетпотрачено на каждый этап и операцию. Такой вариант хорош, также, и потому, что,если стоимость полного комплекса работ перечисленных в этом графике окажетсядороже, чем клиент планировал потратить на автоматизацию, то можно будет простоудалить из графика часть работ, которые являются не самыми важными, а вместе сними удалится и оплачиваемое время, необходимое на их выполнение, в результатечего можно «довести» стоимость автоматизации до возможностей клиента.После того, как клиент принимает решение заказывать услуги, с ним заключаетсядоговор, в котором должны быть предусмотрены практически все нюансывзаимоотношений с заказчиком, которые могут появиться в ходе автоматизации.Следующий этап — это непосредственно выполнение работ. В случае еслиопределение нами объема работ было произведено не совсем верно и необходимобольше времени для получения тех конечных результатов, которые указаны вплане-графике работ и постановке задачи, это дополнительное время клиентом неоплачивается.
Заключение
Цельюкурсовой работы является исследование возможностей автоматизации ведениябухгалтерского учета на предприятии на основе современных комплексовавтоматизации. В связи с этим, курсовая работа состоит из двух основных глав.
Впервой главе для выявления параметров, которым должна отвечать современнаякомпьютерная программа автоматизации бухгалтерского учета, были рассмотреныобщие возможности наиболее известных и распространенных сегодня программыбухгалтерского учета. В процессе рассмотрения были установлены следующиепараметры, которым должна соответствовать современная программа автоматизациибухгалтерского учета:
— вести учет по банковским и кассовым операциям;
— вести расчет зарплаты;
— вести учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НА);
— и так далее.
Исходяиз этих параметров мной была выбрана и рекомендована для установки и освоенияна ФГУП “ Артикморнефтегазразведка”, программа “1С: Предприятие” версии 8.0.
Вовторой главе были исследованы постановки целей и задач технологий. В нейнаиболее подробно были рассмотрены основные этапы автоматизации бухгалтерскогоучета и сделаны следующие наблюдения. Процессы автоматизации и настройкипрограммы.
Такимобразом, в курсовой работе в целом, рассмотрена и наглядно показана целесообразностьприменения и использования “1С:Предприятие8.0”. Несмотря на некоторые сложности в настройкеэтих программ под специальные нужды предприятия, их установка себя оправдываетследующим преимуществам предоставляемым ими:
— значительному снижению количества математических ошибок в бухгалтерском учете;
— автоматическому составлению трудоемких форм ежеквартальных отчетностей;
— автоматический контроль за правильностью и санкционированностью выпискидокументов;
— автоматическое ведение всех форм журналов и книг;
— автоматическое составление операций и проводок по данным хозяйственнойдеятельности и первичным документам;
— значительная экономия временных затрат на осуществление бухгалтерского учета.
Такжехочется отметить, что особенно велики возможности настройки программы «1С:Бухгалтерия», прежде всего в силу того, что велико количество обученных этомулюдей. С большей уверенностью, можно смело сказать, что все эти программы,изложенные в дипломной работе угодят практически любому требовательному пользователю.
Список литературы
Нормативныедокументы
Федеральныйзакон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (сизменениями от 23 июля 1998 года).
Положениепо ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РоссийскойФедерации. Приказ Министерства Финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г.№34н.
Положениепо бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ4/96). Принято приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 февраля1996 г. №10.
Положениепо бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/98,утвержденное приказом Минфина РФ от 15 июня 1998г. №25н.
Положениемпо бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/97 (утверждено приказомМинфина России от 3 сентября 1997г. №65н).
Порядокведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением СоветаДиректоров ЦБР 22 сентября 1993 г. №40.
Положениемпо бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций, утвержденных приказом МинфинаРоссии от 30 декабря 1995г. №160.
Учебно-методическаялитература
Руководствопользователя. Многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации фирмы«Галактика». М.:, 1997.
ИвлиевМ.К., Порошина Л.А. Автоматизация оперативного и бухгалтерского учетатоваров/Учебное пособие. М.: МУПК, 1997.
ЧистовД.В. Основы компьютерной бухгалтерии / Учебный практикум по ведениюбухгалтерского учета в «1С: Бухгалтерии-Проф 6.0»для Windows. М.: Компьютерпресс, 1998.