Реферат: Устное и письменное деловое общение
1. Деловой этикет как состовная часть культуры общенияТермин этикет, т.е. установленные правила поведения, формы обхождения, принятые в обществе или в какой-либо части его, перешел к нам из французского языка. Корень же этого слова — греческий (в переводе — обычай), от него происходит слово этика, обозначающее:
философское учение о нравственности, морали;
нормы поведения, совокупность правил, принятых среди членов общества, какой-либо социальной или профессиональной группы, корпорации и т.п.
Этикет — большая и важная часть общечеловеческой культуры, впитавшая в себя представления народов о красоте, порядке, благоустройстве, бытовой целесообразности.
Из истории этикета.
В древности международным эталоном считался греческий этикет. По свидетельству историка Полибия, первые римские послы в эллинистических государствах поражали мягких и деликатных греков грубостью, неумением сдерживать свои чувства. По правилам этикета посол не должен был прерывать речи того лица, с которым разговаривал. Он обязан был терпеливо выслушать все, что ему говорили. Когда один римский посол осмелился прервать речь царя Филиппа Македонского, царь сказал ему, что он его прощает, во-первых, по молодости, во-вторых, потому, что он очень красив, и, в-третьих, потому, что он римлянин.
Из античной истории к нам пришли и правила ведения бесед. Не было принято во время переговоров публично обвинять третьих лиц. В середине II в. на переговорах в Риме произошел такой случай. Посол Родоса, защищая свое положение, начал обвинять правительство всех других греческих городов в присутствии их послов и хвалить поведение правителей Родоса. Выступление посла вызвало негодование представителей остальных греческих городов.
Древние египтяне и другие народы Древнего Востока вели между собой устные и письменные переговоры, направляли и принимали послов, объявляли войны и заключали перемирие, размечали границы, обменивались пленными. Все эти международные действия совершались в соответствии с определенными обычаями, в торжественной обстановке и освящались, как правило, «божественными силами».
Длительное время законодателями норм делового этикета считались англичане. Английский писатель XVIII в. Оливер Голдсмит в книге «Гражданин мира, или Письма китайского философа», размышляя о том, что следует считать истинной учтивостью, писал, что, хотя в каждой стране существуют свои церемонии, истинная учтивость повсюду одинакова и порождается она здравым смыслом и добросердечием. «Наделенный этими качествами человек, — подчеркивал он, — всегда приятен».
В древней Руси в начале XII в. было широко известно «Поучение к детям» князя Владимира Мономаха. В «Поучении» излагались нормы, в соответствии с которыми надлежало поступать детям князей и дружинников. В том числе беседу предписывалось вести следующим образом: «при старших молчать, мудрых слушать, старшим повиноваться, с равными себе и младшими в любви пребывать, без лукавого умысла беседуя, а побольше вдумываться, не неистовствовать словом, не осуждать речью, не много смеяться…».
Небольшой экскурс в историю делового этикета свидетельствует о том, что отношения между людьми, в которых проявляются взаимная доброжелательность, вежливость, стремление не обидеть другого человека, создать благоприятный микроклимат для разговора, облегчают общение, создают хороший задел дальнейших деловых перспектив.
Деловая этикаДеловая этика — это совокупность норм поведения предпринимателя, совокупность требований, предъявляемых культурным обществом к характеру общения с людьми, социальному облику делового человека. Деловая этика позволяет рассматривать и оценивать деловые отношения предпринимателей, а так же их личное поведение с точки зрения соответствия общепринятым в деловом мире принципам поведения. Различают следующие основополагающие принципы деловых взаимоотношений:
Свобода. Деловая этика базируется на такой общечеловеческой ценности, как свобода. Это означает, что бизнесмен должен ценить не только свободу своих коммерческих действий, но и свободу действий своих конкурентов, что выражается в недопустимости вмешательства в их дела, ущемления, даже в мелочах, их интересов.
Терпимость. Другим основополагающим принципом деловых взаимоотношений является терпимость, которая означает осознание невозможности преодоления «с наскока» слабостей и искоренения недостатков партнера, клиентов, подчиненных. Терпимость рождает взаимное доверие, понимание и откровенность, помогает избежать конфликтных ситуаций.
Деловая обязанность. У деловых людей всего мира существует такое понятие, как деловая обязанность. В США, например, известен термин техасское рукопожатие, когда стороны просто договариваются, что будут вместе заниматься какой-либо деятельностью. Если одна из сторон нарушила условия договора, никто больше не будет иметь с ней дело.
Формула успеха западных предпринимателей: преуспевание = профессионализм + порядочность. За рубежом очень ценят проверенных годами партнеров, а новичков с подозрением изучают и часто вычеркивают из своих записных книжек имена тех, кто пренебрегает вышеназванными принципами. Деловые контакты обрываются сразу же, как только обнаруживается некомпетентность или непорядочность предпринимателей, к какому бы государству они не принадлежали.
Основной постулат этики каждой уважающей себя компании — «прибыль превыше всего, но честь превыше прибыли».
В бизнесе есть золотое правило: заботься о своих клиентах, а рынок позаботится о тебе. Известен следующий факт. Американская фирма «Дженерал Моторс» однажды истратила 3,5 млн. долл. на одни только почтовые расходы, но пошла на это, чтобы вовремя предупредить 6,5 млн. владельцев своих автомобилей о замеченных дефектах в креплении двигателей. Именно так формируется профессиональная репутация производителя.
Хорошую репутацию приобрести очень трудно, на это порой уходят годы, но зато утратить ее можно мгновенно и зачастую из-за пустяка: не ответив корректно на телефонный звонок или письмо, не послав нужную и правильно составленную информацию по факсу и т.д.
На самом деле успех делового общения, по мнению Джека Ягера — автора книги «Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса», требует обязательного соблюдения 6 правил:
правила представления и знакомства
правила проведения деловых контактов;
правила поведения на переговорах;
требования к внешнему облику, манерам, деловой одежде;
требования к речи;
требования к культуре составления служебных документов.
Речевой этикетРечевой этикет — это совокупность всех этикетных речевых средств и правила их использования в тех или иных ситуациях. В различных сферах человеческой деятельности этикетные средства используются различно. Поэтому в самостоятельные системы выделяются его (этикета) разновидности:
воинский этикет
дипломатический этикет
церковный (православный) этикет
светский этикет
служебный (деловой) этикет
Этикет — явление национальное. То, что считается вежливым у одного народа, может быть истолковано как жест невежливого отношения к собеседнику у другого.
Например, согласно нормам русского речевого этикета при встрече давно не видевшихся приятелей совершенно нормальным считается вопросы типа: «Как здоровье вашей жены, детишек?». Этот вопрос прочитывается собеседником как знак внимания и расположения со стороны говорящего.
Совершенно иначе обстоит дело в некоторых мусульманских (магометанских) странах. Там подобный вопрос может быть сочтен, по меньшей мере, бестактным, потому что всё относящееся к женской половине дома является запретной темой для обсуждения.
Различны у представителей разных народов и формы приветствия. Древние греки приветствовали друг друга словом «Радуйся!», современные — «Будь здоровым!». Арабы говорят: «Мир вам!» или «Мир с тобой!», а индейцы навахо: «Все хорошо!»
Само количество выражений в той или иной ситуации у разных народов различно. В этикете некоторых народов Кавказа (осетин, адыгеев, абхазов) существует несколько десятков формул приветствий. Они учитывают пол, возраст адресата, вид занятий на момент приветствия и т.д.
По-разному выражаются в разных странах согласие и несогласие. Всех приезжающих в Болгарию, например, поражает несоответствие общеевропейскому жестовому знаку «да» и «нет»: кивок сверху вниз для болгар — жест отрицательный, а покачивание головой из стороны в сторону — утвердительный. Японцы вообще предпочитают не произносить слово «нет». Отрицательное отношение к чему-либо выражается у них не прямо, а иносказательно. «Если токийский знакомый говорит: „Прежде чем ответить на ваше предложение, я должен посоветоваться с женой“, — то не нужно думать, что перед вами поборник женского равноправия. Это лишь один из способов не произносить слово „нет“. К примеру, вы звоните японцу и говорите, что хотели бы встретиться с ним в шесть вечера в пресс-клубе. Если он в ответ начинает переспрашивать: „Ах, в шесть? Ах, в пресс-клубе?“ и произносить какие-то ничего не значащие звуки, вы должны тут же сказать: „Впрочем, если вам удобно, можно побеседовать в другое время и в другом месте“.
И вот тут собеседник вместо „нет“ с превеликой радостью скажет „да“ и ухватится за первое же предложение, которое ему подходит», — пишет в своей знаменитой книге «Ветка сакуры» В. Овчинников.
В каждой стране есть выражение приветствия и прощания, извинения и благодарности, иначе говоря, речевой этикет — явление универсальное, но в то же время каждый народ сложил свою, национально специфическую систему правила речевого поведения. Речевой этикет представляет собой не только систему выражений — устойчивых этикетных формул, но и специфику привычек и обычаев народа.
Этикетная формулаЭтикетная формула часто представляет собой фразеологизированные предложения, являющиеся готовыми языковыми средствами. Многие из них включают уже ушедшие, самостоятельно не употребляющиеся слова. Представляя кого-нибудь при знакомстве, говорят: Прошу любить и жаловать! Уезжающий говорит: Счастливо оставаться! Не поминайте лихом! Слова «лихо» и «жаловать» в современном русском языке уже не употребляются.
С помощью словесных формул мы выражаем отношение при встрече и расставании, когда кого-либо благодарим или приносим свои извинения, в ситуации знакомства и во многих других случаях. Арсенал их достаточно обширен и сегодня, а когда-то Россия располагала один из самых богатых, детально разработанных национальных этикетов.
Принципы использования этикетных формул, помимо универсального принципа вежливости, — это принцип соответствия речевой ситуации. Обстановка общения (официальная / неофициальная) и фактор адресата (социальный статус, личные заслуги, возраст / пол, степень знакомства) являются определяющими при выборе этикетных формул:
Приветствия:Добрый день (утро, вечер)
Здравствуйте!
Формулы прощания:До свидания!
Всего доброго!
Всего хорошего!
До встречи! (если назначена встреча)
Позвольте попрощаться!
Счастливого пути! (отъезжающему)
Формулы благодарности:Спасибо! Очень признателен вам…
Благодарю! Большое спасибо!
Сердечно благодарю (благодарен)!
Разрешите поблагодарить вас!
Очень вам признателен!
Просьба:Будьте добры…
Будьте любезны…
Прошу вас…
Извинение:Приношу свои извинения…
Извините, пожалуйста…
Прошу меня простить…
Простите, пожалуйста…
Предложение:Позвольте предложить…
Мне хочется предложить…
Я хотел бы предложить вам…
Приглашение:Разрешите пригласить вас на…
Я приглашаю вас на…
От имени… приглашаю вас на…
Успех делового общения зависит от принципов поведения, в том числе речевого общения его участников. В любой деловой ситуации могут вступать в контакт люди разных коммуникативных типов:
открытого (считается наилучшим для общения, ведения переговоров) и
закрытого («человека — манипулятора»). Первый из них сосредотачивает внимание на партнере по коммуникации, второй — на самом себе. (Табл. 1)
Таблица 1 Открытый тип Закрытый тип1) Позиция: «Самое интересное — мой партнер, собеседник».
2) Поведение: «Не господствовать, не мешать подлинному взаимодействию».
3) Стратегия: равноправие, сотрудничество
4)Планируемый результат: узнать и понять другого.
1) Позиция: «Самое интересное — я», «я — сам»
2) Поведение: «Право на речь — это право на власть. Я командую в разговоре — он подчиняется».
3) Стратегия: доминирование, иерархия.
4) Планируемый результат: показать себя, высказаться самому.
В яркой и образной форме оценку противоположным позициям собеседников дал: «Не следует завладевать разговором, как вотчиной, из которой каждый имеет право выжить другого — напротив, следует стараться, чтобы каждый имел свой черед в разговоре, как и во всем остальном».
По таблице 2 выберите наиболее удачную стратегию речевого поведения при деловом общении.
Таблица 21. Главное — не слушать, а говорить самому. Пока говорит собеседник, лучше подумать, что сказать, когда он закончит (или когда удастся его перебить). Нужно перебить собеседника, как только представится случай.
2. «Я — подход»; фразы типа:
а) меня интересует то-то и то-то…
я хотел бы…
б) я считаю, что…
в) хоть вам это и неизвестно…
г) вы, конечно, еще не слышали (не знаете), что…
На первое место я ставлю свои интересы, свои мнения, свои желания и показываю это собеседнику с помощью «Я — подхода».
3. Мне не важно, как зовут моего собеседника и кто он. В беседе я обращаюсь к нему просто: Вы или ты.
4. В беседе я часто повторяю собственные фразы, наслаждаюсь тем, как хорошо они звучат.
5. Каждую реплику я начинаю со слова я (см. выше, 2), или со слова нет. Идеал начала реплики: Нет, я считаю, что…или: Нет, вы не правы я думаю, что … Прав могу быть только я сам.
6. Я задаю собеседнику такие вопросы, в ответ на которые он завопит: Нет, нет, нет!
7. Я резко, категорично выражаю свое мнение. Нечего церемониться! Я ведь самый умный («лучший специалист»)! Пусть все видят это.
8. Я никогда не даю спуску в разговоре. Хвалить собеседника? Зачем это? Допустим, он умный человек, но я-то умнее! Напротив, если собеседник ошибся — нельзя упустить возможность показать ему это.
9. Чем больше отрицательных оценок я поставлю собеседнику и всем вокруг — тем справедливей: всё плохо, один я хороший. Вот об этом и поговорим.
10. Буду говорить о том, что мне интересно. Я знаю, что для приличия нужно поинтересоваться собеседником. Буду задавать ему любые вопросы, какие придут в голову: Как родители? Как собака? Как здоровье? Как дела? Как успехи? (Ах, да, собака, кажется сдохла — об этом я позабыл, ну ничего, переживет.)
1. Главное — хорошо слушать. Пока говорит собеседник, я внимательно слушаю и стараюсь понять, что он имеет в виду. Выслушав, я могу сопоставить его точку зрения со своей и сформулировать свой ответ так, что он со мной согласится: «Да, я это и хотел сказать», — подтвердит он. Я не стремлюсь предупредить собеседника.
2. «Вы (ты) — подход»; фразы типа:
а) что вас интересует?
вероятно вы хотите…
б) какого вы мнения о…?
Или: вам будет интересно узнать, что…
в) вам, конечно, известно, что…
г) вы, конечно, знаете (уже слышали), что…
На первое место я ставлю интересы, мнения, желания, вкусы собеседника и показываю это с помощью «вы-подхода» в беседе.
3. Я сразу запоминаю, как зовут собеседника, и называю его по имени (имени и отчеству); я не забываю о его профессии, возрасте, интересах.
4. Я повторяю вслух основные мысли и высказывания собеседника и делаю это с уважением.
5. Я стараюсь (хотя это и трудно) начинать свою реплику со слова да: Да, вы правы, хотя…; да, я с вами согласен во всем, кроме… и т.д. Если собеседник прав, я с готовностью подчеркиваю его правоту.
6. Я стараюсь формулировать свои вопросы так, чтобы собеседник имел возможность согласиться, а лучше — не имел возможности не согласиться со мной.
7. Я стараюсь смягчить мои высказывания. Например, так: А не кажется ли вам, что..; Возможно правы те, кто думает, что…; Вероятно, справедливее считать, что…Все люди могут ошибаться: и он, и я.
8. Я при любом удобном случае выражаю одобрение собеседнику, поддерживаю его. Беседа — это не экзамен, а я — не экзаменатор. Ставить оценки — не моя задача.
9. Конечно, вокруг много плохого. Но и хорошее тоже есть: поговорим лучше об этом!
продолжениеДобавить курсовую работу в свой блог или сайт--PAGE_BREAK----PAGE_BREAK--
6. Кивок головой — используется для одобрения или подтверждения чего-либо, а также как сигнал, дающий партнеру основание вступить в диалог.
7. Выражение лица (мимика) — дает возможность для широкой интерпретации, сокрытия или демонстрации эмоций, помогает понять информацию, передаваемую с помощью речи, сигналит об отношении к кому-то или чему-то.
8. Жесты — могут быть не очень выразительны, например движения головы или тела, но используются параллельно с речью, чтобы что-то в ней выделить, подчеркнуть, а иногда и заменить ее.
9. Взгляд — позволяет считывать самые разнообразные сигналы: от проявления интереса к кому-то или к чему-то до демонстрации абсолютного пренебрежения. Выражение глаз находится в тесной связи с речевой коммуникацией.
10. Паравербальные и экстравербальные сигналы. Смысл высказывания может меняться в зависимости от того, какая интонация, ритм, тембр были использованы для его передачи. Речевые оттенки влияют на смысл высказывания, сигнализируют об эмоциях, состоянии человека, его уверенности или застенчивости.
Таким образом, язык тела сам по себе является разновидностью «параллельного» языка, сопровождающего, как правило, речевые выражения человека и охватывающего все его движения, в том числе душевные (психомоторные). Тот факт, что человек способен молчать, но не может полностью контролировать движения своего тела, предоставляет деловому партнеру, умеющему «считывать» невербальную информацию потрясающий по своим возможностям «инструмент», который позволяет ему адаптировать и реадаптировать свою коммуникационную тактику в соответствии с реакцией (движениями) собеседника.
Что такое энергетика речи?
В деловой коммуникации при использовании вербальных и невербальных средств максимального успеха добивается тот, кто ведет тактику инструментарием возбуждения эмоций и чувств. В деловом общении важно помнить об энергетике, которую создает человеческая речь, ее экспрессивность, тональная вариативность. Собеседнику импонирует, когда партнер не суетится и произносит фразы уверенно и внятно, выражая этим свою позицию и убеждение в правильности высказываемых предложений и аргументов. Единство манеры поведения и речи создает ситуацию доверия.
Различают следующие характеристики человеческого голоса:
1. Скорость речи. Оживленная, бойкая манера говорить, быстрый темп речи свидетельствуют об импульсивности собеседника, его уверенности в себе; спокойная медленная манера указывает на невозмутимость, рассудительность, основательность; заметные колебания скорости речи обнаруживают недостаток уравновешенности, неуверенность, легкую возбудимость человека.
«Абсолютная» скорость речи. В странах индоевропейских языков говорят со скоростью от 200 до 500 слогов в минуту (скорость ниже или выше этих значений соответственно определяется как «крайне медленная» или «крайне быстрая»). Исходя из этого можно дать такие рекомендации:
менее 200 слогов в минуту — относительно медленная речь;
около 350 слогов в минуту — относительно «нормальная» речь;
около 500 слогов в минуту — относительно быстрая речь.
Специалисты по вербальной коммуникации считают, что, например, для французов или итальянцев «нормальная скорость» обычно выше, чем для немцев. Поэтому так сложно переводить итальянские и французские фильмы на немецкий язык: синхронизация становится делом крайне тяжелым; при переводе с английского — проблема прямо противоположна.
2. Громкость. Бoльшая громкость голоса присуща, как правило, истинной силе побуждений (жизненной силе), либо кичливости и самодовольству; малая громкость указывает на сдержанность, скромность, такт или нехватку жизненной силы, слабость человека; сильные изменения в громкости свидетельствуют об эмоциональности и волнении собеседников. Как показывает коммуникативная практика, усилению эмоциональной речи в иных случаях способствует отсутствие логических доводов. Рассказывают, что, когда Черчилль готовился к выступлениям, то, работая с текстом, он делал на полях пометки типа: «Аргументы слабые, усилить голос...».
3. Артикуляция. Ясное и четкое произношение слов указывает на внутреннюю дисциплину, потребность в ясности и на недостаток живости; неясное, расплывчатое произношение свидетельствует об уступчивости, неуверенности, мягкости, вялости воли.
4. Высота голоса. Фальцет зачастую присущ человеку, у которого мышление и речь больше исходят из интеллекта; грудной голос свидетельствует, что мышление и речь сопровождаются повышенной эмоциональностью, что они естественные, а не искусственно созданные; высокий пронзительный голос — признак страха и волнения; низкий тон голоса — это расслабленность, покой и достоинство.
5. Режим или течение речи. Ритмическое говорение (ровное перетекание слов с легкими, периодическими колебаниями) — свидетельство богатства чувств, уравновешенности, как правило, хорошего настроения; строго цикличное, правильное говорение означает осознание переживаемого, напряжение воли, дисциплину, педантичность, холодность чувств; «округло-текучая» манера говорить позволяет делать выводы о глубокой, полной эмоциональной жизни; угловато-отрывистая манера — факт трезвого, целесообразного мышления.
Паузы во время коммуникаций. Во время делового взаимодействия иногда возникают паузы, причины которых весьма разнообразны:
чтобы придать дополнительную силу последующим словам;
в связи с тем, что собеседник задумался;
чтобы выиграть время для размышления;
с целью предоставить шанс партнеру для высказывания;
как реакция на сигналы тела собеседника, свидетельствующие о желании что-то сказать;
потому что говорящий отвлекся;
паузы затруднительного положения, во время которых надеются, что, может быть, заговорит собеседник, в противоположность паузам тактическим, во время которых также рассчитывают, что заговорит другое лицо, но уже из других соображений.
Если один из партнеров отвлекся (например, кто-то заглянул, приоткрыв дверь), то возникает пауза, за которой следует или задумчивое переспрашивание или что-нибудь типа «Впрочем… », «Кстати… ». Таким образом, на первый взгляд, пауза по своему значению ничего собой не представляет. Вместе с тем, как показывает практика делового взаимодействия, она зачастую несет в себе много больше информации, чем порой содержится в словах.
Деловая коммуникация
Общаясь с зарубежными партнерами, нужно очень осторожно пользоваться невербальными жестами, так как они могут интерпретироваться неадекватно нашему истолкованию, что может привести не только к неправильному пониманию поступающей информации, но и к нарушениям правил этикета или даже к оскорблению. В разных странах одни и те же жесты могут иметь совершенно различное значение. Так, например, жест, которым русский сокрушенно демонстрирует пропажу или неудачу, у хорвата означает признак успеха и удовольствия. Если в Голландии вам придется, намекая на чью-то глупость, повернуть указательным пальцем у виска, то вас не поймут, ибо там это означает, что кто-то очень остроумно высказался. Говоря о себе, европеец показывает на грудь рукой, а японец — на нос. В некоторых странах Африки смех — это показатель изумления и даже замешательства, а вовсе не проявление веселья. В Греции и Турции официанту ни в коем случае нельзя показывать два пальца (так мы обычно просим принести два кофе) — это жестокое оскорбление, подобное плевку в лицо. Довольно часто один и тот же жест имеет не только различное, но и прямо противоположное значение. Так, образовав колечко из большого и указательного пальцев, американцы и представители многих других народов сообщают нам, что дела «о'кей». Этот же жест в Японии используют в разговоре о деньгах, а вот во Франции, например, он означает ноль, в Греции и на Сардинии этот же символ служит знаком отмашки, а на Мальте им характеризуют человека с извращенными половыми инстинктами.
Во Франции или Италии если кто-то считает чью-то идею глупой, обычно выразительно стучит по своей голове, в свою очередь, немец, шлепая себя ладонью по лбу, как бы этим говорит: «Да ты с ума сошел», британец или испанец этим же жестом показывает, как он доволен собой. Если голландец, стуча себя по лбу, вытягивает указательный палец вверх, это означает, что он по достоинству оценил ваш ум. Палец же в сторону указывает на то, что у вас «не все в порядке с головой». Весьма эмоционально выражают свои чувства французы, невербалика у них очень выразительна. Когда француз чем-то восхищен, он соединяет кончики трех пальцев, подносит их к губам и, высоко подняв подбородок, посылает в воздух нежный поцелуй. Если же он потирает указательным пальцем основание носа, то это означает, что он предупреждает: «Здесь что-то нечисто», «Осторожно», «Этим людям нельзя доверять». Такого же рода информацию — «Берегитесь, впереди опасность, они что-то замышляют», — итальянцы передают, постукивая указательным пальцем по носу. В Голландии такой сигнал интерпретируется как «Я пьян» или «Ты пьян», в то же время у англичан он означает конспирацию и секретность.
Очень характерный жест — движение пальца из стороны в сторону — в США и в Италии означает легкое осуждение, угрозу или призыв прислушаться к тому, что сказано, а в Голландии — отказ. Если россияне в деловом взаимодействии не придают значения левой или правой руке, то, например, на Ближнем Востоке нельзя протянуть кому-либо подарок или деньги левой рукой, так как у тех, кто исповедует ислам, левая рука считается нечистой и вы можете нанести оскорбление деловому партнеру. Специалисты по общению обращают внимание на то, что в любой культуре жесты неискренности связаны, как правило, с левой рукой, тогда как правая рука «окультурена»: она делает то, что надо, а левая — то, что хочет, выдавая тайные чувства владельца. Поэтому если в деловом общении ваш партнер жестикулирует левой рукой, есть вероятность, что он лукавит или просто негативно относится к происходящему.
Иногда даже незначительное изменение жеста может совершенно изменить его значение. Так в Англии случилось с жестом из двух пальцев, указательного и среднего, поднятых вверх (У): если при этом ладонь повернута к собеседнику, это ужасное оскорбление, а если ладонь повернута к себе, то это первая буква слова Уютогу («победа»). Этим жестом пользуются как известные политики, так и те, кто их приветствует.
Дистанцирование у разных народов также имеет свои отличия. О некоторых говорилось выше, например об интимном пространстве американца (60 см). Так вот, когда американец общается с латиноамериканцем или японцем, который стремится максимально приблизиться к собеседнику, то американец считает такого партнера излишне настойчивым, что ему, американцу, как правило, не по вкусу. Латиноамериканец в этой ситуации сочтет американца высокомерным и надменным человеком, и оба при этом ошибутся в своем мнении, так как при разговоре нарушена привычная дистанция, что и вызвало взаимное недовольство.
Неодинаково относятся народы разных культур и к восприятию пространства. Так, американцы привыкли работать либо в больших помещениях, либо только при открытых дверях, поскольку они считают, что «американец на службе должен быть в распоряжении окружающих». Открытый кабинет — это как бы сигнал, означающий, что его хозяин на месте и, главное, что ему нечего скрывать. Многие небоскребы в Нью-Йорке целиком построены из стекла и просматриваются насквозь. Здесь все — от директора фирмы до посыльного — постоянно на виду. Это создает у служащих вполне определенный стереотип поведения, вызывая ощущение, что они «сообща делают одно общее дело».
Немецкие же традиционные формы организации рабочего пространства принципиально иные. Прежде всего, обязательное условие помещения — двойные двери или очень надежные. Если дверь распахнута — для немцев это свидетельство беспорядка.
Для американца отказ разговаривать с человеком, находящимся с ним в одном помещении, означает крайнюю степень отрицательного к нему отношения. В Англии это общепринятое правило. Американец, желающий побыть в одиночестве, уходит в какое-либо помещение и закрывает за собой дверь, в то время как англичанин не привык пользоваться таким способом, чтобы отгородиться от людей. Несовпадение привычек в использовании пространства приводит к тому, что чем больше американец замыкается в пространстве в присутствии англичанина, тем настойчивее тот пытается диагностировать ситуацию, выясняя в чем причина.
И, наконец, в Англии американцев считают говорящими несносно громко, отмечая их интонационную агрессию, в то время как англичане регулируют звук своего голоса, чтоб говорить как можно тише. В Америке такое «шептание» настораживает.
Если у европейцев нормальным является приветствие за руку, то для индусов, например, более приятно, когда вы их приветствуете жестом: две ладони соединены вместе, пальцы повернуты в сторону подбородка и легкий наклон головы. Рукопожатие не принято и в Японии. Важнейшим элементом правил хорошего тона там являются поклоны. Причем, пятнадцати поклонов, например, достаточно лишь для тривиального приветствия. Чтобы произвести хорошее впечатление, нужно кланяться сорок пять раз, особое почтение выражают семьюдесятью поклонами, а самую уважаемую личность приветствуют, поклонившись девяносто раз подряд.
Если европейское приветствие, как правило, короткое и сухое, то в странах, исповедующих ислам, например в арабских странах, приветствие превращается в целую процедуру, мужчины обнимаются, слегка прикасаются друг к другу щекой, похлопывают по спине и плечам (на чужестранцев, правда, такие сигналы не распространяются), расспрашивают о жизни и здоровье. В Китае можно обменяться рукопожатиями, но нужно четко следовать субординации, то есть, прежде всего, пожать руку наиболее высокопоставленному лицу.
Е. Аллан в книге «Лицом к лицу» предлагает таблицу межкультурных различий, несомненно полезную всем деловым людям. Вот некоторые из таблицы 3.
Таблица 3. Знаки Их расшифровки людьми иной культуры Визуальный контакт Для многих черных американцев, молодых испаноговорящих и некоторых других людей прямой взгляд не означает уважения и его избегают. Язык тела В некоторых африканских странах прямой контакт лицом к лицу воспринимается как слишком агрессивный. Выходцы из Ближней Азии привыкли к более близкому расстоянию во время беседы, чем это принято у европейцев. Тон голоса и скорость речи Испанцы и итальянцы говорят быстрее других европейцев. Американцы говорят громко, а британцы невольно демонстрируют повышенное чувство гордости. Приверженность теме разговора Американцы и немцы склонны быть прямолинейными, а представители Японии и некоторых азиатских культур ведут себя более уклончиво, не подписывая контракта до последней минуты.Иногда эти культурные различия порождают стереотипы, типа: «шумные американцы», «чванливые британцы», «агрессивные немцы», «уклончивые японцы». Следует помнить, что это не признаки национальной культуры, а различные стили делового общения, которые необходимо распознавать и понимать при деловом взаимодействии.
Все сказанное свидетельствует о том, что деловым людям необходимо научиться слушать паузу, уметь интерпретировать причины молчания. Такое умение приносит весьма полезную информацию, как в телефонных разговорах, так и во время бесед, деловых встреч, переговоров, особенно в совокупности с другими сопутствующими сигналами тела, несущими важную дополнительную информацию. Для развития этого умения целесообразно интерпретировать паузы во время парламентских дебатов при показе их по телевидению.
4. Организационно-распорядительная документация как разновидность письменной деловой речи и ее лингвистические и структурные особенностиЦентром деловой письменности является организационно-распорядительная документация (ОРД). Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля.
Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа, или формуляр, как уже говорилось, представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта ГОСТ (Сборники «Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов») регулярно переиздаются.
Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, являются глаголы-перформативы: «Предлагаю», «Обязываю», «Приказываю», «Постановляю» и т.д. Они определяют жанр и тональность документа. Среди перечисленных жанров распорядительных документов предприятия самым распространенным является приказ.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу. В форме приказа реализуются иерархические отношения «руководитель» — «подчиненный». С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и другие производственные вопросы. Текстовая организация приказа во многом сходна с текстовой организацией регламентированного письма. Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок («О реорганизации предприятия», «Об изменении графика работы», «Об изменении оплаты отпусков», «О приеме на работу»). Заголовок располагается в левом верхнем углу. Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей: — констатирующей и распорядительной. Как и в деловом письме, в первой части указываются основания для составления документа. Основанием для приказа могут служить: 1) нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления); 2) решения Совета директоров, общих собраний акционеров; 3) производственная необходимость. Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Констатирующей части не имеют приказы по личному составу.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «Приказываю», указывают сначала адресата: «кому?» — конкретному исполнителю, структурному подразделению. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя. Далее — «что сделать?» — указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией; далее — «до какого числа?» — указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже. Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер. Если поручений несколько и они включают различные по характеру действия, текст приказа дробится на пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.
По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постановлений, распорядительная часть которых начинается словами «Постановляю», «Предлагаю». Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений состоят из клишированных фраз.
Констатирующая часть:
Во исполнение постановления… № ...
В соответствии с разделом 11 части I ГК РФ от 21.10.94 г., на основании представленных документов...
В связи с возникшими финансовыми трудностями ...
В связи с производственной необходимостью ...
В связи с реорганизацией отдела инвестиций ...
Распорядительная часть:
Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на ...
Срок исполнения до ...
ПРИКАЗ ректора университетаВо исполнение распоряжения Министра образования Российской Федерации от 5.01.01
Приказываю:
1. Отделу информатизации принять на баланс два компьютерных класса с последующим обслуживанием объектов.
2. Утвердить смету и штатные единицы для обслуживания объекта.
3. Контроль за исполнением возложить на проректора по информатизации Рубцова В.Н.
Ректор Зайцев Н.П.Постановление. Постановлением является заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Постановления включаются в протокол или прилагаются к нему. Распорядительная часть начинается со слова «Постановляю», «Постановляет». В каждом пункте постановления перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения. Датой постановления является дата заседания коллегиального органа. Разновидностью постановления является решение.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ 05.12.99 г. № 1668О включении в состав муниципальной собственности г. Москвы объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения Акционерного общества «Юго-Запад Транснефтепродукт»
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации № 8 от 10.01.98 г. «Об использовании объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения приватизируемых предприятий» ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить перечень объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения акционерного общества «Юго-Запад Транснефтепродукт», включаемых в состав муниципальной собственности г. Самары, согласно приложению.
2. Комитету по управлению имуществом г. Москвы (Сидоренко А.В.) зарегистрировать в установленном порядке перечень в Комитете по управлению государственным имуществом Москвовской области.
3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на Комитет по управлению имуществом г. Москвы Сидоренко А.В.
Вице-мэр А.В. ШульгинДокладная и служебная записки используются для решения внутренних вопросов. В докладной и служебной записках информация представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом «что»:
Довожу до Вашего сведения, что… Считаю, что ...
Служебная и докладная записки предполагают в завершение документа изложение просьбы или предложений лица, подписывающего деловую бумагу.