Реферат: Технология работы с документами в современных условиях

Государственное Образовательное Учреждение

Областной Учебно-Методический Центр «Ориентир»

Квалификационная работа

Предмет:«Машинопись и создание документов»

Тема:«Технология работы с документами в современных условиях»

Казанцева Светлана Викторовна

Специальность: Менеджер офиса

Группа:МО-5971

Отделение: Курсовая подготовка

Руководитель: Катунина Н.Е.

ОМСК-2001г.

План-оглавление

Стр.

Введение 3-4

Глава 1. Документационное обеспечение организации 5-6

1.1. Требование к бланкам документов 7-8

Глава 2. Организация работы с документами ворганизации 9

2.1. Организация документооборота 9

2.2. Порядок работы с внутреннимидокументами 10

2.3. Утверждение документов 11-12

2.4. Регистрация и учет документов 13

2.5. Сдача дел в ведомственный архив 14

2.6. Порядок пользования документамииз архива 15

Глава 3. Документирование организационно-

распорядительной деятельности 16

Глава 4. Современное деловое письмо 17

4.1. Деловое письмо в условияхунификации 17-19

4.2. Реквизиты делового письма 20

Глава 5. Обработка отправляемых документов 21-22

Заключение 23

Библиография 24

Приложение 25

Введение

Тема организации работы с документамив современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как отправильного выбора технологии работы зависит успех вашего бизнеса. Цель даннойработы состоит в том, чтобы помочь работникам делопроизводственных служб лучшевести работу с документами.

В современных условиях для повышенияэффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, таккак всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебномдокументе.

Организация работы с документамивлияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру трудауправленческих работников. От того, насколько профессионально ведетсядокументация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

К сожалению, многие руководителипредприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления,не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостямиведения документации.

Вместе с тем, правильное составление иоформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшаяобязанность работников делопроизводственных служб.

Работа с документами должна иметьнастолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главныхпроизводственных целей предприятия.

Выбор данной темы обосновывается тем,что в современном мире большую роль играют документы и, очень важно правильноорганизовать работу с ними.

Практически любая библиотека можетпредложить вам широкий выбор литературы по данной теме.

При написании данной работы я не встретила никакихтрудностей.

Глава 1. Документационное обеспечение организации

Делопроизводство – это отрасль управленческой деятельности ворганизациях различного вида, связанная с работой над документами.

Документом может являться любаяинформация, зафиксированная на материальном носителе. Организации в процессесвоей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленныеразличными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК,кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов.

Документы организаций являютсяинформационными источниками и средством юридического доказательства.

Порядок ведения делопроизводстваопределяется инструкцией, в которой учитывается специфика работы конкретнойорганизации. Она разрабатывается на основе типовой инструкции и включает в себяправила составления и оформления документов организации, технологию работы сдокументами, образцы наиболее часто употребляемых в организации документов.

Инструкция по ведению делопроизводствавводится в действие приказом руководителя организации и является нормативнымдокументом.

В настоящее время термин«делопроизводство» все чаще звучит, как «документационное обеспечение». Такоеопределение наиболее точно очерчивает весь комплекс работ с документами ворганизации, их фиксацию, оформление, организацию работ с документами,использование и хранение.

При работе с документами необходиморуководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление,оформление и работу с управленческими документами по определенным правилам,ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающегосохранность документов.

За нарушение этих правил, должностныелица, специалисты и служащие аппарата управления несут ответственность всоответствии с действующим законодательством.

Управленческие документы по наименованию, форме исодержанию реквизитов должны соответствовать ГСДОУ (государственной системедокументационного управления), унифицированной системе документации,государственным стандартам на документацию, положению (уставу) об организации,другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

1.1. Требование к бланкам документов

Для того чтобы документ отвечал своемуназначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии сформуляром, установленным для данной разновидности документа.

Формуляр имеет обязательный наборсоставных частей документа (реквизитов), расположенных в определеннойпоследовательности.

Как правило, документы оформляют набланках. Установлены три вида бланков документов:

Ø общий бланк;

Ø бланк письма;

Ø бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк можно использовать приоформлении различных видов документов, кроме письма.

Бланки изготавливают на белой бумагеили на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм).Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее, мм:

Ø 20 – левое;

Ø 10 – правое;

Ø 20 – верхнее;

Ø 10 – нижнее.

Общий бланк включает в себя следующиереквизиты:

Ø государственный герб РФ;

Ø герб субъекта РФ;

Ø эмблема организации или товарный знак (знакобслуживания);

Ø наименование организации.

Бланк служебного письма состоит изследующих реквизитов:

Ø государственный герб РФ;

Ø герб субъекта РФ;

Ø эмблема организации или товарный знак (знакобслуживания);

Ø код организации;

Ø наименование организации;

Ø справочные данные об организации.

Бланки конкретного вида документа,кроме письма, включают в себя реквизиты:

Ø государственный герб РФ;

Ø герб субъекта РФ;

Ø эмблема организации или товарный знак (знакобслуживания);

Ø код формы документа;

Ø наименование организации;

Ø наименование вида документа;

Ø место составления или издания документа.

Глава 2. Организация работы с документами в организации

Организация работы с документами ворганизации включает в себя рациональный документооборот, созданиеинформационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачув ведомственный архив.

2.1. Организация документооборота

Документооборот – это движение в организации с момента их созданияили получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованныйдокументооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота,сокращения количества и повышения качества документов, создания условийприменения современных технических средств обработки документной информации,повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ, установлены изакреплены единые требования к организации работы со всеми документами ворганизациях.

Документы организаций можно разделитьна три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждойгруппы имеет свои особенности.

2.2. Порядок работы с внутренними документами

Внутренние документы составляются,оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя заего пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же,как и с исходящими документами:

Ø составление проекта документа исполнителем;

Ø проверка правильности оформления проекта документасекретарем;

Ø согласование проекта документа;

Ø подписание документа руководителем (в необходимыхслучаях – утверждение);

Ø регистрация документа (при повышенных требованияхк обеспечению сохранности или их общих объемах).

На этапах исполнения и завершения работ свнутренними документами порядок операций такой же, как и с входящимидокументами:

Ø передача документа исполнителю (копированиедокумента при наличии нескольких исполнителей)

Ø контроль исполнения документа;

Ø исполнение документа;

Ø проставление отметки об исполнении;

Ø подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутреннимидокументами являются: использование в справочно-информационной работе иопределение сроков хранения. В результате решения экспертной комиссиипредприятия внутренние документы подлежат дальнейшему использованию всправочно-информационной работе, передаются в архив уничтожения.

2.3. Утверждение документов

Документ приобретаетюридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаютсясоответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входитрешение вопросов, изложенных в этих документах.

Утверждение документовпроизводится двумя способами: проставлением грифа утверждения или проставлениемподписи.

В состав грифа утверждениявходят слово «утверждаю, наименование должности, личная подпись,расшифровка, дата. Утверждение документов может происходить одним должностнымлицом или изданием какого-либо правового акта. Гриф проставляется в верхнемправом углу титульного листа документа.

УТВЕРЖДАЮ

Директор лицея

»Дон — Текс"

___________Т.К.Черепнева

подпись

11.08.97 г.

УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания педсовета

№ 187 от 13.04.97 г.

В состав реквизитаподпись входит наименование должности подписывающего лица, личная подпись и еерасшифровка. Подпись оформляется от начала строки.

Директор ______________ Т.К. Черепнева

Если документподписывается лицами одинаковых должностей, их подписи располагаются наодинаковом уровне.

Директор Директор

средней школы № 35 среднейшколы № 38

____________ Т.М. Иванов ____________А.М. Петров

Если документподписывается лицами разных должностей, их подписи располагаются в порядке убывания.

Директор _________________ И.О.Ф.

Гл. бухгалтер _________________ И.О.Ф.

Завуч _________________ И.О.Ф.

При подписании документакомиссией не учитываются занимаемые ее членами должности, а их подписирасполагаются в алфавитном порядке.

Председатель _________________ И.О.Ф.

Члены комиссии _________________ А.

________________ Б.

_________________ В.

Если во время подписаниядокумента отсутствует должностное лицо, указанное в проекте документа, то имеетправо подписать документ его заместитель или исполняющий обязанности. В такомслучае перед наименованием должности проставляется «и.о.».Категорически запрещается проставлять перед наименованием должности косую чертуи предлог «за». В подписанные документы вносить какие-либо измененияи дополнения без разрешения лица, подписавшего документ, запрещается.

2.4. Регистрация и учет документов

Движение документов с момента ихполучения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки илисдачи в дело образуют документооборот организаций. Порядок движения документовв организации закрепляется в схемах прохождения документов, которыеразрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаютсяруководством организации. При функционировании системы автоматизированнойобработки информации, в схемы должны быть включены вычислительные центры и всепункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота вусловиях применения средств вычислительной техники должна обеспечиватьсовместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

2.5. Сдача дел в ведомственный архив.

Сдача дел введомственный архив из структурного подразделения производится по графику,который составляется работником архива и согласовывается с руководителямиструктурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постояннымсроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу,сдаются в архив по описи.

Дела принимаются работником ведомственногоархива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоихэкземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждогодела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами ипрописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров.Подзаверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываютсяв архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров,корешками на обе стороны.

Дела временного хранениядо 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как вомногих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранениеэтих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением доистечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленномпорядке /акт уничтожения/.

Секретарем организациичерез 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф,который образует начало будущего архива.

2.6. Порядок пользования документами из архива

1. Для получениядокументов для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителяпредприятия.

2. Категорическизапрещается делать на документах пометки, загибать листы, снимать копии безразрешения руководителя, переводить чертежи через кальку.

3. Сотрудникам,работающим в данной организации, документы выдаются под расписку без права выноса за пределы учреждения.

4. Документы пописьменным запросам выдаются доверительным лицам по доверенности.

5. При снятии копии сдокумента, который находится в архиве, на подлиннике проставляется, когда икому была выдана копия.

6. Лица, работающие сдокументами архива, несут полную ответственность за сохранение документов. В случаенарушения — привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

Глава3. Документирование организационно-распорядительнойдеятельности

Деятельность всех учрежденийфиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, втом числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к «Основнымприложениям» Единой государственной системы делопроизводства, а видыраспорядительных документов рассмотрены в «Юридическом энциклопедическомсловаре». В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актамиорганов государственной власти и государственного управления, положениями,уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органызаконодательной и исполнительной власти РФ издают следующие документы: решения,указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. Натерритории краев и областей издаются в районных (городских) администрациях.

Глава 4. Современное деловое письмо

4.1. Деловое письмо в условиях унификации1

Официальное письмо – один из важнейшихканалов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Черезписьмо ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения междупредприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождаю материальные ценности впути и так далее.

Несмотря на наличие современныхсредств связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и тому подобного, — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако, диапазонуправленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко небеспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количествописем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления,вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализсовременной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческихработников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письмазатрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должнозанимать не более страницы. Авторы, изданного в 70-е годы в США подруководством канцелярии Белого Дома сборника «Простые письма», считают, чторасточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя неучитывать того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал длячтения, а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Очень важно, чтобы текст официальногописьма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимостиофициальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, чтои язык беззаконий. «Всегда во все века однозначность языка деловой бумаги,строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограниченияпроизвола власти. Еще в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовалвведения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумагеустановлений и правил также было главным требованием средневековых восстаний.Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались точностьформулировок, доскональное соблюдение формы, иначе документ терял юридическуюсилу».1

Сегодня во многих странах активноидет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработанкодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния».Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, чтообусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении.Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационнойдеятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюцииделового американского письма служит убедительным доводом в пользу того, чтовесь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что еговыражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправдано.

Унификация затрагивает все уровни иаспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуациюи стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные,а групповые интересы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний итак далее, практически во всех странах письма сегодня составляют чаще всего отимени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения вделовой переписке в сфере промышленности и торговли имеет социальную базу,коллективный характер производственных отношений. Технической его базойявляется, как уже отмечалось, компьютеризация.

4.2. Реквизиты делового письма

ü Государственный герб (для государственныхпредприятий);

ü эмблема организации;

ü код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанскойпереписки), если он есть;

ü код документа по ОКУР (если он есть);

ü наименование организации (полное или сокращенное);

ü почтовый и телеграфный адреса;

ü номер телефона;

ü номер факса, телетайпа;

ü номер счета в банке;

ü дата;

ü индекс документа;

ü ссылка на индекс и дату входящего документа;

ü адресат;

ü заголовок к тексту;

ü текст;

ü подпись;

ü фамилия и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинисткии количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официальногописьма называется формуляром. Реквизиты (1) — (9) печатаются, как правило,типографическим способом.

Официальное письмо являетсяединственным документом, на котором не ставится название его вида. Всеостальные документы имеют названия, например: «Приказ», «Акт», «Решение»,«Докладная записка».

Глава 5. Обработка отправляемых документов

Отправляемые предприятием документыназывают исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующихопераций (см. приложение):

Ø составление проекта документа исполнителем;

Ø проверка правильности оформления проекта документасекретарем;

Ø согласование проекта документа;

Ø подписание документа руководителем (в необходимыхслучаях – утверждение);

Ø регистрация документа;

Ø отправка документа адресату;

Ø подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документасоставляется исполнителем, правильность его составления проверяетсясекретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двухэкземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одномэкземпляре.

В ряде случаев проект исходящегодокумента должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такоесогласование оформляется визой.

Руководитель предприятия вправе внестиизменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработкуисполнителю.

После подписания руководителем двухэкземпляров, исходящий документ передается секретарю-референту или работникуслужбы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируютсяв «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документовтребуются следующие данные:

Ø номер документа, включающий номер дела;

Ø адресат (корреспондент);

Ø краткое содержание или заголовок;

Ø отметка об исполнении (запись о решении вопроса,номера документов-ответов);

Ø исполнитель;

Ø примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документуномера, необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом наобоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот жедень отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма иединственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Заключение

Итак, совершенствование управленияпроизводственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации иэффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколькорационально поставлено делопроизводство в учреждениях и на предприятиях.

Я считаю, что данная тема оченьинтересна для моей будущей профессии. В использованной мною литературесодержится методический материал по двум неразрывно связанным документаммеханизма управления. Первый – это сами документы, второй –делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов,контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу.

Я бы хотела посоветовать всемработникам делопроизводственных служб — лучше ознакомляться с технологиейработы с документами в современных условиях, это им, безусловно, поможет впроцветании предприятия, в котором они работают.

Библиография

1. Курс делопроизводства:Документационное обеспечение управления. Кирсанова М.В. Учебное пособие.-2-еизд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998г.

2. Справочник поделопроизводству. Под ред. Павлова К.С. Практическое пособие. – 2-е изд. – М.:Приор, 1999г.

3. Документационное обеспечениедеятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. – М.: Ассоциацияавторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999г.

4. “Бизнес-план: отечественный изарубежный опыт. Современная практика и документация. Попов В.М. – М.: Экмос,1998г.

5. . Проектирование баз данных впримерах и задачах Гусева Т.И., Башин Ю.Б.-М.: “Радио и связь”,1992

Приложение (Блок-схема работы с исходящимидокументами)

Составление проекта

/>/>исходящего документа

/>/>/> Проверкаправильности

оформления проекта документа

/>/>/> Согласование проекта документа

/>/>/>Подписание руководителем

/>/>/>Регистрация документа

/>/>/>Простановка номера на

документе