Реферат: Официально - деловая письменная речь

Московский государственный открытый

педагогический университет имени М. А. Шолохова<span Courier New"">Факультетиностранных языков

<span Courier New"">

<span Courier New"">

<span Arial",«sans-serif»">РЕФЕРАТ

<span Courier New"">по коммерческойкорреспонденции

<span Courier New"">

<span Courier New"">на тему:

Официально — деловая письменная речь

<span Arial Narrow",«sans-serif»">Выполнила:студентка 5 курса

<span Arial Narrow",«sans-serif»">заочногоотделения

<span Arial Narrow",«sans-serif»">Евдокимова ЮлияАлександровна

<span Arial Narrow",«sans-serif»">Руководитель:ст. преподаватель

<span Arial Narrow",«sans-serif»">ПоздникинаЕ. А.

Москва

2005

Содержание:

Глава1. Из истории русского делового письма. ……………………………….3

1.1.<span Times New Roman"">        

Петровские преобразования государственного аппарата России. ………3

1.2.<span Times New Roman"">        

Делопроизводство в советский период. …………………………………..7

Глава 2. Особенности оформления деловой корреспонденции ванглоязычных странах. ……………………………………………………….9

2.1.Структура формуляра и состав реквизитов делового письма. ………9

2.2.Требования к оформлению реквизитов. ………………………………...11

Библиография. ………………………………………………………………….18.

Глава1. Из истории русского делового письма.

1.1.Петровские преобразования государственного аппарата России.

Русская официально – деловая письменная речь имеетмноговековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историейпозволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиляязыка, обслуживающего сферу официалъно – деловых отношений, выявить особенностинациональной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства.

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней,свидетельствуют о том, что уже в Х веке в Древнерусском государствепрактиковалось составление официальных документов. В этот период в основномдокументируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания)создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения(заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты составляемыепри продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.).

 Накоплениеопыта официально – делового письма выражалось в появлении устойчивых образцовобращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивыхтиповых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которыхсоставлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники».  В этот период складывались традиции русскойсистемы делопроизводства, обработки и хранения документов.  Отдельные нормы  работы с документами находили закрепление взаконодательстве.  Таким  образом, вырабатываемые практикой традициипостепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системыделопроизводства.

Существенной вехой в развитии русского официально –делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственныеучреждения назывались приказами)  XV – XVII века. В этот период шлоформирование русского централизованного государства, закладывались основыгосударственного аппарата, системы государственного делопроизводства.Официально – деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признакидокумента, как устойчивые текстовые формулировки определенное расположениематериала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы),расположенные в определенной последовательности.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресатадокумента. Так, например, царские указанные грамоты начинались указанием автораи адресата (от кого – кому): “От царя и великого князя Алексея Михайловича,всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князюЯкову Кудентовичу Черкасскому…”; “… князю Ивану Алексеевичу с товарищами…”.Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князюАлексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челомсирота твой Ивашко Михайлов…»; « Царю государю и великому князю МихаилуФедоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…». При обращении к великому князюслужилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами;духовные лица – богомольцами. В заключительной части указанной грамотыобозначалась дата ее составления и место, где она была написана. « Писан вцарствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16день».

Таким образом, в приказной период постепенноскладывается система делопроизводства центральных и местных учреждений,создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

На смену приказному делопроизводству пришла системаколлежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в <st1:metricconverter ProductID=«1720 г» w:st=«on»>1720 г</st1:metricconverter>., ввел системуделопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учрежденийнового типа – коллегий. Этим законодательным актом делопроизводственнаядеятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением –канцелярий.

В коллежском делопроизводстве возникло большое числоновых документов. Официально – деловая письменная речь пополнилась значительнымколичеством новых слов терминов иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русскоеофициально – деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в обороттакие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер,губернатор, инспектор, маклер, министр и др. Появились и новые названия документов:векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы,корреспонденция, инструкция и др. Существенные изменения в петровское времяпретерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» — образцы,по которым следовало составлять документы. Самостоятельным элементом формулярастановится название документа. Кроме реквизитов текста, появляется рядреквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадииобработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексыи др. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государственного аппаратаРоссии, внесла единообразие в устройство губерний, различив местаадминистративные, судебные и финансовые. Губернские учреждения были подчиненынепосредственно Сенату. Этот иерархический порядок взаимоотношений учрежденийсохранялся в течении всего XIXвека, в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

В начале XIX века в недрах коллежской системы зародилась новая системауправления – министерская, просуществовавшая до начала XX века Ее главная особенность –единоначалие, придавала системе управления гибкость оперативность.Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в <st1:metricconverter ProductID=«1811 г» w:st=«on»>1811 г</st1:metricconverter>., вводилосьединообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов доих архивного хранения.

XIXвек отмечен появлением обширной делопроизводственной литературы, в частности,письмовников – сборников образцов документов, а также научных исследований вобласти русского официально – делового письма. Большое теоретическое значение вэтот период имели работы Н.В. Варадинова. Говоря о цели теоретическихисследований в этой области, он отмечал, что «… издание однообразных формделовых бумаг и теоретических… правил будет, может быть, иметь следствиемвведения единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего…». Кпредмету теоретического делопроизводства Н.В. Варадинов относил «наружныесвойства» деловых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обращения кразным особам, части деловой бумаги (формуляр документа), порядок написаниятекста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешнейформы (1.Сношения. 2.Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты. 3Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относилстиль («слог») документов и особенности написания, принятые в деловых бумагах.

С течением времени (примерно к середине XIX века) сложился новыйпорядок изложения дела в форме краткой записи – изложения только самогосущества вопроса. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений сугловым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположениебыло практически таким же, как и в современных документах.

 

1.2. Делопроизводство в советский период.

Советскийпериод российской истории связан с заменой существовавшего государственногоаппарата. Остро встал вопрос о приведении делопроизводства в соответствии свновь создававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковымформам официально – делового письма. При всем разнообразии видов и формдокументов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжалиоставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. К концу20-х гг. встала проблема их унификации и стандартизации. Государственныминститутом техники управления (ИТУ), образованным в <st1:metricconverter ProductID=«1926 г» w:st=«on»>1926 г</st1:metricconverter>., был создан Кабинетстандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телеграмм,телефонограмм, протоколов, извещений и др. Важным этапом в развитии проблемделопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота»(<st1:metricconverter ProductID=«1931 г» w:st=«on»>1931 г</st1:metricconverter>.).В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времениразличными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных изарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых иединых  для всех учреждений. Однако«Правила» не были окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали вапреле <st1:metricconverter ProductID=«1932 г» w:st=«on»>1932 г</st1:metricconverter>.

Рост интереса к проблемам управления и егодокументационного обеспечения отмечается в 60-е годы. Однако по сравнению смировыми достижениями в области информационных технологий, кибернетики,математических методов управления в отечественной науке наметилось отставание, котороевыявилось особенно остро в 80-90-е гг. Тем не менее в практике унификации истандартизации документов были достигнуты большие результаты: создана единаягосударственная система документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, изданыГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД).Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опытсвоего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческихопераций и их документирования. Однако элементы новых информационных технологийв ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти выполнен в новой редакцииГосударственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ),утвержденной в <st1:metricconverter ProductID=«1988 г» w:st=«on»>1988 г</st1:metricconverter>.

Развитие бизнеса и коммерции в последнее десятилетиеXX века в нашей странев значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения,в том числе письменного, потребовало создания новых типов деловойкорреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, письма-представления и др.),речевых моделей, уместных в новых ситуациях общения. Сегодня увеличивается  и количество поводов для составления иотправления деловых писем, жанровое разнообразие деловой корреспонденции. Всеэто, однако, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловойречи, накопленного предыдущими поколениями.

<span Times New Roman",«serif»;mso-fareast-font-family:«Times New Roman»; mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language:AR-SA">

Глава 2.Особенности оформления деловой корреспонденции в англоязычных странах.

2.1. Структура формуляра исостав реквизитов делового письма.

Оформление деловой корреспонденции в практике экономическогосотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациямихарактеризуется рядом особенностей. Коснемся оформления наиболеераспространенного вида корреспонденции – делового письма.

Приобщей тенденции к унификации форм, использованию устойчивых речевыхконструкций, стандартной терминологии и стремлению к широкому применениюсредств механизации компьютеризации в делопроизводстве различий в оформленииделового письма немало. Прежде всего это касается формуляра документа и составареквизитов.

1

4

2

3

5

 

6

 

7

 

8

9

10

11

12

Можновыделить следующий типовой состав зон:

1.Заголовокписьма (IssuerField).

2.Ссылка наданные получателя и отправителя (ReferenceLine).

3.Дата (Date).

4.Адресат (Address).

5.Указаниена конкретное лицо (AttentionLine).

6.Обращение(Salution).

7.Общеесодержание письма (SubjectLine).

8.Текстписьма(Body of the Letter).

9.Завершающаяформула вежливости (ComplimentoryClose).

10.Подпись(Signature).

11.Приложения(Enclosure)

12.Указаниена рассылку копий (CCNotation).

Краткие сведения о размещении и оформленииреквизитов по зонам изложены ниже. В случае отсутствия указаний по оформлениюотдельных элементов реквизитов рекомендуется ориентироваться на требования,оговоренные ГОСТ Р 6.30 – 97, и приведенные примеры.

2.2. Требования к оформлению реквизитов.

Реквизит1. Заголовок письма. Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый ителеграфный адрес с указанием индекса, номера телефона, телекса, телефакса. Взаголовке может содержаться указание о роде деятельности фирмы, характеристикаее как корпорации с ограниченной ответственностью (сокращеноInc илиLtd.), например:

Mitchell Diesel, Ltd.;

International Office Equipment, Inc.

Помимо представления фактической информации офирме, заголовок определенным образом характеризует ее с другой стороны:необычная форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы (а иногда и ее девиз),применение цветной краски, использование особой бумаги – все это создаетсвоеобразный образ фирмы. Читая письмо, вы, безусловно прежде всегоинтересуетесь его содержанием, однако невольно обращаете внимание и наоформление заголовка, которому мысленно даете оценку, иногда перенося ее и надеятельность самой фирмы. Удачное расположение компонентов заголовка, егооригинальная эмблема способствует созданию благоприятного впечатления о фирме утех, кому направлено письмо.

Вцелях экономии времени при печатании реквизита поощряется открытая пунктуация,что означает почти полное отсутствие знаков препинания.

Реквизит2. Ссылка на данные получателя и отправителя. Приводятся инициалы составителя иоформителя письма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившегописьмо, индекс дела, например:

Your reference                                                   — Вашассылка

(или: Your ref.)                                                   HND/RP

HND/RP

Ourreference                                                       — Нашассылка

(или:Our ref.)                                                       LA/DK/187

LA/DK/187

Реквизит 3. Дата. Встречаются две разновидностиоформления дат – британская и американская. Британский способ подобенсловесно-цифровому способу, принятому в российском делопроизводстве иприменяемому в финансовой документации с некоторыми вариациями:

15 Feb.200…

15 February, 200…

15thFebruary, 200…

Способ обозначения даты,принятый в США, иной и строится по схеме:

February15th, 200…

February15, 200…

Передчислительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы всеболее заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаковпрепинания в деловой корреспонденции, поэтому можно встретить и такое написаниедаты: 4 August2000. Нерекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, посколькуцифровое обозначение даты может быть истолковано по – разному в различныхстранах. Так, дата 2/5/2000 будет воспринята представителем американской фирмыкак 5 февраля 2000 года, а представителем британской фирмы – как 2 мая 2000года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах:

США

2<span Times New Roman"">               

/  5  / 2000 

месяц   день год

 

Великобритания

2        / 5  /   2000

день  месяц год

Допускается сокращениеназваний некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании. Замена цифровымобозначением названий месяцев в англоязычных странах не принята. Знакипрепинания в обозначении дат допускается не указывать.

Международнойорганизацией по стандартизации (ISO)в связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуется универсальноецифровое обозначение дат. Элементы обозначения приводятся в следующей последовательности:год, месяц, день. Например: 2000-12-31 или даже – 20001231.

Реквизит 4. Адресат.Распространенными вариантами адресования письма являются: адресование фирме(при этом возможен случай, когда в названии фирмы указана фамилия) иадресование должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда и когдаона не известна, когда адресат мужчина и когда женщина).

Если письмонаправляется фирме, то сначала указываются ее название, затем адрес в такойпоследовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначениепочтового района (при необходимости). При адресовании письма в США приводитсясокращенное название штата, при адресовании в Англию – название графства.Последней строкой указывается страна. Например:

ContinentalSupplyCompany

312 SixthAvenue

<st1:place w:st=«on»><st1:City w:st=«on»>NewYork</st1:City>, <st1:State w:st=«on»>NY</st1:State>, <st1:PostalCode w:st=«on»>11011</st1:PostalCode></st1:place>

<st1:country-region w:st=«on»><st1:place w:st=«on»>U.S.A.</st1:place></st1:country-region>

Указание в адресе штатаи графства связано с тем, что сама фирма или ее филиал, возможно, расположены впровинциальном населенном пункте, названия которых нередко повторяются.Названия графств и штатов могут приводиться в сокращении.

В том случае, когда вназвании фирмы указана фамилия (несколько фамилий), перед названием приводитсяслово Messer, например:

Messer John Brown and Co., Ltd.

При адресовании письмауправляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес пишется по образцу:

The Manager

The Hong Kong Banking Corporation

Если письмо адресуетсяуправляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этомслучае фамилия приводится первой, затем указывается должность:

Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld

HomeAppliances, Inc.

Приведенные способыхарактерны для адресования письма менеджеру или президенту компании. Приадресовании письма сотруднику меньшего ранга сначала указывают фамилиюсотрудника, затем название фирмы, по возможности название отдела и, наконец,полный адрес.

Если письмо адресуетсямужчине то перед его фамилией следует писать Mr -  сокращение от слова Mister (MrAlanWhite; MrD. C. Robinson и т.п.).

При адресованииделового письма замужней женщине следует указывать Mrs-сокращение от слова Mistress. ДлянезамужнейпишетсяполностьюMiss (Mrs Rosemary, Mrs C.Davies, Miss G. Palmer).  Вместоуказания Mrs или Miss можно применятьуниверсальное сокращение – Ms.

При печатание реквизитаиспользуют минимальное число знаков препинания.

Реквизит 5. Указание наконкретное лицо. Реквизит предназначен для того, чтобы в случае отсутствияфамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица,кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного лицанеизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.

Строка с указаниемдолжности или фамилии помещается непосредственно под адресом и особо выделяется(печатается другим шрифтом, в разрядку, подчеркивается), например:

Messrs Black and Sons,

<st1:Street w:st=«on»><st1:address w:st=«on»>115 Churchill Avenue</st1:address></st1:Street>

<st1:place w:st=«on»><st1:City w:st=«on»>Maidstone</st1:City>, <st1:country-region w:st=«on»>Kent</st1:country-region></st1:place>

ZH8 92B

<st1:place w:st=«on»><st1:country-region w:st=«on»>Great Britain</st1:country-region></st1:place>

Attention: MrP.Wilson

Gentlemen

Использование знаковпрепинание в реквизите – минимальное.

Реквизит 6. Обращение.Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюсянеотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой сторонебланка письма под внутренним адресатом и пишется на отдельной строке. В деловойкорреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей«тональностью». В письмах к фирмам и организациям обычно употребляютсяследующие формулы:

Если письмо адресуетсякакой – либо фирме, то обычно употребляются обращения Gentlemen:, Ladies:. Подчеркнуто официально звучатобращения: Sir., Madam:, Sirs:, Mesdames:. Также официальными являютсяобращения: DearSir:,DearMadam:.

Обращение с указаниемфамилии звучит менее официально: DearMrAllen:, DearMrsAllen:.

Есть различия вупотреблении знаков препинания в формуле обращения: в США используют двоеточие,в Англии – запятую (DearSir:,DearMrSmith:,).

Реквизит 7. Общеесодержание письма. В отечественном делопроизводстве реквизит носит название«заголовок к тексту». Реквизит в сжатой форме ориентирует делового партнера всодержании письма. В англоязычных странах он нередко опускается.

Общее содержание письмапредваряет основной текст, размещается на отдельной строке и всегда выделяется,например:

Order № 1234 for Snow Racers

We have received your letter…

Другой вариантоформления реквизита выглядит так:

Subject: Up-to-date List of Addresser

Re: Policy № 714056

In re: Letter of Credit № 12/146

«Re»-это сокращенное выражение «inre», что означает «поделу», «касательно», «относительно».

В реквизите поощряетсяоткрытая пунктуация.

Реквизит 8. Текстписьма. Основной реквизит делового письма печатается ниже указание на его общеесодержание через 3-4 интервала. Текст письма разбивается на  абзацы, которых обычно два: в первомсодержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фразавежливости.

Смысловая часть должнаизлагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличается ясностьюлексики, быть логичной и убедительной.

Заключительная фразавежливости носит стереотипный характер. Вот ряд примеров фразы вежливости:

Yourpromptreplybeappreciated (Мы былиблагодарны за ваш скорый ответ); Pleaseacceptthanksinadvance (заранее примите нашу благодарность); Withmypersonalregardsandgoodwishes (Примите мои наилучшиепожелания) и т. п.

Если письмо носитхарактер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречаетсясокращение R. S. V. R., которое означает: «пожалуйста, ответьте».

Знаки препинания втексте письма употребляются в соответствии с правилами пунктуации.

Реквизит 9. Завершающаяформула вежливости. Реквизит размещается непосредственно под текстом письмасправа. Формула вежливости может носить строго официальный, официальный и менееофициальный характер. Приведем соответствующие примеры:

                                                                                      Русский эквивалент

Yoursfaithfully,

Yourstruly,                          строгоофициально             С уважением

Yours very truly,

Yours very sincerely,

Yourssincerely,                         официально                     С уважением. Ваш

Sincerely yours,

Very cordially yours,

Yours cordially,                    менееофициально              ИскреннеВаш

Cordiallyyours,

При печатании реквизитапоощряется открытая пунктуация.

Реквизит 10. Подпись.Реквизит помещается под формулой вежливости. При этом  отдельной строкой приводится название фирмы,совпадающее  с приведенным  в заголовке. Затем приводится подписьлица  с указанием  занимаемой должности, иногда включается иназвание отдела, например:

Dennis J. Stenberg, Manager

L. K. Thompson Manager

Export Department

Рекомендуется открытаяпунктуация.

Реквизит 11.Приложение. Реквизит размещается в левой нижней части документа отдельнойстрокой. Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращено – Encl., или Enc.), например:

Enclosure: Contract

Encl: 1. Contract

         2. Cheque

 Нумерация и расстановка знаков препинанияосуществляется в соответствии с приведенными примерами.

Реквизит 12. Указаниена рассылку копий. При необходимости рассылки письма нескольким адресатам влевом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение ССи ставится двоеточие. СС означает carboncopy, т.е. «копия». Затем указываются фамилии лиц и наименованияорганизаций, куда направляются копии, например:

CC: Mr Jetfrey H. Winston.

Mr Robert Baily

CC: Regional Sales Department

<span Bookman Old Style",«serif»">Библиография:

<span Bookman Old Style",«serif»">

<span Bookman Old Style",«serif»">

1.<span Times New Roman"">              

2.<span Times New Roman"">              

  БеловА.Н. Делопроизводство и документооборот. – М.: Книжный мир, 2004

3.<span Times New Roman"">              

4.<span Times New Roman"">              

5.<span Times New Roman"">              

6.<span Times New Roman"">              

7.<span Times New Roman"">              

8.<span Times New Roman"">              

9.<span Times New Roman"">              

10.<span Times New Roman"">         

11.<span Times New Roman"">         

12.<span Times New Roman"">         

13.<span Times New Roman"">         

14.<span Times New Roman"">         

15.<span Times New Roman"">