Реферат: Как получить дебиторскую задолженность
Андрей АвгустовичAнyчин, кандидатэкономическихнаук, преподавательпрограммыподготовкиуправленческихкадров Воронежскогогосударственногоуниверситета, бизнес-тренер, консультант…
Дебиторскаязадолженностьвозникает вслучае, еслиуслуга (илитовар) проданы, а денежныесредства неполучены. Существуетнормальнаядебиторскаязадолженность, которая связанас тем, что междумоментамиотгрузки иоплаты товарасуществуетвременной лаг; просроченнаядебиторскаязадолженность, в случае которойоплата запоставленныйтовар производитсяпо истечениисрока, указанногов договоремежду продавцоми покупателем; безнадежнаядебиторскаязадолженность, т.е. долги, которыекомпания неимеет возможностиили ресурсоввернуть.
При анализедебиторскойзадолженноститрадиционноклиентов делятна добросовестныхи недобросовестных.К недобросовестнымклиентам относятсяте, кто изначально, вступая в сделку, не предполагалиплатить, илите, кто ищутразличные путидля того, чтобыне платить. Кдобросовестнымклиентам относятсятакие клиенты, которые вступалив сделку с намерениемрассчитатьсяза полученныйтовар. Однаков ситуациикризиса такоеразделениеуже не являетсяэффективным, потому чтомногие добросовестныеклиенты не посвоему желаниюстали демонстрироватьповедениенедобросовестныхзаемщиков.
Наряду с крайнимитипами — клиент, который будетплатить всегда, и клиент, которыйне будет платитьникогда, — существуютразличныепромежуточныетипы, к которымотносятсябольшинствоклиентов. Онигибко ориентируютсяпо ситуациии если видятдля себя возможностьподольшекредитоватьсяза счет поставщикабез отрицательныхпоследствий, то они обычноэтой возможностьюпользуются.К сожалению, кризис длямногих из нихявляется неболее чем поводомдля того, чтобыне выполнятьдоговорныеобязательства.
Если бизнесклиента-дебиторадействует, тоопределенныйобъем денежныхсредств у негоприсутствует.Выбирая изпоставщиков, кому же заплатить, клиент проводитих оценку икому-то платитвовремя, а скем-то ведетвежливые переговоры, ласково улыбается, а денег не отдает.В первую очередьденьги получаютпартнеры, отвзаимодействияс которымизависит самосуществованиебизнеса, например, те, которыепоставляютнаибольшееколичествопродукции.Также компанииобычно не портятотношения ссильными партнерами, теми компаниями, которые готовык решительнымдействиям повозврату дебиторскойзадолженности, причем этидействия могутиметь для дебиторасерьезныепоследствия, в этом случаеон, как правило, предпочитаетзаплатить.
Проблема свозвратомдебиторскойзадолженностивозникает утех компаний, которые неотносятся ник самым необходимым, ни к самым сильным.Поэтому важноприучить клиентаплатить вовремя, а для этогонеобходимодобиватьсячеткой личнойдоговоренности, которая включаетв себя указаниеточного времениплатежа. Существуетнескольковариантоворганизациидеятельностипо работе сдебиторскойзадолженностьюв компании.
В дистрибьюторскихкомпанияхвозвратомдебиторскойзадолженностиобычно занимаютсяменеджеры попродажам. Иэтому естьнесколькообъяснений.Менеджер попродажам долженбыть заинтересованв сборе денег, так как в этомслучае он небудет «перегружать»клиента. Платежиобычно идутдостаточномелкими суммамис определеннойпериодичностью, поэтому менеджерупо продажамдостаточнолегко контролироватьих. И наконец, это выгоднои с точки зренияминимизациииздержек.
Другая схемапо работе свозвратомдебиторскойзадолженностипредполагает, что менеджерпо продажамдолжен заниматьсятолько продажами.Его задача —«вытолкнуть»товар за воротапредприятия, а уж дальшесбором денегдолжны заниматьсядругие структуры.По отношениюк клиенту-дебиторуони действуютпо регламенту, принятому вкомпании, иимеют в своемарсенале болеежесткие методывоздействияна клиента-дебитора.
Так как в этомслучае с клиентом-дебиторомобщаются какменеджер попродажам, таки специалистпо возвратудебиторскойзадолженности, возможновозникновениеконфликта междупродавцамии службой взыскания, так как интересыпродавцов(«больше продаж»)могут не совпадатьс интересамислужбы взыскания(«больше денег»).Поэтому в этомслучае исключительноважнасистема управления, в том числе исистема мотивации, например, привязывающаяматериальноевознаграждениеодного отделак показателямдеятельностидругого.
Другим аспектомдеятельностипо снижениюдебиторскойзадолженностиявляетсясовершенствованиепроцессоввзаимодействияс клиентамивнутри организации, которое можетразвиватьсяв следующихнаправлениях.
Предварительнаядиагностикаклиента. Передтем как заключитьдоговор, рекомендуетсяпровести диагностикуплатежеспособностиклиента, т.е.провести комплексмероприятий, позволяющихотличить«добросовестного»неплательщикаот злостного.В условияхнестабильностиделовой ситуациидиагностикеспособствуютличные контактыс руководствомкомпании-партнера, а также с еготорговым персоналоми деловымипартнерами.
Организационныемероприятия.К организационныммероприятиямотносятсяповышениекачества внутреннегоучета информациио дебиторах, размере дебиторскойзадолженностии сроках еевозникновения, о росте затрат, связанных сувеличениемразмера дебиторскойзадолженностии времени ееоборачиваемости.К организационныммероприятиямотносится такжесоздание регламента(положения) повзаимодействиюс клиентами-должниками.Наличие такогорегламентасущественноупрощает жизньсотрудникаморганизации, которые должныобщаться склиентами-должниками, так как вместонеобходимостиимпровизироватьони имеют четкуюструктурувзаимодействия.Также наличиерегламентапоказываетпотенциальными реальнымдолжникам, чтоони имеют делоне с людьми, ас системой, апротивостоятьсистеме гораздосложнее, чемотдельномучеловеку. Наконец, наличие регламентапозволяетобеспечитьчеткий контрольработы с дебиторскойзадолженностью.
Повышениекачества управления.Четкое распределениефункций и полномочийи распределениеответственности— именно этопозволяетсделать работус дебиторскойзадолженностьюмаксимальноэффективной.Менеджерыпо продажампрямо заинтересованыв том, чтобы«перегрузить»клиента, таккак их вознаграждениепрямо увязанос объемом отгрузки, но никак неувязано с полученнымиих компаниейденьгами. Болеетого, частоинтересы менеджеровв большей степенисовпадают синтересамиих клиентов, чем с интересамиродной компании.То есть еслидилер имеетбольшой объемтоварной иденежнойзадолженности, однако знает, что он не собираетсяплатить вовремя, то он можетдоговоритьсяс менеджеромо том, что тотпоручится заего платежеспособность(конечно же, небесплатно), икредит дилераувеличится(и замороженныеденежные средствакомпании тоже).Такжеситуациябезответственностиза дебиторскуюзадолженностьвозникает, когда вознаграждениеменеджеров, ответственныхза возвратдебиторскойзадолженности, не привязанок эффективностиих деятельностипо снижениюдебиторскойзадолженности.Поэтому однимиз методовуправленческогоконтроля размерадебиторскойзадолженностиявляется привязказаработнойплаты менеджеровк величинепросроченнойдебиторскойзадолженности, т.е. просроченнаядебиторскаязадолженностьявляется однимиз KPI (ключевыхпоказателейэффективности), от которогозависит переменнаячасть заработнойплаты менеджеровпо продажам.
«Личный» фактор.К личному факторуотносятсякоммуникативныекачества специалиста, ведущего переговорыпо возвратудебиторскойзадолженности, его психологическаяустойчивость, настойчивость, убедительность.И хотя известно, что «доброеслово и пистолетзначат значительнобольше, чемпросто доброеслово», в отсутствиипистолетаприходитсяполагатьсялишь на личныекачества.
При возвратедолга продавцамиобычно применяютсятак называемыемягкие способыработы с дебиторскойзадолженностью, к которым относитсяпостоянныенапоминанияклиенту о еесуществовании.Для напоминаниямогут бытьиспользованыследующиекоммуникационныеканалы: телефон, факс, обычнаяи электроннаяпочта и личныйконтакт. Приличном контактео возвратедебиторскойзадолженностиочень важнознать и соблюдатьследующиеправила:
обоснованиеобращения. Приобращении оченьважна причина, которая побуждаетвас требоватьоплату. Этомогут бытьссылки наобстоятельства, на время, насобственнуюбухгалтерию, на собственноеруководство, на политикуправительства— да мало линайдется причиндля того, чтобыобратитьсяк клиенту.
использование«Я-высказываний».Необходимознать о следующихтипах высказыванийв личной коммуникации.«Я-высказывания»(Мне нужны деньги),«Ты-высказывания»(Ты должен отдатьденьги), «Мы-высказывания»(Мы должныдоговоритьсяо возвратеденег) и, наконец, так называемыеанонимизированныепослания («Необходимозаплатить»).Каждое из этихпосланий имеетопределенныйтип воздействияна клиента, ив процессепереговоровжелательногибко варьироватьприменениеразличных типоввысказываний;
не улыбаться.Наконец, необходимопомнить, чтопереговорыпо возвратудолга отличаютсяот переговорово продаже, втом числе иповедениемна невербальномуровне. В частности, один из основныхпринциповневербальногоповедения припродаже «Улыбайтесь!»в случае переговоровпо возвратудебиторскойзадолженностидалеко не всегдаявляется эффективным.