Реферат: Документирование управленческой деятельности

Министерствообразования и науки Российской Федерации

Федеральноеагентство по образованию

Санкт-ПетербургскийГосударственный Университет технологии и дизайна

Кафедраменеджмента

Контрольнаяработа

по дисциплине: Документированиеуправленческой деятельности

Санкт-Петербург2010


Требования к оформлениюдокументов. Описание содержания и оформления реквизитов: «06 — наименованиеорганизации», «08 — наименование вида документа», «10- регистрационный номердокумента». Формуляр-модель построения документа

 

Реквизиты какобязательные элементы оформления документа не равноценны по своей роли:некоторые из них необходимы для придания документу юридической силы, другие —для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию.

ГОСТ Р 6.30-97устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитовдокументов.

При подготовке иоформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственныйгерб Российской Федерации;

02 — герб субъектаРоссийской Федерации;

03 — эмблемаорганизации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формыдокумента;

06 — наименованиеорганизации;

07 — справочные данныеоб организации;

08 — наименование видадокумента;

09 — дата документа;

10 — регистрационныйномер документа;

11 — ссылка нарегистрационный номер и дату документа;

12 — место составленияили издания документа;

13 — гриф ограничениядоступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждениядокумента;

16 — резолюция;

17 — заголовок ктексту;

18 — отметка оконтроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличииприложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласованиядокумента;

23 — визы согласованиядокумента;

24 — печать;

25 — отметка озаверении копии;

26 — отметка обисполнителе;

27 — отметка обисполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка опоступлении документа в организацию;

29 — идентификаторэлектронной копии документа.

При оформлениидокументов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которыеможно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть— это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторедокумента) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01—16).

Содержательная часть— главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты17—20).

Оформляющая часть— совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверностьсодержащихся в нем сведений (реквизиты 21—24). В оформляющей части документарасполагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах,облегчающие работу с ними (реквизиты 25—29).

06 — Наименованиеорганизации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию,закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованиеморганизации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименованиевышестоящей организации.

Наименованиеорганизаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком вкачестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русскоми национальном.

Сокращенноенаименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено вучредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)помещают ниже полного.

Наименование наиностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе(положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниженаименования на русском языке.

Наименование филиала,территориального отделения, представительства, структурного подразделенияорганизации указывают в том случае, если оно является автором документа, ирасполагают ниже наименования организации.

Автором документа можетбыть должностное лицо, представляющее организацию.

08 — Наименованиевида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом(положением об организации) и должно соответствовать видам документов,предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

10 — Регистрационныйномер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять поусмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией окорреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номердокумента, составленного совместно двумя и более организациями, состоит изрегистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемыхчерез косую черту в порядке указания авторов в документе.


Бланки документовпредприятия Оформление бланка конкретного вида документа

 

ГОСТР 6.30-97 устанавливает три вида служебных бланков дляорганизационно-распорядительных документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретноговида документа, кроме письма.

Бланк конкретного видадокумента включает реквизиты: наименование организации, наименование видадокумента, место составления или издания документа. В бланке данного типаобозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационныйномер документа. Бланк конкретного вида документа может содержать изображениегерба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документапо Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), например:

 

Основные документыуправления. Содержание и оформление приказа по основной деятельности

 

Приказ по основнойдеятельности является нормативным документом,отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности,планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции,внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организацииработы предприятия и т.п.

Проекты приказовподготавливаются специалистами организации, согласовываются с главными,ведущими специалистами, при необходимости — с юрисконсультом и главнымбухгалтером и подписываются руководителем организации. Подписанныйруководителем приказ регистрируется работником, ответственным за ведениеделопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в еготексте не указано другого срока.

Приказы по основнойдеятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты:наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационныйномер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст,подпись, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе (принеобходимости).

Текст приказа, какправило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующейчастиотражаютсяцели и задачи предписываемых распорядительных действий, указываются причиныиздания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием дляподготовки приказа.

Распорядительнаячастьсодержит:

· предписываемыераспорядительные действия (задания, поручения);

· наименованиедолжностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено выполнение заданий иликоторые являются ответственными за выполнение приказа;

· срокисполнения приказа.

Последовательностьинформации в распорядительной части приказа может быть различной, например:

Начальнику отделакадров Петровой И.С. составить график проведения аттестации специалистовфилиала ЗАО «Интехстрой» до 25.08.2010.

или

Составить графикпроведения аттестации специалистов филиала ЗАО «Интехстрой». Ответственный —начальник отдела кадров Петровой И.С, срок — до 25.08.2010.

или

Начальнику отделакадров Петровой И.С. в срок до 25.08.2010 составить график проведенияаттестации специалистов филиала ЗАО «Интехстрой».

Распорядительная частьприказа отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатаетсяпрописными буквами на отдельной строке от нулевого положения печатающегоустройства. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Распорядительная частьтекста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскимицифрами с точками. Последний пункт приказа может содержать указание одолжностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом, например:

Контроль за исполнениемприказа возложить на зам. директора Борисова Ю.П.

Отдельные задания(например, задание, содержащее цифровые данные) могут быть оформлены в видеприложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

Если в приложении кприказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этогоприложения делается запись:

Приложение

к приказу директора

ЗАО «Контакт»

от 02.06.2010 №101

(Инструкция Минфина РФ

от 13.04.2010 № 134/56)

Пример приказа поосновной деятельности

ООО «Интехстрой»

ПРИКАЗ19.01.2010 № 16

Санкт-Петербург

Овведении Инструкции по делопроизводству

 В целяхсовершенствования работы с документами в ООО «Интехстрой» и обеспечения ихсохранности

Приказываю:

1.  Утвердитьинструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ООО «Интехстрой».

2.  Ввестив действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.2010. Ответственный –секретарь-референт Сказочникова М.С.

3.  Всемструктурным подразделениям и сотрудникам ООО с 01.02.2010 руководствоватьсяправилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.Ответственные – начальники структурных подразделений.

4.  Секретарю-референтуСказочниковой М.С. совместно с заведующим копировально-множительной службойОгарковым С.П. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и еепередачи в структурные подразделения до 01.02.2010.

5.  Контрольза выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора КременчукаП.Г.

Директор                                                                    С.М.Спиридонов

Зам.директора                                                           Юрисконсульт

Сприказом ознакомлены:

Зав.копировально- множительной службы                       С.П. Отарков

 

Схема разработкиотправляемых документов

 

Движение документов смомента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправкиили сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98).Порядок движения документов определяется схемой документооборота. Приразработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкциипо делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство,а также табеля унифицированных форм документов предприятия.

В целом движениеисходящих документов включает следующие этапы:

1. Подготовкаисполнителем проекта документа.

2. Согласование(визирование) проекта документа.

3. Доработка проектадокумента по замечаниям.

4. Повторноевизирование документа.

5. Подписание документаруководителем.

6. Регистрациядокумента (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписанруководителем подразделения).

7. Передача документа вслужбу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8. Отправка документакорреспонденту и передача копии в дело.

Отправка документадолжна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправленыв тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.

 

Сведения,относящиеся к коммерческой» тайне. Сведения, которые могут являтьсякоммерческой тайной

 

Понятие коммерческойтайны

ЗаконодательствоРоссийской Федерации о коммерческой тайне состоит из Гражданского кодекса РФ,Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Федеральный закон «О коммерческой тайне»), других федеральных законов.

Согласно Федеральномузакону «О коммерческой тайне» коммерческая тайна — это конфиденциальностьинформации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможныхобстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранитьположение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.Информация, составляющая коммерческую тайну, — научно-техническая,технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация(в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау)), которая имеетдействительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности еетретьим лицам, к которой нет доступа на законном основании и в отношении которойобладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.

Федеральный закон «Окоммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с отнесением информации ккоммерческой тайне, передачей такой информации и охраной ее конфиденциальности,а также определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.Положения данного Федерального закона распространяются на информацию,составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором оназафиксирована.

Должностные лица,работники различных учреждений и организаций не имеют права разглашатьинформацию, которая подпадает под категорию служебной или коммерческой тайны.Сведения, содержащие служебную или коммерческую тайну, могут относиться как кжизни и деятельности гражданина, так и к деятельности учреждений, предприятий,организаций.

Для работниковсоответствующих учреждений и организаций сведения о тайне усыновления, вкладахграждан в различного рода банки, характере заболеваний пациентов и т. д.представляют собой служебную тайну, вытекающую из выполнения ими своих трудовыхфункций. Служебная тайна не подлежит разглашению, кроме случаев, когда те илииные сведения запрашиваются правоохранительными органами.

Положения Федеральногозакона «О коммерческой тайне» не распространяются на сведения, отнесенные вустановленном порядке к государственной тайне, в отношении которой применяютсяположения законодательства Российской Федерации о государственной тайне.Гражданско-правовая ответственность наступает для лиц, незаконными методами получившихинформацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну. Пунктом 2 ст.139 Гражданского кодекса РФ установлено: «Лица, которые незаконными методамиполучили информацию, составляющую служебную или коммерческую тайну, обязанывозместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников,разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в томчисле контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовомудоговору».

В соответствии с п. 2ст. 139 Гражданского кодекса РФ информация, составляющая служебную иликоммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными ГК РФ и другимизаконами. Защита коммерческой тайны при осуществлении трудовых функцийопределена, в частности, ст. 7 Закона РФ от 11 марта 1992 г. «О коллективныхдоговорах и соглашениях»: «Участники переговоров, другие лица, связанные спереговорами, не должны разглашать полученные сведения, если они являютсяслужебной или коммерческой тайной. Лица, разглашающие эти сведения,привлекаются к ответственности в порядке, предусмотренном законодательством».

Незаконное разглашениеслужебной и коммерческой тайны может повлечь взыскание морального вреда,который этим действием был причинен физическому или юридическому лицу.

Перечень сведений,которые могут составлять коммерческую тайну.

Обладатель информации,составляющей коммерческую тайну. должен принимать меры по охране ееконфиденциальности, которые в соответствии с Федеральным законом «Окоммерческой тайне» должны включать в себя:

1.  Определениеперечня информации, составляющей коммерческую тайну;

2.  Ограничениедоступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установленияпорядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

3.  Учетлиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или)лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

4.  Регулированиеотношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну,работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основаниифажданско-правовых договоров;

5.  Нанесениена материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющуюкоммерческую тайну, фифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этойинформации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, дляиндивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина,являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Работодатель обязансоздать работнику, доступ которого к информации, составляющей коммерческуютайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, необходимыеусловия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческойтайны, ознакомить под расписку работника с режимом коммерческой тайны и с мерамиответственности за его нарушение, а также с перечнем информации, составляющейкоммерческую тайну.

Перечень сведений,составляющих коммерческую тайну организации, учреждения или предприятиявводится в действие приказом директора.

Информация, подпадающаяпод категорию служебной или коммерческой тайны, может быть в любой сферепредпринимательской деятельности. Государство гарантирует право на коммерческуютайну и берет на себя обязательство обеспечить его судебную защиту. Правоотносить информацию к составляющей коммерческую тайну и определять перечень исостав такой информации принадлежит ее обладателю (с учетом положенийФедерального закона «О коммерческой тайне»), т. е. конфиденциальность икоммерческую ценность информации выявляет сама организация, что должно бытьзакреплено приказом об использовании информации, содержащей служебную икоммерческую тайну. При этом следует иметь в виду, что информация, составляющаякоммерческую тайну, может быть в отдельных случаях и государственной тайной,однако исключено обратное: государственная тайна не может быть коммерческойтайной.

Правом доступа ксведениям, являющимся служебной или коммерческой тайной, обладают:

1. Физическиелица, связанные с владельцем тайны трудовыми от ношениями;

2. Органыгосударственной власти, управления, судебные органы и их должностные лица всилу служебных полномочий;

3. Лица,которые выступают сторонами сделок, заключаемых с вла дельцем тайны.

Доступ работника кинформации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, еслиэто не предусмотрено его трудовыми обязанностями. Работник обязан не разглашатьинформацию, составляющую коммерческую тайну, после прекращения трудовогодоговора в течение срока, предусмотренного соглашением между работником иработодателем, или в течение трех лет после прекращения трудового договора,если такое соглашение не заключалось. Если работник виновен в разглашенииставшей ему известной в связи с исполнением им трудовых обязанностейинформации, составляющей коммерческую тайну, он обязан возместить причиненныйработодателю ущерб. Работодатель вправе потребовать возмещения причиненныхубытков, если разглашение информации последовало в течение срока,предусмотренного соглашением между работником и работодателем, или (если такоесоглашение не было заключено) в течение трех лет после прекращения трудовогодоговора.

В случае, еслиразглашение информации, составляющей коммерческую тайну, явилось следствиемнепреодолимой силы, крайней необходимости или неисполнения работодателемобязанности по обеспечению режима коммерческой тайны, работник (или лицо,прекратившее трудовые отношения) причиненные ущерб либо убытки не возмещает.


Списокиспользованных источников

 

1.  АндрееваВ.И. Делопроизводство. М., 1998.

2.  ГОСТ6.10.1-88. УСД. Основные положения.

3.  ГОСТР 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации: Требования к оформлению документов: Унифицир. системыдокументации Введен 01. 07. 98.-М.: Госстандарт России, 1997.-19 с.

4.  КузнецоваТ. В. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления.- М.: ЗАО«Бизнес-шк.» «Интел-Синтез», 1999.-317 с:

5.  ЛопатниковаЕ. А. Делопроизводство: образцы док. с коммент. /.— М.: Омега-Л, 2005. — 288с.

еще рефераты
Еще работы по менеджменту