Реферат: Классификация и кодирование функций в системе управления предприятием

--PAGE_BREAK--
1.3Основы декомпозиции системы управления

Процесс управления происходит в результате движения разнооб­разной управленческой информации. Следовательно, совершенство­вание управления должно происходить при улучшении информацион­ного обеспечения. Для оптимизации движения информации (информа­ционных потоков) необходимо ее упорядочение на основе классификации. Требуется установить или выбрать некоторую едини­цу информации, которую затем уже использовать как неделимый эле­мент классифицируемого множества. В качестве возможных таковыми являются:

1.     показатель как минимальная единица информации;

2.      управленческая задача как элементарный акт управления на любой его стадии и в любой фазе цикла;

3.     управленческий документ как документированная информация, в большинстве случаев являющийся конечным результатом выполнения какой-либо управленческой задачи.

При совершенствовании управления потребуется классификационная группировка каждого из этих элементов, а, следовательно, необходима разработка классификаторов для показателей, задач и документов.

Показатели   являются  наименьшими  из  возможных  элементов — объектов классификации, используются при построении информационных моделей управления и при описании информационных потоков. В теории управления существуют следующие определения:

— показатель — 1) контролируемый параметр системы; 2) наимень­шая единица данных, имеющая смысловое значение и содержащая количественную или качественную характеристику объекта;

— показатель в документе — совокупность реквизита-признака и реквизита-основания. Обычно под показателем понимают количествен­ное значение (число) с набором идентифицирующих его качественных признаков, причем таких признаков может быть несколько.

Эта единица информации очень хорошо, но слишком подробно иллюстрирует процесс управления, и потому применяется при совершенствовании управления лишь для локальных решений, в частности, при упоря­дочении информации в информационных потоках и при формировании исходных или выходных данных управленческих задач для оценки ее не­обходимости и достаточности на определенном уровне компетенции. В то же время кодирование этих единиц информации давно уже получило широкое распространение, для чего созданы общеотраслевые и общепро­мышленные классификаторы.

Управленческие задачи — это реальный элемент управления, присутствующий повсеместно, во всех звеньях и подразделениях, нуждающийся в упорядочении и взаимоувязке.

К сожалению, до сих пор нет четкого определения этого понятия и единого мнения о границах управленческих действий, которые следовало бы называть «задачей управления». Так, задачей может считаться выяв­ление одного, отдельно взятого, показателя (минимальный уровень) или комплекс вопросов, связанных с приложением какой-либо функции управления к определенной области деятельности. Тем не менее задачи, а также деловые процедуры являются основой моделирования управления при построении функциональных моделей так, чтобы их выбор в качест­ве одного из объектов классификации был бы вполне оправдан.

Большинство управленческих действий, в том числе и тех, что заключаются в подготовке и являются итоговым актом решения управленческих задач документируется, т. е. готовятся различные документы, отражающие практически все аспекты управленческой деятельности.

До
кумент — материальный объект, содержащий информацию в фиксированном виде и предназначенный для того или иного управленческого действия при выполнении определенной функции в процессе под­готовки, принятия и осуществления управленческого решения: учета (учетный документ), анализа (аналитический документ), нормирования (нормативный документ), планирования (план), контроля (контрольный документ) и др.

Определения, свойства, формы и разновидности документа хорошо известны, кроме того он почти всегда имеет правовую, административную, учетную, плановую, нормативную или любую другую функционально-управленческую силу. Использование документов при построении функциональных моделей вместо управленческих задач, как правило, придает этим моделям большую четкость, причем они становятся иллюстрациями, фрагментами общепроизводственного документооборота.

Информатизация управления требует классификации управленческих задач, использования классификаторов производственно-хозяйственных показателей и классификаторов управленческой документации.

Декомпозиция проводится по определяющим признаки классифика­ции координатным осям, в качестве которых обычно принимаются: функ­ции управления; области деятельности (области управления); объекты управления; уровни (ранги) управления; виды задач управления и др.

1.4. Области деятельности (области управления)

Области, в которых происходит управленческая деятельность при выполнении всех функций, во многом определяются структурой и спецификой объекта управления, особенностями соответствующей отрасли предприятия.

В самом общем виде можно дать следующее определение области управления (области деятельности) — это специфические области производственно-хозяйственной и социальной деятельности, охватывающие производство продукции, работ и услуг; эксплуатацию производственных и непроизводственных объектов, включая землепользование; все виды экономической работы; различные аспекты финансовой деятельности; все виды снабжения, в том числе материально-технического; различные виды технического, санитарного, архитектурно-планировоч­ного и юридического надзора; социальное обеспечение и защиту насе­ления.

Поскольку круг этих областей очень широк и не может быть достаточно подробно описан в одной координатной оси, для областей управления применяется ступенчатая классификация: сначала называются наиболее крупные, агрегированные области деятельности, которым присваивается 1-й порядок; каждая из областей 1-го порядка расшифровывается — обра­зуются области 2-го порядка; при необходимости производится дальней­шая детализация — возникают области деятельности 3-го, 4-го и после­дующих порядков.

Если при выборе координатных осей для декомпозиции системы управления ограничиться лишь двумя их них — функциями и областями (в этом есть практический смысл, поскольку трехмерную — объемную — декомпозицию трудно изобразить, а четырехмерную и более даже трудно наглядно представить), то можно получить двухмерную таблицу матрицу управления (табл.1).

Таблица 1. Таблица-матрица управления энергетической системой(декомпозиция системы управления по функциям и областям l-го порядка).


Области управления

Функции управления

Организация (руководство)

Перспективное планирование

Текущее планирование

Операционное планирование

Опер. контроль и регулирование

Оперативный учет

Бухгалтерский и статистический учет

Анализ деятельности

Нормирование

0.Общее управление



















1.Баланс энергии



















2.Баланс мощности (эксплуатации)





















3.Баланс мощности (развитие)



















4.Труд, кадры, заработная плата



















5.Материально-техническое снабжение



















6.Себестоимость



















7.Финансы и сбыт



















8.Присоединение и надзор



















9.Техническая подготовка производства





















Как видно из табл. 1, в ее ячейках-клетках, образующихся на пересечении функций и областей управления, содержатся обширные и сложные комплексы управленческих задач. Наименование каждого такого комплекса соответствует функциям и областям, на пересечении которых он находится. Например, «Текущее планирование баланса энергии», «Оперативное планирование баланса мощности при эксплуатации», «Нормирование финансовой и сбытовой деятельности» и т.п.

Каждый такой комплекс для достижения достаточной степени подробности можно опять подвергнуть классификационному расслоению, возможно, неоднократному, прежде всего по областям управления 2-го порядка, а также по объектам, уровням управления и другим координатным осям, принятым при декомпозиции.

Комплекс управленческих задач — элементарная часть системы управления (элементарная функция); содержит взаимосвязанный комплекс задач при выполнении одной из управленческих функций, локализуемой в определенной области деятельности (функциональная подсистема); может относиться к разным объектам и разным уровням управления, но в большинстве случаев эта работа выполняется в одном (или одноименном) управленческом подразделении (управленческая подсистема).

Таблица-матрица (табл. 1) представляет собой информационное поле управления, руководствуясь составом которого можно построить наиболее удачную систему управления. Руководящим принципом при этом должно стать оптимальное распределение комплексов управленческих задач (управленческих подсистем) между структурными подразделениями, построение рациональной организационной структуры.

1.5. Функции управления и их кодирование

Функция управления — это особый вид работ, однородных по сво­ему назначению и обеспечивающих функционирование системы управле­ния, выполнение всех этапов управленческого цикла подготовки, приня­тия и осуществления управляющего решения для достижения постав­ленной цели, а именно:

1)руководство работами во всех фазах цикла;

2) организацию информации, циркулирующей по всему циклу;

3) учет, т. е. сбор сведений о состоянии управляемого объекта;

4) анализ учетной информации как одно из условий подготовки управленческого решения;

5) нормирование различных показателей, выработка их эталонных значений для сравнения при анализе и для последующего планирования, а также отбор критериев для выбора оптимального управленческого ре­шения;

6) планирование как акт реализации принятого решения, включая организацию его выполнения;

7) контроль исполнения и регулирование процесса осуществления управленческого решения — завершение одного цикла управления и на­чало другого;

8) учет, т.е. сбор сведений о новом состоянии управляемого объекта после осуществления управленческого решения и т.д.

Перечень функций управления по-разному формируется в различных руководящих документах и в работах специалистов. Если рассмотреть «максимальный вариант» такого перечня, получим следующий классифицированный состав известных функций управления: организация, учет, анализ, нормирование, планирование, контроль, регулирование.

Функция «организация» употребляется в качестве широкого, емкого термина, относящегося ко всей управленческой, распорядительной деятельности.

Организация включает подфункции:

·                   руководство, осуществляемое административно-распорядительными, социально-психологическими, социально-политическими (идеологическими) и преимущественно экономическими методами;

·                   организация взаимоотношений в процессах произ­водства и управления, т. е. в управляемой, управляющей системах и при взаимодействии между людьми, имея в виду их экономическую заинтересованность в наиболее эффективном совместном труде;

·                   организация информации во всех фазах и на всех про­межуточных стадиях единого цикла управления при подготовке, приня­тии и осуществлении управленческого решения.

Учет представляет собой сбор информации о состоянии управляемо­го объекта и управляющей системы в их разных подразделениях на раз­личных стадиях производственных и информационных процессов для це­лей управления во всех фазах управленческого цикла. Существуют сле­дующие виды учета:

o             оперативный учет, т. е. сбор информации на оперативный момент времени, который в разных отраслях определяется по-разному— от мгновения (долей секунды) до суток;

o             статистический учет и отчетность, которые точ­нее следует определить как текущие, поскольку они призваны отражать состояние всей системы в текущий момент, границы которого также определяются по-разному — от суток или месяца, но всегда до года; суще­ственным обстоятельством этой подфункции управления является нали­чие заявленной в названии отчетности, т.е. статистической (текущей) ин­формации, почти всегда документированной;

o             бухгалтерский учет, который вместе с бухгалтерским анализом хозяйственной деятельности образует комплекс управленческих работ, выполняемых по устоявшейся и хорошо отработанной методике.

Анализ представляет собой расчленение исследуемого объекта, предмета или явления на составные части, изучение этих частей и сравнение с эталонами, нормативами для определения направлений совершенствования изучаемого объекта; обычно проводится (или должен проводиться) по технико-технологическим и экономико-организационным критериям во всех производственных и управленческих подразделениях в основном для выработки управленческого решения.

Нормированием называют процесс определения какой-либо нормы (лат. norma
— руководящее начало, правило, образец), представляю­щей собой узаконенное установление, признанный обязательным поря­док. В производственно-хозяйственной деятельности под нормировани­ем понимают научно-техническое обоснование расхода какого-либо ресурса (сырья, материалов, энергии, трудозатрат, финансов и т.п.) для производства единицы продукции или работы, в том числе и работ управления. Словесное определение нормы в различных руководящих материалах и вспециальной литературе трактуется по-разному, в довольно большом диапазоне понимания этого термина. Можно предложить одно из таких определений, отражающее наиболее существенные свойства этого понятия.

Норма производственно-хозяйственных затрат — это установление плановой меры, научно и технически обоснованного количества потребляемого ресурса определенного вида (сырья, материалов, энергии, труда, денеги др.), необходимого и достаточного для выпуска единицы определенной продукции или выполнения работы установленного каче­ства вреальных организационно-технических условиях производства.

В энергетике это общее определение конкретизируется: норма расхо­да энергетических ресурсов — необходимое и достаточное, технически и экономически обоснованное количество энергии для производства еди­ницы продукции (работы, услуги) в реальных условиях энергетического или промышленного производства.

В практике хозяйствования наряду с понятием нормы широко используется термин «норматив», причем нередко оба этих понятия получают один и тот же смысл. Однако в ряде случаев, например, при производст­венном нормировании энергетических ресурсов, эти понятия строго раз­граничиваются, являясь дополнением одного другим. Тогда представля­ется целесообразным дать более четкое определение нормативу для его последующего использования, не путая с понятием нормы.

Норматив — количество ресурса, теоретически необходимого для выпуска единицы продукции или выполнения работы установленного качества, установленное научно-техническими расчетами без учета реаль­ных организационно-технических условий производства; норматив всегдаменьше нормы на величину неизбежных потерь (непредусмотренных затрат), возникающих вследствие эксплуатационных и режимных откло­нений от запланированного хода технологических или производствен­но-хозяйственных процессов.

С учетом данных определений и пояснений следует сформулировать понятие нормирования как функции управления.

Нормирование — это процесс установления плановой меры, величи­ны, численного значения или каких-либо других количественных или качественных показателей с разработкой соответствующего норматива или нормы; в практике производственно-хозяйственной деятельности в зависимости от времени применения норм различаются следующие виды нормирования:

1.                 текущее — разработка соответствующих норм на текущий, плановый период (обычно — на плановый год, иногда с разбивкой по кварталам и даже месяцам);

2.                 перспективное — разработка норм и нормативов на перспективу, в качестве которой принимаются сроки, большие, чем год.

Не следует классифицировать нормирование по видам норм, как это иногда делается в некоторых исследованиях, поскольку в данном случае, рассматривая нормирование как функцию управления, отмечаются лишь его временные градации и не имеет никакого значения деление норм поих назначению, степени агрегации, способу разработки и т.п. 

Планирование — это целенаправленная деятельность государства (как его центрального аппарата, так и местных, региональных администраций) по определению на ближнюю и дальнюю перспективу объемов, пропорций и темпов общественного воспроизводства во всех (государст­венных и негосударственных) секторах экономики при реализации эконо­мических, социальных и научно-технических задач.

Планирование, отталкиваясь от этих глобальных задач в экономике страны, должно вестись тем детальней, чем меньше производственно-хозяйственный объект. Так, на уровне региона объемы, пропорции и темпы воспроизводства требуют достаточно подробной расшифровки и привяз­ки к отраслям и даже к конкретным предприятиям. А на предприятиях план — руководящий документ всей деятельности, разумеется, без его догматической абсолютизации и при необходимой гибкости, мобильно­сти и маневренности в условиях изменчивой рыночной конъюнктуры. Именно с таких позиций следует рассматривать планирование как одну из важнейших функций управления.

С учетом традиций отечественной экономики для любого производственного объекта можно дать следующее определение: планирование — разработка программы (программирование) будущих действий в любой области деятельности с составлением программных докумен­тов — планов.

По видам, определяемым плановыми сроками, различают планирование:

·                   оперативное — на оперативный момент времени (мгновение, час, сутки);

·                   текущее — на текущий, плановый период; обычно на год с раз­бивкой по кварталам и месяцам, и после каждого квартала (месяца) годовая плановая программа должна уточняться, корректироваться с учетом новой (рыночной) ситуации;

·                   перспективное — на плановую перспективу, т. е. 5, обычно предполагает уточнение текущих плановых программ по прошествии каждого из текущих периодов (года);

·                   долгосрочное — на период 10—15 лет, обычно с разбивкой на меньшие перспективные сроки, с корректировкой последующих программ по прошествии одного из этих сроков;

·                   прогнозирование — за пределами долгосрочного планирования, до 30 лет и более; для экономико-социальных прогнозов используются специальные прогностические методы (из арсенала науки прогностики) с применением теории вероятности и потому в условиях рынка годные и для других, краткосрочных видов планирования.

Контроль и регулирование являются двумя самостоятельными функциями, однако рассмотрение их по отдельности нецелесообразно, поскольку «контроль ради контроля» беспредметен, а регулирование возможно лишь после необходимого контроля соответствующих параметров.

Контроль и регулирование — две тесно взаимосвязанные функции, причем контроль необходим только в целях регулирования выявленных отклонений от нормального (нормированного) хода производственно-хозяйственной деятельности, которые всегда могут иметь место в жизни. По периодам их осуществления они различаются как:

1.                 оперативные — на оперативный момент времени, что особен­но важно для непрерывных быстропротекающих процессов, например при электроснабжении потребителей;

2.                 текущие — в текущий, плановый период, т.е. в течение года или в любой период, больший, чем оперативный.

Из рассмотрения каждой отдельной функции управления видно, что они вместе со своими подфункциями играют важнейшую роль в управле­нии социальной и производственно-хозяйственной жизнью страны, ре­гиона, города, предприятия, организации, учреждения. Для каждого кон­кретного случая их перечень может приниматься по соображениям целе­сообразности, наибольшей значимости той или иной функции и подфункции, а также исходя из требований оптимального кодирования. Для энергетических систем принят следующий перечень:

0. Общее управление (организация).

1. Перспективное планирование.

2. Текущее технико-экономическое планирование.

3. Оперативное планирование.

4. Оперативное управление, контроль и регулирование.

5. Оперативный учет.

6- Бухгалтерский и статистический учет и отчетность.

7. Анализ деятельности.

8. Нормирование.

Все эти функции в хозяйственной практике и при декомпозиции системы управления прилагаются (проецируются) на другие координатные оси, прежде всего на области деятельности и объекты управ­ления.

Применение вычислительной техники в процессе управления предъявляет определенные требования к информации, в част­ности необходимость ее обязательного кодирования.
    продолжение
--PAGE_BREAK--