Реферат: Совершенствование информационной системы управления кадров и работы с личным составом Главного у

--PAGE_BREAK--


Лидером на рынке офисных приложений является корпорация Microsoft. По разным оценкам, она контролирует сейчас 80-95% рынка офисных пакетов в западных странах, а в России эта цифра еще выше. В то же время во Франции, Германии, Италии, Португалии, Китае и Японии лидируют продукты CorelPerfect.

Коллективная работа с информацией

Концепция современного «электронного офиса» предполагает обязательную совместную работу всех сотрудников. Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware(командная работа) и workflow(поток работ).

Технологии командной работы ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организаций работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

·                   сетевой доступ к файлам и базе данных;

·                   локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

·                   терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

·                   просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии управления потоком работ служат для автоматизации документооборота в средних и крупных организациях и для них характерно:

·                   поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

·                   четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (например, по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

В современных офисных пакетах имеются развитые средства поддержки коллективной работы.

В MicrosoftWordвозможно использование режима записи исправлений, в котором разными цветами отображаются исправления, сделанные разными пользователями, рецензирования и отправки документа по маршруту с использованием электронной почты. Также возможно сравнение и сохранение версий документа в одном.


Раздел 2. Анализ структуры документооборотаГУФСИН

2.1 Анализ схемы документооборота
Управление кадров ведёт учёт сотрудников, как самого Управления, так и подразделений, непосредственно подчинённых ГУФСИН (исправительные колонии, следственные изоляторы и т.д.), расположенных по всей территории Иркутской области.

Личные дела младшего начсостава подразделений формируются и хранятся в подразделениях, там же оформляются приказы по младшему начсоставу, составляются графики отпусков, заполняется служебная карточка формы № 2, на основе которой ведется картотека, как в самом подразделении, так и в Главном управлении и другие документы.

Личные дела офицерского состава подразделений, оформляются в подразделениях и пересылаются в Главное управление. Служебная карточка на лиц офицерского состава ведется в каждом подразделении и Главном управлении. Таким образом, офицерский состав ГУФСИН учитывается в Главном управлении, независимо от того, где проходит службу сотрудник. Поэтому при дальнейшем описании документооборота Управления кадров приказ по личному составу подразумевает офицерский личный состав (от младшего лейтенанта до полковника).

В таблице 2.1 приведена схема документооборота, в которой представлены основные процессы деятельности Управления кадров.


Таблица 2.1

Схема документооборота

<img width=«29» height=«13» src=«ref-1_1131123363-100.coolpic» v:shapes="_x0000_s1026"><img width=«140» height=«12» src=«ref-1_1131123463-128.coolpic» v:shapes="_x0000_s1027"><img width=«30» height=«13» src=«ref-1_1131123591-100.coolpic» v:shapes="_x0000_s1028"><img width=«128» height=«12» src=«ref-1_1131123691-126.coolpic» v:shapes="_x0000_s1029"><img width=«224» height=«12» src=«ref-1_1131123817-142.coolpic» v:shapes="_x0000_s1030"><img width=«236» height=«12» src=«ref-1_1131123959-143.coolpic» v:shapes="_x0000_s1031"><img width=«640» height=«850» src=«ref-1_1131124102-17877.coolpic» v:shapes="_x0000_i1026">


Продолжение таблицы 2.1

<img width=«240» height=«122» src=«ref-1_1131141979-484.coolpic» v:shapes="_x0000_s1032"><img width=«68» height=«12» src=«ref-1_1131142463-113.coolpic» v:shapes="_x0000_s1033"><img width=«248» height=«12» src=«ref-1_1131142576-145.coolpic» v:shapes="_x0000_s1034"><img width=«633» height=«669» src=«ref-1_1131142721-11363.coolpic» v:shapes="_x0000_i1027">

Ежегодно в декабре месяце кадровыми работниками подразделений проводится сверка своих данных с данными Главного управления. С данными подразделений сверяются личные дела (обновление справки-объективки, сверяется специальное звание сотрудника, должность, изменения в социальном статусе, месте жительства и т. п.) офицерского состава и служебная карточка формы № 2 на младший начсостав, которые ведутся в Управлении. На сверку данных всех подразделений уходит 2 месяца (по 2 дня на одно подразделение).

Все документы, необходимые для формирования личного дела сотрудника заполняются в Отделе кадров. После этого Отдел кадров передаёт личное дело в Хранилище. При увольнении сотрудника личное дело 1 год хранится в Хранилище, а затем передаётся в Архив. В хранилище хранится 3 700 личных дел офицерского и младшего начсостава Главного управления, остальные личные дела хранятся в подразделениях. Личные дела занимают 7 высоких стеллажей.

Практически документационная деятельность Управления кадров не автоматизирована. В трёх отделах, инспекции и хранилище установлено по 1 компьютеру. Компьютеры не соединены в локальную сеть. С помощью ПК печатаются приказы, справки, отчёты в MSWord. Никаких автоматизированных БД не ведётся.

Для более полного представления о деятельности Управления кадров и работы с личным составом, его документооборота удобно построить DFD-диаграммы.

На рисунке 2.1 представлена контекстная DFD-диаграмма, которая показывает внешние по отношению к системе адресаты и адресанты данных, с которыми система взаимодействует.


<img width=«514» height=«334» src=«ref-1_1131154084-7740.coolpic» v:shapes="_x0000_i1028">

Рис. 2.1 Контекстная DFD-диаграмма
Внешняя сущность Отделы кадров подразделений ГУФСИН моделирует инспекторов отделов кадров подразделений ГУФСИН непосредственно ведущих учёт и работу с младшим начсоставом подразделений, а также формирующих личные дела офицерского состава подразделений.

Внешняя сущность Кандидат моделирует физическое лицо, которое претендует на офицерскую должность в ГУФСИН.

Внешняя сущность Сотрудник моделирует физическое лицо, которое в настоящий момент является сотрудником; уволенного сотрудника; начальников отделов ГУФСИН.

Внешняя сущность Бухгалтерия моделирует бухгалтерский учёт движения кадров.

Внешняя сущность Юридическая служба моделирует службу, входящую в состав Организационного управления ГУФСИН, осуществляющую юридический контроль оформления документов и визирование приказов по личному составу.

Внешняя сущность Архив моделирует подразделение ГУФСИН, осуществляющее хранение личных дел уволенных сотрудников.

Внешняя сущность ФСИН России моделирует головную организацию (г. Москва), осуществляющую контроль над деятельностью ГУФСИН по Иркутской области.

Оформление движения кадров при приёме на работу, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, увольнении и т.п. Движение кадров оформляется приказом по личному составу, который включает в себя такие пункты как принять, перевести, назначить на должность, откомандировать, предоставить отпуск (инспекторы Отдела кадров оформляют отпуск по уходу за ребенком, учебный отпуск, отпуск по семейным обстоятельствам) уволить, уволить в связи со смертью, установить стаж, надбавку, внести изменения в учётные документы и др.

Инспекторы Отдела кадров формируют сводные приказы по личному составу на основании поступающих сведений, документов от подразделений ГУФСИН, а также документов наработанных внутри Отдела кадров.

Ведение документации по делопроизводству включает в себя ведение карточки формы №1, карточки формы № 3, штатно-должностной книги, книги учета трудовых книжек, книга учета приказов по личному составу и др.

Отдел прохождения службы и передает в Отдел кадров данные, для внесения изменений по званию в карточку формы № 1.
2.1 Ведение отчетности
Ведение отчётности – оформление и предоставление ежемесячной отчётности в ФСИН России (отчет о составе кадров, отчет о состоянии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров и другие).

Отчетность формируется путем сбора информации из учетных документов, картотек, которые ведутся в отделе, а также справочных данных картотеки служебной карточки формы № 2 Хранилища личных дел. В таблице 2.2 представлена периодичность предоставления некоторых отчетов в Федеральную службу исполнения наказания, расположенную в Москве.
Таблица 2.2

Периодичность предоставления отчетности Отделом кадров Главному управлению кадров ФСИН



При нарушении служебной дисциплины подчиненным сотрудником начальник учреждения или органа уголовно-исполнительной системы обязан предупредить его о недопустимости таких действий, а при необходимости, в зависимости от тяжести совершенного проступка и степени вины, провести служебную проверку, наложить на виновного дисциплинарное взыскание или передать материалы о проступке на рассмотрение суда чести.

Дисциплинарное взыскание должно соответствовать тяжести совершенного проступка и степени вины. При определении вида и меры взыскания принимаются во внимание: характер проступка, обстоятельства, при которых он был допущен, прежнее поведение сотрудника, допустившего проступок, признание им своей вины, его отношение к службе, знание правил ее несения и другое.

При нарушении дисциплины совместно несколькими лицами дисциплинарные взыскания налагаются на каждого виновного в отдельности и только за совершенное им нарушение (с учетом степени вины сотрудника в совершенном проступке).

Увольнение из уголовно-исполнительной системы является крайней мерой дисциплинарного взыскания.

Для снятия дисциплинарного взыскания, наложенного старшим начальником, непосредственный начальник возбуждает соответствующее ходатайство по инстанции.

Все поощрения и дисциплинарные взыскания, за исключением объявленных устно, подлежат учету. Учет поощрений, дисциплинарных взысканий, решений судов чести ведется сотрудниками кадровых подразделений в журналах по учету взысканий и поощрений.

Формирование приказов о поощрениях и наказаниях включает в себя:

1. Оформление приказа на основании данных рапортов начальников отделов, материалов выездной комиссии.

2. Передача копии приказа в заинтересованные подразделения: бухгалтерию, отделы кадров подразделений ГУФСИН, Хранилище.

Подготовка материалов служебных расследований по травмам, увечьям и гибели сотрудников на основании отчётов о дисциплинарной практики, поступающих из отделов кадров подразделений ГУФСИН.



--PAGE_BREAK--РАЗДЕЛ 3. ПРОЕКТ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАДРОВ ГУФСИН




3.1 Проектирование банка данных сотрудников ГУФСИН
Автоматизацию работы базы данных обеспечивает система управления базами данных (СУБД), которая манипулирует с конкретной моделью организации данных на носителе. При построении логической модели данных выбирается один из трех подходов моделирования: иерархический, сетевой, реляционный.

В данном проектировании ставится задача компьютерного учёта служебной карточки формы № 2, которая фактически представляет собой сокращённое личное дело сотрудников ГУФСИН и его подразделений. Объект исследуемой предметной области — сотрудник. Атрибутами данного объекта является набор его характеристик, указанных в строках служебной карточки (СК). Перечислим все имеющиеся атрибуты с указанием ограничений на значения при заполнении СК (табл. 3.1).
Таблица 3.1

Поля служебной карточки



Из трёх подходов моделирования выбирается реляционная модель. Данные о сотрудниках можно представить в виде таблицы, в которой каждому виду данных соответствует свой столбец, а каждому конкретному сотруднику – строка. Каждая строка этой таблицы (отношения) называется записью, а её отдельный элемент, отвечающий тому или иному столбцу, — полем. Если представить себе служебную карточку в виде таблицы, то можно обнаружить ряд недостатков:

Во-первых, некоторые поля являются достаточно сложными и включают в себя данные, которые можно (и нужно) разбить на более мелкие компоненты (это поля, в которые входят фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование и др.)

Во-вторых, для удобства работы с базой данных необходимо разделить исходную таблицу «Служебная карточка» на совокупность нескольких таблиц. Например, таблица «Персоналии», таблица «Образование», «Иностранные языки» и т.п.

Такие действия по представлению данных в теории и практике создания БД называется нормализацией.

Нормализация — это обратимый пошаговый процесс декомпозиции исходных таблиц в более простые, избавленные от нежелательных функциональных зависимостей, порождающих проблему контроля избыточности данных.

После исправления недостатков получаем следующую совокупность таблиц:

·                   Таблица 1 «Персоналии» — личный номер, личное дело №, фамилия, имя, отчество, год рождения, месяц рождения, день рождения, место рождения, национальность, семейное положение; логические поля – владеет иностранными языками, участвовал в боевых действиях, имеет награды, был в плену, имеет детей, дело находится в архиве.

·                   Таблица 2 «Образование» — личное дело №, образование, специальность по образованию, учебное заведение, год окончания.

·                   Таблица 3 «Иностранные языки, языки народностей РФ» — личный номер, владеет хорошо, владеет плохо.

·                   Таблица 4 «Боевые действия» — личный номер, когда, где, количество дней, ранения и контузии.

·                   Таблица 5 «Награды» — личное дело №, дата награждения, наименование ордена, медали.

·                   Таблица 6 «Плен» — личный номер, при каких обстоятельствах, где, сколько.

·                   Таблица 7 «Семья» — личный номер, ФИО жены, мужа, год рождения жены, мужа, адрес местожительства семьи, № дома, № квартиры.

·                   Таблица 8 «Дети» — личный номер, ФИО детей, годы рождения.

·                   Таблица 9 «Звание» — личный номер, звание, кем издан приказ, № приказа, дата приказа.

·                   Таблица 10 «Трудовая деятельность» — номер трудовой книжки, дата поступления, дата ухода, наименование учреждения, адрес, должность.

·                   Таблица 11 «Служба» — номер трудовой книжки, личный номер, дата вступления, дата ухода, должность, с указанием органа, части, местонахождение, наименование органа, издавшего приказ, № приказа, дата.

Поля «личный номер», «личное дело №», «номер трудовой книжки» повторяются не случайно, они являются ключевыми полями:

·                   Поле «личный номер» является первичным ключом в таблицах №1 и №7, вторичным ключом в таблицах №3, 4, 6, 8, 9, 11.

·                   Поле «личное дело №» первичный ключ в таблице №1, вторичный ключ в таблицах №2, 5.

·                   Поле «номер трудовой книжки» первичный ключ в таблице №11, вторичный в таблице №10.

Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать запись в базе данных.



3.2 Составление схемы баз данных
Выделенные объект и его атрибуты необходимо описать в терминах СУБД Access. В Accessданным соответствует определённый тип:

·                   числовой;

·                   логический;

·                   текстовый;

·                   поле дата/время;

·                   денежный;

·                   поле MEMOи другие.

Приведём сортировку полей 11 таблиц по типу данных (табл. 3.2).


Таблица 3.2

Сортировка полей таблиц по типу данных




Поля таблиц также различаются по типу элемента управления: «поле», «список», «поле со списком». Для удобства работы с таблицами служебной карточки для некоторых полей целесообразно ввести список или поле со списком (табл. 3.3).
Таблица 3.3

Списки и поля со списком служебной карточки

Построение всех 11 таблиц необходимо осуществлять в режиме Конструктора. В приложении 2 представлена схема данных служебной карточки формы № 2.

СУБД Accessпозволяет устанавливать связи между таблицами. После этого можно создавать запросы, формы и отчёты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для связывания таблицы «Персоналии» и таблицы «Награды», следует создать связь между полями «Личное дело №». Поле «Личное дело №» отображается в двух таблицах – как поле первичного ключа и как внешний ключ.

Существует три способа определения связываемых полей:

·                   Отношение «один-ко-многим» создаётся в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса (наиболее часто используемый тип отношений).

·                   Отношение «один-к-одному», когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

·                   Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц.

В базе данных служебной карточки все связанные поля (кроме отношения таблиц «Семья» и «Персоналии») имеют тип отношения «один-ко-многим». Также для связанных полей в MSAccessустановлены следующие параметры: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. В связанных полях базы данных «Служебная карточка» использованы все три параметра.

Интерфейс — это взаимодействие между системой и средой между двумя системами или двумя компонентами системы. MSAccessимеет достаточно удобный интерфейс, справочную систему. Пользователям, освоившим работу с MSWord, Excel, не составит особого труда освоить и данный продукт.

Для того чтобы пользователям базы данных «Служебная карточка» было удобно вводить данные в таблицы необходимо создать форму (приложение 3). Для этого нужно создать формы всех 11 таблиц базы данных. Это делается очень просто с помощью Мастера. Затем в режиме Конструктора необходимо открыть форму «Персоналии» и с помощью элементов управления поместить туда две подчинённые формы «Звание» и «Служба», т.к. они наиболее часто используются. Для остальных форм необходимо создать кнопки с названиями таблиц. При нажатии на кнопку будет открываться определённая форма. Это достигается с помощью макросов (макрокоманда «открытие формы»), которые необходимо создать для 8 форм. С помощью кнопки будет открываться формы «Трудовая деятельность» и «Образование». Остальные будут открываться, если на соответствующем логическом элементе щелкнуть мышкой. Например, если на поле «Был в плену?» щелкнуть мышкой откроется соответствующая форма «Плен».

Приведённые в пункте 2.4. технические средства достаточны для комфортной работы с базой данных. Жёсткого диска, оперативной памяти для работы с БД вполне достаточно, принтер позволит распечатывать отчёты, необходимые выборки сведений, имеется CDRW, который позволит записывать архивные части БД на диск и переносить информацию с одного ПК на другой, источник бесперебойного питания позволит вовремя завершить работу с БД, не потеряв введённых сведений.

Затратив один раз время на создание базы данных, достигается значительная экономия времени в процессе дальнейшей работы. А именно: при ручном поиске карточки в среднем уходит 7 минут. Автоматизированная картотека не только позволит быстрее проводить поиск карточки, но и позволит одновременно искать несколько карточек, выдавать оперативно сводки данных по нескольким карточкам и т.п. На создание макета базы данных уйдёт приблизительно 1-1,5 часа. Количество служебных карточек в картотеке 5300, скорость заполнения автоматизированной картотеки <img width=«13» height=«13» src=«ref-1_1131178807-82.coolpic» v:shapes="_x0000_i1031">10-12 карточек/день. Так как количество рабочих дней инспектора хранилища <img width=«13» height=«13» src=«ref-1_1131178807-82.coolpic» v:shapes="_x0000_i1032"> 251 день, на заполнение БД уйдёт <img width=«13» height=«13» src=«ref-1_1131178807-82.coolpic» v:shapes="_x0000_i1033"> 1 год 8 месяцев. Начинать введение данных в ПК необходимо с карточек тех сотрудников ГУФСИН и его подразделений, личные дела которых находятся в архиве.

В MSAccessпредусмотрена защита от несанкционированного доступа к базе данных. Это система паролей и ограничений прав работы с БД. Так как вносить, изменять сведения БД, предоставлять справки, отчёты будет ответственный инспектор хранилища личных дел, то ему необходимо создать пароль, который будет знать он и старший инспектор хранилища (администратор БД). Администратор может установить режим «справочной системы» для заинтересованной группы пользователей, без риска изменения/удаления записей и т.п. Создание макета базы данных и техническое обслуживание планируется осуществить силами Центрального инженерно-технического отдела ГУФСИН.
    продолжение
--PAGE_BREAK--