Реферат: Проект организации эффективной системы управления персоналом

--PAGE_BREAK--1. Портрет ЗАО «Корпорация „ГРИНН“


ЗАО „Корпорация “ГРИНН» — многопрофильное предприятие, в сферу деятельности которого входят:

·                     самая крупная в Черноземье сеть продовольственных гипермаркетов «ЛИНИЯ». Магазины построены и работают в Белгороде, Старом Осколе, Губкине, Курске, Железногорске, два в Воронеже, Липецке, Грязях, два в Орле, Брянске, Калуге, Ельце, Тамбове;

·                     самый крупный в Центрально-Черноземном регионе автотехцентр по продаже и обслуживанию большегрузной и автоспецтехники;

·                     успешно развивающаяся сеть торгово-развлекательных и гостиничных комплексов в Черноземье.

Оборот компании в 2007 году составил более одного миллиарда долларов. Численность работников корпорации — 14 000 человек. На протяжении четырех лет «ГРИНН» ежегодно удваивает бизнес, как по оборотам, так и по количеству построенных объектов. Корпорация не только постоянно сотрудничает с рядом иностранных компаний, но и активно работает над привлечением зарубежных инвестиций.
1.1 Предпосылки проекта
С момента открытия первого гипермаркета «ЛИНИЯ» в Белгороде в декабре 2002 года, корпорация «ГРИНН» начала активное расширение бизнеса за пределы Курской области. К концу 2007 года гипермаркеты «ЛИНИЯ» работали уже в 13 городах, превратив корпорацию «ГРИНН» в одно из крупнейших предприятий и работодателей Черноземья.

Кадровый учет и расчет заработной платы в корпорации производился с помощью программы «1С: Зарплата и Кадры (1С: ЗиК), особенности которой не позволяли обрабатывать информацию о сотрудниках всех филиалов в единой базе. Кроме того, отсутствовали встроенные механизмы для унификации процессов управления персоналом, практически не осуществлялся контроль за корректностью вводимой информации.

С ростом масштабов бизнеса и развитием корпоративной культуры управления существующая программа кадрового учета и расчета заработной платы перестала отвечать потребностям корпорации как с точки зрения функциональных возможностей, так и по быстродействию. В связи с отсутствием единых корпоративных стандартов, поддерживаемых на уровне информационной системы, в разных филиалах зачастую использовались различные подходы к выполнению кадровых бизнес-процессов, кадровому учету и документообороту, табельному учету и расчету заработной платы. Для контроля ситуации на местах требовалось проведение частых выездных проверок специалистами отдела кадров и бухгалтерии по расчету заработной платы головного управления корпорации.

Таким образом, к 2007 году руководство корпорации „ГРИНН“ пришло к осознанию необходимости сделать процесс управления персоналом компании более контролируемым и прозрачным. Без построения единой системы управления персоналом предприятия и полной замены действующего программного обеспечения (1С зарплата и кадры) сделать это было невозможно.

Масштаб корпорации, ее территориальная распределенность, диверсифицированность бизнеса, каждое направление которого имеет свои особенности управления персоналом и расчета заработной платы — все это предъявляло повышенные требования к информационной системе, которая должна будет стать основой для построения единой системы управления персоналом корпорации.

Для выбора решения, обладающего всеми необходимыми возможностями, был проведен тендер, в ходе которого рассматривались несколько систем управления персоналом — лидеров рынка. Победителем стало решение „Система Alfa/Управление персоналом“ (Alfa-HRMS) от компании „Информконтакт“. Большую роль в победе сыграло наличие успешного опыта компании „Информконтакт“ в проведении аналогичных крупных, сложных проектов автоматизации, наличие развитого функционала, а также возможности масштабируемости и быстродействия предлагаемого решения, продемонстрированного на действующих проектах.

2. Обзор проекта


    продолжение
--PAGE_BREAK--3. Разбиение на рабочие задания и определение времени выполнения работ
С учетом масштаба предприятия, сложности структуры его подразделений и в соответствии с методологией «бесшокового» внедрения компании «Информконтакт» было принято решение о проведении проекта в корпорации «ГРИНН» в три этапа. Каждый из этапов представлял собой полновесный проект и был логическим продолжением предыдущего:

·                     пилотный проект создания системы управления персоналом в гипермаркете «ЛИНИЯ» города Курск;

·                     проект тиражирования системы управления персоналом на всю сеть гипермаркетов «ЛИНИЯ»;

·                     проект адаптации созданной системы управления персоналом гипермаркетов в филиалах строительного, торгово-развлекательного и гостиничного бизнеса, автотехцентре.

Руководство корпорации посчитало целесообразным реализовывать проект совместной командой, состоящей из специалистов корпорации «ГРИНН» и компании «Информконтакт».


3.1 Пилотный проект


Для настройки решения управления персоналом и расчета заработной платы, которое в дальнейшем предполагалось использовать во всех гипермаркетах «ЛИНИЯ», был выбран один из «старейших» магазинов в городе Курск, штат которого насчитывал около 700 сотрудников.

Проект стартовал в июле 2007 года и был реализован объединенной рабочей группой из специалистов «ГРИНН» и «Информконтакт» в 4 логических этапа:

·                     подготовительные работы;

·                     перевод в новую систему отдела кадров;

·                     запуск ведения табельного учета в системе;

·                     расчет в новой системе заработной платы, налогов, отчислений в фонды.

В ходе выполнения работ по этапу был проведен комплекс подготовительных работ, необходимых для успешного запуска «Системы Alfa/Управление персоналом», включивший в себя:

1.                 Разработку и утверждение инструкций и регламента работы в новой системе.

2.                 Разработку механизма импорта и выверки данных о сотрудниках, импорт данных за все предыдущие периоды из «1С: Зарплата и Кадры» в Alfa-HRMS.

3.                 Согласование внешних форм неунифицированных кадровых приказов и настройка приказов в соответствии с требованиями.

4.                 Настройку специфических отчетных форм, необходимых отделу кадров и расчетному отделу бухгалтерии.

5.                 Формирование в системе используемых в гипермаркете графиков работы сотрудников.

6.                 Первичную настройку алгоритмов расчета заработной платы, автоматический расчет отчислений в фонды, а также выполнение прочих настроек, влияющих на корректность расчета заработной платы.

С сентября 2007 г. начался процесс перевода функций кадрового учета и документооборота во вновь создаваемую систему управления персоналом. В течение месяца сотрудниками отдела кадров осуществлялась параллельная работа в двух системах и выверка перенесенных кадровых данных, а уже в октябре отдел кадров перешел на постоянную работу в Alfa-HRMS.

В середине сентября были начаты работы по переводу ручного учета отработанного времени на ведение электронных табельных журналов в «Системы Alfa/Управление персоналом». Для этого всем сотрудникам магазина были установлены индивидуальные графики работы. За две недели табельщики подразделений смогли освоить новые функции и автоматически сформировать табельный журнал в электронном виде.С этого момента бумажная версия табеля распечатывается лишь для подписания и сдачи в архив, а для управления персоналом и построения управленческой отчетности используется первоисточник информации — созданная система управления персоналом.На финальном этапе, в середине октября, тестовую работу начали бухгалтеры по расчету заработной платы гипермаркета. Работая параллельно в двух системах, они проверили данные и получили необходимые навыки работы с новым функционалом.Первый тестовый расчет заработной платы, произведенный за октябрь 2007 г., выявил необходимость налаживания механизмов более тесного и регламентированного взаимодействия отдела кадров, табельщиков и бухгалтерии, так как в новой системе, в связи с полным устранением двойного ввода данных, взаимосвязь отделов существенно возросла.Повторный тестовый расчет заработной платы за ноябрь показал готовность системы управления персоналом к работе в промышленном режиме.Схема разбиения на задачи по Пилотному проекту:
<img width=«509» height=«151» src=«ref-1_1325862326-25920.coolpic» v:shapes="_x0000_i1025">
Диаграмма Ганта Пилотного проекта:
<img width=«508» height=«124» src=«ref-1_1325888246-12786.coolpic» v:shapes="_x0000_i1026">


По результатам пилотного проекта было принято решение о начале тиражирования созданной системы управления персоналом на все гипермаркеты «ЛИНИЯ» с января 2008 года.


    продолжение
--PAGE_BREAK--3.2 Тиражирование системы управления персоналом на всю сеть гипермаркетов «ЛИНИЯ»


В январе 2008 года начались подготовительные работы нового этапа. В соответствии с утвержденным графиком тиражирования с февраля по ноябрь 2008 г. вся сеть гипермаркетов должна была перейти на работу в единой системе.

14 гипермаркетов были разбиты на пары по географическому соседству и каждый месяц с февраля по август работы начинались в новой паре магазинов. В процессе перехода на новую систему одновременно находилось до шести гипермаркетов «ЛИНИЯ». Весь цикл работ, от начала переноса кадровых данных из программы «1С: Зарплата и кадры» до рабочего расчета заработной платы уже в Alfa-HRMS, составлял три с половиной месяца. Указанный срок позволял оптимально использовать ограниченные ресурсы совместной проектной команды и обеспечивал максимально безболезненный поэтапный переход гипермаркетов на работу в создаваемой системе управления персоналом корпорации.
<img width=«445» height=«104» src=«ref-1_1325901032-12383.coolpic» v:shapes="_x0000_i1027">
В ходе тиражирования совершенствовались и частично изменялись существующие в гипермаркетах бизнес-процессы управления персоналом, осуществлялось развитие решения — настраивались новые приказы и распоряжения.
<img width=«475» height=«187» src=«ref-1_1325913415-15605.coolpic» v:shapes="_x0000_i1028">
3.3 Адаптация созданной системы управления персоналом в филиалах строительного, торгово-развлекательного и гостиничного бизнеса, автотехцентре


В июле 2008 года, параллельно с работами по тиражированию настроенного решения в сети гипермаркетов «ЛИНИЯ», проектная команда приступила к созданию системы управления персоналом на базе решения Alfa-HRMS в филиалах строительного, производственного, торгово-развлекательного и гостиничного бизнеса корпорации, а также в автотехцентре «ГРИНН».

Выделение работ по данным филиалам в отдельный этап было обусловлено наличием существенных особенностей в их работе, основные из которых:

·                     сдельные наряды, сдельная оплата труда;

·                     вахтовый метод работы;

·                     разъездной режим работы водителей автотранспортного предприятия.

Для учета этих и многих других особенностей, связанных со спецификой функционирования каждого бизнеса корпорации, требовались дополнительная методическая проработка и настройка решения по управлению персоналом, разработанного для гипермаркетов корпорации.

На новом этапе к работе в Alfa-HRMS были привлечены сотрудники бюро нормирования строительной службы и управления производственно-технического контроля. Совместно с ними и бухгалтерами по расчету заработной платы в новой системе был настроен расчет сдельной оплаты труда с вводом первичных данных нормировщиками, возможностью получения всей документации из системы и автоматическим расчетом фонда оплаты труда по нарядам.

В соответствии с общей стратегией проекта тиражирование в торговой сети и внедрение в филиалах строительного, торгово-развлекательного и гостиничного бизнеса, автотехцентре должны были закончиться одновременно до начала 2009 года.

В декабре 2008 года созданная система управления персоналом на базе решения Alfa-HRMS стала неотъемлемой частью информационной системы ЗАО «Корпорация „ГРИНН“.

4. Особенности проекта Территориальная распределенность подразделений
Филиалы корпорации „ГРИНН“ и, соответственно, сотрудники отделов кадров, расчетных отделов бухгалтерии, табельщики и т.д. расположены в 13 городах ЦФО. Такая специфика распределенной структуры управления обусловила реализацию целого ряда проектных решений, свойственных для территориально распределенного бизнеса.
Объединение разрозненных баз данных
На момент начала проекта личные данные по сотрудникам и результаты расчета заработной платы в используемой программе „1С: Зарплата и Кадры“ были разбиты на несколько независимо работающих баз. Это было связано как с физическими ограничениями прораммного продукта на количество обрабатываемых работников, так и блокированием данных при попытке одновременной работы пользователей с одной и той же информацией. Обмен информацией между базами не производился.

Перенос данных в новую систему потребовал выполнения двух больших и трудоемких задач:

·                     разработки процедур конвертации данных с сопоставлением значений данных и справочников;

·                     выверки информации по персоналу и объединения всех баз предприятий.
Количество пользователей
На момент запуска в промышленную эксплуатацию автоматизированной системы управления персоналом корпорации в ней было зарегистрировано более 700 пользователей различных подразделений, из которых ежедневно работают в системе более 400 человек.

Автоматизированное формирование приказов по персоналу

До создания системы управления персоналом на базе решения Alfa-HRMS все приказы и распоряжения по персоналу печатались вручную в текстовом редакторе, а уже после их подписания данные из документов вручную переносились в „1С: Зарплата и Кадры“, часто несвоевременно и с ошибками.

В настоящий момент после ввода первичных данных для приказа непосредственно в программу, производится автоматическая печать как унифицированных, так и неунифицированных приказов и распоряжений.

Электронные копии всех приказов хранятся непосредственно в системе и доступны для просмотра в соответствии с правами доступа. Печатные формы приказов, допустимые к использованию формулировки, а также алгоритмы автоматической проверки данных из приказов на корректность, настраиваются централизованно и едины для всех филиалов.
    продолжение
--PAGE_BREAK--