Реферат: Организация секретарской службы

--PAGE_BREAK--

В случае ведения междугородных телефонных переговоров сотрудниками подразделений следует вести их учет в специ­альном журнале. В нем же отражаются и телефонные перего­воры, проводящиеся руководителем организации или по его поручению. Разрешение на ведение междугородных перегово­ров выдается руководителем организации и лицами, на это

уполномоченными. В инструкции по делопроизводству дан­ной организации оговариваются должностные лица, которые имеют право разрешать такие переговоры. Краткое содержа­ние междугородных переговоров, наименование организаций, с кем они велись, должны записываться в специальный журнал учета ведения междугородных переговоров.

Междугородные телефонные разговоры ведутся в кредит. Расчеты по ним проводятся по тарифу и в сроки, устанавли­ваемые местными междугородными телефонными станциями Минсвязи СССР. Лимиты на ведение междугородных перего­воров определяются функциональными подразделениями ор­ганизации и доводятся до сведения других подразделений. Теми же подразделениями осуществляется контроль за пра­вильностью расходования сумм, выделенных на переговоры, и за своевременностью расчетов с органами связи. Контроль за ведением переговоров, если они ведутся по телефонам под­разделений, возлагается на руководителей данных подразде­лений. Секретарь в соответствии со своей должностной инст­рукцией может вести общий контроль и координацию прово­дящихся переговоров и докладывать полученную информа­цию руководству организации.

При необходимости срочной передачи документированной информации она пересылается в виде телеграмм. Если теле­фонные переговоры могут вестись и с аппаратов, установлен­ных в подразделениях, то подача служебных телеграмм осу­ществляется только через секретаря или при его непосредст­венном участии. Контроль за соблюдением лимитов средств на телеграммы осуществляется в том же порядке, что и по междугородным телефонным переговорам.

При наличии в организации абонентского телеграфа (теле­тайпа) телеграммы, направляемые в адреса организаций, име­ющих телетайпы, передаются в виде телетайпограммы. Их текст оформляется в одном экземпляре на чистом листе бу­маги, печатается прописными буквами без знаков препина­ния. Текст подписывается руководителем или уполномочен­ным на то должностным лицом и после передачи текста адре­сату помещается секретарем в соответствующее дело при на­личии виз ответственных за его составление должностных лиц. Если телетайпограмма с одинаковым текстом направ­ляется нескольким абонентам, то к ней прикладывается спи­сок этих абонентов. Допускается использование телетайпов для прямых переговоров с организациями, имеющими або­нентский телеграф. Прямые переговоры допускаются только с ведома руководителя организации, и их продолжительность по возможности должна быть ограничена (не более 10 мин). Разрешение на ведение таких переговоров оформляется, на специальном бланке, в котором указывается, с кем разреше­но вести переговоры и по какому вопросу.

По окончании переговоров лицо, их проводившее, записы­вает сведения о переговорах в специальный журнал.

После заполнения журнала лицу, проводившему перегово­ры, выдается их текст, записанный телетайпом. В дальнейшем запись текста переговоров включается в соответствующее де­ло.

В ходе осуществления документационных операций секре­тарь изготовляет копии документов и выдает их заинтересо­ванным лицам. Делается это с разрешения (по указанию) руководителя организации. При оформлении документов, ка­сающихся приема граждан на работу, учебу, при формиро­вании личных дел организация может изготавливать копии документов, выданных другими организациями и необходи­мых для решения соответствующих вопросов (копии свиде­тельств о рождении, дипломов об окончании учебных за­ведений и т.п.).

При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда эта копия выдана, а на самой копии делается отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

Копия документа изготавливается машинописным спосо­бам или при помощи средств копировально-множительной техники. При изготовлении копии машинописным способом не на бланке организации, а на чистом листе бумаги текст до­кумента перепечатывается полностью, включая реквизиты бланка. На первом листе копии в правом верхнем углу ставится отметка «Копия». Машинописные копии и копии, полу­ченные при помощи средств копировально-множительной техники, но не воспроизводящие факсимильной подписи под­линника, заверяются должностным лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлиннику.

Для заверения копии ниже реквизита «подпись» от левого поля документа проставляются заверительная надпись «Вер­но»; наименование должности заверившего копию, его

личная подпись и ее расшифровка; дата заверения и печать.

    На секретаря возлагается хранение и проставление гербо­вой и простой печатей организации. В инструкции по дело­производству данной организации оговариваются случаи проставления гербовой или простои печати. Так, гербовая печать проставляется на личных подписях руководителей организации в документах, удостоверяющих юридические или физические права лиц, устанавливающих факты расходо­вания денежных средств и материальных ценностей, на уста­вах и т.п.

    Печати хранятся в специальных сейфах, ключи от которых могут иметься только у секретаря и должностных лиц, особо назначенных приказом руководителя.

Секретарь хранит также бланки организации, используе­мые как документы строгой отчетности. Бланки централи­зованно заказываются и изготовляются подразделениями организации, имеющими необходимое для этого техническое оснащение, или сторонними специализированными органи­зациями. Бланки для оформления служебных документов могут выдаваться и подразделениям, в которых выделяются для этого ответственные лица. Секретарь должен вести учет использования служебных бланков как по организации в целом, так и по структурным подразделениям.

    Бланки служебные следует хранить в несгораемых шка­фах, ключи от которых находятся у секретаря и передаются работникам организации, список которых утверждает руко­водитель.

Важным участком работы секретаря является обеспечение сохранности документов, возникающих в процессе деятель­ности организации. В этих целях осуществляется составление номенклатур дел и последующее их формирование в теку­щем делопроизводстве. Номенклатура дел — это системати­зированный перечень типовых вопросов, участков и направ­лений работ, которые ведутся организацией и требуют обяза­тельного документированного решения и оформления. В этих работах могут дополнительно возникнуть, и новые докумен­тируемые участки работы и связанные с этим дела, для кото­рых следует оставлять в номенклатурах резервные позиции.

    Составление номенклатуры может вестись секретарем, ко­торый получает предложения от структурных подразделений, или группой сотрудников, образовываемой в соответствии с указаниями руководства. К составлению номенклатуры мо­гут привлекаться и сторонние специализированные организа­ции. При составлении номенклатуры рекомендуется исполь­зовать ранее имевшиеся номенклатуры, положения об орга­низации и ее структурных подразделениях, общесоюзные и ведомственные перечни документов с указанием сроков хра­нения документов, действующие нормативно-методические документы общесоюзных и местных архивных учреждений. В номенклатуру следует включать все дела и документы, об­разующиеся в деятельности организации, а также все справоч­ные картотеки к документам.

При составлении заголовков к делам следует избегать об­щих названий (например «общая переписка», «справочный материал» и т.п.), у дел с перепиской в заголовке обязательно указывается, с кем и о чем она ведется.

    При определении срока хранения дед учитываются требова­ния действующих нормативно-методических документов (пе­речней). В необходимых случаях делается отметка о том, что по истечении срока хранения дела для определения целесооб­разности дальнейшего его хранения или уничтожения следует проводить дополнительную экспертизу (пометка «ЭПК»).

    По окончании делопроизводственного года в конце номен­клатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), причем дела постоянного и временного сроков хранения подсчитываются раздельно.

    Номенклатура после составления согласовывается с мест­ным архивным учреждением и утверждается руководством организации. Утвержденная номенклатура может действовать в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверж­дению только в случае коренного изменения функций и стру­ктуры организации. Если таких изменений не происходит, в конце года номенклатура уточняется, дополняется и вво­дится в действие с 1 января следующего года.

    Экземпляры номенклатур находятся у руководства, сек­ретаря и (в извлечениях) в структурных подразделениях ор­ганизации.

    Дела в организации следует формировать в строгом соот­ветствии с имеющейся номенклатурой. Секретарь контроли­рует формирование дел в структурных подразделениях, при обнаружении недостатков информирует об этом ответствен­ных лиц в подразделении, а в случае непринятия ими мер по исправлению выявленных недочетов докладывает об этом руководству организации.

    При формировании дел запрещается: объединять в них документы постоянного и временного сроков хранения; включать документы, относящиеся к разным вопросам, и с пометками «подлежит возврату «; включать несколько экзем­пляров одного и того же документа, а также черновики и кон­верты. Из дел изымаются металлические и пластмассовые бу­лавки и скрепки. Дела с документами постоянного срока хра­нения формируются отдельно от дел временного хранения.

В дела группируются документы одного года (за исключе­нием переходящих). Годовые планы, сметы, отчеты группи­руются отдельно от проектов этих же документов и остаются в делах того года, к которому относятся (так, отчеты за 1990 г. составляются в 1991 г., но помещаются в дела за 1990 г.). Материалы к протоколам заседаний коллегий (док­лады, справки и т.д.) формируются в дела отдельно от прото­колов этих заседаний. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Включение документов в дела должно проводиться в день окончания их исполнения, после проставления на них отметки «В дело №___».

Документы внутри дел располагаются следующим обра­зом:

в хронологическом порядке, начиная с ранних по датам документов и кончая более поздними (приказы, протоколы, постановления и т.д.); переписка формируется в последо­вательности дат, причем документ-запрос помещается перед документом-ответом;

в логической последовательности (личные дела). Такие комплексы начинаются с инициативного документа, затем в хронологической последовательности размещаются докумен­ты, поступающие по ходу ведения данного дела;

в алфавитном порядке. Так формируются дела с предло­жениями, заявлениями и жалобами трудящихся.

При включении документов в дело необходимо проверить правильность их оформления (наличие дат, номера, отметки «В дело» иt.п.)и соответствие содержания документа содер­жанию дела, в которое он направляется.

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов (3 — 4 см толщиной). Если дела включают большее количество листов, то они делятся на тома (части) под одним и тем же заголовком, о чем делается запись в номенклатуре дел. При­ложения в зависимости от объемов оформляются в отдельные тома (части) или присоединяются к тем документам, к кото­рым они относятся.

Документы постоянного, срока хранения подшиваются и хранятся в твердых папках (обложках). На обложке каждого дела проставляются полное и сокращенное наименование ор­ганизации; название структурного подразделения; номер дела по номенклатуре; заголовок дела (в соответствии с но­менклатурой); даты заведения и окончания дела. После окончания дела на обложке проставляются количество листов данного дела и срок его хранения с указанием соответствую­щей статьи перечня. Номер дела проставляется и на его ко­решке.

Дела постоянного срока хранения нумеруются простым графитным карандашом в правом верхнем углу; если дело состоит из нескольких томов, каждый том нумеруется отде­льно. В конце дела помещается заверительная надпись, в кото­рой указывается количество пронумерованных листов, ого­варивается наличие пропущенных и литерных номеров, а также внутренней описи, фотографий и других изобразитель­ных материалов. В заверительной надписи указываются дата ее составления, наименование должности составлявшего, его личная подпись и ее расшифровка.

Формирование дел с документами временных сроков хра­нения может вестись упрощенно. Разрешается оставлять доку­менты в скоросшивателях, не нумеровать листы и не делать в связи с этим заверительной надписи. На дела с временным сроком хранения не составляется опись, их учет ведется по номенклатуре дел.

Хранение дел может осуществляться централизованно у секретаря или децентрализовано — у секретаря и в струк­турных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Дела должны храниться в запирающихся шкафах, ключи от которых находятся у секретаря и лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях. С внутренней стороны шкафов прикрепляется номенклатура (выписки из нее) хранящихся в них дел.

Яд секретаря может быть возложена организация работы по экспертизе научной и практической ценности хранящихся в организации документальных материалов. Для проведения такой экспертизы создаются экспертные комиссии из числа наиболее квалифицированных работников организации, ко­торые назначаются приказом руководства организации. Засе­дания этих комиссий обязательно протоколируются. Прото­колы утверждаются руководством, оно же утверждает и по­ложение об экспертной комиссии. Отбор дел к уничтожению оформляется актом, составляемым в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Акт после рассмотрения экспертной комиссией утверждается руковод­ством. Акты должны согласовываться с местными архивны­ми учреждениями, если это определено статусом данной орга­низации. Непосредственное уничтожение отобранных доку­ментов может производиться только после утверждения описей на документы постоянного хранения. Выделенные документы целесообразно передавать органам по вторичному использованию сырья с получением от них соответствующих квитанций.

В случае передачи дел в ведомственный, местный или иной архив документы подготавливаются в порядке, определенном инструкцией по делопроизводству данной организации.

В обязанности секретаря входит выдача документов и дел организации. Письмо, подписанное руководством, может быть выдано адресату при предъявлении им документа, удос­товеряющего личность. Ознакомление с документами, посту­пившими в адрес руководства, а также с постановлениями и распоряжениями правительственных инстанций производится только с разрешения руководства. Выдача документов во временное пользование производится только с разрешения руководства организации,

В случае выдачи документов (дел) во временное пользо­вание секретарь составляет карточку-заместитель, которая хранится в деле до момента возвращения документа, после чего изымается и уничтожается. На карточке-заместителе указываются поисковые данные выданного материала и при­водятся с обязательной расшифровкой личная подпись сотруд­ника, получившего материал, номер его служебного телефона и служебный адрес, проставляются даты выдачи и ожидаемого возвращения.

В ходе осуществления возложенных на него документационных операций секретарь накапливает информацию о состо­янии документационного обеспечения как по организации в целом, так и по ее структурным подразделениям, в том числе о качестве оформления документов, сроках их исполнения, формировании и хранении дел, применении технических средств (например, о ведении переговоров по телетайпу), ис­пользовании служебных бланков и т.п. В регламентах об ор­ганизации работы руководства и его взаимодействии с секре­тарем предусматривается регулярная (не реже одного раза в месяц) передача на рассмотрение руководству обобщенной информации по вышеперечисленным вопросам. Можно также производить Проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях с привлечением специалистов органи­зации. По итогам проведенных проверок и просмотра подго­тавливаемой секретарем информации принимаются меры (в случае необходимости оперативные) по исправлению выявленных недостатков.

Для улучшения состояния документационного обеспечения деятельности организации проводится учеба сотрудников по вопросам делопроизводства без отрыва от производства. К ее проведению можно привлекать работников специализиро­ванных учреждений. На секретаря в этих случаях возлагаются организация учебы и контроль за ее проведением,

Наряду с документационными операциями в комплекс операций секретарской службы входят организационные, в основном касающиеся информационного обеспечения руко­водства.

В обязанности секретаря входит также ведение телефон­ных переговоров, определение целесообразности соединения руководителя с вызывающим его абонентом или фиксирова­ние информации. В случае отсутствия руководителя на осно­вании его указаний секретарь не только фиксирует поступаю­щую в его адрес информацию, но и сообщает о факте отсут­ствия руководителя, ориентировочных сроках его возвраще­ния, а также предлагает обратиться для решения возникших вопросов к тому или иному должностному лицу. При осна­щении рабочего места руководителя автоматическим теле­фонным ответчиком секретарь проверяет качество записан­ной информации, а также переносит ее на бумагу. О всей поступившей в отсутствие руководителя телефонной информа­ции он ставится в известность в письменной или устной фор­ме, телефонограммы докладываются в зависимости от их со­держания оперативно или вместе с другими входящими доку­ментами.

При организации междугородных телефонных переговоров с пунктами, с которыми не установлена автоматическая теле­фонная связь, необходимо заблаговременно осуществить заказ на местном учреждении связи в соответствии с дейст­вующими правилами, получив заранее сведения о желаемой продолжительности переговоров, лицах, с которыми предстоит вести переговоры, времени проведения переговоров с учетом разницы поясного времени. При организации переговоров с пунктами, где имеется автоматическая междугородная связь, секретарь непосредственно на основании полученной информации осуществляет соединение с запрашиваемым або­нентом и извещает об этом руководителя. Учет таких переговоров осуществляется секретарем в отдельном журнале, сведения из которого передаются в бухгалтерию для оплаты в установленном порядке.

Секретарь в соответствии с указаниями руководства может давать по телефону справки о местонахождении организа­ции, ее справочных телефонах, об основных направлениях деятельности и должностных лицах, ведущих эти направле­ния, а также сведения об исполнении тех или иных докумен­тов, поступивших в организацию. Для удобства справочной работы он должен быть обеспечен телефонными справочниками как самой организации, так и организаций вышестоя­щих, подведомственных и родственных, а также телефонами сторонних организаций, наиболее часто контактирующих с данной организацией.

В число организационных операций входит подготовка служебных командировок. В соответствии с устанавливаемой в данной организации регламентацией на секретаря может быть возложена подготовка служебных командировок как руководства, так и других работников организации. В этих регламентах следует предусматривать порядок: составления командировочных заданий; составления приказов (распоря­жений) о проведении командировок; подготовки техничес­кого и финансового отчета о командировках и примерные формы таких документов с образцами их заполнения.

На секретаря может быть возложена обязанность по обес­печению отъезда командируемых, в том числе приобретение билетов в наиболее приемлемые сроки и предварительный заказ гостиниц в местах командирования (если размещение обеспечивает принимающая организация, то ей заблаговременно направляется информация о количестве командируемых и их персональном составе). Секретарь, как правило, изго­тавливает приказ о командировке и командировочные удостоверения, для регистрации которых он ведет специальный журнал, где отмечает номера выданных удостоверений, кому эти удостоверения выданы. Лица, получившие удостоверения, ставят свою подпись, секретарь проставляет сроки убытия и фактического прибытия командированного, делает отметки о сдаче тематического и финансового отчетов. При оформле­нии командировок и- финансовых отчетов по ним следует руководствоваться положениями постановления Совета Ми­нистров СССР от 18 марта 1988г. «О служебных командиров­ках в пределах СССР»'.

Если размер расходов на служебную командировку (рас­ходы по найму жилого помещения и проезду к месту коман­дирования и обратно) известен заранее, то оплата этих расхо­дов с согласия командируемых работников производится без представления подтверждающих документов.

Важным элементом организационной стороны секретар­ского обслуживания является обеспечение личных контактов руководства с посетителями. Такое обеспечение ведется в от­ношении следующих групп посетителей: граждане, сотрудни­ки данной организации, работники родственных и сторонних организаций.

Прием граждан проводится в заранее оговоренные дни и часы, которые фиксируются в объявлениях, помещенных у входа в организацию, на справочно-информационных стендах внутри самой организации и у служебных помещений руко­водства. Сотрудники организации для решения вопросов, не связанных со служебной деятельностью, принимаются руко­водителем наравне со всеми гражданами.

Секретарь ведет предварительную запись граждан на прием, в ходе которой устанавливает правильность обращения имен­но в данную организацию, записывает фамилию, имя и от­чество посетителя, краткое содержание интересующего его вопроса. Все эти сведения фиксируются в специальной книге (журнале) или на карточках, из которых затем формируется картотека, ведущаяся по алфавитному признаку. Секретарь может дополнительно извещать граждан о конкретном дне и часе их приема. В случае неправильного выбора организации для обращения секретарь рекомендует гражданину организа­цию, где наиболее полно может быть рассмотрен интересую­щий его вопрос.

При необходимости секретарь подготавливает для прове­дения приема граждан требующуюся для этого информацию, в том числе документальные материалы по упоминаемым посетителями вопросам, сведения о повторных посещениях.

В ходе приема секретарь обеспечивает соблюдение имею­щейся по предварительной записи очередности и ведет запись решений в книге (журнале) и карточках по итогам перегово­ров руководителя с гражданами. Впоследствии секретарь извещает граждан лично, по телефону или письменно об окон­чательном решении по их вопросам (о сроках исполнения таких документов и контроле за их исполнением упоминается отдельно).                           

Для приема сотрудников организации дополнительно выде­ляются специальные дни в неделе, декаде, месяце и т.д., например «день открытых дверей», «день открытого письма». Для их проведения не требуется предварительных записей на прием; ведется протокольная запись беседы руководителя с сотрудниками, в ходе которой вопросы решаются оператив­но на месте или оговариваются сроки и формы их решения. Прием руководителем сотрудников данной организации по служебным вопросам проводится в заранее установленные сроки, о чем путем помещения объявлений информируется весь персонал организации. Сведения о порядке приема сот­рудников по служебным вопросам могут включаться также в разного рода регламенты.    продолжение
--PAGE_BREAK--