Реферат: Excel

Введение

Что можносказать о современныхпрограммахобработкиэлектронныхтаблиц? Сегодняэто средства, позволяющиене только выполнятьвычисления, но и управлятьсписками исоздаватьдиаграммы. Еслиже говоритьоб EXCEL, которая являетсяодной из наиболееизвестныхпрограмм обработкиэлектронныхтаблиц, то безпреувеличенияможно утверждать, что ее возможностипрактическинеисчерпаемы.Лично я считаю, что такие программына сегодняшнийдень представляютсобой один изнаиболее мощныхи гибких инструментов, созданных длякомпьютера.

EXCEL

ВозможностиEXCEL оченьвысоки. Обработкатекста, управлениебазами данных- программанастолько мощна, что во многихслучаях превосходитспециализированные программы — редакторы илипрограммы базданных. Такоемногообразиефункций можетпоначалу запутать, нежели заставитьприменять ихна практике.Но по мереприобретенияопыта начинаешьпо достоинствуценить то, чтограниц возможностейEXCELтяжело достичь.

За всю историютабличныхрасчетов сприменениемперсональныхкомпьютеровтребованияпользователейк подобнымпрограммамсущественноизменились.В начале основнойакцент в такойпрограмме, как, например, Visi Calc, ставился насчетные функции.Сегодня, положениедругое. Нарядус инженернымии бухгалтерскимирасчетамиорганизацияи графическоеизображениеданных приобретаютвсе возрастающеезначение. Крометого, многообразиефункций, предлагаемоетакой расчетнойи графическойпрограммой, не должно осложнятьработу пользователя.Программы дляWindowsсоздают дляэтого идеальныепредпосылки.

В последнеевремя многиекак раз перешлина использованиеWindows вкачестве своейпользовательскойсреды. Как следствие, многие фирмы, создающиепрограммноеобеспечение, начали предлагатьбольшое количествопрограмм дляWindows.

СВОДНЫЕТАБЛИЦЫ

Разработчикипрограммногообеспеченияфирмы Microsoftназвалисводной таблицейновое средствообработкиданных, котороеони в первыеотдали на судпользователейв пятой версиипрограммы. Впоследующих версиях Excelкруг возможностейиспользованиясводных таблицрасширен. Основноевнимание былоуделено повышениюскорости обработкиданных в таблицах.

Сводныетаблицы — этотаблицы, в которыхданные группируютсяпо различнымкритериям, чтопозволяетсэкономитьсилы и время, необходимыедля заданияформул и функций, анализирующихданные. Причинатакой экономиисостоит в том, что модульсводных таблицрасполагаетвстроеннымифункциями дляосновных видоввычисленийи оценки данных.

Сводная таблицаявляется специальнымтипом таблицы, которая суммируетинформациюиз конкретныхполей спискаили базы данных.При созданиисводной таблицыс помощью мастеравы можете задатьнужные поля, организациютаблицы ( еемакет ) и типвыполняемыхвычислений.После построениятаблицы можноизменить еерасположениедля просмотраданных поддругим угломзрения. Именновозможностьизмененияориентациитаблицы, напримертранспонированиезаголовковстолбцов взаголовки строки наоборот, дала своднойтаблице ееназвание иделает ее мощныманалитическиминструментом.

Своднаятаблица — этотак же еще одининструментобработкибольших списков( баз данных ).Поскольку вэтом случаесразу подводятсяитоги, выполняетсясортировкаи фильтрациясписков, тосводная таблицаявляется болеемощным инструментомобработкиданных, которыйв EXCELназываетсямастер сводныхтаблиц.

Перед построениемсводной таблицына основе спискаследует убратьиз него промежуточныеитоги и наложенныефильтры. Сводныетаблицы самиобеспечиваютподведениеитогов и фильтрациюданных, но построитьсводную таблицупо списку с ужеимеющимисяпромежуточнымиитогами невозможно.

Созданиесводной таблицы

При созданиисводной таблицыможно использоватьодин из четырехтипов источниковданных:

список Excel;

внешний источник данных, доступный через Microsoft Query;

несколько диапазонов консолидации ( отдельных списков Excel );

другую сводную таблицу.

Запускмастера сводныхтаблиц

Чтобы приступитьк созданиюсводной таблицы, выберите в менюДанные командуСводная таблица.Excelзапуститмастер сводныхтаблиц, которыйбудет сопровождатьнас в процессесоздания таблицы, включающемв себя следующиешаги:

Задание типа источника данных.

Указание местонахождения исходных данных или получение их из внешнего источника с помощью Microsoft Query.

Задание макета таблицы и выбор итоговой функции.

Указание места для размещения таблицы.

Шаг 1: задание типаисточникаданных

При установкепереключателяВо внешнемисточникеданных первогоокна диалогамастера сводныхтаблиц появитсяизображениеЭВМ, передающейданные на терминал.

Шаг 2: указаниеместонахожденияисходных данных

После заданиятипа источникаданных нужнонажать кнопкуДалее. Мастерсводных таблицоткроет своевторое окнодиалога, предлагающееуказать место, где находятсяисходные данные.Если источникомданных являетсясписок Excelи перед выборомкоманды Своднаятаблица выделенатолько однаячейка в этомсписке, то мастерсводных таблицправильнозаполнит этоокно диалога.Если исходныйсписок находитсяв неоткрытойкниге Excel, нужно нажатькнопку Обзорв этом окнедиалога. Посленахождениянужного файланадо ввестиимя или ссылкуна диапазон, где находитсясписок.

Шаг 3: задание макетатаблицы

После заданияисходных данныхнужно нажатькнопку Далее, чтобы перейтив окно диалога.

В этом окнедиалога мыможем сформироватьмакет ( структуру) сводной таблицыи указать, какаяинформациядолжна отображатьсяв теле таблицы.Точнее говоря, речь идет толькоо начальноммакете своднойтаблицы, посколькупосле созданиятаблицы ееможно реорганизоватьв любое время.

В центре этогоокна находитсядиаграммамакета, на которойпоказаны триоси таблицы( строк, столбцови страниц ) иобласть данных.В правой частиокна диалогаотображаютсякнопки длякаждого поляисточникаданных. Чтобызадать структурутаблицы, необходимопросто перетащитьэти кнопки вразличныеобласти диаграммымакета. Еслинужно удалитьполе из своднойтаблицы, следуетперетащитьего кнопку запределы этойдиаграммы.

По умолчаниюмастер сводныхтаблиц применяетфункцию Сумма

к числовымзначениям вобласти данныхи используетфункциюКол-возначений длянечисловыхзначений.Чтобыиспользоватьдругую итоговуюфункцию, напримерСреднее илиМаксимум, надо дваждыщелкнуть назаголовке поляпосле егоперетаскиванияв область данныхи затем в окнедиалога Вычислениеполя своднойтаблицы выбратьнеобходимуюфункцию. Можноиспользоватьследующиефункции:

СУММ ( ) — сумма ;

СЧЕТ ( ) — количествозначений ;

СРЗНАЧ ( ) — среднее;

МАКС ( ) — максимум

МИН ( ) — минимум ;

ПРОИЗВЕД ( ) — произведение;

СТАНДОТКЛОН( ) — несмещенноеотклонение;

СТАНДОТКЛОНП( ) — смещенноеотклонение;

ДИСП ( ) — несмещеннаядисперсия;

ДИСПР ( ) — смещеннаядисперсия.

Шаг 4: указание местадля размещениятаблицы

В окне диалога, укажем место, где будетрасполагатьсясводная таблица.

Чтобы поместитьтаблицу нановом рабочемлисте, установимпереключательНовый лист. Впротивномслучае установимпереключательСуществующийлист и введемимя диапазонана ссылку.

После нажатиякнопки ГотовоExcelпочти без промедлениясоздает своднуютаблицу. Еслитаблица основанана внешнихданных, Excelсначалавыполнит запрос, а затем построитсводную таблицу.

Когда выделениенаходится впределах своднойтаблицы, то поумолчанию Excelвыводит наэкран панельинструментовСводныетаблицы.Если мы не видимэтой панелиинструментов, в меню Сервисвыбираем командуНастройкаи затем устанавливаемфлажок Сводныетаблицы.

Excelтакже позволяетнам воспользоватьсянекоторымиспециализированнымисредствамикоторые находятсяна панелиинструментовсводной таблицы.

/>

Своднаяведомостьзарплаты заполугодие

/>

Реорганизациясводной таблицы

Чтобы реорганизоватьсводную таблицу, необходимопросто перетащитьодин или несколькозаголовковполей. Например, чтобы переместитьполе с оси столбцовна ось строк, достаточноперетащитьего заголовокиз областистолбцов вобласть строк.Кроме транспортированиястрок и столбцовможно такжеизменять порядокотображенияполей по осистолбцов илистрок своднойтаблицы.

Размещениеполей на осистраниц

Чтобы болеевнимательнопросмотретьинформациюв поле своднойтаблицы, егоможно переместитьна ось страниц.Для этого простоперетащитьзаголовок полявыше левоговерхнего угласводной таблицы.При перетаскиваниизаголовкауказательпримет вид трехнебольшихстраничек.Когда будетвидно изменениеуказателя, надо отпуститькнопку мыши, и заголовокполя будетпомещен в областьстраниц.

Циклпо элементамна оси страниц

Когда выводитсяполе на осистрок или столбцов, то для просмотравсех элементовэтого полядостаточнопрокрутитьтаблицу. Ноесли поле находитсяна оси страниц, то можно увидетьтолько одинэлемент этогополя. Чтобыувидеть другойэлемент поля, нужно выбратьего в раскрывающемсясписке этогополя. Последовательновыбирая элементыв списке, можновидеть двумерные«срезы» данныхдля соответствующихзначений поля, помещенногов область страниц.

Выводитогов для полястраницы

Внизу каждогораскрывающегосясписка полястраницы виденэлемент ( Все). Выбор этогоэлемента спискапозволяетвывести наэкран итоговыезначения длякаждого поляна оси страниц.

Перемещениеэлементов полястраницы на отдельныелисты книги

Даже еслисводная таблицасодержит осьстраниц, всятаблица хранитсяна одном листекниги. С помощьюкнопкиОтобразитьстраницы напанели инструментовСводные таблицыможно создатьряд связанныхсводных таблиц, каждая из которыхбудет отображатьодин элементполя страницы.

Изменениерасположениякнопок полей

страниц

Обычно Excel выводиткнопки полейстраниц в одномстолбце надлевым верхнимуглом таблицы.Если полей наоси страницдостаточномного, можноразместитьих кнопки внесколькихстолбцах. Дляэтого надовыполнитьследующиедействия:

Выделить в сводной таблице любую ячейку.

Выбрать командуПараметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.

Используя раскрывшийся список Макет страницы и полеЧислополей в столбце окна диалога Параметры сводной таблицы задаем нужное расположение кнопок.

Обновлениесводной таблицы

Как уже отмечалось, сводная таблицасвязана с исходнымиданными, но онане обновляетсяавтоматическипри измененииисходных данных.Чтобы обновитьсводную таблицу, надо выделитьв ней любуюячейку и затемв меню Данныевыбрать кнопкуОбновитьданные илинажать одноименнуюкнопку на панелиинструментовСводные таблицы.

Обновлениетаблицы приоткрытии

файла

Чтобы Excelавтоматическиобновлял сводную таблицу при каждом открытиекниги, в которойона находится, выберете командуПараметры вменю Своднаятаблица напанели инструментовСводная таблица.Затем в окнедиалогаПараметрысводной таблицыустанавливаемфлажок Обновитьпри открытии.

Если для полученияданных используетсязапрос к внешнемуисточнику, занимающийдостаточномного времени, то флажок Обновитьпри открытиилучше снять.

Обновлениесвязанныхсводных

таблиц

Если однасводная таблицаслужит источникомданных длядругой, то приобновлениилюбой из нихпересчитываютсяобе таблицы.

Обновлениесводной таблицы, связанной свнешними данными

Если своднаятаблица построенана основе внешнегоисточникаданных, то Excelможет выполнитьзапрос к немув фоновом режиме, что позволяетработать стаблицей вовремя ее обновления.Чтобы включитьэтот режимобновления, нужно выделитьв таблице любуюячейку и выбратькоманду Параметрыв меню Своднаятаблица напанели инструментовСводные таблицы.Затем в окнедиалога Параметрысводной таблицыустановитьфлажок Фоновыйзапрос. В томслучае, когдав сводной таблицеиспользуютсяполя страниц, можно установитьтакой режимвыполнениязапроса, прикотором Excelзапрашиваеттолько данные, необходимыедля текущейпросматриваемойстраницы. Этотрежим предъявляетболее скромныетребованияк ресурсамкомпьютера, поскольку привыполнениизапроса расходуетсяменьше оперативнойпамяти, чтоможет оказатьсянемаловажнымпри работе сбольшой внешнейбазой данных.Кроме того, можно предпочестьэтот режим приредком переключениистраниц.

Чтобы запрашиватьвнешний источникданных толькодля одной страницы, нужно дваждыщелкнуть накнопки любогополя страницы.В окне диалога, которое появится, следует нажатькнопку Далее.Затем в окнедиалогаДополнительныепараметрыполясводнойтаблицы установитьпереключательОбновлятьвнешниеданныепри выборекаждого элемента.

Выделениеэлементовсводной

таблицы

При работесо своднымитаблицами вMicrosoftExcel 97 мы можемиспользоватьновый режимвыделения, который называетсяструктурнымвыделением.Если этот режимвключен, топри выделенииэлементов всводной таблицеExcelавтоматическирасширяетвыделение, включая в неговсе остальныеэкземплярыэтого элемента.

Структурноевыделениеоблегчаетсравнениесвязанныхэлементов всводной таблице.Не менее важнымявляется то, что при включенномструктурномвыделении всеформаты, примененныек выделеннымячейкам, сохраняютсядаже послеобновленияили реорганизациисводной таблицы.

Тем не менееExcelпозволяетотключать этотрежим, посколькуструктурноевыделениесущественноотличаетсяот обычноговыделения ячеекв рабочих листах.

Включениеи выключение структурноговыделения

Чтобы включитьили выключитьструктурноевыделение, выделим любуючасть своднойтаблицы. Затемвыберем командуВыделить вменю Своднаятаблица напанели инструментовСводные таблицы.

Когда структурноевыделениевключено, кнопкаслева от командыРазрешитьвыделениенаходится внажатом состоянии, и три верхниекоманды этогоподчиненногоменю становятсядоступными.

Если режимструктурноговыделениявыключен, токнопка выглядитне нажатой, атри первыекоманды недоступны.

Выделениетолько заголовковили толькоданных

Команды изподчиненногоменю Выделитьи соответствующейкнопки на панелиинструментов Сводные таблицыпозволяютвыделить толькозаголовка илитолько данные.Если бы мы хотеливыделить заголовкибез соответствующихданных, то надобыло бы нажатькнопкуТолькозаголовки.Чтобы восстановитьполный режимвыделения, мыдолжны нажатькнопку Заголовкии данные.

Выделениевсей своднойтаблицы

Чтобы выделитьсводную таблицуцеликом, необходимовыбрать командуВыделить вменюСводнаятаблица напанели инструментовСводные таблицы.Затем в подчиненномменю Выделитьвыбрать командуТаблица целиком.

Форматированиесводной таблицы

Для изменениявнешнего видаячеек своднойтаблицы можноиспользоватьстандартнуютехнику форматирования.Excelсохранит форматыи после обновленияили реорганизациитаблицы приусловии, чтоне снят флажокСохранитьформатированиев окне диалогаПараметрысводной таблицы.Чтобы примененныеформаты нетерялись приобновленииили реорганизациитаблицы, надовыполнитьследующиедействия:

Выделить в сводной таблице любую ячейку.

Выбрать команду Параметры в менюСводная таблица на панели инструментовСводные таблицы.

В окне диалогаПараметрысводной таблицы необходимо установить флажокСохранить форматирование.

Применениеавтоформатак сводной

таблице

Обычно Excelприменяет ктолько чтосозданнымсводным таблицамавтоформат, используемыйпо умолчанию.Но можно применитьдругой автоформат.Для этого выделимлюбую ячейкусводной таблицы, в меню Форматвыберем командуАвтоформати затем в появившемсяокне диалогавыберем нужныйавтоформат.

Любые форматы, примененныедругими способамидо или послеиспользованияавтоформата, имеют преимуществанад установкамиавтоформата.Например, мыможем отформатироватьвсю таблицус помощью автоформатаи затем изменитьформаты отдельныхячеек. И до техпор, пока включенрежим структурноговыделения,Excelбудет сохранятьназначенныеформаты приобновлениии реорганизациисводной таблицы.

Чтобы создатьсводную таблицубез автоформатирования, нажмем кнопкуПараметры вчетвертом окнедиалога мастерасводных таблици затем снимемфлажок Автоформат.

При удаленииавтоформатированияиз существующейтаблицы, выделимв ней любуюячейку, выберемкомандуПараметрыв меню Своднаятаблица напанели инструментовСводные таблицы, снимем флажокАвтоформати затем нажмемкнопку ОК.

После этогов меню Своднаятаблица напанели инструментовСводные таблицывыберем командуВыделить изатем — Таблицацеликом. И наконец, в менюФормат выберемкомандуСтильи применимстильОбычный.

--PAGE_BREAK--

Применениечисловых форматов

Если включенрежим структурноговыделения, томожно изменятьчисловой форматячеек в своднойтаблице, выделяяэти ячейки ииспользуястандартнуютехнику форматирования.Чтобы применитьчисловой форматсразу ко всемячейкам своднойтаблицы, воспользуемсяследующейпроцедурой:

Выделим любую ячейку в области данных таблицы ( но только не кнопку поля и не заголовок элемента ).

Нажмем кнопку Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы.

В окне диалога Вычисление поля сводной таблицы нажмем кнопку Формат.

После нажатиякнопки Форматмы попадем вобычное окнодиалога длячисловогоформатирования, которое открываетсяв ответ на выборкоманды Ячейкив меню Формат.

Отображениепустых ячеекв

своднойтаблице

Обычно в ячейкахсводной таблицы, для которыхотсутствуютданные, отображаютсяпустые значения.При желанииможно отображатьили некотороетекстовоезначение вячейках, которыеоказываютсяпустыми. Дляэтого выполнимследующиедействия:

Выделим в сводной таблице любую ячейку.

Выберем командуПараметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.

В окне диалогаПараметры сводной таблицы проверим чтобы флажокДля пустых ячеек отображать был установлен. Затем в соседнем поле введемили другое значение.

Добавлениеи удалениеполей

Чтобы добавитьв сводную таблицуновые поля илиудалить существующие, с начало выделимлюбую ячейкув таблице. Затем

в менюДанныекоманду Своднаятаблица илинажмем кнопкуМастер сводныхтаблиц на панелиинструментовСводные таблицы.Excel выведетна экран окнодиалога Мастерсводныхтаблиц-шаг 3 из 4, в которомзадаетсяпервоначальныймакет таблиц.Чтобы добавитьновое поле, просто перетащимего кнопку внужную областьдиаграммымакета, а дляудаления поляперетащим егокнопку за пределыдиаграммы.

Использованиенесколькихполей

данных

Если в областьданных своднойтаблицы добавитьвторое поле, то Excelвыведетпромежуточныеитоги для каждогополя.

Переименованиеполей и

элементов

Использованиеимен полей иэлементов, назначенныхмастером сводныхтаблиц необязательно.Эти имена можноизменить, отредактировавзаголовок поляили элементав сводной таблице.При измененииимени элементатаким способомоно изменитсяво всех экземплярахэтого элемента, появляющихсяв таблице.

Сортировкаэлементов

MicrosoftExcel предлагаетновое средство, названноеавтосортировкой, которое предоставляетбольшой контрольнад сортировкойданных в сводныхтаблицах.Автосортировкапозволяетупорядочитьэлементы полейна основесоответствующихзначений данных.

По умолчаниюавтосортировкавыключена длявсех полейсводной таблицы, и для упорядочиванияэлементов полейможно использоватьпривычнуюкомандуСортировкаиз меню Данныеили кнопкиСортировкапо возрастаниюи Сортировкапо убываниюна стандартнойпанели инструментов.Если автосортировкавключена, тодля этой целииспользуетсяокно диалогасводной таблицы.

Сортировкаэлементов поляс помощью значенийданных

Чтобы отсортироватьэлементы поляс помощьюсоответствующихзначений данных, надо выполнитьследующиедействия:

Выделить любой элемент поля или кнопку поля, которое необходимо отсортировать.

Нажать кнопку Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы ( или выбрать командуПоле в менюСводнаятаблица ).

Нажать кнопку Далее.

Эти шаги приведутв окно диалогаДополнительныепараметры полясводной таблицы.

Сортировкаэлементов поляпо

заголовкам

Если автосортировкаполя отключена, то можно использоватьобычные командысортировкиExcelдо упорядочиванияэлементов этогополя по ихзаголовкам.

Но если дляинтересующегополя отключенаавтосортировка, то в таком случаенеобходимооткрыть окнодиалогаДополнительныепараметрыполя своднойтаблицы дляэтого поля спомощью процедуры, «Сортировкаэлементов поляс помощью значенийданных».

Затем выполнимодну из приведенныхниже инструкций:

/>Всекции Параметрысортировкиэтого окнадиалога установимпереключательВручную. Дваждынажмем кнопкуОК, чтобы вернутьсяв сводную таблицу, и за тем используемобычные командысортировкиExcel.

/>ВсекцииПараметрысортировкиустановимпереключательПовозрастаниюилиПо убываниюв зависимостиот требуемогопорядка сортировки.Затем в раскрывшемсясписке С помощьюполя выберемимя сортируемогополя.

Использованиенестандартногопорядка сортировки

Если сортировкапо возрастаниюили по убываниюне устраивает, можно задатьпользовательскийпорядок сортировкис помощью вкладкиСписки окнадиалогаПараметры.Пользовательскийпорядок сортировкиможно задатьс помощью простойзамены заголовковэлементов поля.

Когда вместоодного заголовкаэлемента вводитсяимя другогосуществующегозаголовкаэлемента, тоExcelрассматриваетэто действиекак командуперестановкидвух заголовков.Нестандартныйпорядок сортировкисохраняетсяпри обновлениии реорганизациисводной таблицы.

Группировкаданных

Мастер сводныхтаблиц автоматическигруппируетэлементы внутреннегополя для каждогозаголовкавнешнего поляи, если требуется, создает промежуточныеитоги для каждогоэлемента внутреннегополя. Но иногдаудобнее группироватьэлементы инымспособом, например, собрать месячныеэлементы вквартальныегруппы илимножество чиселв большие числовыекатегории.

Excelпредлагаетнескольковариантовгруппировкиэлементов.

Группировкачисловых элементов

Чтобы сравнитьчисловые элементыполя выделимлюбой элементполя и нажмемкнопкуГруппироватьна панелиинструментовСводные таблицы.

В окне диалогаГруппироватьвведем необходимыезначения в поляНачальнаяс ,По иС шагом.

Группировкаэлементов повременнымдиапазонам

Чтобы сгруппироватьэлементы поляпо временнымдиапазонам, выделим любойэлемент в полеДата, нажмемкнопку Группироватьна панелиинструментовСводные таблицыи заполним окнодиалога.

Excelобеспечиваетдостаточнуюгибкость пригруппировкеэлементов полядат. В спискеС шагом окнадиалога Группированиеможно задатьвременнойинтервал отсекунды догода. Еслистандартныхинтерваловне достаточно, можно указатьлюбое количестводней. Крометого, можносоздать двеи более группировокодновременно, выделив несколькоэлементов всписке С шагом.

Использованиеобщих и

промежуточныхитогов

По умолчаниюExcelгенерируетобщие итогидля всех внешнихполей своднойтаблицы ипромежуточныеитоги для всехвнутреннихполей за исключениемсамого внутреннегополя. Можно какудалить создаваемыепо умолчаниюитоги, так исгенерироватьпромежуточныеитоги для самыхвнутреннихполей.

Общие итоги

При использованиинесколькихполей данныхмастер сводныхтаблиц генерируетотдельные общиеитоги для каждогоиз этих полей.Общие итогивсегда используютту же функцию, что и поле данных, для которыхони вычисляются.

Например, еслитаблица используетфункцию Сумм, то эта же функцияиспользуетсяи для вычисленияобщих итогов.Если бы вместофункции Суммаиспользоваласьфункция Среднее, то вместо «общихсумм» мы получим« общее среднее».

Чтобы создатьсводную таблицубез общих итогов, в окне диалогаМастер сводныхтаблиц — шаг 4из 4 нажмем кнопкуПараметры.Затем снимемфлажкиОбщаясумма по столбцами /или Общаясумма по строкам.Если нужноудалить общиеитоги из существующейсводной таблицы, выберем командуПараметрыв меню Своднаятаблица напанели инструментовСводные таблицы.Затем снимемфлажки Общаясумма по столбцами / илиОбщаясумма по строкам.

Промежуточныеитоги

По умолчаниюExcel создаетпромежуточныеитоги для всехполей, помещенныхв область столбцови строк своднойтаблицы, за исключениемсамых внутреннихполей.

Как и в случаеобщих итогов, Excelгенерируетодну строкупромежуточныхитогов длякаждого поляданных своднойтаблицы, и поумолчаниюпромежуточныеитоги создаютсяс помощью тойже функции, которая используетсядля вычисленияполя данных.

Но в случаепромежуточныхитогов можноизменить используемуюпо умолчаниюитоговую функциюи даже применитьнесколькоитоговых функций.Можно так жеотменить созданиепромежуточныхитогов дляопределенныхполей.

Чтобы изменитьиспользуемуюпо умолчаниюитоговую функциюили применитьнесколькофункций, выполнимследующиедействия:

Дважды щелкнем на заголовке поле. Вместо этого можно выделить заголовок поля и нажать кнопкуПоле своднойтаблицы на панели инструментовСводные таблицы.

В окне диалогаВычисление поля сводной таблицы выберем одну или несколько функций и нажмем кнопку ОК.

Чтобы удалитьпромежуточныеитоги для поля, проделаем следующее:

1. Дважды щелкнемна заголовкеполе. Такжеможно выделитьзаголовок полеи нажать кнопкуПоле своднойтаблицы напанели инструментовСводные таблицы.

2. В окне диалогаВычислениеполя своднойтаблицы установимпереключательПромежуточныеитоги в положенииНет и нажмемкнопку ОК.

Но если позднеемы снова решимвывести в таблицепромежуточныеитоги, то сделаемтак:

Дважды щелкнем на заголовке поле. Кроме того, можно выделить заголовок поле и нажать кнопку Поле своднойтаблицы на панели инструментовСводные таблицы.

В окне диалога Вычисление поля сводной таблицы установим переключатель Промежуточные итоги в положение Автоматические и нажмем кнопку ОК.

Промежуточныеитоги для самых

внутреннихполей

Хотя по умолчаниюExcel негенерируетпромежуточныеитоги для самыхвнутреннихполей, мы можемих создать ииспользоватьпри этом несколькоитоговых функций.Эти итоги, если они имеются, размещаютсяв нижней илиправой частисводной таблицынепосредственновыше или слеваот общих итогов.

Чтобы добавитьпромежуточныеитоги для самоговнутреннегополя, выполнимследующиедействия:

Дважды щелкнуть на заголовке внутреннего поля. Вместо этого можно выделить заголовок поля и нажать кнопку Поле своднойтаблицы на панели инструментовСводные таблицы.

В окне диалогаВычисление поля сводной таблицы выберем одну или несколько функций и нажмем кнопкуОК.

Изменениевычисленийв

сводныхтаблицах

К числовымполям, помещеннымв область данныхсводной таблицы,Excel поумолчаниюприменяетфункцию Сумма, а к любым нечисловым полям-Количествозначений. Номожно применитьи многие другиеформы вычислений.Кроме того,MicrosoftExcel 97 позволяетиспользоватьв сводных таблицахвычисляемыеполя и элементы.

Использованиедругих итоговых

функций

Чтобы переключитьсяна другую итоговуюфункцию, выделимлюбую ячейкув области данныхи нажмем кнопкуПоле своднойтаблицы напанели инструментовСводные таблицы.Excel выведетна экран окнодиалога Вычислениеполя своднойтаблицы. Выберемфункцию, которуюхотим использовать, и нажмем кнопкуОК.

Применениенесколькихитоговых функцийк одному полю

К полю можноприменить любоеколичествоитоговых функций.Чтобы использоватьдополнительныефункции дляполя, котороеуже находитсяв области данныхсводной таблицы, выделим любуюячейку в областиданных и нажмемкнопку Полесводной таблицына панелиинструментов.Оказавшисьв окне диалогаМастер сводныхтаблиц — шаг 3из 4 перетащимв область данныхдиаграммымакета кнопкуэтого же поляеще раз, чтобыразместитьвторую копиюзаголовка поля.Дважды щелкнувна копии заголовка, затем в списке

Операция окнадиалога Вычислениеполя своднойтаблицы выберемнужную итоговуюфункцию и нажмемкнопку ОК, чтобывернуться всводную таблицу.

Ссылкина данные всводной

таблице

Если формуларабочего листаиспользуетдля полученияданных из своднойтаблицы обычнуюссылку на ячейку, то она будетпрекрасноработать, покаячейка остаетсяна своем месте.Но после реорганизациисводной таблицыэта формулавозвратитневерные данные.Чтобы избежатьэтого, используемв формуле функциюПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫдля созданияссылки на данныесводной таблицы.

Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ. СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ имеетдва аргумента.Первый аргументслужит дляуказания своднойтаблицы, а второйаргумент описываетизвлекаемыеданные. Первыйаргумент можетбыть любойячейкой своднойтаблицы илиименем диапазона, назначенногосводной таблице, а так же надписью, записаннойв ячейке надлевым верхнимуглом таблицы.Второй аргумент, заключаемыйв двойные кавычки, перечисляетимена полей, на пересечениикоторых находятсяизвлекаемыеданные. Именаполей во второмаргументедолжны бытьразделеныпробелом.

Использованиесводной таблицыдля консолидациидиапазонов

С помощьюмастера сводныхтаблиц можноконсолидироватьданные из таблиц, расположенныхна разных рабочихлистах Excel.Непременнымусловием такойконсолидацииявляется единаяструктуратаблиц. Приэтом каждаятаблица должнасодержатьданные одноговременногодиапазона.Например, ведомостизарплаты закаждый квартал1998года сформированына разных рабочихлистах Excelс именами1кв-98, 2кв -98, 3кв -98, 4кв-98.

Для построениясводной ведомостиза весь 1998 годне обязательнопереноситьих на один рабочийлист EXCEL, а можновоспользоватьсясредствомконсолидациимастера сводныхтаблиц.

Для созданияконсолидированнойсводной таблицыиз несколькихрабочих листовнадо выполнитьследующиедействия.

Перейти нановый рабочийлист и выбратьв меню Данныекоманду Своднаятаблица. Напервом шагемастера сводныхтаблиц надоустановитьфлажок в несколькихдиапазонахконсолидации.

На следующемшаге мастерасводных таблицследует оставитьустановленнымпо умолчаниюпереключательСоздать однополестраницы.Далее необходимоуказать диапазонкаждой консолидируемойтаблицы, включаяв него заголовкистолбцов истрок, кромеитоговых строки столбцов.

После заданиявсех диапазоновобъединяемыхтаблиц по кнопкеДалее можноперейти к третьемушагу, которыйвыводит окноформированиямакета итоговогодокумента, заисключениемтого, что Excelне отображаетимена полейзавершенияформированиясводной таблицы.Длясуммированиязначений изисходных диапазоновдостаточнонажать кнопкуДалее, а дляиспользованиядругой итоговойфункции следуетдважды щелкнутьпо заголовкуСумма по полюЗначение, азатем выбратьтребуемуюфункцию.

По списку (Все) можно получитьсведения покаждому кварталу.

/>

ВЫВОД:

В настоящеевремя производствокомпьютеровзначительновозросло. Причиныих роста в том, что они выгодныи удобны вприменении.Их мощностьпостоянноувеличивается, а область применениярасширяется.

Exsel предназначендля использованияв финансовойсфере, в научныхрасчетах, инженерно-конструкторскойдеятельностии т.д.

Благодарясводной таблицемогут легкоорганизоватьсвою работубухгалтера, экономисты, финансисты, так как этитаблицы оченьудобны в применении.

ЛИТЕРАТУРА:

М. Додж, К. Кината, К. Стинсон «Эффективная работа м Microsoft Exsel 97», издательство «Питер»; Санкт-Петербург, 1998г.

Е.К. Овчаренко, О.П. Ильина, Е.В. Балыбердин «Финансово — экономические расчеты в Exsel», Москва, 1999 г.

Йорг Шиб, Exsel 7,0: Сотни полезных рецептов, Дюссельдорф-Киев-Москва-Санкт-Петербург, 1997 г.