Автоматизация и компьютеризация труда человека коснулась всех сфер его деятельности. В настоящее время ни одно предприятие, учреждение или организация не может функционировать достаточно эффективно без применения компьютерной техники. Непрекращающееся развитие любого предприятия, учреждения или организации, а как следствие объемов и сложности информации требует расширения компьютерных сетей и автоматизированных информационных систем.

Гостиничный бизнес – одна из составляющих индустрии гостеприимства. Рынок гостиничных услуг, прежде всего, ориентирован на работу с клиентами, на создание безопасных и комфортных условий проживания и предоставление полного перечня современных информационных услуг[1]. Уровень сервиса напрямую влияет на классность гостиничного объекта и определяет его конкурентные преимущества на рынке. Одну из главных функций в организации высококлассного сервиса в гостиничном комплексе выполняют системы автоматизации, отвечающие не только за инженерные и телекоммуникационные процессы в здании, но и за все этапы работы с клиентами, начиная бронированием номера и заканчивая созданием базы данных о предпочтениях постоянных гостей.
Системы автоматизации в гостиничных комплексах, равно как и в других объектах недвижимости, направлены на перевод многих операций в автоматический режим, что предполагает контроль всех рабочих процессов, обработку документов и данных при минимальном участии персонала. Каждая такая система состоит из программного комплекса систем управления, автоматизированных рабочих мест и т.д[2].

Существенную долю в автоматизации гостиничного бизнеса составляет автоматизация работы ресторанов. Ее основные задачи — обеспечить соответствие работы стандартам и нормам, контроль персонала и повышение престижа. Одна из наиболее важных задач, требующих автоматизации, — управление персоналом. Также очень важна ИТ-поддержка процесса управления проектами. Необходимы, разумеется, управленческий учет, информационная поддержка бизнес-процессов по оказанию услуг, аналитические средства для оценки выручки и затрат отдельно по каждому виду услуг, необходимые для того, чтобы эффективно управлять себестоимостью и ценообразованием. Компании решают эти проблемы по-разному, практически не афишируя процесс, поскольку считается, что их конкурентные преимущества лежат вне плоскости автоматизации.

Актуальность выбранной темы работы объясняется тем, что автоматизация многих операций имеет большое значение для деятельности и функционирования всего гостиничного комплекса. Поэтому очень важно правильно и рационально организовать технологический процесс. Для того чтобы рационально использовать ресурсы гостиницы, необходимо спланировать весь процесс автоматизации заранее. Важно решить, какие именно подразделения и в какой последовательности будут автоматизированы.

Актуальность выбранной темы реферата обусловлена изменившимися условиями внешней для предприятия среды. В условиях острой рыночной конкуренции предприятию необходимо совершенствовать механизмы управления для того, чтобы не ошибиться и не ухудшить свою конкурентную позицию.

Таким образом, тема реферата, бесспорно, является актуальной, поскольку Россия перешла от планово-административной системы хозяйства к формированию и развитию рыночной экономики, в которой особую роль призвана сыграть планомерная и эффективная система управления гостиничным комплексом.

Цель настоящего исследования: исследование и обоснование целесообразности использования автоматизированных систем управления (АСУ) для автоматизации в гостиничном бизнесе.

Автоматизированные системы. История систем автоматизации.

Основные понятия

Автоматизированная информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели[3].

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

В информатике понятие «система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами[4] .

Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Информационная система — это система, обеспечивающая уполномоченный персонал данными или информацией, имеющими отношение к организации. Информационная система управления, в общем случае, состоит из четырех подсистем: системы обработки транзакций, системы управленческих отчетов, офисной информационной системы и системы поддержки принятия решений, включая информационную систему руководителя, экспертную систему и искусственный интеллект.

Информационные системы используются организациями в разных целях. Они повышают производительность труда, помогая выполнять работу лучше, быстрее и дешевле, функциональную эффективность, помогая принимать наилучшие решения. Информационные системы повышают качество услуг, предоставляемых заказчикам и клиентам, помогают создавать и улучшать продукцию. Они позволяют закрепить клиентов и отдалить конкурентов, сменить основу конкуренции путем изменения таких составляющих, как цена, расходы, качество[5] .

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление, поэтому

АИС — это человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированную подготовку, поиск и обработку информации в рамках интегрированных сетевых, компьютерных и коммуникационных технологий для оптимизации экономической и другой деятельности в различных сферах управления.

На этой основе создаются различные автоматические и автоматизированные системы управления технологическими процессами. Типичным примером таких систем может служить в связи — автоматическая коммутационная станция. В этой системе управление осуществляется с помощью технических устройств типа процессоров или других более простых приборов. Человек-оператор не входит в контур управления, замыкающий связи объекта и органа управления, а лишь следит за ходом технологического процесса и по мере необходимости (например, в случае сбоя) вмешивается. Иначе обстоит дело с автоматизированной системой управления производственным процессом. В АС производственными процессами и объект, и орган управления представляет собой единую человеко-машинную систему, человек обязательно входит в контур управления. По определению АС — это человеко-машинная система, предназначенная для сбора и обработки информации, необходимой для управления производственным процессом, то есть управления коллективами людей. Иначе говоря, успех функционирования таких систем во многом зависит от свойств и особенностей жизнедеятельности человеческого фактора. Без человека система АС производством самостоятельно не может работать, так как человек формирует задачи, разрабатывает все виды обеспечивающих подсистем, выбирает из выданных ЭВМ вариантов решений наиболее рациональный. И, разумеется, человек, что очень важно, в конечном счете, юридически отвечает за результаты реализации принятых им решений. Как видим, роль человека огромна и не заменима. Человек организует программу подготовительных мероприятий перед созданием АС, следовательно, требуется помимо всего прочего специальное организационное и правовое обеспечение.

Исторические этапы

В истории развития отечественных систем автоматизации управления предприятием можно выделить четыре периода – от семидесятых до конца девяностых годов[6].

Семидесятые и первая половина восьмидесятых годов.

Период расцвета создания так называемых автоматизированных систем управления предприятиями (АСУ или АСУП). Этой работой на бюджетной основе занимались многие десятки специализированных отраслевых научно-исследовательских институтов и других организаций СССР. Ряд организаций разрабатывали подобные системы для себя самостоятельно. Создаваемые системы были реализованы на так называемых «больших ЭВМ» (или, как еще говорят, «мейнфреймах») и предназначались, как правило, для автоматизации трудоемких рутинных вычислительных и информационных процессов (ведение нормативно-справочной базы данных, планирование производственных и людских ресурсов, учет движения кадров, расчет заработной платы и т.п.). Экономический эффект от внедрения АСУ и срок окупаемости установленного оборудования и программного обеспечения рассчитывались, как правило, исходя из показателей снижения трудоемкости обработки информации и высвобождения персонала. Эти АСУ или вообще не выполняли, или недостаточно способствовали реализации собственно функций управления, и их название, по сути, не отражало действительного назначения и областей применения систем. С крахом ЕС ЭВМ и резким сокращением финансирования в конце восьмидесятых годов эти работы в государственном масштабе были постепенно прекращены.

Вторая половина восьмидесятых годов

С развитием кооперативного движения и постепенным распространением персональных компьютеров в России появляются сотни мелких частных фирм, предлагающих услуги по автоматизации бухгалтерского, складского, кадрового и других видов учета. Разрабатываемые системы были ориентированы, как правило, на конкретного потребителя и не охватывали задач управления предприятием в целом. Впрочем, это и не было особенно нужно в тот момент, поскольку основной платежеспособный спрос был сосредоточен в среде малых предприятий.

Первая половина и середина девяностых годов

Наиболее успешно функционирующие и дальновидные из фирм, предлагавших указанные выше услуги, преобразуются в компании, выпускающие, на рынок тиражируемые программные продукты для автоматизации отдельных видов учета. Эти программы разрабатываются на основе опыта создания систем для конкретного заказчика и ориентированы на решение задач, характерных для многих потенциальных потребителей. Относительная легкость и небольшие сроки освоения подобных систем в сочетании со сравнительно небольшой ценой делают их достаточно популярными не только в сфере малого бизнеса, но и на многих средних по величине предприятиях. Тиражи некоторых подобных систем измеряются тысячами копий. Однако собственно задач автоматизации управления предприятием эти системы по-прежнему не решают.

Конец девяностых годов

По мере развития предпринимательства и роста российских компаний возможности существовавших тиражируемых систем в ряде случаев перестают удовлетворять требованиям потенциальных заказчиков. Активно развивающимся предприятием в условия конкурентной борьбы и ограниченности ресурсов становятся необходимы системы автоматизации, обеспечивающие интегрированное ведение различных видов учета и информационную поддержку принятия управленческих решений. Ряд разработчиков систем автоматизации соответственно расширяет функциональные возможности своих продуктов или создает новые системы. В результате на рынке появляется новый вид систем, особенностью которых является наличие, с одной стороны тиражируемого ядра, в потенциале обеспечивающего выполнение значительно большего числа функций, чем у традиционных тиражируемых систем, а с другой – более гибких средств настройки системы на конкретные особенности бизнеса заказчика. В дальнейшем подобные системы мы будем называть интегрированными адаптируемыми системами.

На современном этапе при разработке систем автоматизации управления предприятием используются несколько исторически сложившихся подходов. В настоящее время существуют различные подходы к построению КИС, отличающиеся признаками, положенными в основу классификации. С практической точки зрения нам представляется целесообразным взять за основу классификации этих подходов признак использования тиражируемых программных средств. При выборе подхода к построению КИС решается вопрос о возможности использования существующих на рынке тиражируемых систем или необходимости создавать уникальную систему, полностью ориентированную только на задачи конкретного предприятия.

Автоматизированные системы

Система «1С: Предприятие»

Назначение и области применения: Система программ «1С: Предприятие» предназначена для комплексной автоматизации экономической деятельности предприятий различных направлений деятельности и форм собственности. «1С: Предприятие» позволяет организовать в единой системе эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый учет, а также расчет заработной платы. Комплексная конфигурация «1С: Предприятие 7.7» обеспечивает интегрированное ведение учета, которое включает единую систему ведения нормативно-справочной информации, автоматическое отражение торгово-складских операций и расчета заработной платы в бухгалтерском учете, финансовый учет по нескольким юридическим лицам, консолидированный управленческий учет[7]. Структура: В комплект поставки системы входят компоненты «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» и «Расчет», работающие с единой конфигурацией. Под конфигурацией в системах 1С понимается конкретный набор объектов и прав пользователя для работы с ними, соответствующие им интерфейсы и экранные формы, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации и специализированная настройка.

Компонент “Бухгалтерский учет” обеспечивает учет: операций по банку и кассе; основных средств, нематериальных активов и материалов; товаров и услуг; валютных операций; взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами; взаиморасчетов с подотчетными лицами; расчетов с бюджетов. Компонент может быть использован для реализации любой схемы бухгалтерского учета и предоставляет гибкие возможности учета (несколько планов счетов, многоуровневый и многомерный аналитический учет, сложные проводки и т. д.), возможность как ручного, так и автоматического ввода бухгалтерских операций, вывода, хранения и печати различных первичных документов, а также формирования и печати разнообразных отчетов. Возможности компонента» Оперативный (торговый) учет” включают: ведение учета складских запасов товаров и их движения; учет комплектации и разукомплектации товаров; оформление счетов, резервирование товаров и контроль оплаты; отслеживание состояния взаиморасчетов с контрагентами, формирование необходимых первичных документов, счетов-фактур, книг продаж и покупок и т. д.; ведение учета покупки и продажи товаров, денежных средств на расчетных счетах и в кассе; отслеживание товарных кредитов и товаров на реализации; учет товаров в различных единицах измерения и денежных средств в различных валютах; получение разнообразной аналитической отчетной информации о финансовых и товарных движениях. Помимо основной функции, реализующей автоматизацию складского учета и торговли, этот компонент может быть использован для автоматизации любого учета наличия и движения средств в реальном времени. Компонент «Расчет” предназначен для расчета заработной платы и ведения кадрового учета. Он обеспечивает: автоматизацию расчета начислений и удержаний по любым алгоритмам; проведение расчетов «задним» числом; формирование расчетных листков любого вида; расчеты как индивидуальных, так и групповых начислений типа бригадных нарядов; формирование платежных ведомостей с упорядочиванием информации по разным критериям с разбиением ее по категориям, подразделениям и другим признакам; расчет больничных листов, отпусков, оплаты по среднему заработку на основании данных за прошлые расчетные периоды; полный расчет зарплаты как по месячному, так и по недельному циклу; стандартные отчеты для налоговой инспекции и пенсионного фонда РФ; ведение штатного расписания предприятия; распределение задачи ввода исходной информации и расчета между кадровиком и расчетчиком; получение статистической информация по сотрудникам предприятия; фиксацию кадровых перемещений сотрудников и их продвижения по службе с созданием соответствующих отчетов. Компонент «Расчет», наряду с расчетом заработной платы, позволяет автоматизировать проведение и других сложных периодических расчетов. В поставку также входят отдельные конфигурации, реализующие автоматизацию бухгалтерского учета (типовая конфигурация), оперативного торгового учета (конфигурация «Торговля + Склад»), расчета заработной платы и кадрового учета (конфигурация «Заплата +Кадры»). Предполагается, что такая поставка будет использоваться в первую очередь для автоматизации деятельности торговых предприятий и организаций.

Порядок адаптации и внедрения: Система приобретается у партнеров компании «1С». Система представляет собой тиражируемый, «коробочный» продукт. Однако входящие в ее состав компоненты позволяют создать для конкретного пользователя его собственное индивидуальное решение, ориентированное на особенности бизнеса, так называемую персональную конфигурацию.

Система «Галактика»

Назначение и области применения: Система «Галактика» предназначена для автоматизации управления в корпорациях со сложной структурой, финансово-промышленных группах, а также на отдельных промышленных и торговых предприятиях. Система осуществляет информационное обеспечение руководителей различных уровней и категорий – от высшего менеджмента до руководителей подразделений, служб и участков. Для крупных компаний, имеющих филиалы и территориально удаленные подразделения, реализована возможность оперативного удаленного доступа и информационного обмена. Специфика конкретного предприятия (корпорации) учитывается с помощью более 300 параметров настройки. Структура системы позволяет вести параллельный многоплановый учет в нескольких стандартах (Россия, GAAP, IAS, HGB и др.) для любого количества филиалов или подразделений предприятия. Кроме того, обладая средствами экономического анализа, система позволяет построить схему налогообложения и определить структуру платежей с целью избегания налоговых переплат и штрафов. Структура: В составе системы «Галактика» реализованы несколько контуров управления, которые включают в себя функциональные модули системы[8].

Контур административного управления. Предоставляет набор средств для финансового и хозяйственного планирования, финансового анализа, управления маркетингом. Включает модули: 1 Маркетинг — автоматизация анализа рыночных возможностей, отбора целевого рынка, разработки и претворения в жизнь маркетинговых мероприятий; 2 Планирование финансов — планирование деятельности предприятий с помощью экономически обоснованных планов с точки зрения их реализуемости и эффективности; 3 Управление проектами — экономически обоснованное и эффективное планирование хозяйственной деятельности предприятия, а при использовании совместно с модулем Планирование финансов — и финансовой деятельности; 4 Финансовый анализ — автоматизация анализа финансовой и хозяйственной деятельности предприятия.

Контур управления персоналом. Предназначен для автоматизированного учета кадров и выполнения вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала предприятий. Управление персоналом – обеспечивает процесс формирования, хранения и корректировки штатного расписания и личных карточек сотрудников предприятия по подразделениям, а также получение отчетов по штатному расписанию и кадрам; Заработная плата — автоматизация учетных и вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала предприятий при повременной и сдельной формах оплаты.

Контур бухгалтерского учета. Функционально полная система ведения бухгалтерского учета на предприятиях любой формы собственности и видов деятельности. Единое информационное пространство системы обеспечивает автоматическое отражение в бухгалтерском контуре всех хозяйственных операций. Механизм типовых хозяйственных операций — универсальное средство для формирования проводок: 1 Касса– формирование приходных и расходных кассовых документов, а также учет полного цикла операций с подотчетными лицами; 2 Финансово-расчетные операции — обеспечивает автоматизацию учета безналичных расчетов, валютных операций, а также содержит полный комплект бухгалтерских отчетов; 3 Матценности — ведение складских документов и их распечатка по установленным формам; автоматизированное проведение операций инвентаризации, переоценки, внутреннего перемещения; 4 МБП — учет наличия и движения; проведение операций оприходования, внутреннего перемещения, начисления износа, списания МБП; 5 Основные средства и нематериальные активы — обеспечивает автоматизированное выполнение операций по учету наличия, износа, движения, а также по переоценке объектов основных средств и нематериальных активов предприятия; 6 ХозОперации - позволяет автоматизировать процедуру выполнения бухгалтерских проводок по хозяйственным документам. Реализована возможность формирования групповых проводок, уточнения сумм и отмены ошибочных проводок; 7 Бухгалтерская отчетность– модуль предназначен для формирования бухгалтерской отчетности итогового характера. В комплект поставки системы включаются типовые формы для годового бухгалтерского отчета и расчета налогов; 8 Консолидация– модуль предназначен для получения обобщенной (консолидированной) отчетности по корпорации; 9 Векселя и кредиты– модуль предназначен для учета операций с векселями и другими ценными бумагами (ЦБ), а также операций кредитования.

Контур оперативного управления. Охватывает разнообразные задачи, связанные с организацией и управлением производственной и коммерческой деятельностью предприятия: 1.Управление договорами – модуль предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов; 2.Управление снабжением и сбытом – управление получением и реализацией материальных ценностей, услуг на основании счетов на закупку и продажу; 3.Складской учет — ведение складских документов и их распечатку по установленным формам; автоматизированное проведение операций инвентаризации, переоценки, внутреннего перемещения; 4.Поставщики, получатели — контроль за исполнением договоров с контрагентами; 5.Производство — учет движения материальных ценностей (сырья, полуфабрикатов, готовой продукции) в процессе производства; 6.Консигнация — управление операциями с товаром, принятым либо переданным на реализацию; 7.Давальческое сырье — учет сырья, переданного для переработки сторонней организации, а также полученной от этой организации готовой продукции.

Контур управления производством. Позволяет автоматизировать техническую подготовку производства, технико-экономическое планирование, учет фактических затрат на предприятиях различных отраслей промышленности: машиностроения и приборостроения, легкой, пищевой, химической, горнорудной промышленности, черной и цветной металлургии.

Контур отраслевых и специализированных решений. Включает решения для автотранспортных предприятий; предприятий розничной торговли; компаний, оказывающих услуги по ремонту изделий заказчика; организаций, где необходимо вести учет специальной и форменной одежды.

Контур администрирования. Набор сервисных средств для квалифицированного пользователя и программиста, обеспечивающих администрирование базы данных, корпоративный обмен данными, обмен документами с внешними информационными системами, а также проектирование пользовательского интерфейса и отчетов.

Порядок адаптации и внедрения: Комплекс услуг по внедрению системы «Галактика» включает следующие виды работ:

Обследование предприятия. Комплекс мероприятий по изучению системы управления предприятием, выявлению тенденций развития бизнеса предприятия и выработке рекомендаций о порядке проведения пуско-наладочных работ по вводу системы «Галактика» в эксплуатацию.
Комплекс пуско-наладочных работ по вводу системы «Галактика» в эксплуатацию. Включает: подготовительный этап, наладку системы, ввод системы в эксплуатацию, этап завершения работ.
Консультации. По тематике пуско-наладочных работ системы «Галактика» оказываются всем пользователям системы. Выезд специалиста Корпорации осуществляется после согласования тематики консультации и примерной оценки продолжительности и стоимости работ.

Система «Парус»

Назначение и области применения: Данная система представляет собой программный комплекс для автоматизации управления предприятием любого размера и структуры, построенный на базе СУБД ORACLE и MS Office. Программный комплекс обеспечивает автоматизацию четырех основных бизнес направлений (бизнес сфер) финансово-хозяйственной деятельности предприятия: управление финансами, логистики, управления производством, управления персоналом. Структура: Характеристика состава и функциональных возможностей основных элементов системы: управление финансами,

логистика, управление производством, управление персоналом, администрирование системы и специальные предложения[9].

Управление финансами . Эта часть системы обеспечивает выполнение функций автоматизированного управления финансами предприятия. Среди общих принципов ее реализации можно отметить мультивалютность и многовариантность учета. В состав этой части системы входят следующие модули: 1 Финансовое планирование: текущее финансовое планирование (на месяц или квартал); долгосрочное (стратегическое) финансовое планирование (на год или более); оперативное планирование и управление платежами для обеспечения текущей платежеспособности предприятия; контроль за возникновением и погашением обязательств предприятия; оперативный учет исполнения планов, в частности, плана движения денежных средств (бюджета финансов); анализ выполнения финансовых планов. 2 Бухгалтерский учет. 3 Консолидация.

Логистика . Элементы этой части системы обеспечивают учет товаров по партиям с точностью до модификаций и упаковок. В ее состав входят приложения:

1. Закупки. Обеспечивает учет и формирование: заявок на приобретение товаров от подразделений предприятия; планов закупки товаров и заказа работ на основании заявок подразделений; договоров с контрагентами, оперативное отслеживание выполнения договоров; приходных накладных, входящих счетов-фактур и актов о выполнении работ; приказов на принятие товарно-материальных ценностей (ТМЦ), приходных ордеров и актов рассогласования; финансовых и материальных транзакций по расчету с поставщиками в разрезе лицевых счетов и договоров; товарных отчетов о приобретении товаров и выполнении работ; отчетов о различных аспектах работы, связанных с закупками — сводных или в разрезах по товару, группе товаров, контрагенту, договорам, лицевым счетам, налоговым группам и т.п.

2. Склад. Основные функции: автоматизация всех учетных операции по приходу и отпуску товаров; ведение единых карточек складского учета; учет приходных ордеров и актов недостачи; учет расходных накладных; учет накладных на внутреннее перемещение товара (между складами предприятия и внутри склада между материально-ответственными лицами); поддержка комплектов товаров и учет накладных на комплектование/разукомплектование товара; учет актов списания; формирование товарных отчетов на основании данных о перемещении товаров; учет инвентаризационных описей и генерация актов рассогласования; формирование отчетов о товарных запасах (по складам, по товарам, группам товаров, партиям, модификациям и т.п.).

3. Реализация. Приложение предназначено для целей: ведения учета номенклатуры и цен реализации товаров и услуг; перерасчета цен в прайс-листах; выписки счетов на оплату товаров и услуг с учетом скидок, наценок и налогов и контроля их оплаты; контроля количества свободного товара при выписке счета с учетом ранее выписанных счетов и накладных; резервирования и снятия товара с резерва; формирования накладных на отпуск товара но основании счетов; формирования исходящих счетов-фактур для покупателей; ведения учета расчетов с покупателями в разрезе лицевых счетов в журналах финансовых и материальных транзакций; формирования товарных отчетов о реализации услуг; формирования отчетов о деятельности, связанной с реализацией, — в разрезе контрагентов, потребителей и т.п.

4. Розничная торговля.

Управление производством. Эта часть системы включает следующие элементы: производственный учет; учет затрат и калькуляция себестоимости; технико-экономическое планирование. Управление персоналом. Включает приложения: учет персонала; табельный учет рабочего времени; расчет заработной платы. Администрирование системы. Модуль предназначен для решения общих вопросов по настройке системы и обеспечения ее функционирования в ходе работы. Специальные решения. Модуль включает специализированные приложения: для предприятий нефтяного комплекса; для предприятий энергетики и электрификации; для предприятий связи.

Порядок адаптации и внедрения: Корпорация «Парус» предлагает несколько вариантов запуска систем в эксплуатацию, в частности:

· Внедрение. В этом случае всю настройку системы, ввод данных, формирование шаблонов документов производят специалисты корпорации «Парус». При этом не производится, каких либо изменений в сложившихся на предприятии заказчика бизнес-процессах, технологиях взаимодействия отделов и служб, маршрутах прохождения документов.

· Проектирование. Данный способ запуска в эксплуатацию предназначен для предприятий, желающих наряду с автоматизацией провести оптимизацию бизнес-процессов, протекающих на фирме.

· Заказная разработка. Этот способ обеспечивает адаптацию системы управления к особенностям предприятия за счет индивидуальной разработки необходимых заказчику программных продуктов.

Система AVACCO

Назначение и области применения: Система AVACCO предназначена для решения основных задач большинства предприятий – планирования, учета и управления – в различных областях деловой деятельности, в том числе торговле, производстве и бюджетной сфере. В основу разработки системы положены результаты анализа возможностей существующих систем и реальных потребностей потенциальных потребителей. Целью создания комплексной системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности AVACCO явилось существенное упрощение работы всех сотрудников – от складских рабочих до директора – снижение издержек, улучшение контроля и финансовых показателей предприятия за счет реализации гибких средств настройки системы на особенности конкретного предприятия. Структура: В системе AVACCO предлагается интересный и перспективный подход к автоматизации управления бизнесом. Система изначально позиционируется как конструктор, на базе которого может быть реализован самый широкий спектр функциональных возможностей. Система построена по трехуровневой архитектуре «клиент-сервер». Одной из «изюминок» системы AVACCO является удачный выбор состава свойственных подавляющему большинству предприятий общих функций учета и управления, поддерживаемых на среднем уровне этой архитектуры. Данные функции реализуются набором программных модулей, входящих в состав сервера приложений системы. Систему AVACCO можно назвать специализированным конструктором для построения систем управления предприятием. Важной особенностью этого конструктора является возможность дополнительно разрабатывать и включать в ее состав недостающие детали (модули сервера приложений). Основой системы AVACCO является сервер приложений AVACCO Server, представляющий собой набор функциональных модулей, которые и определяют возможности системы. Ядро сервера позволяет дополнительно устанавливать необходимые модули даже после ввода системы в эксплуатацию. В стандартный комплект AVACCO Server входят следующие группы модулей: Сервер бизнес-процессов — основной функциональный модуль системы, предназначенный для настройки и управления ходом выполнения бизнес-процессов. Финансы — группа модулей, отвечающая за ведение мультивалютного финансового учета и анализ денежных потоков. В группу входят следующие элементы: Справочник валют; Справочник партнеров; Справочник счетов; Справочник категорий; ПКО; РКО; Авансовые отчеты; Платежные документы; Входящие платежные документы; Финансовые операции (ФО); Процесс создания ФО. Склад — группа модулей для учета товарно-материальных ценностей на любом количестве складов. В ней представлены первичные документы, предназначенные для получения, продажи и перемещения товаров: Справочник единиц измерения; Справочник товаров; Приходные накладные; Расходные накладные; Накладные на внутреннее перемещение; Товарные операции (ТО); Процесс создания ТО. Сервисы — модули, призванные облегчить работу разработчиков и стандартизировать возможности системы Файловое хранилище — позволяет хранить произвольные файлы в базе данных, что применяется при работе VBA и Интернет клиента. Сервис папок — иерархическая структура позволяющая хранить любые объекты системы в структурированном виде любой вложенности. Сервис характеристик — дополнительная информация, которую можно «прикрепить» к любому объекту системы, поддерживающему этот сервис. Администрирование — набор модулей для администратора системы: Базы данных — AVACCO Server поддерживает возможность работы с несколькими рабочими местами (базами данных), которые используются для учета разных компаний (частных лиц). Для первоначальной работы нужно создать при помощи этого модуля базу данных. Конфигуратор модулей — позволяет конфигурировать функциональное наполнение каждой базы данных. Благодаря конфигуратору можно в процессе эксплуатации установить новый модуль или поставить новую версию существующего. Пользователи и группы — компонент, отвечающий за свойства пользователей и групп. Права доступа — модуль, описывающий права доступа.

Порядок адаптации и внедрения: При внедрении системы Центром решений AVACCO заказчику оказывается комплекс услуг, включающий следующие этапы: заключение договора (предварительный контакт, экспресс обследование, определение границ проекта и согласование условий договора); обследование бизнеса предприятия заказчика; проектирование модели бизнеса; настройка автоматизированной системы на модель бизнеса; технологическое внедрение (установка оборудования и программного обеспечения у заказчика); сопровождение и развитие. На протяжении всего проекта фирма консультирует заказчика по вопросам постановки различных видов учета, минимизации налогообложения и юридически-правовым нормам.

Система R-Keeper

Сегодня с системой автоматизации ресторанов R-Keeper работают более 10 000 пользователей из России и стран ближнего зарубежья. Очень большую роль в «открытии» системы сыграла корпорация «Росинтер», автоматизировавшая с ее помощью рестораны более 10 лет назад. В результате R-Keeper вырос вместе со своими пользователями, и теперь «заточен» под нужды российского предприятия общепита разного формата — от корпоративной столовой и небольшого кафе до многозального ресторана и фастфуда[10]. Программная часть системы R-Keeper — это несколько отдельных программ, предназначенных для главных действующих лиц типичного предприятия общепита. Модули «Официант», «Бармен», «Кассир» и «Менеджер» рассчитаны на определенные полномочия и предполагают выполнение регламентированных операций: формирование заказа, ввод меню, внесение денег в кассу, просмотр отчетности и др.

Официант: На терминал официанта (или КПК, заменяющий бумажный блокнот) устанавливается модуль «Официант». Он позволяет сформировать заказ и отправить его на кухню, распечатать для клиента предварительный счет, отменить блюда и напитки (если менеджер даст ему полномочия на это действие), сделать дополнительный заказ и т. д. Последовательность действий официанта заложена в систему таким образом, чтобы предотвратить махинации со счетом, столиками и отказами от блюд. Официант имеет право открыть стол только на свое имя, что исключает возможность возникновения случайных ошибок. Кассир: Кассир регистрирует барменов и официантов в начале рабочего дня и оплачивает их счета. Он получает от официанта деньги, которые вручает ему клиент, и пробивает фискальный чек. Кассир выбирает способ оплаты заказа или комбинирует в одном платеже несколько типов сразу. Пока чек не будет пробит, заказ будет «висеть» в системе, и рабочий день закрыть нельзя. В момент завершения операции со складов автоматически списывается то количество продуктов, которое израсходовано на изготовление блюд согласно калькуляционным картам. Бармен: Бармен, обслуживающий людей у стойки, совмещает функции официанта и кассира. Он работает с терминалом заказа и кассовым ящиком и имеет право закрывать счет. От кассира бармен отличается тем, что может работать только со своими счетами — полная их таблица бармену недоступна. Менеджер: В зависимости от уровня полномочий, менеджеров может быть несколько: менеджер зала, менеджер офиса и администратор. Они используют одинаковый модуль, но имеют доступ к разному количеству функций. Самые широкие возможности у администратора, роль которого обычно выполняет владелец или управляющий ресторана. Он контролирует всю работу ресторана, может менять любые параметры системы и передавать часть своей ответственности «младшим» менеджерам. В их обязанности входит заполнение и изменение всех рабочих словарей ресторана (меню, списка персонала и др.), выполнение отказов, закрытие кассового дня и снятие отчетов.

Отчеты, которые предоставляет система, достаточны и даже (как показывает практика использования) избыточны для типичных ресторанов и кафе. Они дают информацию менеджерам, бухгалтерам и руководству на разных уровнях доступа. С их помощью можно сделать выводы о выручке (общей и по дням, часам, столам, официантам, блюдам и категориям блюд) и реализации; посмотреть, как используются бонусы и скидки, проверить отказы и убедиться в том, что в течение дня не случилось ничего подозрительного. В R-Keeper можно контролировать работу предприятия в режиме реального времени. Для этого к основной системе подключается небольшое приложение «Монитор». С его помощью на менеджерском компьютере можно получать информацию о списках заказов и чеков на текущий момент (с возможностью просмотра любого пункта) и балансе по оплаченным и незакрытым сетам. R-Keeper известен на рынке своей надежностью. В R-Keeper реализовано несколько степеней защиты, что гарантирует сохранность ценной информации. Программа терпима к ошибкам пользователя, который не сможет нанести ей серьезного вреда случайными действиями.

Автоматизированная система управления гостиницей «Эдельвейс»

Комплексная система управления гостиницей Эдельвейс начала создаваться 7 лет назад по заказу цепочки швейцарских отелей. Разработка велась под руководством западных специалистов, работающих в области оказания информационно-консалтинговых услуг в сфере гостиничного бизнеса. На сегодняшний день на зарубежном рынке система распространяется под торговыми марками WinnLodge и Medallion и имеет более 400 установок в Западной Европе, Австралии и Канаде. В 1998 году было принято решение о продвижении системы на российский рынок под торговой маркой Эдельвейс. Изучение требований отечественного рынка и законодательства РФ выявило ряд существенных отличий российского и зарубежного подходов к ведению гостиничного бизнеса, которые препятствовали распространению системы на российском рынке в «неадаптированном» виде.

· В российских гостиницах широко распространена практика поселения по местам, которая чаще всего используется совместно с классическим поселением в номер. Это предъявляет к системе особые требования по контролю загрузки гостиницы, поиску свободных номеров и/или мест, учету телефонных переговоров из номеров продаваемых местами. Учет номерного фонда и его загрузки должен вестись в койко-сутках.

· Во многих отечественных гостиницах используется система обязательной полной предоплаты проживания и жесткого контроля должников (зачатую контроль осуществляется на почасовой основе).

· В РФ существуют жестко регламентированные процедуры денежных расчетов с клиентами. При реализации интерфейса с контрольно-кассовыми машинами к системе предъявляются дополнительные требования.

· Российская система бухгалтерского учета существенно отличается от зарубежной. Например, для корректного предоставления данных в бухгалтерию система должна учитывать не только факты оплаты и предоставления услуг, но и отслеживать связь между ними, т.е. отвечать на вопрос, когда и каким способом каждая из услуг была оплачена.

· Отечественная система налогообложения также имеет ряд уникальных особенностей. В качестве примера можно привести налог с продаж, при начислении которого необходимо учитывать не только наименования товаров и/или услуг, но и способ их оплаты.

· Гостиничная система, распространяемая на российском рынке, должна содержать набор обязательных отчетов, предназначенных для предоставления в налоговые органы, ОВИР, Госкомстат. Приказом Минфина РФ № 121 от 13 декабря 1993 года утверждены формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации.

На сегодняшний день Эдельвейс — это динамично развивающаяся система, в соответствии с требованиями рынка, международными стандартами, с учетом требований и пожеланий заказчиков. Новые версии системы поставляются клиентам по мере их выпуска производителем в соответствии с лицензионными соглашениями.

Установки АСУ гостиницы Эдельвейс на территории Российской Федерации

Установки АСУ гостиницы Эдельвейс на территории Российской Федерации
(выход на российский рынок в 1999 году):

1. Гостиница «Юность» (Кириши, Лен. область) 4* — 100 номеров.
Реализовано комплексное решение Эдельвейс — Барсум — АТС Alcatel (настроено управление станцией) — ресторан Компас (Инкомсофт, г. Москва) 2. Гостиница «Университетская» (Москва) 2* — 400 номеров.
Эдельвейс — Барсум (планируется) — АТС Meridian (настроено управление станцией) 3. Гостиница «Калининград» (г. Калининград) 3*- 260 номеров. Эдельвейс-Барсум 4. Гостиницы «Арктика» (г. Салехард) 2* — 95 номеров.Эдельвейс-Барсум
5. Гостиница в Новосибирске (ведомственная) — 20 номеров.
Эдельвейс 6. Гостиница «Скандинавия» (г. Санкт-Петербург, Сестрорецк) 4* — 65 номеров.
Эдельвейс — Барсум — АТС Definity — ресторан R-keeper (UCS, Москва)- СКД Timelox 7. Пансионат «Черноморье» (г. Сочи) 5* — 50 номеров.
Эдельвейс — Барсум — АТС Meridian (настроено управление станцией)- ресторан TillyPad (Комплит, СПб) (планируется)

8. Гостиница «Черепаха» VIP — 11 номеров. Эдельвейс-Барсум
9. Гостиница «Ямал» (г. Салехард) 3* — 75 номеров. Эдельвейс – Барсум 10. Гостиница «Виктория Палас Отель» (г. Астрахань) 4* — 65 номеров.
Эдельвейс — Барсум — АТС INDEX — СКД CISA — ресторан (планируется) 11. Гостиница «Версаль» (г. Хабаровск) 4* — 100 номеров. Эдельвейс — Барсум 12. Гостиница «Ока» (г. Н. Новгород) 3* — 220 номеров. www.oka.2n.ru
Эдельвейс — Барсум — АТС Ericsson (настроено управление станцией) 13. Пансионат «Шексна» (г. Сочи) 3* — 330 номеров.
Эдельвейс 14. Гостиница «Светлица» (г. Тверь) 3* — 100 номеров. Эдельвейс — Барсум – АТС-Телеста 15. Гостиница «Левант» (г. Ялта, Украина) 4* — 65 номеров. Эдельвейс — СКД TESA 16. Клубный отель «Алголь» (Московская обл., г. Кимры) VIP — 20 номеров.
Эдельвейс — ресторан TillyPad (Комплит, СПб) — СКД (планируется) 17. Гостиница «Москва» (г.Калининград) 3* — 130 номеров. Эдельвейс– Барсум 18. ОАО «Турцентр» (г. Суздаль) 2-3* — 350 номеров.
Эдельвейс (внедрение)- ресторан TillyPad (Комплит, СПб) (планируется) 19. ООО «Луна» (г. Екатеринбург) 4* — 48 номеров.
Эдельвейс — Барсум — АТС Samsung Euro DCS- ресторан/клуб/боулинг TillyPad 20. Отель «Бестау» (г. Аксай, Казахстан) 4* — 110 номеров.
Эдельвейс — Барсум — АТС LG-162 — ресторан/клуб/боулинг TillyPad (внедрение). 21. Гостиница «Гельвеция» (г. Санкт-Петербург) — апарт-отель.
Эдельвейс — Барсум (внедрение). TillyPad — планируется. 22. Гостиница «Югра» (г. Ханты-Мансийск) — 3* 122 номера. www.admhmao.ru/capital/Hotel/ugra.htm
Эдельвейс — Барсум — ресторан Компас (внедрение)

Что представляет собой Эдельвейс

· Эдельвейс – это система автоматизации работы службы приема и размещения гостей.

· Эдельвейс – это источник получения актуальной, достоверной и оперативной информации о состоянии дел в отеле.

· Эдельвейс – это средство повышения качества обслуживания гостей отеля.

· Эдельвейс – это инструмент постоянного контроля за действиями персонала отеля.

· Эдельвейс – это возможность быстрого реагирования на непрерывно меняющуюся конъюнктуру рынка гостиничных услуг.

· Эдельвейс – это ядро информационного комплекса всего отеля.

Гостиничная система Эдельвейс — это стандартный продукт, легко адаптируемый под конкретную гостиницу (номерной фонд, услуги, тарифы и т.п.), требующий минимального сопровождения), понятный в обучении и удобный в работе.

Эдельвейс оптимально подходит для любых организаций в сфере гостеприимства, к которым можно отнести отели, гостиницы, дома отдыха, пансионаты и санатории.

Многолетний опыт присутствия Эдельвейс/Medallion на российском рынке и реализованные за это время проекты позволили нам накопить огромный практический опыт, который сегодня мы можем предложить нашим клиентам.

Наконец, Эдельвейс это 32-разрядное клиент-серверное Win-dows-приложение, что позволяет одновременно удовлетворить требования надежности, наглядности и удобства пользования. Основной элемент системы План резервирований практически повторяет традиционную гостиничную шахматку. Однако новое не обязательно отменяет старое, многие функции в системе (например, ввод данных о госте) можно выполнять и без мышки.

Ценовая политика продукта весьма гибко учитывает потребности конкретного клиента. Оптимизация рабочих мест и конкретного набора функций, необходимых тому или иному отелю, рассрочка платежа вот лишь некоторые инструменты из арсенала отдела продаж. По сочетанию цена/качество Эдельвейс на данный момент занимает ведущие позиции не только на российском, но и на европейском рынке гостиничных АСУ.

АСУ Эдельвейс может поставляться (и поддерживаться) как напрямую компанией Рексофт, так и одним из авторизованных дилеров системы, расположенном в вашем регионе. Тем не менее, во всех случаях удаленная поддержка и консультации совершенно бесплатны. Гостиницы также имеют право бесплатно получать обновленные версии системы.

Что Эдельвейс даёт пользователю

Любая гостиница – это единый организм, слаженное функционирование которого требует комплексной автоматизации. АСУ Эдельвейс – это программа, которая позволяет координировать бизнес-процессы отеля. Основой PMS-системы является автоматизация процессов бронирования номеров, приема и размещения гостей, расчетов с ними, а также контроль за состоянием номерного фонда. Развитие АСУ Эдельвейс начиналось именно с такого функционала. Сегодня Эдельвейс – это современная система, помимо описанных функций, включает такие возможности, как расчеты с контрагентами, управление взаимоотношениями с туристическими агентствами, ведение маркетинговых программ для клиентов и т.п.

Преимущества Эдельвейс

Отличия Эдельвейс от других продуктов начинаются с истории его создания — созданный российской компанией для западного рынка, Эдельвейс, как никакой другой продукт, сочетает в себе соответствие западным стандартам качества с учётом российских особенностей. Изначально расчитанный на средние и небольшие отели, он отличается простотой использования и привлекательной даже по российским меркам ценой. На сегодняшний день Эдельвейс является уникальным предложением на российском рынке по соотношению функциональность/качество/цена.

Вот лишь некоторые преимущества Эдельвейс/Medallion:

· Соответствие западным стандартам качества

· Дружелюбный пользовательский интерфейс

· Гибкая настройка под специфические требования отеля

· Мультиязычность и мультивалютность

· Более 50 интерфейсов со смежными системами

· Безопасность (разграничение прав доступа)

· Оптимальное соотношение функциональность/качество/цена

Гостиничная АСУ «Эдельвейс» — ядро комплекса.

Основная задача АСУ «Эдельвейс» — автоматизация служб бронирования и размещения (Портье), коммерческого отдела и бухгалтерии проживания. Вместе с тем «Эдельвейс» является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся:

· бухгалтерская система гостиницы;

АСУ ресторана ;
телефонная станция (через тарификатор переговоров);
система контроля доступа (электронные замки);
система удаленного бронирования и др.

Функциональность системы «Эдельвейс»:

Служба Портье:

· Полнофункциональный план номеров

· Резервирование по категориям номеров и мест

· Ранний заезд, поздний выезд, почасовая оплата

· Гибкая система тарифов/скидок, тарифы по дням недели, использование разных валют

· Предоставление различных видов услуг

· Сводные данные о номерном фонде и загрузке на любой период

Группы:

· Быстрое создание и поселение группового бронирования

· Корректное разделение оплаты гость-фирма

· Опоздания, досрочные выезды, отделение и присоединение к группе

Счета:

· Наличная и безналичная оплата, кредитные карты, зачет по договору

· Формирование единого счета за проживание, питание, услуги и т.д.

· Оперативные поиск и печать счета гостя

· Контроль оплаты услуг, в т.ч. автоматический

· Стандартные и индивидуальные отчетные формы

· POS-терминалы Аккорд, фискальные регистраторы Спарк 617Ф, Меркурий 114-1Ф, Штрих ФР-Ф, Mstar-Ф

Отчеты:

· Статистические

· За смену

· Ночной аудит

· Специальные

· Многоязыковая поддержка

Горничные:

· 3-уровневый статус номера

· Автоматическое изменение статуса с телефона в номере

Блокировка комнат, лист уборок

Архив:

· Хранение информации о гостях/фирмах/турагентствах

· Статистика незаездов, отказов, черный список

· Статистика по обороту по гостям/фирмам/агентствам

· Маркетинговая информация

Журналы:

· Полный контроль над действиями персонала, работающего в системе

· Фиксация событий

· Фиксация предоставления услуг и проведения оплаты

Заключение

Сегодня информационные технологии оказывают влияние не только на обработку данных, но и на способ выполнения работы людьми, на продукцию, характер конкуренции. Информация во многих организациях становится ключевым ресурсом, а информационная обработка — делом стратегической важности. Большинство организаций не сможет успешно конкурировать, пока не предложит своим клиентам такой уровень обслуживания, который возможен лишь при помощи систем, основанных на высоких технологиях.

Я считаю, что автоматизированные системы управления очень важны для управления гостиницей, потому что они систематизируют информацию, которой располагает гостиница в своей деятельности. С помощью них легче управлять гостиницей.

Системы автоматизации выполняют операции, что позволяет контролировать все рабочие процессы, обработку документов.

Автоматизация имеет большое значение для функционирования всего гостиничного комплекса.

Список использованной литературы

1. Волгин А.П., Матирко В.И. и др. Управление персоналом в условиях рыночной экономики. М.: Дело, 2002.
2. Глобальный бизнес и информационные технологии. Под ред В.М.Попова.
3. Иванов С. Автоматизация гостиниц: выбор системы. Статья. С-Пб. 2007.
4. Калянов Г.Н. Консалтинг при автоматизации предприятий. // Научно-практическое издание. Серия «Информатизация России на пороге 21 века» – М.: СИНТЕГ, 1997.
5. Макаров Э.П. ИТ-арифметика. Насколько эффективны автоматизированные информационные системы управления. Статья. Екатеринбург, УГТУ-УПИ, 2005.
6. Макаров Э.П. Эволюция ERP-систем. По материалам статьи Миргхани Мохаммеда «Вершины треугольника». Intelligent enterprise № 22 (63), 25 ноября 2002.
7. Морозов М.А., Морозова Н.С. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника.
8. Чудновский А.Д., Жукова М. Информационные технологии управления в туризме. Учебное пособие. 2006.
9. yp.internet.kemsu.ru
10. gaomoskva/index.phpmid=289
11. sno-tourism.narod.ru/paper/article2.html
12. www.avk-soft.ru/news/publications/302/
13. www.bar-service.ru/main/work/medallion/
14. www.c-p.com.ua/cp/archive
15. www.econcept.ru
16. www.infotrade.ru/vse/press.phpind=16&tind=auto
17. www.itquide.ru/blog/BlogId_2421.html 18. www.parus.ua/news/press/

[1] sno-tourism.narod.ru/paper/article2.html

[2] Иванов С. Автоматизация гостиниц: выбор системы. Статья. С-Пб. 2007, с35

[3]

Чудновский А.Д., Жукова М. Информационные технологии управления в туризме. Учебное пособие. 2006, с14

[4] Макаров Э.П. Эволюция ERP-систем. По материалам статьи Миргхани Мохаммеда «Вершины треугольника». Intelligent enterprise № 22 (63), 25 ноября 2002

[5] Глобальный бизнес и информационные технологии. Под ред В.М.Попова, с67

[6] Макаров Э.П. Эволюция ERP-систем. По материалам статьи Миргхани Мохаммеда «Вершины треугольника». Intelligent enterprise № 22 (63), 25 ноября 2002.

[7]. www.itquide.ru/blog/BlogId_2421.html

[8] gaomoskva/index.phpmid=289

[9]. www.parus.ua/news/press/20_.html

[10] www.avk-soft.ru/news/publications/302/

Скачать реферат

еще рефераты

Еще работы по остальным рефератам

Реферат по остальным рефератам

Задание на курсовое проектирование Общая характеристика объекта автоматизации > Анализ известных подходов к решению проблемы

15 Ноября 2015

Реферат по остальным рефератам

Всемирная организация интеллектуальной собственности