Реферат: Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

--PAGE_BREAK--Определение    содержания   аудиторской  деятельности термином   «проверка»   не   нуждается  в  дополнительном   разъяснении.  Все   отношения,   возникающие   между   аудиторскими   организациями  и   их  клиентами,   регулируются   Гражданским   кодексом  Российской  Федерации. В основе   составления    финансовой  отчётности  лежат   данные  бухгалтерского    учёта.   Частными   объектами   аудиторских   проверок  могут    быть   в   числе    прочих    платёжно – расчётная   документация,   налоговые   декларации,   другие   финансовые   обязательства   и   требования. 
Исходя   из   классификации аудита по признаку   инициаторов   проверки   он  может    быть  обязательным (в случаях,  предусмотренных    законодательством),  и   инициативным (проводимым   по  желанию   организации). 

При   обязательном   аудите    объектом   проверки   является    установление   достоверности    бухгалтерской   отчётности.  При  инициативном     аудите      объект    проверки   определяется   договором   между   аудиторской    организацией    и   инициатором   проверки.   Причём      «обязательным      аудит   может   стать   только   на   основе    закона,    и   соответственно,   чёткие   критерии    отнесения  хозяйствующих   субъектов   к  группе  организаций,   подлежащих   обязательному    аудиту,   должны   быть   закреплены  законодательно»[1].
1.1 
Цели,  задачи   и   объекты  аудита  в операциях по  расчётам  с подотчётными  лицами

 

Целью   аудита  является   установление  соответствия   применяемой    в     организации     методики  учёта   и   налогообложения   операций  по  расчётам  с  подотчётными  лицами,  включая  операции   в   иностранной  валюте  нормативным  документам,   действующим  в Российской   Федерации   в  проверяемом   периоде  для  того,   чтобы   выявить    имеющиеся   ошибки   или  нарушения   и   степень  их   влияния  на  достоверность   бухгалтерской  отчётности.

Основными  задачами  аудита  являются:

·        Проверка правильности документального  оформления операций по расчётам  с подотчётными  лицами;

·        Оценка  состояния  синтетического  и  аналитического  учёта  расчётов  с подотчётными  лицами;

·        Оценка  полноты  и  правильности  отражения  расчётов  с подотчётными  лицами в учётных  регистрах  и отчётности;

·        Проверка  соблюдения организацией налогового законодательства  по операциям, связанным с расчётами с подотчётными лицами.
Исходя из целей, стоящих  перед  аудитором,  и   задач,  решаемых  им   в ходе  проверки,  объектами  аудита  в операциях  по  расчётам  с  подотчётными  лицами, включая  расчёты  в  иностранной  валюте  являются:
Объекты аудита по  расчётам с подотчётными лицами              Таблица 1



Формы бухгалтерской отчётности, в которых приведен показатель

Показатели

Форма № 1 «баланс»

Наименование

Номер счёта, субсчёта

Номер строки

Номер графы

1. Дебиторская задолжен- ность по расчётам с подот- чётными  лицами

71 «Расчёты с подот- чётными лицами»



246



3,4

2. Кредиторская задолжен- ность по расчётам с подот- чётными лицами

71 «Расчёты с подотч- четными лицами»



628



3,4
    продолжение
--PAGE_BREAK--




Подотчётными суммаминазываются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия на мелкие административно – хозяйственные и операционные  расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчётами, а также на расходы  по командировкам.  Расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии, поэтому этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоёмким, несмотря на то, что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.

Аудит расчётов с подотчётными лицами осуществляется сплошным методом. Состав первичных документов по расчётам с подотчётными лицами с одной стороны сравнительно узок -  это авансовые отчёты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчётам, чрезвычайно разнообразен, так как расчёты с подотчётными лицами связаны со многими другими разделами учёта, например операциями по кассе, расчётами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и др., и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчёты с документами по другим разделам учёта.

Основными документами, которые необходимо полвергнуть изучению при проверке расчётов с подотчётными лицами, являются:

·        авансовые отчёты;

·        журнал регистрации авансовых отчётов;

·        приказы о направлении сотрудников  командировку;

·        список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

·        сметы представительских расходов ;

·        приказы об утверждении смет представительских расходов.

Операции по расчётам с подотчётными лицами находят отражение  в следующих   регистрах  синтетического учёта и отчётности:

·        бухгалтерский баланс (форма №1), (строка баланса 246 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев);

·        отчет о движении денежных средств (форма №4);

·        Главная книга;

·        журнал – ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учёт расчётов с подотчётными лицами, иные регистры аналитического и синтетического учёта расчётов с подотчётными лицами по счёту 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

 
1.2. Основные нормативные документы, используемые при  проведении аудита



№ п\п
Наименование нормативного документа
1.

План счетов бухгалтерского учёта и Инструкция по его применению (Приказ МФ РФ № 94н от 31.10.2000г)



2.

Налоговый кодекс Российской Федерации (гл.21,23,24,25)



3.

Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ России № 62 от 25.06.1997 г) (ред. От 20.08.2002г)



4.

Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации (Приказ МФ РФ № 49н от 06.07.2001г) (ред. № 91н от 09.11.2001г)



5.

Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран ( утв. Приказом Минфина РФ № 15н от 04.03.2002г).




1.3           
 Вопросы для подготовки программы и плана аудиторской проверки расчётов с подотчётными лицами

 Для   того,    чтобы   грамотно   и    в полном  объёме осуществить    аудиторскую   проверку расчётов с подотчётными лицами,    необходимо   предварительно      составить   план  и программу    проведения       этой     проверки.   Для     этого     определяют     круг       вопросов,     которые     должны   быть  изучены  и    проанализированы      в     ходе     проверки.     При  проверке  расчетов  с подотчётными  лицами  целесообразно  использовать   вопросник.

 

№ п\п


Вопрос



Информация или документ, который следу –ет запросить

Назначаемая аудиторская

Процедура

Но- мер вы – вода

1.

Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утверждённый приказом по предприятию

Список лиц, кото- рым разрешено выдавать  деньги на хоз. нужды

«Подотчёт 1.1.1»

 1



2.

Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчёт суммам

Журнал – ордер №7

«Подотчёт 1.1.2»

2

3.

Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников кв командировки

Письменные распоряжения руководителя

«Подотчёт 2.1.2»

3

4.

Облагаются ли налогом на доходы физических лиц суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия

Приказх руководителя о  возмещении

«Подотчёт 2.2.1»

4

5.

Организован ли аналитический учёт командировочных расходов в пределах   и сверх норм для целей налогообложения



«Подотчет 2.1.5»

5

6.

Организован ли аналитический учёт представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения



«Подотчёт 4.1.2»

6


 В случае отрицательных ответов  по результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику аудитор может сделать выводы:

1.           Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2.           В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ   лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчёт, выдаются новые авансы.

3.           Приказы о направлении работников в командировки не оформляются, при этом следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4.           В нарушение гл. 23 (ст. 217) и 24(ст. 238) НК РФ суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются налогом на доходы физических лици единым социальным налогом.

5.           В нарушение  гл. 21 (ст.171), гл. 23 ( ст.217), 24 (ст.238) и 25 (ст.264) НК РФ для целей налогообложения учёт командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведётся.

6.           В нарушение гл. 21 ( ст. 171) и 25 (ст. 264) НК РФ для целей налогообложения учёт представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведётся.

 При    проверке    расчётов  с подотчётными лицами применяются   практически   все   методы   получения аудиторских доказательств,   но   к    различным   объектам  контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.  По   результатам   опроса   у аудитора складывается определённое   мнение   о   состоянии    расчётов с подотчётными лицами   на   предприятии   и   оказывается    сформированным    план    и программа   проведения   их  проверки.   Также   намечается   состав процедур   аудиторской  проверки.
1.4           
 Программа аудиторской  проверки
    продолжение
--PAGE_BREAK--В программу для  проверки  аудитором могут  быть  включены  следующие  вопросы: 
 

1.     Аудит тождественности показателей бухгалтерской  отчётности и регистров  бухгалтерского учёта.

2.     Аудит оформления первичных учётных документов по учёту расчётов с подотчётными лицами.

3.     Установление объема и состава документов, подлежащих проверке в соответствии с установленной материальностью и рабочим  планом проверки.

4.     Проверка правильности проведения инвентаризации расчётов с подотчётными лицами.

5.     Проверка соответствия записей по выдаче, использованию и возврату подотчётных сумм данным  журнала – ордера №7 или другого учётного регистра по счёту 71.

6.     Установление фактов выдачи денежных средств под отчёт при наличии остатка неиспользованного предыдущего аванса и проверка своевременности возврата неиспользованных подотчётных сумм.

7.     Проверка наличия приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчёт.

8.     Проверка соблюдения сроков, на которые выдаются авансы на операционно – хозяйственные расходы.

9.     Аудит правильности отнесения на себестоимость операционно – хозяйственных расходов из подотчётных сумм и оприходования приобретённых через подотчётных лиц материальных ценностей.

10.Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретённым материальным ценностям, оплаченным работам и услугам через подотчётных лиц.

11.Аудит правильности отнесения на себестоимость расходов по командировкам, в том числе ведение раздельного учёта произведённых затрат в соответствии с установленными нормами и сверхнормативных расходов.

12.Аудит правомерности включения в совокупный доход работников для целей налогообложения сумм, превышающих расходы в пределах установленных норм (кроме сверхнормативных расходов по найму жилого помещения), а также расходов на личные нужды.

13.Проверка правильности расчётов с лицами, не работающими в организации, по служебным поездкам за счёт проверяемой организации.

14.Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по транспортным документам, счетам гостиниц, за пользование постельными принадлежностями.

15.Проверка правильности ведения раздельного учёта расходов с подотчётными  лицами в валюте и параллельно в рублях.

16.Аудит правильности учёта курсовых разниц по расчётам с подотчётными лицами в иностранной валюте.

17.Проверка правомерности получения в банке валюты на командировочные расходы через уполномоченные организации, своевременности и полноты её оприходования и выдачи под отчёт.

18.Проверка своевременности и полноты возврата неизрасходованной валюты в кассу организации и её зачисления на текущий валютный счёт.   

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчётов с подотчетными лицами для аудитора служат:

·        отсутствие на предприятии утверждённого приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчёт;

·        несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчёт;

·        отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы;

·        несоблюдение установленных учётной политикой предприятия или отдельным приказом руководителя сроков отчёта о полученных суммах и возврата остатков неизрасходованных подотчётных сумм;

·        задолженность подотчётных лиц, не погашенная в установленные сроки;

·        списание просроченной задолженности подотчётных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия;

·        отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к отчётам;

·        отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчёты;

·        выдача денег под отчёт лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность   за   ведение    учёта   расчётов   с подотчётными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.
1.5           
 Документы и формы отчётности, используемые  при аудите

При проведении операций по расчётам с подотчётными лицами аудитор может получать необходимую информацию из следующих источников:

1.          Типовые формы первичной  учётной документации, используемые в расчётах с подотчётными лицами:

·        авансовый отчёт;

·        командировочное удостоверение;

·        журнал учёта работников, выбывающих в командировки;

·        журнал учёта работников, прибывающих в командировки;

·        инвентаризационная опись  по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами»;

2.          Учетные регистры, используемые для отражения хозяйственных операций по учёту расчётов с подотчётными лицами, включая расчёты в иностранной валюте.

3.          Прочие документы и учётные регистры:

·        приказы на направление работников в командировки;

·        первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению;

·        приказ об установлении круга лиц операционные расходы;, которым предоставлено право получать деньги под отчёт на хозяйственно – операционные расходы;

·        приказ об установлении повышенных норм командировочных расходов;

·        договоры гражданско – правового характера с лицами, выезжающими в служебные поездки за счёт проверяемой организации;

·        акты закупок материальных ценностей у физических лиц;

·        контракты с иностранными партнёрами, договоры;

·        письма – приглашения;

·        учётная политика организации;

·        Главная книга или иной обобщающий регистр бухгалтерского учёта.




 

1.6           
  Методика и основные этапы  проведения  аудиторской проверки

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определённый набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчётные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трёх дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчётных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчётного лица и.с учётом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу подотчётного лица. При установлении необоснованного списания задолженности с подотчетного лица без предоставления оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, подотчётные суммы, не удержанные из заработной платы подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников и  облагаются единым социальным налогом.

Основные этапы проведения аудиторской проверки:
1.    
Ознакомительный
этап включает:

·          изучение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчёт на хозяйственно – операционные расходы;

·          проверка наличия журналов учёта работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки;

·          проверка наличия в учётной политике или других распорядительных документах сроков, на которые выдаются авансы, периодичности и сроков проведения инвентаризации расчётов;

·          установление объёма и состава документов, подлежащих проверке в соответствии с установленной материальностью и рабочим планом проверки.

На этом этапе проводится изучение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчёт на хозяйственно – операционные нужды, проверка наличия журналов учёта работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки, проверка наличия установленных сроков на которые выдаются авансы, периодичности и сроков проведения инвентаризации расчётов и т.д.

2.    
Основной этап включает:

·        аудит тождественности показателей бухгалтерской отчётности и регистров бухгалтерского учёта;

·        аудит оформления первичных учётных документов по расчётам с подотчётными лицами;

·        проверка правильности проведения инвентаризации расчётов с подотчётными лицами;

·        проверка соответствия записей по выдаче, использованию и возврату подотчётных сумм данным журнала – ордера № 7 или другого учётного регистра по счёту 71;

·        установление фактов выдачи денежных средств под отчёт при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса;

·        проверка своевременности возврата неизрасходованных подотчётных сумм, выданных на командировочные и операционно – хозяйственные расходы;

·         аудит правильности отнесения на себестоимость операционно –  хозяйственных расходов из подотчётных сумм и оприходования приобретённых через подотчётных лиц материальных ценностей;

·        аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретённым материальным ценностям, оплаченным работам и услугам через подотчётных лиц;

·        аудит правильности отнесения на себестоимость на себестоимость расходов по командировкам, учёт произведённых затрат в соответствии с установленными нормами и сверхнормативных расходов;

·        аудит правомерности включения в совокупный доход работников для целей налогообложения сумм, превышающих расходы в пределах установленных норм, а также расходов на личные нужды;

·        проверка правильности расчётов с лицами, не работающими в организации, по служебным поездкам за счёт проверяемой организации;

·        аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по транспортным документам, счетам гостиниц, за пользование постельными принадлежностями;

·        проверка   правильности  ведения    раздельного учёта расчётов с подотчётными лицами в валюте и параллельно в рублях;

·        аудит правильности учёта курсовых разниц по расчётам с подотчётными лицами в иностранной валюте;

·        проверка правомерности получения в банке валюты на командировочные расходы через уполномоченных организации, своевременности и полноты её оприходования и выдачи  в подотчёт;

·        проверка своевременности и полноты возврата  неиспользованной валюты в кассу организации и её зачисления на текущий валютный счёт.
3.    
Заключительный этап
предусматривает:

·        формирование пакета документов, передаваемых другим аудиторам для последующего анализа и обработки;

·        составление аудиторского отчёта и представление его совместно с рабочей документацией руководителю группы.
Выявленные в ходе проверки нарушения и возможное их влияние на достоверность бухгалтерской  отчётности из рабочих документов аудитора переносятся в отчётный документ, составляемый по форме  № ОД — 1 (ПЛ) «Проверка правильности проведения инвентаризации расчётов с подотчётными лицами».
1.7           
 Типичные ошибки при проведении аудита
Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчётов с подотчётными лицами – могут быть классифицированы следующим  образом:

1.     Нарушения порядка выдачи подотчётных сумм

1.1    Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым могут выдаваться деньги на хозяйственно – операционные расходы.

1.2    Выдача денежных сумм из кассы под отчёт лицам, не являющимися работниками предприятия.

1.3    Выдача денег под отчёт лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

1.4    Несоответствие фактического расхода подотчётных сумм целям, на которые они были выданы.

1.5    Списание подотчётных сумм за счёт  собственных средств предприятия.

2.     Нарушения при оформлении командировочных расходов.

2.1    Отсутствие приказов о направлении сотрудников в командировку.

2.2    Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.

2.3    Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.

2.4    Отсутствие приказов или распоряжений об оплате суточных сверх установленных норм.

2.5    Отсутствие аналитического учёта командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.

3.     Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов.

3.1    Нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм.

3.2    Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.

4.     Нарушение порядка  учёта представительских расходов.

4.1    Отсутствие аналитического учёта представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

5.     Нарушение порядка ведения синтетического учёта расчётов с подотчётными лицами.

5.1    Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчётов с подотчётными лицами.

5.2    Неправильное выведение остатков на конец отчётного периода.

5.3    Несоответствие записей в авансовых отчётах и журнале – ордере № 7 «Расчёты с подотчётными лицами» или других регистрах.

    продолжение
--PAGE_BREAK--