Реферат: Электронные таблицы Excel 2003

--PAGE_BREAK--
После того как требуемая электронная таблица создана, ее можно просмотреть с различной степенью увеличения (от 10% до 100%). Для быстрого изменения масштаба изображения страницы используется поле со списком, содержащееся в Стандартной панели инструментов.

Требуемый масштаб можно выбирать из списка, а также вводить непосредственно с клавиатуры. Кроме того, список масштабов содержит пункт По выделению, который означает, что масштабирование (увеличение) до размеров рабочей области будет выполнено для выделенной в данный момент части таблицы.

Для выбора масштаба изображения также можно использовать диалоговое окно Масштаб, которое вызывается командой Вид => Масштаб.

В окне можно выбрать подходящее значение или ввести его непосредственно в поле произвольный.

Установка параметров страниц

Параметры страниц устанавливаются в диалоговом окне Параметры страницы. Для его вызова нужно выполнить команду Файл => Параметры страницы. В данном окне находится четыре вкладки: Страница, Поля, Колонтитулы и Лист.

На каждой из вкладок, помимо набора параметров, имеется также несколько одинаковых кнопок. Кнопка Печать отображает одноименное диалоговое окно, в котором задаются параметры печати. Кнопка Просмотр позволяет войти в режим предварительного просмотра документа перед печатью. Наконец, кнопка Свойства выводит диалоговое окно свойств принтера, в котором можно, в частности, установить размер бумаги и ее ориентацию (книжную или альбомную).

Диалоговые окна Предварительный просмотр и Печать будут рассмотрены ниже, в соответствующих разделах данной главы.

Страница. Для установки размера страницы, ее ориентации, масштабирования и т. д. используется вкладка Страница.

Ориентацию можно выбрать из двух вариантов: книжная или альбомная.

Группа настроек Масштаб позволяет установить параметры масштабирования. Здесь можно либо задать количество процентов от реального размера страницы, либо сжать лист или выделенную область с целью разместить данные на требуемом количестве страниц. Во втором случае задается количество страниц, определяющее прямоугольную область листа (в ширину и в высоту, соответственно). В этой области Excelдолжен будет разместить имеющиеся на листе данные, сжав их в случае необходимости (т. е. уменьшив размер шрифта).

Чтобы установить режим, в котором ограничение будет только на ширину (т. е. сверху вниз на рабочем листе данные могут занимать произвольное количество строк), нужно в первом поле казать значение «1», а второе оставить пустым. Следует отметить, что указанный режим является наиболее употребительным при оформлении документов.

Размер используемой бумаги для печати можно установить из имеющегося списка Размер бумаги.

Требуемое разрешение (количество точек на дюйм) для печати страниц выбирается из списка Качество печати.

В поле Номер первой страницы следует задать порядковый номер страницы, начиная с которой будет выполняться печать. По умолчанию установлен режим Авто, при котором печать выполняется с первой страницы.

Поля. Для установки отступов от краев листа бумаги используется вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы.

Здесь можно задать левое, правое, верхнее и нижнее поля страницы, а также поля верхнего и нижнего колонтитула (о колонтитулах см. ниже). Кроме того, флажки раздела Центрировать на странице позволяют отцентрировать данные на странице горизонтально (направление слева направо) и/или вертикально (направление сверху вниз).

Колонтитулы. Колонтитулом называется текстовый или графический элемент (например номер страницы или название документа), печатаемый внизу или вверху каждой страницы документа. При этом различают верхние и нижние колонтитулы (в зависимости от того, на верхнем или на нижнем поле страницы они расположены).

Переход в режим редактирования колонтитулов выполняется с помощью команды Вид => Колонтитулы. При этом открывается вкладка Колонтитулы диалогового окна Параметры страницы.

В верхней части данного окна отображается содержимое верхнего колонтитула, а в нижней части — нижнего колонтитула (если таковые имеются). Для создания колонтитулов в центре окна имеются две кнопки. Для определенности ниже будет рассмотрено создание верхнего колонтитула (для создания нижнего колонтитула действия совершенно идентичны).

После нажатия кнопки Создать верхний колонтитул будет сражено окно Верхний колонтитул
<img width=«277» height=«98» src=«ref-1_1592250610-6257.coolpic» v:shapes="_x0000_i1034">


В нижней части окна имеется три текстовых поля (Слева, В центре и Справа), в которые следует ввести требуемую информацию. Например, чтобы в центре верхнего колонтитула была надпись, которая будет отображаться на каждой странице, необходимо ее ввести в текстовое поле В центре.

Текст, вводимый в то или иное поле, автоматически выравнивается соответствующим образом, в зависимости от поля. Например, текст в поле Слева будет выровнен по левому краю страницы.

Кроме простого редактирования, для задания колонтитулов можно также воспользоваться одной из кнопок, имеющихся в окне. Например, таким образом можно задать справа отображения номера текущей страницы, а слева — дату и время создания документа.
Кнопки редактирования колонтитулов

<img width=«498» height=«286» src=«ref-1_1592256867-30737.coolpic» v:shapes="_x0000_i1035">
Значения полей, введенные с помощью кнопок, например &[Дата], можно редактировать так же, как и обычный текст. Кроме этого, в одно и то же текстовое поле (например Слева) можно ввести несколько значений, например текущие дату и время (в этом случае их следует разделять одним или несколькими пробелами для повышения «читабельности»).

Лист. На вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы можно задавать различные параметры печати, например печатаемый диапазон ячеек, заголовки строк и столбцов и т. д.

В поле Выводить на печать диапазон можно задать диапазон ячеек, которые требуется распечатать. В результате и в окне предварительного просмотра, и на печати будет только содержимое данного диапазона. Кроме этого, диапазон печатаемых ячеек можно задать следующим образом. Вначале необходимо на рабочем листе выделить область, которая должна быть распечатана. Затем следует воспользоваться командой меню Файл => Область печати => Задать. В свою очередь, чтобы убрать эту область, необходимо либо вручную удалить содержимое поля Выводить на печать диапазон, либо выполнить команду Файл => Область печати => Убрать.

Параметры раздела Печатать на каждой странице позволяет задать строки и/или столбцы, содержимое которых будет печататься на каждой странице. Например, в качестве такой подписи может использоваться шапка таблицы (сверху) или нумерация строк в таблице (слева). При этом невозможно, например, выделить только часть строки — она выделяется полностью. В частности, ссылка на строку «1» выглядит так: $1:$1.

При этом необходимо иметь в виду, что при создании подобных подписей эффект будет только в том случае, если указаны правильные параметры на вкладке Страница.

Чтобы шапка таблицы печаталась на каждой странице, следует указать, что количество страниц в высоту листа неограниченно (при этом строки данных должны не помещаться в высоту страницы). Аналогично, для печати названий строк таблицы на каждой странице должно быть указано, что количество страниц в ширину листа неограниченно (при этом столбцы данных должны не помещаться в ширину страницы).

Раздел Печать позволяет установить некоторые параметры печати листа:

§                   сетка — выводит на печать сетку, разделяющую ячейки;

§                   черно-белая — используется для черно-белой печати документа, в оформлении которого были использованы раз личные цвета (повышает скорость вывода на печать);

§                   черновая — устанавливает режим черновой печати, в котором не выводятся сетка и графические объекты (например диаграммы);

§                   заголовки строк и столбцов — выводит на печать, кроме содержимого ячеек, также названия столбцов (А, В, С.) и строк (1, 2, 3...);

§                   примечания — печатает имеющиеся на листе примечания к ячейкам (вставляются командой Вставка => Примечания). В режиме В конце листа примечания печатаются в конце последней страницы листа. Если же выбран режим Как на листе, то примечания будут выводиться в том месте листа, где они расположены в документе (при этом необходимо, чтобы примечания были отображены — например, командой Вид => Примечания).

Наконец, раздел Последовательность вывода страниц регулирует порядок, в котором страницы листа будут выводиться на печать. В режиме вниз, затем вправо страницы печатаются «по столбцам», т. е. сначала сверху вниз. С другой стороны, в режиме вправо, затем вниз страницы печатаются «по строкам», т. е. сначала справа налево.

Печать документа

Чтобы распечатать в Excelвесь документ, достаточно щелкнуть на кнопке Печать <img width=«22» height=«18» src=«ref-1_1592287604-802.coolpic» v:shapes="_x0000_i1036"> панели Стандартная, предварительно подготовив принтер. Если на компьютере было установлено несколько принтеров, то для корректной обработки и представления документа на экране необходимо указать, какой принтер будет использован для печати документа. Выбор принтера выполняется следующим образом.

Вначале необходимо выполнить команду Файл => Печать, в результате чего появится диалоговое окно управления печатью, в котором следует выбрать из списка принтеров тот, на котором в данный момент будет выполняться печать. Этим же диалоговым окном следует пользоваться для распечатки части документа, а также другой информации.

Кнопка Свойства используется для установки свойств принтера для текущего сеанса работы с Excel. Эти настройки не будут сохранены при следующем запуске Excel. Для того чтобы заданные принтеру свойства были сохранены, необходимо выполнить соответствующую настройку в Панели управления Windows(пункт Принтеры).

Затем в разделе Печатать данного окна следует задать, какие страницы печатать: весь документ или несколько страниц из указанного диапазона номеров. С другой стороны, в разделе Вывести на печать можно выбрать, какую часть документа печатать, выделенный диапазон ячеек, выделенные листы активной рабочей книги или всю книгу.

Кнопка Просмотр позволяет отобразить документ в режиме предварительного просмотра.

Количество копий задается в поле Число копий. При печати нескольких копий информации, занимающей более одной страницы, можно:

§                   напечатать все копии первой страницы, затем все копии второй страницы и т. д.;

§                   напечатать целиком первую копию, затем вторую и т. д. Если необходимо использовать второй способ, то в этом случае следует включить опцию Разобрать по копиям.

3.                 Создание и сохранение файлов книг.

Файл => Создать, кнопка «Создать» на Стандартной панели – создание до. Откроется окно с вкладками: Общие – список файлов, размещенных в папке MSOffice\ Шаблоны; Решения – в папке MSOffice\ Шаблоны \ Решения.

В поле «Просмотр» — краткое описание файла; над ним – кнопки изменения вида списка.

Кнопка «Создать» — открывается чистая «Книга 1».

Сохранение файла:

1.                 Сохранить как – при первом сохранении.

2.                 Сохранить – сохранение изменений (кнопка «Сохранить» панели).

3.                 Закрыть и Выход – делится запрос «Сохранения изменений».

4.                 Сохранить рабочую область – сохранить текущее состояние среды Excel.

KLS– расширение для книг; .XLT
– для копий, .XLM
– для рабочих областей.

Кнопка «Параметры» открываются окна «Параметры сохранения»:

Флажок «Всегда создавать резервную копию», задание пароля для открытия и записи в файл (.XLK– расширение файла – копии, копия <имя файла — оригинала>).

Пароль – до 15 символов, малые и большие буквы различаются.

Сервис => Автосохранение.

Файл => Открыть или Ctrl+ O, кнопка «Открыть – открытие файлов (кнопка «Найти – поиск файла.

Файл => Сохранить… (Ctrl+ Sили Shift+ F12) или Файл => Сохранить как… или F1

F2 или двойной щелчок по ячейке – выделяет ячейку для коррекции данных, в которой мигает курсор.

Ctrl+ Z– восстановление данных без выхода из режима ввода.

Ctrl+ Insи Shift+ Ins– вставка в буфер и из буфера обмена в документ

Перемещение по рабочему листу.

Для выбора ячейки используются клавиши управления курсором или мышь. Данные и формулы вводить в текущий рабочий лист или другие листы этой же рабочей книги.

Выбор ячейки.

Активная ячейка имеет тонкие черные границы. Данные и формулы помещаются в активную ячейку. Чтобы изменить содержимое ячейки, то необходимо ее сделать активной.

Выбор мышью:

1.                 Навести указатель мыши (форма толстого «+») на необходимую ячейку.

2.                 Щелкнуть левой кнопкой мыши – активация ячейки.
Выбор клавишами управления курсором



Прокрутка рабочего листа

Щелчок на соответственной кнопке полос прокрутки, перетаскивание бегунков – прокручивание рабочего листа. На экране отображается подсказка — какая область рабочего листа отобразится после отпускания бегунка.

перемещение к конкретной ячейке и переход к другому рабочему листу.

Используется команда «Перейти»:

1.                 Правка => Перейти – появится окно «Переход».

2.                 В поле Ссылка ввести имя нужной ячейки.

3.                 Щелкнуть «ОК».

Для перехода к другому рабочему листу – щелкнуть на нужном ярлыке (активный лист – ярлык с полужирным названием).

Выбор нескольких ячеек.


Диапазон данных– две или несколько ячеек листа (необязательно смежных).

Выбрав диапазон ячеек, можно редактировать, выделить Ж, К, Ч шрифтами, изменить гарнитуры и кегль и т. д. данные ячеек.

На прямоугольные области можно ссылаться: указать имя ячейки в левом верхнем и правом нижнем углу группы через «:».

Например: В2: С4 – содержащие ячейки В2, С2, В3, С3, В4, и С4.

С помощью мыши: перетащить мышь из левого верхнего угла в правый нижний прямоугольного диапазона.

Щелчок на заголовке столбца – выделяется столбец, на заголовке строки – строку; специальная кнопка – выделяет весь лист.

Щелчок в каком-нибудь месте листа – снятие выделения.

Выделение диапазона клавиатурой:

1.                 активизировать первую ячейку диапазона.

2.                 нажать и не отпускать Shift.

3.                 клавишами управления курсором выделить необходимые ячейки.

<Ctrl+пробел >, щелчок на имени столбца – выделение столбца.

< Ctrl+ Shift + пробел > — выбор всего рабочего листа.

< Shift + пробел >, щелчок на имени строки – выделение строки.

Нажав Ctrlможно выделить несмежные диапазоны, щелкая по необходимых диапазонам мышкой; а можно перемещаться в выделенном диапазоне.

Форматирование данных.

По разному появляются числа, выравнивать заголовки, настраивать ширину столбцов, обрамлять ячейки, изменять гарнитуру, кегль, начертание, цвет или фон шрифта.

Форматирование с помощью панели инструментов.

Кнопки панели инструментов:

1. выделить содержимое ячеек полужирным;

2. выделить содержимое курсивом;

3. выделить содержимое подчеркиванием;

4. выбрать название шрифта;

5. выбрать кегль шрифта, указав размер;

6. изменить цвет шрифта;

7. изменить цвет фона.

Форматирование с помощью диалогового окна.

Окно Шрифт:

1.                 Выделить шрифт.

2.                 Формат => Ячейки.

3.                 Выбрать вкладку «Шрифт».

4.                 В списке «Шрифт» выбрать необходимую гарнитуру (в образец — отображается).

5.                 В списке указать начертание.

6.                 В списке «Размер» выбрать необходимый кегль.

7.                 Для изменения необходимого цвета необходимо выбрать нужную опцию в палитре, появляющейся после щелчка на стрелке «Цвет».

8.                 В списке «Подчеркивание выбрать тип линии подчеркивания».

9.                 Для специальных эффектов (зачеркивание, нижний или верхний индекс). Установить необходимый флажок.

10.            Нажать «ОК».

Число. Первая вкладка этого окна, позволяющая выбрать требуемый числовой формат, была описана выше, в разделе «Ввод чисел и текста*'.

Выравнивание. Данная вкладка позволяет расположить текст в ячейке в направлении снизу вверх или сверху вниз (Ориентация), выровнять по правому, левому, нижнему или верхнему ее краю (Выравнивание), Можно также переносить слова текста (переносить по словам).

Шрифт. На этой вкладке имеются опции, предоставляющие возможность задавать тип и размер шрифта, начертание, цвет и разнообразные эффекты.

Граница. Форматирование ячеек предполагает выбор обрамляющих рамок, так как при печати таблиц на бумаге рамки являются совершенно необходимым атрибутом их внешнего вида. При отсутствии рамок их роль будут выполнять линии сетки таблицы, а это далеко не всегда упрощает восприятие. Вкладка Граница позволяет задавать любые границы, для которых может быть задан любой цвет или тип линий.

Установка линий для ячейки (или диапазона ячеек) выполняется следующим образом. Вначале необходимо выбрать требуемый тип и цвет линии (раздел Линия, опции тип линии и цвет). Затем следует воспользоваться одной из кнопок раздела Все (опции нет, внешние или внутренние), чтобы задать как внешние, так и внутренние границы. Кроме того, можно также установить только определенное сочетание линий, например верхнюю и левую (раздел Отдельные). Следует отметить, что в обоих случаях в макете ячейки, имеющемся в данной вкладке, сразу отображаются все вносимые изменения.

Кроме того, в Excelфункцию установки рамок для выделенных ячеек выполняет кнопка Границы <img width=»33" height=«17» src=«ref-1_1592288406-513.coolpic» v:shapes="_x0000_i1037">    продолжение
--PAGE_BREAK--, расположенная на панели Форматирование. При нажатии левой кнопки мыши на стрелке, расположенной на этой кнопке, выводится палитра стилей рамок, которые можно использовать для обрамления ячеек.

Когда выбран стиль рамок, его изображение появляется на левой части кнопки и становится активным. После нажатия кнопки изображенный на ней стиль рамки применяется для выделенной в данный момент области; Самый первый вариант рамки в списке стилей убирает все обрамления в выделенной области.

Вид. С помощью параметров данной вкладки можно устанавливать цвет заливки для выбранной ячейки, а также тип узора, который при этом будет использоваться.

Защита, Опции этой вкладки позволяют задать режим защиты ячейки от изменений, а также выбрать режим, при котором в строке формул не отображается формула, введенная в форматируемую ячейку.

Наряду с описанными вкладками, на панели Стандартная имеется кнопка Объединить и поместить в центре <img width=«21» height=«14» src=«ref-1_1592288919-513.coolpic» v:shapes="_x0000_i1038">, которая центрирует текст самой левой ячейки в горизонтальном направлении в пределах всех выделенных ячеек, находящихся справа.

Изменение шрифта, используемого по умолчанию.

По умолчанию используется гарнитура «Arial» кегль 10. для изменения надо:

1.            В меню Сервис выбрать «Параметры».

2.            Выбрать вкладку «Общие».

3.            В списке «Стандартный шрифт» выбрать необходимую гарнитуру.

4.            В списке «Размер» выбрать кегль.

5.            Нажать «ОК» для ввода формата.

Выравнивание содержимого ячеек.

По умолчанию – числа выравниваются по правому краю, текст – по левому.
<img width=«95» height=«124» src=«ref-1_1592289432-2622.coolpic» v:shapes="_x0000_i1039">
1. Выбрать ячейки.

2. Щелкнуть по необходимой кнопке выравнивания на панели инструментов форматирования.

С помощью кнопок изменения отступа можно установить расстояние между данными и границами ячейки.

Выравнивание в меню:

Формат => Ячейки – вкладка «Выравнивание»: горизонтальное и вертикальное выравнивание, установка переносов слов (флажок «Переносить по словам»), ориентация.

Объединить и поместить в центре.

1. Выбрать диапазон ячеек.

2. Несколько ячеек будут слиты щелчком на кнопке <img width=«20» height=«15» src=«ref-1_1592292054-515.coolpic» v:shapes="_x0000_i1040">  — «Объединить», заголовок расположится по центру.

1.6. Специальные форматы.

При вводе автоматически применяется формат «Общий». Кнопками выбирается: денежный, процентный или формат с разделителями, кнопка Увеличить или Уменьшить разрядность.

Формат => Ячейки – вкладка «Число» в списке «Числовые форматы» надо выбрать необходимую категорию. В правой части вкладки отобразятся опции, доступные для указанного типа. Установить необходимую опцию и нажать «ОК».

Ширина столбцов и строк.

Если число не помещается в ячейке то оно может представляться в экспоненциальном виде, а если нельзя применить этот вид – в ячейке выводятся «решетки» — «# # # #» (количество решеток = количеству символов, которые могут быть выведены в данном столбце).

Изменить ширину столбца можно перетаскивая границу столбца или выделив столбец выполнить Формат => Столбец => Ширина и указать нужный размер, дважды щелкнуть по правой границе столбца или Формат => Столбец => Автоподбор ширины. Аналогично для высоты строки.

Автоформат.

Формат => Автоформат – установка более целесообразного формата. Можно установить собственные изменения формата: нажать кнопку «Параметр», где выбирают опции в блоке «Изменить».

Как привлечь внимание к важным данным.

Обрамление ячеек можно сделать линиями и специальными узорами, или с помощью панели инструментов.

1.            выбрать диапазон;

2.            щелкнуть на кнопке «Границы»;

3.            выбрать нужный образец.

Через меню:

Формат => Ячейки – вкладка «Границы», выбрать необходимое; для рамки другим цветом – выбрать цвет. В области Отдельные указать, к каким сторонам ячейки добавить указанные линии.

Заливки цветом:

Формат => Ячейки – во вкладке «Вид» выбрать цвет. Для добавления узора – щелкнуть на списке Узор и выбрать необходимую опцию. Образец – показывать результат.

Формат => Лист => Подложка – установка фона: в окне выбрать файл формата графики, графика этого файла и будет использоваться как фоновый узор.

Ускоренное форматирование.

Для быстрого форматирования формата необходимо:

1.            выделить ячейки;

2.            щелкнуть на кнопке «Копировать формат» (курсор станет в виде кисти для рисования);

3.            выделить ячейки, к которым надо применить копирующий формат.


Стили
<img width=«455» height=«257» src=«ref-1_1592292569-17613.coolpic» v:shapes="_x0000_i1041">
Пока данных в таблице немного, проблемы с их обработкой, как правило, не возникают. Однако при увеличении объема информации у пользователя наверняка возникнет необходимость в упорядочении форматов данных, ибо если этого не сделать, то даже простая задача изменения формата может вызвать серьезные проблемы.

В понятие стиля входят следующие элементы: формат представления чисел, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, наличие узора и защиты. Можно применить определенный стиль к выделенной области ячеек, а также к любому рабочему листу рабочей книги.

Для создания стиля используется команда Формат =>Стиль. Выполнение этой команды открывает диалоговое окно Стиль.

В поле ввода Имя стиля отображается имя стиля, который Применяется к выделенным ячейкам. В этом окне можно просмотреть существующие стили.

Нажатие кнопки Изменить выводит окно диалога Формат ячеек, 1 котором можно выбрать стили для применения к ячейкам. После Определения стиля в окне диалога Формат ячеек нужно нажать кнопку Добавить для добавления выбранного стиля. Кнопка Удалить выполняет удаление стиля, выделенного в поле Имя стиля.

Для применения стиля к выделенным ячейкам таблицы необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить на рабочем листе книги нужную область.

2.Выбрать командуФормат =>Стиль, после чего на экране Появится диалоговое окно Стиль.

3.Выбрать из раскрывающегося списка Имя стиля требуемый стиль и нажать клавишу Enterили кнопку ОК. После этого в выделенных ячейках будет установлен указанный стиль.

Ряды данных.

В Excelразработан механизм ввода рядов данных. Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг, причем данные не обязательно должны быть Числовыми.

Чтобы создать ряд данных, необходимо выполнить следующие действия:

1.Ввести в ячейку первый член ряда.

2.Выделить область, где будет расположен ряд. Для этого нужно подвести указатель мыши к черному квадрату в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент указатель мыши преобразуется с белого крестика на черный), после чего нажать левую кнопку мыши.

3.Далее, удерживая нажатой кнопку мыши, необходимо выделить нужную часть строки или столбца. В этом случае после завершения действия выделенная область будет заполнена данными.

Ряд данных может быть построен и другим способом, если будет указан шаг построения. Для этого нужно ввести вручную второй член будущего ряда, выделить обе ячейки и, установив указатель мыши на черный квадрат в правом нижнем углу выделенной области, продолжить выделение до нужной области. При этом способе две первые ячейки, значения которых были заданы вручную, определяют шаг ряда данных.




<img width=«381» height=«169» src=«ref-1_1592310182-13181.coolpic» v:shapes="_x0000_i1042">
Для построения произвольных рядов данных необходимо выбрать команду Правка => Заполнить => Прогрессия. После ее выполнения появится диалоговое окно Прогрессия, в котором можно установить параметры ряда данных.

Для завершения процесса задания ряда данных необходимо нажать кнопку ОК.

В Excelможно увеличивать или уменьшать значения на постоянную величину, а также умножать значения на постоянный множитель. Для этого в окне диалога Прогрессия имеется переключатель типов.

В режиме автозаполнения могут быть продолжены различные типы данных. Возможность автозаполнения логически продолжает некоторые заданные последовательности, например Кв.3, Кв.4, Кв.5. Можно использовать автозаполнение непосредственно на рабочем листе с помощью курсора или с помощью окна диалога Прогрессия.

Если флажок Автоматическое определение шага установлен, то значение шага вычисляется на основании значения в верхней или левой ячейке выделения, в частности, для создания наиболее близкой к ряду прямой (для линейного тренда) или экспоненциальной линии (для экспоненциального тренда).

Оформление страниц.

Чтобы увидеть, как будет выглядеть лист при выводе на печать, надо выполнить команду меню Файл => Предварительный просмотр.

Установка полей.

По умолчанию поля: верхнее, нижнее – <metricconverter productid=«2.5 см» w:st=«on»>2.5 см.; левое, правое – <metricconverter productid=«2 см» w:st=«on»>2 см., которые можно изменить в режиме предварительного просмотра или с помощью диалогового окна.

Предварительный просмотр – перетаскивать линии полей документа, устанавливая отступы от краев бумаги (установки отобразятся на экране).

1.                 Файл => Предварительный просмотр или щелчок на соответствующей кнопке – активизация режима.

2.                 Кнопка Поля – отступы от краев страницы обозначаются штриховыми линиями.

3.                 Щелкнуть на границе рабочего листа и перетащить.

4.                 Кнопка «Закрыть» — возврат в обычный режим.

Точные значения:

1.                 Файл => Параметры страницы вкладка «Поля».

2.                 Щелкнуть на необходимом счетчике.

3.                 Нажать ОК.

Настройка страницы.

Чтобы разместить красиво и правильно на листе таблицу можно изменять ориентацию таблицы; масштабировать или автоматически расположить всю информацию на нужном количестве страниц. Доступ к возможностям Excelосуществляется в меню Файл => Параметры страницы.

1.                 Файл => Параметры страницы вкладка Страница.

2.                 Выбрать ориентацию: книжная или альбомная.

3.                 Если надо увеличить или уменьшить масштаб отображения данных на бумаге: щелкнуть на счетчике и ввести масштаб в % переключатель «разместить не более чем на:» и задать количество страниц.

4.                 Ввести «размер бумаги».

5.                 Задать качество печати.

6.                 Указать нумерацию.

7.                 Нажать ОК.

Вкладка «Колонтитулы» можно ввести колонтитулы на страницу Excelподдерживает ряд предопределенных колонтитулов; можно выбрать другой или на их основе создать свой собственный страничный заголовок.

Настройка параметров печати рабочего листа.

Можно задать колонтитулы, выделять линии сетки, примечания, заголовки и т. д. Можно вводить сквозные заголовки строк и столбцов на каждом листе.

1.                 Файл => Параметры страницы вкладка Лист.

2.                 Если надо вывести на печать не весь лист, а диапазон – укажите диапазон.

3.                 Для печати одинаковых заголовков на каждой страницы ввести в полях «сквозные строки» и «сквозные столбцы:».

4.                 Установить необходимые опции: сетка (печать сетки) черно-белая (черно-белый вариант), черновая (быстрая печать с невысоким качеством) и заголовки строк и столбцов (вывод цифр строк и букв столбцов). В выпадающем списке «примечание» указывается, нужно ли выводить примечания, и в каком виде.

5.                 Указать последовательность вывода страниц: «вниз, затем вправо» или «вправо, затем вниз», поставив флажок.

6.                 Нажать ОК.

Разделение листов на страницы.

Способы:

1.                 Установить флажок «Авторазбивка на страницы» во вкладке Вид окна Параметры (Сервис => Параметры) – разделитель страниц появится на экране при печати или предварительном просмотре листов.

2.                 Вставка => Разрыв страницы – установив курсор в ячейку, с которой будет начинаться новая страница:

В колонке А – для горизонтального распределителя,

В строке 1 – для вертикального разделителя.

Вставка => Убрать разрыв страницы, предварительно выделив диапазон в рамках которого убираются разделители.

Предварительный просмотр.

Файл => Предварительный просмотр или кнопка «Просмотр» в диалоговых окнах «Печать» или «Параметры страницы».

Перед тем как распечатать готовый документ на бумаге, можно просмотреть на экране, как он будет выглядеть в результате распечатки. Для этой цели служит режим предварительного просмотра. В данном режиме документ выводится постранично, а не сплошным текстом. Расположение на странице данных, подписей, диаграмм и т. д. максимально соответствует тому, как будет выглядеть документ в напечатанном виде.

Перейти в режим предварительного просмотра можно либо с помощью команды Предварительный просмотр из меню Файл, либо нажав кнопку <img width=«22» height=«17» src=«ref-1_1592323363-807.coolpic» v:shapes="_x0000_i1043"> в Стандартной панели инструментов.

В режиме просмотра верхняя часть окна содержит ряд кнопок управления данным режимом.
<img width=«586» height=«27» src=«ref-1_1592324170-5423.coolpic» v:shapes="_x0000_i1044">
§  Далее — переход к следующей странице;

§  Назад — возврат к предыдущей странице;

§  Масштаб — переключение масштаба (крупный/мелкий);

§  Печать — окончание просмотра с отображением диалогового окна Печать;

§  Страница — вывод диалога Параметры страницы;

§  Поля — включение/выключение режима визуального редактирования полей на макете страницы;

§  Разметка страницы — включение режима разметки страницы (для возврата в обычный режим следует выполнить команду Вид => Обычный);

§  Закрыть — окончание режима предварительного просмотра;

§  Справка — отображение справочной информации по данной теме.

Печать листов.

Файл => Печать или кнопка «Печать» панели «Стандартная» или окон «Параметры страницы»и «Предварительный просмотр».

Поля:

1. «Имя» — выбор типа принтера,

2. «Вывести на печать» — выбор опций:

1.            «Выделенный диапазон» — печать выделенных диапазонов;

2.            «Выделенные листы» — печать активных или выделенных листов;

3.            «Всю книгу» — все листы книги;

3. «Печатать» — указать диапазон страниц,

4. «Число копий» — копии страниц,

5. «Печать в файл» — сохранение печати в виде файла, этот файл можно печатать вне среды Excel.

<Ctrl> — выделить группу листов.

11.7. Использование шаблонов рабочих листов.

Можно использовать готовые бланки таблиц и заполнить своими данными.

Пустые листы – «шаблоны»; с ними легко создать отсчеты, счета, заказы и платежные формы. Для создания листа на основе шаблона:

1.                 Файл => Создать.

2.                 Вкладка «Решения»; отобразится список доступных шаблонов для их просмотра – щелкнуть по пиктограмме.

3.                 Выбрать шаблон и нажать «ОК». внеся свои данные можно создать рабочий лист и на его основе свой собственный шаблон.




Типы данных.
<img width=«342» height=«190» src=«ref-1_1592329593-14361.coolpic» v:shapes="_x0000_i1045">    продолжение
--PAGE_BREAK--
В основном используются два типа данных:

1. Величины – задают некоторое фиксированное вводимое значение: дату, число, время, имя, цену товара и т. д.

Данные такого типа составляют неизменяемую часть рабочего листа. При вводе используемой буквы или цифры.

2. Формулы – введенные величины, используются для вычисления значений формул. При изменении величины готовые значения формул пересчитываются автоматически.

Формат => Ячейки (Ctrl+1) вкладка «Число» — просмотр всех форматов чисел: Общий, Все форматы, Финансовый, Денежный, Процентный, Экспоненциальный в виде основания и показателя степени (1,03Е+05-1,03*105), числовой формат, формат простыми дробями (33<img width=«15» height=«41» src=«ref-1_1592343954-109.coolpic» v:shapes="_x0000_i1046">); дата, время, текстовый; 7-значный почтовый индекс (1234567), индекс + 4 знака (1234567+1234), номер телефона (123-4567).

Можно создать свой формат, он появится в разряде «Все форматы». Надо в строке Код (Тип) записать:

0-на месте цифр (напр.: 000 000,00)

#- там, где в числе нет цифры, соответствующей разряд останется пустым.

«название»- наименование, появится после числа

Дата – время:

Г – год, Д – число, ММ – месяц числом, МММ – буквами сокращенно, ММММ – полностью, ч – часы, м – минуты, с – секунды.

<img width=«13» height=«20» src=«ref-1_1592344063-740.coolpic» v:shapes="_x0000_i1047">- формат по образцу: 1 ряд щелкнуть – 1 ячейка, 2 раза – несколько ячеек.

4.                 Ввод текста.

1.                 Выделить ячейку.

2.                 Ввести текст в строке формул появится крестик и галочка – метка. <Esc> или крестик – прекращение ввода без внесения изменений.

3.                 <Enter> завершает ввод или галочка. Осуществится переход на ячейку. Можно использовать клавиши управления курсором.

Текст по умолчанию выравнивается по левому краю. Длинные данные не помещаются в ячейку, то они выходят за пределы ячейки, подпись урезается, если соседняя (справа) ячейка заполнена, а содержимое ячейки не изменяется Можно:

1.                 Формат => Ячейки, вкладка «Выравнивание» поставить флажок «Переносить по словам» или Формат => Столбец => Высота или Формат => Строка => «Автоподбор высоты».

2.                 Увеличить ширину столбца — Формат => Столбец => Ширина или Формат => Столбец> Автоподбор ширины.

3.                 Увеличить высоту строки. Формат => Строка => Высота или Формат => Строка => «Автоподбор высоты».

Если текст не помещается в ячейке, то ячейка заполняется «#».

5.                 Ввод чисел

(числа: целые, действительные, с экспонентом, дроби).

1.                 выделить ячейку.

2.                 ввести число: «-» или в скобки – ввод отрицательных чисел. В строке формул появится крестик и галочка – метка.

3.                 < Enter> — завершение ввода (или щелчок по галочке).

Осуществится переход к следующей ячейке. Можно использовать ←, →, ↓ ,↑.

Числа выравниваются по правому краю (по умолчанию). Не помещается в ячейке числа отображенные в экспоненциальной форме.

Ввод даты и времени.

Дату:

1.                 Выбрать ячейку.

2.                 Ввести дату (разделитель – точка или дефис: 09.05.02. Янв. – 2002.) (Формат 1/7/2000 или 01/07/2000 отображается 01/07/00).

3.                 Нажать <Enter>.

Время:

1.                 Выбрать ячейку.

2.                 Ввести время с использованием одного из следующих форматов: 15:30; 3:30 РМ (РМ – пополудни, РМ – латинские) 15:30:00; 3:30:00 РМ.

3.                 Нажать <Enter>.

Можно определить количество дней между датами – обычным вычитанием.

Дата определяется исходя из количества дней, прошедших с 1 января 1900 года. Время кодируется: время суток, выраженное в часах, делится на 24 часа – получается время, благодаря этому время можно +, -, (математические операции).

Правка окно Параметры список «Переход к другой ячейке после ввода информации» — направление курсора при нажатии <Enter>.

Ускоренный ввод.

Ускоренный ввод:

1.                 автоматический ввод,

2.                 автоматическое заполнение,

3.                 копирование однотипных или повторяющихся данных, а затем вставка в нужное место.

Excelзапоминает все, что было введено, и предугадывает желание пользователя. Можно не набирать одно и тоже несколько раз, достаточно ввести несколько первых символов и нажать <Enter>.

Автозаполнение: при включении флажка «Автозаполнение значений ячеек» вкладки «Правка» окна «Параметры».

1.                 последовательности чисел: занести первые два члена, выделить ячейки и протянуть за квадратик.

2.                 последовательности дат: ввести первую из них (на 1 сутки); 2 даты и протянуть.

3.                 одинаковый текст: скопировать фрагмент, а затем вставить.

4.                 увеличить число в тексте – протягиванием автоматически.

5.                 если ячейка содержит формулу, то в результате автозаполнения копия будет содержать все ячейки выбранного диапазона. Относительные ссылки настраиваются соответствующим образом, а абсолютные останутся неизмененными (см. Ссылки на ячейки).

Автозаполнение маркером:

1.                 заполнить 1-ю ячейку

2.                 заполнить 2-ю ячейку (1 и 2 – задают шаблон)

3.                 выделить эти две ячейки

4.                 навести мышь на маркер – маленький черный квадрат в правом нижнем углу 2-ой ячейки (указатель станет «+»)

5.                 перетащить маркер, выделяя необходимый диапазон

6.                 отпустить кнопку мыши

Работа с рабочими листами.

Данные можно редактировать (и формулы), можно модифицировать.

Редактирование данных.

Для внесения изменений надо:

1. Выбрать ячейку.

2. Дважды щелкнуть по ячейке или нажать F2, предварительно выделив ячейку, или щелкнуть в строке формул. Появится курсор, станут активными кнопки строки формул.

(Del–удаление символа справа, Backspace– слева от курсора).

Для редактирования формул – щелкнуть по знаку «=» в строке формул – на экране отобразится палитра формул.

3. Внести изменения. Для перемещения исполнительной клавиши управления курсором или мышь.

4. <Enter> или галочка – метка в строке формул – завершение редактирования.

<Esc> — отмена редактирования.

Правка => Отменить – восстановление данных ячейки (или )

Для Удаления данных надо:

1. Выбрать ячейки или их диапазоны.

2. Нажать <Delete> или Правка => Очистить – появится подменю с пунктами: Все – форматы, значения, примечания.

Форматы – только форматы.

Содержимое – только значения.

Примечание – примечания.

Перестройка рабочего листа.

Для переделки рабочего листа исполняются команды: Вырезать, Вставить, Копировать.

а) Перемещение данных

Переместить данные можно так:

1. Выбрать ячейку или диапазон ячеек, которые надо переместить.

2. Правка => Вырезать (или соответствующая кнопка панели инструментов). Данные выделяются с помощью бегущей рамки.

3. В верхнем левом углу той области, в которой надо переместить данные, выбрать ячейку. Новые данные вставятся поверх старых.

4. нажать <Enter> или Правка => Вставить (кнопка панели). На новое место переместится выделенная область.

Можно переместить мышью: установить курсор на границе диапазона (курсор станет в виде стрелки) и при нажатой кнопке отбуксировать диапазон, если буксировать на другой лист – нажать <Alt> и щелкнуть по ярлыку листа.

б) Копирование данных.

Можно копировать содержимое одной ячейки в другую, заполнить данными ячейки целый диапазон, дублировать содержимое целых диапазонов.

Для перемещения и копирования данных исполняются комбинации клавиш:

Ctrl+ X— вырезать (фрагмент удаляется)

Ctrl+ C— копирование

Ctrl+ V– вставить

Надо: 1. Выбрать ячейки или диапазон.

2. Правка => Копировать (или кнопка панели инструментов). Данные выделяются бегущей пунктирной рамкой.

3. Для диапазона – выбрать ячейку в левом верхнем углу. Если содержимым одной ячейки заполняется целый диапазон – надо выделить диапазон.

4. <Enter> или Правка => Вставить (или кнопка панели) скопируется диапазон.

Что можно делать с целым листом.

Рабочая область состоит по умолчанию из трех рабочих листов. Иногда хватает одного листа, а для сложных книг требуется множество листов.

Список Масштаб панели инструментов «Стандартная» — изменение масштаба изображения листа от 25% до 200%. Элемент «По выделению» — позволяет выводить на экран только выделенный диапазон ячеек.

а) Добавление листов:

1. Выбрать рабочий лист. Новый лист будет вставлен перед активным листом.

2. Вставка => Лист.

б) Названия листов можно изменять(по умолчанию Лист 1, Лист 2 …):

1. Дважды щелкнуть по ярлыку листа (название подсветится).

2. Ввести новое имя.

3. Нажать <Enter>.

или Формат => Лист => Переименовать или щелкнуть правой кнопкой и выбрать «Переименовать» — откроется окно «Переименование листа», в поле «Имя листа» вводится новое имя.

в) Удаление ненужных листов– уничтожаются и данные:

1. Выбрать лист.

2. Правка => Удалить лист.

3. Удалить данные щелчком на кнопке ОК.

Для упорядочения листов – щелкнуть на ярлыке нужного листа и перетащить его в другое место.

Для отображения недостающих названий листов надо воспользоваться кнопками прокрутки листов, расположенных в левой нижней части рабочей книги.
<img width=«299» height=«101» src=«ref-1_1592344803-2777.coolpic» v:shapes="_x0000_i1048">
Отобразится на экране ярлычок следующего листа ярлычок последнего листа

г) Разделение окна– на 2 или 4 части позволяет рассматривать разные части одного и того же листа.

Окно => разделить – разделение окна по месту расположения активной ячейки. Каждая часть имеет полосы прокрутки.

Окно => Снять разделение (или дважды щелкнуть по разделителю окна) – снимается разделение.

д) Закрепление заголовков строк и колонок.При прокрутке листов заголовки исчезают с экрана. Для закрепления областей надо поместить курсор под строку или справа от столбца, которые надо закрепить и выполнить команду Окно => Закрепить область. Вставится темная рамка для пометки закрепленной области. Область остается неподвижной при перемещении.

Окно => Снять закрепление областей – отмена закрепления.

е) Защита книг и листов – для защиты книг и листов от изменений.

<img width=«14» height=«26» src=«ref-1_1592347580-106.coolpic» v:shapes="_x0000_s1026">Сервис => Защита => Защитить лист

Сервис =>Защита => Защитить книгу  откроется окно защиты

Защитить Лист (Книгу), где надо выбрать, что будет защищаться (содержимое ячеек, графические объекты), можно задать пароль; можно установить защиту структуры книги (количество листов, их имена), окна книги (размеры, перемещение).

Сервис => Защита => Снять защиту листа (книги), если задавался пароль – надо ввести этот пароль.

ж) Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов:

Вставка => Ячейки
<img width=«500» height=«194» src=«ref-1_1592347686-9094.coolpic» v:shapes="_x0000_i1049">




Вначале выделить строку (столбец) щелчком мыши по заголовку, перед которым будет выполняться вставка, а затем вызвать контекстное меню и выбрать команду Добавить ячейки или используются команды меню Вставка => Строки и Вставка => Столбцы

Для удаления выделить объект, а затем выполнить команду Правка => Удалить… или команда контекстного меню Удалить… (откроется окно аналогичное Добавлению ячеек).

Имена ячеек и диапазонов.

Имя – это идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку или диапазон ячеек, значение или формулу.

При обращении к диапазонам можно идентифицировать их с помощью ссылок (напр. А1: А10). Можно присвоить диапазону специальный заголовок, который проще использовать в формуле, позволяет определить, какие данные хранятся в этой группе ячеек.

Для создания имени:

1. Выбрать ячейку или диапазон.

2. Вставка => Имя => Присвоить. В поле Формула окна «Присвоение имени » будет приведен адрес выделенного диапазона.

3. Ввести имя – окно должно начинаться с символа подчеркивания или буквы. Используются прописные и строчные буквы, длина не более 255 символов; имя не должно быть как ссылка на ячейку, нельзя использовать пробелы.

4. <ОК> для присвоения имени. При выборе диапазона его имя отобразится в поле имени строки формул.

Для использования имени в формуле нужное название просто вставляется в соответствующем месте выражения.

Вставка => Имя => Вставить – для самоконтроля правильности вводимого имени. В окне выбрать нужное имя и нажать <ОК>.

Для перехода к ячейке имеющей имя надо:

1. Щелкнуть на направленной вниз стрелке выпадающего списка «Имя» строки формул.

2. В списке щелкнуть на имени того диапазона, к которому надо перейти.

Вставка => Имя => Присвоить, в списке имен выбрать имя и нажать Удалить – удаление имени.

Вставка =>Имя => Применить, выбрать имя – присвоение имен в ссылках на ячейки в действующих формулах выделенного диапазона (если была ссылка на ячейку и для нее создается имя).

Примечание.

Примечание – произвольный текст, который разъясняет назначение ячейки. Его можно добавить в любую ячейку:

1. Выбрать ячейку.

2. Вставка => Примечание. На экране появится заключенное в рамку окно примечание с именем ячейки.

3. Ввести текст примечания.

4. Завершив ввод, щелкнуть в любом месте листа. В верхнем правом углу ячейки появится красный маленький треугольник. Наведя указатель мыши на треугольник можно ознакомиться с текстом примечания – появится рамка с текстом.

Примечание можно удалить и отредактировать:

1. Выбрать ячейку.

2. Вставка => Изменить примечание. На экране появится рамка с примечанием.

3. Завершив редактирование, щелкнуть в любом месте листа.

<Del>, щелкнув на границе рамки – удаление примечания.

В 95 Excel:

Вставка => Примечание, в окне «Примечание» заполнить поле «Текстовое примечание» (всплывает под ячейкой). Если выключить флажок «Индикатор примечаний» во вкладке «Вид» окна Сервис => Параметры, то примечание не будет появляться.

Поиск и замена данных.
<img width=«441» height=«231» src=«ref-1_1592356780-22918.coolpic» v:shapes="_x0000_i1050">
После ввода информации может возникнуть необходимость отыскать или внести изменения в ранее введенный текст. С этой целью используются команды Правка =>Найти и Правка =>Заменить, во многом схожие, в частности, данные команды имеют идентичные диалоговые окна, в которых задаются их параметры.

Действие команды Правка =>Найти распространяется на выделенный фрагмент или на весь рабочий лист, если фрагмент не выделен. Данная команда просматривает также выделенную группу листов, исключая модули макросов.

Результатом работы команды Найти по поиску указанных символовявляется первая выделенная ячейка, содержащая заданные символы. Повторный поиск начинается с текущего положения и заканчивается на следующей ячейке, в которой имеются указанные символы. При отсутствии символов, заданных в команде Найти, выдается соответствующее сообщение.

Выбор команды Правка =>Заменить предоставляет в распоряжение пользователя еще одно поле диалогового окна, в которое следует ввести информацию для замены найденного сочетания символов.

Поиск можно осуществлять в формулах, значениях или примечаниях ячеек. В режиме Ячейка целикам, который доступен только для рабочих листов, поиск ведется по совпадению всего содержимого ячейки с заданным набором символов. Также можно указать области поиска или режимы просмотра и указать формат искомых данных.

При нажатии кнопки Найти далее выполняется поиск следующего вхождения заданного набора символов. Для возврата к позиции предыдущего вхождения следует нажать клавишу Shiftи, одновременно с этим, выбрать кнопку Найти далее.

Необходимо соблюдать осторожность при использовании команд Заменить и Заменить все. Перед использованием команды Заменить все можно порекомендовать создание резервной копии таблицы, с которой предстоит работать.

Формулы и функции.

Формула – это последовательность символов, начинающихся со знака «=» (константы, ссылки, имена, функции или операторы).

Формулы – позволяют обрабатывать числа, даты, текст.

Функции – формулы, встроенные в Excel.

Аргумент функции – это значения используемые для вычисления функции.

Результат – это значения, возвращаемые функциями в качестве ответа.

Вложенные функции – это функции, которые являются аргументами другой функции.

Синтаксис функции – это последовательность, в которой должны располагаться применяемые в формуле символы.

Аргументы записываются в круглых скобках сразу после названия функции (без пробела) и отделяются друг от друга – «;».

Математические выражения.

Для выполнения вычислений создаются специальные формулы, при записи которых используются математические выражения.

Напр.: =2+2 – сумма двух 2.

В Excelприменяются в выражениях не конкретные величины, а ссылки на содержимое ячеек. Если изменяется содержимое ячеек, то автоматически изменяется и результат.

Напр.: = а1 +А2 – сумма содержимого ячеек А1 и А2.

Кодирование математических операций.

Запись формул: сначала идет знак равенства «=», затем указываются имена ячеек и операторы.

Можно использовать константы – заданные неизменяемые величины.

«=» — определяет, что в ячейке содержится формула, а не текст; ссылки – задают значения, операторы – что надо сделать с данными.
Операторы в формулах:



Сложные формулы.

При создании формул можно кодировать выполнение нескольких математических действий, используя множество имен ячеек и операторов.

Пример: уменьшить число 5%
А1 – число; = А1 — а1 * 5%
Надо быть уверенным, что формула составлена верно. Конечный результат зависит от порядка выполнения математических действий. Чтобы не запутаться в сложных формулах, используются круглые скобки, заключающие те части выражений, которые необходимо выполнить в первую очередь.

Порядок выполнения формул: сначала в круглых скобках, затем арифметические операции, за ними операции отношения.

Ссылки на ячейки.

Если формула состоит из нескольких операндов и в ней не расставлены круглые скобки, то действия выполняются в порядке: — %; ^; + и /; + и –

Относительная адресация– при указании имени ячейки задается ее местонахождение – вкл. Имя колонки и номер строки.

Напр.: =А1+А2 – сложить содержимое ячеек А1 и А2. относительная ссылка позволяет копировать и перемещать ячейки, автоматически настраивая содержащиеся в них имена в соответствии с новым месторасположением.

Относительная адресация облегчает копирование и перемещение формул. Изменяются ссылки на ячейки в формулах.

В некоторых случаях необходимо сослаться на конкретную ячейку, имя которой не будут изменяться при копировании и перемещении, целесообразно применять смешанную или абсолютную адресацию (смешанная — настраивается только номер строки или имя столбца, абсолютная – не изменяется вообще).

$ — ставится перед той частью имени ячейки, которая предполагается сделать абсолютной ($А1; А$1).

Можно нажать <F4> для автоматизации процесса настройки адреса, циклически перебирая все возможные варианты.

$А$1 – всегда на ячейку А1

$А1 – всегда на столбец А, строка настраивается автоматически

А$1 – всегда на строку 1, столбец автонастраивается

Можно указать диапазон ячеек – задается адрес верхней левой ячейки, а через двоеточие – адрес нижний правой ячейки.

Лист 1! А1 – ссылка на ячейку А1 листа 1 (если ячейка находится на другом листе – ставится «!»).

Ввод формул.

Для занесения формулы в ячейку вводятся ее части: знак равенства (=) имена ячеек и операнды, строго соблюдая при этом требуемую очередность.

1.                 Выбрать ячейку для ввода данных.

2.                 Нажать знак «=».

3.                 Для включения в формулу имени надо щелкнуть мышью на соответствующей ячейке. Указанная ячейка выделится пунктирной рамкой, ее имя появится в ячейке, содержащей формулу, и отобразятся в строке формул. Имя ячейки можно ввести с клавиатуры.

4.                 Ввести необходимый оператор. Активной снова станет ячейка, содержащая формулу.

5.                 Указывается следующая ячейка, которую надо включить в формулу.

6.                 Вводить ячейки и операнды до конца формулы.

7.                 Enter– завершение ввода формулы. В ячейке отобразится результат вычислений. Щелкнув на нем в строке формул можно увидеть соответствующее математическое выражение.

Функции: специальные формулы.

Функции – специальные формулы, встроенные в Excel. Содержится более 400 функций. Функция содержит имя и список аргументов в круглых скобках. Аргументами могут быть числовые и текстовые const, ячейки и их диапазоны. Некоторые функции доступны, когда открыта соответствующая надстройка.

Сервис => Надстройки и в окне «Надстройки» указать надстройки. Функции можно ввести вручную и с помощью мастера функций. Функции упрощают сложные вычисления.

Например: функция СУММ – позволяет компактно записывать ряды суммирования.
=С8+С9+С10+С11+С12+С13+С14+С15+С16 можно записать

=СУММ (С8: С16)
Можно выполнить сложные математические вычисления.

а) Автоматическое суммирование

Σ – Автосумма, на панели инструментов. Щелчок на кнопке приводит к автоматическому созданию функции СУММ, использующей в качестве аргументов наиболее вероятный диапазон суммирования. Надо выделить необходимый диапазон ячеек. Можно в активную ячейку внести шаблон формулы СУММ () и после указать нужные аргументы или диапазон вручную.

б) Автоматические вычисления
<img width=«195» height=«179» src=«ref-1_1592379698-7158.coolpic» v:shapes="_x0000_i1051">    продолжение
--PAGE_BREAK--
Возникает необходимым в определении суммы определенных величин. Автоматическое вычисление – быстрое выполнение математических операций. Выделить, например, несколько ячеек, содержащих данные, сумму, которую необходимо определить; по умолчанию в строке состояния отобразится искомое значение суммы.

Для выбора нужного действия щелкнуть правой кнопкой мыши в строке состояния на области автовычислений и в появившемся окне указать нужную операцию.

в) Использование мастера функций

Мастер функций облегчает процесс ввода функций, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать ячейку для ввода формул

2. Выбрать Вставка => Функция или щелкнуть по кнопке «Изменить формулу» (на ней изображен знак «=»); появится окно мастера функций со списком 10 недавно используемых функций. Другие категории функций будут перечислены в соответствующем списке.

3. В списке «Категория» выбрать необходимую операцию. В списке «Функция» будут перечислены все функции данного типа. Для ознакомления с описанием функции надо щелкнуть на ее имени. В нижней части диалогового окна мастера отобразится нужная информация.

4. С списке «Функция» щелкнуть по имени нужной функции.

5. Щелкнуть «ОК» — под строкой формул появится палитра формул, в которой отобразятся аргументы функций.

Аргументы – const, величины, ссылки на ячейки, диапазоны и т. д. Некоторые аргументы должны быть обязательно указаны после имени функции, их названия выводятся в палитре формул полужирным шрифтом, другие аргументы в функции могут не указываться Excelугадывает, какие аргументы должны быть использованы вариантами предположения отображаются в палитре формул.

6. Ввести аргументы. Можно использовать буксировку мышью через соответствующие ячейки для выбора необходимого диапазона или вводить через палитру формул.

7. <Enter> или <ОК> для занесения формулы в рабочий лист.

Окно «Мастер функции 1 из 2» — нажать после выбора «Далее»,

окно «Мастер функции 2 из 2» — нажать «Готово».

Проверка формул.

Для проверки формул их необходимо выбрать. Надо выполнить следующее:

1. Выбрать Сервис => Параметры.

2. Щелкнуть на вкладке «Вид» и установить флажок формулы в области «Параметры» окна.

3. Нажать <ОК>. В рабочем листе отобразится написание формулы, а не результат вычислений.

Возврат в обычный режим просмотра рабочего листа выполняются те же действия со сбросом флажка формулы во вкладке «Вид».

Проверку можно осуществить и с помощью специально встроенных средств Excel. Надо знать, какие влияющие и зависимые ячейки.

Влияющие – если на ячейку есть ссылка в выражении.

Зависимые – если содержит формулу со ссылкой на другую ячейку.

Для проверки зависимостей необходимо:

1. Выбрать ячейку, в которой надо отследить зависимости.

2. Сервис => Зависимости.

3. В подменю выбрать опцию «Влияющие ячейки», «Зависимые ячейки» или «Источник ошибки». Отобразятся соответствующие стрелки зависимостей.

Сервис => зависимости => Убрать все стрелки – возврат в обычный режим просмотра.

Вычисление формул.

Для установки ручного режима вычислений надо во вкладке «Вычисления» окна «Параметры» в блоке «Производить пересчет» установить режим «Вручную». В этом режиме выводится слово «Вычислить» в строке состояния всякий раз, когда в листе появляется невычисленная формула.

F9 – перевычисление формул – перевычисление во всех открытых книгах.

Shift+ F9 – формулы перевычисляются только в активном листе.

В ячейке может отображаться формула или значение (см. дальше).

Если в вычислении ошибка, то в ячейке выводится сообщение об ошибке, которое начинается с символа «#».

Сообщение об ошибках:

# дел/0 – попытка разделить на 0 или на пустую ячейку;

# имя? – формула использует несуществующее имя;

# н/д – ссылка на ячейку с неопределенными данными;

# число! – ошибка в числе, число невозможно представить в Excel;

# ссылка! – формула ссылается на несуществующую ячейку;

# знач! – ошибка при вычислении функции;

# пусто! – задано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек.

Категории функций.

Финансовые функции.

Среди функций, имеющихся в Ехсе1, раздел, посвященный финансовым операциям, занимает значительное место. При помощи представленных в нем функций можно выполнять вычисления, связанные с процентными ставками, ценными бумагами, амортизацией, выплатами, вкладами и т.д.





Функции даты и времени.

Представление даты и времени имеет одну особенность. При вводе даты или времени пользователь вводит последовательность символов, которая не является числом, но с этими символами можно производить вычисления: сравнивать, прибавлять, вычитать и т. д. Поэтому в Ехсеl, наряду с текстовым представлением даты и времени, существует и числовое представление.

За точку отсчета по умолчанию принята дата 1 января 1900 года, а верхней границей является 31 декабря 2078 года. Способ вычисления в случае необходимости можно указать в списке параметров. Выбор способа вычисления определяется выбором используемого стандарта, количеством дней в году и продолжительностью месяца.

Наличие текстового и числового форматов представления даты и времени практически не затрудняет работу. В ячейке с форматом Общий результат будет представлен в нужном виде без участия пользователя, а если ячейки ранее были отформатированы для чисел, то результатом работы функций даты и времени будет число.

Если ввести одновременно и дату и время в формулу "=МИНУТЫ(" 10.07.95 18:30:15")", то возвращено будет только число минут (для данной формулы — «30»). Аналогично работают функции СЕКУНДЫ и ЧАС — они возвращают для введенного значения только секунды и часы соответственно.
Функции времени и результаты их работы



Функции даты и результаты их работы

Функции даты

Форматы представления

Общий

Д ММММ ГГГГ

=ГОД («9.07.95»)

1995

нет

=ГОД (В5)

1995

нет

=ДАТА (95;7;9)

9.07.95

9 июля 1995

=ДАТАЗНАЧ («9.07.95»)

34889

9 июля 1995

=ДЕНЬ (D5-9)

30

нет

=ДЕНЬНЕД («9.07.95»)

1

нет

=МЕСЯЦ (05)

7

нет

=ТДАТА ()

9.07.95 18:48

9 июля 1995

Функция ГОД возвращает год аргумента. Аналогично работают функции ДЕНЬ и МЕСЯЦ. Функция ДАТА требует ввода года, месяца и дня и возвращает дату в числовом формате, функция/

ДАТАЗНАЧ просто преобразует дату из текстового формата в числовой/ Функция ДЕНЬНЕД возвращает номер дня недели. При этом может быть выбран способ нумерации. По умолчанию воскресенье считается первым днем недели.

Функция ТДАТА возвращает текущую дату и время в числовом формате.

Математические функции

В Ехсеlимеется широкий выбор математических функций, позволяющий выполнять действия из различных областей математики: арифметики, алгебры, комбинаторики и т. д.





Статистические функции

В Ехсеlнаиболее широко представлены функции, предназначенные для проведения различного рода статистических вычислений: максимальное и минимальное значения диапазона, значения вероятностей, распределения случайных величин, средние, дисперсии, доверительные интервалы и т. д.





Функции для работы со ссылками и массивами



Текстовые функции

ДЛСТР

Возвращает количество символов в текстовой строке

ЗАМЕНИТЬ

Заменяет часть текстовой строки на другую текстовую строку

ЗНАЧЕН

Преобразует текст в число

КОДСИМВ

Возвращает числовой код первого символа в текстовой строке

ЛЕВСИМВ

Возвращает первые (самые левые) символы текстовой строки

НАЙТИ

Находит вхождение одной текстовой строки в другую строку и возвращает номер символа, с которого начинается первое вхождение искомой строки

ПЕЧСИМВ

Удаляет все непечатаемые символы из текста

ПОВТОР

Повторяет текст заданное число раз

ПОДСТАВИТЬ

Подставляет в строку новый текст вместо старого

ПОИСК

Возвращает позицию первого вхождения символа или текстовой строки при поиске слева направо

ПРАВСИМВ

Возвращает последние (самые правые) символы текстовой строки

ПРОПИСИ

Делает все буквы в тексте прописными

ПГОПНАЧ

Первая буква в тексте и все первые бук- вы, следующие за символами, отличными от букв, делаются прописными (верхний регистр). Все прочие буквы в тексте де- лаются строчными (нижний регистр)

ИСТР

Возвращает заданное число символов из строки текста, начиная с указанной позиции

РУБЛЬ

Преобразует число в текст, используя денежный формат с округлением до заданного числа десятичных знаков

СЖПРОБЕЛЫ

Удаляет из текста все пробелы, за исключением одиночных пробелов между словами

СИМВОЛ

Возвращает символ с заданным кодом

СОВПАД

Сравнивает две строки текста и возвращает значение ИСТИНА, если они в точности совпадают, и ЛОЖЬ — в противном случае

СТРОЧН

Преобразует символы в текстовой строке из верхнего регистра в нижний

СЦЕПИТЬ

Объединяет несколько текстовых элементов в один

Т

Возвращает текст, ссылка на который задается аргументом

ТЕКСТ

Преобразует значение в текст в заданном числовом формате



Логические функции

Логические функции являются неотъемлемым компонентом многих формул. Всякий раз, когда необходимо реализовать те или иные действия в зависимости от выполнения каких-либо условий, следует использовать логические функции.

Имеются следующие логические функции: ЕСЛИ, И, ИЛИ, ИСТИНА, ЛОЖЬ, НЕ. Результатом работы логических функций И, ИЛИ, ИСТИНА, ЛОЖЬ, НЕ является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ, а результатом работы логической функции ЕСЛИ может быть число, текст или ссылка на выполнение каких-либо действий.

Результатом работы логических функций ИСТИНА() и ЛОЖЬ() являются логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Функция НЕ(арг) изменяет логическое значение своего аргумента на противоположное. Она часто используется в тех случаях, когда необходима уверенность в том, что значение не равно

некоторой величине.

Аргумент функции арг — это значение или выражение, результатом вычисления которого является ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если арг имеет значение ЛОЖЬ, то функция НЕ возвращает значение ИСТИНА, а если арг имеет значение ИСТИНА, то функция НЕ возвращает значение ЛОЖЬ.

Функция И(арг1, арг2,...) возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА, и возвращает значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ.

Функция ИЛИ(арг1, арг2, ...) возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один аргумент имеет значение ИСТИНА.

Аргументы арг1, арг2,… должны быть логическими значениями, массивами или ссылками, которые содержат логические значения. Если аргумент, который является ссылкой или массивом, содержит тексты или пустые ячейки, то такие значения игнорируются. Если указанный интервал не содержит логических значений, то возвращается значение ошибки #ЗНАЧ!

Функция ЕСЛИ(арг_лог, арг1, арг2) возвращает значение арг1, если арг_лог при вычислении приобретает значение ИСТИНА, и арг2, если арг_лог при вычислении принимает значение ЛОЖЬ. При конструировании более сложных проверок в качестве значений аргументов арг1 и арг2 могут быть вложены до семи функций ЕСЛИ.

Диаграммы.

Представление данных в графическом виде позволяет решать самые разнообразные задачи. Основное достоинство такого представления заключается в его наглядности. На графиках легко просматривается тенденция к изменению, при этом можно определять скорость изменения этой тенденции. Различные соотношения, прирост, взаимосвязь различных процессов- все это легко можно увидеть на графиках.

Имеется несколько типов плоских и объемных и диаграмм, разбитых, в свою очередь, на ряд форматов.

Предварительные сведения о построении диаграмм

Процедура построения графиков и диаграмм отличает, я как широкими возможностями, так и необычайной легкостью.

Любые данные в таблице всегда могут быть представлены в графическом виде. Для этого используется мастер диаграмм, который вызывается с помощью кнопки Мастер диаграмм, распложенной на панели инструментов Стандартная.

Мастер диаграммпредставляет собой процедуру построения диаграммы, состоящую из четырех шагов. На любом шаге пользователь может нажать кнопку Готово, в результате чего построение диаграммы завершится. С помощью кнопок Далее и Назад можно управлять процессом построения диаграммы.

Кроме этого, для построения диаграммы можно воспользоваться командой Вставка => Диаграмма.

После построения диаграммы пользователь может добавлять и удалять ряды данных, а также изменять многие параметры диаграммы с помощью специальной панели инструментов.
<img width=«360» height=«47» src=«ref-1_1592386856-5617.coolpic» v:shapes="_x0000_i1052">    продолжение
--PAGE_BREAK--