Реферат: Организация и проведение пресс-конференции
МОСКОВСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙУНИВЕСИТЕТ
им. М.В. Ломоносова
РЕФЕРАТ
по курсу:
“Пабликрилейшнз”
на тему:
“ОРГАНИЗАЦИЯИ ПРОВЕДЕНИЕ
ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ”.
Студентки405 группы
Размышляянад темой дляреферата яостановиласьна пресс-конференциях.Хотелось быотметить, чтопресс-конференциипредставляютсобой весьмаэффективныйметод передачиинформациипрессе и другимСМИ. Следуетсказать и отом, что получивогромноераспространениепресс-конференциикак метод общениясо средствамимассовой информации(если пользоватьсяим разумно)дают весьмаположительныерезультаты.
Для началамне хотелосьбы дать определениепресс-конференциям, раскрыть ихсмысл, назначение, затем остановитьсяна основныхэтапах подготовкипресс-конференциии важных моментахее проведения.
Встречажурналистовс представителямигосударственныхучреждений, общественно-политическихорганизаций, коммерческихструктур традиционноназываетсяпресс-конференциями.Этим терминомобходятся ив тех случаях, когда журналистскийкорпус представляеттелевидениеи радио.
Таким образом, основное назначениепресс-конференцийсостоит в адресномраспространенииинформации(новостей, документации, фотографий)среди редакцийСМИ. А потому, чтобы созватьпресс-конференциюнеобходимповод, важнаятема, по которойу журналистовмогут возникнутьвопросы. Ни вкоем случаенельзя созыватьпресс-конференциютолько длятого, чтобыраспространитькакой-нибудьдокумент илиинформацию, это можно прекрасносделать и черезпресс-релиз.Подобного родаобщения ускоряютпоступлениеинформациив редакции, отличаютсяавторитетностьюисточниковновостей, достоверностьюсведений. Важноепреимуществопресс-конференцийсостоит в том, что всегдавозможна проверкаи уточнениеверсий, получениедополнительногопакета новостей, помимо предусмотренных( пресс-релизы, фотографии, тексты речейи выступлений).Ну а приглашениепризнанныхавторитетовв своей области, лично заинтересованныхв сообщениимаксимальнополных сведений, дает дополнительнуювозможностьдля комментированияпредлагаемойинформации.
Подготовкапресс-конференциипредусматриваетсогласованиеряда организационно-техническихи творческихвопросов.
Прежде всегонеобходимоопределитьдень и точноевремя проведениявстречи сжурналистамис учетом существующегографика выпускав свет большинствагазет.
Приглашениена пресс-конференциюрассылаютсяпо редакциям, как правило, за неделю. Чащевсего приглашениявысылаютсяпо факсу. Еслинеобходимосрочно оповеститьпредставителейпечати о пресс-конференции, можно обзвонитьредакторовотделов новостейперсонально.Но иногда обращаютсяв информационныеагентства спросьбой объявитьвремя и местопроведенияпресс-конференциив материалах, которые рассылаютсягазетам поканалам телетайпнойсвязи.
Если в приглашениибудет обозначенапросьба сразуподтвердитьучастие, тоорганизаторыбудут заранеезнать, сколькожурналистовбудут присутствоватьв зале, на сколько“персон” готовитьфуршет иликоктейль (специалистыотмечают, чточаще всего напресс-конференциюприходит лишьодна третьприглашенныхжурналистов).Кстати, еслифуршет иликоктейль намечается, в приглашениипринято упоминатьоб этом.
В приглашениитакже необходимочетко указатьтему и, по возможности, имена основныхдокладчиков.Желательнотакже сообщитьнекоторыеподробности, которые моглибы убедитьредактора вцелесообразностиосвещениясобытия, но неследует сообщатьслишком многодеталей, посколькув этом случаеможет отпастьнеобходимостьв присутствиина пресс-конференции.
Если пресс-конференцияпредставляетобщий интерес, необходимоподобрать деньи время, которыебы устроиливсе органыпечати. Утренниегазеты не любятпубликоватьматериалы, которые наканунебыли напечатанывечернимигазетами, илио которых сообщалосьвечерних выпускахрадио- и телепрограмм.Обычно пресс-конференцииназначают на11.00-11.30 или на 14.30-16.00. Еслиречь идет окакой-то техническойтеме, то возможно, будет лучшепровестипресс-конференциюв утренниечасы, чтобыдать времяежедневнымизданиям подготовитьразвернутоесообщение.
Очень важновыбрать такжеподходящийдень. В некоторыхслучаях выборанет, посколькузаявлениедолжно бытьсделано вопределенныйдень. Там же, где есть возможностьвыбора, нужнопозаботитьсяо том, чтобы непроизошланакладка ипресс-конференцияне совпала скаким-нибудьдругим важнымсобытием, котороеможет отвлечьвнимание журналистови затмить сообщенияо пресс-конференциив печати. Пятница- всегда неудачныйдень для организацииподобного родавстреч.
Каждаяпресс-конференцияимеет свойплан, свою структуру, включающуюпоследовательностьряда событий.Сценарийпресс-конференциисодержит перечислениевсех событийбудущей встречис указаниемисполнителейи времени ( вплотьдо минут), отводимогона каждую изчастей единогомероприятия: открытие, представлениехозяев (устроителей)пресс-конференции; вступительноеслово ведущего; вытупления(информационныесообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальнаячасть, включающаяпросмотр слайдов, видеороликови т.п. Общаяпродолжительностьпресс-конференциинедолжна превышать30-50 минут.
Важнотакже на подготовительномэтапе пресс-конференциипроверитьготовностьвсех подразделений, для этого необходимопровести репетициювсех учаcтников.Особеннуюважность репетицияпредставляетв случае, еслиучастникипресс-конференцииновички, впервыевыходящиенавстречу сжурналистами.Однако и дляискушенныхв этом делеасов пресс-конференцийрепетициянеобходима, если намечаетсятелевизионнаятрансляция.Во время репетициипроверяетсяготовностьсредств связи, выбираетсярежим освещенияплощадки, интерьер(со столомпрезидиума), ракурсы съемок, микрофоны взале и прочее.Очень важнотакже прорепетироватьвопросы и ответы, что можно осуществитьс помощью привлечениястатистов.
Выступленияна пресс-конференцииготовятсязаранее. Онимогут бытьпросто зачитаны, выучены наизустьили произнесеныв импровизированнойформе. Характерэтих выступлений, их структуразависят отцелей пресс-конференции.Общественно-политическаяпроблематикатребует развернутогозаявления собоснованиемпозиции, сообщениемновой информации, подробностейи деталей.
Организаторамипресс-конференцийзаранее готовитсяинформационныйпакет документов(пресс-кит), подборих в папки. Впакет документоввходят пресс-релизы, тематическиеобзоры печатипо теме пресс-конференций, справочныематериалы, официальныедокументы, относящиесяк теме встречи, комментарииэкспертов.Тексты выступлений(заранее отпечатанные)размещают наспециальномстолике, илина информационномстенде. Их такжевключают винформационныйпакет документов.Для пресс-китачаще всегоиспользуетсяфирменнаяпапка. Пакетдокументов(пресс-кит) вручаетсяжурналистамв зале пресс-конференции, а также рассылаетсяпо редакциямаккредитованныхжурналистов, не сумевшихприйти на встречус устроителямипресс-конференцию.
Неплохо былобы посадитьвыступающихна возвышении( хотя и необяхательно).Однако важно, чтобы передвыступающимистояли табличкис их именами, причем буквыдолжны бытьдостаточнобольшими, чтобыможно былопрочитать сзадних рядов.Все сотрудники, задействованныена пресс-конференции, должны иметьзначки со своимиименами (обэтой немаловажнойдетали частозабывают).
Пресс-конференциюведет пресс-секретарьили ответственныйза это мероприятиесотрудник.Следует упомянутьи том, что пресс-секретарь- это ключеваяфигура пресс-службыили пресс-центра.Основные моментыего деятельностивключают регулярностьконтакта сжурналистамиоб информированииобщественностио целях и содержаниидеятельностиорганизацииили фирмы; комментарийрешений, действийруководства, толкованиесмысла решенийи действийтакже относятсяк сфере деятельностипресс-секретаря.Все заявленияпресс-секретарядолжны носитьобъективный, достоверныйхарактер и бытьинформационнодостаточными.
Пресс-секретарьили ответственныйза проведениепресс-конференцииобычно призываетприсутствующихтишину и начинаетвыступление.Во вступительномслове пресс-секретаряобъявляетсятема пресс-конференциии представлениекаждого из тех, кто устраиваетданную встречус журналистами(поименноезнакомство, с указаниемдолжности, титула, званияи пр.). Ведущимпресс-конференциитакже оглашаетсяи регламент, а в дальнейшемон и следит заего соблюдением.
Что касаетсявыступленийпредставителейфирмы, то онидолжны бытьинформационноемкими, лаконичнымии краткимиособенно еслипредполагается, что будет многовопросов. Довольночасто выступлениясопровождаютсяпоказом слайдов.
В зависимостиот событий, предопределяющихместо проведенияпресс-конференций, встречи журналистовс главнымилицами подразделяютна нескольковидов.
Оперативныепресс-конференциипроводят вспешном порядке, на месте событийили происшествий, вслед за подведениемитогов голосования, окончанияпереговорови т.д. “Летучиепресс-конференциивозникают поинициативесамих жрналистовпри согласииих “визави”.Специальнооговариваетсянеофициальныйхарактер подобныхпресс-конференций, т.к. последующиезаявления, разъяснениявластей уточняюттрактовкусобытия, дополняютее новыми фактами, подробностями, включают анализситуации.
Регулярныепресс-конференцииорганизуютсяв предварительнообъявленноевремя в специальноприспособленныхдля встречипомещениях(пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубыжурналистов, пресс-центрыи т.д.). Подобныепомещения имеютстационарноеоборудование, способствующееоптимальномурежиму диалогажурналистовс устроителямипресс-конференций:
микрофоны на столе и в зале;
ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;
телефонную связь;
технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)
система синхронного перевода;
службы аккредитации;
служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.
Если пресс-конференцияназначена на11.00, то первыеприглашенныемогут прийтипораньше. Кэтому временивсе приготовлениядолжны бытьзакончены, впротивномслучае создастсянеблагоприятноевпечатление.Обычно у входаставятся один-двастола, у которыхрегистрируютсяприбывающиежурналисты.
Вопросыжурналистов, касаясь существадела, не должныповторяться.Они не могутпринимать формусобственныхзаявлений идеклараций.Ведущий можетотвести такиевопросы, т.е.оставить ихбез ответа, ссылаясь наотклонениеот объявленнойтемы пресс-конференции, на попыткинавязать собраниюнеобъявленныйпорядок работы.Последнийвопрос специальнообъявляетсяи после ответана него пресс-конференциязакрывается.
Ответы выступающихна вопросыжурналистовсогласуютсяс их компетенций.По ходу встречиведется определениекому из ораторовболее всего“подходит”вопрос.
Продолжаятему вопросов-ответов, следует сказатьи том, что напресс-конференцияхне принято неотвечать навопросы состороны журналистов.Здесь нужноизбегать такихфраз, как: “Безкомментариев!”,“Не для печати”и т.д. Если затронутвопрос не подлежацийпока освещению, лучше сказать, что информацияпо нему будетсообщена познее.
Если организаторамивстречи сжурналистамипредусматриваетсядемонстрациявидеоматериалов, то лучше всегопровести просмотрпосле закрытияпресс-конференции.Объясняетсяэто тем, чтовидеоматериалынесут дополнительную, детализированнуюинформаци, иих показ в ходепресс-конференцийобязательнозатрагиваетвремя встречи, что не всегдаустраиваетжурналистов.
По окончанииофициальнойчасти принятоугощать журналистов.И хотя на первыйвзгляд фуршетпредставляетсяне столь важнойчастью встречи, это далеко нетак. Подобногорода неформальныевстречи имеютбольшой содержательныйсмысл и играютважную роль.Объясняетсяэто преждевсего тем, чтоименно здесьоткрываютсяогромные возможностидля установленияоснованныхна взаимномдоверии деловыхконтактов, открываютсяновые источникиобмена информациии услуг как состороны журналистов, так и со стороныпредставителейделовых кругов, отдельныхобщественных, коммерческихи государственныхструктур.
СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННОЙЛИТЕРАТУРЫ:
Блажнов Е.А. Паблик Рилейшнз. М., 1994.
Блэк Сэм. Паблик Рилейшнз. Что это такое? М., 1990.
Невзлин Л.Г. Паблик Рилейшнз. М., 1993.
Паблик Рилейшнз. Алматы, 1997.