Реферат: Языковые конструкции деловых писем: письмо-просьба
Письмо-просьба — это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных. Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:
1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
причина обращения
В связи с неполучением…;
Учитывая социальную значимость…;
Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)…;
Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)…;
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…;
Ввиду задержки получения груза…;
Исходя из результатов переговоров по вопросу о… и т. п.
цель обращения
В целях выполнения распоряжения…;
В целях скорейшего решения вопроса…;
Для согласования вопросов…;
В целях обеспечения безопасности прохождения груза…;
Во избежание конфликтных ситуаций… и т. п.
ссылки на основание для обращения
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…;
В связи с обращением в наш адрес…;
На основании устной договоренности…;
На основании нашего телефонного разговора…;
Согласно постановлению правительства…;
Согласно протоколу о взаимных поставках… и т. п.
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.
2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения — человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.
В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит...», «Администрация просит...», «Совет трудового коллектива просит...» и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят...).
Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):
Прошу… (Просим...)
Одновременно прошу… (Также просим...)
А также прошу… (А также просим...)
и т. д.
При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:
1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова «Прошу...» — тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).
3. Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.
При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:
Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой…
… об отправке в наш адрес...
… о направлении в мой адрес...
… о высылке в адрес нашей организации...
… о предоставлении мне...;
Просим (прошу) Вас (вас)…
… сообщить (нам)...
… выслать (мне)...
… срочно представить...
… немедленно доложить...
… известить (руководство предприятия) о...
… проинформировать меня о...;
Прошу Вашего (вашего) согласия на...
… отправку в адрес...
… предоставление нам...
… ознакомление… с...
… передачу… следующего оборудования…;
Просим Вашего (вашего) содействия в...
… получении...
… скорейшей отправке...
… предоставлении дополнительной информации относительно...
… проведении…;
Прошу Ваших (ваших) указаний...
… на заключение договора о...
… на выдачу со склада предприятия… представителю...
… на оформление документов о...
… на пересмотр…;
Просим Вас не отказать в любезности и….