Реферат: Функції листування у підтримці ділового партнерства

МІНІСТЕРСТВООСВІТИ УКРАЇНИ

Державнийуніверситет“Львівськаполітехніка”

Кафедраміжнародного

підприємництваі менеджменту

РЕФЕРАТ

з дисципліни:“Діловакореспонденціята документи зовнішньоекономічноїдіяльності”

на тему:“Функціїлистуванняу підтримціділового партнерства”.

Виконав: ст. гр. МЗД-41

ДолинськийІ. Р.

Прийняв: Ліпенцев А. В.

Львів 1998

Зміст.

Вступ…3

Розділ 1.Організаціяділоводствав установі… 4

Розділ 2. Функціїділоводства… 6

Розділ 3. Видилистів…7

Розділ 4. Металиста…12

Висновок…14

Список використанихджерел… 15

Вступ.

0рганізаціяділоводстваістотно впливаєна оперативність, економічністьі надійністьфункціонуванняапарату управлінняустанови, культурупращ управлінськогоперсоналу. Якщопроцес діловодствав установіпоставленийраціонально, фахівці й керівникививільняютьсявід виконанняневластивихїм функцій, підвищуєтьсярезультативність'їх праці, скорочуютьсявитрати, пов'язаніз функціонуваннямапарату управління.

Розділ 1.

Організаціяділоводствав установі.

Розглянемоосновні поняттяділоводства, які стосуютьсяустанов усіхформ власності.

Діловодствовизначаєтьсяяк діяльність, що охоплюєпитання документуваннята організаціїроботи з документамиу процесі виконанняуправлінськихдій.

Діловодствов установіявляє собоюповний циклобробки та рухудокументівз моменту їхстворення (абоодержання) дозавершеннявиконання івідправлення.Від правильноїорганізаціїділоводства, якнайповнішоїйого механізаціїі автоматизаціїзаложить ефективністьуправлінняв цілому.

Документування— це створеннядокументів, тобто їх підготовка, складення, оформленнята виготовлення.

Організаціяроботи з документамиє створенняумов, які забезпечуютьрух, пошук тазбереженнядокументіву діловодстві.

Документообіг— рух документівв установі змоменту створеннядо Відправлення.Обсяг документообігувизначаєтьсякількістювхідних, вихіднихта внутрішніхдокументів, наприклад, зарік.

Швидкістьдокументообігузаложить відякості документаційногообслуговуванняапарату управлінняв цілому та відсистеми організаціїділоводства(повної абочасткової).

Повну централізаціюділоводстварекомендуєтьсязастосовуватив установахз обсягомдокументообігудо 10 тис. документівна piк (IV категорія)і невеликоюкількістюструктурнихпідрозділів.

Децентралізованасистема діловодствамає місце вустановах зтериторіальнороз’єднанимиструктурнимипідрозділамита кількістюдокументівпонад 100 тис.одиниць на рік.

Загальніправила документуванняуправлінськоїдіяльностівикладеш вПримірнійінструкціїз діловодствав міністерствахі відомствахУкраїни, місцевихорганах державноївлади, місцевогота регіональногосамоврядування.Вона регламентуєпорядок роботаз документамиз моменту їхстворення абонадходженнядо відправленняабо передачів архів установи.Положенняінструкціїпоширюютьсяна всю службовудокументацію, що не має таємногохарактеру, утому числістворену засобамиобчислювальноїтехніки.

Правила ірекомендаціїпро порядокздійсненняділоводнихпроцесіврозробляютьсявідповіднодо законівУкраїни, щовстановлюютьпорядок організаціїі діяльностіорганів державноївлади, та актіворганів державноївиконавчоївлади, місцевогоі регіональногосамоврядування.

0рганізаційно-методичнудопомогу увдосконаленісистеми документаційногозабезпеченнядержавногоуправлінняі діловодстваподають установидержавноїархівної службиУкраїни, якірозробляютьі затверджуютьосновні нормативнідокументи звідповіднихпитань, перевіряютьі мають правовимагати відкерівниківустанов усуненнявиявлених підчас перевірокнедоліків.

Розділ 2.

Функціїділоводства.

Загальнекерівництвоорганізацієюділоводствав установіздійснює їїкерівник. Усяорганізаційнаробота з раціональноїпостановкиділоводствав установіпокладаєтьсяна службуділоводства.Остання е самостійнимструктурнимпідрозділомустанови іпідпорядковуєтьсяїї керівнику.

Факторами, які визначаютьорганізаційнупобудову службиділоводства,є її основніфункції, обсягробіт по кожнійз них, а такожрозмір установи, тобто кількістьїї структурнихпідрозділів,їх територіальнерозміщення, загальна кількістьпрацівників, кількістьрівнів прийняттярішень, нормиуправління, прийнята системадокументуванняй організаціїроботи з документами, рівень механізаціїі автоматизаціїдокументаційнихпроцесів тощо.

Основнимизавданнямислужби діловодствае встановленняєдиного порядкуроботи з документамив установі тапідвідомчіймережі, документаційнезабезпеченнядіяльностіна основівикористаннясучасноїобчислювальноїтехніки, автоматизованоїтехнологироботи з документамиі скороченнякількостідокументів.

Розділ 3.

Види листів.

Службовийлист — це узагальненаназва різнихза змістомдокументів, які виділяютьу зв'язку ізособливимспособом передаваннятексту — пересиланнямпоштою.

Службовийлист є не лишеносієм певноїінформації, а й правовимдокументом.

Правильністьлиста, відповідністьйого змістунормативнимактам засвідчуєсвоїм підписомкерівник організації, який несе повнувідповідальністьза викладенуінформацію.

Виклад змістулиста мас бутилогічно послідовним, стислим, переконливим, спонукатиадресата належнимчином вирішитипорушене питання.

Службовийлист складаєтьсязі вступу, доведеннята заключноїчастини. У вступівикладаютьпричини табезпосереднійпривід, якістали підставоюдля написання.У доведеніподаютьсяісторія питання, докази, факти, посилання назаконодавство, цифрові дані, роблятьсялогічні висновки.Заключна частинамістить основнудумку документа: прохання, пропозицію, згоду, відмовутощо.

Службовийлист муситьбути бездоганним.Навіть невеликенедотриманнявимог до ньогоможе перетворитилист на дефектнийз юридичноїточки зору. Всідані та факти, про які йдетьсяв листі, повиннібути перевірені.Кореспонденціяподіляєтьсяна такі видилистів:

— ділові(формальні танеформальні);

— особисті(приватні);

— рекомендаційні;

— прямоїпоштової реклами.

Формальнимиє листи, підготовленніодним підприємством(установою, організацією).

Неформальніскладаютьпрацівникиодного рівня(скажімо, менеджеркадрової) службиоднієї фірмименеджерукадрової службиіншої) із пропозицієюпро особистузустріч з метоюобговореннядеяких питань, обміну інформаційнимиматеріаламитощо.

Всі офіційніділові листиза функціональноюознакою можнаподілити натакі, що потребуютьвідповіді ітакі, що непотребуютьвідповіді.

Серед перших- лист прохання, лист вимога, лист звертання.лист запит.Відповіді наних оформляютьзалежно відзмісту вхідноголиста.

До другоїгрупи належатьлист-попередження, лист-відмова, лист нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження.лист-розпорядження,інформаційнийлист. супровіднийлист. В залежностівід адресатаїх розрізняютьна колективніта циркулярні.

Колективнийлист складаєтьсявід імені певноїкількості осібта спрямовуєтьсяза одною адресою.До таких листівможна віднестискарги, прохання'га: звернення, що Підписанігрупами осіб, які усвідомлюютьсвою спільністьу розв’язанніпитань.

Циркулярнийлист, навпаки.спрямовуєтьсяряду підпорядкованихустанов однимадресатом.Джерелом циркулярноголиста є, як правило, вища організація(міністерство, корпорація), що інформуєсвої підрозділищодо того чиіншого питанняабо дає вказівки, розпорядження.

3 огляду назміст та обсяглисти поділяютьна прості, абоодноаспектні, та складні, абобагатоаспектні.

За тематичноюознакою листибувають адміністративногосподарчі.постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські.та інші. За цієюознакою розрізняютьтакож діловута комерційнукореспонденцію.Вважається, що листування, яке стосуєтьсяекономічної, правової, фінансовоїта інших формдіяльностіпідприємства,є діловоюкореспонденцією, а листуванняз питаньматеріально-технічногопостачаннята збуту — комерційною.

Листуванняможе стосуватисявиробничоїдіяльностіпідприємствта організацій.та відносинміж суспільними, профспілковимита культовимиустановами.

За структурнимиознаками діловукореспонденціюможна поділитина стандартну(регламентовану)та нестандартну.

Особистимиє листи, якимиобмінюютьсязнайомі абородичі. Такакореспонденціямас приватнийхарактер.

Раніше особистілисти займалибагато сторінок.Автор першоготлумачногословника СамуельДжонсон, скажімо, вважав, що стислийлист, що адресованийдалекому другові,є образливим, подібні докороткого кивкаабо недбалогорукостискання.

0собисті листипишуть, як правило.від руки. і якщоінколи їх можнанадрукувати, то запрошення, відповіді, привітаннята співчуттязавжди складаютьпід руки, щопідкреслюєщирість того, хто пише, кращевисловлюєособисте ставленнядо людини таподії в її житті.

В багатьохкраїнах вважають, що в окремихвипадках о6ов'язковопотрібно надсилатилисти. Наприклад, висловитиподяку господарям, якщо ви гостювалив їх будинкупонад добу.0бов'язковимиє також листи, в яких дякуютьза подарунки, якщо не булонагоди подякуватиособисто.

Рекомендаційнимиє листи, якізаочно представляютьлюдину. Такілисти допомагаютьїй швидко заручитисяпідтримкоюза місцем тимчасовогоперебування.Вони означають:" Пред’явникцього мас правона вашу увагута гостинність".(з огляду на ценезручно проситикого-небудьдати такийлист).

Якщо ви пишетерекомендаційнийлист, разом зним можна вкластиу конверт вашувізитну картку.А ім 'я того, когови рекомендуєте, можна написатиолівцем.

Листи прямоїпоштової рекламипризначенідля рекламуваннятоварів тапослуг безпосередньотим людям, вяких зацікавленийрекламодавець.Якщо списокадресатів добрепродуманий, рекламний листскладений тонкота зі смаком, а товар, щопропонуєтьсямас хорошийпопит, адресати, як правило, дістають серйознийімпульс доздійсненнянегайних покупок.

Уявіть собі, що ви як керівникфірми отрималирекламний лист, з пропозицієюпридбати конкретнийтовар, ідеальним, безумовно, будевипадок, якщона конвертуу вступномузверненні випрочитаєтесвоє ім'я, прізвищета правильновказану посаду.Написаний вдовірчому, товариськомутоні, такийлист ви прочитаєтез початку докінця. Тим більше, якщо у ньомуйтиметься пропроблеми, яківас зацікавлять.

Використаннядля рекламногорозсилу завчасновиготовленихбланків з текстомполегшить вашезавдання. Якщож кількістьадресатівзначна, передтекстом можнаобмежитисьсловами «Керівнику»,«Шановна Паніабо Пан».

Вкладеніу конверт рекламнілистівкиспрямовуютьсяфактичнимпокупцям, даніпро яких є вкартотеціпостійнихадресатів.Привабливіневеликі одноаркушевівкладники(«стафери”), щовиконуютьсяна якісномупапері з використаннямбагатокольоровоїполіграфії.Ксерокопіявіддрукованогона машинцітексту, вкладенав пакет з сірогопаперу. навпаки, дає зворотнюреакцію.

Один з найбільшвідомих в СШАспеціалістівз маркетингуК.Дайк говорив, що він вважавби надзвичайноюподією факт, якщо б на йогозверненняВідповіли 15%адресатів. ДейлКарнегі наводитьу своїй книжціряд листів, наякі відповіли50% адресатів.

Основноюмовою міжнародногоділового листуванняза останнєсторіччя сталаанглійська.Лист англійськоюмовою зрозумілийділовій людиніу будь-якомумісці земноїкулі. Розглянемоосновні правиласкладаннялистів іноземнимпартнерам.

Розділ 4.

Мета листа.

Функціональнепризначенняділових листівяк елементаділової комунікаціїполягає у досягненнізгоди між двомата більш партнерами(організаціями, установами, фірмами. окремимиособами тощо).

Офіційно-діловасфера спілкування, функціональнепризначенняділового листуваннявизначаютьйого особливості.

Насамперед, це офіційність, обумовлена, по-перше. ситуаціямиспілкуванняі, по-друге, характеромвідносин міжпартнерами.

Письмовійділовій мовіпритаманнешироко використанняситуаційнихкліше, стереотипнихвиразів тафраз.

Стандартністьділового листуваннявикликанавимогами економіїмови і необхідністюполегшитипроцес обробкилистів.

Перед тим, як взяти ручкучи ввімкнутиперсональнийкомп'ютер, вартоусвідомити

• вид листа(супровідний, лист-прохання.лист-повідомлення, лист-нагадуваннята ін.);

• чи передбачаєтьсявідповідь;

• чи зрозумієадресат змістлиста однозначно;

• чи є впевненістьу тому, що листнадійде вчасно(якщо Ні, скористайтесьтелефоном, телефаксом, або модемнимзв'язком).

Автор листамусить ясноуявляти, прощо писати, якінаводити аргументи, якої мети досягти.При цьому вінповинен бутивпевненими, що саме листє найефективнішимзасобом вирішенняданого питання.

Відомийамериканськийменеджер ЛіЯкока у книжці»Кар’єра менеджера"зазначає, щопідготовкаділового листа— це найкращийзасіб пізнаннятаємниць, менеджменту.Чіткий порядокписьмовоговикладу будь-якоїідеї тим самимє першим крокомдо її втіленняв життя.

В розмовіможна викладатирізного родунедооформленіідеї. Якщо ждумка викладаєтьсяна папері.відбуваєтьсядещо таке, щоспонукає заглибитисьу конкретнідеталі. Прицьому набагатоважче ввестив оману самогосебе, ніж когосьіншого.

Людині, безумовно, значно легшевикладати своїдумки усно, ніжписьмово, аледійсністьвимагає, щобписати вміливсі. Мета написаннявідома:

— привернутиувагу до певноїситуації чипроблеми;

— дати змогулегко зрозумітинаписане;

— спонукатидіяти так, а неінакше.

Це явна мета.Але є такожмета, яку небачить навітьтой, хто пишелист. Ця мета— краще усвідомитипроблему, скластиструнке логічнеуявлення просвою ідею.

Висновок.

Списоквикористанихджерел.

Коваль А. П. “Ділове спілкування”. — К.: Либідь, 1992

Молдованов М. І., Сідорова Г. П. “Сучасний діловий документ”.-К.: 1992

Палеха Ю. І. “Документаційне забезпечення управління”. — К.: МАУП, 1997

еще рефераты

Еще работы по маркетингу