Реферат: Организационная структура предприятия на примере ОАО Эй Пи Трейд

--PAGE_BREAK--На формирование структуры управления оказывают влияние изменения организационных форм, в которых функционируют предприятия. Так, при вхождении фирмы в состав какого-либо объединения, скажем, ассоциации, концерна и т.п., происходит перераспределение управленческих функций (часть функций, естественно, централизуется), поэтому меняется и структура управления фирмы. Впрочем, даже если предприятие остается самостоятельным и независимым, но становится частью сетевой организации, объединяющей на временной основе ряд взаимосвязанных предприятий (чаще всего для использования благоприятной ситуации), ему приходится вносить в свою управленческую структуру ряд изменений. Это связано с необходимостью усиления функций координации и адаптации к системам менеджмента других компаний, входящих в сеть.
Важный фактор формирования управленческих структур — уровень развития на предприятии информационной технологии. Общая тенденция к децентрализации «электронного интеллекта», то есть к росту числа персональных компьютеров при одновременном расширении использования на уровне предприятия локальных сетей, ведет к ликвидации или сокращению объема работ по ряду функций на среднем и низовом уровнях. Это относится прежде всего к координации работы подчиненных звеньев, передаче информации, обобщению результатов деятельности отдельных сотрудников. Прямым результатом использования локальных сетей может быть расширение сферы контроля руководителей при сокращении числа уровней управления на предприятии.
В этом контексте стоит отметить, что современное развитие информационных систем приводит к формированию нового типа предприятий, которые в западной литературе получили название «виртуальных» компаний (организаций). Под ними понимают совокупности независимых (чаще всего небольших по размерам) предприятий, являющихся как бы узлами на информационной сети, обеспечивающей их тесное взаимодействие. Единство и целенаправленность в работе этих фирм достигаются благодаря гибкой электронной связи на базе информационной технологии, которая пронизывает буквально все сферы их деятельности. Поэтому границы между входящими в них организациями становятся «прозрачными», и каждая из них может рассматриваться представителем компании в целом.
4.     Типовые формы управления и обоснование целесообразности
применения на данном предприятии.
         Общее число работников компании составляет около 200 человек. Понятие персонала ООО «Эй-Пи Трейд» характери­зуется численностью и составом занятых на нем работников. В соответствии с действующим порядком учета на предприятиях торговли выделяются мужчины в возрасте до 30 лет; от 30 до 60 лет; свыше 60 лет; а женщины соответственно до 30 лет; от 30 до 55 лет; свыше 55 лет. В целях эффективного управления движением персонала в ООО «Эй-Пи Трейд» принята  более детальная группировка работников по возрасту.
ООО «Эй-Пи Трейд», являясь официальным дистрибьютором компании PG, осуществляет процесс централизованного планирования «сверху вниз». Плановые директивы разрабатываются на высшем уровне управления, где определяются цели, основные направления и главные хозяйственные задачи развития компании. Кроме того, на этом уровне предпринимаются попытки объединить все звенья производственного механизма.
На более низких ступенях управления, т.е. на уровне каждого из отделов компании, эти цели и задачи конкретизируются применительно к деятельности каждого из них. Это технологическое планирование, устанавливающее пропорции и объемы поставок, продаж по всем видам продукции. После соответствующего согласования плановых заданий с конкретными исполнителями: начальниками отделов, менеджерами, планы окончательно утверждаются высшим руководством. Существующая в ООО  «Эй-Пи Трейд» организация процесса планирования свидетельствует о централизации важнейших решений в области планирования в высшем звене управления компании и, вместе с тем, предоставляет определенную самостоятельность отделам в разработке календарных планов на базе показателей, единых для всей фирмы.
Для того чтобы иметь возможность правильно определить цели и задачи для каждого отдела, руководство компании должно располагать данными о состоянии и развитии каждого конкретного рынка и каждого отдельного продукта на рынке. Эти данные содержатся в программах маркетинга ООО «Эй-Пи Трейд», которые ложатся в основу разработки плана по всем отделам. Аппарат, осуществляющий внутрифирменное планирование, включает функциональные подразделения на разных уровнях управления. Высшее звено системы планирования составляет в ООО «Эй- Пи Трейд». Плановый комитет, состоящий из руководителей отделов компании во главе с директором. Плановый комитет подготавливает решения по наиболее важным проблемам стратегии и политики фирмы, выполняет координационные и аналитические функции, участвует в формулировании основных целей и задач фирмы на длительную перспективу. Подготавливаемые Плановым комитетом рекомендации выносятся на рассмотрение и, после одобрения, включаются в форме конкретных мероприятий в перспективный план развития фирмы. На этом уровне управления компанией формируются исходные положения для оптимального распределения внутрифирменных ресурсов в течение определенного планового периода.   ООО «Эй-Пи Трейд» в своей деятельности применяет два вида планирования: долгосрочное или стратегическое планирование и годовое финансовое планирование. Стратегическое планирование осуществляется, как правило, небольшой группой специалистов при высшем руководстве фирмы, которая и концентрирует свое внимание на разработке долгосрочных решений, принимаемых фирмой на основе экономического анализа рыночной ситуации. Ввиду сложности этого процесса в нем используются такие инструменты планирования, как эконометрические прогнозы или модели, разработанные специалистами. Стратегическое планирование имеет цель дать обоснованную оценку будущей рентабельности отделений и филиалов, на этой основе далее принимаются решения по поводу прекращения того или иного вида предпринимательской деятельности или внедрения в новые сферы деловой активности. Текущее или годовое планирование основывается в ООО «Эй Пи Трейд» на показателях стратегического плана. Годовой план (бюджет) — оперативный документ, согласно которому отделение определяет планируемый на текущий год объем продаж, составляет план по использованию рабочей силы, капиталовложений, выпуска новых видов продукции. В годовом плане детализируются планы производства и сбыт поквартально и помесячно, а также устанавливаются задания для низовых уровней управления. Процесс разработки годового плана начинается с прогноза объема продаж товаров и услуг. Затем рассчитываются издержки производства и намечаемая прибыль. В рамках фирмы составляются планы по каждому из его отделов, выступающих центрами издержек производства. Управление ими осуществляется на основе показателей отклонения расходов от бюджета. Составление бюджета или сметы расходов обычно начинается с разработки нормативов трудовых затрат в рублях,  затрачиваемых на единицу выпускаемой продукции. Затем определяются от достигнутого затраты на сырье и материалы исходя из установленных нормативов трудовых затрат на единицу продукции. Расходы, не зависящие от объема производства, могут быть включены в бюджет как накладные расходы к нормативу трудовых затрат или не включаются совсем. Общая норма затрат на единицу выпускаемой продукции выступает как показатель, который периодически (раз в неделю или в месяц) сравнивается с количеством действительно затраченных человеко-часов производственной работы и со стоимостью сырья и материалов.
         Характер планирования зависит от структуры фирмы. «Эй-Пи Трейд»,  являясь специализированной компанией, основной упор в планировании делается на разработку структуры фирмы и обоснование новых инвестиционных проектов. Предложение и решение этих вопросов сосредоточено на высшем уровне управления, поскольку именно там имеется вся информация. Поэтому в «Эй-Пи Трейд» подготовка плана ведется более централизованно и «сверху вниз». Приоритетное значение здесь играют цели: увеличение доли на рынке, рост объема продаж и прибыли. Временной горизонт планирования в компании равен пяти годам, а прогнозирование охватывает длительный период на перспективу. Контроль за деятельностью компании осуществляется на основе финансовых показателей непосредственно высшим руководством фирмы.
Главная цель управления ООО «Эй-Пи Трейд» состоит в форми­ровании численности и состава работников, отвечающих специфике деятельности данного торгового предприятия и способных обеспечивать основные задачи его развития в предстоящем периоде. Процесс управления персоналом торгового предприятия базируется на следующих основных принципах:
1.Система формирования и использования персонала тор­гового предприятия должна быть подчинена общей стратегии его развития. Управление персоналом должно быть интег­рировано со стратегией управления товарооборотом и тор­говыми услугами, развития материально-технической базы, финансового развития торгового предприятия.
2. В процессе управления персоналом должна преследовать­ся цель стабилизации состава работников. С экономических позиций высокая текучесть персонала на предприятиях торговли обходится очень дорого даже по отношению к рабочим специальностям, а опытных, высококвалифици­рованных специалистов и менеджеров заменить очень сложно.
3.В процессе управления персоналом небольших магазинов следует отказываться от жесткой классифи­кации работ. Наибольшая эффективность использования персонала таких магазинов достигается при совмещении профессий работников для обеспечения выполнения необ­ходимого объема разных видов работ.
4.Отбор работников, на которых намечено распространить гарантию занятости в фиксированном периоде, должен осу­ществляться на конкурсной основе. В первую очередь этот принцип относится к наемным работникам — главным менеджерам и специалистам торговых предприятий, но может быть распространен и на квалифицированных про­давцов по реализации товаров наиболее сложного ассорти­мента. В процессе конкурсного отбора предпочтение должно отдаваться работникам, которые обладают не только высо­кой квалификацией, но и способностью к индивидуальному поиску, адаптации к конъюнктуре пот­ребительского рынка.
5. В процессе формирования и использования персонала необходимо учитывать трудовую мотивацию основных работ­ников и стремиться к ее реализации в рамках возможностей торгового предприятия. Формирование трудовой мотивации отражает изменения ценностных приоритетов работников в условиях перехода к рыночной экономике, желание на­емных работников к сотрудничеству и партнерству с владель­цами предприятия на долгосрочной основе,
6.  В процессе управления персоналом торгового предприя­тия должны    обязательно учитываться правовые нормы госу­дарственного регулирования занятости и оплаты труда. Это относится к порядку приема работников на работу, обес­печению соответствующих режимов и условий их труда, соблюдению минимальной границы заработной платы, обес­печению соответствующих социальных выплат и другим установленным правовым нормам в этой сфере.     Анализ эффективности организационной структуры ООО «Эй-Пи Трейд» позволяет сделать вывод о том, что структура управления построена с учетом особенностей направлений деятельности компании. Данная схема отлажена и поступательно работает, обеспечивая прибыль предприятия.
Управление численностью и составом работников ООО «Эй-Пи Трейд» явля­ется наиболее ответственным звеном в общей системе функций управления персоналом торгового предприятия. Основной целью управления численностью и составом персонала компании является оптимизация затрат труда на выполнение основных видов работ, связанных с деятель­ностью торгового предприятия, и обеспечение заполнения необходимых рабочих мест работниками соответствующих профессий, специальностью и уровнем квалификации.       Управление численностью и составом персонала охваты­вает ряд последовательно выполняемых этапов работ.
 1. Проектирование трудовых процессов в ООО «Эй-Пи Трейд» предусматривает определение общего объема работ и его распределение в разрезе отдельных групп исполнителей. Общий объем выполняемых работ в компании определяется, прежде всего, планируемым объемом и составом оптового  товарооборота, а также номенклату­рой и объемом оказываемых ими дополнительных услуг оптовым покупателям. Определенное влияние на формируемый объем работ оказывают также размеры торговой площади и используемые торговые технологии (в первую очередь применяемый метод продажи товаров). Общий объем выполняемых работ должен быть распре­делен между отдельными группами исполнителей. Такое распределение основано на разделении труда в компании, т.е. на обособлении различных видов деятельнос­ти торгового предприятия.
2.      Планирование численности работников отдельных долж­ностей, профессий и уровней квалификации предусматривает установление планового количества этих работников. Планированию состава и общей численности работников действующего предприятия предшествует анализ динамики персонала, и эффективности использования рабочего вре­мени в предплановом периоде. Основной задачей анализа динамики персонала является установление тенденций изменения его количественного и качественного состава с позиций соответствия темпам развития хозяйственной деятельности торгового предприя­тия. В этих целях темпы развития численности отдельных категорий работников сопоставляются с темпами развития товарооборота, объема реализованных платных услуг, вало­вого дохода, прибыли и некоторых других показателей. Особое внимание в этом разделе анализа должно быть уделено изучению тенденций изменения профессиональ­ного и квалификационного состава работников, его соот­ветствия объемам и сложности отдельных видов работ, выполняемых на предприятии.
Предотвращение увольнения работников по собствен­ному желанию обеспечивается выявлением и удовлетворе­нием их трудовой мотивации, а также обеспечением адаптации вновь принятых работников (особенно в первые шесть месяцев их работы). Эффективное использование сформированного в компании персонала в значительной степени обеспечивается разработкой системы мероприятий, на­правленных на повышение производительности труда. Основной целью управления   производительностью   труда является поиск и реализация возможных резервов ее роста при обеспечении высокого уровня торгового обслуживания покупателей. Процесс построения системы таких показателей основывается на следующих основных принципах: а) понятие производительности труда применимо ко всем категориям и профессиям работников торгового предприя­тия; б) производительность труда на торговом предприятии характеризует затраты только живого труда.
Основной целью управления стимулированием труда является обеспечение роста доходов персонала и диф­ференциации их выплат в соответствии с трудовым вкладом отдельных работников в общие результаты деятельности торгового предприятия. В компании существует следующая система бонусов при выполнении плана. На примере торгового представителя это выглядит так: при окладе в 10 000 руб. и выполнении плана на 80% бонусная выплата составляет 2000 руб., соответственно, при 90 % плана – бонус 3 000 руб.
В рамках развития мотивации сотрудников в ООО «Эй-Пи Трейд» активно применяется и следующая система бонусов: право на амортизационные выплаты за использование личного автомобиля и компенсация затрат на топливо имеют работники, которые для выполнения своих обязанностей должны использовать личный автомобиль; ежегодная вакцинация сотрудников (производится всем желающим за счёт  средств Компании); повышение квалификации. В качестве бонуса компания может оплачивать получение высшего образования в размере 50% от стоимости обучения, и 100% при обучении по программам, связанным  с повышением профессионального уровня; дополнительная медицинская страховка. Оплата компанией медицинских услуг на определенную сумму в год; компенсация сотового телефона.  Для отдельной категории сотрудников компании, использующих телефон в служебных целях и состоящих в корпорации; премирование сотрудников филиалов по результатам работы за квартал, выплачивается при условии выполнения филиалом квартального плана продаж; Новогодние подарки детям приобретаются за счёт средств компании для детей сотрудников в возрасте до 12 лет; возможность приобретения товара реализуемого компанией со скидкой. Предоставляется всем сотрудникам компании; детские лагеря оплачиваются компанией по ставке фонда социального страхования; для работников склада выдаётся 0,5 литра молока в день на каждого сотрудника; материальная помощь в связи с событиями в жизни работников (ограбление, пожар, потеря близких); беспроцентная ссуда. Предоставляется сотрудникам отдела продаж, проработавшим не менее года, с целью приобретения автомобиля для использования в служебных целях, со сроком погашения 1,5 года; премирование лучших сотрудников — по  итогам аттестации сотрудникам выплачиваются ежемесячные премии к зарплате, процент которых зависит от полученного рейтинга. Управление стимулированием труда охватывает ряд по­следовательно выполняемых этапов работ:
    продолжение
--PAGE_BREAK--