Реферат: Организация и работа с документами

1. Введение

Актуальность, цели и задачи настоящего реферата будутопределены следующими положениями. Организация и работа с документамиохватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителяхи оформлению по установленным правилам информации, необходимой дляосуществления управленческих действий. Документирование осуществляется наестественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованиемновых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты идр.).

Состав документов определяется компетенцией и функциямиорганизации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей сдругими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правилдокументирования управленческих действий на всех уровнях управленияобеспечивается применением Государственной системы документационногообеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплексвзаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям,содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфередеятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вы­числительнойтехники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составуреквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам)об организации и другим формативным документам, содержащим правила доку­ментирования.В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управленияиздают следующие распорядительные документы: решения, поста­новления,распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях,когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основнымвопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются пооперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений иприказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающиходинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются всоответствующей форме: приказ, постановление и др. Совместные распорядительныедокументы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаютсяв форме совместного решения, которое имеет правовую силу распорядительногодокумента в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций,структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов другихорганизаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способне указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решенияколлегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме,установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительнымдокументом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительногодокумента может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы другихорганизаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. Вслучае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сутиразногласяй.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые назаседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются впротоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний,стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстовдокладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повесткидня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, то текстстенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе спротоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровнейуправления могут направлять письма при осущест­влении оперативных связей свышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными идругими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должнысоставляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обменинфор­мацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону),инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информациисоставляются телеграммы и ге-лефонограммы, документ передается через модемнуюсвязь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов,определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты,прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проектуправленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторамитекста), руководителями заинтересованных структурных подразделений илиорганизаций.

Внутреннее согласование проекта документа должнопроводиться в следующей очередности:

с отраслевыми, функциональными, территориальнымиподразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественнымиорганизациями;

с работниками, ответственными за разрешение функциональныхвопросов (главными, старшими специалистами и др.);

с финансовым подразделением или Главным бухгалтером(бухгалтером); с юридической службой; со службой документационного обеспечения;с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителяорганизации, ведаюъцими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документаосуществляют в следующей очередности:

с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когдапоследние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающихвследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагиваетих непосредственные интересы; с организациями и научно-производственнымиобъединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеетотношение содержание документа;

с общественными организациями — при необходимости или вслучаях, предусмотренных документами этих органов;

с органами, осуществляющими государственныйнадведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный,противопожарный и т.д.);

с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции вслучаях, когда законодательством предусматривается возможность совершенияуправленческих действий только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждаетсяруководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии сего компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением оборганизации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом ораспределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае,если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера,служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и Другихценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другимиорганизациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер(бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписываютруководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все членыкомиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателеми секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа вединоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указанийили распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главномуинженеру, руко­водителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы идр.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседанииколлегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документыинформационного, справочного или аналитическо­го характера могут быть подписаныисполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав икомпетенции, установленных должностной инструкцией.

Существуют также документы-приложения. Они могут быть трехвидов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительнымдокументом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмомв другие организации.

2. Регистрация и учет документов

Движение документов с момента их получения или создания дозавершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуютдокументооборот организации. Порядок движения документов в организациизакрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службойдокументационного обеспечения и утверждаются руководством организации. Прифункционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должныбыть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощьюсредств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средстввычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной иавтоматизированной обработки документов.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданныес помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку,предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством идоставляются исполнителям. На полученном документе проставляетсярегистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованныеобщественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с цельюраспределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотренияруководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения иответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходяиз оценки содержания документов, на основании установленного в организациираспределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются поназначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделенияили должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются вподразделения по рассмотрению писем граждан. Документы, адресованныеруководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лицалибо структурного подразделения, предварительно рассматри­ваются в службедокументационного обеспечения.На рассмотрение руководства передаются документы,полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию попринципиальным вопросам деятельности организации и требующие решенияруководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службойдокументационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должныосуществляться в день поступления документов в службу документационногообеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькимиструктурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно вкопиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюциипервым. Необходимость размножения документов и количество копий определяютсялицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения попоступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержаниемдо рассмотрения документа руководством организации.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданныес помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются,оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка иотправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудникамислужбы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов между структурными подразделениями производитсячерез инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственныхза документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующейотметкой в регистрационной форме.Передача документов на ВЦ для обработки, атакже получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаряструктурного подразделения или лицо, ответственное за документационноеобеспечение.

Учет количества документов. Учет должен производиться вкомплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы сдокументами.Осуществляется как полный, так и выборочный учет документоворганизации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельноучитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количествадокументов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числеразмноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюропроводится учет создаваемых копий документов.Подсчет количества машиночитаемыхдокументов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работывычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службойдокументационного обеспечения и представляются руководству организации длявыработки мер по совершенствованию работы с документами.

В организациях создаются ИПС ручного типа,механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексированиедокументов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек,массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковыхмассивов организаций отрасли необходима централизованная разработкаклассификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов,классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатораназваний видов документов, классификатора аспектов деятельности организации,классификатора вопросов, содержащихся в предложения, заявлениях и жалобахграждан, и др.

Правила регистрации и индексирования документов.Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документапутем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений одокументе в регистрационных формах. Индекс документа состоит из порядковогономера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задачпоиска дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторомкорреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая(или обратная) последовательность его составных частей: порядковыйрегистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемомуклассификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые,отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), каксоздаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другиеорганизации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организацийи ччстных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные)документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые,машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз:поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания илиутверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделенияв другое он повторно не регистрируется.Регистрация документов производится впределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания.Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основнойдеятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящейорганизации по основной деятельности, решения коллегии вышестояяей организации,акты ревизии финансово-хозяйственной деяяельности, бухгалтерские сводки, отчетыпредприятия, акты внедрения результатов научных разработок, планы работыподведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение ит.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределахкаждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводитсяв основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов.Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы поснабжению -в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии — в секретариате,распорядительные документы по основной деяяельности, подписанные руководителеморганизации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемыеим, — в службе документационного обеспеччния и т.д. Место регистрации документазакрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и втабеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичьинформационной совместимости регистрационных данных и создать условия дляперехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный составреквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, датадокумента, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовокдокумента или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержаниепоручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая записьрешения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индексдокумента-ответа, номер дела. Состав обязательных реквизитов в случаенеобходимости может быыь дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя,удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др.Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использованияоборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самойорганизацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточекопределяется ччслом справочных и контрольных карточек в структурныхподразделениях, где документ будет исполняяься и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется нарегистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваиваетсясамостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемогомассива. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются нарегистрационно-контрольных карточках установленной формы. Для регистрациидокументов могут использоваться копировально-множительные аппараты ивычислительная техника. В автоматизированной ИПС регистрация документовосуществляется с использованием машиноориентированнойрегистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательныхреквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки формируются изрегистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС всоответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующиекартотеки: справочные; контрольно-справочные; по географии поступающихдокументов; по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические(приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПСформируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинныхносителях.

3. Организация контроля за исполнением документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контрольисполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременногодоведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулированиехода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контрольосуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственныеисполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документовосуществляется по поручению руководства организации специальной службой,входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., илиспециально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других системдокументации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведетсяпо поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных дняхс даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших издругих организаций, — с даты их поступления. Сроки исполнения документов,установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах иведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФот 24.06.92 N 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальныесроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается втексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указаниюруководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта,индивидуальные — распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля послевыполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованныморганизациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольнойкарточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контролеисполненияяиспользуются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Службой контроляя осуществляются следующие операции:формирование картотеки контролируемых документов; направление карточкиконтролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурномподразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информациио ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения вкарточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей осостоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнениядокументов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятиедокументов с контроля по указанию руководителей; формирование картотекиисполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека)систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группамдокументов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах доистечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет — не реже одногораза в год, заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза вмесяц, заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней и за пять днейдо истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственнуюорганизацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе сдокументом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки.После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием датыисполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурныхподразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения или лицо,ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатахисполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одногораза в месяц.

Формирование дел — группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организацияхцентрализованно или децентрализованно. Формированием дел в структурныхподразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль заправильным формированием дел в организации и ее структурных подразделенияхосуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственнымза документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы всоответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы,относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основнымидокументами; группировать в дело документы одного календарного года, заисключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документыпостоянного и временного сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общихоснованиях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишниеэкземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

4. Хранение документов, составление номенклатуры дел

Номенклатура дел — это систематизированный переченьзаводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованногораспределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов иучета дел. Она является классификационным справочником и используется припостроении информационно-поисковой системы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную иноменклатуру дел организации. Типовая номенклатура дел составляется дляоднородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливаеттиповой состав дел с единой системой индексации в отрасли и являетсянормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный составдел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуреорганизаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Типовые ипримерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационногообеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Передутверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральнойэкспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) илиорганизации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая(примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациямигосударственной архивной службы.Номенклатура дел организации составляетсяслужбой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурныхподразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК(ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение,и утверждается руководителем организации. Организации, не сдающие документы нагосударственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭКвышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следуетруководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми иведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения. В номенклатурудел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работыорганизации. В том числе контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело,включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индексаструктурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) ипорядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле несколькихтомов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «t.i»,«т.2» и т.д.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленнымнормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземплярноменклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспеченияуправления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третийиспользуется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дели куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново вслучае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одногораза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующимипоправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1января следующего года.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятсясведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в неевносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговаязапись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записейноменклатур дел структурных подразделений. Дела организации подлежат оформлениюпри их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работпо их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующихструктурных подразделений при методической помощи и под контролемведомственного архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и поличному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивкуили переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа — заверителядела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформлениереквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются,листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного храненияоформляются по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках делпостоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяетсясоответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, внеобходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения(проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности ит.п.).Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. Вделе, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, поддатой вносится запись: «Имеются документы за… годы». На обложкахдел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние датыдокументов каждого тома (части). При обозначении точной календарной датыуказываются число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаютсяарабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарнойдаты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае, если это небудет приводить к неоднозначности толкования даты.

На обложке может проставляться карандашом по согласованию сведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.При измененииназвания организации (ее структурного подразделения) в течение периода,охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию(структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этойорганизации (структурного подразделения).Надписи на обложках дел постоянного идолговременного хранения следует производить четко черными светостойкимичернилами или тушью.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения идела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление всоответствии с приведенными выше требованияяяяяяяяяяяяо составляются описи. Надела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурныхподразделений составляют работники, ответственные за документацию, поднепосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения,на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипныедела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторскиепредложения и т.п.).

В организациях, имеющих большой объем документов по каждомуструктурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляютсяежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководствомведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями,служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовитведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. Ворганизациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включатьв опись дела за несколько лет. Описи дел по личному составу (личных дел) могутсоставляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел. Описи делсоставляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передачедел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярахописи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количествофактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел,проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел,указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов вделах.

Вместе с делами из структурных подразделений введомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки надокументы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которыевключаются в опись как отдельные единицы хранения.

Список литературы

1. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. — М., 1989.

2. Веселов П.В. Современное деловое письмо впромышленности. — М., 1990.

3. Веселов П.В. Вы — секретарь. — М., 1993.

4.Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. -М.,1961.

5.Воробьев Г.Г. Автоматизированная контора // Кибернетика:Информационные материалы. — 1986. — № 2.

6.Глушков В.М. Основы безбумажной информации. — М., 1982.

7. Государственная система документационного обеспеченияуправления: Основные положения: Общие требования к документам и службамдокументационного обеспечения. — М., 1991.

8.Единая государственная система делопроизводства:Основные положения. — М., 1975.

9. Еремченко В.А. Совершенствование документационногообеспечение управления в современных условиях // Использование принципов Единойгосударственной системы документационного обеспечения управления в работе суправленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственныхархивах. -Л., 1991.

10. Кочетков Г. Б. Автоматизация конторского труда в США:Теория и практика офиса будущего. — М., 1985.

11. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочноепособие. — М., 1991.

12. Серафимова И. В. Проблемы «офиса будущего» //США — экономика, политика, идеология. — 1984. — № 6.

13. Сокова А.Н. Архивы и управление документацией зарубежом: основные проблемы: Аналитический обзор. — М., 1989.

14. Справочник по подготовке и оформлению официальныхдокументов. — М., 1993.