Реферат: Организация личного трудового процесса руководителя

--PAGE_BREAK--Ι.3 Инструментарий планирования и организации деятельности руководителя
Эффективная организация трудового процесса руководителя – это необходимое условие эффективности организационных отношений. Организуя свой трудовой процесс, руководитель фактически осуществляет пространственно- временную координацию усилий всех работников организации, включая и себя самого, в процессе выполнения того объема задач и полномочий, за который он несет ответственность

При планировании и организации работы руководители используют специальный инструментарий.

Дневник времени — это средство управления работой, позволяющее планировать ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них.[10]

Дневник состоит из специальной папки – скоросшивателя, в которую по желанию пользователя могут вставляться специальные карточки, графики, таблицы и финансовые отчеты. На карточках имеются ежегодные планы (разграфленная сетка, на которую понедельно заносятся долгосрочные планы) и планы на день, в которых все дела распределяются с точностью до получаса. Таким образом, можно соотнести каждый пункт дневной программы с более широкими временными задачами. Сначала потребуется решимость и дисциплина, чтобы заполнять соответствующие графы и составлять перечень необходимых дел. Однако составление этого перечня, ранжирование стоящих задач и видов деятельности помогают улучшить организацию труда и рационально использовать время.

Дневник времени имеет следующую структуру. В календарную часть помещаются различные формуляры для месячных, недельных и дневных планов. Особое значение придается плану дня: один лист на день. Здесь находятся также листки для заметок по соответствующим месяцам и неделям, которые облегчают перенос сроков на другие периоды.

Используя дневник времени, можно успешно планировать каждый день, организовывать свою работу. Благодаря его применению повышается качество работы, ежедневно экономится около часа рабочего времени.

Разновидностью дневника времени является ежедневник с системой таймирования, который состоит из буклетов, включающих ежедневник на год, месяц, неделю. Кроме того, каждый день расписан с интервалом в полчаса. Такая система позволяет руководителю:

·                    продумать и систематизировать жизненные планы и планы работы на значительный период (год) и спланировать их поэтапное выполнение (по месяцам, неделям, дням);

·                    четко следовать принятым планам, не отвлекаясь на другие дела.

С этой целью можно использовать также большой персональный «Фолифакс», представляющий собой портативную базу данных.[11] В «Фолифакс» входят следующие разделы:

·                    личные сведения (номера счетов, машины, страховки и п.д.);

·                    ежедневник;

·                    ежегодник (на весь календарный день);

·                    записная книжка-блокнот;

·                    информация;

·                    личные финансы;

·                    адресная книга;

·                    пластиковый бумажник для визиток, документов и денег.

Таким образом, «Фолифакс» охватывает все стороны жизни менеджера и помогает ему в решении проблем. В то же время «Фолифакс» таит в себе серьезную опасность — если менеджер его потеряет, то потеряет сразу все.

Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое признание в мире. Одна из них — это система «Тайм Менеджер», имеющая рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией TimeManagerIntemational, которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития и основана в 1975 г. в Дании. [12]

В «Тайм Менеджере» все продумано до мелочей, как по содержанию, так и по форме. Кроме того, благодаря широкому ассортименту продукции можно легко приспособить «Тайм Менеджер» к любым индивидуальным запросам. Так, существует три базовых варианта «Тайм, Менеджера»: стандартный, специальный и «руководитель». Изменяя и дополняя входящие в них наборы бланков и принадлежностей, любой из этих базовых вариантов можно превратить в' разновидность «Тайм Менеджера», специально ориентированного на тот или иной вполне определенный вид деятельности, например, для торгового представителя, секретаря, руководителя проекта, научного работника, управляющего высшего звена и т.д.

Комплект любого базового варианта «Тайм Менеджера»

состоит из пяти основных элементов:

·папки с кольцевым зажимом;

·коробки со стандартным набором бланков;

·руководства по пользованию «Тайм Менеджером»

«Ключ к личной эффективности»;

·каталога продукции компании;

·образцов дополнительных бланков.

Тип папки с кольцевым механизмом различается в зависимости от варианта «Тайм Менеджера». Остальные элементы во всех его вариантах совершенно одинаковы.

В папке с кольцевым механизмом находятся:

• 17 закладок;

·                    вынимающаяся обложка с алфавитной телефонной книжкой и 18-месячным календарем – записной книжкой.

·                    автоматический карандаш.

Система «Тайм Менеджер» позволяет:

·                      добиваться высоких результатов в работе;

·                      устанавливать приоритеты;

·                      правильно оценивать обстановку;

·                      не забывать о важных делах;

·                      эффективно использовать время;

·                      лучше взаимодействовать с другими людьми;

·                      повышать свой творческий потенциал;

·                      правильно распределять обязанности;

·                      более гибко и спокойно относиться к переменам.

Кроме рассмотренных систем, имеются также вспомогательные средства для организации трудового процесса руководителя: магнитные доски, модульные доски, клейкие доски и другие. Диапазон использования вспомогательных средств очень широк. Их можно использовать для составления и ведения отчетной статистики, производственных планов, графиков работы, контроля эффективности производства, составления различных планов. На них можно фиксировать закупки и поставки. С их помощью можно совершенствовать организационную структуру организации и составлять чертежи рабочих помещений. Однако эти доски не являются самоцелью. Важно то, что работники действительно используют их как вспомогательные средства, и они помогают им в работе.

Существует также множество технических вспомогательных средств, позволяющих эффективно выполнять работу и ис­пользовать рабочее время. Ими пользуются руководитель и его ближайшие помощники. Они необходимы руководителю для того, чтобы вовремя выполнять возложенные на него задачи. Это, в частности, персональные компьютеры. За последние годы появилось много всевозможных конторских ЭВМ. Любой работник может освоить их за несколько часов. Все необходимые материалы, факты, цифровые данные, рапорты подготовлены к непосредственному использованию в архиве. С помощью конторской ЭВМ можно получать уже готовые данные и обрабатывать весь материал организации.

Другими вспомогательными средствами менеджера являются: электрические пишущие машинки, электронные калькуляторы, копировально-множительные машины, контрольные табло и другие.

Таким образом, в современных условиях инструментарий планирования и организации деятельности руководителя достаточно широк.
ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ
Организация труда руководителя — использование эффективной системы приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочего дня и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций. Организация труда или организационные отношения — это форма, в которой реализуются экономические результаты трудовой деятельности.

Типовыми составляющими труда руководителя, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производится оперативно с учетом складывающейся обстановки на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

Трудовой процесс руководителя организации и членов коллегиального исполнительного органа организаций регулирует Трудовой Кодекс Российской Федерации. При этом нормы трудового законодательства распространяются на руководителей организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

В современный период укрепления российской государственности для менеджеров государственного и муниципального управления формируется законодательство о государственной службе, государственная служба обозначена на конституционном уровне общественной организации труда.

Несмотря на это, в науке российского трудового права сохраняются прежние подходы к государственной службе. Как и ранее, в советский период, государственная служба подразделяется на службу по трудовому договору, включаемую в сферу трудоправового регулирования, и на военную и военизированную службу, регулируемую административным законодательством, которая выводится из сферы правового регулирования труда на том основании, что она не вписывается в рамки «обычной работы по трудовому договору».

При планировании и организации работы руководители используют специальный инструментарий.

Дневник времени — это средство управления работой, позволяющее планировать ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них.

Также существуют вспомогательные средства для организации трудового процесса руководителя: магнитные доски, модульные доски, клейкие доски и другие.

Существует также множество технических вспомогательных средств, позволяющих эффективно выполнять работу и ис­пользовать рабочее время. Ими пользуются руководитель и его ближайшие помощники. Они необходимы руководителю для того, чтобы вовремя выполнять возложенные на него задачи. Это, в частности, персональные компьютеры.

Таким образом, руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.




ΙΙ. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ТРУДОВОГО ПРОЦЕССА РУКОВОДИТЕЛЯ (НА ПРИМЕРЕ руководства АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА-КУРОРТА ЖЕЛЕЗНОВОДСКА)

ΙΙ.1 Внутренний трудовой распорядок руководителя Администрации города-курорта Железноводска
Структуру органов местного самоуправления города Железноводска составляют:

1) Совет города Железноводска – представительный орган города;

2) глава города Железноводска – глава городского округа;

3) администрация города Железноводска – исполнительно — распорядительный орган города;

4) контрольно-ревизионная комиссия Совета города Железноводска – контрольный орган города.

Администрация города Железноводска является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления городского округа, наделенным Уставом города полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города федеральными законами и законами Ставропольского края. Администрация города обладает правами юридического лица в соответствии с федеральным законодательством.

Организация и порядок деятельности администрации города, ее структурных подразделений определяются Уставом города-курорта Железноводска. Администрацией города руководит на принципах единоначалия глава города — Лозовой Виктор Иванович.

Управление своим рабочим временем – непростая задача для руководителя Администрации, так как на него ежедневно возлагается огромное количество дел как текущего, так и экстремального характера.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и в целях обеспечения организации повседневной деятельности руководителя Администрации города-курорта Железноводска установлен следующий распорядок работы администрации города:

·                    начало рабочего дня — 8.45;

·                    конец рабочего дня — 18.30 (в пятницу — 17.15);

·                    перерыв на обед — с 12.45 до 14.15;

·                    выходные дни — суббота, воскресенье;

·                    предпраздничные дни — продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час (ст.95 ТК РФ).

Необходимо заметить, продолжительность рабочего дня, перерыв на обед, выходные дни устанавливаются Правилами внутреннего трудового распорядка.

Кроме того, в Администрации города-курорта Железноводска определены дни и часы личного приема граждан.

·                      Глава администрации -1-я и 3-я среда — с 17.00 до 19.00 каждого месяца;

·                      заместители главы администрации:- вторник — с 15.00 до 18.00;

·                      руководители структурных подразделений администрации, имеющие собственную компетенцию по решению вопросов местного значения:

— понедельник — с 11.30 до 12.45; четверг — с 15.00 до 18.00.

Служебные совещания проводятся руководителем Администрации города-курорта Железноводска в соответствии с Регламентом Администрации города и Положением о порядке подготовки и проведения совещаний в администрации:

— по понедельникам — с 16.00 до 17.00.

Прием Главой администрации по служебным вопросам:

·                    руководителей городских организаций и учреждений — ежедневно — с 14.15 до 16.00;

·                    должностных лиц администрации и руководителей структурных подразделений администрации — ежедневно — с 16.00 до 18.15;

·                    заместителей главы администрации, начальников отдела кадров и общего отдела — по мере необходимости.

Таким образом, внутренний трудовой распорядок Администрации устанавливается “Правилами внутреннего трудового распорядка работы Администрации”, принимаемыми Постановлением Главы Администрации. При этом ответственность за организацию работы сотрудников аппарата, соблюдение ими внутреннего трудового распорядка возлагается на руководителей структурных подразделений.

Алгоритм составления распорядка недели руководителя Администрации города-курорта Железноводск выглядит следующим образом:

1.                 определение в соответствии с целями главных сторон деятельности;

2.                 определение в рамках целей основных задач;

3.                 распределение задач на те, которые выполняются самим руководителем, и те, которые делегируются;

4.                 составление распорядка недели с привязкой задач к конкретным ее дням и числам.

Классификация затрат рабочего времени руководителя позволяет выявить величину и причины потерь, а также не рациональных затрат рабочего времени. В этих целях изучим затраты времени руководителя Администрации на рабочем месте.

Изучение затрат рабочего времени проведем с помощью наблюдений фотографий рабочего времени.

Фотография рабочего времени — вид наблюдения, при котором измеряют все без исключения затраты времени, осуществляемые исполнителем (исполнителями) за определенный период работы (например, за смену или ее часть). Она проводится главным образом для выявления потерь рабочего времени, установления причин, вызывающих эти потери, и разработки необходимых организационно-технических мероприятий по их устранению.[13]

Пример формы карты самофотографии рабочего времени руководителя Администрации города-курорта Железноводска представлена в таблице 1.
Таблица 1

Карта самофотографии рабочего времени руководителя

Дата

День недели

Часы работы

Всего часов работы

1

2

3

4

5

6

7

8

22.09.

Понедельник

01

03

16



17

19

06

06

8

23.09.

Вторник

06

19

19



03

03

02

01

8

24.09

Среда

11

11

11



11

11

11

11

8

25.09

Четверг

03

01

01



16

16

01

01

8

26.09

Пятница

11

06

15



01

01

02

02

8

27.09.

Суббота



















28.09

Воскресенье





















Фиксирование затрат рабочего времени по элементам производится шифром, соответствующем выполняемой работе. Классификатор затрат рабочего времени руководителя представлен в Приложении №1.

Учет выхода на работу сотрудников ведется секретарями руководителей или другими уполномоченными на то работниками. Табель учета на работу подписывается руководителем структурного подразделения и в установленные сроки передается в бухгалтерию.

За добросовестное отношение к работе с учетом эффективности и качества работы работники аппарата могут быть представлены к награждению государственными наградами. Грамотой Администрации, Благодарственным письмом или другими видами поощрения. По ходатайству руководителя структурного подразделения работник аппарата может премироваться и ему может оказываться материальная помощь. Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам аппарата Администрации регламентируются Постановлениями и Распоряжениями Главы Администрации. Но за допущенные нарушения трудовой и служебной дисциплины по предложению руководителя структурного подразделения к работнику могут применяться меры дисциплинарного или административного воздействия, вплоть до освобождения от занимаемой должности. Материально-техническое обеспечение работы сотрудников аппарата Администрации и транспортное обслуживание возлагается на административно-хозяйственный отдел Администрации. Для получения оргтехники, канцтоваров, проведения ремонтных работ руководители структурных подразделений подают заявку в административно-хозяйственный отдел.

Итак, эффективно управлять своим временем руководитель Администрации может только при условии четкого выделения приоритетов и отношения ко времени как к ценнейшему ресурсу или капиталу, который нужно инвестировать с учетом долгосрочной отдачи и максимально полезного эффекта.
    продолжение
--PAGE_BREAK--