Реферат: Проектирование организации гостиничного хозяйства

--PAGE_BREAK--Таблица 1 – Штатное расписание проектируемой гостиницы
№ п/п

Должность

Кол-во един.

1
Ген. директор
1

2

Главный бухгалтер

1

3

Экономист

1

4

Гл. инженер

1

5

Инспектор отдела кадров

1

6

Кассир

1

7
Секретарь
1

8
Администратор
3

9
Мед. сестра
2

10
Горничная
4

11
Повар
2

12
Помощник повара
2

13
Официант
4

14
Водители
1

15
Бармен
2

16.
Прачка
2

17.
Портной
1

18.
Парикмахер
2

19.
Охранник
2


Штат в количестве (человек)
34



Анализ основных характеристик проектируемой гостиницы.

Организационно – правовая форма – общество с ограниченной ответственностью.

Размещение среди озеленительных массивов, недалеко от моря.

Наличие озелененной территории для занятия спортом и отдыха.

Для курортных гостиниц характерна организация спального места или зоны для отдыха не только в номере, но и на лоджии или балконе, террасе.

Если учесть тот фактор, что в гостиницу едут преимущественно семьи с детьми, то при этом возникает функциональная необходимость в организации помещений, сооружений, площадок для отдыха и игр, развлечений, а также спортивно- оздоровительного назначения.

Предусмотрено наличие бассейнов для профилактического лечения и оздоровительного плавания, детских бассейнов с учебной зоной плавания.

Предприятия питания в гостиницах для отдыха по числу посадочных мест рассчитываются не только на обслуживание всех проживающих, но и на прочих посетителей местной зоны отдыха.

Наиболее важным фактором в формировании гостиницы является то, что специфика различных форм отдыха формирует у проживающих в каждом конкретном типе гостиницы потребность организации совершенно особого, только данной форме отдыха присущего вида обслуживания, который ни в каком другом типе гостиницы не требуется, но в данном – составляет типологическую основу, индивидуальную специфику гостиницы.

Основным продуктом проектируемой гостиницы будет являться услуга по предоставлению временного проживания.
1.2 Исследование факторов внешней среды проектируемой гостиницы

Для того, чтобы исследовать факторы внешней среды, необходимо обозначить, что наиболее значимо влияет на проектируемую гостиницу. Для этого оценим факторы по степени важности.


Таблица 2 — Степень влияния факторов внешней среды

№ п/п

Факторы внешней среды

Оценка по степени влияния

1

2

3

Сумма

1

2

3

4

5

6

1

Политические:

-международные;

-государственный строй;

-таможенная политика;

-кредитная политика;

-законы, правовые нормы.



2

1

1

1

3



1

3

1

3

3



1

1

1

3

1

26

4

5

3

7

7

2

Социально-экономические:

-жизненный уровень населения;

-платежеспособность юридических и физических лиц;

-уровень занятости населения;

-инфляция;

-налоговая политика;

-стабильность финансовой системы;

-конкуренция;

-криминальная обстановка.



5

5
3

5

3

5

5

4



5

4
2

3

2

4

5

3



5

5
2

3

3

5

5

1

92

15

14
7

11

8

14

15

8

3

Научно-технические:

-уровень использования новых информационных технологий;

-информационные компьютерные системы;

-средства автоматизации.



3

2

2



2

4

5



3

2

3

26

8

8

10

4

Природные:

-географические особенности;

-климатические и сезонные условия;

-требования экологической безопасности.



5

5

3



5

5

2



2

4

4

35

12

14

9

5

Культурные:

-уровень культуры населения;

-традиции и обычаи;

-нормы общественной жизни;

-языковые барьеры.



3

1

2

1



3

1

3

3



4

1

2

2

26

10

3

7

6

6

Форс-мажорные обстоятельства.

2

3

3

8

ПЗ– полная зависимость – 5 баллов.

ЧЗ– частичная зависимость – 4 балла.

ОЗ– относительная зависимость – 3 балла.

ВЗ– временная зависимость – 2 балла.

НЗ– неявная зависимость – 1 балл.

Исходя из полученных данных, можно сделать вывод о том, что наибольшее влияние на проектируемую гостиницу будут оказывать социально – экономические факторы, в частности жизненный уровень населения и конкуренция.

Частичная зависимость проектируемой гостиницы наблюдается от природных факторов. Следовательно, необходимо правильно определить месторасположение гостиницы.

Далее следуют культурные, научно-технические, политические группы факторов. Относительная зависимость от этих факторов обуславливается тем, что перед тем, как выбрать место для отдыха люди знакомятся с культурой города, местными традициями, какая обстановка в том или ином городе.

Наименьшее влияние оказывают форс-мажорные факторы, так как отдых предполагает беззаботность, надежность, чаще всего о другом не думаешь при отъезде в другой город или страну.
1.3 Анализ внутренней среды гостиницы
Как мы видим из приведенной выше таблицы, в составе проектируемой гостиницы предполагается ряд служб, которые выполняют свои непосредственные обязанности.

Организационная структура гостиничного предприятия определяется назначением гостиницы, ее месторасположением, спецификой гостей и другими факторами. Она является отражением полномочий и обязанностей, возложенных на каждого ее сотрудника. Но это не мешает определить основные службы, имеющиеся в гостинице.

Службы гостиницы и их характеристика

В соответствии с «Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации», утвержденными постановлением правительства РФ от 15.06.1996 г. № 669, гостиница предназначена для временного проживания граждан на срок не свыше двух месяцев независимо от места прописки.

ГОСТ Р 50644-94 «Средства размещения. Требования безопасности».

ГОСТ Р 50645-94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц».

ГОСТ Р 50691-94 «Модель обеспечения качества услуг».

ГОСТ Р 51185-98 «Туристские услуги. Средства размещения. Общие требования».

Основные службы проектируемой гостиницы:

— служба управления номерным фондом;

— административная служба;

— служба общественного питания;

— инженерные (технические) службы;

вспомогательные и дополнительные службы.

Административная службаотвечает за организацию управления всеми службами гостиницы, решает финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда. Для персонала гостиницы, контролирует соблюдение установленных норм и правил по охране труда, технике безопасности, противопожарной и экологической безопасности.

Состав службы:

секретариат, финансовая служба, кадровая служба, инспекторы по противопожарной безопасности и технике безопасности.

Финансовая службарешает вопросы финансового обеспечения проектируемой гостиницы. Финансовая служба ведет единый финансовый учет на предприятии (т.е. учет расходов и доходов, ведение операций по учету оплачиваемого рабочего времени, выплачиваемые бонусы, а также получаемые отдельными работниками чаевые).

Кадровая службарешает вопросы подбора, расстановки и повышения квалификации кадров. В обязанности этого подразделения входит ведение личных дел всех сотрудников гостиницы.

Секретариат(входит в кадровую службу) занимается вопросами документационного и информационного обеспечения деятельности проектируемой гостиницы.

Служба маркетинга— это служба гостиницы, обеспечивающая функционирование маркетингового комплекса. Основные принципы деятельности:

— обеспечение рыночного характера деятельности гостиничного предприятия;

— осознание общности дела;

— максимизация контактов с реальными и потенциальными клиентами.

К функциям службы размещенияотносятся:

— распределение номеров и учет свободных мест в гостинице;

— приветствие гостя и исполнение необходимых формальностей при заезде;

— выписка счетов и производство расчетов с клиентурой.

До заезда гостя служба приема получает заявку на бронирование и в соответствии с этими ранее принятыми заявками распределяет номера и составляет карту движения номерного фонда, с помощью, которой ведется учет свободных мест в гостинице.

Работник службы размещения является фактически первым сотрудником в гостинице, с которым контактирует клиент. От того, как примут гостя, как его поприветствуют, как быстро будут выполнены необходимые формальности, во многом зависит первое, часто самое сильное впечатление о гостинице в целом.

В анкетах для проживающих указываются фамилия, имя, место и дата рождения, гражданство и страна проживания, номер паспорта. После заполнения анкеты гостю выдается ключ, визитная карточка, в некоторых гостиницах — карточка для завтрака. Работник службы приема провожает гостя до номера и возвращается на рабочее место.

Служба размещения в гостинице должна отвечать следующим требованиям:

— расположение службы в непосредственной близости от входа;

— негромко звучащая приятная музыка;

— соответствие дизайна вестибюля и службы приема;

— стойка службы приема — чистая, не заваленная в беспорядке бумагами;

— безупречный внешний вид и манера поведения сотрудников с клиентами;

— обслуживающий персонал на этаже должен приветствовать гостя, стараясь ответить на его просьбы или информировать, куда он должен обращаться.

К функциям службы бронирования (исполняет секретариат) относятся: прием заявок на бронирование номеров, их обработка, а также составление необходимой документации (графика заезда на каждый день, на неделю, на месяц, на квартал, на год). На базе имеющихся данных служба составляет картотеку гостей, ведет статистический учет и предоставляет данные отделу маркетинга для дальнейшего анализа.

Прием заявокможет осуществляться в устной форме, по телефону, по телеграфу, по телексу, по почте, по электронной системе бронирования.

Каждая заявка должна содержать следующие реквизиты:

— дата, день и время заезда;

— дата, день и примерное время отъезда;

— категория номера (одноместный, двухместный, люкс), количество человек;

— услуги в номере (наличие ванны, душа, телевизора, холодильника и т.д.);

— услуги по питанию (только завтрак, полупансион, полный пансион);

— цена (при указании цены следует точно определить, за что платит клиент: имеется ли в виду цена за номер, за один день пребывания, за каждого проживающего и т.д.);

— кто будет оплачивать (фамилия);

— вид оплаты (наличный или безналичный, расчет через фирму, кредитной картой);

— особые пожелания (заранее забронировать стол в ресторане, трансферт, животное в номере и т.д.).

К функциям службы бронирования относится также ведение картотеки гостей. На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка. Информация о госте собирается со всех служб гостиницы, имевших с ним контакт: этажные службы, ресторана, службы приема и т.д. Затем эта информация обобщается и заносится в карточку, которая хранится в архиве гостиницы. При повторном заезде клиента служба бронирования дает указания всем службам гостиницы о его предпочтениях и особых пожеланиях. Это значительно повышает качество обслуживания, так как дает возможность гостю почувствовать себя в привычной обстановке.

Вся документация, подготовленная службой бронирования, направляется в службу размещения для дальнейшей работы с ней.

Самым ответственным в гостиничном хозяйстве является подразделение, ведающее номерным фондом (входит в состав инженерной службы). Весь успех гостиницы, даже если доходы от ресторана и оказывают на него позитивное воздействие, полностью зависит от того, насколько прибыльным и успешным является этот сектор хозяйства гостиницы. Доходы от продажи размещения составляют от 50 до 75 % всех доходов предприятия и дают 70-80% чистой прибыли.

Ясно, что это основная доля всех доходов гостиницы. В зависимости от размеров предприятия, служба управления номерным фондом может состоять из одного или нескольких звеньев. Главные из них, составляющие основу службы, — это горничные, дежурные по этажу, уборщицы, старшие горничные.

Начальник управления номерным фондом несет ответственность за работу персонала по поддержанию чистоты и порядка в жилых и служебных помещениях гостиницы.

К жилым помещениям относятся номера, коридоры, фойе, переходы и все общественные туалеты. Служебные помещения включают зоны обслуживания и переходы между ними, а также все служебные кабинеты. Обязанность службы горничных состоит в сохранении в этих помещениях чистоты и порядка. Производной от этой функции является функция информирования службы портье о готовности номеров к заселению.

Типичная бригада по уборке помещений состоит из старшей горничной, горничных и уборщиц. Обязанность этих работников заключается в следующем:

— старшая горничная получает задание, которое распределяет среди подчиненных согласно штатному расписанию, а также выполняет все административные функции, возложенные на нее исполнительным директором;

— горничные выполняют распоряжения старшей горничной;

— дежурные по этажу осуществляют двойной контроль за качеством работы смены горничных. В их обязанность также входит передача в службы портье информации о свободных и занятых номерах с тем, чтобы свободные были проданы, а занятые — учтены системой контроля.

Ежедневной обязанностью горничной является выполнение сменного задания, т.е. уборка номеров независимо от того, заняты они или свободны, а по окончании уборки- информирования дежурной по этажу с целью учета и проверки качества.

На долю подсобных рабочих приходится тяжелая работа по перемещению мебели, а также доставка чистого постельного белья и универсальных тележек, горничных на этажи.

    продолжение
--PAGE_BREAK--Служба портье (входит в состав службы размещения) — это служба приема гостей в гостинице, основной задачей которой является прием и регистрация прибывающих гостей, размещение в забронированные и подготовленные к заселению номера. Отвечает за:

— оформление гостей при въезде и выезде;

— расчеты с клиентами;

— бронирование номеров;

— размещение гостей;

— своевременное доведение информации.

Главная функция-это информационное обслуживание. Информация через службу портье движется в двух направлениях: к гостям и в администрацию. Гостей информируют о видах обслуживания, предоставляемых гостиницей, местных достопримечательностях, местных особенностях, работе почты, транспорта и пр. Служба портье передает также информацию в различные подразделения гостиницы о потребностях гостей.

Служба портье-место, куда гость обращается всякий раз, когда у него возникают проблемы. Именно от этой службы зависти первое впечатление, которое гость получает о гостинице. Она должна иметь картотеку номеров, содержащую информацию о занятости номеров и наличии свободных мест и позволяющую контролировать загрузку номерного фонда с помощью современных компьютерных систем.

Служба безопасностибудет выполняет функции поддержания порядка и безопасности в гостинице, поскольку гостиница несет ответственность за обеспечение разумной безопасности своих клиентов. При этом предприятие может поручить выполнение этих обязанностей как собственной службе, так и привлечь стороннюю организацию.

Система пожарной сигнализации представляет собой модульную адресно-аналоговую пожарную станцию. Разнообразные пожарные извещатели позволяют выбрать для каждого помещения гостиницы наиболее подходящий физический принцип обнаружения возгорания: оптический, ионизационный, тепловой. На путях эвакуации устанавливаются адресные ручные извещатели. Система призвана с высокой степенью вероятности обнаруживать пожар на ранней стадии возгорания, обеспечивать локализацию очага возгорания, резко реагировать на появления «черного» дыма.

Систему охранной сигнализациигостиницы рекомендуется создавать как полуавтономную. На пульт централизованной охраны поступает информация о подсистеме сигнализации, установленной в помещениях временного хранения наличных денег. Для всех остальных помещений действует автономная система сигнализации.

Система контроля доступапризвана предотвратить проникновение нежелательных лиц в здание или в отдельные помещения гостиницы. Применяются автономные системы, состоящие из дверных замков со считывателем, терминалов для изучения информации с замков, программаторов карт, управляющего компьютера. Используются системы с однонаправленной передачей информации, а также системы с управляющими воздействиями.

Служба общественного питанияобеспечивает обслуживание гостей предприятия в ресторанах, кафе или барах гостиницы, решает вопросы по организации и обслуживанию банкетов, презентации и т.д.

Руководитель службы общественного питания составляет меню, обеспечивает поставку необходимых исходных продуктов, распределяет по участкам обслуживающий персонал, контролирует качество готовой продукции и обслуживания, соблюдая при этом разумный режим экономии.

Эта служба будет обеспечивать уборку помещений, мытье посуды, снабжение продовольственными товарами, а также выполнения иных поручений руководства предприятием в индустрии гостеприимства.

Каждый отдел в службе имеет своего руководителя, включая менеджера по обслуживанию в номерах. Ресторан как подразделение общественного питания обслуживает гостей согласно меню, которое является основой любой ресторанной концепции, независимо к какому типу данное предприятие питания относится. Большую роль при этом играет профессионализм метрдотелей и официантов, находящихся в непосредственном контакте с клиентами.

Техническая (инженерная) служба гостиницы— одна из многочисленных служб и возглавляется, как правило, главным инженером или директором по эксплуатации здания, главным техником здания и т.п.

Технический (инженерный) отдел отвечает за поддержание сложных систем в рабочем состоянии и их ремонта. Эти системы или их части в большинстве случаев оказываются в распоряжении широкого круга людей: от работников гостиницы до гостей. Администрация гостиницы не имеет или почти не имеет контроля над тем, как гости пользуются находящимся в номерах оборудованием, за бесперебойную работу которого инженерный отдел несет прямую ответственность.

Функциями по поддержанию инженерных систем и коммуникаций в рабочем состоянии, согласно технологии обслуживания, внедренной в гостинице и осуществляемой технической (инженерной) службой, является:

— подогрев воды;

— вентиляция воздуха;

— кондиционирование воздуха;

— эксплуатация насосных систем;

— эксплуатация электрических систем;

— эксплуатация холодильных систем

— эксплуатация оборудования пищеблока;

— эксплуатация компьютерных систем;

— эксплуатация лифтового хозяйства;

— отопление помещений.

Вспомогательные службы (входят в инженерную) обеспечивают процесс работы гостиницы, предлагая услуги прачечной, портновской, бельевой служб, службы уборки помещений, множительной службы, услуги склада и др.

Дополнительные службыоказывают платные услуги. В их состав входят парикмахерская, бассейн, сауна, солярий, спортивные сооружения и другие подразделения.

Проектируемая гостиница стремится предоставить почти домашний комфорт людям, оказавшимся вне своего дома. Поэтому атмосфера тепла и радушия – вот что гости, прежде всего, ценят в гостинице. У каждой из них — своё лицо. Оно создается совместными усилиями всех членов рабочего коллектива – усилиями, в которых материальное стимулирование сочетается корпоративным стилем работы и искренним интересом к делу.


Глава 2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ
МИССИИ, ЦЕЛИ И СТРАТЕГИИ ПРОЕКТИРУЕМОЙ ГОСТИНИЦЫ И ЕЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

2.1 Определение миссии гостиницы
Одной из главных задач является установление миссии, ради достижения которой формируется, функционирует и развивается организация как целостная система.

Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, так как в целом она выражает устремленность в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие ценности будут при этом приоритетными.

На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности потребителей, причем не только в настоящее время, но и в перспективе.

Но необходимо также учитывать интересы собственника и сотрудников.

Поэтому миссию проектируемой гостиницы можно сформулировать так: предоставление уютных номеров для временного проживания, с высоким качеством обслуживания. доступных широкому кругу потребителей с различным достатком с целью получения прибыли.

Миссия службы размещения– прием гостей, прибывших в гостиницу, их регистрация и размещение по номерам.

Миссия службы питания– обеспечение качественным обслуживанием гостей в кафе.

Миссия службы маркетинга– создание спроса в предлагаемой гостиницы.

Миссия финансовой службы– обеспечение финансирования, кредитования, налоговых обязательств.

Миссия кадровой службы — создание условий для привлекательности гостиницы как превосходного места для работы, обеспечение квалифицированными кадрами.

Миссия службы безопасности– гостиница – это безопасное место для отдыха.

Миссия инженерной службы – обеспечение бесперебойной работы систем.

2.2 Определение целей гостиницы
Общая цель организации образует фундамент для разработки стратегии развития и установления ключевых целей по таким важнейшим функциональным системам гостиницы как маркетинг, предоставление услуг, инновации, персонал, финансы, менеджмент. Каждая из этих подсистем реализует свои цели, логически вытекающие из миссии как общей цели проектируемой гостиницы.

Так, маркетинг направляет свою деятельность на создание спроса, и поэтому его целями являются: определение потребности населения и производства в продукции и услугах предприятия, разработка и спецификация параметров новых услуг, освоение рынков, контроль за изменением спроса потребителей, сбор и обработка информации о предлагаемых услугах, рекламирование гостиницы.

Подсистема «Персонал» направлена на работу с трудовым коллективом и формулирует свои цели по найму, расстановке, обучению, продвижению и оплате труда работников предприятия. Важнейшей целью является высокая заинтересованность сотрудников в решении общих задач гостиницы и создание для этого благоприятных условий.

Финансовая служба нацеливает свою деятельность на организацию финансирования, кредитования, налоговых обязательств, составление бюджетов (по гостинице в целом, ее подразделениям и программам).

Подсистема «Менеджмент» имеет в качестве своей ключевой задачи эффективное достижение целей организации, исключающее нерациональные затраты времени, ресурсов и талантов. В соответствии с нею она устанавливает цели по активизации работников всех подразделений организации по контролю за движением и использованием всех его ресурсов. Для этого производится глубокий анализ проблем во всех сферах и областях деятельности гостиницы и выделяют те, которые требуют наибольшего внимания и усилий, так как являются главными факторами достижения желаемых результатов.


Таблица 3 — Ключевые цели проектируемой гостиницы

Функциональная служба

Ключевая цель

Маркетинг

Выйти на первое место по предоставлению услуг временного проживания на рынке

Предоставление услуг

Достичь наивысшего качества предлагаемых услуг при минимальных затратах

Финансы

Сохранять и поддерживать на необходимом уровне все виды финансовых ресурсов

Персонал

Обеспечить условия, необходимые для развития творческого потенциала работников и повышение уровня удовлетворенности и заинтересованности в работе

Менеджмент

Определить критические области управленческого воздействия и приоритетные задачи, обеспечивающие получение запланированных результатов

2.3 Определение стратегии проектируемой гостиницы
На первом этапе создания гостиницы необходимо использовать стратегию концентрированного роста, то есть стратегию развития предлагаемых услуг. Данная стратегия предполагает решение задач роста за счет предоставления услуг на выбранном сегменте рынка.

Определим стратегии для хозяйственных подразделений.

Стратегия службы размещения– создание непрерывного процесса приема и размещения отдыхающих.

Стратегия службы маркетинга— создание потребности населения в предлагаемой услуге.

Стратегия финансовой службы– создание оптимальной системы по использованию финансовых ресурсов.

Стратегия кадровой службы– обеспечение гостиницы квалифицированными кадрами.

Стратегия службы питания– разработка сбалансированного питания для групп отдыхающих.


Глава 3.
ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

3.1 Проектирование организационной структуры управления
За основу проектирования организационной системы управления возьмем модель формирования организационной системы.

В соответствии с первым блоком структура проектируемой гостиницы:

— по масштабу связей – национальная;

— по приоритетной сфере деятельности – сервисная;

— стратегия развития – предпринимательская;

Признаки структуры управления:

— тип экономики – рыночная;

— по характеру государственного регулирования экономики – социально-регулируемая.

Организационная система управления проектируемой гостиницы – общество с ограниченной ответственностью.

В соответствии со вторым блоком можно определить следующие виды структуры управления:

— по характеру взаимосвязи экономических процессов — ориентация на результат;

— по содержанию экономических процессов – сервисная.

Для того, чтобы эффективно сформировать управленческие связи, необходимо обосновать принципы технологического и производственного взаимодействия подразделений организации. Исходя из этого можно выделить следующие характеристики структуры управления:

— по характеру производственных связей – комбинированная;

— по производственным уровням – двухуровневая;

— по степени хозяйственной самостоятельности – материнская.

В соответствии со структурой персонала можно выделить виды структуры управления:

— по фактору собственности — смешанная;

— по форме управленческих связей – линейно – функциональная;

По распределению полномочий и ответственности в процессах управления выделяют следующие виды структур:

— по характеру наделения полномочий лиц и органов системы управления – формальная;

— по уровню концентрации полномочий – централизованная.

Признаки структур управления:

— по характеру интересов – корпоративная;

— по типу мотивации – материальная;

— по средствам организационной мотивации – дисциплинарная.

3.2 Проектирование функциональной модели управления
Для того, чтобы составить функциональную модель управления, необходимо определить состав подразделений и комплекс работ, выполняемых каждым подразделением.

Для этого составим матрицу распределения функций управления между подразделениями.
Таблица 4 — Матрица распределения функций управления между подразделениями

№ п/п

Содержание работ

Подразделения, в которых выполняются работы

Ген.дир.

СР

ФС

КС

СМ

СБ

СП

ИС

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1.

Разработка перспективных планов

х

х

х

х

х

х

х

Х

2.

Текущее планирование

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

3.

Обеспечение материально-техническими ресурсами

Х













Х

4.

Распределение материальных и людских ресурсов

Х



Х

Х









5.

Управление финансами

Х



Х











6.

Обеспечение необходимых условий труда

Х

Х



Х

Х

Х

Х

Х

7.

Управление персоналом

Х





Х









8.

Обеспечение трудовыми ресурсами

Х





Х









9.

Сбор, оценка, обработка, хранение информации

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

10.

Контакты с внешними организациями, ведение переговоров

Х







Х







11.

Маркетинговая и рекламная деятельность

Х







Х







12.

Инновационная деятельность

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

13.

Координация и интеграция усилий сотрудников в направлении достижения общей цели

Х















14.

Организация взаимодействия и поддержания контактов между рабочими группами и отдельными членами организации

Х





Х









15.

Контроль за исполнением решений, корректировка деятельности в зависимости от изменения условий работы

Х














    продолжение
--PAGE_BREAK--


Далее следует распределить права и обязанности между подразделениями при выполнении работ по функциям управления.

Возможность обоснованно разделить задачи по подразделениям и службами аппарата управления, а также обеспечить комплексную реализацию работ, позволяет матрица распределения административных задач управления (РАЗУ).

Условные обозначения:

Р — единоличное решение и персональная ответственность за решение той или иной задачи с подписью;

Рп — единоличное решение и персональная ответственность за решение той или иной задачи при коллегиальной форме решения задачи с подписью;

Ру – участие в коллегиальном решении данной задачи без права подписи;

П – планирование;

О – организация;

К – контроль;

Кс – координация совместных усилий участников процесса;

М – мотивация;

И – собирает, дает информацию;

Пр – подготовка предложений в решение;

В – выполняет;

С – согласование, визирование.


Таблица 5 — Матрица РАЗУ

№ п/п

<img width=«163» height=«55» src=«ref-1_1537115103-257.coolpic» v:shapes="_x0000_s1026">Должностные лица, подр.

Задачи

Кt

Ген

дир

СР

ФС

КС

СМ

СБ

СП

ИС

Сt

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1.

Разработка перспективных планов

9

РпПК

РуВ

РуВ

РуВ

ПРуВИ

РуВ

РуВ

РуВ

2142

2.

Текущее планирование

14

РпК

РуВП

РуВП

РуВП

ПрИ

РуВ

РуВ

РуВ

3192

3.

Обеспечение материально-техническими ресурсами

18

РКО













ОСВ

1602

4.

Распределение материальных и людских ресурсов

13

РКО



ПрИ

ИОС









1352

5.

Управление финансами

19

РК



ИПрВС











1425

6.

Обеспечение необходимых условий труда

15

РпМК

РуВ



КсОС

РуИ

РуВ

РуВ

РуВ

2910

7.

Управление персоналом

15

РПК





ИПрСОВ









1530

8.

Обеспечение трудовыми ресурсами

9

РВК





ИОС









729

9.

Сбор, оценка, обработка, хранение информации

25

РпК

О

Кс

ИРуВ

РуВО

ИПРуВ

РуВ

РуВ

РуВ

6350

10.

Контакты с внешними организациями, ведение переговоров

10

РВКП







ВПО







1000

11.

Маркетинговая и рекламная деятельность

19

РПК







ОРуВ







1520

12.

Инновационная деятельность

24

РпПК

РуВПр

РуВ

Пр

РуВ

Пр

РуВ

Пр

РуВ

Пр

РуВ

Пр

РуВПр

6792

13.

Координация и интеграция усилий сотрудников в направлении достижения общей цели

13

МОКР















793

14.

Организация взаимодействия и поддержания контактов между рабочими группами и отдельными членами организации

12

РК





ОСВ









804

15.

Контроль за исполнением решений, корректировка деятельности в зависимости от изменения условий работы

10

РОВК















610



Сз



8893

2494

3749

2361

4425

2415

2415

3117





Кt– коэффициент трудоемкости управленческих задач.

Сt— трудоемкость управленческих задач.

Сз – загруженность должностных лиц и подразделений.

Для того, чтобы определить значимость символов используют один из методов оценок.

Одним из наиболее доступных методов экспертного опроса является оперирование матрицей предпочтения. При помощи этой матрицы определяем сравнительные (весовые) оценки символов.
Таблица 6 — Матрица предпочтений символов управленческих задач

Символы

Р

Рп

Ру

П

О

К

М

Кс

С

И

Пр

В

Баллы

Р

1

2

2

1

2



1

1



1



1

12

Рп



1

2

1



1

1

2





1

2

11

Ру





1

1





1

1

2

1



1

8

П

1

1

1

1





1

2

2

1

1



11

О



2

2

2

1

1



2

2

1

2

1

16

К

2

1

2

2

1

1



2

2

1

2



16

М

1

1

1

1

2

2

1

2

2

2

2



17

Кс

1



1









1

2



1



6

С

2

2













1



1



6

И

1

2

1

1

1

1

2

2

2

1

1

1

14

Пр

2

1

2

1







1

1

1

1



10

В

1



1

2

1

2

2

2

2

1

2

1

17



Далее рассчитываем относительную значимость каждого символа (V).

VР = 12:144*100% = 8,3%

VРп = 11:144*100% = 7,6%

VРу= 8:144*100% = 5,6%

VП = 11:144*100% =7,6%

VО = 16:144*100% =11,1%

VК = 16:144*100% = 11,1%

VКс = 6:144*100% =4,1%

VМ = 17:144*100% =11,8%

VИ = 14:144*100% =9,7%

VС = 6:144*100% = 4,1%

VВ = 17:144*100% =11,8%

VПр = 10:144*100% =6,9%

Далее необходимо рассчитать коэффициент трудоемкости решения управленческих задач (Кt). Он рассчитывается по способу аналогичному выше.

Строим матрицу предпочтения трудоемкости управленческих задач.


Таблица 7 — Матрица предпочтения трудоемкости управленческих задач

Кt

Кt

1

Кt

2

Кt

3

Кt

4

Кt

5

Кt

6

Кt

7

Кt

8

Кt

9

Кt

10

Кt

11

Кt

12

Кt

13

Кt

14

Кt

15

∑

Кt

1

1













1

1

2

1



1

1

1

9

Кt

2

2

1



1



1

1

2

1



1

2

1

1



14

Кt

3

2

2

1

2



2

2

1





1

1

1

1

2

18

Кt

4

2

1



1



1



1



2





1

2

2

13

Кt

5

2

2

2

2

1



2

1



2

1

2

1

1

2

19

Кt

6

2

1



1

2

1

1

2



1

1



1

1

1

15

Кt

7

2

1



2



1

1

1



2

1



1

1

2

15

Кt

8

1



1

1

1



1

1





1



1



1

9

Кt

9

1

1

2

2

2

2

2

2

1

2

1

1

2

2

2

25

Кt

10



2

2





1



2



1





1

1



10

Кt

11

1

1

1

2

1

1

1

1

1

2

1

1

1

2

2

19

Кt

12

2



1

2

2

2

2

2

1

2

1

1

2

2

2

24

Кt

13

1

1

1

1

1

1

1

1



1

1



1

1

1

13

Кt

14

1

1

1



1

1

1

2



1





1

1

1

12

Кt

15

1

2







1



1



2





1

1

1

10



Далее рассчитываем относительную значимость управленческих задач (Кt).

VКt1 = 9:225*100% = 4%

VКt2 = 14:225*100% = 6,2%

VКt3 = 18:225*100% = 8%

VКt4 = 13:225*100% =5,8%

VКt5 = 19:225*100% =8,4%

VКt6 = 15:225*100% = 6,7%

VКt7 = 15:225*100% =6,7%

VКt8 = 9:225*100% =4%

VКt9 = 25:225*100% = 11,1%

VКt10 = 10:225*100% =4,4%

VКt11 = 19:225*100% =8,4%

VКt12 = 24:225*100% =10,7%

VКt13 = 13:225*100% =5,8%

VКt14 = 12:225*100% =5,3%

VКt15 = 10:225*100% =4,4%

Теперь можно рассчитать трудоемкость управленческих задач (Сt). Она рассчитывается по следующей формуле:

Кt— коэффициент трудоемкости управленческих задач.

Vj— сумма весов j-структурных подразделений или должностных лиц по задачам.

j– перечень должностных лиц и структурных подразделений.

Сt1=9* (11+11+16+8+17+8+17+8+17+8+17+11+4+8+17+8+17+8+17) = 2152

Сt2 = 14*(11+16+8+ 17+11+8+17+ 11+8+17+11+10+14+8+17+18+17 +8+17) = 3192

Сt3=18*(12+16+16+16+6+6+17)=1602

Сt4=13*(12+16+16+10+14+14+16+6)=1352

Сt5=19*(12+16+14+10+17+6)=1425

Сt6=15*(11+17+16+8+17+8+17+8+17+8+17+6+6+16+14+8)=2910

Сt7=15*(12+11+16+14+10+6+16+17)=1530

Сt8=9*(12+17+16+14+16+6)=729

Сt9=25* (11+16+16+6+14+8+17+8+17+16+14+11+8+17+8+17+8 +17+8+ 17)=6350

Сt10=10*(12+17+16+11+11+17+16)=1000

Сt11=19*(12+11+16+16+17+8)=1520

Сt12=24*(11+11+11+16+7*(8+10+17))=6792

Сt13=13*(17+16+16+12)=793

Сt14=12*(12+16+16+17+6)=804

Сt15=10*(12+16+17+16)=610

Далее рассчитываем относительную значимость трудоемкости управленческих задач (VСt) по формуле:

VСt1=2142:32751*100%=6,5%

VСt2=3192:32751*100%=9,7%

VСt3=1602:32751*100%=4,9%

VСt4=1352:32751*100%=4,1%

VСt5=1425:32751*100%=4,4%

VСt6=2910:32751*100%=8,9%

VСt7=1530:32751*100%=4,7%

VСt8=729:32751*100%=2,2%

VСt9=6350:32751*100%=19,4%

VСt10=1000:32751*100%=3,1%

VСt11=1520:32751*100%=4,6%

VСt12=6792:32751*100%=20,7%

VСt13=793:32751*100%=2,4%

VСt14=804:32751*100%=2,5%

VСt15=610:32751*100%=1,9%

Определяем загруженность должностных лиц и структурных подразделений проектируемой гостиницы по формуле:

VСз 1=9*(11+11+16)+14*(11+6)+18*(12+16+16)+13*(12+16+16)+

+19*(12+16)+15*(11+17+16)+15*(12+11+16)+9*(12+17+16)+25*(11+16)+10*(12+17+16+11)+19*(12+11+16)+24*(11+16+11)+13*(17+16+16+12)+12*(12+16)+10*(12+16+17+16)=8893

VСз 2=9*(8+ 17)+14*(8+17+11)+15*(8+17)+25* (16+6)+24* (8+10+17) = 2494

VСз 3=9*(8+17)+14*(8+17+11)+13*(10+14)+19*(14+10+17+6)+25*(14+8+17)+24*(8+10+17) = 3749

VСз 4=9*(8+17)+14*(8+17+11)+16*(14+16+6)+15*(6+16+6)+15* (14+10+6+16+17)+9*(14+16+4)+25* (8+17+16)+24*(8+10+17)+12*(16+6+17) = 2361

VСз 5=9*(11+8+17+14)+14*(10+14)+15*(14+8)+25*(14+11+8+17)+10*(17+11+16)+19*(16+17+8)+24*(8+10+17) = 4425

VСз 6=9*(8+17)+14*(8+17)+15*(17+8)+25*(8+17)+24*(8+10+17)=2415

VСз 7=9*(8+17)+14*(8+17)+15*(8+17)+25*(8+17)+24*(8+17+10)=2415

VСз 8=9*(8+17)+14*(8+17)+18*(16+6+17)+15*(8+17)+25*(8+17)+ 24*(8+17+10) = 3117

Определяем относительную загруженность должностных лиц и подразделений (VСз):

VСз 1=8893:29869*100%=29,8%

VСз 2=2494:29869*100%=8,3%

VСз 3=3749:29869*100%=12,6%

VСз 4=23613:29869*100%=7,9%

VСз 5=4425:29869*100%=14,8%

VСз 6=2415:29869*100%=8,1%

VСз 7=2415:29869*100%=8,1%

VСз 8=31173:29869*100%=10,4%

    продолжение
--PAGE_BREAK--