Реферат: Программа MS Excel

--PAGE_BREAK--
                            1.3. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ
Все данные таблицы записываются в так называемые  ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы.  По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel  в стандартном   формате,  который  устанавливается  при  запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

В программе  Excel  имеются  контекстные  меню,   которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы.  Эти меню содержат много директив обработки и форматирования  таблиц.  Директивы  форматирования можно также вызвать    на    панели    форматирования    (вторая    строка пиктографического  меню),  щелкнув  мышью  по  соответствующей      пиктограмме.
Маркирование ячеек.
Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с  помощью  указателя  ячеек.  Чтобы  перевести указатель в заданную  ячейку,  нужно  щелкнуть  по  ней  левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки  нескольких   ячеек   нужно   щелкнуть   в   начале маркируемой  области (левый верхний угол) и,  удерживая кнопку мыши нажатой,  перемещать манипулятор в конец области  (правый нижний угол).  Чтобы отменить маркировку области, можно просто щелкнуть по   немаркированной   ячейке.   Для   маркирования нескольких  ячеек  с  помощью клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая клавишу  [Shift]  нажатой,  распространить  маркировку  на всю       область с помощью клавиш управления курсором.

Одна строка  или  столбец  таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу),  который расположен в  заголовке  строки  или столбца.  Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

          
-9-

 Действие, которое  выполнено  последним,  можно  отменить директивой Undo из меню Edit или комбинацией клавиш [Ctrl-Z].      Операцию отмены  можно также выполнить,  щелкнув мышью по 11-й пиктограмме на панели управления.

Директива отмены    после   выполнения   превращается   в директиву   подтверждения   изменения   Redo.   Выполнив   эту директиву,  можно  снова  ввести в таблицу измененные данные и т.д. Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации [Ctrl-Z] или щелчка по 11-й пиктограмме.

Предыдущее действие можно повторить -  для  этого  служит директива  Repeat  из  меню  Edit.  Для  повторения последнего действия можно также нажать клавишу [F4] или щелкнуть по  12-й пиктограмме на панели управления.
           


Копирование данных.
Прежде всего    нужно    промаркировать   группу   ячеек, содержимое которых должно быть скопировано,  а  затем  вызвать директиву Copy из меню Edit. После этого маркированная область будет заключена в рамку.  Теперь следует установить  указатель мыши в позицию,  куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу  ввода  [Enter].  Содержимое   маркированной   области      появится   в  новом  месте.  Если  область,  в  которую  нужно поместить копию,  тоже маркирована,  то  размеры  обеих  групп должны  быть  одинаковыми,  в  противном  случае  будет выдано сообщение об ошибке.

В контекстном   меню   правой   кнопки  мыши  также  есть директива   копирования.   Для   копирования    можно    также использовать комбинацию клавиш [Ctrl-C] или 8-ю пиктограмму на панели управления.

Если нужно  удалить  содержимое  группы ячеек и поместить его  на  новое  место  в  таблице,  то  следует   использовать директиву   Cut  из  меню  Edit.  На  панели  управления  этой директиве  соответствует  7-я  пиктограмма  (ножницы),  а   на       клавиатуре — комбинация клавиш [Ctrl-X].
Удаление данных.
Прежде всего    нужно    промаркировать   группу   ячеек, содержимое  которых   должно   быть   удалено.   Затем   можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в меню Edit  есть  подменю  Clear,  которое  содержит  следующие четыре директивы:

All-  удаляет  содержимое  и  отменяет  формат   ячейки;

Formats  -  отменяет  только  формат  ячейки; 

Contents-  удаляет только содержимое ячейки;

Notes— удаляет только  комментарии  к ячейке. 

Директива удаления Clear Contents  есть также в меню правой кнопки мыши. С помощью этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши [Del].  Если Вы случайно удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш  [Ctrl-Z],  которая  отменит директиву удаления.
-10-

Форматирование чисел.
Прежде всего, нужно промаркировать ячейки,  в которых надо изменить формат представления чисел.  После этого  можно  либо открыть  правой  кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Format Cells,  либо вызвать директиву Cell  из  меню Format.  В  любом  случае  на  экране появится диалоговое окно       Format Cells.  По умолчанию в верхнем поле  этого  окна  будет выбрана опция Number, которая предназначена для форматирования чисел.  В поле Category  приведены  различные  типы  форматов, которые   выбираются   щелчком   мыши  или  с  помощью  клавиш управления  курсором.  В  поле  Format  Codes:  показаны  коды форматов  выбранного  типа.  В  поле ввода Code:  пользователь может задать код своего  формата  и  запомнить  его  в  списке форматов.  В  нижней  части  окна  Format Cells находится поле просмотра Sample:,  в котором показано,  как  будет  выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.

Пиктограмма со   знаком    $    (доллара)    на    панели форматирования управления позволяет установить формат валюты в заданной  ячейке  (к   числу   добавляется   символ   валюты). Пиктограмма  со знаком %  (процент) на той же панели позволяет установить  формат  процентов  (к  числу  добавляется   символ процентов).
 

Выравнивание данных.
Для выравнивания  содержимого  ячеек  в  программе  Excel можно использовать либо директивы меню,  либо  пиктограммы  на панели  форматирования  (4-я,  5-я,  6-я).  Прежде  всего надо промаркировать  выравниваемые  ячейки.  Далее  можно   открыть контекстное  меню  правой  кнопкой  мыши  и  вызвать директиву       Format Cells,  либо вызвать директиву Cell из меню  Format.  В любом  случае на экране появится диалоговое окно Format Cells. В верхнем поле этого  окна  выберите  опцию  Alignment.  После этого  в  поле  Horizontal  можно  выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center)       и по правому краю (Right). По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому.

Проще всего  выравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм на  панели  форматирования.  В  этом  случае  нужно промаркировать  соответствующие  ячейки  и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.
Установка шрифтов.
Прежде всего надо промаркировать ячейки,  в которых нужно изменить  шрифт.  После  этого  можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и  вызвать  директиву  Format  Cells, либо  вызвать  директиву  Cell из меню Format.  В верхнем поле открывшегося окна Format Cells нужно  выбрать  опцию  Font.  В окне  появится поле Font:,  в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка.  Содержание этого списка  зависит  от установок, сделанных в среде Windows.

В правом поле Size устанавливается размер (кегль) шрифта. По  умолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов.  В списке шрифтовых стилей Font Style:  можно выбрать обычный стиль (Regular),  курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic).  В поле Underline можно выбрать тип  подчеркивания  текста  (одной или двумя линиями).  В поле       Effects расположены  три 

-11-

опциональные  кнопки,  которые  дают возможность  зачеркнуть  текст (Strikethrough) либо разместить его на месте верхнего (Superscript)  или  нижнего  (Subscript) индексов.

Пиктограммы на второй панели управления (1-я,  2-я,  3-я) позволяют  задать  шрифтовые стили:  жирное начертание (символ B),  курсив (символ  I),  подчеркивание  (символ  U  с  чертой внизу).
                         

1.4. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ
Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки  электронных  таблиц. Это,  в  частности,  позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы,  которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить  формулу  от  текста.  После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение,  содержащее  аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек.  Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); — (вычитание); * (умножение); / (деление).

           

Формула может  содержать  ссылки   на   ячейки,   которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла.  Однажды введенная формула может  быть  в  любое  время модифицирована.    Встроенный    Менеджер    формул   помогает пользователю найти ошибку или неправильную  ссылку  в  большой таблице.

Кроме этого,  программа  Excel  позволяет   работать   со сложными   формулами,   содержащими  несколько  операций.  Для наглядности можно включить текстовый  режим,  тогда  программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.
Ввод формул.
Программа Excel интерпретирует вводимые данные  либо  как текст  (выравнивается  по  левому  краю),  либо  как  числовое значение (выравнивается по правому краю).  Для  ввода  формулы необходимо  ввести алгебраическое выражение,  которому должен предшествовать знак равенства (=).

Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 — число 20.  Чтобы  разделить  первое  число  на второе и результат поместить в ячейку С1,  в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].

Ввод формул   можно   существенно   упростить,  используя маленький трюк.  После ввода знака  равенства  следует  просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.
-12-


Сложные формулы.
Применение сложных формул продемонстрируем на примере.





А

B

C


D


1


РАБОТА

ВРЕМЯ

ЦЕНА $

СУММА $

2


Настройка

клавиатуры

2

17.80



35.60

3


Обслуживание

машин

4

3.80

15.20

4


Подготовка формуляров

8

1.56

12.48

5


Настройка принтера

1

4,5

4,5

6


Зарплата

2

50

100

7


Сумма





270.78

8


НДС  15%





40.62



Рис.1.
В столбце  Bприведенной таблицы указано время (в часах), затраченное на выполнение работы,  в  столбце  C  -  стоимость одного  часа  работы,  а  в  столбце  D — промежуточная сумма, которую надо заплатить за  эту  работу.  В  ячейке  D8  нужно вычислить  общую  стоимость  всех  работ.  Для этого туда надо записать следующую  формулу:  =D2+D3+D4.  Полученную  сумму       умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость, и результат поместите в ячейке D9: =D8*0,15.

Для вычисления    конечной   суммы,   подлежащей   оплате (например,  в ячейке Е19) надо сначала  сложить  промежуточные суммы,  а  затем  результат  умножить на 0,15.  Формула должна иметь вид:  =(D2+D3+D4)*0,15.  Конечно,  можно  было  бы  и просто просуммировать содержимое ячеек D8 и D9. Для сложения чисел можно также  использовать  функцию  суммы  SUM(),  тогда   формула будет выглядеть следующим образом: =Sum(D3:D8)*0,15.
Редактирование формул.
    Чтобы начать   редактировать   содержимое  ячейки,  нужно сначала  промаркировать  эту   ячейку.   На   следующем   шаге необходимо  включить режим редактирования,  нажав клавишу [F2] или выполнив двойной щелчок мышью.  В режиме редактирования  в верхней  части  экрана  (под  строкой  пиктографического меню) активизируется наборная строка,  в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.

-13-


Информационные связи.
В программе Excel довольно легко ввести ссылку на ячейку,  расположенную в  другой  таблице.  После  установления  ссылки значения,   находящиеся   в   ячейках,   будут   автоматически обновляться.

Для обращения к значению ячейки,  расположенной на другом рабочем листе,  нужно указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, для обращения к ячейке В3 на рабочем листе Sheet2 необходимо  ввести  формулу:  =Sheet2!B3. Если   в  названии  листа  есть  пробелы,  то  оно  (название)       заключается  в  кавычки.  Адреса  ячеек  должны  быть  указаны латинскими буквами. Информационное связывание двух ячеек можно упростить,  если скопировать значение исходной ячейки в  буфер (с   помощью  комбинации  клавиш  [Ctrl-C])  и  промаркировать ячейку,  в которой должен  появиться  результат.  Затем  нужно выполнить  директиву Paste Special из меню Edit и в диалоговом окне этой директивы щелкнуть по командной кнопке Paste Link.
Групповые имена.
Предположим, что необходимо вычислить сумму целой  группы ячеек.  Вместо  того,  чтобы  перечислять  в формуле отдельные ячейки,  промаркируйте  всю  группу  и  присвойте  ей  имя.  В дальнейшем это имя можно будет использовать в формулах.

Для присвоения имени маркированной группе  ячеек  в  меню Insert  нужно  открыть  подменю Name и вызвать в нем директиву Define. В поле ввода открывшегося диалогового окна Define Name укажите имя этой группы.  Имя группы должно начинаться с буквы и  содержать   не   более   255   символов.   Не   допускается использование  пробелов.  Имя  группы  не  должно  совпадать с       адресами ячеек (А1 и  т.п.).  В  этом  окне  приводится  также список  уже присвоенных групповых имен,  относящихся к данному блокноту.

Если в Вашей таблице есть заголовки строк и столбцов,  то их также можно использовать в качестве имен этих областей. Для этого нужно промаркировать соседние строки (столбцы),  включая первые ячейки,  где расположены  имена,  и  вызвать  директиву Create  из  меню  Insert  Name.  В открывшемся диалоговом окне нужно указать местонахождение имен  (в  первой  или  последней ячейке  строки или столбца) и щелкнуть по командной кнопке OK.

Если теперь вызвать диалоговое окно Define Name,  то в  списке имен  можно  увидеть,  что программа Excel присвоила указанным строкам (столбцам) эти имена.

В нижнем  поле  Refers  to  диалогового  окна Define Name даются табличные адреса именуемой  группы.  Теперь  при  вводе формулы  вместо  перечисления  адресов  ячеек,  образующих эту группу, можно указать ее имя.

Полный список  всех  групповых  имен  расположен слева от наборной строки.  Во время ввода формулы  можно  открыть  этот список,   щелкнув   по   стрелке   списка,  и  выбрать  в  нем интересующее  Вас  имя.  Выбранное  имя  группы  будет   сразу вставлено  в  формулу,  независимо от местонахождения активной ячейки.

Например, если  столбцу  Е  (см.  рис.  1)  присвоено имя  «Сумма» и нужно вычислить сумму ячеек Е11,  Е12 и Е13, то ввод формулы надо начать со знака равенства, за которым следует имя функции суммы с одной круглой скобкой: =Sum(.
-14-

Затем нужно  открыть  список  групповых  имен  и щелкнуть мышью по имени «Сумма».  Программа Excel  вставит  это  имя  в формулу. Остается только ввести правую скобку и нажать клавишу [Enter], чтобы завершить ввод формулы.    продолжение
--PAGE_BREAK--