Реферат: Классификация документов

Это делениедокументов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Комплекс документовопределяется:

кругом вопросов, решаемых предприятием в процесседеятельности

объёмом и характером компетенции

порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия иликоллегиальности)

объёмом и характером взаимосвязей с другими предприятиями

Отбор видовдокументов производится на основе классификаторов участков и  вопросовдеятельности завода. Цель классификации – повышение оперативности работы иответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечиваетбыстрый их поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение иконтроль.

При неправильнойгруппировке документов значительно затрудняется работа архивных органов, вкоторых продолжается работа с ними.

В текущей работеклассификация документов производится при группировке их в дела – это первичнаяступень классификации. Дело – документ или совокупность документов по одномувопросу, помещённые в твёрдую обложку, оформленную соответствующим образом.

На заводе МОСКАРЗдокументы классифицируются по способу фиксации, содержанию, способуизготовления, степени сложности, месту составления, срокам исполнения,происхождению, юридической силе, назначению.

По способу фиксацииинформации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы,акустические.

Письменные включаютв себя все документы, созданные машинным путём, а также изготовленные намножительных аппаратах.

К графическимотносятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.

Фото- икинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальныхносителях (кино- и фотоплёнка), они позволяют запечатлеть объекты и явления,которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустическиедокументы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации,используются в работе секретаря при составлении диктограмм, протоколированиисобраний, совещаний, заседаний.

По содержаниюдокументы подразделяются на организационно-распорядительные,финансово-расчётные, снабженческо-бытовые, по личному составу.

По наименованиюсуществует большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы,распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчёты, акты, планы, письма,заявления.

По видам документыбывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документыразрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организацийс однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документытакже разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, ноносят рекомендательный характер, а  индивидуальные документы разрабатываютсяконкретными организациями для  внутреннего пользования. Трафаретные документыизготавливают типографическим способом, постоянная часть текста документаотпечатана на полиграфических машинах,  а для переменной информации оставляютсвободные места. Такие документы очень перспективны, т.к. экономят время насоставление и повышают общую культуру и грамотность документов.

По степени сложностиразличают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащиенесколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, т.к. их легкообрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

По месту составлениядокументы делятся на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемыев учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения.Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнениядокументы делятся на срочные и несрочные. Показателем служит срок исполнениядокумента, который устанавливается законом и правовыми актами, а также телеграммы,телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документыисполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.

По происхождениюдокументы бывают служебные и официально-личные. В первую группу входятсозданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам ихдеятельности, во вторую – касающиеся конкретных лиц, т.е. заявления, письма,жалобы.

По юридической силеразличают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы,выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными– документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.Подлинные подразделяются на действительные и недействительные. Недействительнымдокумент становится в том случае, если он утратил юридическую силу покаким-либо причинам, например, истечение срока действия.

По назначениюдокументы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник –первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образомоформленный. Созданию документа предшествует стадия черновика – документа впредварительной редакции. В юридическом отношении, подлинник и копия с негоравноценны. Копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углуверхнего поля которого пишется слово «копия», соответствующим образомзаверенная. Существуют такие разновидности копий, как отпуск, выписка идубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся уотправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку наобычном листе бумаги и заверяется.

Выписка из документа– копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный всвязи с утратой, например, подлинника.

Дубликат и подлинникимеют одинаковую юридическую силу.

По срокам хранениядокументы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения,временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

По роду деятельностидокументы классифицируют на системы документации: плановая, стандартов итехнических условий, организационно-распорядительная, первичная учётнаядокументация, отчётно-статическая, расчётно-денежная, по ценообразованию, поторговле по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства,конструкторская, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению.

Видыдокументов.

Приказ– правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителей предприятия вцелях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

По содержанию иназначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личномусоставу.

Приказ по основнойдеятельности регламентирует наиболее важные вопросы перспективного развитияпредприятия, административно-хозяйственной и финансовой деятельности.

Протокол — фиксирующий ход обсуждения вопросов на совещаниях, заседаниях у руководства.

Акт – документ,составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Актысоставляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указаниюруководителей.

Распоряжение –документ, издаваемый директором преимущественно по оперативным вопросамповседневной производственно-хозяйственной и административной деятельностипредприятия.

Указание –распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполненияприказов, инструкций, поручений.

Списоклитературы

Для подготовкиданной работы были использованы материалы с сайта realreferat.narod.ru/