Реферат: Организация работы архива БТИ
Курсовая работа
Выполнила ЕленаНиколаевна
МУП «ДедовскоеБТИ»
г. Москва
1999г.
ПЛАН
1.Введение
2.Нормативная основа деятельности архива БТИ.
3.Должностные обязанности работника архива БТИ.
4.Виды и разновидности документов, хранящихся в архивах БТИ (с указанием срокахранения и документа, в котором этот срок устанавливается, номенклатура дел вБТИ).
5.Организация работы и хранение документов в архиве БТИ.
6.Перспективы развития деятельности МУП «Дедовское БТИ».
Введение
Архивбюро технической инвентаризации предназначается для храненияучетно-технической, оценочной и правоустанавливающей документации или копий снеё на объекты жилищного фонда и другие объекты, учет которых ведется БТИ.
АрхивыБТИ относятся к государственному архивному фонду Российской Федерации иявляются федеральной собственностью, находящейся в пользовании субъектовРоссийской Федерации. Отчуждение архивов не допускается.
Нормативная основа деятельности архива БТИ
Нормативнойосновой деятельности архива БТИ являются: «Инструкция о порядке хранения ипользования архивом бюро технической инвентаризации » утвержденнаяприказом Министерства Коммунального хозяйства РСФСР от 12.01.71г. № 13,«Инструкция о проведении учета жилищного фонда в РоссийскойФедерации», утвержденная приказом Министерства Российской федерации поземельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от04.08.98г. №37.
Должностныеобязанности работника архива БТИ
Должностныеобязанности работника архива БТИ:
— обеспечивает сохранность и комплектование в установленном порядкеинвентаризационно-технической и правоустанавливающей документации;
— ведет учет и соответствующую регистрацию имеющейся и поступающей в архивдокументации;
— выдает из хранилища персоналу БТИ документы и осуществляет контроль завозвратом дел в установленные сроки;
— подготавливает по указанию руководства БТИ информацию о составе, состоянии,стоимости и принадлежности основных фондов ЖКХ;
— подновляет пришедшие в ветхость инвентарные дела;
— выполняет иные работы по указанию руководства.
Должензнать:
— инструкции и положения о порядке хранения инвентаризационно-техническойдокументации;
— основы технического черчения;
— содержание и порядок ведения формуляров, учета документации, инвентарной книги;
— правила внутреннего трудового распорядка, основы научной организации труда;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитариии противопожарной защиты.
Виды и разновидности документов,хранящихся в архивах БТИ
Единицейхранения является:
инвентарноедело на домовладение, состоящее из одного или нескольких основных зданий,расположенных на отдельном земельном участке; отдельно стоящее основное здание,границы земельного участка которого не обособлены: инвентарные дела на другиеобъекты, учет которых ведется БТИ.
Постоянномухранению в архиве подлежат:
— схематические планы городов, других поселений:
— инвентарные дела на домовладения, основные здания;
— инвентарные дела на объекты, учет которых ведется БТИ;
— инвентарные книги;
— реестровые книги:
— алфавитные карточки собственников зданий, жилых помещении (квартир);
— статистические карточки на домовладения, основные здания;
— статистические отчеты о жилищном фонде;
— книги учета инвентарных дел, переданных на хранение в государственные
архивы;
— иные документы, относящиеся деятельности бюро технической инвентаризации.
Материалыинвентаризации на здание (инвентарное дело, статистическая карточка на здание),алфавитная карточка на собственника, погашенные по причине прекращения правасобственности на земельный участок при его выкупе (изъятия) для государственныхи муниципальных нужд, сноса, пожара или другого стихийного бедствия, хранятся вархиве 3 года. По истечении этого срока, исчисляемого с момента возмещениястоимости домовладения (здания), основные показатели инвентарного делазаписываются в книгу учета дел, переданных на хранение в государственныеархивы.
Срокихранения документов установлены инструкциями: «Инструкция о порядкехранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации „утвержденная приказом Министерства Коммунального хозяйства РСФСР от 12.01.71г.№ 13 и “Инструкция о проведении учета жилищного фонда в РоссийскойФедерации», утвержденная приказом Министерства Российской федерации поземельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от04.08.98г. №37.
Хранящиесяв архиве материалы оформлены в установленном порядке, заключены в твердыепапки, сшиты и пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываны и хранятсяотдельно. На каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, ккоторому они относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.
Инвентарноедело на домовладение разделяется на три группы документов.
Кпервой группе относятся материалы, составленные в результате последнейинвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:
— технический паспорт на домовладение (здание):
— план земельного участка;
— поэтажный план здания;
— экспликация к поэтажному плану.
Ковторой группе относятся все правоустанавливающие документы или копии с них,отдельно сброшюрованные в хронологическом порядке, по мере поступления их вБТИ.
Ктретьей группе — абриса, журналы подсчета площадей, технические документы, составленныев результате предыдущих обследований (инвентаризаций), расположенные вуказанной выше последовательности.
Номенклатурадел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимый ежегодно суказанием срока хранения. В нашем БТИ номенклатурой дел предприятия занимаетсясекретариат. Номенклатура дел на технический архив БТИ не составляется.
Организацияработы и хранение документов в архиве БТИ
Кромеинвентаризационных дел, хранящихся в архиве БТИ, подлежат хранениюсхематические планы городов, поселков, отдельно сброшюрованные материалы учетаобъектов. Инвентарные книги, алфавитные карточки, статистические карточки,книги учета уничтоженных инвентарных дел.
Статистическиекарточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение ивместе с инвентарным делом сдаются в архив.
Покаждому населенному пункту карточки хранятся в отдельных ящиках с расположениемих по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулкови т.д.
Материалытехнических инвентаризаций подшиваются исполнителем в твердую корочку.Материалы подписываются бригадиром и начальником, сдаются технику архива БТИ,который записывает в соответствующих графах данные о нем в инвентарные книге.Номер в инвентарной книге соответствует номеру на инвентарном деле.
Хранениеинвентарных дел производится вертикально в папках-блоках. Материалы, хранящиесяв архиве, выдаются следующему кругу лиц:
— по заявке бригадира со ссылкой на принятый к производству заказ;
— по предъявлению исполнителем заявки с резолюцией руководителя;
— по устному указанию руководства БТИ;
— главному инженеру на прием посетителей.
Подбори выдача производится техником архива, выдача оформляется с заполнением журналаучета выдачи и возврата дел. Когда дело возвращается в архив, техник архивапросматривает наличие документов и при отсутствии нареканий по составлению ивнешнему виду принимает его на хранение, а в журнале проставляется датавозврата дела.
Инвентарныедела утратившие свое значение в связи со сносом строений исключаются изинвентарной книги по данным обследования при этом в примечании инвентарнойкниге делается запись, объясняющая причину погашения дела. Дело, алфавитная истатистическая карточки изымаются со своих мест хранения и помещаются вспециально отведенные места для хранения погашенных дел. Материалы, погашенныепо причине сноса, пожара, и др. стихийного бедствия, в случае прекращения правапользования земельным участком, хранятся в архиве 3 года. По истечении этогосрока основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учетауничтоженных дел. При этом в графе 4 книги указываются все адреса, какие былиприсвоены в свое время этому объекту. На отобранные к уничтожению материалыприлагается акт Госархива о том, что объект не имеет архитектурной, историческойи культурной ценности и письменный отказ о принятии дела на хранение вГосархив. При выполнении данных условий на материалы составляется акткомиссией, назначенной начальником БТИ. Комиссия определяет способ уничтожениядокументации или передачи ее в Госархив при получении согласия последнего.
Периодическине реже 1 раза в год, а так же при замещении техника архива по распоряжениюруководства производится инвентаризация архива, в результате выявляется наличиеи полнота дел, учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаютсясроки их обновления. На 01.01 каждого года в инвентарной книге делается запись,свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.
Дляразмещения сохранности документов помещение архива Дедовского БТИизолированное, сухое, пожаробезопасное. Оконные проемы зарешечены, окназанавешены. Входные двери выполнены из металла с устройством запоров. Дляразмещения документов, помещение оборудовано стеллажами с ячейками, высотакоторых обеспечивает вертикальное хранение дел. Само помещение хорошо освещенои оборудовано системой противопожарной сигнализации.
Перспективы развития деятельности МУП«Дедовское БТИ»
Основныеперспективы развития МУП «Дедовское БТИ» заключаются в полноценномиспользовании новейших компьютерных технологий и современных программныхпродуктов.
Этопоможет компьютеризировать места работы инвентаризаторов, для обработкидокументов по инвентаризации. Расчет площади, стоимости, чертежи — все этодолжна делать компьютерная программа. Это экономит время и параллельносоздается архив в электронном виде. Своего рода он является дубликатомсуществующего «бумажного» архива.
Также необходимо компьютеризировать прием посетителей, для того, что бы выдачасправок занимала минимальное количество времени. Главный инженер должен иметьвозможность просмотра всего дела в электронном варианте на приеме. И только покрайней необходимости получать «бумажное» дело из архива.
Дляболее плодотворной работы с компьютером необходимо создать компьютерную сеть,объединяющую не только рабочие места БТИ, но и существующий серверАдминистрации Истринского района. Так же, с помощью модема связываться срегистрационной палатой. Это позволит оперативно и точно получать необходимуюинформацию от Администрации, Регистрационной палаты. Кроме того, станетвозможным передавать ежегодные отчеты и сведения по собственникам в Налоговоюинспекцию в электронном виде.
Создатьэлектронную картотеку в архиве БТИ — это существенно облегчит поискинвентарного дела.
Кромеперечисленного, на мой взгляд, нужно развивать службу независимых оценщиков приБТИ. Это позволит предоставить дополнительную услуги населению, а для БТИ — увеличит доходность.
Найтиточки соприкосновения с Администрациями на местах для решения проблемыпроведения текущей инвентаризации ( 1 раз в 5 лет). Возможно, это будетрешаться через систему взаиморасчетов, возможно, иным путем, но сотрудничествос администрациями позволит решить проблему нежелания граждан проходитьинвентаризацию в законодательно-указанные сроки. На сегодня БТИ не имеетправовой базы для того, что бы заставить собственников во время пройтиинвентаризацию.