Реферат: Организация документооборота в компании ЗАО "Жилищный капитал"

Оглавление

Введение

Глава1 Организационная характеристика компании ЗАО «Жилищный капитал»

1.1Анализ организационной структуры компании

1.2 Характеристика деятельностикомпании

1.3 Роль документооборота вструктуре управления компанией

Глава 2 Организация документооборота вкомпании ЗАО «Жилищный капитал»

2.1 Общие положения организациидокументооборота в компании

2.2 Этапы документооборота компании

2.3 Система электронногодокументооборота

Глава 3 Разработка рекомендаций поповышению эффективности документооборота компании ЗАО«Жилищный капитал»

3.1 Проблемы и недостаткиорганизации документооборота компании

3.2 Рекомендации повышенияэффективности документооборота компании

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Актуальность.Современная российская экономика в качестве основной характеристики имеетактивное формирование и развитие рыночных отношений и институтов. Ключевую рольв этом процессе должно играть предпринимательство. Как показывает мировой опыт,чем больше возможностей для расширения своей деятельности у классапредпринимателей, тем более высокими являются темпы развития национальной экономики.В этих условиях весьма значимым фактором является обеспечение благоприятных условийразвития предпринимательской деятельности в стране.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений иконкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических итактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Переход экономики Российской Федерации в рыночные условия иглубокие социально-политические изменения жизни общества вызвали кардинальноепереустройство системы управления, обновление кадрового состава работниковуправления, что, естественно, самым существенным образом повлияло наорганизацию документационного обеспечения управленческой деятельности.

Объем организационно-распорядительной документации,образующейся в деятельности предприятия, составляет более 50 млрд. листовдокументов ежегодно, что подтверждается расчетными показателями, основанными научетных данных Росархива.

Документ играет значимуюроль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способомосуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, преждевсего, является то, что вся информация, необходимая для деятельности любогоучреждения, концентрируется в документах.

Ученые-документоведы совершенно справедливо утверждают, чтосостав управленческих документов тесно связан с определенной управленческойфункцией, изменение которой или потеря ею практической значимости в учреждении,прежде всего, является причиной модификации состава документов и оказываетнепосредственное влияние на форму документа. При анализе прослеживаетсяследующая логическая цепочка: функция управления – функция документа – виддокумента. М.В.Ларин указывает на то, что изменения в системе управления влекутза собой изменения в системе делопроизводства, включающей в себя, помимоорганизации работы с документами, процесс документирования управленческойдеятельности.

Документирование деятельности является важным аспектомработы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результатыи ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу сперсоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документыобеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы,фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим,можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависятоперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения идеятельность организации в целом.

Исследование эволюциидокументов управления, выявление и анализ факторов, определяющих изменения ввидовом составе документов, в их формах, генезиса складывания документныхсистем на основе развития и дифференциации управленческих функций позволяетпонять закономерности и направления развития документирования идокументационного обеспечения управления, учитывать исторический опыт присовершенствовании современных систем документации.

Цель исследования: провести анализ документированиядеятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал», которое ориентировано наосуществление деятельности в сегменте жилой недвижимости эконом-класса, вособенности – на работу в рамках национального проекта «Доступное и комфортноежилье – гражданам России».

В соответствии с целью в работе были определены задачиисследования:

-               провести анализ организационнойхарактеристики ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

-               рассмотреть и проанализироватьорганизацию документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

-               выявить проблемы и недостаткиорганизации документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

-               разработать рекомендации повышенияэффективности документооборота компании.

Объектом исследования является документационное обеспечениедеятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал».

Предметом исследования является система документированиядеятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал».

Теоретическуюоснову работы составили труды современных исследователей в областиделопроизводства, а так же нормативно-методические документы, материалыспециализированной периодической печати, Интернет-ресурсы.

Методологической основойпослужили: исторический подход, системный и функциональный анализ.

Структура работы строилась всоответствии с поставленной целью и состоит из введения, трех глав, заключения,списка использованной литературы и приложений.

Глава1 Организационная характеристика компании ЗАО «Жилищный капитал» 1.1Анализ организационной структуры компании

Начав свою деятельность на рынке недвижимости в 1997 годукак агентство по продаже недвижимости, сегодня ЗАО «Группа компаний «Жилищныйкапитал» представляет собой группу из шести компаний, объединённых единымбрендом.[1]

В состав Группы входят[2]:

ЗАО «Группа компаний «Жилищныйкапитал» является управляющей компанией Группы, определяетстратегию и тактику развития Группы компаний, осуществляет функции инвестора изаказчика строительства.

ООО «Торговый дом недвижимости«Жилищный капитал» являетсяриэлтерской компанией, реализует новостройки и вторичное жилье в Москве,Подмосковье и в Краснодарском крае, оказывает помощь в оформлении правсобственности на недвижимость и в решении иных вопросов, связанных сприобретением жилья.

ООО «Управляющая компания«ЖК-Сервис» осуществляет работы по дизайну, отделке, иремонту квартир и офисов, согласованию и регистрации перепланировок помещений.

ООО «ЖК-Эксплуатация»оказывает услуги по комплексному управлению объектами недвижимости Группыкомпаний «Жилищный капитал», а также технической эксплуатации и обслуживаниюзданий, тепло – и электрогенерирующих установок.

ООО «ЖК-ПОДРЯД»выполняет подрядные работы по строительству объектов недвижимости, осуществляетфункции генерального подрядчика, субподрядчика производит проектно – сметные,строительно-монтажные работы.

ООО «ЖК-ФИНАНС»осуществляет привлечение заемных средств в проекты Группы компаний,разрабатывает и реализует новые способы привлечения инвестиций.

ООО«ЖК-Развитие» занимается анализом рынка, поиском ипривлечением новых инвестиционно-строительных площадок в Москве, Московскойобласти, регионах России и странах Европы.

Все эти компании являются 100% дочерними предприятиями ЗАО«Жилищный капитал».

Стратегия Группы компаний ориентирована на осуществление деятельностив сегменте жилой недвижимости эконом-класса, в особенности – на работу в рамкахнационального проекта «Доступное и комфортное жилье – гражданам России».[3]

Ответственное отношение к бизнесу для ЗАО «Группа компаний«Жилищный капитал» означает также и ответственное отношение к обществу.Компания оказывает спонсорскую поддержку общеобразовательным учреждениям,участвует в различных форумах по проблемам детства и молодежи, постояннозаботится о ветеранах ВОВ и военной службы, оказывает помощь всоциально-экономическом развитии некоторых районов г. Москвы. Предметом нашейособой заботы является восстановление Свято-Троицкого Стефано-Махрищскогомонастыря, одной из древнейших святынь Владимирской земли, одного из старейшихи красивейших храмов Москвы — храма святого преподобного Симеона Столпника.Наши усилия в благотворительной сфере были высоко оценены общественностью, и в2006 году компания была награждена золотой медалью «Национальное достояние» за«благородство помыслов и дел». [4]

Началом истории Группы стало создание в 1997 г. ЗАО«Жилищный капитал» и получение им аккредитации при Москомархитектуре и Департаментевнебюджетной политики Правительства Москвы. На этом этапе компания представляласобой агентство недвижимости; в то же время компания выступила как поверенныйПравительства Москвы по реализации проектов в московских новостройках: Митино,Ново-Косино, Жулебино, Северное и Южное Бутово.

Закономерным развитием деятельности стало участие ЗАО «Жилищныйкапитал» в проектах строительства жилья в качестве инвестора. В 1998 г. компаниявпервые инвестировала в строительство жилых домов в г. Долгопрудном и в г.Химках. Вскоре список инвестиционных проектов пополнился адресами в Мытищах,Чехове, Дедовске, Балашихе, Домодедово, Одинцово, Лыткарино, Щёлково, Люберцах.[5]

С этого момента Группа переживает период активногоразвития, что выражается в существенном увеличении объемов деятельности. Накапливающийсяопыт позволяет постоянно улучшать качество работ; кроме того, освоение новыхнаправлений позволяет расширить список предлагаемых компанией услуг исформировать уникальный пакет.

В 2002 году ЗАО «Жилищный капитал» получает лицензии надеятельность по строительству зданий и сооружений I и II уровней ответственностив соответствии с государственным стандартом и создает отдел капитальногостроительства.

В 2003 году Правительство Москвы предоставляет ЗАО«Жилищный капитал» право строительства жилых домов в столице, и уже в следующемгоду компания сдает пятисекционный кирпичный дом в г. Люберцах по ул. Шевляковаобщей площадью более 13 000 кв. м.

В 2004-2005 гг. формируется современный облик Группы. Воглаве с управляющей компанией ЗАО «Жилищный капитал» создается структура, целькоторой – предоставление полного комплекса услуг на рынке недвижимости, включаяфункции инвестора и заказчика, а также выполнение строительно-монтажных работ,предоставление риэлтерских услуг, оформление прав собственности, согласованиеперепланировок, ремонт, дизайн и декорирование помещений, эксплуатацию итехническое обслуживание зданий.[6]

В 2006 г. с целью привлечения внешнего финансированияпроектов Группы создается ООО «ЖК-Финанс».

Надежность компании подтверждается лицензиями наосуществление строительства зданий и сооружений в соответствии с Госстандартом,на осуществление деятельности по производству и реализации тепловой энергии. Мытакже являемся членом Ассоциации инвесторов г. Москвы, Российской гильдиириэлторов, Московской гильдии риэлторов, членом Российского союзапромышленников и предпринимателей, Московской торгово-промышленной палаты. Вфеврале 2007 года решением Общественного Совета Московской торгово-промышленнойпалаты ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» включено в Реестр надежныхпредприятий г. Москвы.[7]

Структура корпоративного управления компании сформирована сучетом всех требований и возможностей, предоставляемых на сегодняшний день какнормативно-правовой базой РФ, так и сложившейся успешной практикой.

Сформированная структура корпоративного управлениякомпании, прежде всего, призвана обеспечить:

-                     максимальную эффективность и надлежащийконтроль деятельности компании;

-                     гарантировать соблюдение прав иинтересов как собственников компании (ее акционеров), так и инвесторов,кредиторов, партнеров компании, а также иных лиц, прямо или косвенно связанныхс деятельностью компании;

-                     активное и стабильное развитиекомпании.

Структура корпоративного управления представлена на рис. 1.

ЗАО «Жилищный капитал» имеет постоянный, стабильный составинженерно-технических работников, имеющих большой опыт работы в строительнойотрасли, а также постоянный состав квалифицированных рабочих различныхспециальностей.[8]

В Приложении 1 представлена организационная структура ЗАО«Жилищный капитал» (Приложение 1).

/>

Рис. 1. Структуракорпоративного управления[9]

Как показал анализ, что организационная структурауправления ЗАО «Жилищный капитал» – линейно-функциональная.Линейно-функциональная структура основана на тесном сочетании линейных ифункциональных связей в аппарате управления. Она обеспечивает такое разделениетруда, при котором линейные звенья принимают решения и управляют, афункциональные – консультируют, информируют, координируют и планируютхозяйственную деятельность. Руководитель функционального отдела является одновременнолинейным руководителем непосредственно подчиненных ему работников.

Высшим органом управления ЗАО «Жилищный капитал» являетсяобщее собрание акционеров. Возглавляет ЗАО «Жилищный капитал» Генеральныйдиректор управляющей компании. Он является единоличным исполнительно –распорядительным лицом общества, который возглавляет дирекцию, представляет вней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию Генеральногодиректора входит совершение всякого рода следок выдача доверенностей;утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудниковКомпании, положений о дочерних компаниях подписание приказов и указаний,обязательных для исполнения всеми работниками компании. [10]

Непосредственно генеральному директору подчиняютсяЗаместители генерального директора.

Таким образом, организационно-управленческая структура ЗАО«Жилищный капитал» соответствует требованиям рынка и специфике услуг компании.

 1.2Характеристика деятельности компании

Деятельность ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» — каждой его структуры и каждого его сотрудника – направлена на оптимальное решениеодной из самых важных жизненных задач человека – приобретение жилья и егопревращение в комфортный и уютный дом. Мы ясно понимаем, что от качества нашейработы зависит не только материальное, но и душевное и духовное благополучиенаших клиентов, и именно этим обусловлены добросовестность и ответственность, скоторой ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» всегда выполняет принятые насебя обязательства.[11]

ЗАО «Жилищный капитал» предлагает широкий спектр различныхработ и услуг в сфере недвижимости: это строительство, генеральный подряд,привлечение и управление финансами в сфере строительства, а также все операциис первичной и вторичной недвижимостью, техническая эксплуатация и управлениенедвижимостью, ремонт, отделка, дизайн помещений.[12]

Кроме этого ЗАО «Жилищный капитал» предлагает следующие услуги[13]:

-                     сдача в аренду оборудования, помещенийи иного имущества;

-                     операции с недвижимостью — риэлтерскаядеятельность;

-                     оказание консультационных услуг;

-                     торгово-закупочная деятельность;

-                     торгово-посредническая деятельность;

-                     снабженческо – сбытовая деятельность;

-                     строительство и ремонт жилых и нежилыхпомещений;

-                     лизинговая деятельность, включающаяинвестиции в ценные бумаги, недвижимость, производство и другие сферыобщественной жизни, как на территории РФ, так и за ее пределами;

-                     операции с ценными бумагами;

-                     организация и проведение аукционов,выставок, выставок-продаж, ярмарок, аукционов, торгов, как в РФ, так и за еепределами;

-                     организация и проведение деловыхвстреч, симпозиумов, конференций, бизнес туров, круизов и др. туристических иделовых поездок; содействие в подготовке и оформлению правовой, экономической идр. документации, проведение переговоров, заключение контрактов как с российскимипредприятиями, так и с иностранными (зарубежными) партнерами;

-                     разработка и внедрение перспективныхтехнологий и другая научно-производственная деятельность, осуществлениенаучно-исследовательских, проектно-изыскательских работ, выявление перспективныхразработок и внедрение их во все сферы общественной жизни;

-                     проведение семинаров и тренингов;

-                     организация торгово-закупочнойдеятельности;

-                     организация и ведение оптовой ирозничной торговли;

-                     внешнеторговая деятельность;

-                     осуществление иной деятельности, незапрещенной законодательством РФ.

Все перечисленные видыдеятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательствомРоссийской Федерации. Отдельными видами деятельности, перечень которыхопределяется специальными Федеральными законами, Общество может заниматьсятолько при получении специального разрешения (лицензии). [14]

Приоритетным направлениемкомпании является инвестиционно-строительная деятельность в сегменте жилойнедвижимости экономического класса.

Для достижения своих целейЗАО «Жилищный капитал» имеет право совершать любые незапрещенныезаконодательством РФ сделки и другие юридические акты с юридическими ифизическими лицами, в том числе осуществлять внешнеэкономическую деятельность.[15]

При осуществлении видовдеятельности, на которые распространяются ограничения, предусмотренныедействующим законодательством России, ЗАО «Жилищный капитал» в установленномпорядке получает лицензии.

 1.3Роль документооборота в структуре управления компанией

Согласно Основным положениямгосударственной службы документационного обеспечения управления в составделопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету ирегистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрениютехнических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописноебюро, архив.[16]

Служба делопроизводства представлена управлениемдокументационного обеспечения административно-правового департамента ЗАО«Группа компаний «Жилищный капитал». В управление документационного обеспечениявходят следующие отделы: курьерский отдел, отдел документооборота, отделархивного хранения документов. Руководит управлением документационногообеспечения Директор.

В обязанности директорауправления документационного обеспечения административно-правового департаментавходит (приложение 2):[17]

1.                Организовывать регистрацию и учет документов (доверенностей,договоров, служебных писем), поступающих в Компанию извне, а также создаваемыхв Компании.

2.                Контролировать прохождение документов (служебных писем,доверенностей, договоров) в Компании на всех этапах.

3.                Еженедельно готовить отчеты о ходе согласования договоров (сразбивкой по конкретным документам и участникам согласования) и предоставлятьих Директору административно-правового департамента для последующего докладаЗаместителю генерального директора по корпоративной и административнойдеятельности.

4.                Организовывать техническое оформление и подготовку к подписаниюГенеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке.

5.                Организовывать своевременную передачу в административноеуправление административно-правового департамента документов для представленияГенеральному директору на рассмотрение и подписание.

6.                Возглавлять работу по ведению баз данных по документообороту.

7.                Контролировать своевременность подписания, отправки и получениядокументов от контрагентов (контрагентам).

8.                Руководить работой по ведению архивного дела в Компании.

9.                Организовывать работу по созданию справочного аппарата подокументам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

10.            Участвовать в работе по экспертизе научной и практическойценности архивных документов (в составе постоянно действующей экспертнойкомиссии).

11.           Обеспечивать контроль состояния документов, своевременности ихвосстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых дляобеспечения сохранности документов.

12.           Организовывать выдачу в соответствии с поступающими запросамиархивных копий и документов, составление необходимых справок на основесведений, имеющихся в документах архива, подготовку данных для составленияотчетности о работе архива.

Директору управления документационного обеспеченияадминистративно-правового департамента непосредственно подчиняется Начальник отделадокументооборота управления документационного обеспечения административно-правовогодепартамента.

Начальник отделадокументооборота управления документационного обеспеченияадминистративно-правового департамента обязан (приложение 3)[18]:

1.                Обеспечивать регистрацию и учетдокументов (доверенностей, договоров, служебных писем), поступающих в Компаниюизвне, а также создаваемых в Компании.

2.                Координировать процесс согласованиядоговоров в электронном и в бумажном виде (включая обработку результатов такогосогласования, а также визирование согласованных договоров компетентнымидолжностными лицами Компании).

3.                Обеспечивать техническое оформление иподготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных вустановленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

4.                Организовывать своевременную передачу вадминистративное управление административно-правового департамента документовдля представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

5.                Обеспечивать ведение баз данных подокументообороту.

6.                Организовывать работу по обеспечениюсвоевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов(контрагентам).

Менеджер отделадокументооборота управления документационного обеспеченияадминистративно-правового департамента подчиняется непосредственно Начальникуотдела документооборота управления документационного обеспеченияадминистративно-правового департамента.

Менеджер отделадокументооборота управления документационного обеспеченияадминистративно-правового департамента обязан (приложение 4)[19]:

1.                Регистрировать и учитывать документы(доверенности, договоры, служебные письма), поступающие в Компанию извне, атакже создаваемые в Компании.

2.                Участвовать в ведении делопроизводстваотдела документооборота управления документационного обеспеченияадминистративно-правового департамента.

3.                Организовывать согласование договоров вэлектронном и в бумажном виде (включая визирование согласованных договоровкомпетентными должностными лицами Компании).

4.                Осуществлять техническое оформление иподготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных вустановленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

5.                Передавать в административное управлениеадминистративно-правового департамента документы для представления Генеральномудиректору на рассмотрение и подписание.

6.                Вести базы данных по документообороту.

7.                Участвовать в работе по обеспечениюсвоевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов(контрагентам).

8.                Составлять описи документов для передачи поназначению.

Выводы по главе 1

Таким образом, можно сделатьвывод, что начав свою деятельность на рынке недвижимости в 1997 году какагентство по продаже недвижимости, сегодня ЗАО «Группа компаний «Жилищныйкапитал» представляет собой группу из шести компаний, объединённых единымбрендом.

Стратегия Группы компанийориентирована на осуществление деятельности в сегменте жилой недвижимостиэконом-класса, в особенности – на работу в рамках национального проекта«Доступное и комфортное жилье – гражданам России».

Организация работы сдокументами - это организация документооборота, хранения и использованиядокументов в текущей деятельности учреждения. Документооборот — движениедокументов в организации с момента их создания или получения до завершенияисполнения или отправления.

Документооборот представляетсобой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства ЗАО«Группа компаний «Жилищный капитал» и проблему технологии документационныхпроцессов, поэтому занимает место узлового звена системы делопроизводствапредприятия.

Проведем анализ организациидокументооборота компании ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Глава2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал» 2.1Общие положения организации документооборота в компании

В любойорганизации существует документооборот. Документация бывает различных типов(систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правоваядокументация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы,отчетной документации, договорной документации.[20]

Рассмотримподробнее их сущность.

Организационно-правовыедокументы являются правовой основой деятельности организации и содержатположения, основанные на нормах административного права и обязательные дляисполнения. Распорядительные документы – это документы, в которыхфиксируются решения административных и организационных вопросов деятельностиорганизации. Эти документы регулируют и координируют деятельность,позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед нимзадач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающиепринимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения,позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они несодержат поручений, не обязывают выполнятьпоручения.[21]

Системаплановой документации. Общим назначением плановой документации являетсяустановление целей и задач деятельности организации, определение необходимыхресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – этопрограммы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации вцелом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Системаотчетной документации. Документы, входящие в систему отчетной документации, –это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля задеятельностью. Система отчетной документации представлена такими видамидокументов как отчет, справка (отчетного характера). На рисунке 2 представленыосновные документы перечисленных выше систем документирования.

/>

Рис. 2.Системы документации организации

Системадоговорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любаяорганизация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношениянеобходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Еевзаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляетсяс помощью договоров.

Документооборот— движение документов в организации с момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборотачрезвычайно важна для каждой организации.[22] При этомнеобходимо соблюдать следующие принципы:

1.          оперативность движения документов по наиболее короткому пути сминимальными затратами труда и времени;

2.          однократность пребывания документа в одном структурном подразделенииили у одного исполнителя;

3.          параллельность выполнения различных операций по обработкедокумента с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства иповышения оперативности исполнения.

Вдокументообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, чтообусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяетнеобходимость качественной характеристики документооборота.

Выделяютсяследующие группы документов, участвующих в документообороте.

По местуизготовления назначают документы[23]:

-               получаемые извне (входящие документы);

-               созданные в организации, функционирующие в данной организации(внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящиедокументы).

Входящиедокументы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых ониполучены):

-               от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания,приказы);

-               подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел,предложения, просьбы);

-               других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловаяпереписка);

-               частных лиц (письма, заявления, жалобы).

Такойанализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которымиорганизация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в этиорганизации ответных документов и при установлении связи с руководством этихорганизаций по телефону.

Документы,созданные в организации, разделяются:[24]

а) по видамдокументов:

-               организационно-распорядительные;

-               информационно-справочные;

-               учетно-отчетные и др.;

б) похарактеру содержания:

-               инициативные (требующие ответа или исполнения);

-               присланные / отправляемые для сведения;

-               ответные;

в) понаправлению движения:

-               направляемые руководителю организации;

-               направляемые в структурные подразделения;

-               направляемые конкретным исполнителям;

г) по сферефункционирования:

-               внутренние;

-               исходящие.

Внутренниедокументы разделяются по направлению движения[25]:

-               отправляемые в подразделения (филиалы);

-               функционирующие внутри организации.

Такимобразом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждыйотток будет иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборотаможно выразить графически[26]:

/>

/>

Рис. 3.Документооборот в организации

Документооборот ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» регулируетсяинструкцией по делопроизводству (приложение 5).

Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Группа компаний «Жилищныйкапитал» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации,уставом ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и иными внутренниминормативными документами ЗАО «Жилищный капитал».

Инструкция по делопроизводству устанавливает общиетребования к функционированию служб документационного обеспечения управления,документированию управленческой деятельности и организации работы с документамив ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Положения инструкции распространяются на организацию работыс документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию,учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных(компьютерных) технологий.[27]

Правила работы с документами, содержащими служебную информациюограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации иведению конфиденциального делопроизводства в ЗАО «Группа компаний «Жилищныйкапитал», утвержденной приказом генерального директора.

Организация, ведение и совершенствование системыдокументационного обеспечения управления на основе единой технической политикии применения современных технических средств в работе с документами, методическоеруководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы сдокументами в подразделениях ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляютсяструктурным подразделением, на которое возложены функции по документационномуобеспечению управления – административно-правовой департамент.[28]

При применении ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» электронногодокументооборота административно-правовым департаментом (административнымуправлением, управлением документооборота совместно с управлениеминформационных технологий) разрабатываются маршруты движения документов.

В деятельности ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» образуютсяследующие группы документов[29]:

-               организационно-распорядительныедокументы — локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируютсярешения административных и организационных вопросов, а также вопросовуправления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества,его подразделений и должностных лиц:

-                                       приказы генерального директора поосновной деятельности;

-                                       приказы генерального директора поадминистративно-хозяйственным вопросам;

-                                       распоряжения генерального директора поосновной деятельности;

-                                       протоколы совещаний;

-                                       положения, инструкции, правила,регламенты;

-               внутренние документы (служебныезаписки);

-               служебные письма (поступающие в ЗАО«Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании);

-               договоры (поступающие в ЗАО «Группакомпаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании).

Каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержанияконкретных документов, подразделяется на типы (приложение 7)[30].

-               Документы по инвестиционной(производственной) деятельности.

-               Документы по строительству.

-               Документы по финансовой ивнешнеэкономической деятельности.

-               Документы по кадровой деятельности.

-               Документы по общим вопросам (повопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

-               Документы по корпоративной иадминистративной деятельности.

Каждый тип документов, в свою очередь, состоит из несколькихвидов[31].

1. Документы по инвестиционной (производственной)деятельности:

-               инвестиционные соглашения, контракты идоговоры (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения иакты к ним;

-               договоры о долевом участии встроительстве объектов недвижимости (включая предварительные), приложения,дополнительные соглашения и акты к ним;

-               договоры уступки прав и (или) переводадолга (включая предварительные) по инвестиционным соглашениям, контрактам идоговорам, по договорам о долевом участии в строительстве объектовнедвижимости, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-               договоры купли-продажи объектовнедвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения иакты к ним;

-               агентские договоры, приложения,дополнительные соглашения и акты к ним, агенты отчета;

-               договоры по рекламе и маркетингу,приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-               иные договоры по инвестиционной(производственной) деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты кним;

-               соглашения о зачете встречныхтребований по вышеперечисленным договорам;

-               стратегии реализации инвестиционныхпроектов;

-               бизнес-планы, технико-экономическиеобоснования, заключения, справки;

-               планы продаж и рекламных мероприятий;

-               положения, инструкции, регламенты, атакже письма и служебные записки по вопросам инвестиционной (производственной)деятельности.

2. Документы по строительству:

-               договоры аренды земли (подстроительство и реконструкцию объектов недвижимости), приложения,дополнительные соглашения и акты к ним;

-               договоры строительного подряда,приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-               иные договоры по строительству,приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-               документы унифицированных форм № КС-2,№ КС-3 (акты приемки выполненных работ, справки о стоимости выполненных работ изатратах);

-               исходно-разрешительная ипроектно-сметная документация;

-               положения, инструкции, регламенты, атакже письма и служебные записки по вопросам строительства.

3. Документы по финансовой и внешнеэкономическойдеятельности:

-               договоры об участии в целевомфинансировании, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-               кредитные договоры, приложения,дополнительные соглашения и акты к ним;

-               договоры залога по финансовымобязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-               договоры поручительства по финансовымобязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-               договоры о предоставлении банковскихгарантий, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-               договоры займа, приложения,дополнительные соглашения и акты к ним;

-               договоры купли-продажи векселей, другихценных бумаг и акты к ним, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-               акты предъявления векселей дляпогашения;

-               договоры об открытии счетов,приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-               иные договоры по финансовой ивнешнеэкономической деятельности, приложения, дополнительные соглашения и актык ним;

-               финансовые обоснования по проектам и посебестоимости проектов;

-               положения, инструкции, регламенты, атакже письма и служебные записки по вопросам финансовой и внешнеэкономическойдеятельности.

4. Документы по вопросам кадровой политики:

-               договоры по кадровой деятельности,приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-               договоры по повышению квалификацииработников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-               приказы по кадрам;

-               должностные инструкции, положения оструктурных подразделениях;

-               положения, инструкции, регламенты, атакже письма и служебные записки по вопросам кадровой деятельности.

5. Документы по общим вопросам:

-               договоры о допуске работников кинформации, отнесенной к коммерческой и служебной тайне, приложения,дополнительные соглашения и акты к ним;

-               договоры о соблюдении противопожарнойбезопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-               договоры по материально-техническомуобеспечению (хозяйственной деятельности), приложения, дополнительные соглашенияи акты к ним;

-               договоры аренды зданий, помещений иимущества (в том числе транспортных средств), приложения, дополнительныесоглашения и акты к ним;

-               положения, инструкции, регламенты, атакже письма и служебные записки по общим вопросам (вопросам безопасности иматериально-технического обеспечения).

6. Документы по корпоративной и административнойдеятельности:

-               договоры купли-продажи акций, долей вуставном капитале Общества и других юридических лиц, приложения, дополнительныесоглашения и акты к ним;

-               реестр владельцев ценных бумаг (журналучета входящих документов, журнал лицевых счетов, регистрационный журнал);

-               протоколы заседаний общего собранияакционеров, совета директоров, попечительского совета;

-               решения, принимаемые Обществом вкачестве единственного участника дочерних обществ;

-               приказы генерального директора поосновной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам;

-               распоряжения генерального директора поосновной деятельности;

-               протоколы совещаний, проводимыхгенеральным директором;

-               договоры по информационномуобслуживанию (базам данных), автоматизации и программному обеспечению,приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-               положения, инструкции, регламенты, атакже письма и служебные записки по вопросам корпоративной и административнойдеятельности.

Далее рассмотрим этапыдокументооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

2.2 Этапы документооборота компании

Документооборот предприятия можно разделить на следующиеэтапы:

-               Регистрация и учет поступающих ворганизацию документов

-               Подготовка и регистрация отправляемыхдокументов

-               Прохождение внутренних документов

-               Учет объема документооборота

-               Контроль за исполнением документов

Рассмотрим этапы более подробно.

I. Регистрацияи учет поступающих в организацию документов

Доставка документов в ЗАО«Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляется, как правило, средствамипочтовой связи и по электронным каналам, а также нарочным.[32]

С помощью почтовой связи вЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» доставляется письменная корреспонденцияв виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатныеиздания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы,электронные документы.[33]

Для обеспечения оперативной доставки документов в ЗАО«Группа компаний «Жилищный капитал», в составе административно-правовогодепартамента (управления документооборота), функционирует курьерский отдел(приложение 6).

Письма, поступающие в ЗАО«Группа компаний «Жилищный капитал» на бумажных носителях, проходят первичнуюобработку, предварительное рассмотрение в административном управлении,регистрацию, рассмотрение генеральным директором и доставляются ответственнымлицам. Прием, обработка и распределение поступающих писем осуществляются вадминистративном управлении.

Конверты с письмами,адресованными генеральному директору, а также без указания конкретного лица илиструктурного подразделения, вскрываются (за исключением конвертов с пометкой«лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки писем.Ошибочно доставленные письма пересылаются по принадлежности или возвращаютсяотправителю. При отсутствии на письме адреса отправителя конверт прилагается кписьму.

Конверты с корреспонденцией, поступившей в адресконкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия.Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его вканцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адресаотправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты собращениями граждан сохраняются всегда.[34]

Всепоступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когдапроисходит распределение поступившей корреспонденции по отдельнымруководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится ких компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток смомента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочнойкорреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапыпредварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях послепринятия решения.

Исходя из оценки документа и в соответствии с функциямиструктурных подразделений производится распределение поступающих документов.Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, послерегистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передаватьдокумент для исполнения должностному лицу с последующей информациейруководителя.[35]

Полученное письморегистрируется в журнале регистрации поступающих писем с указанием следующихсведений: корреспондент, номер и дата письма, входящий номер и дата поступления,краткое содержание, исполнитель.

На полученном письме, вправой нижней части лицевой стороны первой страницы, проставляетсярегистрационный штамп установленной формы. Наряду с регистрационным штампом написьме, в левой верхней части лицевой стороны первой страницы, проставляетсяштамп «РЕЗОЛЮЦИЯ» установленной формы.[36]

Письма, адресованныегенеральному директору, а также без указания конкретного лица или структурногоподразделения предварительно рассматриваются в административном управлении, азатем направляются генеральному директору или в подразделение.

Предварительное рассмотрениеписем проводится с целью распределения поступивших писем на требующиеобязательного рассмотрения генеральным директором и направляемыенепосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Поступившие телеграммыпринимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируютсяв журнале регистрации поступающих писем, а затем передаются на рассмотрениегенеральному директору и исполнение.

Текст поступившейтелефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется в журналерегистрации поступающих писем и оперативно передается генеральному директоруили иному должностному лицу, которому она адресована.

При поступлении в компаниюдоговора/соглашения/контракта (приложения, дополнительного соглашения или актак любому из вышеперечисленных документов) на бумажном носителе действуетследующий порядок:

Договоры могут поступать вЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» как с сопроводительными письмами (ввиде приложений к ним), так и без сопроводительных писем, (например, от работниковОбщества и/или контрагентов).[37]

Договоры, поступающие безсопроводительных писем, передаются в управление документооборота, гдеучитываются с использованием автоматизированной системы согласованиядокументов. Отдельно ведутся базы данных: по юридическим и физическим лицам, погруппам, типам и видам документов. Учет договоров в АССД производится путемзаполнения электронной карточки (ЭК) установленной формы каждого из договоров.[38]

Работник управления документооборота вносит информацию ополученном договоре в журнал учета договоров с физическими/юридическими лицамиили в журнал регистрации актов с физическими/юридическими лицами (в зависимостиот вида документа), а также в базу данных АССД посредством создания ЭК. Нарядус другими данными в ЭК в обязательном порядке фиксируются фамилия, имя,отчество работника ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», от которогопоступил договор, или наименование (для физического лица — фамилия, имяотчество) контрагента (если договор поступил непосредственно от контрагента).[39]

Подлинник договора с бланком резолюции передается вадминистративное управление для представления на рассмотрение генеральному директору,о чем работник управления документооборота делает отметку в ЭК.

Если договор поступил в виде приложения к письму, он вместес подлинником письма поступает в административное управление для представленияна рассмотрение генеральному директору.

Все поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» документы(независимо от их вида), передаются на рассмотрение генеральному директоруцентрализованно – работниками административного управления.

Перед представлением на рассмотрение генеральному директорудокументы должны быть отсортированы по видам и разложены по соответствующимпапкам.

Рассмотренные генеральнымдиректором документы возвращаются в административное управление. Содержаниерезолюций, вынесенных генеральным директором на письмах, вносится в журналрегистрации поступающих писем.

Письма передаются наисполнение — подлинники писем хранятся в административном управлении, а исполнителямпередаются копии под роспись на обороте первой страницы подлинника письма.

Подлинники договоров,поступивших в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» без сопроводительныхписем и прошедших учет в управлении документооборота, передаются исполнителямдля работы, а электронные копии таких договоров (вместе с электронными копиямизаполненных бланков для резолюций) – в управление документооборота.[40]

Подлинники договоров,поступивших в компанию в виде приложений к письмам, передаются в управлениедокументооборота. После учета работник управления документооборота передаетисполнителю подлинник договора для работы; электронная копия договора (вместе сэлектронной копией заполненного бланка для резолюции) хранится в управлениидокументооборота.

При передаче и приемедокументов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоватьсяследующими требованиями[41]:

-               ответственность за содержаниепередаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ кпередаче, и ответственное должностное лицо;

-               подлежащие передаче документырегистрируются в журнале регистрации отправляемых факсов;

-               подлинники документов после передачивозвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

-               поступившие факсограммы регистрируютсяв журнале регистрации поступающих писем, передаются адресатам под расписку вдень их приема, срочные — немедленно;

-               поступивший вслед за факсограммойподлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.

Документы в электронномвиде, поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», проходят прием,регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение генеральным директороми доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документовв электронном виде в журнале регистрации поступающих писем, поступивших наэлектронный адрес ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», осуществляетсяадминистративным управлением.

II. Подготовкаи регистрация отправляемых документов

Исходящиедокументы создаются в организации и предназначены для отправки другиморганизациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих(отправляемых) документов довольно просты[42]:

-               составление проекта документа;

-               согласование проекта;

-               проверка правильности оформлениядокумента, печать;

-               подписание (согласование, утверждение,простановка оттиска печати);

-               регистрация;

-               тиражирование;

-               отправка первого экземпляра документаадресату;

-               подшивка второго экземпляра в дело.

Составленный проект документа передают на подписьруководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подписьисполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа,наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых онготовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа илиже они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию.[43]

После подписания руководителем документа, отправляемогоорганизацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке,ставится дата отправления и регистрационный номер.

Документы, отправляемые ЗАО«Группа компаний «Жилищный капитал», передаются почтовой и электронной связью,а также силами курьерского отдела управления документооборота.

Обработка документов дляотправки почтовой связью осуществляется управлением документооборота(курьерским отделом) в соответствии с действующими правилами оказания услугпочтовой связи в Российской Федерации.

С помощью средствэлектронной связи структурные подразделения осуществляют передачусоответствующих факсограмм, телефонограмм, электронных документов.[44]

Документы для курьерской доставки передаются в курьерскийотдел полностью оформленными, зарегистрированными (по необходимости), сприложением заполненной заявки на доставку

При передаче отправляемогописьма адресату на его копии проставляется отметка о вручении. Копию письма сотметкой о вручении работник курьерского отдела передает в административноеуправление для хранения.

Важныймомент в делопроизводственном процессе — текущее хранение и использование всправочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящейдокументации. Для быстрого поиска документов в организации создаются СЭД, припомощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов ворганизации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, системадокументооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретнойорганизации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных ворганизации для реализации целей управления производством и кадрами. Срокихранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами.По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежатуничтожению.[45]

III.Прохождение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки иоформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, ана этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируютсявнутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

Проекты приказов ираспоряжений генерального директора, а также протоколов совещаний, проводимыхгенеральным директором, подготавливаются в административном управлении иоформляются в соответствии с требованиями раздела II настоящей инструкции. Понеобходимости проекты указанных протоколов согласовываются с участникамисовещаний либо на бумажном носителе либо в электронном виде посредством буфераобмена информацией или с использованием АССД.[46]

Проекты иных ОРД после подготовки в соответствующихструктурных подразделениях и согласования с заинтересованными подразделениями идолжностными лицами передаются в административное управление, котороеосуществляет контроль за правильностью их оформления.

После подписания(утверждения) генеральным директором ОРД регистрируются работникамиадминистративного управления в соответствующем журнале регистрации (взависимости от вида документа) в соответствии с номенклатурой дел ЗАО «Группакомпаний «Жилищный капитал».

Размноженные экземплярыподписанных (утвержденных) генеральным директором и зарегистрированных ОРД в обязательномпорядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятсясоответствующие вопросы.

Передача внутреннихдокументов между структурными подразделениями осуществляется через лиц,ответственных за ведение делопроизводства в конкретном подразделении.Внутренние документы передаются и принимаются с соответствующей отметкой вжурналах регистрации внутренней переписки (входящей и исходящей), которыеведутся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой делкомпании.[47]

IV. Учет объемадокументооборота

Объем документооборота – это количество документов,поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год[48].Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условногообъема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельныхработников, получения данных для проектирования мероприятий посовершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных техническихсредств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают вседокументы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, фактарегистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренниедокументы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствамиоперативного размножения, также учитываются отдельно.[49]

V. Контроль заисполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений –неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческойдеятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цельконтроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданийи поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой дляоценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны,контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а сдругой – за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и засвоевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняютруководители всех рангов, вторую – делопроизводственная служба учреждения свходящей в ее состав службой контроля исполнения.[50]

Основные задачи контрольной службы – контроль за срокамиисполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства;обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведениеих до сведения руководства; разработка предложений по ускорению исовершенствованию документооборота, укреплению исполнительской дисциплины.

Важным условием эффективности контроля является его централизация.Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделениилибо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкциипо делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные сконтрольной деятельностью, – в должностной инструкции.[51]

Контроль исполнениядокументов в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» включает: постановкудокумента на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненногодокумента с контроля, направление исполненного документа в дело, учет,обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информированиегенерального директора и руководителей структурных подразделений о состоянииисполнения документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,требующие исполнения.[52]

В ЗАО «Группа компаний«Жилищный капитал» установлены следующие сроки работы с документами (срокиисполнения документов):

-               срок подготовки ответа на поступившееписьмо — 3 рабочих дня;

-               срок подготовки ответа на поступившееписьмо претензионного характера — 30 рабочих дней;

-               срок подготовки договора (работы споступившим договором) – 7 рабочих дней;

-               срок работы с иными документами,требующими исполнения – 3 рабочих дня.

Сроки работы с документами, установленные настоящейинструкцией, исчисляются, начиная со дня получения ответственным лицом(исполнителем) соответствующего поручения.

Вышеуказанные сроки работы сдокументами применяются, если генеральным директором или иным должностнымлицом, ответственным за исполнение конкретного документа, не установлен инойсрок. В случае наличия на документе резолюции «Срочно» применяется срок работыс документом – 1 рабочий день.

Контроль исполнения ОРД,внутренних документов (служебных записок), адресованных генеральному директоруи требующих исполнения согласно соответствующим резолюциям, а также служебныхписем обеспечивается административным управлением с использованиемавтоматизированной системы контроля исполнения документов (АСКИД).[53]

При постановке документа наконтроль в АСКИД в обязательном порядке вносится информация: о предметепоручения, сроке исполнения, ответственном лице, а также делается отметка оконтроле, которую обозначают словами «На контроле». На оригинале документа,требующего исполнения и находящегося на контроле, отметка не ставится.[54]

В случае нарушенияустановленного срока ответственное лицо обязано сообщить директоруадминистративного управления о причинах такого нарушения.

Директор административногоуправления еженедельно представляет генеральному директору информацию онаходящихся на контроле документах и ходе их исполнения по форме, согласованнойс генеральным директором.

Контроль соблюдения сроковисполнения служебных записок на подготовку договоров, а также сроковсогласования договоров обеспечивается управлением документооборота сиспользованием АССД.

Контроль исполнениязаключенных договоров обеспечивается юридическим управлением с использованиемконтрольной картотеки, которая систематизируется по объектам, контрагентам,срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Контроль исполнениядокументов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнениедокументов.

Организацияконтроля за исполнением документов в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (рис. 4).

/>

Рис. 4. Контроль исполнениядокументов

Технологияконтроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременногодоведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулированияхода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов,информирования руководителя ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

 2.3Система электронного документооборота

Системадокументооборота – это выстроенная система движения документов,подтверждающих осуществление всех действий сотрудников компании (хозяйственныхопераций), с должностными инструкциями каждому сотруднику, участвующему в бизнес-процессах.

Система управлениядокументооборотом невозможна без гарантированной сохранности электронныхдокументов, которая делится на физическую сохранность файлов, обеспечениеусловий для считывания информации в долговременной перспективе и обеспечениеусловий для воспроизведения электронных документов.

Системадокументооборота (ведение документооборота) сегодня — это спрос на легкие ибыстро настраиваемые решения, которые могут обеспечить моментальнуюотдачу. Именно поэтому в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» за основуприменяется система электронного документооборота на базе пакета прикладныхпрограмм «Канцлер» на платформе Lotus Domino/Notes.

Система электронного документооборота обеспечивают строгорегламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и внеорганизации на основе информационных и коммуникационных технологий.[55]

Система электронного документооборота не толькорегистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы наддокументами.

Пользователями систем электронного документооборотаявляются практически все сотрудники из всех подразделений организации (до 80% сотрудниковкомпании).

В системе электронного документооборота осуществляется весьцикл работы с документами ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: создание,редактирование, пересылка, ознакомление, согласование, создание поручений подокументам, контроль их исполнения, подпись документов (с помощьюэлектронно-цифровой подписи), регистрация, сдача в архив, хранение (причем вразных форматах: текстовом, графическом) в течение заданного периода,уничтожение и др.[56]

Принцип работы системы электронного документооборота ЗАО«Группа компаний «Жилищный капитал» следующий: при регистрации документа всистеме электронный его образ попадает к своему адресату практически мгновенно,так как при работе в СЭД передавать и даже пересылать документ не надо: при егорегистрации адресат автоматически получает уведомление о новом документе идоступ к нему со своего компьютера.

При этом все документы ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»(входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные) хранятся всистеме в виде иерархии «папок» (с возможностью отнесения одногодокумента к нескольким папкам), а физически – на сервере. В «папку»помещается не сам документ, а ссылка на него, поэтому документ можно поместитьв любое количество папок, обеспечивая самые разные возможности классификации. [57]

Система электронного документооборота дает возможностьвыбрать из всего обилия документов группу, отвечающую определенным признакам — по виду документа, затрагиваемому вопросу, источнику или периоду поступления.Регистрация и хранение документов, как это организовано в СЭД, обеспечиваютвозможность учета и сохранности документов, быстрого их поиска.[58]

Когда исполнитель получает документ, он может начать работус ним: отредактировать, исполнить и др. При этом может прикрепить к карточке исходногодокумента все другие, появившиеся в ходе работы над ним. Также, работая всистеме, исполнитель может отчитаться о работе своему начальству.

Хранение документов в виде иерархии папок позволяетоблегчить и ускорить исполнение такой задачи, как «информационнаяподдержка принятия решения». Главная задача секретаря в этом процессе — подготовка информации для принятия решения руководителем.

Один из самых трудоемких этапов – сбор информации, припроведении которого необходимо быстро сориентироваться в большом объеме писем,приказов, служебных записок, должностных инструкций и других документов. Четкаяклассификация по папкам, визуализация связей между документами позволяют лучшеориентироваться в хранящейся информации и быстрее найти необходимый документ.Для этого в СЭД есть также специальные поисковые механизмы, позволяющие найтидокумент по реквизитам, термину или набору слов.[59]

Принятие решения предполагает подготовку документа. Если вэтом процессе участвуют несколько человек, при традиционных способах подготовкии передачи документов это может затянуться надолго. Наличие функций организациисовместной подготовки и согласования документов в СЭД позволяет быстро передатьпроект документа всем заинтересованным сторонам, собрать сделанные замечания,сформировать новый вариант документа, сделать это необходимое число раз вдостаточно небольшой отрезок времени. В процессе подготовки можно сохранять всистеме все промежуточные версии документа. СЭД дает возможность четкоконтролировать каждую стадию подготовки документа, сроки ее прохождения иузнать, что в данный момент с документом происходит и кто с ним работает.[60]

Когда наступает время выполнять принятые решения, СЭДпозволяет быстро и точно передать исполнителям всю информацию, необходимую имдля работы, и получить обратную связь от всех сторон, вовлеченных в конкретноедело.

Регистрация документов – одна из важнейших операций винформационно-документационном обеспечении. Одним из важнейших результатов организацииСЭД является кардинальное улучшение информационного обеспечения работыуправленческого персонала. Если любой сотрудник, прежде чем готовить новыйдокумент, в любой момент может непосредственно на своем рабочем месте, сделаввсего несколько щелчков мыши, получить информацию о ранее созданных,поступивших документах по данному вопросу, как находящихся в текущемделопроизводстве, так и за прошлые годы, это сразу существенно поднимаеткачество подготовки управленческих документов. Кроме того, такая системапозволяет избежать параллелизма в работе подразделений, исключить подготовкуподразделениями (департаментами, отделами) не согласованных, зачастуюпротиворечащих друг другу документов.[61]

В ходе регистрации в регистрационную форму (карточку)заносятся следующие сведения о поступившем документе[62]:

-               дата получения;

-               регистрационный номер, присваиваемыйдокументу учреждением-получателем;

-               дата документа;

-               регистрационный номер документа,присвоенный ему учреждением-автором;

-               автор (корреспондент) – то есть чей этодокумент;

-               заголовок (о чем документ, то естькраткое содержание документа);

-               резолюция (исполнитель, содержаниепоручения, подпись автора резолюции, дата);

-               срок исполнения;

-               исполнитель (кто с ним работает);

-               ход исполнения (фиксируются всепередачи документа и как исполнен);

-               № дела (куда документ помещен послеисполнения).

Однако внедрение современных технологий в то же времявлечет за собой и определенные изменения в технологиях работы с документами, сложившихсяв традиционном делопроизводстве.

Необходимо отметить, что сроки хранения, устанавливаемыенормативными документами, являются минимальными, то есть меньше хранить нельзя,но организация с учетом своих потребностей может хранить документы и дальше втечение любого необходимого ей срока.[63] Этот вопросстановится особенно актуальным именно при переходе к хранению документов вэлектронной форме, так как возможности по хранению и оперативному поискудокументов в электронной форме значительно превышают возможности хранениябумажных документов, а значит, документы в электронной форме могутиспользоваться для информационно-справочной работы в течение значительнобольшего периода времени.[64]

Традиционно при регистрации каждому документу присваиваетсярегистрационный номер. В бумажных системах регистрации сотрудник, регистрирующийдокументы, при регистрации смотрит на регистрационный номер последнегодокумента и присваивает поступившему документу следующий порядковый номер,который вносится в карточку документа и проставляется от руки или нумераторомна поступившем документе. В автоматизированной системе, настроенной насовместимость и преемственность с традиционными делопроизводственнымитехнологиями, тот же номер присваивается компьютером и затем переносится напоступивший документ: от руки, надпечатывается на принтере или печатается наспециальной этикетке вместе со штрихкодом и затем наклеивается на поступившийдокумент.

Принцип присвоения регистрационного номера для исходящегоили внутреннего документа такой же, только к валовому номеру исходящего документаможет добавляться дополнительные буквенно-цифровые индексы, облегчающие вдальнейшем нахождение нужного документа по его номеру: индекс структурногоподразделения, подготовившего документ, номер дела по номенклатуре, индекс видадокумента и т. п.[65]

Вся нумерация ведется в течение года, и в каждом годуначинается опять с номера 1. При такой системе для нахождения документа намнеобходим набор поисковых признаков, однозначно описывающий документ в системе.В регистрационной системе внутри организации это вид документа, его дата и номер.

При организации баз данных, в том числе и по документам,каждой карточке присваивается уникальный идентификационный номер, который неповторяется во всей базе данных. Именно наличие такого номера позволяетпрограммам работать с записями о документах в системе. Этот номер однозначноидентифицирует документ, вне зависимости от его вида, даты, автора и т. п. Онявляется именно уникальным идентификатором документа. Фактически, зная этотномер, нам не нужны какие-то другие данные, так как, введя этот номер в СЭД, мысразу получим на экран карточку данного документа, а если системаполнотекстовая — то и сам документ.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов» предусмотрен реквизит 30 «идентификаторэлектронной копии документа». Однако в разделе 3 ГОСТ «Требования к оформлениюреквизитов документов» в пункте 3.30 указано, что «идентификатором электроннойкопии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнемуглу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинномносителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации».[66]

Аналогичное описание данного реквизита, основанное на ГОСТР 6.30-2003, дано и в Типовой инструкции по делопроизводству, где в пункте2.6.27 указано[67]:

«Идентификатором электронной копии документа являетсяотметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документаи содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковыеданные, устанавливаемые в федеральном органе исполнительной власти».

Указание в данном поле уникального номера документа было быболее целесообразно с нескольких точек зрения.

Во-первых, сегодня мы наконец приходим к использованиюэлектронно-цифровой подписи не только в сфере бухгалтерских документов (системы«Клиент — банк», сдача налоговой и другой отчетности и т. п.), но и в сферетекущего делопроизводства. А использование электронно-цифровой подписи требует,чтобы файл документа после подписания ЭЦП оставался неизменным. Поэтомуприменение в документе автоматически обновляемых полей, таких как дата печатидокумента, место нахождения файла документа в файловой системе, имя файла и т.п., является недопустимым, так как автоматическое обновление поля изменит файлдокумента и тем самым сделает ЭЦП недействительной.

Кроме того, указание имени и места нахождения файла (пути кфайлу) имеет смысл только при хранении документа на уровне файловой системы. Помере перехода к использованию полнотекстовых автоматизированных системделопроизводства (СЭД), в которых документы хранятся внутри системы и доступ кним осуществляется средствами самой СЭД, указать имя файла уже невозможно.[68]

Также теряет смысл указание в реквизите даты файла(создания и последней модификации). Делопроизводственная дата документапредусмотрена реквизитом 11 (ГОСТ Р 6.30-2003) и является обязательнымреквизитом любого документа. Дата создания файла документа и дата его последнеймодификации имеет смысл в текущем делопроизводстве на стадии работы с проектомдокумента, для отслеживания его версий.[69] Но этазадача также гораздо более эффективно решается на уровне СЭД, так какбольшинство СЭД поддерживает прикрепление нескольких версий документа к однойкарточке и позволяет легко проследить весь ход работы над документом.[70]

В целом современные системы электронного документооборотапредоставляют широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства,управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов.

Организация документооборота в ЗАО «Группа компаний«Жилищный капитал» представлена на высоком уровне. Однако был выявлен рядпроблем и недостатков. Более подробно рассмотрим их в третьей главе.

Выводы по главе II

Документооборот ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» регулируетсяинструкцией по делопроизводству, которая разработана в соответствии сзаконодательством Российской Федерации, уставом ЗАО «Группа компаний «Жилищныйкапитал» и иными внутренними нормативными документами ЗАО «Жилищный капитал».

В деятельности ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» образуютсяследующие группы документов: организационно-правовая документация,распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетнаядокументация, договорная документация, каждая из вышеперечисленных групп,исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы.

Документооборот предприятия можно разделить на следующиеэтапы: регистрация и учет поступающих в организацию документов, подготовка ирегистрация отправляемых документов, прохождение внутренних документов, учетобъема документооборота, контроль за исполнением документов.

Системадокументооборота (ведение документооборота) сегодня — это спрос на легкие ибыстро настраиваемые решения, которые могут обеспечить моментальнуюотдачу. Именно поэтому в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» за основуприменяется система электронного документооборота на базе пакета прикладныхпрограмм «Канцлер» на платформе Lotus Domino/Notes.

Проведя во второй главе работы анализ существующегоположения, в следующей главе выявим проблемные места организации документооборотаЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и разработаем направлениясовершенствования.

Глава3 Разработка рекомендаций по повышению эффективности документооборота компанииЗАО «Жилищный капитал»

 

3.1 Проблемы и недостатки организации документооборота компании

 

Проведенный анализ организации документооборота в ЗАО«Группа компаний «Жилищный капитал» позволяет сделать ряд выводов об имеющихсянедостатках в делопроизводстве предприятия (рис. 5):

/>Рис. 5. Основные проблемы и направления их решения

Рассмотрим их подробнее.

1. Существующий порядок организации делопроизводства ЗАО«Группа компаний «Жилищный капитал» обладает рядом недостатков.

Отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказыпо личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности);встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствуетноменклатура дел Компании. При внутренней переписке сотрудники Компаниииспользуют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебнаязаписка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию,широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностноголица другому.[71] При этомдокладная записка выполняет особую роль – информирование руководителя о нештатныхситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д.[72]Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляетсянецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документовтого же целевого назначения, что и докладная записка.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку толькоупорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценнуюинформацию для принятия верных решений и исключает возможность утратыдокументов и информации.

2. В результате анализа системы документационногообеспечения управления ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» были выявленынекоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствованияделопроизводства. Было выявлено отсутствие положения об экспертной комиссии.

В связи с тем, что в ЗАО «Группа компаний «Жилищныйкапитал» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов,необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы — освободить структурныеподразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся илипоглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составлениязаголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенномвиде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем[73]:

-               обработка документов, имеющихполитическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующейпередачи их на постоянное хранение в государственные архивы РоссийскойФедерации;

-               отбор на временное хранение документов,не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическоезначение;

-               выделение к уничтожению документов, неимеющих научной ценности и утративших практическое значение;

-               установление или изменение сроковхранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,системности целостности. Критериями оценки документов являются ихпроисхождение, содержание и внешние особенности.

3. Отсутствие электронной подписи при пересылке документовтак же является негативным аспектов в документообороте предприятия, котороенуждается в совершенствовании.

Как уже было сказано выше, в отношениях между контрагентамидокументооборот все чаще производится не на бумажных носителях, а при помощисредств электронной связи. Нередко с использованием средств электронной связипроисходит обмен информацией, имеющей юридическое значение: согласованиеусловий о количестве и ассортименте поставляемой партии товара, подачаотгрузочных разнарядок, выставление требований на оплату, направление претензийи др.[74]Установленные с помощью средств электронной связи коммерческие отношения ЗАО«Группа компаний «Жилищный капитал», как правило, связаны с финансовыми и инымиимущественными рисками.

В таких отношениях в целях защиты и обеспечениябезопасности своих интересов компании, как правило, необходимо официальноудостоверить содержание передаваемых по электронной почте документов, факт ихнаправления («подписания») уполномоченным лицом, дату и время направления/получениятаких документов и обеспечить их доказательственное значение при возникновенииспора в суде.[75]

4. Анализируя систему электронного документооборота былсделан вывод о том, что предприятию необходимо комплексно подходить к проблемеавтоматизации деятельности с учетом многопрофильности и объединенностинескольких групп компаний под единым брендом. Комплексное решение поорганизации электронного документооборота, обеспечивающее управлениеинформационными потоками и документами компании должно быть ориентировано нато, что предприятие работает на программе «1С: Предприятие»,соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе«1С: Система электронного документооборота „Управление делами“,что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А так же даннаясистема рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемойинформационных потоков.

Рассмотрим возможные пути решения очерченных проблем.

 3.2 Рекомендацииповышения эффективности документооборотакомпании

Для повышения эффективностидокументооборота компании и устранения выявленных недостатков нами разработаныследующие мероприятия:

1. Устранение недостатков в существующем порядкеорганизации делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Указанныенедостатки в документообороте могут быть устранены путем полной автоматизациидокументирования деятельности предприятия. При этом, как уже говорилось ранее,можно внедрить „1С: Система электронного документооборота “Управлениеделами», что позволит вести раздельно регистрацию документов личногосостава и приказов по основной деятельности, при этом у каждого вида документовбудет присваиваться своя нумерация. Кроме того, оформление и подготовкадокументов будет проходить без ошибок и гораздо быстрее.

Функциональные возможностисистемы «1С: Система электронного документооборота „Управлениеделами“:

-               Управление бизнес-процессами предприятия (BPM);

-               Внутренний документооборотпредприятия;

-               Управление отношениями сконтрагентами (CRM);

-               Прочие возможности.

Рассмотримнекоторые подпункты системы подробнее.

Удобное менюпозволяет войти в любой подпункт, раскрывая его более подробно (рис. 6).

/>

Рис. 6. Меню

Пункт»Приказы".

Документ служитдля регистрации приказов предприятия различного вида. Использование категорийдокументов позволяет удобно организовать работу с разными типами приказов (рис.7).

В документереализован механизм подписки, позволяющий оперативно оповещать сотрудников опринятых решениях (рис. 8).

/>

Рис. 7. Приказы

/>

Рис. 8. Реализацияуведомления сотрудника

Встроенные печатные формы, значительно упрощают выпуск бумажныхверсий документов. При этом уменьшается количество возможных ошибок (рис. 9).

/>

/>

Рис. 9. Автоматизация печатного вывода документов

Пункт «Служебные записки»

Для организации служебной переписки в системе существуетдокумент «Служебные записки» (рис. 10).

/>

Рис. 10. Служебная записка

/>

Рис. 11. Меню

При этом уполучателя появляется в меню сообщение о поступлении служебной записки. Послепрочтения которой получатель может сохранить ее, удалить, ответить… Поумолчанию, доступ к документам этого типа дается автору и получателю — документы являются приватными. Интерфейс пользователя прост (рис. 11).

2. Устранение отсутствия положения об экспертной комиссии,путем разработки Регламента.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов,их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую,научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся впроцессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертнаякомиссия.[76]

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группыдокументов с различными сроками хранения[77]:

1.    постоянного хранения в государственныхархивах;

2.    временного хранения в ведомственномархиве (свыше 10 лет);

3.    временного хранения (до 10 лет)подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения;

4.    подлежащие уничтожению в связи систечением срока хранения.

Основным документом, регламентирующим деятельность комиссиипо проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постояннодействующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендациидействующего законодательства. В структуру этого важного документа должнывходить следующие пункты[78]:

-               общиеположения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указываетсякто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которымидолжна руководствоваться в своей деятельности комиссия;

-               основные задачи экспертной комиссии;

-               основные функции;

-               права экспертной комиссии;

-               организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействияв рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы долженсоставлять квалифицированный специалист в области делопроизводства,утверждаться Генеральным директором ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

В процессе экспертизы ценности документов должны решатсядве основные задачи[79]:

-               во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, атакже документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющиедолговременное практическое значение;

-               во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими срокамихранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненныеварианты), утратившие практическое и справочное значение.

3. Внедрить электронную подпись при пересылке документоввне организации.

Конфиденциальность информации (от лат. confidentia — доверие) предполагает введение определенных ограничений на круг лиц, имеющихдоступ к данной информации. Степень конфиденциальности выражается некоторойустановленной характеристикой (особая важность, совершенно секретно, секретно,для служебного пользования, не для печати и т.п.), которая субъективноопределяется владельцем информации в зависимости от содержания сведений,которые не подлежат огласке, предназначены ограниченному кругу лиц, являютсясекретом. Естественно, установленная степень конфиденциальности информациидолжна сохраняться при ее обработке в информационных системах и при передаче потелекоммуникационным сетям.

Другим важным свойством информации является ее целостность(integrty). Информация целостна, если она в любой момент времени правильно(адекватно) отражает свою предметную область. Целостность информации винформационных системах обеспечивается своевременным вводом в нее достоверной(верной) информации, подтверждением истинности информации, защитой от искаженийи разрушения (стирания).

Несанкционированный доступ к информации лиц, не допущенныхк ней, умышленные или неумышленные ошибки операторов, пользователей илипрограмм, неверные изменения информации вследствие сбоев оборудования приводятк нарушению этих важнейших свойств информации и делают ее непригодной и дажеопасной. Ее использование может привести к материальному и/или моральномуущербу, поэтому создание системы защиты информации, которая делает информациюбезопасной, становится актуальной задачей. Под безопасностью информации(information security) понимают защищенность информации от нежелательногоее разглашения (нарушения конфиденциальности), искажения (нарушенияцелостности), утраты или снижения степени доступности информации, а такженезаконного ее тиражирования. Безопасность информации в информационной системеили телекоммуникационной сети обеспечивается способностью этой системы сохранятьконфиденциальность информации при ее вводе, выводе, передаче, обработке ихранении, а также противостоять ее разрушению, хищению или искажению.

Безопасность информации обеспечивается путем организациидопуска к ней, защиты ее от перехвата, искажения и введения ложной информации.С этой целью применяются физические, технические, аппаратные, программно-аппаратныеи программные средства защиты. Последние занимают центральное место в системеобеспечения безопасности информации в информационных системах ителекоммуникационных сетях.

Можно выделить несколько основных задач, решение которых винформационных системах и телекоммуникационных сетях обеспечивает защитуинформации.

Это:

-               организация доступа к информации только допущенных к ней лиц;

-               подтверждение истинности информации;

-               защита от перехвата информации при передаче ее по каналам связи;

-               защита от искажений и ввода ложной информации.

Использование единой технологии создания эффективныхсредств криптографической защиты информации (СКЗИ), разработанной МО ПНИЭИ ирешающей эти задачи, позволит предприятию не только ускорить документооборот,но и избежать ошибок и утери информации.

Методы криптографического преобразования конфиденциальной информацииобеспечивают защиту ее от несанкционированного доступа к ней в процессехранения и обработки в информационных системах, передачу конфиденциальнойинформации по каналам связи телекоммуникационных систем, установлениеподлинности передаваемых сообщений, хранение информации (документов, базданных) на носителях в зашифрованном виде.

Сущность криптографических преобразований заключается вследующем. Сообщение (текст, аудио или видео изображение) преобразуется (шифруется)с помощью известного математического алгоритма и некоторого «ключа»так, что восстановление (дешифрирование) и прочтение первоначального текста(восстановление аудио или видео изображения) становится возможным, еслиизвестен «ключ». Последний же известен только источнику и получателюсообщения. Таким образом, третьи лица, даже узнав зашифрованный текст, несмогут его восстановить.

В современных СКЗИ используются, как правило, два типакриптографических алгоритмов: классические (симметричные, одноключевые) алгоритмы,основанные на использовании закрытых, секретных ключей, и новые алгоритмы, вкоторых используются один открытый и один закрытый ключ. Эти алгоритмыназываются также асимметричными.

Одноключевая криптография симметрична в том смысле, чтоключ для шифрования идентичен ключу для дешифрования. Теперь ее часто называюткриптографией с “секретным” ключом.

Упрощенная схема такой системы показана на рис. 12.

/>

Рис. 12. Обмен сообщениями в закрытой криптосистеме

При ее использовании возникает сложнейшая нематематическая,внекриптографическая задача — обеспечение сверхнадежного закрытого канала дляобмена ключами.

В асимметричной (двухключевой) криптографии используютсядва ключа, связанные между собой по опpеделенному пpавилу. Закрытый ключгенеpиpуется адресатом-получателем и сохpаняется им в тайне. Откpытый ключпубликуется и доступен всем, включенным в данную сеть адресатам — источникам.На рис. 13 представлена упрощенная схема такой системы.

Адресат-источник А, посылая адресату-получателю Бсообщение, шифрует его, используя известный открытый ключ абонента Б.Зашифpованный текст в пpинципе не может быть pасшифpован тем же откpытымключом. Дешифpование сообщения возможно только с использованием закpытогоключа, котоpый известен только адpесату Б. Адресат Б, получив от адресата Асообщение, расшифровывает его с помощью своего закрытого ключа.

/>

Рис. 13. Обмен сообщениями в ассиметричной криптосистеме

Таким образом, в организованной информационнойконфиденциальной сети каждый абонент должен знать и хранить в тайне свойуникальный закрытый ключ и список открытых ключей тех абонентов, с которыми ондолжен поддерживать информационную связь.

Криптографические системы, реализованные в виде программ,встраиваются в программное обеспечение существующих рабочих станций и серверови тем самым позволяют организовать защиту конфиденциальной информации как приее хранении (в зашифрованном виде) и обработке в информационных системах, так ипри передаче по каналам связи телекоммуникационных сетей.

С помощью рассмотренных программных криптографическихметодов решаются такие основные задачи, как:

-               защита информации от ознакомления с нейнежелательных лиц;

-               обнаружение искажений или ошибок,возникающих при передаче информации по каналам связи телекоммуникационныхсетей;

-               установление истинности документа иличности подписавшего этот документ лица.

Первая задача решается шифрованием информации (данных).Зашифрованное сообщение становится недоступным для лиц, не допущенных к соответствующейинформации, т.е. не знающих ключа, с помощью которого можно расшифроватьсообщение. Перехват зашифрованных данных в этом случае бесполезен.

Для защиты данных от случайных или преднамеренных искаженийв канале связи используется контрольная последовательность — имитовставка. Онавырабатывается путем криптографического преобразования шифруемого сообщения иключа шифрования и представляет собой последовательность данных фиксированнойдлины. Имито-вставка передается по каналу связи вместе с зашифрованнымсообщением. Поступившее зашифрованное сообщение расшифровывается,вырабатывается контрольная имитовставка, которая сравнивается с имитовставкой,полученной из канала связи. В случае несовпадения имитовставок всерасшифрованные данные считаются искаженными и бракуются.

Проблема установления истинности документа и личностиподписавшего этот документ лица приобретает особое значение во многих системах,связанных с юридической ответственностью за принимаемые решения, таких, каксистемы государственного и военного управления, финансовые и банковскиесистемы, системы, связанные с распределением материальных ценностей, и другие.Эта проблема решается с помощью так называемой электронной подписи (ЭЦП),которая дает возможность заменить традиционные печать и подпись и, не меняясамого документа, позволяет проверить подлинность и авторство полученнойинформации. Для выработки электронной подписи также используются методыасимметричных криптографических преобразований.

Каждый пользователь, обладающий правом подписи,самостоятельно формирует личные закрытый и открытый ключи подписи. Закрытыйключ подписи используется для выработки электронной цифровой подписи и долженсохраняться пользователем в тайне, что гарантирует невозможность подделкидокумента и цифровой подписи от его имени злоумышленником.

Открытый ключ используется для проверки подлинностидокумента, а также для предупреждения отказа подписавшего его от своей подписи.Знание открытого ключа не дает возможности определить секретный ключ. Открытыеключи подписи всех пользователей сети конфиденциальной связи объединяются всправочники открытых ключей. Таким образом, каждому пользователюконфиденциальной сети, обладающему правом подписи, необходимо иметь закрытыйключ подписи и справочник открытых ключей.

Система криптографической защиты информации (СКЗИ)встраивается в различные оболочки программных комплексов, в системы электроннойпочты, информационно-справочные системы и прикладное программное обеспечениедля защиты информации от несанкционированного доступа и искажения при еехранении на дисках и передаче по каналам связи.

4.Совершенствование автоматизации системы электронного документооборота.

Для такой крупнойорганизации как ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», имеющей разветвленнуюструктуру и филиалы, наиболее эффективной формой использования стандартов инормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельностипредприятия, является создание корпоративной информационной системы. Этопозволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронныхтекстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративнойсети. Создание единой корпоративной информационной системы позволило бысократить время на передачу, согласование и подписание документов. А так жеуменьшение ошибок в организации документооборота.

Как уже говорилось ранее, предприятию необходимоиспользовать программу «1С: Система электронного документооборота»Управление делами" на базе «1С: Предприятие».

Управленческая деятельность основана на реализации всехперечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностьюи содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современныеинформационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны накомплексном использовании различных видов информационных процессов на базеединого технического комплекса, основой которого являются средства компьютернойтехники.

Управление организацией основано на следующих процессах[80]:

-               получение информации и ее обработка;

-               анализ, подготовка и принятие решений;

-               выполнение решений;

-               учет и контроль принятых решений.

Деятельность служб делопроизводства направлена наорганизационное и документационно — информационное обеспечение указанныхпроцессов.

Делопроизводственные функции формализованы и закреплены соответствующимигосударственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, чтосоздает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерныхтехнологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективностьделопроизводственной деятельности и как следствие, — управления организацией.

Автоматизация делопроизводства преследует достижениеследующих целей в области работы с документами[81]:

-               регистрация всей поступающейкорреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции нарассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

-               регистрация всей исходящейкорреспонденции и ее внутренних документов;

-               списание документов в дело всоответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

-               осуществление контроля за исполнениемпоручений;

-               поиск документов.

Что же касается эффективности, то автоматизацияделопроизводства преследует следующие цели[82]:

-               создание для исполнителей необходимыхусловий для повышения доли интеллектуального производительного труда посодержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат нарутинные операции;

-               исключение дублирования работы по вводуинформации о документе на различных участках работы с ним;

-               повышение оперативности и качестваработы документами;

-               упорядочение документооборота.

В области контроля над исполнительской дисциплиной[83]:

-               обеспечение контроля исполнения;

-               обеспечения автоматизированногоконтроля прохождения документов в подразделениях организации с момента ихполучения до завершения исполнения;

-               обеспечения автоматизированногоупреждающего контроля своевременного исполнения документов, оперативноеполучение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любогодокумента.

В области организации доступа к информации:

-               обеспечение централизованного хранениятекстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всехпоступающих документов с возможностью организации логического связываниядокументов, относящихся к одному вопросу;

-               обеспечение оперативного поискадокументов.

Очевидно, что полнофункциональная система, такая как«Управление делами» умеет не только организовывать сложные маршрутыдвижения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, цикламии даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно),но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузкусотрудников и делает многое другое.

Исходя из этого, система как минимум обеспечивает[84]:

-               единую регистрацию всей поступающейкорреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлениемдокументов на рассмотрение руководству организации или в ее структурныеподразделения;

-               единую регистрацию всей исходящейкорреспонденции и внутренних документов организации;

-               регистрацию движения документов внутриорганизации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование(визирование) документов;

-               списание документов в дело всоответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

-               контроль своевременного исполненияпоручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства,проверку правильности и своевременности исполнения документов;

-               поиск документов и получениестатистических отчетов по документообороту организации;

-               формирование реестров отправки дляэкспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электроннойпочты.

Эффект от внедрения системы «Управление делами»:

-               повышение исполнительской дисциплины,прозрачности и управляемости работы компании;

-               экономия времени на всех этапахдеятельности персонала за счет использования безбумажной технологии работы сдокументами;

-               обеспечение быстрого поиска информациис возможностью оперативного доступа к информационной базе;

-               вовлечение всех сотрудников в единуюинформационную среду предприятия;

-               повышение общего уровня корпоративнойкультуры предприятия.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизацииделопроизводства предусматривает комплекс организационно-техническихмероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основевнедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной ипроизводственной информацией. В конечном счете, при внедрении системэлектронного делопроизводства достигается повышение оперативности управленияресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепленияпозиций на рынке.

Также можно предложить разработать имеющийдоказательственную силу для судов, удобный и практичный правовой механизморганизации электронного документооборота в компании, не влекущий усложнение еедеятельности и связанных с этим дополнительных затрат, и включающий разработкупакета следующих основных документов:

1. Типового соглашения об электронном документообороте сконтрагентами.

Используется в качестве самостоятельного соглашения иличасти общего коммерческого договора для придания юридической силы как документами действиям, уже переданным и произведенным с использованием средствэлектронной связи, т.е. за прошлый период, так и для формирования договорныхотношений в будущем.[85]

2. Регламента электронного документооборота в компании.

Определяет технологию осуществления электронногодокументооборота внутри компании с учетом особенностей ее организации идеятельности.[86]

3. Должностной инструкции в отношении сотрудников,использующих средства электронной связи в электронном документообороте.

Регулирует права, обязательства и ответственность,должностных лиц компании, осуществляющих электронный документооборот с ееконтрагентами.

Применение юридической системы электронногодокументооборота компании (ЮСЭД) позволит построить безрисковую системудокументооборота и электронного сообщениях с контрагентами компании,урегулировать не имеющие доказательственной силы сложившиеся отношения посделкам и другим коммерческим операциям, обеспечить гарантии защиты интересовкомпании в формируемых отношениях и положительного разрешения споров.[87]

Выводы по главе III

Проведенный анализ организации документооборота в ЗАО«Группа компаний «Жилищный капитал» позволил сделать ряд выводов об имеющихсянедостатках в делопроизводстве предприятия:

1.    недостатки организацииделопроизводства;

2.    отсутствие положения (регламента) обэкспертной комиссии;

3.    отсутствие электронной подписи припересылке документов;

4.    необходимость совершенствования системыэлектронного документооборота.

Что касается экспертной комиссии, то в связи с тем, что вЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» создана комиссия по проведению экспертизыценности документов, необходимо разработать положение, которое бырегламентировало ее деятельность. Этого будет достаточно для устранениянедостатка. Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлятьквалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждатьсяГенеральным директором ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Что касается отсутствия электронной подписи при пересылкедокументов, то здесь необходимо внедрить использование единой технологии созданияэффективных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), разработаннойМО ПНИЭИ и решающей задачи конфидициальности информации, что позволитпредприятию не только ускорить документооборот, но и избежать ошибок и утериинформации. Методы криптографического преобразования конфиденциальнойинформации обеспечивают защиту ее от несанкционированного доступа к ней впроцессе хранения и обработки в информационных системах, передачуконфиденциальной информации по каналам связи телекоммуникационных систем,установление подлинности передаваемых сообщений, хранение информации (документов,баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

Что касается необходимости совершенствования системыэлектронного документооборота, то в данном случае это приведет не только кускорению документооборота, возможности пользования различными работниками дополнительныхпреимуществ, но и к устранению недостатков в организации делопроизводства иустранению существующих ошибок.

Комплексное решение по организации электронногодокументооборота, обеспечивающее управление информационными потоками идокументами компании должно быть ориентировано на то, что предприятие работаетна программе «1С: Предприятие», соответственно и документооборотжелательно вести на этой же платформе «1С: Система электронногодокументооборота „Управление делами“, что позволит осуществлять целыйряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу врамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

Также можно предложить разработать имеющийдоказательственную силу для судов, удобный и практичный правовой механизморганизации электронного документооборота в компании, не влекущий усложнение еедеятельности и связанных с этим дополнительных затрат, и включающий разработкупакета следующих основных документов: 1. Типового соглашения об электронномдокументообороте с контрагентами. 2. Регламента электронного документооборота вкомпании. 3. Должностной инструкции в отношении сотрудников, использующихсредства электронной связи в электронном документообороте.

Заключение

Обобщая проведенный анализ можно сделать ряд обобщающих выводов.

В современной социально-экономической обстановке в условияхпоиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировоеинформационное пространство первостепенное значение приобретает решениемногоаспектной проблемы организационно-правового регулированиядокументационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессыдокументирования, организации документов и документооборота приобретаютнормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признатьдокументоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другиеаспекты.

В любой организации существует документооборот.Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы,как: организационно-правовая документация, распорядительная,информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорнаядокументация.

Документооборотпредприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным илипроизвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ какдокументальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к.рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документпри согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключениюповторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительнаяэкономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движениедокументов на предприятии предопределено его управленческим процессом.

Анализдокументооборота предполагает тщательное изучение организационной стороныуправления: положения об организации, регламента, штатного расписания,должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить типделопроизводства, проанализировать распределение обязанностей междуруководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязьразных уровней управления и производства.

Цельанализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность изадержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретногозадания.

Анализ документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»показал, что документирование деятельности компании ведется на высоком уровне,в том числе в компании внедрена система электронного документооборота.

Но так же были выявлены ряд недостатков: отсутствие четкогопорядка регистрации документов; нарушения правил оформления и подготовки документов;отсутствие номенклатуры дел предприятия. Устранить данные ошибки и недостаткивозможно путем автоматизации и внедрения более подходящего для деятельностиконкретного анализируемого предприятия программного продукта.

Комплексное решение по организации электронногодокументооборота, обеспечивающее управление информационными потоками идокументами компании должно быть ориентировано на то, что предприятие работаетна программе „1С: Предприятие“, соответственно и документооборотжелательно вести на этой же платформе „1С: Система электронногодокументооборота “Управление делами», что позволит осуществлять целыйряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу врамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

Наряду с вышеперечисленными нарушениями в организациидокументооборота, было обнаружено, что на предприятии ЗАО «Группа компаний«Жилищный капитал» создана комиссия по проведению экспертизы ценностидокументов, но не разработано положение, которое бы регламентировало еедеятельность. Разработка данного регламента устранит названный недостаток.Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлятьквалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждатьсяГенеральным директором ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Следующим был выявлен такой недостаток деятельности, какотсутствие электронной подписи в документах, пересылаемых между контрагентами идругими организациями. Что касается отсутствия электронной подписи припересылке документов, то здесь необходимо внедрить использование единойтехнологии создания эффективных средств криптографической защиты информации(СКЗИ), разработанной МО ПНИЭИ и решающей задачи конфидициальности информации,что позволит предприятию не только ускорить документооборот, но и избежатьошибок и утери информации. Методы криптографического преобразованияконфиденциальной информации обеспечивают защиту ее от несанкционированногодоступа к ней в процессе хранения и обработки в информационных системах,передачу конфиденциальной информации по каналам связи телекоммуникационныхсистем, установление подлинности передаваемых сообщений, хранение информации(документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

Также было предложено разработать имеющийдоказательственную силу для судов, удобный и практичный правовой механизморганизации электронного документооборота в компании, не влекущий усложнение еедеятельности и связанных с этим дополнительных затрат, и включающий разработкупакета следующих основных документов: 1. Типового соглашения об электронномдокументообороте с контрагентами. 2. Регламента электронного документооборота вкомпании. 3. Должностной инструкции в отношении сотрудников, использующихсредства электронной связи в электронном документообороте.

Применение юридической системы электронногодокументооборота компании (ЮСЭД) позволит построить безрисковую систему документооборотаи электронного сообщениях с контрагентами компании, урегулировать не имеющиедоказательственной силы сложившиеся отношения по сделкам и другим коммерческимоперациям, обеспечить гарантии защиты интересов компании в формируемыхотношениях и положительного разрешения споров.

СписоклитературыЗаконодательство

1.                ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Системастандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управлениедокументами. Общие требования. – М., 2007.

2.                ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения. — М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.

3.                Государственная системадокументационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требованияк документам и службам документационного обеспечения. — М.: ВНИИДАД, 2007.

4.                Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защитеинформации»

5.                Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

6.                Федеральный закон от 1 июня 2005 г. №53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»

7.                Федеральный закон от 22 октября 2004 г.№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (c изменениями на4 декабря 2006 года)

8.                Федеральный закон от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне»

9.                Федеральный закон от 10 января 2002 г.№ 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

10.           Федеральный закон от 20 февраля 1995 г.№ 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (сизменениями на 10 января 2003 г.)

11.           Федеральный закон от 29 декабря 1994 г.№ 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями на 3июня 2005 г.)

12.           Федеральный закон от 21 июля 1993 г. №5485-1«О государственной тайне» (с изменениями на 22 августа 2004 г.)

13.           Федеральный закон от 9 июля 1993 г. №5351-1 «Об авторском праве и смежных правах» (с изменениями на 20июля 2004 г.)

14.           Федеральный закон от 23 сентября 1992г. № 3523-1 «О правовой охране программ для электронных вычислительныхмашин и баз данных» (с изменениями на 2 ноября 2004 г.)

Учебная литература

15.           Балибардина, Г. И. Документоведение идокументационное обеспечение управления: учеб.-метод. пособие / Г. И.Балибардина; Волгогр. гос. ун-т. — Волгоград: Изд-во Волгогр. гос. ун-та,2007.

16.           Басовская Е., Быкова Т., Вялова Л.Делопроизводство: Учебник. – М.: ПрофОбрИздат, 2001.

17.           Быкова Т.А., Вялова Л.М., СанкинаЛ.В. Делопроизводство. Учебник. – М.: МЦФЭР, 2006.

18.           Варламова Л.Н «О стандартах в областиДОУ. О национальном стандарте, разработанном на базе международного стандартаИСО 15489» // Материалы У конгресса-практикума «ИФОДОКУМ 2007: Эффективный документооборотв управлении бизнесом». – Москва, 30-31 октября 2007 г.

19.           Делопроизводство (организация итехнологии документационного обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова,Л.В. Санкина, ТА. Быкова и др. / Под ред. Т.В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА,2006.

20.           Доронина Л.А. Документоведение:учеб.-метод. пособие / Л.А. Доронина; Ин-т информ. систем упр. – М.: Гос. ун-тупр., 2007.

21.           Инструкция по делопроизводству взакрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М. 2007.

22.           Копылов В.А. Информационное право: Учебное пособие. — М.: Юристъ,2005.

23.           КузнецоваТ.В. Делопроизводство.– М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2007.

24.           КузнецоваТ.В. Секретарское дело – Изд. 6-е, исправленное и дополненное – М.: ООО “Журнал“Управление персоналом”, 2006.

25.           КузнецоваТ.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник –М.: МЦФЭР, 2007.

26.           Ларин М.В. «О государственной политикев сфере электронного документооборота». /// Материалы У конгресса-практикума«ИНФОДОКУМ 2007: Эффективный документооборот в управлении бизнесом». – Москва,30-31 октября 2007 г.

27.           Ларин М.В. Разработка нормативныхдокументов по документационному обеспечению организации. – М.: ВНИИДАД, 2007.

28.           Общероссийский классификатор управленческой документации. — М.:Издательство стандартов, 1994.

29.           Панасенко Ю.А. Делопроизводство:документационного обеспечение управления: учеб. пособие / Ю.А. Панасенко. – М.: РИОР, 2005.

30.           Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационномуобеспечению управления: Учебное пособие для студентов заочного обучения поспециальности «Бухгалтерский учет и аудит». — М.: ЗАО «Финстатинформ», 2005.

31.           Санкина Л.В. Делопроизводство:Практическое руководство. – М.: Международный центр финансово-экономическогоразвития, 2006.

32.           СанкинаЛ.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации (на примереакционерного общества). – М.: МЦФЭР, 2005.

33.           Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и обработкадокументов. – М.: Омега-Л, 2007.

Материалы периодическойпечати

34.           Банасюкевич В.Д. РазработкаГосударственной системы документационного обеспечения управления — актуальнаязадача / В.Д. Банасюкевич, М.В. Ларин // Юрид. бюл. предпринимателя. — 2006. — № 6.

35.           Варламова Л.Н. ГОСТ Р ИСО 15489-1-:Значение для России. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. –2007. — №3.

36.           Варламова Л.Н. Международнаястандартизация: проблемы терминологии. // Служба кадров и персонала. – 2007. — №4.

37.           Зезюлина, М. Делопроизводство.Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина; М. Зезюлина // Секретарское дело.- 2009. — № 2.

38.           Сокова А.Н. Перспектива правилоформления управленческих документов // Делопроизводство. — 2004. — № 2.

Интернет-ресурсы

39.           ЗАО «Группа компаний «Жилищныйкапитал»: Официальный сайт// www.zhilcap.ru/

40.           Ларин М. Проблемы совершенствованиядокументационного обеспечения управления в современных условиях// АКДИЭкономика и жизнь. — 2002. — 5 нояб.//http://www.directum.ru/338816.shtml

41.           Электронный документооборот идокументационное обеспечение управления в бизнесе: материалы междунар. практич.конф. (Москва, 10-11 апр. 2003 г.) / Гильдия Управляющих Документацией.

//http://www.gdm.ru/meropr/020403/book/index.htm