Реферат: Автоматизация управления предприятием

ГосударственныйУниверситетУправления


Институт менеджментав строительствеи управленияпроектом

Кафедрауправлениястроительством


Специальность«Менеджмент»– 061100

Специализацияуправлениепроектом

Отделениевечернее


Курсовойпроект


По дисциплине:Информационныетехнологииуправления


На тему:“Корпорация“ПАРУС”. Автоматизацияуправленияпредприятием”


Исполнитель:





Руководительпроекта:



кандидат эк. наук, доцент Шемтова О.Г.

Москва 2000

Содержание:


Автоматизацияв управлениипредприятиемПроблемыуправленияпредприятием

В условияхрыночной экономикиосновой успешнойдеятельностилюбого предприятия(организации, фирмы и т.п.)является обеспечениетребуемогоуровня рентабельностиего хозяйственнойдеятельности.Не менее важноподдержаниеплатежеспособностифирмы, планированиеи контрольсвязанногос этим факторомдвижения денежныхсредств.

Остановимсяподробнее напроблемахкрупных компаний(корпораций, холдингов), длякоторых характернасложная структура, связанная смногопрофильностьюподразделений, их территориальнойраспределенностьюи различиемв производственномпотенциале.Как правило, это такие проблемы, как:

Отсутствие организационного единства среди подразделений предприятия, в частности, одинакового понимания сущности бизнес-процессов, единой методологии бухгалтерского учета, унификации нормативно-справочной информации.

Трудности планирования деятельности по всем горизонтам (долгосрочного, текущего, оперативного) на всех уровнях управленческой вертикали, доведения до каждого из подразделений конкретных задач, контроля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач.

Недостаточная оперативность (актуальность) данных о финансово-хозяйственной деятельности подразделений, филиалов и корпорации в целом.

Высокая трудоемкость сбора и обобщения (консолидации) данных территориально-распределенных участков, в частности, бухгалтерий, каждая из которых ведет свои, «неполные» с точки зрения корпорации, балансы; большое количество ошибок в подобных данных, их разнородность и несогласованность.

Отсутствие оперативной и достоверной информации о взаиморасчетах (взаимозачетах) с внешними поставщиками и потребителями, а также — филиалами предприятия, и, как следствие, трудность управления дебиторской — кредиторской задолженностью. Решение этой проблемы значительно усложняется при изменении статуса контрагента (например, при покупке корпорацией фирмы, которая ранее была внешним контрагентом).

В условияхпереходногопериода иэкономическогокризиса всеперечисленныевыше проблемыусугубляются, а также появляютсяновые, связанныес такими факторами, как инфляцияи неплатежи; высокая доляденежных суррогатови сложныхвзаимозачетовв общем объемефинансовыхпотоков; широкаяраспространенностьнатуральногообмена (бартера); частое изменениезаконодательства, в частности, налогового.

Это далеконе все проблемыуправленияпредприятием, но указанныхздесь — вполнедостаточнодля пониманияактуальностии сложностиих решения.

Корпорация«ПАРУС»

Компания“ПАРУС”былазарегистрированав декабре 1990 года.С тех пор изнебольшой фирмы“ПАРУС”вырос в разветвленнуюструктуру срегиональнымиотделениямии представительствамипо всей Россиии СНГ.СЕГОДНЯПАРУС — ЭТОКОРПОРАЦИЯ.

КорпорацияПАРУС включаетв себя помимоголовного(московского)офиса, ЦентрИнформационныхТехнологий, занимающийсяразработкойпрограммныхпродуктов, Учебный центри 29 региональныхотделений собщим числомсотрудниковболее 1200 человек, осуществляющихподдержкупользователейв регионах повсему перечнюуслуг. При этомболее половинысотрудниковзанимаютсянепосредственнымобслуживаниемклиентов (обучением, внедрениемпрограммныхпродуктов, поставкой иремонтом техникии пр.).

Начав с программныхпродуктов дляавтоматизациибухгалтерскогоучета, сегодняПАРУС предлагаетполный спектрпрограммныхпродуктов длякомплекснойавтоматизациидеятельностипредприятий, в том числе испециализированныерешения дляразличныхотраслей.

В числепрограммныхпродуктовПАРУСА — системыавтоматизациибухгалтерскогои кадровогоучета, консолидацияотчетностии анализафинансово-хозяйственнойдеятельности, системы автоматизациидля крупныхпредприятий.

Комплексныйподход к автоматизациипозволяетреализовыватьпроекты какпоэтапно, таки предлагатьготовые решения“под ключ”, обеспечиваяэффективноеуправление, планированиеи анализ деятельностипредприятий.

С самого начала, стратегиейфирмы былопредоставлениеклиентам полногоспектра услуг.Это позволяетгарантироватьуспех автоматизации, обеспечитьмаксимумэффективностиот внедрениятехнологийза счет предлагаемыхпроектныхрешений и, вконечном итоге, гарантируетвысокую стабильностьбизнеса.

Среди услугфирмы:

разработка проектов автоматизации;

установка и настройка проектов автоматизации;

обучение пользователей;

поставка компьютеров, оргтехники и монтаж сетей;

гарантийное и послегарантийное обслуживание;

консалтинг по управлению, финансам и персоналу и аудит;

консультационное сопровождение;

поддержка пользователей в регионах по всему перечню услуг.

Базовыепринципы построенияСистемы

Современныекрупные информационныесистемы немыслимыбез использованиялокальныхвычислительныхсетей (ЛВС).Информацияв такой системевсегда хранитсяна сервере, аеё обработкаможет бытьраспределенамежду сервероми рабочимистанциямиразными способами.

Архитектурныерешения приработе с базамиданных

Архитектура«файл-сервер»предусматриваетконцентрациюобработки нарабочих станциях.Основнымпреимуществомэтого вариантаявляется простотаи относительнаядешевизна.Подобное решениеприемлемо, покачисло пользователей, одновременноработающихс базой данных, не превышает5-10 человек. Приувеличенииколичествапользователейсистема может«захлебнуться»из-за перегруженностиЛВС большимипотокаминеобработаннойинформации.

Важнейшимпараметромкрупной информационнойсистемы являетсябыстродействиепри значительномколичествепользователей, а также надежность, масштабируемостьи безопасность.Всё это обеспечиваетархитектура«клиент-сервер».Такая архитектурапозволяетоптимальнораспределитьработу междуклиентскимии сервернойчастями системы: теперь приложение, работающеена рабочейстанции, нечитает записибазы данных«напрямую», а посылаетзапросы насервер, где онипринимаютсяи последовательноотрабатываютсяспециальнымипрограммами.В результатена рабочуюстанцию поступаюттолько обработанныеданные, чторадикальносокращаетинформационныепотоки в ЛВС.

Сервер, как правило,— самый мощныйи самый надежныйкомпьютер. Онобязательноподключаетсячерез источникбесперебойногопитания, в немпредусматриваютсясистемы двойногоили даже тройногодублирования.В особо ответственныхслучаях можноподключитьвместе несколькосерверов так, что при выходеиз строя одногоиз них в работуавтоматическивключится«дублер». Такимобразом, приконцентрацииобработкиданных на серверенадежностьсистемы в целомограничиваетсятолько материальнымисредствами, которые заказчикиготовы вложитьв техническоеоснащение.

Решениепо автоматизацииучета и управленияв корпоративныхструктурахпредполагаетраспределеннуюобработкуданных, организациюпараллельныхвычислений, глубокоеразграничениеуровней доступа, возможностьвыбора различныхоперационныхсистем и серверныхплатформ. Именнопоэтому ПАРУСвыбрал дляуправлениябазами данных, ядра Системы, продукт корпорацииОгасlе.Принципы, заложенныев Огас1е-технологию, в полной мересоответствуютзадаче построениясложных корпоративныхпроектов.

Для предприятиймелкого и среднегобизнеса КорпорацияПАРУС предлагаетрешения на базеархитектуры«файл-сервер»с использованиемСУБД МicrosoftFохРго.Если бизнесне велик, подобноерешение оптимально.В перспективе, по достиженииопределенногоуровня развитияпредприятия, можно перейтина Огас1е — ведьрешения ПАРУСАна различныхплатформахсоставляютединую линиюпрограммныхпродуктов.

Модульность, масштабируемость, интегрируемость, открытость

Разумеется, Система ПАРУСявляется модульной.Многие ее компонентыуспешно функционируютавтономно.Конечно, этоболее или менееэффективнотолько длянекрупных фирм.Для крупныхпредприятийцелесообразнееприобретатьсразу пакетмодулей. В любомслучае, можноначинать сминимальныхкомплектаций, добавляя отдельныекомпонентыСистемы по меренадобностии оптимальнопо финансовымвозможностям.

Заказавпроектное илиспециальноерешение, можнополучитьмодифицированныйпод собственныенужды «коробочный»или совершенноновый модуль, который информационнои функциональностыкуется состальнымимодулями Системы.Если необходимоиспользоватьпрограммныепродукты другихфирм, то можноналадить ихвзаимодействиес СистемойПАРУС. Во многихслучаях такоевзаимодействиеуже реализовано(например, модуля«Магазин» спрограммамидля работы скассовымиаппаратамии пластиковымикартами).

Корпоративныесистемы управлениясоздаются нена один деньи должны обладатьвозможностьюлегко видоизменятьсяи адаптироватьсяк любым структурнымизменениямкомпании иэкономическимситуациям.Поэтому ихнаделяют возможностьюмасштабироваться, т.е. обладатьспособностьюк наращиваниюколичестварабочих мест, без сниженияэффективностиработы Системы.

Масштабируемостьрешений ПАРУСАбазируется:

на многоплатформенности технологий, что предполагает оптимальный подбор используемого программного обеспечения в зависимости от конкретной ситуации и допускает наряду с достижением целей построения корпоративной системы управления, применение на отдельных автоматизируемых участках относительно дешевых и легко сопровождаемых решений на СУБД FoxPro или Btrieve, сопрягаемых с информационным ядром Системы, реализованном на СУБД Oracle;

на принципе построения продуктов ПАРУСа в единую преемственную линию. Так, начав с относительно простой и дешевой Системы 7-й версии, использующей СУБД FoxPro, можно впоследствии перейти на более мощную версию 8 на базе Oracle.

Microsoft Word, Microsoft Excel… Эти программышироко известнысреди пользователейперсональныхкомпьютеров.Фактическиони сталимеждународнымстандартомтекстовогопроцессораи электронныхтаблиц. РазработчикиПАРУСа решиливсемерноинтегрироватьСистему с MicrosoftOffice (в которыйвходят Word и Excel). Апотому, когдапользовательбудет печататьподготовленныев Системе документы, строить графикипо отчетам, проводитьмассовый вводинформациичерез электронныетаблицы, онсможет в полноймере использоватьсамые разнообразныевозможностиэтих программ.

Системарасполагаетсредствамиподготовкиотчетов практическилюбого вида.Разумеется, в состав Системывходят всеобычно необходимыеотчеты. Но можнодобавить к нимлюбые, «под Вашисобственныезапросы». Вкачествеинструментальногосредства дляподготовкишаблонов подобныхотчетов былвыбран генераторотчетов Crystal ReportsProfessional фирмы Seagate Software –лидер в своемклассе. Этотпрограммныйпродукт отличает:

Быстрая разработка шаблонов отчетов благодаря широкому использованию экспертов (проводников) – специальных средств, облегчающих создание шаблонов отчетов в интерактивном режиме. Простая организация среды разработки, ясный интерфейс пользователя.

Мощные средства обработки. Обширная библиотека встроенных функций для проведения расчетов, в том числе специализированные функции статистического и финансового анализа.

Уникальные средства разностороннего представления данных (например, динамическое форматирование отчета в зависимости от информации). Возможности включения диаграмм разных типов для наглядного представления информации. Возможность получить отчеты презентационного качества.

Разнообразие способов распространения отчетов: по электронной почте; экспорт в HTML для публикации на Web-сервере; экспорт в популярные форматы данных: Excel, Lotus 1-2-3, Microsoft Word, WordPerfect, ODBC, ASCII.

Для обменаинформациеймежду территориально-удаленнымирабочими местамиможет бытьиспользованаэлектроннаяпочта, поддерживающаяинтерфейс MAPI(например, MicrosoftExchange).

Системаинтегрируемас любыми приложениямина уровнеинформационногосопровождениязаписи (минимальнойинформационнойпорции), зарегистрированнойв базе данных.Существуетвозможностьсвязать с записьюСистемы любойфайл, а затемоперативновызвать дляэтой записито приложение, которое связанообщими установкамиWindows для связанногофайла с одновременнойзагрузкойданных этогофайла для ихпросмотра иликоррекции.

ОткрытостьСистемы ПАРУСобеспечиваетсяследующимифакторами:

Вместе с Системой поставляется описание структур баз данных. Это позволяет использовать эти данные, например, для построения самых разнообразных отчетов при помощи генератора отчетов Seagate Crystal Reports при работе с Системой, а также в среде самого генератора (то есть без использования приложения Системы).

При необходимости, в поставку Системы могут входить информационные модели IDEF и даже исходные тексты программного продукта. Эти меры призваны облегчить специалистам предприятия развитие и адаптацию Системы своими силами.

Современныетехнологии(возможностьиспользованияоткрытыхAPI-интерфейсов)позволяетсегодня интегрироватьпродукты КорпорацииПАРУС с теми, что созданысилами специалистовАСУ предприятия.Так, вместе сСистемой могутпоставлятьсяописанияAPI-интерфейсов.

Документооборот

Документооборотв Системе основанна следующихпринципах:

По отношению к зарегистрированному в Системе документу может быть предпринят ряд действий, которые составляют этапы документооборота. Результатом выполнения одного такого этапа может быть модификация данных самого документа, снабжение его дополнительной информацией, регистрация других документов и объектов учета Системы (например, хозяйственных операций бухгалтерского учета).

Однажды выполненный этап документооборота можно отменить, то есть удалить из базы данных все следы его выполнения, в частности, снять с самого документа отметку о выполнении этапа.

Возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поставить в зависимость от состояния других этапов (выполнен или нет) для этого же документа. Право выполнять этап может предоставляться ограниченному кругу пользователей.

Для каждого документа Система ведет «Журнал документооборота», куда автоматически записывает всю историю: кто, когда и с какими особенностями проводил этапы. Для каждого документа можно оперативно просмотреть список «родительских» и «дочерних» документов.

Помимоэтого, учитываявозросшуюпотребностьзаказчиковв организацииединого документооборотапредприятия(как административно-хозяйственного, так и финансового), специалистыКорпорацииизучают возможностьсопряжениясистем управлениядокументооборотом, таких как NovellGroupWise Work-Flow, Work-Route и СистемойПАРУС.

Защитаданных

В такойответственнойсфере, какфинансово-хозяйственнаядеятельность, велика опасностькак злоупотреблений, так и неумышленнойпорчи данныхнеумелымидействиямисотрудникафирмы. И этаопасностьособенно актуальна, когда в однойкомпьютернойсети с однойбазой данныходновременноработает многолюдей. Поэтомув Системе ПАРУСбольшое вниманиеуделено вопросуразграниченияправ пользователей.Каждому сотрудникумогут бытьназначеныиндивидуальныеправа доступакак к разделаминформации, так и к функциямСистемы.

Так, оператор, занимающийсявводом первичныхдокументов, не сможет, например, получить доступк обобщеннойинформациио деятельностифирмы; сотрудникиодного подразделениябудут работатьтолько со своимидокументами, не имея доступак документамдругих подразделений, и т.д. И толькоадминистраторСистемы можетделать все, втом числераспределятьправа междупользователямии отслеживатьдействия, произведенныеими.

Некоторыепрограммныепродукты ирешения

ПАРУС всегдаславился добротными, качественными, устойчивымибухгалтерскимипрограммами, которые и сегодняс успехом используюттысячи различныхпредприятий.Этой осеньюКорпорацияпорадовалаи нынешнихклиентов, ипотенциальныхзаказчиковвыходом целогосемейства новыхпрограммныхпродуктов (ПП), основанныхна современныхплатформах(в т. ч. Oracle) и ориентированныхна управлениебухгалтерскимучетом и финансами.Это семействовышло в широкуюпродажу в конце1998 г. под общимназванием«Парус XXI-й век».

Новыепрограммныепродукты разработаныв среде Windows ирасполагаютширочайшимспектром настроекдля различныхотраслей, вкоторых наиболеечасто используютсяПП «Парус»(торговля, строительство, СМИ, сфера услуги пр.).

Новыепродукты ПАРУСА, созданные длярынка бухгалтерскихсистем, помимопростоты инадежности, обладают ещеодним важнымсвойством — масштабируемостью, которая позволяетиспользоватьодну и ту жесистему дляучета как вмалом бизнесе, так и на крупномпредприятии.

Наиболеесущественнойотличительнойчертой новыхпродуктов длякрупных предприятийявляется наличиемощной системыуправленияфинансами. Длякрупных предприятийс большим числомопераций важнойхарактеристикойявляется устойчивостьи надежностьработы, которыеобеспечиваютсяиспользованиемСУБД Oracle. Крометого, еще однойособенностьюявляется то, что системаможет бытьдоукомплектованамодулями складскогоучета, управлениязакупками ипродажами, ведения договоров, ВЭД, которыеобъединеныв контур оперативногоуправления.

Однакопомимо традиционнойактивностина рынке бухгалтерскихпродуктов, ПАРУС продолжаетбольшую работув области комплексныхсистем управленияна базе информационныхтехнологий.Новая разработкаполучила название«Триумф». Создаваяновый продукт, разработчикииспользовалиподход, основанныйна поддержкесовременныхпринциповменеджмента, рациональнойорганизациибизнес-процессов, которые реальноприменяютсяв крупных иуспешных торговыхфирмах и в мировойторговой практике.Проделав такуюогромную работу, ПАРУС имеетвсе основаниядля того, чтобысчитать, чтокомпанию, котораябудет управлятьсвоей деятельностьюс помощью даннойсистемы, ждетуспех, процветание- словом, триумф.

Совершенствованиесуществующейсистемы управленияспособно помочьснизить издержки, ускоритьоборачиваемостьфинансов, повыситьтоварооборот, а в результате- увеличитьрентабельностьи прибыльностьбизнеса. Всеэто возможносделать с помощьюнового программногопродукта. Наразработкуэтой системыбыло затраченоболее 2 лет иоколо 3,6 миллионовдолларов. И, судя по отзывампервых клиентов, она одинаковоуспешно функционируеткак в крупнейшихторговых компаниях(крупных оптовыхоператорах, торговых домах, сетях магазинов, торговых холдингах), так и в розничныхмагазинахнебольшогои среднегоразмера. Авторыстремилисьподдержатьв данном ППвесь цикл движенияинформации- от ее сбора, упорядочения, планированиядо реализациитоваров и анализарезультатовдеятельностипо всем основнымнаправлениям(управлениефинансами, закупками ипродажами, персоналом, инвестициямии пр.). Функционалсистемы покрываетпотребностивсех структурныхподразделений, традиционновходящих вторговые компании: коммерческиеотделы, отделызакупок, подразделенияпо работе срозницей, оптовымипокупателями, финансами иинвестициями, бухгалтерскиеслужбы, автотранспорт, маркетинг имногое др.

За времясвоей работыКорпорацияПарус накопилаогромный практическийопыт автоматизациипредприятийсамых разныхотраслевыхнаправленностей.Сейчас этотопыт вылилсяв целую гаммусерийных программныхпродуктов, которые могутудовлетворитьсамых взыскательныхпользователей.

Наиболее подробностоит рассмотретьПрограммныйкомплекс дляавтоматизацииуправленияпредприятиемПАРУС 8.1.

Программныйкомплекс дляавтоматизацииуправленияпредприятиемПАРУС 8.1

Большинствофакторов, мешающихпроцветаниюпредприятия, так или иначесвязаны с проблемамив организацииуправления: это просчетыв планировании, ошибки управленческогои бухгалтерскогоучета, управлениядебиторской-кредиторскойзадолженностьюи ряд других.Решение такихпроблем актуальновсегда, но сейчас, в период экономическогокризиса, задачаоптимизацииуправлениястановитсянаиболее важной.И поэтому дляпредприятияможет оказатьсяособенно эффективнымсотрудничествос КорпорациейПАРУС — фирмой, располагающейбогатейшимопытом в областиавтоматизациии оптимизациипроцессовуправленияпредприятием.

КорпорацияПАРУС давнозавоевалаавторитет ипризнание какпоставщиквысококачественногопрограммногообеспечениядля автоматизациипроцессовуправления, прежде всего— в областифинансово-экономическойдеятельности.За более чемвосемь летразвития СистемаПАРУС превратиласьв мощныймногофункциональныйпрограммныйкомплекс —уникальноеорудие в рукахпрофессионала.

Разработчикистремятсяпридать Системеширокие функциональныевозможности, соответствующиепотребностямреальныхтехнологическихпроцессов иучитывающиеособенностиразличныхотраслей. Воснове Системылежат такиеосновополагающиепринципы, какиспользованиесредств эффективнойобработки изащиты данных; обеспечениенезависимостиот операционныхсред и используемыхкомпьютерныхплатформ, интеграцияс другимиприложениями, как широкораспространеннымии де-фактостандартными, так и специальными; модульныйпринцип построенияпрограммногокомплекса длядостиженияэтапностивнедрения, оптимальностив комплектациии последующемего развитиив соответствиис растущимипотребностямипредприятия.

Применениеперспективнойархитектуры«клиент-сервер»на базе Oracle обеспечиваетмасштабируемостьи безусловнуюнадежностьСистемы.

ШирокиевозможностиСистемы позволяютКорпорацииПАРУС успешносотрудничатьс крупнымикомпаниями, включая корпоративныеструктуры(холдинги). НоПАРУС помнити об интересахсредних и мелкихфирм.

В СистемеПАРУС имеетсянабор решенийдля:

промышленных предприятий и производственных компаний;

фирм оптовой и розничной торговли; компаний, предоставляющих различные услуги;

организаций и учреждений, состоящих на государственном бюджете;

страховых компаний.

Это можетбыть не толькотиповое («коробочныйпродукт»), нои проектное(созданное набазе типового)или специальное(разработанное«на заказ»)решение.

Мощные, надежные иудобные программыявляются необходимым, но не единственнымусловием решенияглавной задачи: повышенияэффективностиуправления.Поэтому КорпорацияПАРУС нацеленана долговременноесотрудничестводля достиженияконечногорезультата.Корпорацияготова оказатьсамую разнообразнуюпомощь в автоматизацииуправлениякомпанией навсех этапахжизненногоцикла Системы.

Управлениефинансами

Широкоепризнаниефинансовогоменеджментав России составляетодно из главныхсодержанийнового этапаразвитияотечественнойнауки и практикиуправленияфинансамипредприятия.Эта дисциплинапризвана датьадекватныеответы на рядактуальныхвопросов:

Как рыночная среда определяет логику функционирования финансового механизма предприятия?

Как управлять финансами предприятия на основе этой логики? Каковы рыночные критерии принятия финансовых решений?

Как проводить и сочетать стратегию и тактику, долго- и краткосрочные аспекты жизнедеятельности предприятия?

Какие особенности управления финансами имеются при инфляционной среде?

Какие законные методы финансового маневрирования существуют для нейтрализации последствий кризиса? И т.п.

Финансовыйменеджмент– это наука ипрактика управленияфинансамипредприятия, направленногона достижениеего стратегическихи тактическихцелей. Последниеже индивидуальныдля каждогохозяйственногосубъекта. Срединих стоит отметить, в качествепримера: поддержаниебезубыточностипредприятияи требуемогоуровня рентабельностиего деятельностина основепланированиядоходов и расходов, обеспечениеплатежеспособностипредприятияна основепланированиядвижения денежныхсредств.

К функциямуправленияфинансамиотносится, вчастности, финансовыйконтроль набазе данныхбухгалтерскогоучета. На многихпредприятияхфинансовыйменеджментпринимаетнепосредственноеучастие и вработе бухгалтерии, например, посоставлениювнешней отчетности.Вообще говоря, взаимоотношенияфинансистас бухгалтериейустанавливаютсяпо-разному: одно дело, еслив организационнойструктуреуправленияпредприятиемфинансовыйменеджментподчинен бухгалтерииили существуетсамостоятельно, а другое – еслион включаетв себя бухгалтерию.Руководительпредприятияволен приниматьту или инуюмодель, но влюбом случаек слову финансовогоменеджера стоитвнимательноприслушатьсяпри выбореучетной политикиорганизации.

Исходяиз сказанноговыше, модуль«Бухгалтерскийучет» структурновходит, нарядус модулями«Финансовоепланирование»и «Консолидация»в ту составнуючасть СистемыПАРУС, котораяавтоматизируетуправлениефинансамипредприятия.В соответствиис принципоммодульностиСистемы и стремлениемКорпорацииобеспечитьсамые разнообразныезапросы пользователей, модуль бухгалтерскогоучета можетфункционироватьсовершенноавтономно.

Ниже краткоописаны несколькообщих принциповпостроениямодулей управленияфинансами.

Мультивалютность

Нормативныеакты РоссийскойФедерациитребуют вестиучет имущества, обязательстви хозяйственныхопераций врублях. Но учетв национальнойвалюте не всегдаудобен и невполне отражаетреальное состояниедел. Можно ли, не нарушаязакон, вестиучет и планированиев несколькихвалютах? С помощьюСистемы ПАРУС– можно! Числоиностранныхвалют, одновременноиспользуемыхв расчетах, неограничено, причем длякаждой валютыможно указатьдва курса пересчета:официальный, например, устанавливаемыйЦентральнымбанком РФ, испециальный(называемыйтакже документарнымили «внутренним»),– этот курсможет отличатьсяот официального.Система хранитне только текущие, но и все предшествующиекурсы валютс момента началаэксплуатации.

Многовариантностьучета

Закон естьзакон — егонеобходимособлюдать.Однако в некоторыхслучаях законне вполнесоответствуетцелям учета.Например, дляподдержаниятоварногозапаса приизменении ценнеобходимопривлекатьдополнительныеоборотныесредства. Поэтомубыло бы правильносписывать товарпо цене восстановления, исходя из суммы, необходимойдля закупкиследующейпартии аналогичноготовара. Однакопо инструкциямприбыль отреализациитовара положеноопределятькак разностьмежду суммойреализациии суммой закупкиодной и той жепартии товара.Другой пример: по закону толькочерез определенныйсрок можносписывать вубытки безнадежныедолги, дажеесли фирма-должникуже прекратиласвою деятельность.А поэтому, формальнопланируя прибыль, фактическипредприятие-кредиторуже обреченона убытки.

Для решениятаких проблемСистема ПАРУСпозволяетпараллельнос нормативнымучетом вестиуправленческийучет. Для этогосуммы, регистрируемыев приложенииуправленияфинансами, имеют два значения- «по бухгалтерской»и «по управленческой»оценкам. Дляподготовкистрого регламентированныхотчетных документовможно пользоватьсяданными бухгалтерскогоучета, для принятияуправленческихрешений — управленческогоучета. Многовариантностьуправленияфинансамивыражаетсятакже возможностьюиспользоватьпроизвольныевременныепериоды дляагрегированияданных.

Учет поподразделениямбалансовойединицы

Для правильнойорганизацииработы предприятиябывает необходимознать результатыдеятельностикаждого егоподразделения, в том числе итех, которыене образуютсамостоятельнойбалансовойединицы. В модуляхуправленияфинансамипредусмотренмеханизм, когдадля каждойсуммы можноуказать кодподразделениябалансовойединицы(ПБЕ). При обработкеи обобщенииданных, можнополучить полнуюинформациюкак по всейфирме в целом, так и по группамили отдельнымПБЕ.

Финансовоепланирование

Финансовыйплан – это комплексплановых документов, в которых вденежной формевыражены измененияобъемов и структурыактивов предприятияи источникових формирования, финансовыерезультатыего деятельностии движениеплатежныхсредств. Финансовымпланированиемназываетсяпроцесс определенияпоказателейи формированиядокументовфинансовогоплана.

Условиярыночной экономики, когда степеньнеопределенностихарактеристиквнешней средыочень высока, ставят передпредприятиемсложнейшиезадачи попрогнозированиютех или иныхизменений исвоевременномуреагированиюна них, т.е. принятиюсоответствующихрешений. Предприятиевстает переднеобходимостьюболее эффективногоиспользованияресурсов, осуществлениячеткого контроляза показателямисвоего финансовогосостояния.Налаженноепланирование, позволяющеесоздаватьблизкие попоказателямк фактическимпроцессамплановые документы, должно служитьбазой для раскрытиянеопределенностивнешней среды.Целью финансовогопланированияявляется обеспечениеруководителейфинансовыхслужб и всегопредприятияопределенногорода информацией, необходимойдля эффективногоуправленияресурсамипредприятия.

Исходяих сказанноговыше модуль«Финансовоепланирование»реализовандля автоматизации:

текущего финансового планирования (обычно, на месяц или квартал);

долгосрочного (стратегического) финансового планирования (на год или более);

оперативного планирования и управления платежами для обеспечения текущей платежеспособности предприятия;

контроля за возникновением и погашением обязательств предприятия;

оперативного учета исполнения планов, в частности, плана движения денежных средств (бюджета финансов);

анализа выполнения финансовых планов;

Для самыхразнообразныхпериодов, сучетом центровответственности, инструментовоплаты (расчетныйсчет, вексель, взаимозачет), приоритетов, источниковфинансирования, с привязкойк ответственнымраспорядителям, с идентификациейпричин и виновниковотклоненийи др.

В окне «Планированиеобязательств»можно провестиизменениязаписей о платежахи отгрузках(например, исправлениеих сумм и дат).Часто для обеспеченияплатежеспособностинеобходимо, например,«отодвинуть»на более позднийсрок даты собственныхплатежей предприятия, уменьшить ихсуммы (или разбитьсумму платежана несколькои распределитьчасть их нихпо более позднимдатам) и т.п. —все это оченьудобно сделатьв окне «Планированиеобязательств».

Контрольсоблюдениялимитов (ограничений)обязательствсравнениемутвержденныхконтрольныхчисел (зарегистрированныхв виде финансовыхпоказателей)с обобщеннымисуммами отгрузоки платежей.

По даннымраздела «Планированиеобязательств»могут бытьсформированытак называемыесводные финансовыепоказатели, являющиесяпо существуобобщеннойинформациейпо записямвозникновенияи погашенияв разрезе самыхразличныххарактеристик, таких как:

состояние (план/факт);

элемент (направление) дохода и расхода;

ответственный распорядитель;

контрагенты; тип оплаты (аванс или по отгрузке);

вид задолженности (дебиторская/кредиторская);

подразделение, к которому относится обязательство;

состояние задолженности (просроченная, текущая или будущая) и т.п.

Сводныефинансовыепоказатели, точно так же, как и «обычные», могут использоватьсядля формированиятаблиц планов,— таким образом, данные обязательствпопадают вформируемыепланы.

Оперативноепланирование

Основныминструментомоперативногопланированияи управленияплатежами вмодуле является«Платежныйкалендарь».Зарегистрированныев Системе платежипредставленыздесь в видекалендарногоплана выплати поступлений.

Выделеннаястрока соответствуеттекущей дате.Строки «вышетекущей даты»формируютсяпо фактическимплатежам, астроки ниже– по плановымплатежам. Значениедефицита выводится, если конечныйостаток –отрицательный.

Здесь можнооптимизироватьплан (например, свести дефицит)путем добавленияновых платежейи изменениястарых (а именно,– их сумм, дат, инструментовоплаты и т.п.)Здесь же можнодетализироватьплатежи ипоступления, вызвав дневнойплан платежей.

В Системереализованатакже возможностьрегистрациидоговоров, гдефиксируютсяобязательствапредприятия.По данным этихдоговоров могутбыть зарегистрированыплановые отгрузкии платежи.Дополнительнойвозможностьюявляется формированиезаявки на платежпо плановомуплатежу; потакой заявкеможно впоследствиисформироватьавтоматизированнымобразом фактическийплатеж.

Бухгалтерскийучет

Сегодняпредставитьбухгалтерскийучет без огромныхвозможностей, предоставляемыхсовременнымиинформационнымитехнологиями, практическиневозможно.Поэтому рольразработчиковэкономическогопрограммногообеспеченияв процессереализациипрограммыреформированиядостаточновысока как сточки зренияадаптациисамого программногообеспечения, так и при обучениии поддержкепользователей.В процессереформы российскимбухгалтерампридется столкнутьсяс целым рядомпроблем: этои большой объемметодологическихдокументови разъяснении, и изменениепривычных схемработы, и необходимостьвзглянуть научет с управленческой, а не бухгалтерскойточки зрения.В таких условияхдля российскихпредприятийчрезвычайноважно в качествепартнера поавтоматизациииметь фирму, программыкоторой построеныметодологическиправильно, вполном соответствиис нормативнымидокументами, и способнуюпровести переобучениеспециалистовпредприятияв свете новыхпотребностейведения учета.

В соответствиис новыми национальнымистандартамифинансовойотчетностиоперативномодифицируютсябухгалтерскиеприложенияСистемы ПАРУС.Таким образом, для тысяч клиентов, работающихс этими программами, процесс переходана новые формыотчетностибудет осуществленв ускоренныесроки. А однаиз крупнейшихв России (средикомпаний-производителейпрограммногообеспечения)региональнаясеть КорпорацииПАРУС позволитпереобучитьспециалистовпо всей стране.

Преждечем перейтик краткомуописанию приложения«Бухгалтерскийучет» стоитотметить, чтооно может работатьсовершенноавтономно(впрочем, каки большинстводругих приложенийСистемы).

«Бухгалтерскийучет» — этоприложение, построенноепо провереннойвременем итысячами клиентовконцепцииработы автоматизированнойбухгалтерии.Оно реализуетвсе необходимыефункции дляэффективнойи точной работыбухгалтерии, предоставленияполной бухгалтерскойотчетности, ведения учетадля нужд управленияпредприятиеми предоставленияданных в вышестоящиеорганизациидля консолидированногоучета.

Приложение«Бухгалтерскийучет» поможетвести учет внациональнойи иностранныхвалютах:

основных средств и нематериальных активов;

малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

товарно-материальных ценностей;

расчетов с дебиторами и кредиторами;

денежных средств на счетах;

затрат на производство и других расходов;

и при этом:

детализировать учет по счетам расширенного аналитического учета до пятого порядка, а также по ряду вспомогательных признаков, определяемых самим пользователем;

детализировать учет по материально-ответственным лицам и подразделениям предприятия, не являющимся самостоятельными балансовыми единицами;

использовать для оценки материальных ценностей методы «Учетные цены», «Средние цены», «Партионный учет», «Учет по дате поступления», а также вести учет по складам и связанным с ними материально-ответственным лицам;

рассчитывать амортизационные отчисления и проводить переоценку основных средств;

проводить переоценку валютных активов и пассивов;

периодическиконтролироватьрезультатыучета при помощиоборотныхведомостей;

создавать платежные документы;

формировать книги покупок и продаж;

готовить нормативную отчетную документацию, а также отчеты любой формы и содержания.

Внешние информационныесвязи приложения«Бухгалтерскийучет» представленына рисунке 1.


--PAGE_BREAK--

/>

Рис. 1. «Внешниеинформационныесвязи приложения«Бухгалтерскийучет»

Распоряжениена оплатупредставляетсобой основаниедля подготовкибанковскогоили кассовогодокумента, который, в своюочередь, отрабатываетсяв журнале учетахозяйственныхопераций. Однакосуществуети другой вариантотработки, таккак Системане требуетобязательнойэлектроннойрегистрациивсех документов.Так, по «электронному»распоряжениюоб оплате можетбыть сформировантолько «бумажный»документ. Тогдаоснованиемдля регистрациив Системехозяйственнойоперации выступаетсамо распоряжениеоб оплате.

Товарныйотчет позволяетизбежать регистрациив Системе отдельныхдокументовпо каждойхозяйственнойоперации. Например, в торговыхзалах магазинаработа можетвестись безвыписки документовпо каждой операции.В других случаяхдокументы(счета, накладныеи т.п.) выписываются, но не регистрируютсясразу в Системе.После завершениярабочего дня(смены или иногопериода) составляетсятоварный отчет, который регистрируетсявручную илиавтоматизированно, например, вприложениилогистики, азатем отрабатываетсяв учете припомощи бухгалтерскогоприложенияСистемы.

Входящееи исходящееавизо обеспечиваютавтоматизированныйпроцесс передачии отработкив учете данныхо хозяйственныхоперацияхвнешних подразделений(филиалов) Вашейорганизации.

Финансоваявыписка представляетсобой выборкуиз журналаучета хозяйственныхопераций занекоторыйпериод времени, сделанную поопределеннымправилам ипоступающуюв другие приложенияСистемы ПАРУС.Таким образом, пользовательприложения(например, логистики)получает возможностьотследитьпрохождениеотработки своихдокументовв бухгалтерскомучете и перенестиинформациюиз финансовойвыписки вспециализированныеучетные регистры(например, вжурнал платежей).

Объекты учетаи учетные регистрымодуля

Объектамибухгалтерскогоучета являютсяимуществопредприятия, его обязательстваи информацияоб их движении

Данныев денежномвыражении обостатках имуществаи об обязательствахпредприятияхранятся вСистеме в регистре«Остатки средствпо счетам».Информацияв этом регистрехранится отдельнодля каждогосинтетическогосчета бухгалтерскогоучета, аналитическогосчета, подразделениябалансовойединицы, а такжепо каждой валюте.Также в Системеимеются регистры«Остатки материальныхценностей»,«Дебиторская/кредиторскаязадолженность»и «Инвентарнаякартотека».В этих регистрахведется учетостатков: товарно-материальныхценностей, обязательствпо отношениюк дебиторам/кредиторам, основных средств.Однако этирегистры вторичныпо отношениюк региструостатков средствпо счетам ипозволяютдетализироватьхранящуюсяв нем информацию.

Остаткина начало первогос момента началаэксплуатацииСистемы учетногопериода вводятсяв Систему вручную.Остатки наконец очередногопериода рассчитываютсяавтоматизированнопри его закрытиипо данным обостатках наначало периодаи об оборотахсредств, материальныхценностей иобязательств.Затем эти остаткипереносятсяна начало следующегоучетного периода.

Информацияо движениисредств, материальныхценностей иобязательствс дебиторами/кредитораминакапливаетсяв регистре, который называется«Журнал учетахозяйственныхопераций».

Журналучета хозяйственныхопераций

Каждый фактхозяйственнойжизни отражаетсясоответствующимдокументом.А потому процессзаполненияжурнала учетахозяйственныхопераций сводитсяк переносуданных из этогодокумента вжурнал. Назовемэтот процессотработкойдокумента вжурнале учета.Посколькуотработкадокумента вжурнале учетахозяйственныхоперацийавтоматическиприводит котражению егоданных на счетахбухгалтерскогоучета и в бухгалтерскойотчетности, в рамках Системыпонятия «отработкав журнале учетахозяйственныхопераций» и«отработкав бухгалтерскомучете» фактическисовпадают.

Если документбыл сформированили зарегистрированв каком-либоразделе Системы, его отработкав значительноймере автоматизирована.На основаниитакого документапо предварительнозаданномуправилу формируетсязапись в журналеучета хозяйственныхопераций.

Если документне был зарегистрированв Системе иимеется толькона бумаге, хозяйственнаяоперация формируетсявручную. Системапредлагаетразличныеспособы дляоблегченияэтого процесса.Например, можновоспользоватьсяспециальноподготовленнымобразцом иливыбрать в качествеобразца ранеезарегистрированнуюподобнуюхозяйственнуюоперацию. Можноотработатьдокумент вучете, не выходяиз соответствующегораздела; какальтернативныйвариант, данныеможно поставитьв буфер на отработку, а затем, работаянепосредственнос журналомучета хозяйственныхопераций, провестиотработкуданных в учетеиз этого буфера.

Регистрируемаяв журнале учетахозяйственнаяоперация состоитиз заголовка, включающегоее общие характеристики, и спецификации, состоящей изнеограниченногоколичествабухгалтерскихпроводок, каждаяиз которыхописываетдвижение средствс одного счетана другой.

На рисунке 2приведенытолько основныепараметрызаголовка ипроводкихозяйственнойоперации, регистрируемойв Системе. Насамом деле ихзначительнобольше, например, для проводки- более сорока! Разумеется, в простейшихслучаях можноформироватьтолько нескольконеобходимыхпараметров.

Дебетуемый и кредитуемый счета можно дополнять аналитическими счетами (признаками) до пятого порядка и кодом подразделения балансовой единицы, к которому относится проводка.

Дополнительные характеристики – это набор определяемых пользователями признаков, по которым Система может отбирать проводки для отчетов и оборотных ведомостей. Эти признаки не связаны с бухгалтерскими счетами, а потому их можно использовать для получения любых срезов информации.

Наименование и количество материальных ценностей, перемещение которых отражаются проводкой, задаются только в проводках по счетам, назначенным в плане счетов для материального учета. Суммапроводкизадается по «бухгалтерской» и по «управленческой» оценке. Если сумма указана в иностранной валюте, дополнительно приводится эквивалентная сумма в национальной валюте, также по «бухгалтерской» и по «управленческой» оценке.

Р/>
ис.2. “Основныепараметрызаголовка ипроводкихозяйственнойоперации”

Обработкаи обобщениеинформации

Сбор и регистрацияинформации— это толькоодна из сторонбухгалтерскогоучета. Другаяего сторона— обобщениеинформации, представлениеее в форме, пригоднойдля отчетаперед налоговымиорганами, учредителями, акционерамиили вышестоящейорганизацией, а также дляанализа и принятияуправленческихрешений.

Оборотныеведомости

Оборотныеведомостииспользуютсяв приложениикак средствооперативногоконтроля финансовогосостоянияпредприятия, а также какудобный инструментдля поиска иисправленияошибок в бухгалтерскомучете. Такаяведомостьформируетсяза любой периодвремени междудвумя произвольнымидатами.

Не выходя изоборотнойведомости, можно получитьполный списокхозяйственныхопераций, наоснованиикоторых сформированота или инаястрока ведомости, исправить любуюиз этих хозяйственныхопераций илисформироватьновую хозяйственнуюоперацию дляисправленияобнаруженнойв учете ошибки.

В ведомостидвижения средствпо счетам длякаждого синтетическогосчета (отдельнодля каждогоподразделениябалансовойединицы и видавалюты) отражаютсяобороты подебету и кредиту, входящие иисходящиеостатки какпо бухгалтерской, так и по управленческойоценкам.

В ведомостяхпо аналитическимсчетам, покорреспондирующимсчетам и подополнительнымпризнакам этиобороты детализируются.Для оборотнойведомости покорреспондирующимсчетам возможнагруппировкасчетов по дебетуили по кредиту, учет всеханалитическихсчетов илитолько определенныхпорядков, составлениеведомости вразрезе определенныхсчетов, валют, подразделенийбалансовойединицы илиспециальныхпризнаков ит.п.

И наконец, введомостиподвижению материальныхценностейотражаютсяостатки и оборотыпо счетамматериальногоучета в разрезематериально-ответственныхлиц и наименованийтоварно-материальныхценностей.

Распределениеостатков иоборотов посчету на другиесчета

На практикенередко бываетнужно отнестиостатки илиобороты поодному счетуна несколькодругих счетов.Либо разнестиединовременнопонесенныезатраты поразным месяцам.Либо и то, и другое.Например, стоимостькоммунальныхили арендныхплатежей можнораспределитьмежду подразделениямифирмы, а крупныерасходы научастие в ежегоднойвыставке разнестипо месяцам инаправлениямдеятельности.

Чтобы выполнитьподобную операцию, достаточнозадать правилараспределения(счета формируемыхпроводок, коэффициентыраспределенияи разноска помесяцам), и покоманде пользователяСистема автоматическисформируетодну или несколькохозяйственныхопераций.

Отчеты

Приложение«Бухгалтерскийучет» позволяетформироватьбольшое количестворазнообразныхотчетов. Преждевсего, речьидет о стандартныхдокументах, которые обязанаготовить бухгалтериялюбого предприятия: баланс предприятия, оборотныйбаланс, главнаякнига, кассоваякнига, ведомостианалитическогоучета (журналы-ордера)и т.д.

Если подобныхотчетов недостаточно, то можно сформироватьотчеты любоговида и содержания, используяMicrosoft Excel или Seagate Cristal Reports, скоторымиинтегрируетсяСистема.

Консолидация

Приложение«Консолидация»служит длянакопленияи анализа данныхо финансово-хозяйственнойдеятельностиструктурныхединиц предприятия, которые могутявляться юридическимилицами иливходить в предприятиена правах филиалов.Источникомданных дляприложенияконсолидированногоучета являютсяданные бухгалтерскогоучета структурныхединиц, подготовленныес помощью приложения'Бухгалтерскийучет" СистемыПАРУС.

Данные передаютсяв виде ордеров.В бухгалтерскомприложенииформируетсяисходящийордер: он представляетсобой выборкуиз журналаучета хозяйственныхопераций занекоторыйпериод времени.Приложениеконсолидации, установленноев головнойорганизации, принимает этотордер как входящий.

Перечислимосновные способыобмена ордерамимежду указаннымивыше приложениямиСистемы.

Если приложения консолидации и бухгалтерского учета установлены на компьютерах, соединенных локальной вычислительной сетью, и оба приложения используют общую базу данных, то можно воспользоваться наиболее быстрым и удобным способом передачи при помощи специальной команды в разделе «Исходящие ордера» бухгалтерского приложения. Если затем войти в раздел «Входящие ордера» приложения консолидации, то там сразу появится запись о полученном ордере. Именно первый вариант передачи ордеров наиболее удобен в головной организации, где ведется самостоятельный бухгалтерский учет и консолидация бухгалтерского учета.

Если приложенияконсолидациии бухгалтерскогоучета установлены, но полностьюизолированныхдруг от другакомпьютерах, то надо применитьстандартноесредство Системы:файловыйэкспорт/импорт.При этом промежуточным«хранилищем»информациинадо задаватьсъемный магнитныйноситель, например, дискету.Отметим, чтопри помощифайловогоэкспорта/ импортаможно быстропередать ордерамежду приложениями, установленнымина компьютерах, которые соединеныЛВС, но не используютобщую базуданных. Приэтом в качествепромежуточного«хранилища»информацииможно указатьобщедоступныйкаталог жесткогодиска сервераЛВС.

В каждом ордереуказано, откакой организациион поступил.Более того, придальнейшейобработкевсегда сохраняетсяинформация, указывающаяорганизацию— источникинформации.Поэтому консолидированнуюинформациюможно получитьдля каждойорганизации(филиале) раздельно, по произвольнымгруппам и обобщеннуюдля всех организаций.

Приложение«Консолидация»(см. рис. 3) организованоаналогичноприложению«Бухгалтерскийучет», что позволяетбыстро освоитьего пользователю, знакомому сбухгалтерскимприложением, и обеспечиваетсходные функциив части финансовогоучета:

Ведение консолидированных журналов хозяйственных операций, остатков средств по счетам и дебиторской-кредиторской задолженности.

Переоценка валютных активов и пассивов. Расчет остатков средств на счетах и остатков по взаиморасчетам с дебиторами/кредиторами, которые переносятся на начало следующего учетного периода.

Формирование консолидированных оборотных ведомостей по счетам, аналитическим счетам, корреспондирующим счетам, дополнительным признакам.

Формирование консолидированной главной книги и ведомостей аналитического учета предприятия.

Подготовка самых разнообразных консолидированных отчетных документов.

Приложение«Консолидация»обеспечиваеттакже:

взаимоисключение расчетов между филиалами компании;

сверку данных на основании консолидированной главной книги и отчетности бухгалтерий отделений.

Современнаясистема консолидациибухгалтерскогоучета должнаобеспечиватьгибкие средствасогласованияпланов счетовотдельныхорганизаций(филиалов) спланом счетовконсолидации, которые, вообщеговоря, могутпопарно отличатьсядруг от друга.Система ПАРУСв полной мереотвечает этомутребованию.Она обеспечиваеттакую согласованностьпри помощимеханизмасчетовсоответствия, устанавливающего, в простейшемслучае, длякаждого счетаконсолидированногоучета номерсоответствующегосчета для каждойорганизации.

Р/>
ис.3. «Приложение«Консолидация»

Логистика

В последниегоды в сферетоварногообращения рядастран произошлисущественныеизменения, вхозяйственнойпрактике сталииспользоватьсяновые методыи технологиидоставки товаров, которые базируютсяна концепциилогистики. Идеиинтеграцииснабженческо-производственно-распределительныхсистем, в которыхбы увязывалисьфункции снабженияматериаламии сырьем, производствапродукции, еехранения ираспределения, трансформировалисьв самостоятельноенаправлениенаучных исследованийи форму хозяйственнойпрактики –логистику.

Основное направлениев определениилогистикисвязано сфункциональнымподходомк товародвижению, то есть управлениемвсеми физическимиоперациями, которые необходимовыполнять придоставке товаровот поставщикак потребителю.

Логистика– это планирование, управлениеи контрольпоступающегона предприятие, обрабатываемоготам (если этопроизводственноепредприятие)и покидающегоэто предприятиепотока материальнойпродукции(материалов, сырья и т.п.) исоответствующегоему информационногопотока с цельюоптимального, например, сточки зренияполученияприбыли, ускорениядвижения материальныхресурсов итоваров внутрии вне предприятия.Важнейшийаспект логистики– возможностьвлиять на стратегиюи тактику работыпредприятияи на созданиеновых конкурентныхпреимуществдля фирмы нарынке, то естьна ее конечныецели.

Логистика имеетнесколькофункциональныхобластей или, другими словами, имеется нескольковидов логистики: закупочная, запасов и сбытовая.Соответственнов логистическойцепи, то естьпути, по которомупроходят товарныйи информационныйпотоки от поставщикадо потребителя, выделяютсяследующиеглавные звенья: закупка товаров, их хранениеи реализация.

Факторами, обуславливающимибурное развитиелогистики внастоящее времяявляется:

Усложнение (а для России – установление и развитие в условиях кризиса) системы рыночных отношений и повышение требований к качественным характеристикам процесса распределения.

Создание гибких (перенастраиваемых) закупочно-сбытовых и производственных систем.

Унификация правил и норм по поставке товаров в национальных рамках и во внешнеэкономической деятельности.

Технический прогресс в средствах связи и автоматизации. И, как следствие, использование в управлении хозяйственной практикой предприятий электронно-вычислительной техники и экономических программных продуктов (систем).

Закупки, склад, реализация

В процессеуправлениязакупками иреализациейтоваров в Системеформируютсядва встречныхинформационныхпотока — о товарахи финансах.Каждый из этихпотоков имеетплановую ифактическуюсоставляющую.Система обеспечиваетплан-факт-контрольи анализ логистическогопотока.

Для оперативногоконтроля ианализа равнодействующейэтих потоковпо каждомуконтрагентуони сводятсявместе влицевомсчете. Важнойфункцией подобногосчета являетсяконтрольполучения/отпускатоваров, а такжеотправки/полученияденежных средствв соответствиис установленнымиграфикамипоступления/отпускатоваров и платежей.Этот контрольосуществляетсяпо трем группамсумм, совокупностькоторых отражаетполную картинусостояниявзаимных расчетовс контрагентом:

Суммы по графику — формируются на основании графиков поступления/отпуска товаров и платежей по лицевому счету. Эти суммы отражают заранее оговоренные и согласованные с контрагентом объемы и периоды поступления/отпуска товаров и осуществления платежей.

Плановые суммы — формируются на основании плановых товарных документов (распоряжений на отгрузку товаров, плановых приходных ордеров и т.п.) и плановых платежей, а фактические суммы — на основании фактических товарных документов (накладных на отпуск товаров, фактических приходных ордеров и т.п.) и фактических платежей.

Плановые ифактическиесуммы отражаютоперативнуюинформациюпо лицевомусчету об ожидаемыхи совершенныхпоступлениях/отгрузкахтоваров, а такжеоб ожидаемоми фактическомпоступлении/отправке денежныхсредств. Наосновании этихсумм автоматическиформируютсяисходящийплановый ифактическийостатки полицевому счету, отрицательныезначения которыхуказывают наплановую ифактическуюзадолженностьконтрагентапо отношениюк Вашей организации, а положительные— на задолженностьорганизацииконтрагенту.

Лицевой счетсодержит такжесуммулимитакредита, котораяпредоставляетсяпокупателюдля оплатызакупок товаров.Если покупательисчерпал сумму, внесенную дляоплаты закупок(при этом исходящийостаток становитсяотрицательным), то он можетзакупать товарыв счет лимитакредита. Превышениелимита кредитадопускается, но при этомСистема предупреждаето подобнойситуации.

Исходные данныелицевого счетаформируютсявручную илина основанииэтапа договора.Учет и контрольисполнениявзаимных обязательствсторон, возникающихпосле заключенияконтрактовна покупку ипродажу товаров, ведется припомощи договоров,каждый из которыхсодержит списокэтапов, которые, в свою очередь, характеризуютсяграфикамипоступления(отпуска) товарови платежей. Прирегистрацииэтапа договорав Системеавтоматическиформируетсялицевой счетконтрагента.Кроме того, наосновании этападоговора можносформироватьлюбой из документов, связанных сего исполнением: приходныйордер, счет наоплату, распоряжениена отгрузкупотребителю, накладную наотпуск потребителю, плановый платежи фактическийплатеж, приходнуюнакладную ит.п.

В договореавтоматическиформируютсятри группы сумм(аналогичныхсуммам лицевогосчета), совокупностькоторых отражаетполную картинусостояниявзаимных расчетовс контрагентомпо данномудоговору.

Таким образом, функции регистрации, контроля ианализа логистическогопотока сконцентрированыв лицевом счете(для отдельногоконтрагента)и/или вдоговоре.

Функцииприложенийлогистики

Все приложениялогистикиобеспечиваютучет товаровпо партиямс точностьюдо модификацийиупаковок.

Приложение«Закупки»обеспечиваетучет (формирование):

Заявок на приобретение товаров от подразделений предприятия.

Планов закупки товаров и заказа работ на основании заявок подразделений.

Договоров с контрагентами, оперативное отслеживание выполнения договоров.

Приходных накладных, входящих счетов-фактур и актов о выполнении работ.

Приказов на принятие товарно-материальных ценностей (ТМЦ), приходных ордеров и актов рассогласования.

Финансовых и материальных транзакций по расчету с поставщиками в разрезе лицевых счетов и договоров.

Товарных отчетов о приобретении товаров и выполнении работ.

Отчетов о различных аспектах работы, связанных с закупками — сводных или в разрезах по товару, группе товаров, контрагенту, договорам, лицевым счетам, налоговым группам и т.п.: о закупках за период, баланс расчетов с контрагентами, о приходе товаров; а также о внесенных заявках, их утверждении и выполнении (в разрезах подразделений, товаров и т.п.), о планах закупок, их утверждении и выполнении (в разрезах направлений финансирования, подразделений, товаров и т. п.

Приложение«Склад» — это:

Автоматизация всех учетных операции по приходу и отпуску товаров.

Ведение единых карточек складского учета.

Учет приходных ордеров и актов недостачи.

Учет расходных накладных.

Учет накладных на внутреннее перемещение товара (между складами предприятия и внутри склада между материально-ответственными лицами).

Поддержка комплектов товаров и учет накладных на комплектование/разукомплектование товара.

Учет актов списания.

Формирование товарных отчетов на основании данных о перемещении товаров.

Учет инвентаризационных описей и генерация актов рассогласования.

Формирование отчетов о товарных запасах (по складам, по товарам, группам товаров, партиям, модификациям и т.п.).

Приложение«Реализация»— инструментуправленияторговымиоперациямидля:

Ведения учета номенклатуры и цен реализации товаров и услуг. Цена реализации зависит от многих факторов, например: склада, вида оплаты (наличная, безналичная и пр.), вида отгрузки (самовывоз, транспортом продавца и пр.).

Перерасчета цен в прайс-листах.

Выписки счетов на оплату товаров и услуг с учетом скидок, наценок и налогов и контроль их оплаты.

Контроля количества свободного товара при выписке счета с учетом ранее выписанных счетов и накладных.

Резервирования и снятия товара с резерва.

Формирования накладных на отпуск товара на основании счетов.

Формирования исходящих счетов-фактур для покупателей.

Ведения учета расчетов с покупателями в разрезе лицевых счетов в журналах финансовых и материальных транзакций.

Формирования товарных отчетов о реализации услуг.

Формирования отчетов о деятельности, связанной с реализацией, — в разрезе контрагентов, потребителей и т.п.: о реализации товаров и услуг, потребителям или в подразделения; о возврате товаров — сводный, от потребителей, из подразделений; о прибыли и рентабельности и другие.

Приложениялогистикиобеспечиваюттакже:

прогнозирование объема закупок и продаж;

учет накладных расходов при движении товара;

проведение взаимозачетов между поставщиками и потребителями товаров;

анализ товарооборота.

Все приложениялогистикиобеспечиваютмноговалютныйучет.

В рамках логистикив Системе реализованперсональныйситуационныйцентр, которыйслужит средствоманализа товарныхпотоков (в разрезегрупп и партийтоваров свозможностьюдетализациидо каждогонаименованиятовара) и предназначендля оценкитекущего состояниякомпании. Дляанализа используютсяпервичныедокументы иагрегированныеданные различныхучетных регистров.

Управлениеперсоналом

Вся работа, связанная сперсоналом, обеспечиваетсямодулями (АРМ)«Учет персонала»,«Табельныйучет рабочеговремени» и«Расчет заработнойплаты», которыепо своим функциональнымвозможностямполностьюудовлетворяютпотребностямкадровой службыи планово-экономическогоотдела (в частиуправленияперсоналом)предприятияи его подразделенийпо расчетузаработнойплаты.

Фундаментальнымсвойством этихмодулей являетсяобеспечениетесной связипроцессовкадровогоучета, учетатруда и расчетазаработнойплаты, которыенаходятся, какправило, вкомпетенцииразных подразделенийпредприятия.

В модуле учтенаотраслеваяспецификахозрасчетныхпредприятийи бюджетныхучреждений(медицина, образование, наука, культураи т.п.) по управлениюкадрами.

В части учетаперсоналаобеспечивается:

Учет штатного расписания – структурных подразделений и должностей. Каждая должность тарифицируется – составляется фонд заработной платы должности, содержащий оклад (по разряду ЕТС, месячный, почасовой) и надбавки.

Учет сведений о сотрудниках – в объеме, соответствующем типовой форме Т-2, а также дополнительных данных.

Учет сведений об исполнении сотрудниками должностей.
Сотрудник может исполнять должность как основной, временный, сверхштатный работник, внешний или внутренний совместитель. Формируется фонд заработной платы (фонд заработной платы должности корректируется в соответствии с индивидуальными особенностями сотрудника). Система проводит контроль соответствия фонда заработной платы исполнения сведениям о сотруднике и учетным данным исполняемой им должности.

Выполнение действий по кадровым перемещениям и изменениям в штатном расписании, формирование отчетности. В процессе повседневного учета выполняются: ввод в штатное расписание новых подразделений и должностей, прием на работу, увольнение и кадровые перемещения сотрудников: перевод на другую должность, совместительство, заместительство, совмещение профессий, исполнение обязанностей и т.д.

Формирование и учет приказов по сотрудникам и штатному расписанию.

Табельный учетиспользованиярабочего времениподразумевает: раздельноеведение табелейучета рабочеговремени повнутреннимструктурнымподразделениям; автоматическоеформированиетабелей всоответствиис индивидуальнымрабочим календаремсотрудникаи основаниямидля оплаты(больничнымилистами, отпускамии т.п.).

Модуль «Расчетзаработнойплаты» обеспечиваетрасчеты:

Заработной платы по каждой исполняемой сотрудником должности.

Расчет может выполняться индивидуально или массово, включать произвольный набор выплат и удержаний, полагающихся сотруднику по исполняемой должности. Расчет ведется с учетом норм рабочего времени, заданных в графике работ исполняемой должности, и табеля учета рабочего времени. Данные из табеля можно фильтровать, отбирая их по классификационным признакам (ночные, сверхурочные и т.д.).

Окладов (почасовых и тарифных), надбавок (процентных и в виде увеличения разрядов ЕТС к окладу). При расчете используются тарификационные данные из фонда заработной платы исполняемой должности.

Авансов, доплат, премий, пособий на детей и т.п. с учетом индексации суммы на величину районного или иного коэффициента, определяющего особый характер местных условий.

Выплат из среднего заработка – отпусков, пособий по временной нетрудоспособности, по уходу за ребенком и т.п.

Удержаний по исполнительным листам и по кредиту, подоходного налога, пенсионных, профсоюзных и других взносов. Расчет ведется с учетом ранее рассчитанных по другим исполнениям выплат и удержаний. Подоходный налог может рассчитываться сразу в нескольких исполняемых должностях (или несколько раз, но с разной налогооблагаемой базой). Настройка позволяет установить правильное взаимодействие таких налогов. При расчете подоходного налога и пенсионного взноса можно отдельно учесть суммы, подлежащие льготному налогообложению(северные надбавки, районные коэффициенты и т.п.). Расчет алиментов выполняется с учетом районного коэффициента получателя.

А также «переходящих копеек» и «долга по округлению».

В ходе расчетазаработнойплаты проводитсяучет перечисленийв банк и депонентов.

При этом ведетсяучет карточекдепонентови перечислений, с возможностьюотработки вбухгалтерскомучете соответствующиххозяйственныхопераций иформированияплатежныхдокументов.Предусмотренинструментдля анализасостояниярасчетов подепонентами перечислениям– оборотнаяведомость.

В результатепроведениярасчета заработнойплаты формируютсяи могут бытьраспечатаны:

Расчетно-платежные и сводные ведомости, а также платежные документы на основе этих ведомостей.

Система показывает распределение проходящих по ведомости сумм по набору аналитических признаков «подразделение – категория персонала – вид исполнения», по фондам и статьям целевых расходов.

Ордера – произвольно настраиваемые своды проводок по оплате труда. Подобные ордера могут быть отработаны в бухгалтерском учете.

Лицевые счета (текущие и архивные) и расчетные листы; ведомости отпусков, больничных листов и пособий; отчетные формы и реестры.

АдминистрированиеСистемы

Система имеетнабор специальныхсредств дляобщей настройкии сопровождения.Подобные функцииосуществляютсяпри помощимодуля «Администратор», который обеспечивает:

логическое разбиение базы данных на независимые части;

ведение списка пользователей Системы, разграничение прав доступа этих пользователей к ее ресурсам;

оптимизацию работы Системы;

общесистемный мониторинг;

а также выполнение других служебных функции.

Логическоеразбиение базыданных позволяет«сымитировать»наличие несколькихнезависимыхфизическихбаз. Благодаряэтой возможностиВы сможетепопеременноработать сданными несколькихпредприятий, находясь наодной рабочейстанции, простымперезапускомсеансов работыбез выхода изприкладногомодуля, а длясловарей снормативо-справочнойинформацией– даже не выходяиз разделаСистемы! Информациюопределенныхсловарей можносделать общейсразу для несколькихорганизаций, что особенноудобно приконсолидацииданных.

Современнаясистема, рассчитаннаяна одновременноеиспользованиесразу многимипользователями, не может обходитьсябез мощныхсредств разграниченияправдоступа.Система ПАРУСв полной мереотвечает этомутребованию, обеспечиваямногоуровневоеразграничениеправ по доступук:

модулям,

логическим частям базы данных,

разделам Системы,

функциям, которые можно выполнить в разделе (например, добавлению новой информации, ее исправлению или удалению),

отдельным записям базы (например, по условию «запретить просмотр документов, сумма которых превышает заданную, или документов с особыми пометками).

Общая совокупностьправ пользователяскладываетсяиз возможностей, связанных сопределеннымиролями, зарегистрированнымив Системе, иотдельноприсваиваемыхиндивидуальныхправ. Применениеконцепции ролейпозволяетпроводитьгрупповоеизменение правсразу всехпользователей, связанных с»исправляемыми"ролями.

Средства оптимизациипозволяютувеличитьпроизводительностьСистемы в ходеее эксплуатациипри помощиспециальныхдействий состатистиками, индексами ивторичнымиключами таблицбазы данных– это значительнопроще и надежнеесделать в модуле«Администратор», чем с использованиемсредств ORACLE.

Общесистемныймониторинг(аппарат отслеживаниясобытий) даетвозможностьбез сниженияпроизводительностиработы выяснить, кто выполнилту или инуюоперацию вСистеме. Подобныймониторингявляется эффективнымсредством длявыявленияпользователя, выполнившегонекорректноедействие.

Нужна ли автоматизация?

Использованиеинформационныхсистем дляуправленияпредприятиемделает любуюкомпанию болееконкурентоспособнойза счет повышенияее управляемостии адаптируемостик изменениямрыночной конъюнктуры.Подобнаяавтоматизацияпозволяет:

Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.

На основанииопыта, накопленногоКорпорациейПАРУС, выработаныследующиепринципы:

Автоматизация — не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов, информационная поддержка связанных с этим мероприятий.

Система автоматизации не должна навязывать свои правила выполнения работ. Она призвана обеспечивать поддержку принятой на предприятии и отвечающей его нуждам технологии.

Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную «горящую» проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.

Поэтому настоятельнорекомендуетсякомплексноерешение проблемс выходом наединую информационнуюбазу предприятия.Проектированиеотдельныхподсистем сразуведется в расчетена функционированиев составе единойСистемы.


Списокиспользованнойлитературы:

www.parus.ru/main.htm

Финансовая газета № 35, 1999 г. — «Автоматизация и статистика», С. Золотова

ComputerWorld № 40, 1999 г. – «К оружию. Мощное средство в борьбе за выживание», М. Зырянов

PCWeek № 41, 1999 г. – «Богатым быть лучше...», Андрей Масалович

PCWeek № 40, 1999 г. – «Компании «Парус» и БИГ вооружают финансистов», Татьяна Богатова


еще рефераты
Еще работы по информатике