Реферат: Малое торговое предприятие

ТЕМА: МАЛОЕ ТОРГОВОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ.

ВВЕДЕНИЕ.

Чтобы развивать бизнес, нужно многое, и, в частности,умение считать деньги, товары, ресурсы, услуги. В современном бизнесе поройсрок, отпущенный на принятие решений, измеряется часами. Для принятия правильныхрешений необходима оперативная и достоверная информация. Зная реальную ситуациюна своем предприятии, можно решать проблему контроля его ресурсов, решатьзадачи оптимизации его деятельности и планирования дальнейшего развития.

В данной работе будет предложен план создания автоматизированной системы обработкиэкономической информации (далее – АСОЭИ) бухгалтерии унитарного торговогопредприятия «Норд». Чтобы эффективно руководить предприятием, особенно в такой динамичной сфере деятельности какторговля, необходимо собрать и проанализировать очень много информации. Особоезначение имеет автоматизация бухгалтерского учета, где циркулируют огромныепотоки экономической информации, используемые для решения вопросов оптимизацииуправления, поэтому бухгалтерия предприятия особенно нуждается в АСОЭИ.Поскольку предприятие не является монополистом на рынке в данном регионе, необходимо постоянно контролировать уровеньтоварооборота, проводить экономический анализ эффективности совершаемых сделок,а АСОЭИ значительно облегчает бухгалтеру работу по составлению необходимого анализа и при этом экономитнемало времени. При работе с клиентами АСОЭИ также востребована – минимальносократить время на обслуживание каждого клиента и при этом максимальнокачественно обслужить его – с этой задачей можно справиться, пожалуй, только спомощью эффективной АСОЭИ.

1.

Назначение АСОЭИ УП «Норд».

Предприятие «Норд» занимается оптовой торговлейэлектрооборудованием и электроинструментами. Учредитель - ЧУПТП «Норд» г.Минск.

В штате предприятия помимо директора и главногобухгалтера имеются бухгалтер-кассир и бухгалтер по учету товаров, секретарь,два менеджера по продажам и снабжению,кладовщик. Таким образом, можно выделить два основных блока, нуждающихся вавтоматизации – бухгалтерия и менеджерский отдел.

АСОЭИ разрабатывается для отдела бухгалтерии, гдебудет использоваться для обработки первичной документации, возникающей как вотделе менеджмента, так и в самой бухгалтерии предприятия, ее группировки;работы с банком, обслуживающим предприятие, по системе «Клиент-Банк»;составления финансового и экономического анализа состояния предприятия на любоймомент времени по запросу руководителя предприятия. В отделе менеджмента АСОЭИпрежде всего будет использоваться для оформления первичных учетных документов;анализа спроса и предложения, существующего на региональном рынке.

Назначение АСОЭИ бухгалтерии состоит в следующем:

·

Экономия затратрабочего времени бухгалтера;

·

Высокая скоростьпри обработке документов;

·

Сокращение илиполный отказ от «бумажной» работы;

·

Быстроеосуществление платежей со счетов предприятия;

·

Возможностьоперативно предоставлять необходимую информацию в другие отделы предприятия;

·

Усилениеконтрольных и аналитических функций бухгалтера;

Назначение АСОЭИ менеджерского отдела состоит вследующем:

·

Экономия затратрабочего времени менеджера;

·

Повышениекачества и сокращение времени обслуживания клиентов;

·

Оперативная связьс поставщиками и заказчиками.

2.

Требования кАСОЭИ.

Основные требованияпредъявляемые к АСОЭИ заключаются в следующем:

1.Гибкость — подразумевает легкую адаптацию системы ко всем изменениямтребований к ней, к вводимым новым функциям. Например, с введением нового планасчетов система должна обеспечитьбезболезненный переход что достигается через: — модульность системы; — системугибких отчетов;

ü

Системная интеграция — объединение разнородногооборудования и ПО для решения конкретных задач:

-вертикальная интеграция — объединениекомпьютеров одного производителя;

-горизонтальная интеграция — объединениечастей компьютеров разных производителей;

ü

Возможность настройки АСОЭИ.

2.Надежность — функционирование АСОЭИобеспечивается за счет решения задач в короткий срок. Это достигается припомощи надежных технических средств, работой программных средств ииспользования современных технологий для разработки ПО. Поэтому приобретаемыесредства должны иметь сертификат, а программные продукты — лицензию.

ü

Пользователи должны иметь возможность диагностирования технических и программныхсредств.

3.Безопасность — меры обеспечениясохранности коммерческой информации:

ü

развитие структур доступа к различным подсистемам;

ü

регламентация работы с системой;

ü

использование специального оборудования, шифров.

4.Окупаемость — важно затрачиватьминимум средств, но минимизация средств должна сочетаться с надежностью,производительностью системы.

5.Дружественность — система должна бытьпростой, удобной для освоения, изучения, использования. Средства:

ü

использование меню, подсказок,

ü

наличие системы исправления ошибок.

ü

информационная совместимость между функциональнымиблоками системы.

3.

Общая структура объекта автоматизации.

Функциональная часть АСОЭИ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информациюо деятельности предприятия и его имущественном положении, необходимуювнутренним и внешним пользователям. Задачи, реализующие функцию бухгалтерскогоучета, разнообразны, как и объекты его наблюдения. Последние бывают двух видов.Это объекты, обеспечивающие хозяйственную деятельность предприятия — егоимущество (активы), кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал,и хозяйственную и финансовую деятельность — финансовые и хозяйственные процессыи их элементы: факты хозяйственной деятельности и финансовые результаты.

АСОЭИ разрабатывается для отдела бухгалтерии УП «Норд»с численностью служащих – 3, включая главного бухгалтера. Этот отдел выполняетследующие функции:

1. обеспечение своевременных и правильных расчетов поналоговым и другим платежам предприятия;

2. ввод в систему необходимой информации о покупателяхи поставщиках, сотрудниках предприятия;

3. осуществление денежных платежей и кассовыхопераций;

4. обеспечение других отделов предприятия необходимойинформацией экономического и аналитического характера;

В состав бухгалтерии входят следующие функциональныеблоки:

n

АРМ главного бухгалтера.

n

АРМ бухгалтера-кассира;

n

АРМ бухгалтера по учету товарно-материальныхценностей;

Функциональное назначение АРМ главного бухгалтерасостоит в следующем:

·

Осуществлениеобщего руководства работой бухгалтерии – издавать приказы о проведении ревизийна предприятии, давать указания о необходимых платежах с расчетного счета;

·

Начислениеналоговых платежей УП «Норд» и предоставление расчетов в Инспекцию МНС;

·

Осуществлениеконтроля за работой бухгалтера-кассира и бухгалтера по учету ТМЦ иконсультирование их по мере необходимости;

·

Отчитываться заработу отдела перед руководителем предприятия;

·

Составлениебаланса предприятия;

·

Заполнениеглавной книги УП «Норд»

·

Предоставлениетребуемых отчетов и сведений в органы статистики, фонд социальной защитынаселения, центр занятости;

·

Составлениежурналов-ордеров по счетам: 01 «Основные средства», субсчета 01/1 «Здания,сооружения», 01/2 «Передаточные устройства», 01/3 «Машины и оборудование», 01/4«Вычислительная и копировальная техника», 01/5 «Транспортные средства» 02«Износ основных средств», 04 «Нематериальные активы», 05 «Износ НМА», 08«Капитальные вложения», 44 «Издержки обращения», 47 «Реализация и выбытие ОС»,48 «Реализация прочих активов», 67 «Расчеты по внебюджетным платежам», 68«Расчеты с бюджетом» субсчета 68/1 «Налог на прибыль», 68/2 «НДС», 68/3«Подоходный налог с граждан», 68/4 «Чрезвычайный налог», 68/5 «Экологическийналог», 68/6 «Налог на недвижимость», 68/7 «Налог на землю», 68/8 «Сельхозналог,дорожный», 68/9 « Стабилизационный налог, жилфонд», 69 «Расчеты по социальномустрахованию», 75 «Расчеты с учредителями», 80 «Прибыли и убытки», 81 «Платежи вбюджет из прибыли», 85 «Уставный фонд», 87 «Нераспределенная прибыль,непокрытый убыток» и забалансовому счету 001 «Арендованные ОС».

Входящая информация поступает из следующих источников Рис.2.(Приложение1):

1)

Директор предприятия;

2)

Инспекция МНС;

3)

Отдел фонда социальной защиты населения;

4)

Отдел статистики;

5)

Городской исполнительный комитет;

6)

Обслуживающий банк;

7)

Сотрудники предприятия;

8)

Бухгалтер-кассир и бухгалтер по учету ТМЦ;

9)

Литература экономического характера.

Исходящая информация передается:

1)

Директор предприятия;

2)

Инспекция МНС;

3)

Отдел фонда социальной защиты населения;

4)

Отдел статистики;

5)

Городской исполнительный комитет;

6)

Центр занятости;

7)

Бухгалтер-кассир и бухгалтер по учету ТМЦ.

Функциональное назначение АРМ бухгалтера-кассира:

·

Ведение счетов поучету денежных средств УП «Норд»;

·

Ведение кассовыхопераций предприятия и оформление соответствующих документов;

·

Осуществлениеплатежей с банковских счетов предприятия, получение в банке наличных денежныхсредств, их оприходование и выдача в кассепредприятия;

·

Составление ипредоставление в банк необходимых сведений о работе предприятия;

·

Начисление и выдачазаработной платы сотрудникам УП «Норд»;

·

Выдачадоверенностей и ведение журнала по их учету;

·

Оформление актоввыполненных работ, актов взаимозачетов, нарядов и пр.;

·

Составлениежурналов-ордеров по счетам: 10 «Материалы», субсчета 10/1 «Сырье и материалы»,10/3 «Топливо», 10/8 «Строительные материалы», 12 «МБП» субсчета 12/1 «МБП взапасе», 12/2 «МБП в эксплуатации», 13 «Износ МБП», 18 «НДС по приобретенным ценностям», субсчета18/1 «НДС к уплате», 18/2 «НДС уплаченный», 31 «Расходы будущих периодов», 50 «Денежные средства в кассепредприятия», 51 «Расчетный счет», 55 «Чековая книжка», 57 «Денежные средства впути», 70 «Расчеты по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76«Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», и забалансовому счету 006 «Бланкистрогой отчетности»

Входящая информация поступает из следующих источников- Рис.2.(Приложение 1):

(7)

Главныйбухгалтер;

10)

Отдел фондасоциальной защиты населения;

11)

Обслуживающийбанк;

12)

Сотрудникипредприятия;

13)

Подотчетные лица;

14)

Литература экономическогохарактера.

Исходящаяинформация передается:

(8)

Главныйбухгалтер;

(10)

Отдел фондасоциальной защиты населения;

(11)

Обслуживающийбанк;

(12)

Сотрудники УП«Норд»;

(13)

Подотчетные лица;

(15) Центрзанятости.

Функциональное назначение АРМ бухгалтера по учету ТМЦ:

·

Прием и проверкатоварных отчетов кладовщика;

·

Ведениеколичественного учета товарно-материальных ценностей, находящихся на складепредприятия;

·

Проведение свероки ревизий на складе предприятия;

·

Проверкаправильности оформления товарных и товарно-транспортных накладных на отпуск сосклада покупателям и оприходование ТМЦ на склад отпоставщиков;

·

Проведение сверокпо взаиморасчетам с поставщиками и покупателями;

·

Составлениежурналов-ордеров по счетам: 41 «Товары», 46 «Реализация продукции», субсчета46/1 «НДС к уплате», 46/2 «Наценка», 46/3 «Реализация по учетным ценам», 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями изаказчиками», 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и забалансовому счету004 «Товары, принятые на комиссию».

Входящая информация поступает из следующих источниковРис.2.(Приложение 1):

(7)

Главныйбухгалтер;

(16) Отделторговли ГИК;

(17) Сотрудникипредприятия;

(18) Подотчетныелица;

(19) Литератураэкономического характера.

Исходящаяинформация передается:

(8)

Главныйбухгалтер;

(12) СотрудникиУП «Норд»;

(18)

Подотчетные лица.

4.

Состав АСОЭИ.

4.1. Техническое обеспечение.

Техническое обеспечение АСОЭИ это комплекс техническихсредств (КТС), - совокупностьвзаимосвязанных единым управлением и автономных технических средств,предназначенных для сбора, хранения, накопления, обработки, передачи, выводаинформации; а также средств оргтехники и управления ТС.

Техническое обеспечение должно выбираться по наиболее оптимальному соотношению цены и качества, что, в основном, зависит отфинансовых возможностей фирмы. Также важнейший критерий, предъявляемый при приобретениинового технического средства – совместимость с ранее приобретенными.

Поскольку в составе бухгалтерии УП «Норд» три АРМ,наиболее оптимальным представляется следующий состав ТОинформационно-вычислительной сети:

№ п/п

Наименование

Модель

Количество – шт.

Источник бесперебойного питания

Принтер

С точки зрения удобства пользователей, скорости работы, бесшумности, качества, современности наиболее оптимален лазерный принтер – HPLaserJet1200.

Концентратор

Процессор

IntelCeleronс частотой не ниже 800 МГц и жестким диском 40(60) Гбайт (невыделенный сервер файлов, параллельно выполняющий функции высокопроизводительной рабочей станции)

Процессор

IntelCeleroncчастотой 667 МГц и жестким диском 10 Гбайт

Монитор

Samtron56E15 дюймов (желательно с экранным фильтром для защиты от бликов, отражений и электромагнитного поля)

Клавиатурa

BTC PS/2

Мышь

Genius NetScroll+

Модем

GeniusLucent56KPCIint– встраиваемый факс-модем, наибольшая скорость передачи данных – 56000 бит/с

CD-ROM

ATAPI CDROM Drive 56x Acer

Кабель

витая пара

10m+7m+5m=22m(min)

Таким образом получаем следующий состав ТО для каждогоАРМ:

№ п/п

АРМ

Состав ТО

АРМ главного бухгалтера — Сервер

1.

Процессор Celeron-80040(60)GB

2.

Источник бесперебойного питания

3.

Монитор 56Е

4.

Модем

5.

Клавиатура

6.

Мышь

7.

CD ROM

8.

Кабель – 10м

АРМ бухгалтера-кассира

1.

Процессор Celeron-66710GB

2.

Монитор 56Е

3.

Клавиатура

4.

Мышь

5.

Принтер

6.

Кабель – 7м

АРМ бухгалтера по учету ТМЦ

1.

Процессор Celeron-66710GB

2.

Монитор 56Е

3.

Клавиатура

4.

Мышь

5.

Кабель – 5м

4.2. Системное программное обеспечение.

В бухгалтерии АСОЭИ должна строиться как сетевая многопользовательская система,то есть обеспечивающая возможность совместной работы с компьютерами,программным обеспечением и учетными данными сразу нескольких пользователейплюс доступ к одним и тем же данным разных пользователей в один и тот же моментвремени.

При организации информационной базы централизованно ведетсяхранение всей используемой информации. Система работает с единым информационным полем. Здесь каждая запись любогосправочника, документ или проводка принципиально доступны пользователю любогоАРМ в режиме реального времени, то есть сразу после ввода этих данных срабочего места. Однако условие доступности данных пользователям справедливотолько тогда, когда конкретный пользователь наделен соответствующими правами доступа к информации.

Системноепрограммное обеспечение включает в себя:

1)операционную систему (ОС) — Windows98— это популярная операционная системадля персонального компьютера с графическим пользовательским интерфейсом. Онавключает в свой состав операционнуюсистему DOS7.0 и относится кновому поколению 32-разрядных операционных систем. Позволяет более полноиспользовать потенциал современного персонального компьютера, операциивыполняются быстро и просто. Windows98 — хорошо защищенная многооконная,многозадачная ОС, она обеспечивает эффективную работу в системах мультимедиа ив информационно-вычислительных сетях (в том числе и в Интернете), работу сэлектронной почтой.

На сервере устанавливается специальное программное обеспечение—сетевая ОС – Windows2000 Server.Сетевая операционная система специальнооптимизирована для обслуживания групповой работы большого числа пользователейс данными общего пользования, размещенными на сервере, а также свысокопроизводительным периферийным оборудованием, доступным всемпользователям сети (принтер, модем и т.д.).

2)сервисную систему — FARmanager, - расширяющую возможности ОС и выполняющую посреднические функции междупользователем и ОС - реализует наиболее«дружественный» интерфейс с пользователем с помощью системы меню;

3)Системы программирования — системы, которые автоматизируют процедуры созданияпрограммы. Они включают языки, трансляторы с языков, правила программирования.

4)Сервисное ПО — включает программы диагностики работоспособности компьютера,антивирусы, архивацию, обслуживание сети. Эти утилиты направлены на поддержаниеработы элементов системы в рабочем состоянии, служат для выполнения вспомогательныхопераций по обработке - NortonUtilities, антивирусные программы, программы резервногокопирования, программы защиты от несанкционированного доступа, программыкриптографического шифрования.

<img src="/cache/referats/15611/image001.gif" v:shapes="_x0000_s1077">4.3. Сетевое обеспечение.

В настоящее время предприятием ведется машинная обработка 85% информации. Объединение водну систему становится возможным при помощи локальной вычислительной сети.Сеть одноранговая, все компьютеры являются равноправными.

Используемая сеть ETHERNET фирмы XEROXобладает прекрасной производительностью — скорость передачи информации до 10Мбит/с, в качестве средств коммуникации использован тип кабеля - витая пара (TWISTED PAIR), для организациивзаимодействия используется концентратор – HUB, и в связи с этим топологически данная ЛВС представлена ЗВЕЗДОЙ. Вкачестве центрального узла эта сеть имеет смеситель, который как бы тиражирует пришедшие по однойиз линий сообщение и рассылает его по всем остальным станциям ЛВС. Это одна изприспосабливаемых топологий. Топология показана на рис.3. (Приложение 2)

При передаче данных используется канальный протокол IPX/SPX. Отличительная особенность этих протоколов — маршрутизация,обеспечивающая кратчайший путь для передачи данных по сети и гарантированноеустановление надежной связи при этой передаче. Также встроена поддержкапротоколов TCP/IP.

Управление сетью происходит под сетевой операционной системой Windows2000 Server.

Сети на базе WindowsServer2000 используют доменную модель, в основе которойлежит понятие домена — совокупности компьютеров, характеризующейся наличиемобщей базы учетных записей пользователей и единой политикой осуществлениязащиты. Всей структурой централизованно управляет служба каталогов Windows2000 ActiveDirectory.

Доменный метод организации упрощает централизованное управление сетью ипозволяет использовать Windows2000 Server в качествесетевой операционной системы предприятия любого масштаба. Доменная службакаталогов основана на однократной регистрации пользователя в сети для доступако всем серверам и ресурсам информационной системы независимо от местарегистрации. Для организации доменной структуры в сети и установления в нейопределенных отношений и правил используется сервер — главный контроллер домена, на котором хранится база учетныхзаписей пользователей этого домена с уникальными параметрами и их привилегиями.Когда пользователь рабочей станции регистрируется в сети, происходит егоидентификация на главном контроллере или на одном из резервных контроллеровдомена. Если пароль и имя пользователя совпадают с введенным, то пользовательрегистрируется в домене.

ЛВС соединена удаленным мостом — модемнойсвязью с ЛВС головной организации. Необходимость такого соединения обусловленатребованиями, предъявляемыми головной организацией к срокам сдачи баланса,отчетов по финансовому состоянию УП «Норд». Выход в глобальную сеть INTERNETнеобходим для проведения обновлений правовойинформационной системы Expert, содержащей все необходимые в работе бухгалтера документы икомментарии; получения последних новостей законодательства по подписке.

<img src="/cache/referats/15611/image001.gif" v:shapes="_x0000_s1078">4.4. Средства организациибаз данных и работы с ними.

База данных УП «Норд» — 1С: Бухгалтерия+Торговля+Склад. Базаданных — совокупность взаимосвязанных данных, хранящихся совместно в памяти невыделенного сервера, являетсясосредоточенной.

Назначение БД — удовлетворениеинформационных потребностей пользователей.

Основные требования заключаются в следующем:

1) работа в режиме реального времени;

2) поддержка архитектуры «клиент-сервер».

ОСWindows2000 Serverреализуетмодель «клиент-сервер» и ориентируется на мощную машину-сервер. За управлениеданными во внешней памяти, управление буферами оперативной памяти, управлениетранзакциями и журнализацию отвечает ядро БД. При использовании архитектуры«клиент-сервер» ядро является основной составляющей серверной частисистемы. Архитектура «клиент-сервер» разделяет функцииприложения пользователя и сервера.

Использованиеархитектуры «клиент-сервер»:

1.

резко уменьшаетсетевой трафик;

2.

понижаетсложность приложений-клиентов (поскольку тем уже нет необходимости обеспечиватьцелостность и безопасность БД и следить за параметрами многопользовательскойработы с БД);

3.

понижаеттребования к аппаратным средствам, на которых эти приложения функционируют(т.е. к компьютерам пользователей-клиентов);

4.

повышаетнадежность БД, ее целостность, безопасность и секретность.

Приложение-клиент формирует запрос к серверу, накотором расположена БД, на структурном языке запросов SQL. Удаленный серверпринимает запрос и переадресует его SQL-серверу БД. SQL-сервер обеспечиваетинтерпретацию запроса, его выполнение в базе данных, формирование результатавыполнения запроса и выдачу его приложению-клиенту. При этом ресурсыклиентского компьютера не участвуют в физическом выполнении запроса, клиентскийкомпьютер лишь отсылает запрос к серверной БД и получает результат, после чегоинтерпретирует его необходимым образом и представляет пользователю. Так какклиентскому приложению посылается результат выполнения запроса, по сети«путешествуют» только те данные, которые необходимы клиенту. В итогеснижается нагрузка на сеть. Кроме того, SQL-сервер, если это возможно,оптимизирует полученный запрос таким образом, чтобы он был выполнен в минимальное время с наименьшими накладными расходами.Все это повышает быстродействие системы и снижает время ожидания результатазапроса.

Для организации управления информационнымиресурсами используются системы управления базами данных (СУБД). Они позволяютхранить и обрабатывать огромные массивы упорядоченной структурированнойинформации, а также осуществлять поиск запрашиваемых данных.

Используемая СУБД – 1С: Предприятие 7.7.

Данная СУБД является универсальной системой дляавтоматизации ведения бухгалтерского учета. 1С: Предприятие 7.7. в основе своей – некий предметно-ориентированныйсимбиоз электронных таблиц и СУБД, она состоит из двух больших модулей:

–

Модуля ведениябухгалтерского учета

–

Конфигуратора-модуля, обеспечивающего настройку бухгалтерской программы на конкретную областьприменения.

Для разграничения прав доступа пользователей к учетной информацииустановлена иерархия - правапользователей системы разделяются в соответствии с присвоенным статусом: главный бухгалтер, бухгалтер. Исходя изданной иерархии определяются права на формирование тех или иных проводок,выполнение процедур преобразования данных и доступ к функциям просмотра икорректировки информации.

еще рефераты

Еще работы по программированию, базе данных. менеджменту ( теория управления и организации)

Реферат по программированию, базе данных. менеджменту ( теория управления и организации)

Использование компьютерных программ для анализа финансового состояния организации

29 Августа 2013