Реферат: Алгоритм создания базы данных складского учета

Содержание

Введение 3 1. Создание базы данных, таблиц и форм 4 2. Создание отчетов и запросов 9 Заключение 13 Литература 14

ВВЕДЕНИЕ

Прежде всего,Access это системауправлениябазами данных(СУБД). Как и другиепродукты этойкатегорииAccess предназначенадля храненияи полученияданных представленияих в удобномвиде и автоматизациичасто выполняемыхоперация. ИспользуяAccess можно не толькоразрабатыватьудобные формыввода данных, но и обрабатыватьданные, а такжесоставлятьвсевозможныесложные отчеты.С другой стороныAccess являетсямощным приложениемWindows. ВпервыепроизводительностьСУБД соответствуетвозможностямтакой развитойоперационнойсистемой какMicrosoft Windows. Посколькуи Windows Access – детищафирмы Microsoft, ониочень хорошовзаимодействуютодна с другой.Система Access работаетпод управлениемWindows; таким образом, все преимуществаWindows доступны вAccess. Это означает, что вы можетевырезать копироватьи вставлятьданные из любогоприложенияWindows в приложениеAccess и наоборот.

В то же времяAccess это реляционнаяСУБД. Это означает, что с помощьюAccess можно получитьдоступ к любымданным любоготипа и использоватьодновременнонесколькотаблиц базыданных. ИспользованиереляционнойСУБД позволятьупроститьструктуруданных и, такимобразом, облегчитьвыполнениеработы.

В Microsoft Access можно создатьбазу данныхдвумя способами: с помощью Мастерабазы данныхи самостоятельно.На созданиебазы данныхс помощью мастеразатратитсяминимум времени, но она не будетсодержатькаких-то нужныхдля вас полей, форм или таблиц, зато в ней будутэлементы ненужные длявашей базыданных. Длясоздания своейбазы данных(не используяМастера) выпотратитезначительнуючасть времени, а также этопотребуетопределенныхзнаний Access. Конечныйрезультат будеточевиден: базаданных будетсодержать теэлементы, которыевам необходимыдля работы.

1. Создание базыданных, таблици форм

Создание базыданных – однаиз простейшихопераций вAccess. При запускеAccess открываетсядиалоговоеокно (рис. 1), вкотором предлагаетсясоздать новуюбазу данныхили открытьсуществующую.Выбираем параметр«Новая базаданных», а затемнажмем кнопку/>.

Рис. 1. Начальноеокно диалога.

На экране появитьсяокно диалога«Файл новойбазы данных».Здесь необходимоопределитьимя для новогофайла и указатьего местоположениена диске. Зададимназвание базыданных «Складскойучет». Accessвыполнит необходимыедействия, ичерез несколькосекунд на экранепоявится чистоеокно базы данных(рис. 2), с которыммы и будем работать.

Рис. 2. Рабочееокно базы данных.

Теперь для тогочтобы использоватьсозданную базуданных требуетсяввести данные, необходимыедля работысклада. В первуюочередь этодолжен бытьсписок поставщикови клиентов.

Создадим таблицу, содержащуюданные поставщикови клиентов спомощью конструктора.Для этого сначалавыберем вкладку«Таблицы», азатем в окнебазы данныхсделаем двойнойщелчок мышипо листку сподписью «Созданиетаблицы в режимеконструктора».На экране появитьсяокно изображенноена рис. 3.

В первую свободнуюячейку столбца«Имя поля» введем«КодПоставщика», а в столбце«Тип данных»выберем «Счетчик».Поле счетчикаочень удобно, так как будетавтоматическинумероватьзаписи, поэтомуиспользуетсядля полей, значениекоторых должнобыть уникальнымдля каждойзаписи. Послеудаления записис определеннымномером, удаленныйномер большене будет присваиватьсяновым записям.

В четыре последующиеячейки введем«НазваниеПоставщика»,«ОбращатьсяК»,«АдресПоставщика»,«Город» и«НомерТелефона».Во втором столбценапротив каждойвведеннойзаписи выставим«Текстовый».

Р/>
ис.3 Окно конструкторадля созданияТаблицы.

Для того чтобылегче быловводить номертелефона в поле«Маска ввода»на панели «Свойстваполя» поставимкурсор и нажмемна появившуюсяслева кнопку/>.В окне «Созданиемасок ввода»выберем «Среднийформат даты»и щелкнем на«Далее». В следующемокне напротив«Маска ввода»удалим текущуюзапись и введем«00-00-00». Ноль означает– только цифрыот 0 до 9, обязательно; а знак дефисабудет использоватьсянепосредственнокак маска. Теперьнажмем кнопку«Готово».

Теперь закроемтаблицу и присохранениизададим название«Поставщики».

Для упрощенияввода данныхсоздадим формудля таблицы«Поставщики»с помощью Мастерасоздания форм.Для этого перейдемна вкладку«Формы» и выберем«Создание формс помощью мастера».В появившемсяокне «Созданиеформ» выберемтаблицу «Поставщики»и щелкнем покнопке />.Таким образом, мы перенесемвсе данные вправую частьокна. Затем, нажимая кнопку/>, выберем внешнийвид формы (водин столбец), стиль формы(диффузный) изададим имяформы «Поставщики»и нажмем накнопку />.В появившейсяформе введемданные поставщиковсклада.

Аналогичнымобразом создадимтаблицу и форму«Клиенты».

Следующим шагомбудет созданиетаблицы в режимеконструктора, в которой будутсодержатьсясведениянепосредственноо складе. Имяполей и типыданных, которыетребуетсяввести показанына рис. 4. Присохранениизададим названиетаблицы «Склад».

Рис. 4. Созданиетаблицы «Склад»в режиме конструктора.

Для таблицы«Склад» создадимформу такимже способом, которым мысоздавали формудля таблиц«Поставщики»и «Клиенты».

Для того чтобыучитыватьдвижение товарана складе создадимдве аналогичныетаблицы (исоответственноформы к ним), которые назовем«Приход» и«Заказы». Врежиме конструкторатаблиц введемследующиеданные (соответственнодля двух таблиц), показанныена рис. 5.

Р/>
ис.5. Создание таблиц«Приход» и«Заказы» в режимеконструктора.

Для «Имя поля»«КодПоставщика»и «КодКлиента»выставим сначалазначения «Числовой», а затем выберемпункт «Мастерподстановок…».В окне «Созданиеподстановки»выберем пункт«Объект «столбецподстановки»будет использоватьзначения изтаблицы илизапроса», затемвыделим нужнуютаблицу (соответственно«Поставщики»и «Клиенты»)и выберем«КодКлиента»и «НазваниеКомпании»(«КодПоставщика»и «НазваниеПоставщика»).В следующемокне снимемфлажок «Скрытьключевой столбец»и нажмем />.

Теперь заполняятаблицу илиформу, для тогочтобы не ввестинесуществующегоклиента илипоставщикаможно нажатиембоковой стрелкивыбрать изсписка то, чтонужно, а чтобысэкономитьместо в таблиценам будет видентолько кодпоставщика.Ту же самуюоперацию произведемдля строки«КодТовара».

Для «ДатыЗаказа»в поле «Свойства»определим маскуввода как «Краткийформат времени».

Теперь введемданные нашегосклада в созданныетаблицы, используядля удобствасозданные набазе таблицформы.

2. Созданиеотчетов и запросов

Конечным продуктомбольшинстваприложенийбаз данныхявляется отчет.В Access отчет представляетсобой специальныйтип непрерывныхформ, предназначенныхдля печати. Длясоздания отчета, который можнораспечататьи распределитьмежду потребителями,Access комбинируетданные в таблицах, запросах и дажеформах. Распечатаннаяверсия формыможет служитьотчетом.

В основномотчёты прощевсего построитьпри помощиМастера отчётов.Мастер отчетовстараетсясоздать оптимальныйвариант окончательногоотчета с первойпопытки. Обычномастер в достаточнойстепени приближаетсяк законченномуварианту, такчто тратитьсянамного меньшевремени наредактированиебазового отчетамастера, чемушло бы на созданиеотчета изнезаполненногошаблона.

Информацияв готовом отчете(в окне предварительногопросмотра)зависит отсодержаниятаблицы (формыили запроса)на настоящиймомент. Созданныйоднажды, отчетвсегда выводиттекущее содержимоетаблицы. Новыймакет отчетасоздаетсятолько в томслучае, еслитребуетсяизменить содержание, вид или оформлениеотчета. В правомнижнем углуотчета Accessавтоматическивыставит текущуюдату (зафиксированнуюкомпьютером), а в левом нижнемуглу Access напишетобщее количестволистов и номертекущего.

Создадим отчет, используямастера отчетови табличныйвариант данных.Для этого перейдемна вкладкуотчеты и двойнымщелчком мышивыберем «Созданиеотчета с помощьюмастера».

В появившемсяокне «Созданиеотчетов» выберем«Таблица: Поставщики», перенесемданные в правуючасть окнанажатием кнопки/>и нажмем кнопку/>.В следующемокне двойнымщелчком выберемпункт «НазваниеПоставщика»для того чтобыотчет о данномклиенте начиналсяименно с названияфирмы поставщика.В порядке сортировкивыберем одинпункт «КодПоставщика», выберем макетстраницы, стильи зададим имяотчету «Поставщики».

Таким же способомсоздадим отчетдля таблицы«Клиенты».Созданныеотчеты приведеныв приложении1 и 2.

Остальныеотчеты будутсоздаватьсяна базе запросов.

Запросы являютсяважным инструментомв любых системахуправлениябазами данных.Они используютсядля выделения, обновленияи добавленияновых записейв таблицы. Чащевсего запросыиспользуютсядля выделенияспецифическихгрупп записей, чтобы удовлетворитьопределенномукритерию. Крометого, их можноиспользоватьдля полученияданных из различныхтаблиц, обеспечиваяединое представлениесвязанныхэлементовданных.

Результатомзапроса являетсяспециальнаятаблица, котораяназываетсявыборкой илидинамическимнабором данных, так как междувыборкой итаблицей, наоснове которойона строится, создаетсядинамическаясвязь. Как быэто ни называлось, результатомбудет набортребующихсяполей, содержащихданные, удовлетворяющиеустановленнымусловиям. Влюбом случаеэто часть таблицы, и любые изменения, внесенные, например, вформу, попадути в таблицу.

Для созданиязапросов тожесуществуетнесколькоспособов. Вданной контрольнойзапросы будутсоздаватьсяс помощью мастеразапросов.

Создадим двааналогичныхзапроса. Одинзапрос будетсодержатьинформациюо поставкетовара на склад, а второй – информациюо заказах.

Пошаговоеописание созданиезапроса «Информацияо поставке»:

перейти на вкладку «Запросы»;

двойным щелчком выбрать «Создание запроса с помощью мастера»;

из таблицы «Поставщики» выбрать «НазваниеПоставщика»;

из таблицы «Приход» выбрать «ДатаПрихода»;

из таблицы «Склад» выбрать «НаименованиеТовара», «ВидУпаковки» и «ЦенаПрихода»;

из таблицы «Приход » выбрать «КоличествоПрихода»;

дважды нажать кнопку />;

задать имя запроса как — «Информация о поставке»;

нажать кнопку />;

в появившемся окне выставить сортировку по возрастанию по дате;

на вкладке «Запросы» выделить созданный запрос «Информация о поставке» и щелкнуть /> на панели инструментов окна базы данных;

в первом свободном поле конструктора запроса написать: Сумма: [ЦенаПрихода]*[КоличествоПрихода].

Теперь создадимотчет на базесозданногозапроса «Информацияо поставке»с помощью мастерасоздания отчетов.В окне «Созданиеотчетов» выставимфлажок длясуммированиясуммы. Созданныйотчет приведенв приложении3.

Пошаговоеописание созданиезапроса «Информацияо заказах»:

перейти на вкладку «Запросы»;

двойным щелчком выбрать «Создание запроса с помощью мастера»;

из таблицы «Клиенты» выбрать «НазваниеКомпании»;

из таблицы «Заказы» выбрать «ДатаЗаказа»;

из таблицы «Склад» выбрать «НаименованиеТовара», «ВидУпаковки» и «ЦенаРасхода»;

из таблицы «Заказы» выбрать «КоличествоЗаказа»;

дважды нажать кнопку />;

задать имя запроса как — «Информация о заказах»;

нажать кнопку />;

в появившемся окне выставить сортировку по возрастанию по дате;

на вкладке «Запросы» выделить созданный запрос «Информация о заказах» и щелкнуть /> на панели инструментов окна базы данных;

в первом свободном поле конструктора запроса написать: Сумма: [ЦенаРасхода]*[КоличествоЗаказа].

Теперь создадимотчет аналогичныйотчету «Информацияо поставке».Отчет «Информацияо заказах»приведен вприложении4.

Теперь создадимдва запроса, фиксирующихобщий приходи расход товаровсклада. Обазапроса создаютсяаналогично, поэтому приведемпошаговоесоздание запросаи отчета толькодля поставок.

перейти на вкладку «Запросы»;

двойным щелчком выбрать «Создание запроса с помощью мастера»;

из таблицы «Склад» выбрать «НаименованиеТовара» «ВидУпаковки»;

из таблицы «Приход» выбрать «КоличествоПрихода»;

нажать кнопку />;

выбрать итоговый отчет и выставить флажок на сумме «КоличествоПрихода»;

нажать кнопку />;

задать имя запроса как: «Сумма прихода товара на склад»;

нажать кнопку />;

создать отчет на базе запроса «Сумма прихода товара на склад».

Созданный отчетприведен вприложении5. Созданныйаналогичноотчет «Суммазаказа товарасо склада» набазе запроса«Сумма заказатовара со склада»приведен вприложении6.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной контрольнойбыл описаналгоритм созданиябазы данныхдля использованияна складе (вданном случаепродуктовом).

В результатевышеописанныхдействий базаданных складскогоучета содержит:

Таблицы:

поставщики;

клиенты;

склад;

приход;

заказы;

Формы:

поставщики;

клиенты;