Реферат: Информационное обеспечение управления предприятием

--PAGE_BREAK--
    продолжение
--PAGE_BREAK--
    продолжение
--PAGE_BREAK--







    продолжение
--PAGE_BREAK--Рисунок  SEQ Рисунок \* ARABIC 2. Система управления объектом
Менеджмент в полной мере использует объективную и свое­временную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняе­мую и распространяемую с помощью современных научных мето­дов и технических средств. Сейчас это — объективная необходи­мость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обста­новке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходи­мые выводы и результативно воплощать в управленческих реше­ниях. Отсюда необходимость присутствия информационной состав­ляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.
Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенци­альных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаи­мосвязи.
Суть информации составляют только те данные, которые умень­шают неопределенность интересующих менеджера событий. Инфор­мация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознан­ных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, даю­щая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти опти­мальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпо­сылка соединения и последующего органического срастания про­цессов труда и развития личности.
Состав, содержание и качество информации, которая прив­лекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только эко­номическими данными, а широко использует техническую, тех­нологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, те­кущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, про­ектные задания и др.
Источники информации учетного характера — это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статис­тического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа при­надлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наибо­лее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их ре­зультаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и от­четности, обеспечивает принятие необходимых мер, направлен­ных на улучшение выполнения планов, достижение лучших ре­зультатов хозяйствования.
Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаи­мосвязей, выявления экономических закономерностей.
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (напри­мер, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии произ­водственных запасов) и тем самым создают условия для повы­шения эффективности аналитических исследований.
С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, ко­торые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся доку­менты, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:
1)   Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
2)   Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
3)   Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
4)   Материалы изучения передового опыта, полученные из раз­ных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).
5)   Техническая и технологическая документация.
6)   Материалы специальных обследований состояния произ­водства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотогра­фия и т.п.).
7)   Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.
По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации — это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработан­ные на предприятии и т.д. Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специаль­ных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяй­ственно-правовые документы и т.д.
По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для бо­лее полной характеристики изучаемой предметной области.
По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимо­сти, например сведения о новом конкуренте.
Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное вре­мя (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), ус­ловно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, норма­тивы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объек­та на определенную дату).
По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обсле­дований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработ­ки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).
В деятельности крупных фирм передача информации является непремен­ным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности све­дений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи ор­ганизации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продук­цией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным ка­налам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для при­нятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства от­клонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и по­тенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отче­тов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информа­ции предъявляются определенные требования:
-         краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
-         удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
-         точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, об­работки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной инфор­мации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.
1.2       Технология информационной деятельности Информатизация менеджмента в современных условиях ба­зируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:
-         формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением но­вейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);
-         организацию про­изводства и сферы распределения информационно-вычислитель­ных услуг;
-         отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;
-         внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управле­ния, а также создание для этого необходимых материально-техни­ческих, организационно-экономических и социальных условий.
Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более эко­номичной и рациональной организации информационных процес­сов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазо­на анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использова­ния электронно-вычислительной техники позволяет повысить мно­гократно уровень управления.
Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:
-         создания самих вычислительных машин;
-         создания для них программного обеспечения;
-         подготовлен­ности среды применения.
Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и на­кладные расходы:
-         значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;
-         обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;
-         заменяет в кон­торском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;
-         в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескас­совых связей с банками и финансовыми учреждениями.
Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:
-         ЭВМ крупногабаритные и персональные;
-         микропроцессоры;
-         средства телекоммуникаций;
-         электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;
-         средства автоматизированной обработки текстовой информации.
ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечи­словой информации (текстовой, графической) и термин «вычислительная техника» перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.
Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных промышленных фир­мах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обра­батываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на тек­стовую информацию. Обработка текстовой информации осуществлялась с примене­нием технических средств, основанных на использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного управления мини-ЭВМ чаще всего используются для:
-         разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
-         контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса произ­водства;
-         расчета заработной платы;
-         контроля за поступлением заказов;
-         анализа данных о сбыте продукции;
-         регистрации поступления платежей;
-         ведения учета и отчетности.
Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контро­ля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступаю­щих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).
В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автомати­ческого печатания текста с голоса без использования машинистки.  Такие ЭВМ позволяют на 60 — 70% сократить затраты на ввод информации.
Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирмен­ную систему информации.
Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновре­менном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной об­работки текстовой информации.
Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.
Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических пока­зателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее произ­водственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относи­тельно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточня­ется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласован­ности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непре­рывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих — основных пользователей базой данных.
Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации де­лается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за уком­плектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольне­нием работников, повышением их квалификации.
Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс по­лучения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения со­временных научных и технических проблем.
Создание пакетов прикладных программ получила в совре­менных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ори­ентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие — на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются также специалисты государственных учрежде­ний, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.
Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различ­ных процедур по обработке информации.
    продолжение
--PAGE_BREAK--Создание комплексной автоматизированной системы включает последователь­ные этапы:
-         автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;
-         использова­ние устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фото­наборных устройств;
-         интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;
-         объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;
-         использование всего ком­плекса технических средств обработки информации, переход к единой системе об­работки всех видов информации.
Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципи­ально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не мо­жет осуществляться с помощью пакетов прикладных программ. Составление и ре­дактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. Компьютеры используется им только как средство для печати и редактирования текста.
Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлек­ло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельно­сти, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систе­матизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.
Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:
-       оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;
-       жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;
-       настраиваемую систему разработки отчетной документации;
-       переход на новые технологии и методы работы;
-       улучшение условий труда;
-       и гибкость управления.
Комплексные системы управления персоналом могут использоваться для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов, обучения персонала на любом предприятии. Что является основой управленческой деятельности? В первую очередь — это делопроизводство, охватывающее процесс создания документов и организацию работы с ними. От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Таким образом, автоматизация документооборота необходима для:
-       формирования целостной картины происходящего на предприятии;
-       слаженной работы всех подразделений;
-       улучшения качества обслуживания клиентов;
-       эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.
Впервые требования к работе с документами были описаны М. М. Сперанским в 1811 году. Он разработал методику ведения делопроизводства в государственных учреждениях и стал основоположником науки, изучающей закономерности делопроизводства, — документоведения. Основные принципы и задачи документооборота до настоящего времени остались практически неизменными. По мере развития цивилизации, внедрения в повседневную жизнь достижений науки и техники в делопроизводстве стала использоваться оргтехника. И, наконец, когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий:
-       систем в архитектуре клиент-сервер;
-       систем сканирования и распознавания текста;
-       систем управления базами данных;
-       систем поиска документов;
-       Internet/Intranet.
1.3       Пути совершенствования информационной системы Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффек­тивных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человече­ские возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техни­ки, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания ново­го математического аппарата и экономико-математических методов.
К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность инфор­мации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.
Смысл первого требования заключается в том, что вся сис­тема экономической информации независимо от источников пос­тупления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направ­лениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономичес­ких явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повы­шения эффективности производства. Поэтому вся система ин­формационного обеспечения должна постоянно совер­шенствоваться.
Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, органи­зация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду ком­пьютерная техника). Все изменения диктуются не только соб­ственно требованиями учета или планирования. Они в значи­тельной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений.
Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут со­ответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.
Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, — это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетно­го и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает не­обходимость устранения обособленности и дублирования раз­ных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны ре­гистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.
Эффективность анализа может быть обеспечена только тог­да, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации — опе­ративность. Повышение оперативности информации дости­гается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.
Одно из требований к качеству информации — это обеспе­чение ее сопоставимости по предмету и объектам исследо­вания, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.
И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хра­нение и использование данных. С одной стороны, для комплек­сного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии ана­лиз будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полез­ности информации и на этой основе совершенствование инфор­мационных потоков путем устранения лишних данных и вве­дения нужных.
Таким образом, информационная система должна фор­мироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.
Получение информации не является самой целью бизнеса. Целями, как правило, можно назвать выживание и получение прибыли. Информационная система управления является кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.
Информация — важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются новые проблемы.
Выясняется, что компьютерная бухгалтерская программа, успешно выполняющая свою задачу, мало пригодна для оперативного анализа. Дело в том, что сведение баланса и подведение итогов производится не так часто, как это требуется в повседневной деятельности. «Пользоваться данными обычной бухгалтерской системы в режиме, нужном менеджеру, невозможно».
Бизнес на определенном этапе развития становится недостаточно управляемым. При недостатке необходимой информации в удобной форме вдруг обнаруживается избыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем. Оказывается, что для управления отдельными «бизнесами» фирмы недостает механизма оперативной оценки эффективности каждого из них. Кроме того, нередко отсутствует стратегическое планирование с эффективным контролем.
Иными словами, для успешного развития нужна комплексная система управления, объединяющая все аспекты менеджмента, а не одну бухгалтерию. И это не только технологические задачи. Это, во-первых, проблемы постановки регулярного менеджмента и, во-вторых, — проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.
Существует три основных варианта решения проблемы внедрения информационных систем.
Первый путь — разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный пример — макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.
Второй путь — приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера (исполнителя, игрока). Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как и бухгалтерские программы, они требуют настройки. Большая их часть «выросла» из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.
Третий путь заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход пока редко применяется в российских условиях. При правильном выборе фирмы-исполнителя достигаются ощутимые преимущества:
-         экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах. Цена таких систем ниже, чем у систем, разрабатываемых «с нуля»;
-         профессионализм исполнения;
-         сервисная поддержка;
-         возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.
Имеются и потенциальные опасности:
-         потеря возможности развития системы;
-         опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;
-         зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя.
Вопрос о том, следует ли идти по пути разработки информационной системы собственными силами, непростой. Он связан не только с возможностями выделения для этого необходимых средств. Мы считаем, что решение применить покупную систему — проявление высокого уровня зрелости организации. Это можно расценить как проявление цивилизованного разделения труда. «Не лечите зубы сами!» — призывают рекламные агентства. И с этим можно согласиться.
Профессионально сделанный продукт, предназначенный для продажи, имеет одно важное качество, которое отличает его от текущей версии программы, разрабатываемой внутри коллектива-пользователя. Это — функциональная работоспособность. Что-то может не устраивать, но то, что в нем заложено и гарантировано разработчиком — работает.
Если же система разрабатывается своими программистами, возникает соблазн перестройки системы на ходу, не разобравшись в глубинных причинах возникшей потребности. Конечно, при наличии высокопрофессиональной группы программистов внутри фирмы и при хорошо организованной постановке задач, принципиально возможно разрешить проблему разделения ответственности заказчика и исполнителя. И такие примеры есть. Эта проблема, как и многие другие, возникающие при управлении информационными системами, связана с менеджментом, а не с технологией.
Привлечение сторонней организации для внедрения информационной системы дает определенные удобства. Одно из них заключается в необходимости сформулировать бизнес — правила, без которых невозможно заключить договор. В некоторых случаях, фирма, проводящая установку системы, предполагает, что требования должны уже быть сформулированы. Существуют поставщики, предлагающие комплексное решение. Они либо проводят реорганизацию бизнес — процессов самостоятельно, либо — привлекают третью организацию, которая выступает в качестве консультанта или постановщика задачи. Стоит отметить, что самостоятельное решение задачи аппаратного обеспечения информационной системы тоже часто приводит к неприятностям, связанным с функционированием системы. Многих проблем можно избежать, заказывая систему у поставщика, работающего по принципу «все из одних рук».
Итак, допустим, руководитель осознал, что для внедрения информационной системы необходимо приобретение программного обеспечения. Какую программу выбрать? По каким критериям?
    продолжение
--PAGE_BREAK--Рассмотрим рынок существующих программ с точки зрения удовлетворения ими потребностей клиентов, как мы его себе представляем. Система должна обладать следующими свойствами:
1)   Сохранение инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы всегда предусматривает расходы, выходящие за рамки стоимости «коробки» и договора. Это, во-первых, средства, необходимые на адаптацию системы в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса. Во-вторых, это расходы, связанные с развитием новых технологий, которые могут возникать, например, в процессе интеграции системы с новыми программными продуктами и. т.д. Мы считаем, что можно говорить о возможности сохранения инвестиций в связи с внедрением информационной системы, если эти расходы будут минимальными. На это влияет, во-первых, выбор системы управления базами данных. Здесь речь идет не только о технических аспектах. Необходимо учитывать позиции разработчика на рынке, его техническую политику в отношении инноваций. Имеет значение и стоимость самой базы данных. Второй аспект — техническая реализация в разработке преимуществ, предоставляемых системой управления базами данных: объектно-ориентированный подход, модульная структура и т.д.
2)   Надежность — во-первых, гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа.
3)   Возможность роста — масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.
4)   Степень автоматизации различных видов деятельности — полнота автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.
5)   Интуитивность интерфейса — возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.
6)   Возможности интеграции с электронным документооборотом — реализация функции документооборота в системе или возможность интеграции с внешней системой документооборота
7)   Адаптированность к бизнесу клиента — степень согласования свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с поставщиком.
8)   Доступность по цене.
Ряд программ, предлагаемых на рынке, имеет свою специфику. Особенностью комплекса программ, разработанных фирмой МонолитИнфо, например, является возможность многовалютного учета, многоязычность и ориентация на международные стандарты учета (GAAP и др.), что определяет ее популярность среди совместных и иностранных предприятий. Заметно выделяется среди прочих предложений система «ЛокОффис» тем, что позволяет обеспечивать работу удаленных филиалов. Однако эта система реализована на системе управления базами данных Raima Data Manager, не являющейся реляционной, не поддерживающей распределение данных и тиражирование транзакций. Эти и другие свойства база данных Raima не позволяют реализовать на ее основе надежную систему управления динамично развивающейся средней или крупной фирмой. Однако для предприятий, не предусматривающих значительного роста и усложнения бизнеса, она представляет определенный интерес.
Большое распространение получили программы фирмы 1С, поэтому они заслуживают отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную цену и неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко выполнить собственными силами. Набор начальных базовых процедур, как правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки и сопровождения системы «1С: Торговля» предполагается привлечение региональных представителей разработчика. Внедрение «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговли» зачастую уже обходится заказчикам по $50, но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами. Отдельные бухгалтеры разбираются в программном обеспечении сами. Реально, где-то за неделю.
В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют  понятие  новая  информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в  системы организационного управления принципиально новых средств  и  методов обработки данных, представляющих собой  целостные  технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание,  передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей,  знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с  закономерностями той социальной среды, где развивается эта  технология.  Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей — качества, обслуживания и скорости производственных процессов.
       Появление нового, информационного общества, многим видится только  на  базе использования новых информационных  технологий.  С  появлением  и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у  станка  или столом в учреждении, то сегодня “рабочее  место” -  это  скорее  не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется.  К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с  модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим  местом  становится любое помещение, где есть сетевая розетка.
Умение пользоваться персональным компьютером теперь уже  вошло  в современную культуру управления. И это не зря — компьютер  позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной  системе организации труда были бы израсходованы на содержание  различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не  связанные с процессом производства.
 
1.4       Формирование комплексной информационной системы     Развиваясь, компания сталкивается с серьезными проблемами:
-       старые методы управления дают все больше сбоев;
-       контроль требует большего количества персонала, дополнительных расходов и усложнению управления;
-       согласование решений занимает все больше времени, а данные для принятия решений либо отсутствует, либо сильно запаздывает;
-       количество финансовых операций и принимаемых решений превосходят предел, за которым уже не ясны причины, приведшие к тем или иным конечным результатам.
При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:
-       необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;
-       разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;
-       внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.
Российские разработки при достаточно низких ценах и удовлетворительной функциональности обладают ограниченными возможностями по консультированию заказчика и ориентированы на бухгалтерские службы, а не на менеджмент. Слабая проработка контрольных и управляющих функций является ахиллесовой пятой практически всех российских систем.
При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии. И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:
-         быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;
-         надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала;
-          удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;
-         возможность масштабирования и развития системы;
-         интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;
-         возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;
-         высокая надежность работы.
Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений:
-         Технология построения системы по моделям «как надо», без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания систем по модели «как есть» показала, что автоматизация без проведения реинжиниринга бизнес процессов и модернизации существующей системы управления не приносит желаемых результатов и неэффективна. Ведь использование в работе программных приложений — это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности.
-         Технология построения систем с подходом «сверху вниз». Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении «сверху вниз» и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.
-         Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная автоматизация — это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.
-         Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой-интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы-заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления. Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия. При эксплуатации информационной системы на плечи сотрудников автоматизированной системы управления ложится обслуживание и сопровождение системы (если не заключен договор на сопровождение с фирмой-поставщиком). Специалисты заказчика являются инициаторами и исполнителями подготовки предложений по совершенствованию и развитию существующей системы. Это позволяет им лучше приспособить ее к своим требованиям, поэтому эти требования должны быть основательно продуманы, чтобы информационные технологии не использовались там, где легко можно справиться с задачами управления с помощью карандаша и листа бумаги.
Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надежность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент-серверные приложения, которые обладают в области учета и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объемов данных, возможностью создания распределенных систем, а также достаточной интеграцией с другими системами.
На современном этапе формирования рынка большое внимание уделяется малым предприятиям. Так, по мнению западных экономистов, будущее мирового производства за мелкими фирмами. Например, 96% фирм Великобритании — мелкие. Очевидно, что с мелкого предпринимательства начинается всякое производство, всякий бизнес, основанный на применении силы свободного человека. Ограничение численности предприятия кажется некоторым экономистам серьезным барьером, который не будет позволять предприятию расти и развиваться. Но это не так. Производство можно наращивать за счет внедрения техники, передовой технологии, одним из основных направлений которой в настоящее время считается внедрение информационных технологий на базе интегрированной информационной системы управления бизнесом.
Трудности и сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции. Хотя для отдельного предприятия число видов изделий и услуг весьма ограничено. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным. С другой стороны, более радикальным можно считать построение универсальной интегрированной системы, позволяющей уменьшить масштаб данной системы для конкретного заказчика путем исключения и перевода в пассивное состояние не задействованных модулей. При этом панели управления этими модулями также переводятся в «скрытое» состояние.
К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Хотя внедрение системы обходится весьма дорого, сохранение существующего порядка, (а, как правило, беспорядка) может обойтись еще дороже. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам бизнеса.
Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.
Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации. В небольших организациях эффективной оказывается лишь автоматизация бухгалтерии.
По  словам  Билла  Гейтса,  главы  компании Microsoft: “ нам потребуется еще немало  времени,  чтобы  превратить персональный компьютер в  настоящее  электробытовое  устройство”. Исполнительный менеджер корпорации Oracle  как  бы  вторит ему:  “Миру  нужны  более  дешевые  и  простые   в    обращении компьютеры”. Действительно, менеджерам просто  некогда  осваивать сложные системы. Именно поэтому стали  появляться  новые  операционные системы типа Windows95, основной конек которых  -  простота и интуитивная понятность выполняемых действий, да плюс еще и многозадачность, то есть возможность выполнять несколько  операций одновременно.
    продолжение
--PAGE_BREAK--
    продолжение
--PAGE_BREAK--<img width=«630» height=«915» src=«dopb18748.zip» v:shapes="_x0000_s1077 _x0000_s1078 _x0000_s1079 _x0000_s1080 _x0000_s1081 _x0000_s1082 _x0000_s1083 _x0000_s1084 _x0000_s1085 _x0000_s1086 _x0000_s1087 _x0000_s1088 _x0000_s1089 _x0000_s1090 _x0000_s1091 _x0000_s1092 _x0000_s1093 _x0000_s1094 _x0000_s1095 _x0000_s1096 _x0000_s1097 _x0000_s1098 _x0000_s1099 _x0000_s1100 _x0000_s1101 _x0000_s1102 _x0000_s1103 _x0000_s1104 _x0000_s1105 _x0000_s1106 _x0000_s1107 _x0000_s1108 _x0000_s1109 _x0000_s1110 _x0000_s1111 _x0000_s1112 _x0000_s1113 _x0000_s1114 _x0000_s1115 _x0000_s1116 _x0000_s1117 _x0000_s1118 _x0000_s1119 _x0000_s1120 _x0000_s1121 _x0000_s1122 _x0000_s1123 _x0000_s1124 _x0000_s1125 _x0000_s1126 _x0000_s1127 _x0000_s1128 _x0000_s1129 _x0000_s1130 _x0000_s1131 _x0000_s1132 _x0000_s1133 _x0000_s1134 _x0000_s1135 _x0000_s1136 _x0000_s1137 _x0000_s1138"> 

Рисунок SEQ Рисунок \* ARABIC 4. Организационная структура управления ОАО «ТУ КубГТУ»
На рисунке, где была представлена структурная схема ОАО «ТУ КубГТУ» ( REF _Ref481653158 \* LOWER  REF апрель18числа \t  \* MERGEFORMAT  \* MERGEFORMAT рисунок 3) подразделения были сгруппированы по функциональным признакам, а на следующем рисунке, где представлена организационная структура управления ОАО «ТУ КубГТУ» ( REF _Ref481653740 \*LOWER \* MERGEFORMAT рисунок4) подразделения сгруппированы с учётом подчинённости по проректорам направлений.
Из представленных структур видно, что структура Технического университета не совпадает с организационной структурой управления.
Из рисунков  видно, что в организации используется линейная структура управления. Эта форма управления имеет определённые преимущества и недостатки.
Термин «организационная структура» сразу же вызывает в нашем воображении двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Рассмотренные соотношения ограничены двумя измерениями: вверх — вниз и поперек, так как мы оперируем с ограниченным допущением, согласно которому организационная структура должна быть представлена на двумерной схеме, вычерчиваемой на плоской поверхности.
В самой же организационной структуре не содержится ничего такого, что ограничивало бы нас в этом отношении. Кроме того, эти ограничения на структуру организации часто вызывают серьезные и дорогостоящие последствия. Вот только четыре из них:
-         Во-первых, между отдельными частями организаций такого рода возникает не сотрудничество, а конкуренция. Внутри организаций существует более сильная конкуренция, чем между организациями, и эта внутренняя конкуренция приобретает значительно менее этичные формы.
-         Во-вторых, обычный способ представления структуры организаций серьезно затрудняет определение задач отдельных подразделений и измерение соответствующих показателей качества работы вследствие большой взаимозависимости подразделений, объединенных подобным образом.
-         В-третьих, это способствует созданию организаций, сопротивляющихся изменениям, особенно изменениям их структуры; поэтому они перерождаются в бюрократические структуры, не поддающиеся адаптации. Большинство таких организаций обучается крайне медленно, если обучается вообще.
-         В-четвертых, представление организационной структуры в виде двумерного дерева ограничивает число и характер возможных вариантов решения возникающих проблем. При наличии такого ограничения невозможны решения, обеспечивающие развитие организации с учетом технических и социальных изменений, темпы которых все больше и больше растут. Существующая обстановка требует, чтобы организации были не только готовы к любым изменениям, но и способны им подвергаться. Другими словами, необходимо динамическое равновесие.
Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна иметь достаточно гибкую структуру. (Хотя гибкость не гарантирует приспособляемости, тем не менее она необходима для достижения последней).
Основы линейных структур составляет так называемый «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.
Преимущества организационной структуры ОАО «ТУ КубГТУ»:
-       четкая система взаимных связей функций и подразделений;
-       четкая система единоначалия — один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
-       ясно выраженная ответственность;
-       быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.
Недостатки организационной структуры ОАО «ТУ КубГТУ»:
-       отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы («текучка») доминирует над стратегическими;
-       тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
-       малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
-       критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом — разные;
-       тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;
-       большое число «этажей управления» между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;
-       перегрузка управленцев верхнего уровня;
-       повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.
Вывод: в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества.
В схеме отсутствует отдел маркетинга, так как полагаются на опыт и знания руководителей подразделений, а это приводит к тому, что подразделения становятся неконкурентоспособными.
2.2       Технико-экономические показатели Для анализа технико-экономических показателей используется годовая бухгалтерская отчётность за несколько лет (приложение А). Данные из приложения сведены в аналитическую таблицу, где кроме основных технико-экономических показателей приводится одновременно и темпы роста ( REF _Ref482259050 \* LOWERтаблица 2).
Данные в таблице приведены по годам, что позволяет проследить динамику изменения некоторых показателей.  Темпы роста позволяют сравнить, к примеру, характер изменения выручки от реализации и управленческих расходов. Для нас интересно проследить характер изменения численности персонала, особенно численность руководителей.
Таблица  SEQ Таблица \* ARABIC 2
Технико-экономические показатели
Показатели
1997
1998
1999
Тр,
 %
Тр,
 %
1. Выручка (нетто) от реализации продукции, работ, услуг,  тыс. р.
5109
7543
10088
147,6
133,7
2. Себестоимость реализации товаров, продукции, работ, тыс.р.
3972
5950
7945
149,8
133,5
3. Коммерческие расходы, тыс.р.
35
59
142
168,3
239,2
4. Управленческие расходы, тыс.р.
1067
1233
1619
115,6
131,3
5. Прибыль от реализации, тыс.р.
35
300
382
865,4
127,3
6.Прибыль от финансово-хозяйственной деятельности, тыс.р.
170
278
232
163,4
83,4
7. Прибыль отчётного периода, тыс.р.
187
295
278
157,3
94,2
8. Численность работающих, чел
в том числе:
руководителей
служащих
специалистов
239
37
108
94
296
42
131
123
371
48
152
171
123,8
113,5
121,3
130,9
125,3
114,3
116,0
139,0
9. Среднегодовая стоимость основных производственных фондов, тыс.р.
679,08
719,82
568
106,0
78,9
10. Среднегодовая стоимость оборотных средств, тыс.р.
1308
1548,2
2768
118,4
178,8
11. Выработка на одного работающего,
в том числе на одного руководителя
21,38
138,1
25,48
179,6
27,19
210,2
119,2
130,1
106,7
117,0
12. Фондоотдача, р/р
7,52
10,48
17,76
139,3
169,5
13. Фондоёмкость, р/р
0,13
0,10
0,06
71,8
59,0
14. Затраты на 1 р. товарной продукции, р/р
0,777
0,789
0,788
101,5
99,8
15. Рентабельность, %
          общая
          продукции
4,7
0,9
5,0
5,0
3,5
4,8
105,0
577,6
70,6
95,4
Анализируя данные таблицы, можно заключить, что из года в год технико-экономические показатели в основном растут, но растут разными темпами. Легко заметить, что более высокие темпы роста были в 1998 году, чем в 1999 году. Это связано с тем, что в 1998 году в ОАО «Технический университет КубГТУ» были проведены ряд мероприятий по улучшению информационного обеспечения управления:
1)   Модернизация персональных компьютеров
2)   Создание локальной сети
3)   Подключение к глобальной сети Интернет
4)   Создание отделом программирования автоматизированных систем, облегчающих работу руководителей
Ниже на рисунке представлена динамика изменения по годам прибыли и управленческих расходов ( REF _Ref482649798 \h \*LOWER  \* MERGEFORMAT рисунок 5). Из рисунка видно, что после 1998 года начинается увеличение управленческих расходов и небольшой рост прибыли. Почему же после указанных выше мероприятий возрастают расходы в управлении и прибыль практически не выросла?
<shapetype id="_x0000_t75" coordsize=«21600,21600» o:spt=«75» o:divferrelative=«t» path=«m@4@5l@4@11@9@11@9@5xe» filled=«f» stroked=«f»><path o:extrusionok=«f» gradientshapeok=«t» o:connecttype=«rect»><lock v:ext=«edit» aspectratio=«t»><imagedata src=«00010901.files/image012.emz» o:><img width=«601» height=«333» src=«dopb18749.zip» v:shapes="_x0000_s1139">  

Рисунок  SEQ Рисунок \* ARABIC 5. Изменение прибыли и управленческих расходов
Повышение управленческих расходов связано с увеличением численности сотрудников в подразделениях управления Технического университета. Больше сотрудников стало работать в бухгалтерии, появился юридический сектор в административном отделе, появился финансовый сектор в бухгалтерии, появился проректор по региональным связям, появилась кафедра защиты информации. В конечном итоге все расходы распределяются на подразделения в виде накладных расходов в Технический университет. Ставка таких накладных расходов для подразделений менялась и в 1997 году составляла 10% от реализации, а уже в 1999 году стала составлять 20%. Кроме того, в подразделениях существуют свои накладные расходы. Всё это приводит к тому, что некоторые подразделения становятся неконкурентоспособными на рынке услуг. Снижается реализация, не выполняется намеченный бюджет. Чтобы не потерять клиентов упор делается в Техническом университете на качество.
Количество сотрудников постоянно увеличивалось, так как Технический университет постоянно расширял сферы своего влияния. Увеличивались объёмы работ и увеличивались рыночные цены. Всё это сказывалось на росте объёма реализации. После августа 1998 года, когда резко снизились доходы граждан, замечена низкая активность подразделений и невыполнение намеченных планов. Поэтому прибыль от реализации растёт с меньшими темпами.
Рентабельность не повышалась выше 5%, хотя в подразделениях эту величину закладывают не менее 10%. В 1998 году были самые лучшие результаты, а уже в 1999 году произошло снижение рентабельности.
 
2.3       Анализ системы документооборота Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами — это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота — такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю.  Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.
 Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО «Технический университет КубГТУ» разделяют следующим образом:
1.   Входящие
2.   Исходящие
3.   Приказы
-         по основной деятельности
-         по командировкам
-         по личному составу
4.   Внутренние
-         финансовые
-         служебные
Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.
Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику изменения потока документов, после внедрения в организации с 1998 год локальной сети, электронной системы контроля поручений, электронной системы контроля оплаты «Class». Анализ дополнительно проведём по 1999 году по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.
Ниже на рисунке представлена структура подчинённости Административного отдела  ОАО «Технический университет КубГТУ» ( REF _Ref481655297 \*LOWER \* MERGEFORMAT рисунок 6). На схеме видно разделение Административного отдела на два сектора: сектор делопроизводства и организационный сектор.
Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом.
Функции сектора делопроизводства:
1)   Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.
2)   Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.
3)   Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.
4)   Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись ректору.
5)   Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.
6)   Доведение резолюций ректора до исполнителей.
7)   Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.
8)   Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру.
9)   Формирование дел и сдача их в архив.
10)              Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.
    продолжение
--PAGE_BREAK--<img width=«628» height=«269» src=«dopb18750.zip» v:shapes="_x0000_s1140 _x0000_s1141 _x0000_s1142 _x0000_s1143 _x0000_s1144 _x0000_s1145 _x0000_s1146 _x0000_s1147 _x0000_s1148 _x0000_s1149 _x0000_s1150 _x0000_s1151 _x0000_s1152"> 

Рисунок  SEQ Рисунок \* ARABIC 6. Структура подчинённости Административного отдела
Функции организационного сектора:
1)   Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.
2)   Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.
3)   Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.
4)   Извещение сотрудников о проводимых совместно с ректором совещаниях.
5)   Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)
6)   Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.
7)   Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.
8)   Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.
9)   Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
10)              Ведение протокола заседаний ректоратов, офрмление выписок из протоколов.
11)              Ежедневное составление совместно с ректором плана его работы на день.
Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. У ректора нет помощника, который мог бы взять на себя часть полномочий ректора, а огромный поток документов может занимать много времени у ректора на ознакомление документа, осмысление, принятие решения и составления резолюции. Иногда ректор уезжает в командировку, тогда документы могут лежать на подписи от 5 до 10 дней. Могут часто возникать ситуации, когда ректор на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказа– запрещает, противореча себе.
В ОАО «Технический университет КубГТУ» есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота ( REF _Ref481655410 \*LOWER \* MERGEFORMAT рисунок 7).
<img width=«618» height=«334» src=«dopb18751.zip» v:shapes="_x0000_s1153 _x0000_s1154 _x0000_s1155 _x0000_s1156 _x0000_s1157 _x0000_s1158 _x0000_s1159 _x0000_s1160 _x0000_s1161 _x0000_s1162 _x0000_s1163 _x0000_s1164 _x0000_s1165 _x0000_s1166 _x0000_s1167 _x0000_s1168 _x0000_s1169 _x0000_s1170 _x0000_s1171 _x0000_s1172 _x0000_s1173 _x0000_s1174 _x0000_s1175 _x0000_s1176 _x0000_s1177 _x0000_s1178 _x0000_s1179"> 

Рисунок  SEQ Рисунок \* ARABIC 7. Документооборот в ОАО «ТУ КубГТУ»
В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам ( REF _Ref482855962 \*LOWER \h таблица 3). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.
Таблица  SEQ Таблица \* ARABIC 3
Анализ структуры документооборота
Наименование
документа
Количество документов
Темпы роста, %
1997
1998
1999
в 1998
к 1997
в 1999
к 1998
Входящие
124
203
240
164
118
Исходящие
384
402
358
105
89
Приказы
в том числе:
— по основной деятельности
— по командировкам
— по личному составу
870
157
215
498
648
116
178
354
894
156
222
516
74
74
83
71
138
134
125
146
Внутренние
в том числе:
— финансовые
— служебные
3841
1492
2349
2597
973
1624
1972
1272
700
68
65
69
76
131
43
Итого в год:
5219
3850
3464
74
90
В среднем за день
18
13
12
72
92
Выручка от реализации, тыс.р.
7663
11315
15132
148
134
Из таблицы, где представлены технико-экономические показатели видно, что выручка от реализации возрастала из года в год на 148 и на 134 процента ( REF _Ref482259050 \*LOWER \h таблица 2), а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года ( REF _Ref482855962 \*LOWER \h таблица 3). Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены ( REF _Ref481655666 \*LOWER \* MERGEFORMAT рисунок 8).
<imagedata src=«00010901.files/image016.emz» o:><img width=«626» height=«276» src=«dopb18752.zip» v:shapes="_x0000_s1180 _x0000_s1181 _x0000_s1182 _x0000_s1183">
Рисунок  SEQ Рисунок \* ARABIC 8. Изменение выручки от реализации и общего количества документов
При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов ( REF _Ref482855962 \*LOWER \h таблица 3). Ниже на рисунке эти изменения представлены ( REF _Ref481655893 \*LOWER \* MERGEFORMAT рисунок 9).
<imagedata src=«00010901.files/image018.emz» o:><img width=«458» height=«272» src=«dopb18753.zip» v:shapes="_x0000_s1184 _x0000_s1185 _x0000_s1186 _x0000_s1187 _x0000_s1188 _x0000_s1189">  

Рисунок  SEQ Рисунок \* ARABIC 9. Изменение количества документов
Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт использование глобальной сети Интернет.
Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:
-         какие подразделения наиболее сильно загружают документами руководителя
-         есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим пиковые значения
В ОАО «Технический университет КубГТУ» много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:
-             Бухгалтерия;
-             Административный отдел;
-             Школа абитуриентов;
-             Подготовительные курсы;
-             Лицей;
-             Компьютер-колледж.
Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям ( REF _Ref482857173 \*LOWER \h таблица 4). В этой таблице анализируется не только динамика общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации в Техническом университете. Именно эти потоки документов необходимо в первую очередь автоматизировать
Таблица  SEQ Таблица \* ARABIC 4
Группировка видов документов по подразделениям
 Подразделение
1997
1998
1999
Кол.
%
Кол.
%
Кол.
%
Административный отдел
765
15
621
16
754
22
Бухгалтерия
1392
27
1073
28
1272
37
Школа абитуриентов
909
17
718
19
446
13
Подготовительные курсы
715
14
537
14
345
10
Лицей
582
11
410
11
273
8
Компьютер-колледж
551
10
319
8
259
7
Прочие
305
6
172
4
115
3
Итого:
5219
100
3850
100
3464
100
Представленные выше в таблице результаты сравнений объёма документооборота по подразделениям ( REF _Ref482857173 \*LOWER \h таблица 4) наглядно отображены ниже на рисунке ( REF _Ref481656192 \*LOWER \* MERGEFORMAT
рисунок 10).
Из рисунка видно, что общее снижение объёмов документооборота произошло в подразделениях. В административном отделе и в бухгалтерии количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов.
Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам.
<imagedata src=«00010901.files/image020.emz» o:><img width=«656» height=«289» src=«dopb18754.zip» v:shapes="_x0000_s1190 _x0000_s1191 _x0000_s1192 _x0000_s1193 _x0000_s1194 _x0000_s1195 _x0000_s1196 _x0000_s1197"> 

Рисунок  SEQ Рисунок \* ARABIC 10. Динамика объёма документооборота по подразделениям
Ниже в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 1999 года ( REF _Ref482857752 \*LOWER \h таблица 5). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.
Таблица  SEQ Таблица \* ARABIC 5
Выявление сезонности в объёме документооборота
Месяцы
Года
Виды документов
Входящие
Исходящие
Приказы
Внутренние
Январь
12
35
57
177
Февраль
22
30
78
200
Март
27
25
130
165
Апрель
23
28
84
175
Май
14
24
96
122
Июнь
18
53
84
78
Июль
23
42
34
94
Август
17
29
23
120
Сентябрь
25
69
69
183
Октябрь
18
38
47
165
Ноябрь
17
44
108
182
Декабрь
24
44
79
211
Из представленной выше таблицы видно, что в летний период снижается активность организации, так как большинство сотрудников именно в этот период уходят в отпуска ( REF _Ref482857752 \*LOWER \h таблица 5). Так как основные подразделения в Техническом университете занимаются образовательной деятельностью, то из таблицы видно резкое увеличение активности подразделений в начале учебного года с 1 сентября и снижение в период летних и осенних каникул. Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены ( REF _Ref481656914 \*LOWER \* MERGEFORMAT рисунок 11).
<imagedata src=«00010901.files/image022.emz» o:><img width=«602» height=«322» src=«dopb18755.zip» v:shapes="_x0000_s1198 _x0000_s1199 _x0000_s1200 _x0000_s1201 _x0000_s1202 _x0000_s1203 _x0000_s1204">  

Рисунок  SEQ Рисунок \* ARABIC 11. Динамика объёма документооборота в течение года
В период весенних каникул нет снижения активности, так как в этот период идёт более интенсивная подготовка школьников, абитуриентов к выпускным экзаменам и к поступлению в вуз.
В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел. Также я определил, что наблюдается некоторая сезонность работ, связанная с учебными каникулами. В результате внедрения в Техническом университете локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.
2.4       Анализ материально-технического обеспечения Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.
1)   Телекоммуникационная связь (телефон, факс, пейджер, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)
2)   Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)
3)   Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс, ризограф)
4)   Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)
Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.
В Техническом университете установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции:
1)   внутренние телефонные звонки
2)   перевод входных звонков из города на другие внутренние номера
3)   при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.
    продолжение
--PAGE_BREAK--
    продолжение
--PAGE_BREAK--В этом подразделении я являюсь руководителем и активно использую свой опыт, полученный мною в университете. Мной активно проводится политика маркетинговых исследований, в процесс управления внедряются современные информационные системы. Выше в таблице указаны результаты внедрения современных информационных систем ( REF _Ref482867042 \*LOWER \h таблица 8).
За три года были внедрены мною следующие программы:
-       Электронная анкета слушателя (приложение В)
-       Электронный журнал учёта клиентов (приложение Г)
-       Разработанная отделом программирования система CLASS для контроля оплаты (Приложение Д)
-       Электронная система маркетингового исследования рынка (в режиме опроса клиентов)
-       База данных автоматического формирования счетов, договоров, служебных записок, выданных материалов
Из таблицы выберем итоговые значения по каждому сотруднику и на основе этих данных построим график. Ниже на рисунке этот график представлен ( REF _Ref481921808 \* LOWER \* MERGEFORMAT рисунок 13).
 
<imagedata src=«00010901.files/image025.emz» o:><img width=«672» height=«293» src=«dopb18757.zip» v:shapes="_x0000_s1221"> 

Рисунок  SEQ Рисунок \* ARABIC 13. Динамика управленческих затрат
На рисунке представлено наглядно экономия времени от внедрения современных информационных систем. Проанализируем изменения затрат времени.
В первую очередь это, конечно же, повлияло внедрение во всём Техническом университете локальной вычислительной сети. В большей степени это коснулось инженеров по компьютерным классам. В Компьютер-колледже два компьютерных класса. В одном  из них (205 аудитория) находятся современные персональные компьютеры Pentium 166 MMX, а в другом (215 аудитория) находятся уже морально устаревшие 486DX100. Однако в 215 аудитории проведена локальная сеть, а в 205 её пока нет. Появление локальной сети в большей степени повлияло на сокращение времени обслуживания. В 205 аудитории установка современных компьютеров сократила время обслуживания в 1998 году, но в дальнейшем уже в 1999 году с установкой нового программного обеспечения резко повысилось. Новые компьютеры в 205 аудиторию приобретались без CD-ROMов, из расчёта на локальную сеть. По плану сеть до 205 аудитории должна была дойти ещё в 1997 году, но её до сих пор нет.
Приобретение в 1998 году новых двух персональных  компьютеров для администрации Компьютер-колледжа повысил производительность Директора, Заместителя и Секретаря.
С разработкой системы «Class», сотрудниками отдела программирования для всего Технического университета сократило время регистрации клиентов. Ранее эта регистрация производилась записями в специальных журналах. Затем производились неоднократные сверки с бухгалтерией. Система «Class», использует возможности сети. Подразделения, работающие с клиентами, производят регистрацию клиентов в этой системе. Контроль за оплатой стал возможен в результате интеграции этой системы с программным продуктом «1С-Бухгалтерия». Кроме того, в этой программе реализована система автоматического формирования приказов, ведомостей, справок, разнообразных отчётов и запросов. В приложении приведены рисунки с экрана работающего компьютера в системе «Class». Эта система сильнее всего повлияла на Директора и на Заместителя директора по учебной работе и менее на Секретаря-референта.
Соответственно ещё сильнее сократилась трудоёмкость операций, описанных в таблице. Это всё и повлияло на изменения кривых на рисунке.
В результате больше времени остаётся у руководителей на стратегическое планирование своей деятельности,  на более скрупулезное изучение своей деятельности и конкурентов, на исследование рынка, на участие в различных выставках, ярмарках.
Произведём расчёты эффективности от принятых мероприятий для Компьютер-колледжа. На основании полученных результатов рассчитаем ожидаемый экономический эффект для всей организации.
По представленной ниже формуле (1) определим сколько стоит один час работы сотрудников Компьютер-колледжа исходя из их месячных окладов.
Сч = О / Кч                                                                              (1)
где    Сч     — Стоимость часа работы
О      — Месячный оклад
Кч      — Количество часов в месяце (Кч=160 час)
По следующей формуле (2) можно определить общую экономию средств от снижения трудоёмкости.
<shape id="_x0000_i1025" type="#_x0000_t75" o:ole=""><imagedata src=«00010901.files/image027.wmz» o:><img width=«144» height=«49» src=«dopb18758.zip» v:shapes="_x0000_i1025">                                                                                                                        (2)
где Э – экономия от снижения трудоёмкости
       Т1 и Т2 – трудоёмкость операции до и после
       n – число сотрудников в подразделении
Результаты расчётов приведём в отдельную таблицу, где дополнительно отражены данные из таблицы 8 о количестве сэкономленного времени ( REF _Ref482880191 \*LOWER \h таблица 9).
Таблица  SEQ Таблица \* ARABIC 9
Определение экономии от снижения трудоёмкости
Должность
Оклад, руб.
Стоимость часа работы, руб.
Экономия времени, час
Экономия от снижения трудоёмкости, руб.
Директор
1150
7,19
56
402,64
Секретарь-референт
400
2,50
24
60,00
Инженер компьютерных классов
750
4,69
38
178,22
Заместитель по учебной работе
900
5,63
47
264,61
Преподаватель по контракту
—
30,00
—
—
Штатный преподаватель
1200
10,00
—
—
Общая экономия от снижения трудоёмкости, руб.
905,47
 
Полученная сумма экономии составляет примерно 25% от суммы окладов всех сотрудников этого подразделения. Определим экономический эффект от внедрения современных информационных технологий. Ниже представлена формула (3), позволяющая определить экономический эффект. На внедрение этих мероприятий были затрачены средства в размере 11 000 рублей.
ЭЭ = Э  / З                                                                                  (3)
где    ЭЭ – экономический эффект
З – затраты на проведение мероприятий
ЭЭ = 905,47 / 11000 = 0,0823 р./р.
Срок окупаемости можно определить обратной величиной экономической эффективности (4).
Ток = 1 / ЭЭ                                                                          (4)
где Ток – срок окупаемости
                   Ток = 1/ 0,823 = 12,148 месяцев
В итоге мы определили, что наши затраты окупаются практически в течении года. Такие показатели были достигнуты только в Компьютер-колледже благодаря применению современных информационных технологий. Подобных результатов можно достичь и в остальных подразделениях, но более весомого результата можно достичь с помощью комплексной автоматизации управленческого труда всех подразделений.
3.2       Улучшение сетевой организации предприятия Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.
Одна из главных задач владельца небольшой фирмы — опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами — и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.
Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:
-       Снизить административные накладные расходы   
-       Повысить производительность труда
-       Рационализировать ведение дел
-       Снизить затраты на аппаратные средства
Это как раз и началось осуществляться с 1998 года, другое дело как это делается.  К числу недостатков можно причислить:
1)   Нет утверждённого плана развития компьютерной сети или он не соблюдается.
2)   Администрирование сети происходит по принципу «всё закрыть» даже внутри отделов и подразделений.
3)   Не используются потенциальные возможности локальной вычислительной сети
4)   Не производилось обучение сотрудников порядком работы в сети и с сетевыми приложениями.
5)   Система администрирования сети по плану является централизованной, а фактически является децентрализованной.
Перечисленные выше преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее.  Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.
Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности персонала в первую очередь и из-за того, что подразделения больше не доверяют друг другу, чем хотели бы сотрудничать.
Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.  Однако этого даже нет в перспективном плане развития организации. Наглядный пример 205 аудитория. В этот компьютерный класс по плану должна быть проведена локальная сеть в 1997 году, а её до сих пор нет.
Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших подразделениях нашей организации, где управление часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит менеджер на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации. 
Моим первым предложением будет организация в административном отделе некоторого временного подразделения, занимающегося внедрением новых информационных технологий в организации. Оно должно заниматься тем, что будет пересматривать существующее положение дел и внедрять через ректора новые методы работы.
Почему необходимо создавать специальное временное подразделение? Во-первых, это дело не прибыльное, а все подразделения в Техническом университете работают на прибыль, а не на качество, во-вторых, у этого подразделения будет не предвзятое отношение к различным проблемам.
Этому подразделению необходимо решить следующие задачи:
1)   модернизация существующих компьютеров и приобретение новых персональных компьютеров
2)   организация сетевой структуры и распределение полномочий по администрированию
3)   выбор программного обеспечения, исходя из эффективности, надёжности и стоимости существующих программ и операционных систем
4)   организация обучения сотрудников организации новым способам работы, используя новые возможности и более эффективное использование привычных приложений
5)   организация отдела, занимающегося технической поддержкой сетевой оргтехники, с помощью которой возможно будет сетевая печать, хранение файлов на сервера, приём и отправка электронной почты, факсимильных сообщений за пределы организации.
Эффект от внедрения локальной сети в данном случае будет более ощутимым, так как само только подключение отдела к локальной сети ничего абсолютно не даёт. Отдел обычно становится более закрытым. Известна такая реакция у начальников подразделений при подключении к сети:
-         архивация данных на дискеты
-         защита файлов паролями
-         отказ от использования сети
-         проверка на компьютерные вирусы
-         отказ соблюдать требования администратора сети, мотивируя это неумением
В итоге как работало подразделение, так и работает: выполняет бюджет, объёмы работ прежние. Начальники подразделений считают себя опытными людьми и поэтому поступают так, как считают нужным, исходя из опыта прошлых лет, на проведённые собственными силами маркетинговыми исследованиями. Руководители подразделений не изучают передовые технологии, не думают о том, как можно новые достижения науки и техники или других организаций применить у себя в отделе. Если что-то вводится принудительно, то выполняется двойная работа: по старинке и по-новому.
Нельзя так говорить за все подразделения, в некоторых отделах, где есть опытные в этом деле сотрудники, сразу произошло оживление: активно используется локальная почта, Интернет, сетевые технологии.
Нельзя здесь рассчитывать на энтузиазм сотрудников. Когда с человека требуют выполнение плана, изо дня в день повышают нагрузку второстепенной работой, он не будет отнимать у себя время изучением локальной сети. Проследим по журналу выдачи ключей среднее время выдачи и сдачи ключей на вахту. Ниже в таблице представлено время опозданий и задерживания на рабочих местах ( REF _Ref482884774 \*LOWER \h таблица 10).
Таблица  SEQ Таблица \* ARABIC 10
Данные по журналу выдачи ключей
<imagedata src=«00010901.files/image029.emz» o:><img width=«667» height=«308» src=«dopb18759.zip» v:shapes="_x0000_s1222">Результаты таблицы 9 и графическое отображение данных ( REF _Ref481921669 \*LOWER \* MERGEFORMAT рисунок 14) подтверждают увеличение нагрузки на персонал. Эта нагрузка является скрытой, так как официально за задержку на работе не платят и на совещаниях эта проблема не обсуждается. Однако нельзя сказать, что это связано только из-за перегрузки персонала работой. Некоторые сотрудники стали задерживаться на работе или стали использовать рабочее время из-за появления глобальной сети Интернет.
Рисунок  SEQ Рисунок \* ARABIC 14. Скрытая нагрузка на сотрудников
Итак, внедряются новые технологии, а способы выполнения работ остаются прежними. Поэтому самой трудной задачей нового отдела будет обучение сотрудников организации новым информационным технологиям. Конечно же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных задач, так как если проигнорировать или упустить некоторые направления комплексного развития в организации информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным.
Призывы к самофинансированию научили подразделения самостоятельности. Теперь каждое подразделение работает строго по смете и стремится себя обеспечить компьютерами, принтерами, ксероксами – становятся независимыми. Однако, использование локальной сети, может снизить расходы на аппаратное обеспечение. Необходимо организовать отдел множительной техники. Это будет небольшая комната, в которой будет находиться один или два оператора и несколько различных сетевых принтеров, сканеров, ксероксов, факсов. Это даёт несколько преимуществ подразделениям:
1)   Снижение расходов на аппаратное обеспечение
2)   Улучшает контроль за рациональным использованием техники и расходными материалами