Реферат: Оглядово-аналітичні документи

--PAGE_BREAK--1.2 Загальна методика створення інформаційно-аналітичного документа
Аналітичні документи дають змогу уявити інформаційну модель проблеми.Це, перш за все, аналітичний огляд, інформаційно-аналітична довідка, інформаційний звіт про діяльність тощо. Саме ці документи, створювані внаслідок аналітико-синтетичної переробки інформації з первинних документів, дають змогу всебічно висвітлити проблемну ситуацію. Для створення таких документів застосовують як загальнонаукові методи, так і інформаційно-прогностичні методики (контент-аналіз, івент-аналіз, моделювання, когнітивне картування і т. ін.)[18, с. 321].

Різноманітні інформаційні документи об'єднані цільовим призначенням і методикою підготовки.

Загалом уже склалася певна методика підготовки інформаційних (вторинних) документів: загальна (для всіх видів) та часткова (для певного виду).

Загальна методика підготовки інформаційного документа охоплює такі послідовні операції:

—уточнення інформаційної потреби споживача (споживачів) інформації, визначення кола і послідовності перегляду джерел;

—визначення цільового призначення інформаційного документа, який відповідає інформаційному запиту споживача;

—бібліографічний пошук і відбір існуючих інформаційних документів, що відповідають запиту споживача з метою відбору релевантних і пертинентних документів;

—по можливості повне виявлення первинних документів, профільних з інформаційним запитом споживача (інформаційна розвідка, попередній аналіз документів);

—критеріальний аналіз виявлених первинних документів та диференціація їх на «потрібні — непотрібні», відбір необхідних для здійснення аналізу і синтезу їх (проміжний аналіз);

—всебічний аналіз змістових і формальних характеристик первинного документа (документів) для безпосереднього включення в процес аналітико-синтетичної обробки (остаточний аналіз);

— логічне перетворення вилучених даних з метою отримання нової синтезованої інформації про предмет створення вторинного документа;

—визначення структури та послідовний виклад змісту вторинної інформації в інформаційному документі.

Вихідним для створення інформаційного документа є конкретний інформаційний запит споживача (споживачів), який відображає його потребу у вторинній інформації. Для того щоб мати повне уявлення про інформаційну потребу, створюють особливий пошуковий образ запиту (ПОЗ), який поєднує: чітке словесне (вербальне) формулювання змісту інформаційної потреби, її межі (тобто діапазон тематичних характеристик, формальних аспектів), глибину запиту (історія та (або) сучасний стан розвитку теми, проблеми, науковий і (або) науково-популярний рівень її викладу в первинних документах тощо).

Кожний первинний і вторинний документ має свій конкретний набір специфічних ознак, що створюють пошуковий образ документа: певний семантичний зміст, виражений у назві і в тексті, цільове призначення й адресність, характер інформації, автор (його авторитет), рік видання, місце виходу у світ та інші характеристики. Пошуковий образ документа (ПОД) — це узагальнена програма конкретного документа, його інформаційна формула [18, с. 295].

Відбір первинних документів для створення вторинних документів здійснюють шляхом зіставлення ПОЗ і ПОД.

Основним джерелом відомостей про первинні документи для виявлення та відбору їх є бібліографічні покажчики, БД, бібліотечні (карткові та електронні) каталоги. Саме в них створюють ПОД.

Виявлення первинних документів (або так звана інформаційна розвідка) дасть змогу по можливості якомога повніше визначити основне коло документних джерел інформації, що відповідають профілю інформаційних запитів споживачів: вітчизняних, зарубіжних, нових, за минулі роки тощо. Саме такий вичерпний масив з теми може стати об'єктом аналізу.

Всебічне вивчення змістових і формальних характеристик первинних документів "devizu" дає можливість виявити ті з них, які відповідають набору пошукових ознак інформаційної потреби. До таких основних ознак належать: інформативність документа, новизна, повнота й обсяг релевантної інформації, актуальність. Інформативність документа — це кількість і якість інформації, цікавої для споживача. Основним показником інформативності є новизна інформації.

Критерій новизни, оригінальності документа має, як правило, подвійне значення: інформація може бути новою з погляду поінформованості споживача і з погляду розвитку тієї чи іншої галузі. У другому випадку інформацію називають оригінальною, первинною, такою, що не має аналогів у своїй сфері. Саме новизна інформації з погляду розвитку науки, техніки, економіки, культури є основним критерієм інформативності документа. Перевагу надають узагальнювальним документам, які підсумовують розвиток наукових, прикладних та інших досліджень.

Пріоритет надають документам, що мають підвищений попит користувачів.

У масиві виявлених джерел відбирають, як правило, те, що містить найбільшу кількість релевантних ідей з проблеми (теми) порівняно з іншими, поданих з високою інформативною компактністю, щільністю. Основна вимога — отримати максимум інформації при мінімумі тексту, малій кількості документів, забезпечити компактність і високу інформаційну місткість вторинного документа. Якщо з певної теми є кілька первинних документів, перевага надається тим із них, які мають найповніший обсяг профільної оригінальної інформації. Остаточно відбираючи первинні документи, їх відчужують від документного потоку чи масиву.

Остаточний аналіз первинних документів здійснюють шляхом всебічного виявлення змістових і формальних характеристик для синтезування, тобто поєднання виявлених під час аналізу розрізнених фактів і частин предмета, а також встановлення їхніх логічних і структурних зв'язків з метою пізнання предмета як єдиного цілого.

Теоретичною основою синтезування є закони, за допомогою яких розрізнений фактичний матеріал набуває єдиного смислового змісту. У такий спосіб встановлюють дійсне значення одиничних випадкових фактів, положень, явищ, процесів. У процесі семантичного (змістового) і структурного аналізу та синтезу первинної інформації утворюється нова вторинна інформація, за допомогою якої можна визначити тенденції розвитку науки, техніки і виробництва. Інформування споживачів у масиві первинних документів у згорнутому, узагальненому вигляді дає змогу, по-перше, підвищити науковий рівень прийняття управлінських та інших рішень; по-друге, знизити вартість наукових і практичних розробок; по-третє, скоротити термін дослідження або прийняття рішення.

Оціночні фактори синтезування інформації відіграють важливу роль у вирішенні наукових і практичних завдань, визначають форму і зміст інформаційних документів. До них належать: цільове призначення, тематичні межі, рівень узагальнення, глибина згортання інформації [18, с. 298].

Загальну методику, яку застосовують для створення інформаційних документів, використовують і в процесах пізнавальної діяльності. Більшості видів інформаційних документів властиві елементи наукової, інтелектуальної праці. Однак визначальним критерієм, що дає змогу виділити інформаційні документи із сукупності інших документів-результатів науково-пізнавальної діяльності, є їхнє цільове призначення. Завдання інформаційних документів — допомогти споживачеві в пошуку необхідної первинної інформації; сконцентрувати його увагу на найважливіших джерелах, підготувати основу для виходу з проблемної ситуації шляхом надання її інформаційної моделі. Таким чином, цільову установку створення інформаційних документів визначають тим, як вони виконують допоміжну функцію стосовно сфери, що обслуговується. Інформаційні джерела постачають споживачів фактами, даними, інформацією, необхідними для вирішення наукової, практичної проблеми чи прийняття управлінського рішення. Отже, сутнісні властивості інформаційного документа дають змогу розглядати його як результат переробки вихідної інформації, що сприяє переходу її на вторинно-документальний рівень шляхом створення похідного (вторинного) документа [18, с. 300].

Процес підготовки різних інформаційних документів проходить в декілька етапів, але серед можливих варіантів і відмінностей все одно можна вирізнити ті етапи, які властиві процесу підготовки будь-якого інформаційного документа.

Основні етапи підготовки інформаційних документів:

Iетап — пошук та виявлення інформації, відповідної запиту.

IIетап — відбір документів, їх попередня систематизація.

IIIетап — аналіз змісту вихідних документів, відбір інформації, потрібної споживачеві.

IVетап — узагальнення відібраної інформації.

Vетап— написання тексту інформаційного документа [26, с. 20].

У загальному вигляді методика створення аналітичних документів — це методика інформаційного аналізу і синтезу, тобто зосередження на основних положеннях, фактах, даних з відкиданням надлишкової інформації. Більшість із зазначених інформаційних документів мають містити так звані вивідні знанняпро тенденції розвитку проблеми та шляхи її вирішення. Наявність нового (вивідного) знання в таких документах породжує суперечність щодо зарахування їх до вторинних. Методи, які застосовують для створення аналітичних оглядів, інформаційно-аналітичних довідок, аналітичних записок та інших інформаційних документів, широко використовують у процесах науково-пізнавальної діяльності. Саме тому аналітично-синтетична обробка документів належить до рівня наукової обробки документів [18, с. 322].

Так, складаючи огляд, застосовують методи, властиві процесам підготовки інших документів: інформаційний аналіз, абстрагування, синтез, узагальнення тощо. Саме створюючи оглядові документи, передбачають як критичну оцінку наявної інформації, так і використання елементів наукового дослідження цієї інформації для одержання вихідного знання про стан і тенденції розвитку проблеми.

Саме орієнтація на передбачення, виявлення тенденцій розвитку ситуації обумовлює переважне застосування різних аналітичних методів опрацювання інформації (інформаційний аналіз, джерелознавчий, ситуаційний, контент, івент-аналіз та ін.). Передбачення шляхів розвитку ситуації потребує узагальнення відомостей та їх оцінки. Отже, методи узагальнення, абстрагування, моделювання, когнітивного картирування теж входять в коло засобів ІАД. Крім методів створення та поширення вторинної інформації, до засобів ІАД належать джерела одержання інформації, матеріально-технічні засоби переробки та розповсюдження інформації. Саме у сфері політики, економіки, управління широко застосовуються комп’ютерні технології.

Результатом ІД є інформаційна продукція, але виходячи з уже визначених нами особливостей, бачимо, що основним результатом ІАД будуть такі вторинні документи, що є інформаційною моделлю не первинного документа, а моделлю проблеми. Це інформаційні документи, які містять так зване вивідне знання у вигляді висновків, рекомендацій, прогнозів. Це насамперед огляди, інформаційно-аналітичні довідки, оглядові довідки, інформаційні звіти про діяльність. До різновидів оглядової інформації ми відносимо також інформаційні релізи, підготовка яких потребує аналізу первинної інформації, її розподілу на основну та надлишкову, відкриту та конфіденційну, головну та периферійну. Інформаційні документи з наявністю прогнозу розвитку проблемної ситуації є засобом інформаційного управління [18, с. 16].

Саме орієнтація на передбачення, виявлення та прогноз тенденцій розвитку ситуації обумовлює застосування різних аналітичних методик опрацювання вихідної інформації (інформаційний аналіз, контент-аналіз, інвент-аналіз, аналіз процесу прийняття рішень, когнитивне картирування тощо). Передбачення шляхів розвитку ситуації потребує не тільк узагальнення виявленої інформації, а також її оцінки.

Наявність в інформаційно-аналітичних дослідження “вивідного знання” робить їх надійним підґрунтям прийнятті управлінських рішень. Це в свою чергу визначає місце інформаційно-аналітичних документів у структурі інформаційних ресурсів [25, с. 15].

Створення оглядових та аналітичних документів потребує професійної підготовки їхніх авторів і як висококваліфікованих фахівців з цієї проблеми, і як інформаційних працівників, котрі володіють методами аналізу і синтезу інформації. Цінність оглядово-аналітичних документів пов’язана з можливістю швидкого «входження» з їхньою допомогою в певну проблематику, а також з тим, щоб скласти уявлення про перспективні напрями її розвитку. Між оглядовими та аналітичними документами багато спільного, тому їх часто розглядають як змішаний вид вторинних документів — оглядово-аналітичні документи [18, с. 313]




Розділ 2. Система та загальні підходи до інформаційно-аналітичного забезпечення управління установи
2.1 Сутність інформаційного забезпечення управління
Інформаційне забезпечення — сукупність процесів з підготовки і надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами, їх розв’язання.

Інформаційне забезпечення — комплекс методів, засобів документаційного, фактографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інформаційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач.

Інформаційне забезпечення управління – це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі із використанням комп’ютерних інформаційних систем) з метою аналізу, одержаних результаті для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління.

Документне забезпечення управління (ДЗУ) охоплює питання документування організації роботи з документами в процесі здійснення управління і систематизації архівного збереження документів [2, с. 26].

Визначення поняття “інформаційне забезпечення”, наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об’єкт, засоби здійснення — процесуально-діяльнісну та інформаційно-ресурсну складові.

Інформатика і менеджмент на сучасному рівні розвитку суспільства не тільки взаємозалежні, а й взаємопов’язані. Так, за допомогою інформатики організовується повна і всебічна інформованість (інформаційне забезпечення) всього керівного складу і фахівців про внутрішній стан підприємства, процеси та явища в їхньому взаємозв’язку, які відбуваються або на об’єкті управління, а також про зовнішнє середовище.

Тож для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення той чи інший менеджер має бути забезпечений об’єктивною, повною, вірогідною і наданою в потрібний час інформацією. Зважаючи на те, що управління є процесом безперервним, він має безперервно отримувати таку інформацію [20, с. 11].

В соціально-економічних системах, до яких структурно входять різноманітні об’єкти управління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, яка використовується в процесах управління.

Отож, інформаційна система – це сукупність різноманітних взаємопов’язаних усебічних відомостей про стан об’єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на керовану.

Тому, для розв’язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядати як певну сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін. Ці відомості систематизовані і перетворені у придатну для використання форму, відіграють в управлінні надзвичайно важливу роль.

Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів розміщення і форм існування, інформації, яка використовується в інформаційній системі, під час її функціонування на об’єкті управління (згідно ГОСТ 34.003-90 “АС Термины и определения”).

Основні вимоги до інформаційного забезпечення (ГОСТ 24.104-85 “Автоматизированные системы управления. Общие требования”) такі:

§     Інформаційне забезпечення має бути достатнім для використання всіх функцій інформаційної системи, які автоматизуються;

§     Для кодування інформації, що використовується як на об’єкті управління, так і на вищому рівні, необхідно використовувати погоджені класифікатори, які в них є;

§     Інформаційне забезпечення даної інформаційної системи має бути поєднане з інформаційним забезпеченням інших систем з якими воно взаємодіє;

§     Форми документів і відеокадрів, які вводяться системою, мають відповідати вимогам стандартів, технічним характеристикам терміналів, а також погодженні з замовником;

§     Сукупність інформаційних масивів організується у вигляді бази даних на машинних носіях;

§     Інші вимоги.

Інформаційна система, що характеризує внутрішній стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та його зовнішнє середовище, а також є моделлю цього об’єкта – це система автоматизованого збирання й обробки інформації. Вона є основою для організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення організації [27, с. 23].

Управління процесами опрацювання інформації є змістом документаційного забезпечення управління.

Тільки систематизована інформація дає можливість керівнику визначати ефективність організаційно-економічних, соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються, змінювати накреслену програму. Чим краще поінформований керівник, тим більш оперативні і вищі за якістю його рішення.

Суб’єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об’єкту управління.

Ефективність функціонування установи в основному визначається продуктивністю діяльності спеціалістів, особливо у питаннях створення нової інформації. Спеціалісти забезпечують практично всю інформаційну підготовку для прийняття рішення керівником. Вони є основними виконавцями документів, визначають їх якість.

Основний клас завдань, притаманний офісу – документаційне забезпечення управління. Незалежно від класу завдань, рішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, які включають:

§     Опрацювання вхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні так і звичайні, написання звітів, та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми;

§     Збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад: звітності за певні періоди часу, за різними підрозділами або організаціями, яка задовольняє різні критерії відбору;

§     Збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації.

Діяльність має бути чітко скоординована між особами, які її виконують; повинні бути забезпечені тісні зв’язки, які дозволяють обмінюватися інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований.

Діяльність у галузі інформаційного управління пов’язана з проведенням таких видів робіт:

1. Виявлення кола управлінських завдань, які розв’язуються як на рівні організації, так і в кожному з їх підрозділів.

2.Оцінка значущості окремих напрямів діяльності організації на певних етапах її розвитку.

3.Уточнення складу і структури інформаційних матеріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.

Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації (Додаток 1).

Будь-який вид виробничо-економічної діяльності ґрунтується на відповідному інформаційному забезпеченні, у тому числі економічною кон’юнктурною, науково-технічно, оглядово-аналітичною, фактографічною та іншою інформацією.

Під інформацією розвитку системи розуміють відомості, що містять результати науково-технічних досягнень, які можуть бути використані для докорінної перебудови системи. Умовність цього поділу підтверджується конвергенцією на практиці зазначених видів діяльності, що викликано спільною структурою діяльності – об’єктом (документо-інформаційним ресурсом) технологією чи іншими структурними компонентами. Виходячи з цього умовного поділу, діяльність спеціалістів у галузі документно-інформаційних ресурсів можна поділити на діяльність у галузі документаційного забезпечення системи управління або документування управлінської діяльності і діяльності у галузі інформаційно-аналітичного забезпечення, які разом є складовими інформаційного забезпечення діяльності підприємства.

Таким чином, організація інформаційної діяльності в установах та інформаційного забезпечення управління є самостійним видом, а інформаційні підрозділи установ, будучи функціонально включеними до відповідних організаційних структур, виконують специфічні функції управління інформаційною діяльністю, системного аналізу інформаційних потоків і застосування методів інформаційної логістики до руху цих потоків як у середині організації так і стосовно зовнішнього середовища [21, с. 49].

Новим концептуальним підходом до побудови інформаційно-аналітичної системи управління є її багаторівнева структура, тобто, структура, при якій різні інформаційні потоки генеруються, обробляються, накопичуються та використовуються на різних рівнях системи: центральному (інформаційно-аналітичні служби вищих органів державної влади), крайовому (крайові інформаційно-аналітичні служби), обласному (інформаційно-аналітичні відділи в облдержадміністраціях) та районних (районні і міжрайонні інформаційно-аналітичні служби). Введення крайового рівня інформаційно-аналітичної системи органів державного управління диктується необхідністю реформи територіального устрою України як необхідного кроку демократичного розвитку. Запропонований проектом концепції адміністративно-територіальної реформи перехід від областей до втричі меншої кількості країв дозволить створити в крайових центрах могутні інформаційно-аналітичні служби. У такому випадку може відпасти необхідність організації інформаційно-аналітичних служб на районному рівні, їх функції візьмуть на себе обласні інформаційно-аналітичні служби.

Системоутворюючим принципом організації запропонованої системи інформаційно-аналітичного обслуговування є її функціональна єдність, органічний зв'язок кожного її рівня з реалізацією головної мети — забезпечення ефективного державного управління шляхом прийняття та реалізації науково обґрунтованих державно-управлінських рішень.

Функціональне призначення різних рівнів структурної організації інформаційно-аналітичної системи являє собою ступінь конкретизації цієї головної мети, шляхи реалізації загальної мети в окремих напрямах діяльності з урахуванням регіональних і місцевих особливостей [4, с. 2].

Структурно-функціональна схема організації багаторівневої системи інформаційно-аналітичного обслуговування органів державної влади в процесі прийняття та реалізації державно-управлінських рішень подана у Додатку 2.

Наведена у Додатку 2 схема відображає декомпозицію головної мети, що складається з інформаційно-аналітичного забезпечення прийняття і реалізації різноманітних державно-управлінських рішень, на більш конкретні завдання і функції, пов'язуючи їх зі структурою і конкретними можливостями матеріально-технічного та кадрового забезпечення.

Дана схема (Додаток 2) наглядно ілюструє внутрішню єдність, взаємну ув'язку головної мети, завдань, структури, функцій та матеріально-технічного, кадрового забезпечення в організації роботи багаторівневої інформаційно-аналітичної системи.

Незважаючи на те, що основні функції, як показано (Додаток 2), реалізуються на декількох рівнях, реального дублювання функцій не відбувається. Вказані функції носять загальний характер і пов'язані з більшим обсягом конкретних робіт, які виконуються кожним рівнем в різному масштабі.

Кожний організаційний рівень інформаційно-аналітичної системи розрахований на оперування визначеним обсягом інформації, тобто він повинен займатися збором, аналізом та розповсюдженням інформації в межах району, області, краю, країни. Збільшення кількості інформації, що проходить через рівень і обробляється в ньому, веде до зміни якості самого рівня, зміни його внутрішньої структури та функціонального призначення всередині системи. Обґрунтована чітка структура інформаційно-аналітичної системи буде забезпечувати її сталість, стабільність, єдність інформаційного простору, який вона покликана створити та ефективно використовувати в процесі прийняття та реалізації державно-управлінських рішень.

Саме структура інформаційно-аналітичної системи є головним фактором систематизації, упорядкування, структурування різноманітних різнопланових інформаційних потоків, що надходять у систему ззовні, перетворення їх на аналітичні матеріали, прогнози, рекомендації, консультації та надання цих продуктів перетворення інформаційним органам державного управління [11, с. 39].
    продолжение
--PAGE_BREAK--2.2 Шлях інформаційного документа до споживача
Будь–яка сфера людської діяльності потребує інформаційного забезпечення. Жодне виважене рішення в науці, політиці, економіці чи в комерційній діяльності не можна приймати без належного інформаційного забезпечення. Тому кожна людина, в якій сфері вона б не працювала, послуговується документною інформацією, і має володіти основами її пошуку, аналізу, використання [18, с. 281].

Споживачем інформації може бути будь-яка людина або колектив, що потребує інформації, відібраної з масиву документних джерел і опрацьованої відповідно до інформаційної потреби. Іншими словами, споживач потребує документної, тобто зафіксованої на матеріальному носії, документографічної інформації, об’єктом якої є документ, його частина чи сукупність документів, що описують будь-який документ (документи); фактографічної інформації, що характеризує певний факт, подію чи їхню сукупність; концептографічної інформації, що характеризує певні ідеї, думки, концепції, погляди, уявлення; бібліографічної інформації, що містить відомості про документ ( про його частину чи документний потік, документний масив, ресурс, фонд). Таку інформацію створюють для інформування споживача про існування документа, його внутрішні (змістовні) та зовнішні (формальні) ознаки і властивості, для орієнтування в документному потоці, масиві, ресурсі, фонді. Цю інформацію може бути подано в будь-якій формі (усній, рукописній, друкованій, електронній тощо) як каталоги і картотеки, бібілографічні посібники, огляди і дайжести, а також як частини інших документів і т. д. Отже, йдеться про інформацію, яка є результатом наукової обробки первинних документів і має риси інформаційно-аналітичного дослідження.

Цільове призначення інформаційного документа визначається метою, яку ставить перед собою споживач. Інформаційні потреби споживача для вирішення конкретних завдань можуть бути різними:

—скласти уявлення про зміст первинних документів з теми(проблеми), яка його цікавить, з метою відбору цінних джерел для вивчення;

—оцінити стан і шляхи розвитку певної галузі науки або практичної діяльності з метою визначення значущості завдання, що вирішується, в колі інших проблем;

—використати в здійснюваній роботі новітні досягнення своєї та інших галузей науки, техніки, культури, мистецтва з метою підвищення ефективності створюваної технології, методики, моделі тощо;

—привернути увагу до проблеми, що вивчається, з метою показу позитивних і негативних сторін здійснюваних досліджень;

—оцінити інформаційну ситуацію в конкретній галузі науки з метою визначення найперспективніших напрямів вирішення поставлених завдань;

—визначити досягнутий рівень розвитку конкретної галузінауки і техніки й порівняти з ним рівень виконаної роботи;

—встановити наукову значимість теорій, концепцій, гіпотез, практичних рішень з метою використання їх у вирішенніконкретного завдання;

—виявити тенденції розвитку базової і суміжних галузей науки, техніки, економіки, управління, культури і визначити оптимальні показники соціальної, економічної, технологічної ефективності запропонованих рішень.

Рівень згорнутої інформації визначають за характером інформаційної потреби споживача і вимірюють відношенням обсягу інформаційного документа до загального обсягу розглянутих першоджерел. На рівень узагальнення впливають також такі чинники: широта тематичних інтересів споживачів, на які розрахований вторинний документ; щільність потоку документної інформації; час, який споживач може виділити для виявлення та вивчення інформації. Відповідно до інформаційного запиту (потреби) споживача визначають зміст, рівень згортання, характер вторинної інформації, форму її подання, види інформаційних документів, часткову методику створення їх.

До сфери наукової обробки документів входить систематичне визначення кола питань, що виникають у процесі базової (професійної) діяльності споживача. Тому завданням референтів-аналітиків є виявлення, відбір, аналітико-синтетична обробка документної інформації та підготовка на цій основі інформаційних документів. Її результат є не просто аналіз і згортання первинної інформації, а перетворення її на інформаційний засіб базової діяльності споживача інформації [18, с. 284].


Результати інформаційно-аналітичної діяльності, засоби для їх створення та процеси підготовки інформаційних документів об’єднує поняття “інформаційно-аналітичні дослідження”. Такі дослідження обумовлюють необхідність систематичного виявлення проблемних ситуацій базової діяльності споживача (чи проблемних питань галузі в цілому), що потребують розв’язання та підготовку інформаційних документів, які є підґрунтям для прийняття управлінських рішень.

Створення інформаційної продукції у сфері бібліографічної та науково-інформаційної діяльності потребує лише згортання первинної інформації з вихідних документів на рівень вторинно-документальної інформації. Тому для забезпечення споживачів інформацією достатньо створювати згорнуту інформаційну модель окремого документа (інформаційний реферат, анотація, бібліографічний опис, опис ключовими словами) або згорнуту інформаційну модель певного масиву документів (реферативний журнал, бібліографічний посібник). Такі інформаційні документи вимагають повноти, змістовності, об’єктивності, стислості та зрозумілості перетворення інформації. Головним принципом створення таких інформаційних документів є збереження семантичної адекватності інформації незалежно від її формальних перетворень. Зауваження та оцінка перетворюваних вихідних документів, зроблені від імені інформаційного посередника, виносяться у так звану область приміток. Це забезпечує об’єктивність передачі інформації, робить неможливим її перекручування та інтерпретацію з боку створювача вторинного документа. Що відносно системи “Документ — споживач” у зазначеному випадку переважає вплив елемента “Документ”, який обумовлює зміст вторинного документа та певним чином впливає на форму вторинного документа.

Інформаційно-аналітичні дослідження потребують пошуку й опрацювання не окремих документів, а вихідної інформації, що відповідає інформаційним потребам споживача. Тому для інформаційних документів, які створюються як результат інформаційно-аналітичних досліджень, основна мета полягає в створенні інформаційної моделі проблеми (теми запиту споживача інформації). Такі завдання виконують інформаційні документи з оглядовою інформацією. Огляд як інформаційний твір є не тільки узагальнюючою характеристикою вихідних джерел, а й надає висновки та рекомендації для розв’язання проблеми. Як інформаційна основа прийняття управлінських рішень і результат інформаційно-аналітичної роботи, огляд широко застосовується в економічній та політичній сферах. Існує багато різновидів інформаційних документів, створених за методикою огляду. До них можна віднести оглядові довідки, інформаційні довідки, інформаційні звіти, дайджести та ін. Названі інформаційні документи з наявністю прогнозу розвитку проблемної ситуації є засобом інформаційного управління. Таким чином, для забезпечення споживачів необхідною інформацією створюються оглядово-аналітичні документи, вихідні джерела яких є лише засобом виявлення та перетворення первинної інформації.

Провідним принципом підготовки таких інформаційних документів є необхідність надання згорнутої інформації, відповідної до теми запиту споживача, але достатньої для її використання без додаткового звертання до опрацьованих вихідних матеріалів. Безпосередня функція таких документів — це орієнтація в інформації з сутності проблеми. Допомога в орієнтації серед масиву первинних документів, можливість розгортання створеної інформації забезпечується за допомогою списка опрацьованих джерел. Проте це завдання є лише опосередкованою (похідною) функцією для інформаційно-аналітичних документів.

Для створення інформаційних документів такого напряму єможливість провести самостійне соціологічне, статистичне, маркетингове дослідження. У такому випадку результати проведеного дослідження будуть документально оформлені. Наявність у цих документах “вивідного знання” у вигляді висновків, рекомендацій, прогнозів є визначальною умовою опрацювання інформації. Тому в процесах інформаційно-аналітичної діяльності широко використовуються методи критичної оцінки інформації.

Для інформаційно-аналітичної діяльності необхідність інформаційно-аналітичних досліджень обумовлена не тільки наявністю інформаційних бар’єрів, які перешкоджають одержанню потрібної інформації, а й дефіцитом часу в діяльності споживача інформації. Дефіцит часу суб’єктів управління як споживачів інформації потребує перекладання на спеціальну інформаційну службу завдань постійного слідкування за інформацією з визначених інформаційних потреб, витягу необхідних інформативних фрагментів з усього масиву інформації, аналітико-синтетичного перетворення вихідної інформації у відповідності до потреб споживача. Виконання цих завдань створює систему інформаційного забезпечення споживачів інформації.

Таким чином, визначальним фактором опрацювання інформації для інформаційно-аналітичних документів є споживач інформації.

Початковий етап дослідницької роботи співпадає з процесами інформаційної діяльності: виявлення, збирання інформації, згортання (переробка) виявленої інформації. Далі процеси науково-дослідницької та інформаційної діяльності розмежовуються, бо на подальше опрацювання вихідної інформації все більший вплив має мета діяльності, що згодом подається як результат роботи [23, с. 15].

Інформаційні документи допомагають зорієнтуватися не лише в потоці первинних документів, а й у змісті проблеми в цілому.

Цільове призначення інформаційного документа визначається рішенням, яке споживач має прийняти на його основі. У зв’язку з цим інформаційні потреби для вирішення конкретних завдань можуть бути різноманітними, зокрема:

·     отримати уявлення про зміст первинних документів з певної проблеми з метою відбору цінних джерел для поглибленого вивчення;

·     оцінити стан і шляхи розвитку відповідної галузі науки і техніки з метою визначення місця проблеми, яка вирішується, поміж інших проблем;

·     використати новітні досягнення своєї й інших галузей науки і техніки з метою підвищення ефективності створюваної техніки і технології;

·     звернути увагу на проблему, яку вивчають з метою показу позитивних і негативних сторін досліджень, що проводяться;

·     оцінити інформаційну ситуацію в конкретній галузі науки з метою визначення найперспективніших рішень поставленого завдання;

·     визначити досягнутий рівень розвитку конкретної галузі науки і техніки й порівняти з ним рівень виконаної роботи;

·     встановити наукову значущість ідей, теорій, концепцій, гіпотез, практичних рішень з метою використання їх у вирішенні конкретного завдання;

·     виявити тенденції розвитку основної і суміжних галузей науки і техніки та встановити оптимальні технічні й економічні показники нових об’єктів, які створюють.

Інформаційні документи неопубліковані і опубліковані видають бібліотеки, органи НТІ, центри інформаційного аналізу, видавництва та інші організації. Це значно полегшує орієнтування фахівців, учених, інформаційних фахівців у потоці первинних документів [18, с. 382].

Закономірні процеси переробки інформації лежать в основі і сучасних сервісних послуг посередницьких інформаційних структур, що займаються процесами аналізу, синтезу, оцінки наукової інформації. Частка інтелектуальної праці в інформаційних продуктах і послугах невпинно зростає: інформаційний пошук у спеціалізованих БД, складання досьє, дайжестів, аналітичних інформаційних досліджень і експертиз потребує кваліфікованої діяльності референтів, експертів, аналітиків.

Створення складноструктурованих, багатофункціональних інформаційних систем, що вміщують декілька рівнів інформаційних документів (смисли, фрагменти текстів, повні тексти документів, бібліографічні дані про них) – є провідним напрямом розвитку БД [10, с. 20].

Науково-аналітична діяльність відіграє важливу роль в інформаційному забезпеченні влади, народного господарства, науки. Науково-аналітичні огляди, дозволяють представити споживачам у найбільш концентрованому вигляді аналітичну проблемно-концептуальну інформацію, що синтезує дані, опубліковані в розрізнених джерелах. Обгрунтування та прийняття рішень неможливе без використання аналітичної інформації [28, с. 21].

Інформаційно-аналітичні дослідження потребують пошуку й опрацювання не окремих документів, а вихідної інформації, що відповідає інформаційним потребам споживача. Тому, визначальним фактором опрацювання інформації для інформаційно-аналітичних документів є споживач інформації. Інформаційно-аналітичнадіяльність використовує методику та результати роботи таких видів інформаційної діяльності, як бібліографічна діяльність і науково-інформаційна діяльність. Інформаційна діяльність впливає як на формування методики інформаційно-аналітичної діяльності, так і на науково-дослідницьку діяльність. Існує багато різновидів інформаційних документів, створених за методикою інформаційно-аналітичної діяльності, які мають можливість задовільнити запити споживачів різної інформації.

Є спеціальні інформаційні установи, які утворюють систему інформаційного забезпечення споживачадокументною інформацією універсального, галузевого, проблемно-тематичного змісту [24, с. 15].

У структурі інформаційної діяльності досить чітко окреслився такий напрям, як інформаційно-аналітична діяльність. Мета названого напряму діяльності – інформаційне забезпечення управлінських рішень і створення системи інформаційного забезпечення базової діяльності споживача інформації.

Результати інформаційно – аналітичної діяльності, засоби для їх створення та процеси підготовки інформаційних документів об’єднує поняття “інформаційно-аналітичного дослідження”. Такі дослідження обумовлюють необхідність систематичного виявлення проблемних ситуацій базової діяльності споживача ( чи проблемних питань галузі в цілому), що потребують розв’язання та підготовку інформаційних документів, які є підгрунтям для прийняття управлінських рішень [25, с. 14].


Розділ
3
. Інформаційно-документне забезпечення органів влади (на прикладі міської ради м. Кузнецовська)
3.1 Документне забезпечення роботи міської ради
Питання організації управління районами у містах належать до компетенції міських рад. Міські ради та їх виконавчі органи відповідно до Конституції та Законів України здійснюють управління рухомим і нерухомим майном та іншими об’єктами, що належать до комунальної власності територіальних громад районів у містах, формують, затверджують, виконують відповідні бюджети та контролюють їх виконання, а також здійснюють інші повноваження, передбачені законодавством України, в обсягах і межах, що визначаються міськими радами [14, с. 174].

Кузнецовська міська рада є виборним представницьким органом місцевого самоврядування, що складається з депутатів і відповідно до закону представляє територіальну громаду міста та здійснює від її імені та в її інтересах функції та повноваження місцевого самоврядування.Порядок діяльності ради, її органів та посадових осіб визначається Конституцією України, законами України „Про місцеве самоврядування в Україні”, „Про статус депутатів місцевих рад”, іншими законодавчими актами України, регламентом та іншими рішеннями ради(Статутом та інструкціями, положеннями вищих органів влади).

Кузнецовська міська рада діє в такій структурі (Додаток3):

1. Керівництво ради:

— міський голова;

— секретар міської ради;

— Заступникиміського голови по виконавчій роботі:

— Перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів влади;

— Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів влади;

— Заступник міського голови начальник фінансового управління;

— Заступник міського голови начальник управління економіки;

— Заступник міського голови керуючий справами виконкому;

Чисельність апарату міської ради та її виконавчого комітету складає – 89 осіб:

Апаратне управління нараховує 13 осіб працюючих.

Відділ бухгалтерського обліку та звітності – 4 особи.

Відділ з гуманітарних питань та внутрішньої політики – 2 осби.

Відділ комунальної власності – 9 осіб.

Відділ у справах захисту населення від наслідків аварії на Чорнобильській АЕС – 4 особи.

Управління економікою- 4 особи.

Відділ архітектури та містобудування – 3 особи.

Відділ з питань торгівлі та сфери обслуговування – 2 особи.

Відділ з питань кадрової роботи – 3 особи.

Служба у справах неповнолітніх – 4 осби.

Відді культури – 6 осіб.

Комітет з фізичної культури та спорту – 1 особа.

Відділ реєстрації виборців – 4 особи.

Військово-облікове бюро – 8 осіб.

Господарська група – 14 осіб.

Юридичний відділ – 3 особи.

Відділ у справах сім’ї та молоді – 3 особи.

Архівний відділ — 2 особи.

Відділи займаються службовою документацією та бухгалтерським обліком бюджетних установ м. Кузнецовська. Структура міської ради м. Кузнецовська представлена широко, відділами з усіх питань соціально-економічного розвитку міста.

Міська рада веде свою роботу у таких напрямках: постійно спрямовує свою роботу згідно основних напрямків розвитку господарського комплексу міста:

— промисловість,

— інвестиційна діяльність;

— енергозбереження;

-житлова політика та реформування житлово-комунального господарства;

— торгівля, побутові послуги, розвиток малого підприємництва;

— благоустрій, санітарна очистка, ремонт і утримання доріг;

— газифікація;

— водопостачання, водовідведення, водопониження.

Ці напрями роботи передбачені у “Програмі соціально-економічного розвитку міста на 2008 рік.

В галузі «Органи виконавчої влади» діловодство міських рад є важливою ланкою.

В системіуправління Кузнецовської міської радидіє організаційно-розпорядча документація (ОРД):

— організаційно-розпорядча документація представленанормативними актами, що регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення (Додаток 5), розпорядження (Додаток 6), статути, укази, ухвали.

ОРД свідчить про закріплення функцій, обов’язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути).

Різноманітна за видами та за обсягом у Кузнецовській міській раді довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти (Додаток 7), анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, доповідні та пояснювальні записки, запрошення.

Документація з кадрових питань, документація по особовому складу міської ради має інформаційний характер про особовий склад ради і ведеться секретарем міської ради з моменту вступу громадянина на роботу. Це – заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки.

Особисті, офіційні документи– службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника ради представлені — автобіографіями, дорученнями, заявами, посвідченнями, пропозиціями, розписками, скаргами.

До фінансово-розрахункової та облікової документації належать акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом – договори на поставку, купівлю-продаж (Додаток), позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка.

Діловодство здійснюється централізовано, всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання виконує секретар виконкому, тобто виконує діловодні функції. У структурних підрозділах зберігаються лише робочі документи співробітників, у тому числі копії вже завершених документів, які виконавці можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом.

Документаційне забезпечення документів в Кузнецовській міській раді здійснюється відповідно до “Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України”, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Згідно інструкції регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів.

Частиною організації роботи з документам є система збереження документів-сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи [29, с. 56].

Органи державної влади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи групуються за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ називається «номенклатурою справ».

Номенклатура справ — це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві. Вони розміщені у певній послідовності, з зазначенням строків зберігання справ, відповідна номенклатура справ існує і в Кузнецовській міській раді.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ Кузнецовської міської ради складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів, а саме:

1. Міськарада:

— Комісія з питань поновлення прав реабілітованих;

— Робота з депутатами.

2. Організаційно-контрольний відділ.

Зведена номенклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою (Додаток 8).

У Кузнецовській міській раді використана індивідуальна номенклатура справ, яка складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Така індивідуальна номенклатура справ складена з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у міській раді.

У номенклатурі справ є графа про строки зберігання документів     продолжение
--PAGE_BREAK--